Apakah bekerja di perusahaan pengembangan perangkat lunak perusahaan atau toko sepatu, Anda tidak bisa lari dari dokumen dan dokumen. Dari kebijakan perusahaan dan buku pegangan karyawan untuk perjanjian layanan dan laporan keuangan rata-rata organisasi menangani ratusan catatan sebagai bagian dari operasi rutinnya. 📁
Manajemen dokumen yang kacau adalah faktor risiko yang sangat besar untuk bisnis apa pun. Katakanlah Anda kehilangan jejak kontrak-kontrak penting -ini dapat menyebabkan masalah regulasi dan masalah keamanan, belum lagi area yang berpotensi menimbulkan ketegangan seperti kolaborasi dan pelaksanaan tugas.
Solusinya? Membangun alur kerja manajemen dokumen yang tepat. Ini menyelamatkan Anda dari cakar ketidakteraturan dan ketidakefisienan dengan mendikte pembuatan, penyimpanan, pengambilan, distribusi, dan pembuangan dokumen organisasi. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara-cara yang disetujui oleh para ahli untuk mengoptimalkan dan membawa struktur ke dalam proses yang berhubungan dengan dokumen.
Apa yang dimaksud dengan Alur Kerja Manajemen Dokumen?
Alur kerja manajemen dokumen (DMW) mewakili cara Anda menangani dokumen dalam organisasi Anda. Hal ini mencakup setiap proses dan tugas yang berhubungan dengan dokumen, termasuk mengelola versi dokumen yang berbeda, memastikan kepatuhan terhadap badan pengatur, dan membuat pelaporan lebih cepat dan bebas dari kesalahan.
Berikut ini adalah contoh dari beberapa sub-proses yang menonjol dalam alur kerja dokumen:
- Pembuatan: Menjelaskan bagaimana dokumen baru harus dirancang dan dibuat
- Pengeditan: Menunjukkan bagaimana dokumen yang sudah ada harus diedit, dikoreksi, dan ditinjau untuk memastikan kepatuhan dan mencegah kesalahan
- Penyimpanan: Menjelaskan bagaimana dan di mana menyimpan dokumen, baik dalam format fisik maupun digital
- Kategorisasi: Menunjukkan bagaimana dokumen harus diatur dan diindeks untuk memudahkan pencarian dan navigasi. Pikirkan lokasi ruang kerja, folder, folder bersarang, dll.
- Berbagi: Menentukan siapa yang dapat mengakses, mengedit, dan berbagi dokumen
- Pembuangan: Menguraikan cara melacak dokumen yang berlebihan dan menghapusnya dari sistem manajemen dokumen
- Permintaan dan persetujuan: Menjelaskan proses persetujuan dokumen di seluruh tingkat hierarki
- Pemantauan: Menjelaskan cara melacak revisi dan perubahan versi untuk memastikan transparansi maksimum. Hal ini juga mengacu pada peninjauan seluruh kinerja alur kerja, menemukan ketidakefisienan dalam mengambil atau menangani dokumen, dan mencari cara untuk menghilangkannya
Mengapa Mengoptimalkan Alur Kerja Manajemen Dokumen itu Penting?
Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi organisasi di era saat ini adalah manajemen informasi yang tidak efisien, terutama ketika tim jarak jauh atau hibrida dilibatkan. Skenario umumnya adalah pemangku kepentingan proyek kesulitan menemukan dokumentasi yang relevan di ujung jari mereka, yang dapat memicu kesenjangan komunikasi di dalam departemen atau pembengkakan waktu dan biaya.
