Dengan transformasi yang gesit sedang meningkat perencanaan sprint terus meningkat popularitasnya-seringkali dengan hasil yang menarik. Perusahaan mendapatkan fleksibilitas, memecahkan masalah besar, dan memiliki jeda di antara pengembangan di mana mereka dapat menilai kemajuan dan mengkalibrasi ulang sesuai kebutuhan.
Jika Anda baru mengenal perencanaan sprint, berikut ini semua hal yang perlu Anda ketahui. Dan jika Anda bukan orang baru dan hanya membutuhkan beberapa perangkat lunak manajemen proyek untuk membantu Anda memulai? Kami siap membantu Anda - gratis - dengan fitur Sprint dan fitur gesit ClickUp.
Apa itu Perencanaan Sprint?
Perencanaan sprint adalah proses mengidentifikasi apa yang ingin Anda capai dalam sebuah sprint (tujuan Anda) dan bagaimana Anda akan mencapainya (rencana) dalam sprint berikutnya berdasarkan tujuan bisnis, backlog produk Anda serta kapasitas dan kecepatan tim. Rapat perencanaan sprint Anda harus menetapkan ekspektasi, memberikan arahan kepada tim, dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama sebelum setiap sprint.
**TUNGGU SEBENTAR... APA ITU SPRINT? Jika Anda baru mengenal agile, berikut ini penjelasan singkatnya: sprint adalah jangka waktu yang singkat (biasanya dua minggu, meskipun sprint satu minggu dan empat minggu juga ada) di mana tim Anda berencana untuk menyelesaikan sesuatu.
Ide di balik sprint adalah daripada merencanakan tim pengembangan Anda sepanjang tahun dan tidak menyisakan ruang untuk kreativitas, inovasi, pergeseran pasar, atau keadaan darurat, Anda merencanakan pengiriman item prioritas dalam jangka waktu yang singkat. Hal ini memberikan ruang untuk pertumbuhan dan pergeseran prioritas. Hal ini juga berarti tim secara konstan menghadirkan fitur atau produk prioritas dan ketika prioritas bergeser, begitu juga dengan apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda.
Manfaat Perencanaan Sprint
Jadi, mengapa begitu banyak perusahaan melakukan sprint akhir-akhir ini? Apa sebenarnya manfaat praktik ini bagi tim, pelanggan, dan keuntungan perusahaan Anda? Jawabannya cukup menarik:
Proses kerja yang lebih gesit
Ide inti di balik sprinting adalah: periode kerja yang singkat dan terdefinisi dengan baik berarti pengiriman yang lebih cepat dan lebih fleksibel. Proses ini memungkinkan tim untuk mengubah proyek besar menjadi proyek yang lebih kecil dan lebih tonggak pencapaian yang dapat dikelola dan memberikan titik pemeriksaan yang telah ditentukan sebelumnya kepada pimpinan di mana Anda dapat melakukan pivot, memprioritaskan ulang, atau bahkan membatalkan proyek berdasarkan informasi baru seperti pergeseran tujuan bisnis atau perubahan pasar yang besar.
Menampilkan hubungan antara tugas dan tugas Milestone dalam tampilan Gantt di ClickUp
Kolaborasi yang lebih baik
Semakin jelas (dan semakin fleksibel) rencana Anda, semakin mudah bagi tim untuk berkolaborasi secara efektif dalam menyelesaikan pekerjaan. Dan jeda bawaan saat Anda menyelesaikan satu sprint dan memulai sprint berikutnya memberikan poin check-in otomatis kepada tim.
KIAT PRODUKTIVITAS Psst... 25% pelanggan ClickUp mengatakan bahwa mereka beralih ke platform kami karena mereka membutuhkan alat kolaborasi yang lebih baik-dan 91% mengatakan bahwa kolaborasi meningkat setelah beralih .
Tidak ada lagi tebakan
Dengan memberikan arahan yang jelas mengenai tujuan, pencapaian, tanggung jawab tim, dan nilai yang diharapkan, perencanaan sprint menghilangkan proses menebak-nebak. Ini berarti lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan besar di tengah-tengah proyek (mengurangi penundaan) dan lebih sedikit ruang untuk menebak-nebak apa yang diinginkan oleh pimpinan (mengurangi pekerjaan ganda).
