Ada suatu masa ketika pengembangan perangkat lunak dan proses dokumentasi bersifat kaku dan tidak fleksibel.
Kemudian datanglah metode Manifesto Tangkas -meminimalkan persyaratan pendokumentasian awal dan menekankan kolaborasi langsung antara para pemangku kepentingan. 🤝
Namun, banyak pengembang perangkat lunak dan manajer proyek masih membutuhkan bantuan untuk menerapkan praktik yang direkomendasikan dari pendekatan baru ini, menghadapi tantangan dalam merencanakan, memperbarui, dan mengelola dokumen teknis.
Artikel ini akan mengeksplorasi bagaimana tim dapat menerapkan proses yang terukur dan berkelanjutan untuk dokumentasi dan pengembangan yang gesit. Kami juga akan memperkenalkan Anda pada alat yang ampuh yang dapat memandu Anda di setiap langkah!
Apa itu Dokumentasi Agile?
Dokumentasi tangkas adalah metode untuk membuat dan mengelola proyek dan dokumentasi perangkat lunak mengikuti prinsip-prinsip pengembangan yang gesit. Ini melibatkan pembuatan dokumen teknis yang ringkas dan mudah dimengerti, meninggalkan format tradisional yang panjang dan berlebihan. 🗒️
Dokumentasi tangkas menyiratkan mengikuti empat prinsip utama, yang memprioritaskan pemilihan:
- Individu dan interaksi daripada proses dan alat
- Perangkat lunak yang berfungsi melebihi dokumentasi yang komprehensif
- Kolaborasi pelanggan melebihi negosiasi kontrak
- Merespon perubahan daripada mengikuti rencana
Berikut ini adalah keterkaitan setiap prinsip dan bagaimana Anda dapat mempraktikkannya:
Individu dan interaksi dibandingkan proses dan alat
Alih-alih mengambil pendekatan yang kaku dan berurutan dalam membuat dokumen, metode agile mengedepankan interaksi reguler antara individu yang terlibat dalam proyek.
Semua pemangku kepentingan-termasuk pemilik proyek, manajer, anggota tim pengembangan, dan penulis dokumentasi-mengadakan pertemuan rutin upacara dan pertemuan sprint untuk memutuskan proses proyek atau bagian perangkat lunak mana yang perlu ditangani dalam sprint tertentu.
Komunikasi yang teratur memungkinkan tim Anda memutuskan dan mendokumentasikan ruang lingkup setiap proyek dengan baik.
Perangkat lunak yang berfungsi melalui dokumentasi yang komprehensif
Manifesto Agile mendorong pengiriman bagian-bagian kecil perangkat lunak yang berfungsi dalam iterasi yang lebih pendek, bukannya bagian yang lebih besar yang membutuhkan dokumentasi yang komprehensif Segmentasi tugas memberikan pelanggan rasa kemajuan yang berkelanjutan dan ketenangan pikiran.
Kolaborasi pelanggan dalam negosiasi kontrak
Alih-alih menegosiasikan kontrak Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SRS) dengan pelanggan, metode agile memerlukan pembuatan saluran untuk kolaborasi langsung agar para pemangku kepentingan dapat mengomunikasikan perubahan kebutuhan secara proaktif. Pendekatan agile ini memastikan produk yang dikembangkan memenuhi harapan pelanggan.
Menanggapi perubahan sesuai dengan rencana
Prinsip terakhir berkaitan dengan menjadi cukup fleksibel untuk merespons perubahan alih-alih mengikuti rencana pengembangan perangkat lunak yang kaku yang tidak dapat diadaptasi dengan cepat. Prinsip ini membutuhkan fleksibilitas yang lebih besar dalam merencanakan perangkat lunak fungsionalitas, yang pada gilirannya mengarah pada fleksibilitas dalam persyaratan dokumentasi teknis.
