"Merespon perubahan dengan mengikuti rencana" adalah pilar keempat dari manifesto lincah . Manifesto ini merangkum apa yang dimaksud dengan 'tangkas', yang mengharapkan tim untuk merangkul perubahan dan berevolusi secara dinamis seiring dengan perubahan tuntutan bisnis.
Ini berarti Anda membutuhkan anggota tim dan manajer yang beradaptasi dengan perubahan dan memiliki keterampilan serta kemampuan untuk melakukan perubahan ketika situasi menuntutnya. Perencanaan kapasitas yang lincah membantu dalam hal ini.
Apa yang dimaksud dengan Perencanaan Kapasitas yang Tangkas?
Perencanaan kapasitas tangkas adalah proses mengevaluasi jumlah waktu produktif yang tersedia di setiap sprint. Manajer proyek menggunakan agile perencanaan kapasitas untuk menjadwalkan pekerjaan dan mengelola pengiriman perangkat lunak.
Rencana kapasitas yang tangkas adalah fungsi dari hal-hal berikut ini.
- **Lamanya waktu pengerjaan (sprint): Biasanya dua minggu atau sepuluh hari kerja
- Ukuran tim: Jumlah anggota tim yang tersedia untuk sprint
- Ketersediaan tim: Ketersediaan tim: Jumlah jam anggota tim yang tersedia, dikurangi liburan dan hari libur
- Tingkat pemanfaatan: Waktu ketika tim dapat mengerjakan tujuan sprint, biasanya 0,6-0,8
Jika Anda kewalahan dengan semua terminologi, berikut ini adalah daftar istilah yang berguna istilah-istilah dalam agile scrum .
Meskipun agile sebagai metodologi dimulai sebagai praktik pengembangan perangkat lunak, baru-baru ini agile telah diadopsi oleh tim di seluruh spektrum. Agensi digital tim penulis konten, bisnis e-commerce, dll., menggunakan metodologi tangkas seperti Kanban atau Scrum untuk penyampaian layanan yang efektif.
templat manajemen proyek ClickUp yang tangkas_
Jika Anda adalah seorang non-perangkat lunak proyek pengembangan manajer yang ingin mengadopsi praktik-praktik yang gesit, Templat Manajemen Proyek Agile dari ClickUp adalah tempat yang bagus untuk memulai.
Anda bisa menggunakan formulir yang disertakan untuk merampingkan permintaan ke dalam backlog, menggunakan sprint untuk mengeksekusi tugas dan menjalankan upacara tangkas seperti standup dan retrospeksi, semuanya ada di dalam ClickUp.
Kapasitas Tim vs Kecepatan Tim di Agile
Kapasitas tim dan kecepatan tim adalah dua metrik penting pengembangan perangkat lunak yang gesit digunakan oleh tim.
Kapasitas tim mengacu pada jumlah jam pengembangan yang tersedia per sprint. Kecepatan tim mengacu pada jumlah poin cerita yang dapat dikembangkan oleh tim dalam setiap sprint.
Berdasarkan kecepatan tim yang disampaikan di masa lalu, manajer proyek yang tangkas atau scrum master memperkirakan kapasitas masa depan dan menjadwalkan cerita pengguna untuk pengembang.
Manfaat dan Pentingnya Perencanaan Kapasitas Agile
Pengembangan perangkat lunak yang tangkas menuntut kejelasan dalam kekacauan. Bahkan ketika persyaratan bisnis berkembang, sebuah tim scrum beradaptasi dan terus berlanjut tanpa kehilangan momentum. Berbasis kapasitas perencanaan sprint memastikan hal ini.
Penyampaian perangkat lunak yang andal: Dengan perencanaan kapasitas yang akurat, tim yang tangkas dapat memperkirakan upaya rekayasa dengan lebih baik, sehingga lebih mudah diprediksi. Jadi, mereka membuat komitmen yang dapat dicapai dan memberikan apa yang mereka janjikan.
