Bayangkan sebuah tim sepak bola yang turun ke lapangan untuk bermain tanpa visi. Dari operan yang salah hingga salah posisi, mereka terus melakukan kesalahan hingga akhirnya kalah.
Perhatikan masalahnya di sini? Kurangnya persiapan (atau mungkin ini bukan harinya).
Bagaimanapun, sebuah PI atau Perencanaan Peningkatan Program acara ini tidak berbeda. Acara ini seperti breakout tim, di mana para anggota bertemu untuk mendiskusikan backlog, menilai kesiapan organisasi, dan merencanakan tindakan di masa depan. Perencanaan PI memungkinkan beberapa departemen dalam sebuah organisasi untuk berkoordinasi dan berbagi visi yang sama untuk meraih kesuksesan-seperti halnya pemain sepak bola yang dipersiapkan dengan baik mengetahui dengan tepat kapan harus menyerang atau bertahan.
Untuk tim pengembangan produk mana pun, melakukan sesi perencanaan PI dengan benar adalah setengah dari pertempuran yang dimenangkan. Jika gagal melakukannya, maka akan menyebabkan masalah komunikasi kurangnya kerja sama tim, dan tidak adanya pemahaman yang nyata tentang kebutuhan pengguna atau klien.
Dalam panduan ini, kami telah menyederhanakan proses perencanaan PI untuk Anda-kami akan membahas bagaimana Anda dapat memetakan tujuan, mengatasi tantangan, dan menggunakan praktik terbaik industri untuk unggul dalam setiap pertemuan!
Apa itu Acara Perencanaan PI, dan Tim Mana yang Membutuhkannya?
A bagian dari SAFe (Scaled Agile Framework), PI, atau perencanaan Project Increment adalah acara tim standar yang diadakan dalam interval tetap, biasanya 8-12 minggu.
Hal ini membantu tim dalam kerangka kerja agile berkolaborasi dengan para pemangku kepentingan dan menyetujui atau memberikan suara untuk mengikuti prinsip-prinsip tertentu untuk hasil yang diharapkan. Setelah disetujui, setiap anggota tim dalam Agile Release Train (ART) dapat memastikan produk atau layanan yang lebih baik dirilis tepat waktu.
Visi, tujuan, dan hasil yang dicapai selama sesi bersifat sementara dan dapat dimodifikasi pada pertemuan perencanaan peningkatan program berikutnya.
Apakah semua tim agile membutuhkan perencanaan PI?
Dalam konteks bisnis, ada baiknya untuk dicatat bahwa perencanaan PI bekerja paling baik untuk organisasi berskala besar dan tim hibrida di mana mengoordinasikan kelompok yang lebih besar bisa jadi sulit. Sementara tim reguler pertemuan sprint dan retrospektif cocok untuk tim yang lebih kecil, sesi yang ekstensif dengan banyak peserta akan lebih baik jika mengikuti proses perencanaan PI yang telah ditetapkan.
Idenya di sini adalah untuk membantu karyawan dan pemangku kepentingan agar tetap berada di halaman yang sama. Bagaimana caranya? Nah, para anggota yang hadir dalam acara ini membangun peta jalan secara kolektif. Ini adalah sesuatu yang disepakati oleh tim, yang menjadi dasar bagi proses masa depan yang bebas konflik.
Beberapa tim mungkin merencanakan upacara perencanaan PI untuk merefleksikan proses pengambilan keputusan mengidentifikasi ketidakefisienan, dan menyampaikan umpan balik. Acara-acara ini juga mendukung diskusi tentang tantangan yang ada dan tantangan potensial terhadap kemajuan proyek secara keseluruhan.
Siapa saja yang menjadi peserta perencanaan PI?
