A marketingügynökségek gyakran több eszközt is használnak egy-egy ügyfélkampány lebonyolításához. Az Okta felmérése szerint az iparágakon átívelő szervezetek jelenleg átlagosan 101 alkalmazást használnak, így szinte lehetetlen elkerülni a rendszer széttagoltságát.
Ez az útmutató hét konkrét munkafolyamat-változtatást vázol fel, amelyekkel ügynöksége visszanyerheti az elveszett órákat. Emellett bemutatjuk, hogy a ClickUp konvergens AI-munkaterülete – egy egységes, biztonságos platform, ahol a projektek, dokumentumok, beszélgetések és elemzések együtt működnek, és amelybe az AI intelligencia-rétegként van beépítve – hogyan válhat szupererővé ebben a törekvésben.
Miért veszítenek el a legtöbb marketingügynökség hetente több mint 15 órát?
Ha egy ügyfélnek szánt anyag elkészítéséhez a projektmenedzsment-eszközben kell ellenőrizni a feladatokat, a Google Docs-ban a briefeket, a Slackben a visszajelzéseket, az e-mailben pedig a jóváhagyásokat, a percek gyorsan összeadódnak.
Ez a kontextusbeli szétszóródás azt jelenti, hogy a csapatok órákat pazarolnak el a szükséges információk keresésével, az alkalmazások közötti váltogatással és ugyanazon frissítések több platformon történő ismételt elvégzésével. Minden eszközváltás, minden „hol van az a fájl?” Slack-üzenet és minden kézzel összeállított állapotjelentés olyan időt vesz igénybe, amelyet senki sem nyomon követ.
Íme, hova is tűnik el valójában ez a több mint 15 óra: 👀
- Alkalmazások közötti váltás: A projektmenedzsment-eszköz, a dokumentumok, a csevegőprogram és az időnyilvántartás közötti folyamatos váltás állandóan megszakítja a koncentrációt
- A frissítések több platformon való megismétlése: Ugyanazon állapot három helyen való közzététele háromszoros munkát jelent, anélkül, hogy bármilyen hozzáadott értéket jelentene
- Jóváhagyások üldözése e-mailben: a visszajelzések elsikkadnak, a különböző verziók pedig összezavarodnak
- A jelentések nulláról történő újrakezdése: Ha minden hétfő reggel különböző eszközökből kell adatokat összegyűjtenie egy prezentációba, az azt jelenti, hogy a napjának a fele elvész
- A leadandó verziók keresése: Amikor a fájlok a Google Drive-on, a Dropboxon és e-mail mellékletekben is megtalálhatók, senki sem bízik abban, hogy a megfelelő verziót kapta meg
Ezek a kis hatékonysági veszteségek azonban összességükben hetente hatalmas terhet rónak a marketingügynökségek termelékenységére. Az egyik ügynökség, amellyel beszéltünk, kiszámította, hogy csapatuk tagjai naponta fejenként 45 percet töltenek pusztán a különböző platformok közötti váltakozással.
🎥 Mielőtt továbbmennénk, íme egy videó, amelyben valódi, gyakorlatban is alkalmazható tippeket találsz arra, hogyan növelheted marketingügynökséged termelékenységét anélkül, hogy mindenki kiégne!
További forrásokra van szüksége a termelékenység, a jövedelmezőség és a munkaterhelés-kezelés javításához? Használja a ClickUp ügynökségi csapatok számára készült projektmenedzsment-forrásait.
A könyv tartalmazza az Ügynökségi Projektmenedzsment Nagykönyvét, számos ügynökségi sablont, webináriumokat és gyakorlati útmutatókat.
Öt egymástól független ügynökségi eszköz használatának valódi költségei
A széttagolt eszközkészlet problémája nem csupán az elvesztegetett idő – hanem az is, hogy ez a széttagoltság hogyan lassítja az egész ügynökség működését.
Amikor a kampányinformációk több platformra vannak szétosztva, a döntéshozatal hosszabb ideig tart. A csapatok haboznak, mert nem biztosak abban, hogy a legfrissebb adatokat látják. Az alkotóigazgató az egyik verziót nézi át, az ügyfélkapcsolati menedzser egy másikra hivatkozik, és mire a visszajelzés eljut az ügyfélhez, a történet már nem teljesen egyezik.
Az egységes információforrás hiánya finom, de költséges súrlódásokat okoz. A jóváhagyások elakadnak, az átadások zűrzavarossá válnak, és az egyszerű kérdések hosszú oda-vissza levelezéssé alakulnak, csak azért, hogy megerősítsék, mi már megtörtént.