Peningkatan kepercayaan: Ketika pengiriman perangkat lunak dapat diandalkan dan dapat diprediksi, maka akan ada kepercayaan yang lebih tinggi antara tim bisnis dan tim teknik. Hal ini mendorong kolaborasi dan inovasi.
Kualitas perangkat lunak yang lebih baik: Perencanaan kapasitas yang gesit menetapkan struktur untuk apa yang dapat dicapai secara wajar dalam setiap sprint. Hal ini memastikan bahwa tim tidak mengambil jalan pintas dan mengikuti praktik terbaik.
pelaporan anggaran di ClickUp_
Manajemen anggaran yang akurat: Ketika manajer proyek dapat memperkirakan kapasitas tim secara akurat, mereka juga dapat mengelola sumber daya dan anggaran dengan lebih efisien. Jika Anda menggunakan sistem alat manajemen proyek seperti ClickUp, anggaran dan laporan pengeluaran juga dapat dihitung secara otomatis berdasarkan data pemanfaatan kapasitas.
**Meningkatkan moral tim: Perencanaan kapasitas dilakukan berdasarkan ketersediaan anggota tim selama setiap sprint. Anggota tim menunjukkan komitmen dan keterlibatan yang lebih tinggi dengan proyek karena mereka memilih berapa banyak pekerjaan yang dapat mereka lakukan.
Peningkatan proses: Wawasan dari perencanaan kapasitas juga memberikan berbagai manfaat metodologi peningkatan proses . Metodologi ini membantu mengevaluasi kinerja, produktivitas, dan kualitas kerja tim, serta membangun efisiensi kumulatif dari waktu ke waktu.
Perencanaan kapasitas tangkas yang baik bermanfaat bagi setiap pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek. Hal ini membantu manajer proyek mengarahkan pengiriman ke arah yang benar dan menjaga komitmen. Hal ini mendukung anggota tim untuk bekerja secara maksimal. Yang paling penting, hal ini membangun kepercayaan dan ketergantungan bagi tim teknik di antara para pemangku kepentingan bisnis.
Aktivitas yang sangat penting untuk keberhasilan proyek pengembangan perangkat lunak bukan tanpa tantangan. Mari kita telusuri beberapa tantangannya dan lihat bagaimana Anda dapat mengatasinya.
Tantangan Perencanaan Kapasitas Agile
Meskipun terlihat sederhana, perencanaan kapasitas tangkas melibatkan berbagai faktor yang perlu diperkirakan secara akurat sebelumnya. Beberapa variabel utama yang dapat memengaruhi perencanaan kapasitas yang tangkas adalah sebagai berikut.
Stabilitas tim: Agar perencanaan kapasitas lincah menjadi efektif, Anda memerlukan tim yang konsisten. Jika Anda memiliki kapasitas 40 jam dalam satu sprint dan 400 jam di sprint lainnya, tidak ada manfaat yang dapat direalisasikan.
Produktivitas individu: Keterampilan dan produktivitas anggota tim dapat sangat bervariasi. Seorang peserta pelatihan mungkin membutuhkan 10 jam untuk menyelesaikan tugas yang dapat diselesaikan oleh orang yang berpengalaman dalam 10 menit. Intinya, tidak semua jam kerja teknik atau kapasitas individu diciptakan sama.
Tingkat pemanfaatan: Tingkat pemanfaatan-kadang-kadang dikenal sebagai faktor fokus-memperkirakan bagian mana dari jam kerja tim yang tetap fokus pada sprint. Meskipun ini adalah perkiraan yang masuk akal, namun dapat bervariasi. Misalnya, sprint terakhir dalam tahun kalender mungkin memiliki pemanfaatan yang lebih rendah mengingat musim liburan yang akan datang.
**Keterampilan (skalabilitas): Dalam tim kecil, perencanaan kapasitas yang gesit itu sederhana. Namun, dalam organisasi besar yang perlu merencanakan kapasitas di beberapa tim, mengumpulkan data dan perkiraan yang tepat dapat menjadi tantangan.