Mengoptimalkan alur kerja manajemen dokumen adalah tentang mencegah inefisiensi ini. Pentingnya hal ini dalam sebuah perusahaan terutama tercermin dalam tujuh aspek:
- Peningkatan efisiensi: Alur kerja manajemen dokumen membantumengoptimalkan alur kerja umum dan proses bisnis, memastikan karyawanlebih produktif dan tidak membuang waktu untuk mencari dokumen
- Transparansi: Memiliki semua dokumen di satu tempat akan menghilangkan silo departemen dan memastikan informasi diungkapkan kepada anggota tim yang relevan
- Lebih mudahorientasi karyawan: Dokumentasi terstruktur memastikan anggota tim baru dapat menemukan informasi yang mereka minati dan mempelajari cara menangani tugas yang berbeda
- Standardisasi proses: Alur kerja yang direncanakan dengan cermat membantu Anda membuat garis besarprosedur operasi standar (SOP) untuk proses dan tugas kolaboratif dan menjagatim lintas fungsi selaras
- Keamanan yang lebih baik: Alur kerja manajemen dokumen yang dirancang dengan baik memungkinkan Anda mengontrol izin akses ke file dan folder
- Meminimalkan kesalahan: Anda dapat memastikan konsistensi dalam penanganan dokumen dan mengotomatiskan tugas-tugas admin yang berulang, sehingga mengurangi risiko kesalahan manual
- Ditingkatkanproses pengambilan keputusan: Akses dalam solusi manajemen dokumen ke dokumen penting dengan informasi kontekstual membantu pengguna mengambil keputusan yang bijak dan didukung data
10 Cara Efektif untuk Meningkatkan Alur Kerja Dokumen
Meningkatkan alur kerja manajemen dokumen tidak diragukan lagi dapat membantu organisasi Anda berkembang - namun pertanyaannya adalah, bagaimana cara yang ideal untuk melakukannya?
Sebagai permulaan, metode tradisional untuk menyimpan file dan folder secara fisik sudah tidak bisa digunakan lagi. Dalam skenario saat ini, Anda bisa merancang sistem dokumentasi yang berkualitas dengan menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen (sebagai contoh, ClickUp ) untuk mengatur dan mengelola catatan.
Setelah melakukan penelitian menyeluruh, kami telah memetakan 10 praktik terbaik yang membantu membangun kerangka kerja inti dari alur kerja manajemen dokumen. Kami juga akan mendemonstrasikan beberapa fungsi dalam ClickUp yang dapat meningkatkan proses tersebut! 😍
1. Identifikasi kebutuhan Anda
Hal pertama dalam agenda Anda adalah menganalisis organisasi Anda dan mengidentifikasi kebutuhan spesifik terkait dokumen. Karena setiap perusahaan itu unik, Anda mungkin perlu menggali lebih dalam dan meninjau proses Anda untuk memahami apa yang tidak berfungsi dan di mana harus fokus.
Pertimbangkan bidang pekerjaan Anda dan dokumen yang perlu Anda kelola. Misalnya, jika Anda seorang kantor akuntan anda memerlukan alur kerja yang mendukung lalu lintas dokumen yang tinggi dan memiliki opsi kategorisasi tingkat lanjut untuk membantu mengambil item dengan cepat jika terjadi sengketa.
Di sisi lain, jika Anda seorang bisnis kecil menjual perhiasan secara online, alur kerja sistem manajemen dokumen Anda mungkin akan berfokus pada penyimpanan deskripsi produk individual dan membuat serta mengelola faktur.
Mengidentifikasi kebutuhan bisa menjadi proses yang panjang dan rumit, namun fungsionalitas alur kerja manajemen dokumen Anda bergantung padanya. Mulailah dengan memperhitungkan ukuran tim Anda dan pertimbangkan berapa banyak orang yang akan mengakses alur kerja dan seberapa sering.
Selalu merupakan ide yang sangat baik untuk meminta anggota tim Anda memberikan pendapat mereka tentang apa yang ingin mereka lihat dalam alur kerja dan bagaimana perasaan mereka tentang sistem saat ini. Anda dapat memanfaatkan dapat disesuaikan Formulir ClickUp untuk menangkap tanggapan dan umpan balik dari tim Anda dan mengubahnya menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti yang terhubung ke alur kerja Anda.