Secara teknis, acara perencanaan PI membutuhkan kehadiran semua pemangku kepentingan dan tim dari satu Agile Release Train. tabel berikut ini akan memberi Anda gambaran kasar tentang peran peserta inti:* * Peserta inti
| Anggota | Penanggung Jawab | **Penanggung Jawab | ||
|---|---|---|---|---|
| Pemilik produk | Memastikan bahwa persyaratan /href/https://clickup.com/id/blog/70422/undefined/stakeholder /%href/ dipahami dengan baik oleh tim pengembangan | |||
| Insinyur perilisan produk | Berkomunikasi dengan para pemimpin dan pemangku kepentingan untuk mendorong peningkatan berkelanjutan dan meminimalkan risiko program | Insinyur perilisan produk | Berkomunikasi dengan para pemimpin dan pemangku kepentingan untuk mendorong peningkatan berkelanjutan dan meminimalkan risiko program | |
| Scrum master | Bertanggung jawab untuk membuat materi yang diperlukan untuk sesi perencanaan PI | |||
| Pengembang | Mengeksplorasi umpan balik dan membuat perubahan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi fitur produk |
Beberapa tim membuat dewan program yang ditunjuk dengan penasihat dan arsitek solusi yang membantu menetapkan tujuan PI dan tentukan ketergantungan fungsional .
Bonus: Perlu tata letak yang cepat untuk menangani rapat yang gesit? Mulailah dengan mudah dengan Templat Perencanaan PI ClickUp ! Template ini memberikan pandangan yang komprehensif tentang semua backlog, risiko program, dan beban kerja, menjadikannya apa yang dibutuhkan tim untuk secara konsisten mengatur, melacak, dan menetapkan tujuan untuk setiap upacara perencanaan PI.
Susun proses rapat Anda, alokasikan sumber daya secara efektif, dan rencanakan ke depan untuk eksekusi yang sukses dengan Templat Perencanaan PI ini
Tahap Perencanaan Pra-PI: Bagaimana Mempersiapkan Acara yang Sukses
Perencanaan PI mungkin bukan sesi yang paling sederhana untuk bisnis yang masih baru mengenal konsep ini. Bahkan tim agile yang cukup berpengalaman pun membutuhkan waktu untuk mempersiapkan dan mengatur semua materi untuk rapat peningkatan program.
Strategi yang baik adalah dengan membuat daftar periksa **dari semua komponen yang perlu dipertimbangkan saat Anda memulai persiapan perencanaan PI. Berikut adalah lima petunjuk yang dapat membantu Anda:
- Daftar pemangku kepentingan: Jangan pernah melewatkan orang-orang yang mendukung visi jangka panjang merek Anda. Pastikan untuk menyimpan daftar semua pemangku kepentingan yang perlu Anda beri tahu sebelum pertemuan-cobalah templat pemetaan pemangku kepentingan ini untuk mendapatkan dukungan2. Materi dan backlog: Tergantung pada tahap proyek Anda, tambahkan hanya konten penting seperti peta jalan untuk masa depan dan daftar backlog dari acara perencanaan PI sebelumnya
- Lokasi: Untuk pertemuan perencanaan PI secara langsung, aturlah untuk mengadakannya di area yang cukup luas sehingga orang-orang dapat bergerak dengan bebas. Dengan begitu, mereka tidak harus selalu duduk di kursi sepanjang waktu
- Perangkat lunak: Cara terbaik untuk mempersiapkan sesi perencanaan PI yang sukses adalah dengan menggunakan rapat atauperangkat lunak manajemen proyek (sepertiClickUp). Produk tersebut dirancang untuk membantu tim pengembang merencanakan dan mengelola produk mereka secara efisien
- Agenda standar: Tidak ada yang suka menghadiri rapat dalam keadaan buta. Di atas kapalpembicara yang dapat menyampaikan agenda perencanaan PI dengan fasih dan mendorong pembangunan tim secara bersamaan
Tantangan umum yang harus diperhatikan selama acara perencanaan PI
Selain dari daftar periksa di atas, tim yang lincah juga harus fokus pada menangani masalah umum yang muncul sebelum mengatur sesi perencanaan PI, terutama jika mereka memiliki anggota tim jarak jauh.