Nilai relatif: Kapasitas biasanya diukur dalam jam, yang merupakan nilai absolut. Namun, kecepatan tim dan alokasi tugas sering kali dilakukan dalam nilai relatif seperti poin cerita. Menyelaraskan keduanya dapat menimbulkan perbedaan pendapat.
Tim yang gesit membutuhkan kombinasi alat dan proses yang tepat untuk mengatasi tantangan ini. Berikut adalah beberapa kerangka kerja untuk membantu.
Cara Menghitung Kapasitas dalam Agile
Dalam bentuk yang paling sederhana, kapasitas agile = Durasi sprint x ketersediaan tim x tingkat pemanfaatan. A perangkat lunak manajemen proyek gratis atau spreadsheet dapat membantu Anda melakukan perhitungan ini.
Namun, hal ini tidak selalu mudah. Masing-masing variabel ini mungkin memiliki faktor lain yang berkontribusi. Kami akan membahasnya di bawah ini dan menunjukkan contoh-contohnya.
Durasi sprint: Durasi sprint adalah jumlah hari yang dialokasikan untuk setiap iterasi. Sprint biasanya bisa berlangsung selama dua atau empat minggu, meskipun dua minggu lebih populer. Tidak termasuk hari libur dan faktor eksternal lainnya, sebuah sprint biasanya memiliki sepuluh hari kerja.
secara otomatis membagi beban kerja 8 jam selama dua hari di ClickUp_
Ketersediaan tim: Ketersediaan tim adalah fungsi dari jumlah anggota tim, jam kerja per hari, komitmen terhadap proyek lain, rapat, dan aktivitas di luar pekerjaan lainnya, dan ketidakhadiran, jika ada.
Ketersediaan = jumlah anggota tim x (jam kerja - waktu di luar jam kerja - ketidakhadiran)
Tingkat pemanfaatan: Tidak masuk akal untuk mengharapkan anggota tim untuk bekerja 100% dari waktu pada cerita pengguna yang ditugaskan kepada mereka. Mereka membutuhkan waktu istirahat kreatif, pertemuan kolaboratif, dll. Manajer proyek memperkirakan 80% pemanfaatan dengan tim yang berpengalaman atau 60% dengan lulusan baru atau anggota tim baru.
Mari kita lihat bagaimana rumus ini bekerja dalam praktiknya.
Contoh skenario satu
Katakanlah Anda memiliki tim yang terdiri dari 10 orang yang bekerja selama 8 jam sehari dalam sprint 10 hari.
Kapasitas tangkas Anda untuk sprint berikutnya adalah 10 (durasi sprint) x 10 (ukuran tim) x 8 (ketersediaan tim) x 80% (tingkat pemanfaatan), yaitu 640 jam.
Contoh skenario kedua
Katakanlah Anda memiliki tim yang terdiri dari lima pengembang penuh waktu yang bekerja 8 jam sehari dan lima konsultan paruh waktu yang bekerja 3 jam sehari. Dari mereka, satu pengembang penuh waktu sedang cuti selama satu minggu.
Dalam kasus ini, kapasitas agile Anda untuk sprint selama dua minggu adalah sebagai berikut.
- Ketersediaan tim: [4 (pengembang penuh waktu) x 8 (jam) + 5 (pengembang paruh waktu) x 3 (jam) x 10 (hari kerja)] + [1 (pengembang penuh waktu) x 8 (jam) x 5 (hari kerja)]
- Tingkat pemanfaatan: 80%
Kapasitas = 408 jam
Seiring dengan bertambahnya tim, ketersediaan akan dipengaruhi oleh faktor-faktor lain, dan perencanaan kapasitas bisa menjadi sangat kompleks. Berikut ini cara memastikan Anda dapat melakukan perencanaan kapasitas lincah yang efektif dengan alat bantu yang tepat.
Cara Melakukan Perencanaan Kapasitas Tangkas yang Efektif
Perencanaan kapasitas agile yang efektif melibatkan beberapa langkah yang dapat sangat bervariasi berdasarkan sejumlah faktor. Berikut ini adalah kerangka kerja menggunakan alat bantu manajemen proyek yang akan membantu Anda memulai.