Menyederhanakan permintaan internal untuk umpan balik guna mengumpulkan informasi yang tepat yang dibutuhkan di Formulir Anda
Setelah Anda mengumpulkan informasi yang diperlukan, Anda dapat mulai menciptakan kembali alur kerja dokumen Anda untuk menyelaraskannya dengan kebutuhan perusahaan.
2. Memanfaatkan perangkat lunak alur kerja dokumen yang tepat
Perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat harus dilengkapi dengan opsi-opsi yang membantu Anda mengoptimalkan alur kerja dan memaksimalkan efisiensi.
Karena ClickUp adalah perangkat lunak manajemen tugas dan proyek memahami kebutuhan akan proses manajemen dokumen yang efisien. Di dalam alat ini, Anda akan menemukan ClickUp Docs sebuah paket menarik yang membantu Anda menangani semua tugas yang berhubungan dengan dokumen di satu tempat.
Dengan ClickUp Docs, Anda bisa membuat, mengedit, berbagi, dan menyimpan semua dokumen yang berhubungan dengan perusahaan, mulai dari basis pengetahuan dan wiki untuk kontrak dan SOP.
Kolaborasi adalah kunci dengan ClickUp 3.0 Docs sehingga Anda dapat dengan cepat berbagi, mengatur izin, atau mengekspor ke pengguna internal atau eksternal
Gunakan opsi pengeditan dan penataan yang kaya untuk menyesuaikan dokumen Anda, menambahkan penanda, menyisipkan folder bersarang, dan menyematkan tabel untuk membuat catatan Anda sedetail yang dibutuhkan.
Salah satu hal terbaik dari ClickUp Docs adalah kemampuannya untuk menghubungkan dokumen Anda ke alur kerja-yang memberikan informasi kontekstual yang cukup bagi penerima tugas untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.
Hubungkan ClickUp Docs ke alur kerja Anda dengan menautkan tugas-tugas secara bersamaan
Khawatir tentang keamanan? Itu sudah tercakup-ClickUp memungkinkan Anda menyesuaikan Tingkat hierarki untuk folder dan Ruang Kerja, serta mengonfigurasi izin dan pengaturan privasi, sehingga Anda memiliki kendali penuh atas siapa yang dapat mengakses, mengedit, dan membagikan dokumen Anda.
3. Memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) dalam manajemen dokumen
Anda dan tim Anda tidak perlu melewati berbagai rintangan dan menghabiskan waktu berjam-jam untuk membuat dokumen yang mendetail. Untungnya, AI telah terbukti menjadi tambahan yang tak ternilai harganya dalam pengelolaan dokumen, memungkinkan tim untuk memilah-milah dokumen dan menghasilkan item pengetahuan dengan lebih cepat. Bahkan, sebuah studi ilmiah terbaru menemukan bahwa menggunakan alat AI generatif bisa:
- Mengurangi waktu penulisan hingga 40%
- Meningkatkan kualitas output sebesar 18% ClickUp AI adalah contoh yang sangat baik tentang bagaimana AI dapat mengubah alur kerja manajemen dokumen Anda. Platform ini bersifat generatif asisten penulis mempercepat proses pembuatan dokumen apa pun melalui petunjuk yang dapat disesuaikan dan khusus untuk peran tertentu.
Sempurnakan hasil Anda untuk menjangkau konten yang lebih baik dengan lebih cepat menggunakan reprompting di ClickUp AI
ClickUp AI membantu Anda melakukan curah pendapat, membuat, menyempurnakan, dan meringkas konten untuk berbagai jenis dokumen-semuanya dioptimalkan untuk nada dan tata bahasa. Anda hanya perlu mengisi kolom maksud, dan alat ini dapat menghasilkan dokumen kelas profesional seperti ringkasan proyek, agenda rapat , studi kasus pemasaran, dan jadwal proyek dengan ketepatan maksimal.