Karyawan yang lebih bahagia
Tidak ada yang ingin menghabiskan waktu kerja mereka dengan ketidakpastian tentang apa yang harus mereka selesaikan, kapan, atau bagaimana kesuksesan mereka akan ditentukan. Hal ini membuat stres dan mengambil energi kreatif untuk menyelesaikan masalah pekerjaan yang sebenarnya.
Dengan daftar yang jelas dan mudah dikelola dari hasil proyek dan waktu yang terbatas dan masuk akal (beberapa minggu, bukan bulan), tim tidak perlu menebak-nebak prioritas mereka, hasil yang diharapkan, atau apa yang harus mereka kerjakan. Hal ini mengurangi stres dan beban mental (jumlah informasi yang ada di dalam pikiran orang untuk melakukan pekerjaan mereka), yang juga berkontribusi pada produktivitas.
Strategi yang bisa Anda pelajari
Semakin baik kita mendokumentasikan rencana kita, semakin baik pula kita bisa belajar dari rencana tersebut. Apa yang bekerja dengan baik? Apa yang tidak berhasil sama sekali? Hambatan apa yang kita temui yang dapat kita hindari di masa depan?
Dengan hubungan ClickUp, mudah untuk menautkan tugas dan dokumen dari ruang kerja
Sprint yang singkat berarti kita akan lebih sering mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini (dan belajar dari pertanyaan-pertanyaan tersebut). Rencana yang terdefinisi dengan baik dan sprint yang terdokumentasi dengan baik berarti jawaban yang lebih jelas ketika kita mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini. Dan iterasi strategis berarti peningkatan yang konstan (dan tidak terjebak dalam kebiasaan lama).
Kapan Perencanaan Sprint Harus Dilakukan?
Perencanaan sprint harus dilakukan sebelum sprint Anda dan setelah perbaikan backlog, tinjauan sprint dan sprint retrospektif dari sprint sebelumnya (di mana Anda akan mempelajari praktik apa yang harus diduplikasi atau dibuang oleh tim dari sprint sebelumnya).
Berapa lama sesi perencanaan sprint?
Biasanya, rapat perencanaan sprint berlangsung sekitar satu jam untuk setiap minggu sprint. (Misalnya, jika Anda melakukan sprint selama dua minggu, rapat rapat seharusnya sekitar dua jam. Jika Anda melakukan sprint selama tiga minggu, rencanakanlah waktu selama tiga jam)
Meskipun demikian, ada beberapa cara untuk membuat perencanaan sprint Anda lebih singkat dan lebih manis. Perusahaan harus terus menyempurnakan backlog mereka dan meminta pimpinan untuk datang ke rapat dengan rencana yang jelas.
Hal ini memungkinkan pimpinan untuk menetapkan prioritas, mengurangi rapat menjadi 30 menit, sehingga mereka hanya dapat fokus pada fitur penandaan apa pun yang tidak akan selesai/belum selesai dalam sprint saat ini. Setelah itu, tim dapat meninjau prioritas yang diusulkan dari backlog (yang sudah dibersihkan dan disempurnakan) dan mendapatkan konsensus tim.
Seperti halnya pertemuan lainnya, semakin pendek semakin baik. Penelitian menunjukkan bahwa rentang perhatian rata-rata hanya 10 hingga 18 menit ( itulah sebabnya mengapa TED Talks berdurasi 18 menit atau kurang ). Meskipun kami ragu bahwa Anda akan mengurangi sesi perencanaan Anda serendah itu, carilah cara untuk memangkas waktu.
KIAT-KIAT UNTUK MEMPERSINGKAT RAPAT Mengatur pengatur waktu, meminta orang-orang mencatat dengan tangan (bukan di laptop), memeriksa ponsel di pintu, dan merencanakan keheningan dalam rapat Anda (ya, sungguh!) hanyalah beberapa hal yang dilakukan tim yang sukses agar rapat tidak berlangsung lama, menurut FastCompany .
Jika Anda berencana melakukan sesuatu yang tidak lazim seperti melarang penggunaan ponsel atau menyingkirkan kursi, pastikan Anda memiliki rencana untuk aksesibilitas bagi karyawan penyandang disabilitas. Beberapa orang harus duduk dan yang lainnya mungkin membutuhkan ponsel mereka untuk peringatan medis.