Baru mengenal manajemen proyek agile? Berikut ini sepuluh langkahnya templat tangkas untuk proyek Anda guna memberikan dasar dan data untuk perencanaan kapasitas yang efektif.
Mempersiapkan sprint berikutnya
Waktu terbaik untuk merencanakan kapasitas adalah selama rapat perencanaan sprint. Sebelum Anda merencanakan kapasitas, kenali item backlog yang Anda rencanakan untuk dikerjakan dan prioritaskan. Anda dapat memulai proses Anda dari awal atau menggunakan salah satu dari banyak templat perencanaan kapasitas untuk memandu Anda melalui proses tersebut.
tampilan backlog di ClickUp untuk perencanaan sprint_
Jika Anda menggunakan alat manajemen proyek seperti ClickUp, Anda akan memetakan seluruh siklus hidup produk, termasuk semua cerita. Anda dapat melihat item backlog Anda, mengevaluasi statusnya, dan memilih yang tepat untuk sprint berikutnya. Ini akan memberi Anda gambaran tentang total kapasitas yang mungkin Anda perlukan.
Template untuk menangkap beban kerja karyawan untuk tim yang gesit
Dengan Templat Beban Kerja Karyawan ClickUp anda bisa menetapkan ekspektasi dan merencanakan tugas sehingga tidak ada yang kewalahan atau kurang siap. Efisien mengelola tim dan rencanakan sprint yang akan datang dengan templat ini.
Identifikasi keterampilan yang Anda butuhkan
Sebelum Anda melihat kapasitas yang Anda miliki, tentukan apa yang Anda butuhkan. Bergantung pada cerita yang Anda pilih, Anda mungkin membutuhkan x jumlah pengembang, y analis kualitas, dan z analis bisnis.
Lakukan perhitungan ini dan kenali profil yang tepat dari anggota tim yang Anda butuhkan.
Mengunci durasi sprint
Berdasarkan item backlog yang telah Anda identifikasi, tentukan berapa lama sprint berikutnya. Hapus hari libur atau hari libur tim/organisasi lainnya dari perhitungan ini.
Pahami ketersediaan tim
Tidak ada sprint yang benar-benar baru. Proyek yang sedang berjalan selalu memiliki sisa dari sprint sebelumnya, dan anggota tim mungkin harus mengerjakan proyek lain. Hitung ketersediaan tim secara akurat untuk sprint berikutnya.
tampilan Beban Kerja ClickUp_
Ketika anda menggunakan ClickUp untuk mengelola pekerjaan tim anda, produktivitas masa lalu dan ketersediaan mereka di masa depan dapat diakses secara instan. Tampilan Beban Kerja memungkinkan Anda melihat estimasi waktu, tugas yang telah diselesaikan, tugas yang terbuka, poin sprint, dll.
Ketika setiap anggota tim memasukkan rencana liburan/cuti mereka ke ClickUp, anda juga dapat secara akurat menangkap ketersediaan mereka untuk perencanaan proyek.
rumus tingkat lanjut di bidang kustom ClickUp_
Anda juga dapat secara otomatis menghitung ketersediaan tim dengan rumus lanjutan di bidang kustom ClickUp.
Menyiapkan sprint di ClickUp
Gunakan tugas ClickUp untuk menyiapkan setiap item sebagai bagian dari sprint Anda. Gunakan tampilan tugas untuk merinci cerita pengguna, meninggalkan komentar, menetapkan prioritas, menambahkan tag, atau bidang khusus lainnya yang mungkin Anda perlukan.
Tampilan laporan mingguan di ClickUp
Berdasarkan data dari masa lalu, tambahkan estimasi waktu untuk setiap tugas untuk memastikan tugas tersebut dapat diselesaikan dalam sprint. Kemudian, tetapkan tanggal mulai/berakhir dan ketergantungan.
Dapatkan komitmen tim
Mengatur diri sendiri tim yang gesit menyukai otonomi. Jadi, alih-alih memberikan tugas kepada anggota tim Anda, adakan rapat dan dorong mereka untuk berkomitmen terhadap ketersediaan mereka. Biarkan mereka menetapkan tugas untuk diri mereka sendiri dan menyelesaikan masalah apa pun dalam prosesnya.