Alih-alih membuat dokumen yang panjang dan ekstensif yang merinci setiap proses dan langkah pengembangan perangkat lunak tangkas, fokuslah untuk mencakup persyaratan utama, tanpa mengesampingkan metode yang tepat untuk memberikan ruang bagi perubahan yang diperlukan
Pentingnya Dokumentasi dalam Pengembangan Perangkat Lunak Agile
Agile Manifesto tidak terlalu menekankan pada dokumentasi yang mendetail. Sebaliknya, Manifesto ini menyatakan bahwa satu-satunya ukuran kemajuan proyek adalah perangkat lunak yang berfungsi, dan metode yang paling efektif untuk menyampaikan informasi adalah percakapan. 🗣️
Dengan filosofi tersebut, pemilik proyek akan menyampaikan kebutuhan mereka secara langsung kepada para pengembang, yang kemudian mencoba mengimplementasikannya dalam iterasi yang lebih kecil.
Namun kenyataannya tidak sesederhana itu. Praktik-praktik baru telah muncul, membuat dokumentasi menjadi bagian penting dari sebuah strategi operasi yang efektif meskipun dengan cara yang sedikit berbeda. Inilah alasan mengapa hal ini penting:
- Memastikan kepatuhan terhadap peraturan: Banyak negara mewajibkan pengembang untuk menyediakan dokumentasi bagi pengguna akhir perangkat lunak. Dokumentasi yang tangkas memastikan setiap langkah proses pengembangan perangkat lunak dicatat saat tim Anda bekerja untuk mencapai tujuan
- Mempromosikan kolaborasi: Komunikasi reguler antara pengembang dan pemilik proyek menumbuhkan lingkungan kerja sama, memastikan tidak ada anggota tim yang bekerja sendiri-sendiri
- Menciptakan perspektif baru: Mendokumentasikan fitur selama proses pengembangan perangkat lunak dapat mengarah pada penemuan pendekatan yang menarik untuk pemecahan masalah karena memberikan perspektif yang lebih baik kepada orang-orang dari latar belakang yang berbeda tentang solusi potensial
- Memastikan kejelasan dan struktur: Bahkan dokumentasi tangkas yang minimalis pun dapat membantu menerapkan rencana terstruktur untuk pengembangan fitur selama iterasi perangkat lunak
- Standarisasi proses **Dokumentasi agile juga dapat membantu perusahaan menemukan proses pengembangan yang paling efektif yang membawa proyek mereka melewati garis finish secara tepat waktu ⌚
Elemen Penting yang Harus Disertakan dalam Dokumentasi Agile
Meskipun ringkas dan rapi, dokumentasi agile harus memenuhi persyaratan kualitas tertentu untuk memberikan nilai maksimal. Ada lima elemen yang harus ada dalam dokumentasi agile untuk mencapai tujuannya, yaitu sebagai berikut:
- Properti dokumen: Deskripsi singkat yang memperkenalkan isi dokumen, serta elemen-elemen proyek yang penting, seperti tahapan, target sasaran rilis, dan pemangku kepentingan
- Ruang lingkup sprint: Representasi sprint yang tercakup dalam dokumentasi, serta deskripsi umum dari bagian-bagian fungsionalitas perangkat lunak dan tujuan sprint yang diharapkan
- Kasus penggunaan: Deskripsi target pengguna dan bagaimana mereka dapat berinteraksi dengan produk atau perangkat lunak yang dikembangkan. Membuat kasus penggunaan membantu menetapkan persyaratan utama tanpa membahas terlalu banyak detail
- Kondisi kepatuhan: Setiap kondisi kepatuhan terhadap peraturan yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak. Mendokumentasikan kondisi yang diperlukan memastikan integritas perusahaan Anda tetap utuh dan semua orang di tim mendapat informasi yang baik
- Panduan untuk pengguna akhir: Panduan atau manual pelatihan untuk pengguna akhir yang menjelaskan bagian-bagian dari fungsionalitas perangkat lunak
Dengan mengingat semua hal ini, mari kita bahas langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk membuat dokumentasi tangkas menjadi proses yang mudah dan efisien-seperti yang seharusnya! 🎯
Bagaimana Cara Melakukan Dokumentasi Agile?
Dokumentasi agile yang lancar dan sukses membutuhkan sebuah sistem yang memungkinkan manajer proyek untuk berpartisipasi dalam semua pertemuan sprint dan stand-up harian antara pemilik proyek dan tim pengembangan Namun, interaksi tidak boleh terbatas pada pertemuan, dan tim harus dapat terhubung setiap saat.
Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan mengandalkan platform manajemen dan produktivitas untuk melakukan pekerjaan berat. ClickUp adalah platform yang tepat untuk tugas-tugas tersebut. Anda dapat menggunakan fitur ClickUp Agile Project Management Suite untuk mengelola peta jalan produk, backlog, dan sprint. Selama seluruh proses, gunakan tampilan Obrolan untuk berkomunikasi dengan tim Anda dalam percakapan bersama, yang bisa Anda akses atau tinggalkan kapan pun Anda mau.
Sekarang setelah kita mengetahui dasar-dasarnya, mari kita bahas setiap langkah dari proses dokumentasi! 📃
Langkah 1: Rencanakan dokumentasi
Apa pun yang berharga dimulai dengan sebuah rencana, dan menulis dokumentasi juga demikian. Rencana perencanaan sprint menandai dimulainya proses. Ini melibatkan pengembang perangkat lunak, manajer, dan pemilik proyek yang duduk bersama untuk memutuskan iterasi perangkat lunak yang akan masuk ke dalam jalur pengembangan dalam sprint tertentu.
Anggota tim yang bertanggung jawab atas dokumentasi proyek harus berpartisipasi dalam upacara perencanaan sprint untuk tetap mengetahui fitur yang dikembangkan dan persyaratan dasarnya.
Setelah bergabung, Anda dapat menggunakan Sasaran ClickUp untuk menetapkan target yang jelas dan memperkirakan jadwal penyelesaian. Di sini Anda bisa mengkategorikan berbagai fitur perangkat lunak atau persyaratan proyek menggunakan Folder dan memeriksa kemajuannya dalam persentase. 📈
Setelah Anda menetapkan target, Anda dapat menggunakan ClickUp Sprints untuk menyusun setiap segmen yang perlu didokumentasikan sesuai dengan sprint yang dijadwalkan untuk seluruh minggu atau bulan. Anda hanya perlu membuat tugas dan menandainya sebagai To Do, dan Anda akan mendapatkan gambaran umum yang jelas tentang proses yang dijadwalkan.
Untuk menjaga semua pekerjaan tim Anda tetap tersinkronisasi, gunakan salah satu dari banyak integrasi ClickUp, seperti:
- GitHub
- GitLab
- BitBucket
Setiap tugas yang belum selesai akan secara otomatis berpindah ke sprint berikutnya, sehingga Anda dapat melacak penundaan dalam pengembangan perangkat lunak dan merencanakan penulisan dokumentasi yang berkelanjutan. ✍️
Perencanaan sprint untuk dokumentasi dan pengembangan di ClickUp
Untuk gambaran umum yang lebih luas tentang proyek, Anda dapat memanfaatkan beberapa dari 15 tampilan ClickUp . Sebagai contoh:
- Tampilan daftar -Memberikan gambaran yang jelas tentang semua tugas yang tertunda. Anda dapat mengurutkan daftar berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk memprioritaskan beban kerja Anda atau memfilternya berdasarkan proyek untuk mengkategorikan semua tugas dengan mudah
- Tampilan papan -Memungkinkan Anda melihat bagian mana dari produk yang dalam pengembangan, apa yang dalam peninjauan, dan apa yang dalam tahap perencanaan. Anda kemudian dapat dengan mudah memutuskan fitur perangkat lunak atau iterasi mana yang perlu didokumentasikan terlebih dahulu 🕵️
- Tampilan Gantt -Dengan tampilan ini, Anda dapat memvisualisasikan ketergantungan dalam beban kerja Anda. Gunakan untuk mengawasi siapa yang mengerjakan bagian perangkat lunak yang mana sehingga Anda dapat dengan cepat menyelesaikan ketidakpastian. Anda juga harus secara teratur memeriksa pekerjaan siapa yang bergantung pada penyerahan dokumentasi
Gunakan 15+ tampilan ClickUp untuk mengatur dan merencanakan beban kerja Anda dengan Tabel, Daftar, Gantt, Papan, dan banyak tampilan lainnya
Langkah 2: Buatlah backlog sprint