Siapa yang terlibat dalam perencanaan sprint?
Meskipun seluruh tim pengembangan harus menjadi bagian dari rapat perencanaan Anda, perencana utama di sini adalah Scrum master, pemilik produk, dan manajer teknik.
Scrum master memimpin Tim Scrum dan memastikan mereka memiliki apa yang mereka butuhkan untuk memasuki sprint baru (menyiapkan mereka untuk sukses). Pemilik produk adalah penjaga visi produk dan backlog produk Anda.
Mereka harus berhubungan dekat dengan klien dan bertanggung jawab untuk mengembangkan dan memperbarui backlog produk. Manajer teknik harus dilibatkan dalam pelingkupan atau penyelarasan apa pun sebelum pertemuan.
Selain itu - terutama - sprinting tidak hanya untuk tim pengembangan Anda . McKinsey menyarankan menerapkan transformasi tangkas dalam sprint . Dan Harvard Business Review mengatakan sprint adalah untuk memecahkan masalah besar . Kegunaan berpikir dan merencanakan dalam waktu singkat - untuk lebih dari satu jenis tim - telah dibuktikan berulang kali oleh para pemimpin industri dan lembaga penelitian bisnis terkemuka.
Apa saja yang termasuk dalam perencanaan sprint? Sasaran ClickUp : Setelah pemilik produk Anda menetapkan tujuan Anda, rapat perencanaan sprint adalah waktu untuk memastikan tim berada dalam lingkaran. Semakin baik mereka memahami apa yang menjadi tujuan mereka, semakin sukses setiap sprint yang dilakukan.
Buat Sasaran pribadi di dalam ClickUp dan tetapkan target untuk melacak kemajuan Anda
Pemilihan backlog: Sebaiknya sebelum rapat perencanaan sprint, pemilik produk Anda akan memprioritaskan backlog, dan selama rapat, mereka akan mengkomunikasikan prioritas-prioritas tersebut kepada tim .
**SEDANG BERJUANG UNTUK MENJAGA AGAR BACKLOG ANDA TETAP TERORGANISIR? Coba Daftar ClickUp ! Anda tidak hanya dapat mengumpulkan item backlog Anda di satu tempat dan mengurutkan tugas-tugas yang dilampirkan padanya, tetapi Anda juga dapat menempatkan setiap item daftar di dalam folder proyek tertentu, menambahkan info yang relevan ke setiap item daftar (pemilik, lampiran, dll.), mengurutkan tugas berdasarkan status, dan menarik dan melepas tugas dengan mudah untuk mengubah status. Pembaruan yang mudah dan real-time membuat daftar ini menjadi aset yang sangat penting selama rapat perencanaan Anda.
Kecepatan: Seberapa cepat tim Anda? Semakin baik Anda dapat menjawab pertanyaan ini (berdasarkan tim per tim), semakin baik pula perencanaan Anda. Gunakan sprint yang lalu untuk menghitung kecepatan tim untuk sprint yang akan datang dan selama rapat perencanaan, lakukan pengecekan. Apakah tim berpikir bahwa proyek ini mungkin membutuhkan waktu yang lebih lama atau lebih pendek? Gunakan rapat untuk mendapatkan masukan dari mereka dan hindari penjadwalan yang kurang atau lebih. Kapasitas : Berbicara tentang penjadwalan yang kurang atau lebih, kapasitas adalah metrik lain yang harus Anda rencanakan. Untuk menentukan hal ini, Anda perlu mengetahui apa yang sudah dimiliki oleh tim (atau setiap anggota tim), apa yang bisa dan tidak bisa didorong, dan bagaimana prioritas Anda bersinggungan dengan prioritas yang sudah ada. (Psst.. Tampilan Beban Kerja ClickUp dapat membantu dalam hal ini)
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk melihat siapa yang berada di depan atau di belakang dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Saat menentukan kapasitas, banyak tim menggunakan sistem seperti poin sprint yang memungkinkan Anda untuk menetapkan beberapa poin yang dapat ditangani oleh tim dalam periode tertentu dan kemudian memberikan nilai poin pada setiap tugas untuk melihat kesesuaiannya dengan total kapasitas keseluruhan.