Masih ada lagi-ClickUp AI memungkinkan Anda menghasilkan item tindakan dari Dokumen Anda! Cukup pilih bagian tertentu dari Dokumen Anda, klik AI, dan pilih Generate action item. ClickUp AI akan menganalisis konten yang dipilih dan membuat daftar tugas. ✨
Gunakan ClickUp AI untuk menulis lebih cepat dan menyempurnakan naskah, tanggapan email, dan lainnya
Selain ClickUp AI, platform ini juga menawarkan alat bantu pembuatan dokumen lainnya-template! ClickUp yang mengesankan perpustakaan dengan lebih dari 1.000 templat mempercepat proses pembuatan dokumen, agenda harian, basis pengetahuan, dan email. Templat-templat tersebut 100% dapat disesuaikan sehingga Anda dapat menyesuaikannya dengan pedoman dan bidang pekerjaan perusahaan Anda.
4. Memusatkan dokumen Anda
Tidak menyimpan semua dokumen Anda secara terpusat dapat menjadi akar dari kekacauan dan ketidakteraturan, kurangnya transparansi dan kehilangan data . Alur kerja manajemen dokumen yang efisien harus memastikan semua orang, termasuk karyawan, manajer, dan klien, bisa mengakses file dan informasi penting di satu tempat-dan bukan melalui email atau pesan singkat.
Jika Anda menggunakan ClickUp 3.0, Anda dapat menjelajahi Hub Dokumen sebagai pusat yang sangat baik untuk menyimpan setiap dokumen yang berhubungan dengan perusahaan. Ini menyajikan semua dokumen Anda melalui tiga kartu - Baru, Favorites, dan Created by Me - diikuti dengan tabel yang menampilkan semua catatan Anda. 😎
Hub Dokumen ClickUp adalah tempat penyimpanan pusat dokumen perusahaan Anda
5. Memastikan dokumen mudah ditemukan dalam perangkat lunak manajemen alur kerja
Anda menyimpan semua dokumen perusahaan di satu tempat, namun ada masalah lain-mencari dokumen tertentu bisa terasa seperti mencari jarum di tumpukan jerami. Nilai pencarian yang buruk adalah kelemahan utama dalam alur kerja manajemen dokumen. Ini mungkin tidak terdengar seperti masalah besar jika Anda baru saja memulai sebuah perusahaan dengan jumlah klien yang sedikit. Namun bayangkan jika Anda harus mencari dokumen yang Anda buat tiga atau empat tahun yang lalu.
Alur kerja manajemen dokumen yang dioptimalkan berkisar pada kemudahan pencarian. Anda harus dapat menemukan dokumen APAPUN dalam alur kerja Anda dalam hitungan detik untuk memastikan efisiensi proses .
Banyak alat manajemen dokumen terbaik memiliki kemampuan pencarian yang lemah-tetapi Anda tidak akan menghadapi masalah ini dengan Pencarian Universal Fitur baru di ClickUp 3.0. Fitur ini memungkinkan Anda mencari apa saja di Ruang Kerja menggunakan kata kunci dasar. Anda juga dapat mencari item berdasarkan waktu terakhir kali item tersebut diperbarui dan dilihat.
Pencarian Universal ClickUp memungkinkan pengguna menemukan tugas, Dokumen, file, pengguna, obrolan, dan Dasbor dengan cepat di seluruh ruang kerja dan bahkan aplikasi kerja lain yang terhubung
Tidak dapat mengingat nama dokumen? Tingkatkan logistik pencarian Anda di dalam ClickUp dengan membuat tag yang dapat disesuaikan untuk catatan. Misalnya, jika Anda telah membuat beberapa dokumen yang berfokus pada metodologi peningkatan proses anda dapat menandainya dengan peningkatan proses.
ClickUp juga menambahkan kolom Located In dari hasil pencarian. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat di mana dokumen tertentu disimpan dan menemukannya dengan beberapa klik.
6. Mengotomatiskan pekerjaan Anda
Salah satu cara tercepat untuk mengoptimalkan alur kerja manajemen dokumen Anda adalah dengan mengotomatiskan tugas dan aktivitas di dalamnya . Otomatisasi menyelamatkan tim Anda dari tugas-tugas yang rawan kesalahan dan berulang, meningkatkan efisiensi, dan membantu mereka tetap fokus pada aktivitas yang lebih bernilai.