Mari kita jelajahi tiga tantangan perencanaan PI teratas:
Kurangnya keterlibatan
Kurangnya keterlibatan rentang perhatian rata-rata manusia hanya 8,25 detik, jadi Anda harus berusaha agar semua peserta tetap terlibat selama sesi berlangsung.
Jika Anda terus membaca paragraf panjang dari naskah, hal itu tidak akan membantu Anda-tetapi melakukan percakapan tatap muka akan membantu Anda. Selain itu, cobalah memasukkan lebih banyak kolaborasi waktu nyata alat bantu dalam sesi Anda. Anda dapat menggunakan papan tulis digital yang memungkinkan setiap orang dalam rapat untuk bertukar pikiran, menyumbangkan ide, dan merasa didengar.
ClickUp Whiteboards adalah pusat visual terpusat Anda untuk mengubah ide tim secara kolaboratif menjadi tindakan yang terkoordinasi
Mengadakan terlalu banyak sesi perencanaan PI secara berurutan bisa membuat karyawan kelelahan. Jadi, sebelum sesi perencanaan PI Anda berikutnya, susunlah rencana yang optimal irama pertemuan untuk memanfaatkan waktu setiap orang.
Masalah zona waktu
Untuk tempat kerja global dan tim yang tersebar, mengatur pertemuan dengan semua anggota tim pada waktu yang telah ditentukan bisa menjadi mimpi buruk. Terlepas dari zona waktu yang berbeda-beda, mengatur acara-acara ini tanpa alat penjadwalan yang tepat dapat membuat segalanya menjadi lebih buruk.
Anda dapat mencoba membagi setiap sesi perencanaan PI menjadi beberapa jam yang lebih pendek dan memperpanjangnya beberapa hari untuk memastikan semua orang dapat mengikuti seluruh acara. Pertimbangkan untuk berinvestasi pada alat perangkat lunak penjadwalan dan menerapkan yang efektif strategi komunikasi untuk merencanakan sesi ini jauh-jauh hari sebelumnya.
Komunikasi yang tidak tepat
Masalah umum yang sering Anda temui adalah pemilik atau manajer produk Anda tidak secara jelas menyatakan masalah saat ini, permintaan, atau hasil yang diharapkan-semua sambil meminta fitur yang lebih langsung. 🤷
Sebagai contoh, jika sebuah tim programmer mengelola sekitar 20 baris kode dalam sebulan, mereka harus memastikan bahwa pekerjaan tersebut berharga bagi visi jangka panjang perusahaan.
Pendekatan yang cerdas di sini adalah mengutamakan pelanggan dalam skenario ini. Lihatlah produk dari sudut pandang pengguna selama proses ini dan sebutkan poin-poin yang memberikan nilai tambah dan dapat mendorong pelanggan untuk membelinya daripada penawaran pesaing.
6 Langkah untuk Menyelenggarakan Sesi Perencanaan PI yang Sukses Setiap Saat
Sekarang mari kita bahas langkah-langkah untuk mengadakan sesi perencanaan PI dan sesi breakout tim yang bermakna. Kami akan mendemonstrasikan beberapa di antaranya Rangkaian Agile dari ClickUp fitur untuk membantu Anda lebih memahami cara menerapkan setiap langkah. 🌻
Langkah 1: Petakan tujuan dan sasaran perencanaan PI
Seperti yang telah disebutkan di atas, tujuan PI yang jelas dan berkomitmen sangat penting sejak awal. Tambahkan tujuan penting apa pun yang harus dibahas oleh tim Anda dalam rapat. Tanpa menetapkan tujuan sesi Anda tidak akan memiliki konteks untuk membuat peta jalan.
Di sinilah Sasaran ClickUp sangat berguna! Ini memungkinkan Anda mulai membuat perencanaan PI atau sasaran sprint di masa depan dan mengurutkannya ke dalam Folder. Anda dapat memvisualisasikan kemajuan setiap sasaran saat rapat berlangsung.