Perlu dicatat bahwa Perencanaan kapasitas seharusnya tidak hanya tentang mencari tahu tanggal jatuh tempo Ini tentang menyelaraskan tim pada cakupan dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu. Sistem poin membantu mengidentifikasi perbedaan besar dalam pemahaman.
Jika seorang insinyur mengatakan bahwa upaya yang diperlukan adalah dua poin dan yang lain mengatakan tujuh poin, Anda tahu bahwa ada sesuatu yang terlewatkan. Hal ini dapat membantu Anda melihat ketergantungan dan memperjelas asumsi sebelum sprint dimulai.
Ketergantungan: Ketergantungan lintas tim harus menjadi bagian dari perencanaan pra-sprint Anda dan harus muncul selama rapat untuk memastikan Anda telah memetakan semuanya (hal terakhir yang Anda inginkan adalah menemukan ketergantungan besar di menit-menit terakhir yang membuat rencana keluar dari jalur).
Cara menambahkan dependensi ke sebuah hubungan di ClickUp
Tugas: Bagaimana kita akan mencapai tujuan yang telah kita tetapkan? Apa saja tugas, pencapaian, dan urutan operasi yang harus kita selesaikan? Siapa yang ditugaskan untuk tugas yang mana dan bagaimana mereka akan menyelesaikannya? Manajer proyek Anda harus sudah memiliki garis waktu manajemen proyek dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini. Gunakan waktu rapat Anda untuk menyesuaikan sesuai kebutuhan jika tim Anda membawa informasi baru, estimasi waktu, dll. Metrik : Terakhir, pastikan rapat Anda menjawab pertanyaan kunci: bagaimana Anda akan tahu jika Anda berhasil? Metrik apa yang akan Anda gunakan untuk menilai efektivitas sprint? Apa yang sebenarnya harus dituju oleh tim dan individu?
Tampilan Beban Kerja ClickUp memberikan wawasan tentang metrik proyek Anda agar selangkah lebih maju
Praktik Terbaik Perencanaan Sprint
Jadi, Anda sudah tahu apa itu rapat perencanaan sprint, kapan harus diadakan, siapa yang bertanggung jawab, dan apa saja yang dibahas. Sekarang, buatlah lebih baik lagi dengan beberapa tips dari para ahli:
1. Buatlah singkat dan manis
Tidak ada yang suka rapat yang panjang. Bahkan yang penting sekalipun. Ini berarti jika Anda ingin rapat Anda memberikan hasil yang maksimal dan tidak terlalu banyak menghadapi penolakan, manajer proyek dan pimpinan perlu melakukan pekerjaan di awal untuk menjaga agar rapat yang sebenarnya sesingkat dan sesederhana mungkin.
2. Datanglah dengan agenda yang jelas
Berbicara tentang menjaga agar segala sesuatunya tetap singkat dan jelas, semakin jelas agenda Anda, semakin cepat (dan lebih baik) rapat Anda akan berjalan. Ketahui apa yang perlu Anda bicarakan, dalam urutan apa, dan dengan prioritas apa. Dan pimpinlah dengan hal-hal yang membutuhkan fokus terbesar.
3. Mulailah dengan mengapa
Sebagai Simon Sinek (yang terkenal di TED Talk) mengatakan : "orang tidak membeli apa yang Anda lakukan; mereka membeli mengapa Anda melakukannya." Dia terutama berbicara tentang pelanggan, tetapi hal yang sama juga berlaku untuk tim internal. Jika Anda ingin mereka membeli sebuah proyek dan mengerahkan seluruh kemampuan mereka, mereka harus tahu mengapa proyek itu penting. Tujuan apa yang sedang mereka kerjakan dan bagaimana tujuan tersebut berdampak pada kehidupan pelanggan atau karyawan menjadi lebih baik?
4. Lepaskan beban dari tim Anda
Manajer proyek dan pemimpin tim harus membuatnya semudah mungkin bagi tim untuk mengatakan ya pada rencana tersebut. Jangan gunakan rapat Anda sebagai sesi curah pendapat atau membebani tim dengan memikirkan peta jalan sendiri. Datanglah dengan saran yang jelas dan biarkan tim memberikan umpan balik yang berguna. Ini adalah penggunaan waktu yang paling efisien dan tidak mencuri fokus atau energi kreatif dari tim Anda.