Otomatisasi alur kerja sering kali membutuhkan pengkodean dan mungkin terdengar menantang bagi tim non-teknologi, tetapi ini bisa sangat mudah jika Anda menggunakan alat yang kuat seperti ClickUp.
Dengan lebih dari 100 kode tanpa kode Otomatisasi ClickUp anda bisa membiarkan platform ini menangani tugas-tugas rutin untuk Anda. Anda mengontrol apa yang memicu Otomatisasi dan apa yang terjadi setelah dipicu, semua melalui antarmuka visual. Ini dapat berguna untuk mengelola tinjauan dokumen dan memperbarui status persetujuan. 😍
Otomatisasi digunakan untuk memicu hasil secara otomatis ketika suatu tindakan terjadi. Sebagai contoh, dengan menggunakan otomatisasi "saat status berubah", kami menerapkan template ke tugas untuk memastikan tidak ada informasi berharga yang hilang selama handoff klien
7. Mengintegrasikan perangkat lunak manajemen dokumen Anda dengan platform lain
Sudah tidak zamannya lagi organisasi hanya bergantung pada satu aplikasi atau platform saja. Saat ini, Anda memiliki aplikasi terpisah untuk segala hal, mulai dari membuat faktur dan melacak waktu ke menjadwalkan pertemuan dengan anggota tim.
Meskipun berpindah-pindah di antara puluhan aplikasi bisa melelahkan, namun hal ini merupakan hal yang perlu dilakukan di tempat kerja modern. Cara mudah untuk mengoptimalkan alur kerja manajemen dokumen dan menghilangkan kebutuhan untuk terus-menerus beralih antar aplikasi adalah dengan menggunakan integrasi.
Anda akan senang karena ClickUp terintegrasi dengan lebih dari 1.000 platform seperti Slack, GitHub, Everhour, dan Zoom. Jika Anda tidak dapat menemukan aplikasi yang ingin Anda integrasikan dalam daftar, gunakan ClickUp API untuk membuat integrasi khusus dan menjaga info di seluruh platform tetap dapat diakses dari satu hub sumber daya!
8. Jaga agar alur kerja terkait dokumen tetap fleksibel
Alur kerja manajemen dokumen dan proyek sangat erat kaitannya. Dan karena proses proyek cenderung sering berubah, Anda harus memastikan alur kerja dokumen Anda dapat mengikutinya.
Menjaga agar alur kerja proyek dan dokumen Anda tetap selaras dapat dilakukan dengan Rangkaian manajemen proyek ClickUp yang dikurasi dengan fitur-fitur yang berkisar pada pengaturan yang cermat, kolaborasi, dan presisi.
Opsi menonjol yang memberi Anda dan tim Anda fleksibilitas penuh adalah Tampilan ClickUp . Platform ini menawarkan 15+ tampilan yang memungkinkan Anda mengatur alur kerja dokumen sesuai keinginan Anda. Gunakan tampilan Daftar untuk menyortir Dokumen Anda, lompat ke bagan Gantt untuk memantau kebutuhan dokumentasi selama pergeseran jadwal, atau manfaatkan tampilan Aktivitas untuk memantau pengeditan dan pembaruan terbaru pada catatan.
15+ tampilan ClickUp menyediakan solusi dinding-ke-dinding untuk setiap organisasi untuk setiap tim
Ingin tahu berapa banyak waktu yang dihabiskan anggota tim Anda untuk tugas-tugas tertentu? Gunakan fitur ClickUp pelacak waktu asli untuk memantau dan mengelola waktu serta mengatur beban kerja dengan mudah.