Sprint backlog adalah dokumen yang menangkap semua fitur, peningkatan, perbaikan bug, dan item pekerjaan lain yang perlu ditangani oleh tim pengembangan perangkat lunak dalam sprint berikutnya. Aspek penting dari membangun backlog sprint adalah mendokumentasikan semuanya dengan jelas dan ringkas-memungkinkan dokumen berkembang seiring dengan produk dan kebutuhannya. 🌱
Dengan mendokumentasikan semua tugas penting dengan segera, Anda memastikan:
- Prioritas: Membantu tim memprioritaskan apa yang perlu dikerjakan selanjutnya berdasarkan nilai yang diberikan kepada produk dan pelanggan
- Transparansi: Memberikan transparansi mengenai apa yang sedang dikerjakan oleh tim dan apa yang masih perlu dilakukan
- Perencanaan: Ini membantu dalam perencanaan sprint dengan menyediakan kumpulan item pekerjaan dari mana tim dapat memilih tugas yang akan dikerjakan selama sprint yang akan datang
Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan ClickUp Sprints-buka sprint Anda dan mengurutkan tugas berdasarkan tanggal jatuh tempo dan status tugas. Anda akan dapat melihat semua item backlog Anda sekaligus dan dengan cepat memutuskan mana yang membutuhkan perhatian Anda berdasarkan prioritas. Saat Anda bekerja dan menyelesaikan tugas-tugas yang tertunda, Anda dapat mencentangnya dari daftar.
Daftar Sprint di ClickUp untuk manajemen tugas dan daftar pekerjaan
Jika daftar Sprint bukan cara yang Anda sukai untuk mengelola backlog, gunakan beberapa hal berikut ini templat tangkas :
- Templat Backlog dan Sprint ClickUp
- Templat Backlog Proyek ClickUp
- Templat Backlog ClickUp
- Templat Backlog Sprint ClickUp
Templat ini memungkinkan Anda untuk mencatat dampak item yang tertunda, upaya yang diperlukan untuk menyelesaikannya, kemajuan saat ini, ringkasan proses, dan banyak lagi.
Templat Backlog Proyek ClickUp dengan informasi terperinci mengenai tugas yang tertunda
Langkah 3: Perbarui dokumentasi secara teratur
Proyek agile bersifat dinamis dan berulang, jadi mendokumentasikan setiap bagian dari proses saat proses berlangsung adalah kunci untuk memiliki informasi terkini. 🗝️
Kebutuhan klien dapat berubah selama fase pengembangan perangkat lunak dan dokumentasi Anda harus mencerminkan perubahan tersebut. Pembaruan rutin juga memastikan peluncuran setiap fitur yang lebih cepat karena mencegah penundaan yang tidak perlu.
Dengan Dokumen ClickUp anda dapat mengelola pembaruan dengan mudah-edit dokumen secara real time bersama dengan kolega Anda atau gunakan Mode Fokus untuk berkonsentrasi menuliskan pembaruan saat ini tanpa gangguan.
Anda tidak perlu melakukan apa pun dari awal. Pilih dari Perpustakaan ClickUp yang berisi lebih dari 1.000 templat untuk menyusun semua dokumen dengan mudah dan menghemat waktu yang berharga.
Menyimpan dokumentasi proyek dan alur kerja dalam satu Dokumen ClickUp
Anda dapat memulai dengan Templat Dokumentasi Proyek ClickUp -gunakan kolom khusus untuk mencatat semua spesifikasi dan informasi lain yang relevan seperti anggota proyek, posisi mereka dalam tim, atau ruang lingkup dokumentasi.
Setelah Anda menuliskan semua informasi baru, Anda bisa menandai anggota tim yang relevan melalui komentar atau @mention, dan mereka akan menerima notifikasi.
Berkolaborasi dan mengedit di ClickUp Documents dengan banyak pengguna
Untuk membuat proses lebih mudah, gunakan ClickUp AI untuk saran tentang cara mendokumentasikan persyaratan iterasi perangkat lunak. Yang harus Anda lakukan adalah menyediakan beberapa informasi dasar mengenai fungsionalitasnya atau bagaimana perubahannya - tidak perlu repot-repot menulis seluruh bagian jargon teknis sendiri.