5. Tentukan kesuksesan
Seperti apa sesi perencanaan yang sukses itu? Apa yang Anda ingin agar tim pulang dengan mengetahui? Pertanyaan klarifikasi apa yang Anda butuhkan untuk dijawab? Apakah tim akan merilis di akhir sprint ini dan bagaimana dampaknya terhadap perencanaan Anda? Anda harus masuk ke dalam rapat dengan mengetahui tidak hanya seperti apa sprint yang sukses, tetapi juga seperti apa rapat perencanaan yang sukses di akhir rapat.
6. Tetapkan tujuan yang realistis
Dengan tingkat kelelahan dan pergantian karyawan yang mencapai tingkat yang mengkhawatirkan, semakin penting untuk bersikap realistis tentang apa yang dapat dicapai oleh tim dan individu. Gunakan kecepatan masa lalu untuk membuat rencana Anda, namun dengarkan juga ketika tim mengatakan bahwa mereka membutuhkan lebih banyak waktu atau kesulitan untuk mencapai tujuan Anda.
Bagi banyak tim, menetapkan tujuan yang realistis dan dapat dicapai dan tujuan peregangan dengan insentif tambahan dapat membantu memastikan tim tidak membakar lilin di kedua ujungnya, tetapi meraih hal-hal besar.
7. Menjalankan tinjauan ulang
Setiap sprint harus menginformasikan sprint yang datang setelahnya. Apa yang dilakukan tim dengan baik (dan dapat ditiru)? Apa yang perlu diperbaiki? Apa yang Anda pelajari dari sprint sebelumnya? Bagaimana Anda dapat menerapkannya di masa depan? Retrospeksi rutin dapat membantu Anda mendapatkan jawabannya dan memasukkannya ke dalam sesi perencanaan berikutnya.
Cobalah ini alat-alat retrospektif !
PRO TIP Ingin saran lainnya? Lihatlah koleksi kiat-kiat manajemen proyek yang tangkas dari lebih dari 20 pakar.
Alat Perencanaan Sprint Perencanaan sprint adalah pekerjaan yang sangat strategis-dan memiliki alat yang tepat adalah yang terpenting. (Kami tahu kami bias, tetapi dengan 96% pelanggan kami mengatakan bahwa mereka lebih efisien setelah menggunakan alat kami, kami rasa para juri sangat setuju).
Berikut adalah tiga ClickUp templat tangkas yang mungkin berguna untuk perencanaan sprint pertemuan:
1. Templat Manajemen Proyek ClickUp Agile
Gunakan templat tangkas ini untuk melacak fase pengujian dan implementasi proyek terpenting Anda
The Templat Manajemen Proyek Agile ClickUp memungkinkan Anda untuk melihat kemajuan dalam sekejap, melacak sprint, dan menyesuaikan status untuk memenuhi kebutuhan unik tim Anda.
Unduh Templat Ini
2. Templat Manajemen Scrum Agile ClickUp
Buat backlog terperinci dengan templat Agile Scrum sederhana ini dan segera mulai
Dari backlog hingga sprint hingga retrospektif, ini Templat Manajemen Scrum Agile ClickUp menempatkan semua elemen perencanaan sprint yang Anda butuhkan dalam satu tempat yang mudah dilihat dan diedit.
Unduh Template Ini
3. Templat Curah Pendapat Retrospektif Sprint ClickUp
Gunakan templat Papan Tulis ini untuk merencanakan retro berikutnya dengan lebih jelas
Menjalankan retrospektif setelah satu sprint dan sebelum sprint berikutnya? Itu dia! Templat Curah Pendapat Retrospektif Sprint ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan.
Bonus: Sprint Template Retrospektif Unduh Template Ini
Siap untuk Memulai? Sprint gratis dari ClickUp dan
lincah dirancang untuk membantu pemilik produk dan pemimpin Scrum membuat perencanaan awal, menjalankan rapat perencanaan sprint, dan melacak lanskap yang selalu berubah dari setiap proyek. Dan dengan bantuan ClickUp, tim Anda dapat melakukan hal tersebut. Cobalah secara gratis untuk mengetahui mengapa begitu banyak tim pengembang beralih ke ClickUp untuk mengelola perencanaan sprint dan retrospeksi.