Menetapkan tujuan yang terukur untuk tugas dan proyek dengan perkembangan otomatis untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dengan jadwal yang ditentukan dan target yang dapat diukur
Tautkan tujuan ke tugas Anda untuk kontrol yang lebih baik. Dengan cara ini, ClickUp akan secara otomatis merefleksikan perkembangan sasaran saat Anda terus menyelesaikan tugas yang ditautkan. Jangan ragu untuk menetapkan berbagai jenis target, seperti metrik angka, bersyarat, dan persentase.
Permudah persiapan perencanaan pra-PI Anda dengan menambahkan deskripsi pada setiap sasaran dan beri tahu tim Anda apa saja yang mereka butuhkan untuk membuat materi.
Masih merasa itu terlalu banyak pekerjaan? Coba manfaatkan templat Sasaran Cerdas ClickUp untuk memulai pelatihan penetapan tujuan secara instan!
Langkah 2: Visualisasikan bagaimana ide tim Anda
Setelah mendapatkan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah membuat ide dengan tim Anda yang lincah. Tim menggunakan papan tulis untuk menempelkan catatan tempel dengan ide-ide dalam bentuk fisik. Namun Anda juga bisa melakukan banyak hal di papan digital!
Dengan papan tulis virtual Papan Tulis ClickUp tim dapat membiarkan ide kreatif mereka mengalir tanpa henti di ruang tanpa batas. Setiap peserta mendapatkan kursor dan toolbar untuk melontarkan ide, mengusulkan rencana aksi, dan menyoroti fitur-fitur yang diprioritaskan. 🦋
Berkolaborasi secara visual dengan anggota tim dalam Papan Tulis ClickUp untuk bertukar pikiran dan mengubah ide menjadi hal yang dapat ditindaklanjuti
Jika alur kerja yang Anda usulkan untuk peningkatan berikutnya terlalu rumit, lanjutkan Peta Pikiran ClickUp dan membuat peta proses langkah demi langkah dengan menggambar hubungan antara beberapa node.
Untuk memvisualisasikan alur kerja individual lebih lanjut, gunakan Tampilan Papan Kanban ClickUp untuk melihat kemajuan tugas di seluruh fase kemajuan. Jika Anda menghadapi banyak risiko dan ketergantungan, petakan solusi menggunakan Tampilan Bagan Gantt dari ClickUp dan mengidentifikasi ketergantungan lintas tim untuk menyelesaikan siklus kenaikan berikutnya.
Langkah 3: Tetapkan pencapaian yang realistis
Jangan hanya duduk dan memberikan instruksi hambar kepada tim Anda seperti Mulai dan Akhir. Pastikan bahwa persiapan perencanaan PI Anda memiliki target realistis yang dapat diselesaikan oleh orang-orang. Cara yang bagus untuk melakukannya adalah dengan menggunakan ClickUp Milestones yang memungkinkan Anda untuk menyoroti setiap pencapaian besar.
Memvisualisasikan Pencapaian proyek dengan tampilan Gantt di ClickUp
Milestone membantu memotivasi tim Anda dengan menunjukkan kepada mereka nilai dari hasil kerja mereka. Mereka membantu manajer dalam tim yang lincah dalam mengalokasikan sumber daya untuk tugas yang berbeda dan membuat estimasi yang tepat untuk tinjauan rencana akhir. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk meninjau dan menemukan perubahan apa pun dengan segera daripada menemukannya di saat-saat terakhir.
Langkah 4: Tentukan peran untuk setiap anggota dan susun rencana untuk keadaan darurat
Selalu pastikan bahwa tim pengembangan menyadari peran mereka dalam mempersiapkan sesi perencanaan PI berikutnya. Tidak akan banyak membantu jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dan orang-orang bertanya apa yang harus mereka lakukan setiap hari. Hal yang sama juga berlaku untuk acara yang tidak direncanakan di mana tim Anda berada di mana-mana karena tidak adanya rencana darurat.