Setelah Anda menuliskan di atas kertas bagaimana fitur tertentu harus bekerja, Anda dapat dengan cepat menghasilkan elemen dokumen yang penting, seperti:
- Garis besar
- Daftar isi
- Halaman web
Anda bisa melakukan ini dengan mengirimkan perintah ke ClickUp AI, dan AI ini akan melakukan semua pekerjaan berat untuk Anda. 🏋️
Mengotomatiskan penulisan dokumentasi dengan AI, memantau kemajuan melalui bagan dan sprint, dan menyelesaikan bug pengkodean dengan cepat menggunakan ClickUp
Langkah 4: Bagikan informasi terbaru Anda kepada para pemangku kepentingan
Membagikan upaya dokumentasi kamu dengan para pemangku kepentingan memastikan transparansi dan memberi kamu waktu untuk melakukan penyesuaian dengan segera. Pemilik proyek dan investor biasanya ingin selalu mendapatkan informasi tentang sumber daya yang dihabiskan dan kinerja tim. Dokumentasi yang tangkas dapat memberikan gambaran yang jelas kepada mereka tanpa harus menimbunnya dalam tumpukan kertas. 🖼️
Anda dapat mengotomatiskan proses ini dengan membuat dasbor operasi khusus yang membantu para pemangku kepentingan memvisualisasikan semua tugas yang sudah selesai dan yang masih tertunda. The Dasbor ClickUp mengandalkan kartu yang dapat Anda sesuaikan agar sesuai dengan proyek atau proses apa pun. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan:
- Kartu khusus-Memvisualisasikan tugas-tugas Anda melalui kartu Bar Chart atau Pie Chart dan pelajari berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas menggunakan fitur Time Tracked
- Cetakan-Pisahkan tugas menjadi beberapa warna berdasarkan status saat ini dan identifikasi kemacetan saat pekerjaan berlangsung
- Penugasan-Soroti tanggung jawab setiap anggota tim dan pertahankan transparansi dengan memiliki gambaran yang jelas tentang tugas yang mereka kerjakan
- Prioritas-Uraikan semua proses dengan mengkategorikan tugas sesuai dengan tingkat prioritasnya dengan menandainya sebagai Mendesak, Tinggi, Normal, Rendah, atau Tanpa Prioritas
Setelah Anda puas dengan dokumen Anda, buatlah tautan internal yang dapat diakses oleh pengguna di dalam organisasi saja. Anda dapat membagikannya dengan aman kepada kolega Anda dan mendapatkan masukan dari mereka jika diperlukan! 🔒
Opsi berbagi Pribadi dan Publik di ClickUp Documents memungkinkan pertukaran dokumen yang aman
Bonus baca: Anda dapat membuat basis data Google Spreadsheet tempat Anda memperbarui semua tautan dokumentasi yang dapat diakses publik segera setelah Anda menyelesaikannya. Buat cerita pengguna dan panduan dokumentasi dan bagikan kepada pelanggan Anda, atau uraikan fitur dan properti terbaru.
Langkah 5: Merefleksikan apa yang berhasil dan apa yang membuat Anda mundur
Ketika Anda terus menulis dan memberikan dokumentasi untuk proyek Anda, Anda akan lebih memahami proses apa yang memakan waktu terlalu lama dan bagaimana cara meningkatkannya. Melakukan hal ini akan membantu Anda mengoptimalkan proses dan meningkatkan metodologi manajemen proyek Anda **Berusahalah untuk mengevaluasi:
- Apakah penataan materi pelajaran mendorong kesederhanaan dan ketepatan
- Apakah Andaalur kerja manajemen dokumentasi memastikan pengorganisasian yang rapi
- Bagian mana dari dokumentasi yang membutuhkan lebih banyak waktu, energi, dan fokus
Ketika Anda menghindari dokumentasi yang terlalu detail dan memakan waktu, Anda tidak memiliki ruang untuk beralasan dalam hal pengaturan data yang buruk. Semua anggota tim dan pemangku kepentingan yang relevan harus dapat menemukan informasi yang dibutuhkan.