Dengan ClickUp, Anda dapat mengobrol dengan anggota tim Anda secara real time, memberikan komentar dengan item tindakan, dan menyesuaikan pemberitahuan untuk memastikan semua obrolan terkait dokumen dikomunikasikan dengan cepat. 😍
Fitur penting lainnya yang akan berguna bagi Anda adalah:
- Menetapkan prioritas
- Membuatketergantungan tugas (misalnya, Anda membutuhkan dokumen A selesai sebelum tugas B dimulai)
- Menetapkan dan melacak sasaran
- Peta Pikiran untuk desain alur kerja yang terperinci
9. Melatih tim Anda
Anda telah mengidentifikasi kebutuhan Anda, mulai menggunakan platform manajemen dokumen baru, dan memusatkan dokumen Anda. Namun, pekerjaan Anda belum selesai hingga Anda memperbarui tim Anda tentang perubahan terbaru!
Jika Anda ingin menerapkan alur kerja manajemen dokumen dengan baik, pastikan semua orang mengetahui tentang praktik-praktik baru.
ClickUp memberi Anda banyak pilihan untuk pelatihan dan mengelola tim Anda .
Jika Anda telah menemukan kembali proses Anda dan ingin membantu tim Anda memahami setiap langkah, Anda dapat menggunakan peta proses untuk menjelaskan semuanya secara rinci. Anggota tim Anda dapat dengan mudah mengikuti peta tersebut untuk menyelesaikan tugas dengan kesuksesan yang terjamin. Buatlah prosedur operasi standar dalam bentuk modul pelatihan dan undanglah anggota tim yang relevan. Jika mereka memiliki pertanyaan, mereka dapat memberikan komentar langsung pada dokumen tersebut. ✨
Deteksi dan pengeditan kolaboratif, menambahkan komentar, dan menyematkan tautan di dalam ClickUp Documents
Masalah yang sering terjadi dalam alur kerja berbasis dokumen adalah dua orang atau lebih mengerjakan tugas yang sama, sehingga menyebabkan pekerjaan yang berlebihan. Namun dengan fitur Deteksi Kolaboratif ClickUp anda bisa melihat beberapa kursor dengan label nama ketika orang lain mengomentari atau mengedit dokumen yang sama dengan Anda. Hal ini akan memulai kolaborasi waktu nyata dan asinkron dan mencegah duplikasi dokumen.
10. Pantau dan tingkatkan
Pikirkan alur kerja manajemen dokumen sebagai tanaman yang membutuhkan perawatan terus-menerus untuk berkembang. Apa yang berhasil untuk organisasi Anda beberapa tahun yang lalu mungkin tidak ada gunanya lagi saat ini. Inilah sebabnya mengapa Anda harus memantau efisiensi alur kerja Anda, mengevaluasi kembali kinerja, dan meningkatkannya jika diperlukan. 🌱
ClickUp 3.0 Perangkat Lunak Dasbor Tim Dengan Kartu Prioritas dan Kartu Pembakaran
Ada beberapa cara berbeda untuk melacak alur kerja Anda di dalam ClickUp. Misalnya, Anda bisa menentukan KPI dan melacaknya menggunakan Dasbor ClickUp dengan 50+ widget. Fokus pada aspek-aspek tertentu untuk mengidentifikasi hambatan dan sesuaikan saat Anda melangkah.
ClickUp: Wizard Alur Kerja Manajemen Dokumen Anda
Sistem dokumentasi yang berfungsi dengan baik sangat penting bagi setiap organisasi yang ingin tetap kompetitif dan efisien. Sistem ini membawa keteraturan dan struktur ke dalam tim Anda, mengurangi biaya, dan meningkatkan kolaborasi, jadi jangan ragu untuk menjelajahi pengoptimalan yang kami sarankan.
ClickUp adalah alat yang tepat untuk Anda dalam perjalanan ini, sempurna untuk membuat, mengelola, berbagi, dan menyimpan dokumen, mengotomatiskan proses, dan merampingkan kerja tim dan komunikasi! Daftar *gratis, dan lihat bagaimana hal ini dapat membantu menegakkan konsistensi di seluruh perusahaan dalam alur kerja manajemen dokumen Anda! 💗