Setelah Anda membuat daftar tugas dalam acara perencanaan PI Anda, berikan label dan beri tahu semua orang tentang apa yang menjadi tanggung jawab mereka. Anda bahkan dapat mencoba memprioritaskan tugas untuk menangani pembaruan fitur yang lebih penting lebih cepat.
Mengatur Prioritas Tugas dengan cepat di dalam tugas untuk mengomunikasikan apa yang perlu diperhatikan terlebih dahulu
Gunakan Prioritas Tugas dalam ClickUp dan tentukan tugas Anda dengan salah satu dari empat label berkode warna-Mendesak, Tinggi, Normal, dan Rendah. Anda bisa merencanakan dan mengatur label-label ini sebelumnya untuk meningkatkan visibilitas waktu penyelesaian tim untuk setiap tugas.
Mendefinisikan peran tim juga sama pentingnya untuk aliran pengetahuan dan pengambilan keputusan yang tepat setelah pekerjaan peningkatan dimulai. ClickUp memiliki beberapa fitur templat peran dan tanggung jawab untuk membantu Anda di sini. Anda dapat mencoba fitur Templat Matriks RACI ClickUp untuk mendefinisikan peran berdasarkan empat elemen ini: R* bertanggung jawab, A bertanggung jawab, **C berkonsultasi, dan *I individu.
Gunakan Templat Matriks RACI ClickUp untuk menguraikan peran anggota staf Anda dalam berbagai tugas dan aktivitas
Langkah 5: Membangun saluran komunikasi yang jelas dan terbuka
Selain rapat, sulit bagi tim untuk melakukan percakapan tatap muka, sehingga membuat mereka terjebak pada masalah.
Memiliki saluran komunikasi yang jelas membantu tim yang gesit menyelesaikan hambatan dengan lebih cepat secara bersama-sama. Alih-alih mencari solusi untuk suatu masalah sendirian, para anggota dapat memposting apa yang mereka hadapi dan menerima bantuan yang sesuai-bahkan setelah acara perencanaan PI.
Inilah yang dimaksud dengan Tampilan Obrolan ClickUp dibuat untuk memfasilitasi percakapan terbuka. Tampilan ini memungkinkan pengiriman tautan, gambar, dan sumber daya lainnya kepada anggota tim untuk mempromosikan pekerjaan asinkronisasi yang terkoordinasi dengan baik.
Tambahkan anggota tim ke dalam diskusi dan berkolaborasi dengan ClickUp Chat di satu tempat dan hindari berpindah-pindah perangkat lunak
Dengan kemampuan untuk membuat ruang obrolan untuk proyek atau tim apa pun, Anda memiliki kendali penuh atas siapa yang dapat mengakses setiap percakapan. Fitur ini memungkinkan Anda menyebut siapa saja, menggunakan pengeditan teks kaya, dan menetapkan item tindakan. Hal yang Anda butuhkan ketika Anda sedang membuat video tutorial!
Langkah 6: Merefleksikan dan menyempurnakan
Setelah acara perencanaan PI selesai, ingatlah untuk merefleksikan hal-hal yang berjalan dengan baik, tantangan yang Anda hadapi, dan area yang perlu ditingkatkan. Di akhir setiap sesi perencanaan PI, lakukan survei umpan balik singkat dari para peserta, terutama para pemangku kepentingan, dan dapatkan pendapat mereka tentang nilai umum dan ketangkasan dari sesi terakhir. Untuk mempercepat, gunakan Formulir ClickUp untuk mengirim kuesioner khusus kepada peserta yang dituju.
Setelah mendapatkan umpan balik, Anda mungkin ingin melanjutkan ke ClickUp Sprints untuk mengotomatiskan alur kerja Anda dan melacak tujuan perencanaan PI di masa depan. Ini adalah solusi yang dapat diskalakan dan dapat membantu Anda melacak perubahan yang diimplementasikan di seluruh siklus kenaikan.