Untungnya, Anda dapat menggunakan ClickUp untuk menyederhanakan proses ini - Pencarian Universal fitur memungkinkan Anda menelusuri ribuan dokumen, tugas, obrolan, atau Dasbor dalam hitungan detik. Anda dapat mencari kata kunci atau bahkan tanggal pembaruan atau ulasan terakhir.
Yang paling penting, pastikan dokumentasi Anda tidak menghabiskan banyak energi dan waktu. Tentukan tugas mana yang berulang dan manfaatkan Otomatisasi ClickUp untuk mempercepat proses. Anda bisa mengatur pemicu khusus atau yang sudah dibuat sebelumnya untuk mengotomatiskan tindakan dan membiarkan alat ini bekerja dengan sendirinya. Sebagai contoh, setelah prioritas tugas berubah dari Normal ke Rendah, ClickUp dapat mengarsipkannya dan menerapkan salah satu templat untuk memberikan gambaran umum yang terstruktur dengan baik tentang tugas tersebut.
Manfaatkan Otomatisasi ClickUp untuk menghemat waktu pada tugas yang berulang
Praktik Terbaik Dokumentasi Agile
Meskipun terlihat mudah, menavigasi dokumentasi tangkas bisa terasa seperti menemukan jalan Anda melalui labirin proses yang gelap, iterasi yang berjalan cepat, dan persyaratan yang terus berubah. Namun, hal ini tidak harus begitu suram-Anda dapat mengadopsi beberapa aturan dan membiarkannya memandu Anda di sepanjang jalan. 🔦
Berikut adalah beberapa praktik sederhana namun efektif untuk mendokumentasikan proyek-proyek agile:
- Fokus pada perangkat lunak yang berfungsi: Agile memprioritaskan pengiriman perangkat lunak yang berfungsi kepada pelanggan. Dokumentasi harus mendukung tujuan ini dengan memberikan panduan dan konteks tanpa menjadi penghambat pengembangan
- Buat dokumentasi yang dinamis: Dokumentasi harus berkembang seiring dengan produk dan proyek. Alih-alih membuat dokumen yang luas dan statis di awal, pertahankan dokumentasi dinamis yang beradaptasi dengan perubahan dan mencerminkan kondisi produk saat ini
- Mengadopsi pendekatan tepat waktu: Membuat dokumentasi hanya jika diperlukan dan dengan detail yang cukup. Pendekatan ini mencegah dokumentasi yang berlebihan dan memastikannya tetap relevan dan dapat ditindaklanjuti
- Menggunakan pendekatan kolaboratif: Mendorong kolaborasi di antara anggota tim dan pemangku kepentingan saat membuat dan meninjau dokumentasi. Hal ini memastikan bahwa hal tersebut mencerminkan nilai-nilai mereka dan menggabungkan perspektif yang beragam
- Menerapkan teknik visual: Gunakan representasi visual seperti diagram, diagram alur, dan gambar rangka untuk menyajikan konsep dan hubungan yang kompleks secara efektif. Dokumentasi visual memberikan dasar untuk pemahaman yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih mudah
Bangun Proses Dokumentasi Agile yang Efektif dan Dukung Proyek Anda dengan ClickUp
Dokumentasi agile memberdayakan tim yang gesit untuk berkomunikasi secara efektif, beradaptasi dengan cepat, dan memberikan hasil yang luar biasa. Dengan strategi yang tepat, Anda dapat menavigasi pengembangan perangkat lunak tanpa kehilangan fokus pada hal-hal yang penting.
Untungnya, Anda tidak perlu memulai perjalanan Anda sendirian- Rangkaian Manajemen Proyek ClickUp menyediakan semua yang Anda perlukan untuk menyempurnakan proses dokumentasi Anda dan menskalakannya tanpa mengorbankan efektivitas atau efisiensinya. Mendaftar untuk ClickUp secara gratis dan unggul dalam semua proyek Anda dengan dokumentasi yang ringkas dan matang.