Konfirmasi bahwa Anda sudah siap
Setelah seluruh sprint Anda disiapkan di ClickUp dan tugas-tugas telah ditetapkan, saatnya untuk memastikan tim Anda dapat menyelesaikannya.
tampilan beban kerja tim di ClickUp_
Merasionalisasi beban kerja: Tampilan beban kerja proyek membantu melihat alokasi sumber daya di seluruh anggota tim, di mana Anda bisa menambah/menghapus tugas berdasarkan pemanfaatan. Jika ada yang berwarna merah, yaitu melebihi kapasitas, hapus tugas dari daftar mereka dan evaluasi kecepatan pengirimannya. Bagi mereka yang berada di bawah kapasitas, Anda dapat menambahkan tugas-tugas sprint.
tampilan ClickUp Gantt chart untuk perencanaan kapasitas sprint_
Menyederhanakan jadwal: Gunakan tampilan bagan ClickUp Gantt untuk mengatur sprint dan mengelola pencapaian. Lihat ketergantungan dan tugas yang terhubung untuk memastikan tugas-tugas tersebut dapat diselesaikan. Membuat pembaruan dengan mudah untuk mengatasi penghalang dan pergeseran jadwal.
otomatisasi ClickUp_
Tingkatkan pemanfaatan dengan otomatisasi: Anda dapat membebaskan kapasitas sumber daya Anda dengan menghilangkan tugas admin yang berulang-ulang dari pipeline mereka. Gunakan ClickUp Automations untuk menetapkan tugas, mengirim komentar, dan memindahkan status. Pilih salah satu dari 100+ otomatisasi yang dapat disesuaikan, termasuk integrasi dengan alat seperti GitHub dan Sentry.
Tetap gesit sepanjang waktu
Adalah hal yang biasa jika ada cerita baru yang ditambahkan ke dalam sebuah sprint atau anggota tim jatuh sakit, yang berdampak buruk pada kapasitas. Tim yang benar-benar gesit dapat beradaptasi dengan kejadian-kejadian ini dan tetap menghasilkan perangkat lunak berkualitas tepat waktu dan anggaran.
Untuk mencapai hal ini, manajer proyek harus:
- Meninjau pekerjaan yang telah diselesaikan setiap hari
- Memastikan kapasitas tersedia sesuai rencana atau menyesuaikan beban kerja yang sesuai
- Memfasilitasi komunikasi di antara anggota tim untuk memastikan serah terima yang lancar
- Mendorong anggota tim untuk memperbarui semua data agar laporan tetap mutakhir
- Mengidentifikasi lebih banyak tugas/kegiatan yang dapat diotomatisasi untuk meningkatkan efisiensi
- Mengumpulkan ide untukpengoptimalan proses untuk sprint berikutnya
Bangun Praktik Perencanaan Kapasitas yang Benar-Benar Gesit dengan ClickUp
Proyek agile tidak selalu berjalan sesuai rencana. Secara definisi, metodologi agile lebih mengutamakan beradaptasi dengan perubahan daripada mengikuti rencana. Hal ini juga berlaku untuk perencanaan kapasitas. Sebagai manajer proyek tim yang tangkas, Anda harus siap untuk mengubah, mengembangkan, atau mengubah strategi perencanaan kapasitas Anda.
Apakah itu keadaan darurat pribadi dari anggota tim atau ketidaktersediaan total tim yang terjebak dalam proyek lain yang sedang mengalami krisis, Anda harus selalu siap dengan alternatif.
Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp yang komprehensif memberi Anda fleksibilitas dan visibilitas untuk tetap gesit. Dengan ClickUp, Anda dapat selalu memantau ketersediaan, kinerja, produktivitas, kemajuan, dan banyak lagi dari tim Anda. Rencanakan dan jalankan proyek Anda dengan mudah. Coba ClickUp secara gratis hari ini .