Mengelola Sprint dalam tampilan Papan
Praktik Terbaik Perencanaan PI
Semua tim yang gesit perlu memanfaatkan sesi yang dibatasi waktu seperti perencanaan PI untuk memastikan semua orang memiliki visi yang sama.
Untuk meringkas apa yang telah kita bahas, berikut ini adalah beberapa praktik perencanaan PI terbaik yang akan membantu Anda memanfaatkan setiap sesi secara maksimal:
- Jaga agar tetap menyenangkan: Tidak ada yang ingin duduk dalam rapat di mana satu orang terus berbicara selama berjam-jam. Pastikan setiap orang dalam sesi merasa terlibat dengan melibatkan mereka secara berkala
- Jelaskan tujuan: Sebelum pertemuan, jelaskan setiap tujuan PI untuk membantu peserta mengetahui apa yang harus mereka capai dalam acara tersebut
- Rekam setiap sesi: Tentu saja, Anda dapat mengadakan pertemuan langsung untuk anggota tim jarak jauh, namun bagaimana dengan mereka yang tidak dapat hadir? GunakanKlip ClickUp untuk perekaman layar berkualitas tinggi selama rapat tanpa batas waktu
- Catat waktu acara: Sebaiknya catat waktu selama setiap sesi perencanaan PI untuk memastikan semua poin penting didiskusikan secara wajar. MemasukkanPelacakan Waktu ClickUp untuk mulai melacak sesi Anda dan menambahkan catatan untuk setiap entri untuk konteks yang lebih luas
- Gunakan templat: Manajemen proyek, daftar pekerjaan, dantemplat perencanaan sprint memberi Anda struktur untuk mencatat poin-poin berulang yang muncul selama rapat
Pentingnya Membuat Tujuan Perencanaan PI yang Berpusat pada Pelanggan
Tujuan perencanaan PI Anda tidak akan memberikan hasil yang diinginkan jika tidak didasarkan pada penyelesaian masalah pelanggan. Berikut ini adalah ikhtisar singkat tentang cara membuat tujuan PI yang baik untuk bisnis:
- Menciptakan visi: Langkah pertama adalah mengevaluasi perusahaan Anda dan memahami visinya. Hal ini akan membantu Anda menyelaraskan semua tujuan dengan tujuan jangka panjang perusahaan
- Meninjau umpan balik pelanggan: Lihatlah apa yang menjadi masalah atau yang ingin ditingkatkan oleh pelanggan. Berkomunikasi dengan tim agile Anda untuk melihat di mana fitur yang dapat ditambahkan untuk menyelesaikan masalah ini
- Tuliskan tujuan program Anda: Menuliskan tujuan peningkatan bisa jadi rumit karena banyaknya elemen yang ingin Anda bahas. Ingin melakukan ini lebih cepat? GunakanClickUp AI untuk menyusun tujuan PI Anda dan membawa curah pendapat ke tingkat berikutnya! Dengan 100+ kasus penggunaan yang telah ditentukan sebelumnya, Anda dapat merancang tujuan PI yang koheren dalam beberapa menit
- Tinjau kembali tujuan PI Anda: Langkah terakhir adalah meninjau semua tujuan PI dengan beberapa tim dan menyoroti tujuan yang memiliki prioritas tinggi
Meringkas catatan rapat dalam hitungan detik dengan ClickUp AI
Rencanakan Sesi Perencanaan PI yang Menjanjikan dengan ClickUp
Betapapun sulitnya mengadakan rapat peningkatan program, Anda tidak dapat menyangkal pentingnya rapat tersebut. Hilangkan kesulitan ini dengan fungsi ClickUp yang luas.
Dengan ClickUp, perusahaan dapat memecah persiapan perencanaan PI yang kompleks menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, memanfaatkan templat, dan melacak setiap sesi dalam satu atap. Ambil langkah pertama hari ini dan daftar ke ClickUp secara gratis. 💗