Idővel ez nem csupán a végrehajtásra van hatással:
- Az ügyfelekkel való kommunikáció proaktív helyett reaktívvá válik
- A csapatok több időt töltenek a munka ellenőrzésével, mint annak előrehaladásával
- A stratégiai gondolkodás háttérbe szorul az operatív koordinációval szemben
A valódi költség nem a pénz, hanem a kapacitás. Minden óra, amit a csapata az eszközök kezelésével tölt, egy óra, amit nem fordíthat az ügyfélstratégiára vagy a kreatív munkára.
📮ClickUp Insight: Az alacsony teljesítményű csapatoknál négyszer nagyobb az esélye annak, hogy 15 vagy több eszközt használnak egyszerre, míg a magas teljesítményű csapatok hatékonyságukat úgy tartják fenn, hogy eszköztárukat 9 vagy annál kevesebb platformra korlátozzák.
De mi lenne, ha egyetlen platformot használna? A munka mindenre kiterjedő alkalmazásaként a ClickUp egyetlen platformon egyesíti a feladatait, projektjeit, dokumentumait, wikijeit, csevegéseit és hívásait, mindezt AI-alapú munkafolyamatokkal kiegészítve. Készen áll az okosabb munkavégzésre? A ClickUp minden csapat számára alkalmas, átláthatóvá teszi a munkát, és lehetővé teszi, hogy az igazán fontos dolgokra koncentráljon, míg az AI elintézi a többit.
📖 Olvassa el még: Új Reach Marketing: Hogyan segített a ClickUp ügynökségünknek elérni a 800 000 dolláros éves ismétlődő bevételt (ARR)
Hogyan helyettesít egy munkaterület egy egész ügynökség technológiai infrastruktúráját?
Ahelyett, hogy öt különböző eszközt próbálnának összekapcsolni, az ügynökségek egységesítik technológiai eszközeiket, és mindent egyetlen munkaterületre helyeznek át.
Itt jön jól a konvergens munkaterületi megközelítés. Mivel a feladatok, a dokumentumok és a beszélgetések összekapcsolódnak, egy kampányfeladat megnyitásakor megjelenik a brief, a megjegyzésszál, a rögzített idő és a jóváhagyási állapot – mindezt anélkül, hogy el kellene hagynia a képernyőt.
✨ Ügyfélbeszámoló: Növekedés a működési terhek nélkül
Ahogy a csapatok növekednek, a koordináció – és nem a végrehajtás – válik a szűk keresztmetszetté.
Pontosan ezzel szembesült a path8 Productions videóprodukciós ügynökség. Munkájuk több eszközre, például a Smartsheetre, a Slackre, a Togglra és a Dropbox Paperre oszlott szét, ami miatt a producerek kénytelenek voltak időt fordítani a frissítések szinkronizálására ahelyett, hogy a projektek előrehaladásán dolgoztak volna.
Ahelyett, hogy további folyamatokat vagy munkaerőt vettek volna igénybe, mindent a ClickUp Small Business Suite-be integráltak.
⚡ A hatás
- Hat eszközt váltott fel egy egységes munkaterület
- A megbeszélések előkészítési idejének 60%-os csökkentése (30–60 percről ~10 percre)
- A ClickUp támogatásával kevesebb mint 8 hét alatt teljes mértékben megvalósítva
- Valós idejű áttekinthetőség a projektek, a kommunikáció és az időnyilvántartás terén
Mivel minden egy helyen található, megszűnt az a folyamatos „minden eszköz frissítése” ciklus. Az időt közvetlenül a feladatokhoz rögzítik, a beszélgetések kapcsolódnak a munkához, és a megbeszélések napirendjei élő adatok alapján automatikusan összeállnak. Hallgassa meg Pat Henderson saját szavaival 👇
Íme egy rövid áttekintés arról, hogy milyen előnyöket nyújt az egységes munkakörnyezet:
| Dimension | Széttagolt eszközkészlet (5 vagy több eszköz) | Összevont munkaterület |
|---|---|---|
| Új munkatársak beillesztése | Képezze ki a munkatársakat az egyes eszközök használatára külön-külön | Egyetlen platform, amit meg kell tanulni |
| Heti jelentések | Exportálás, másolás, beillesztés különböző eszközök között | Élő adatok lekérése egyetlen forrásból |
| Jóváhagyási ciklusok | Szétszórva az e-mailekben és a csevegőprogramokban | Minden egy helyen |
| Fájlok keresése | Nézze meg három vagy négy alkalmazást | Egyetlen, egységes kereső |
| A valóság forrása | „Melyik eszköz rendelkezik a legújabb verzióval?” | Egyetlen, összekapcsolt munkaterület |
📖 Olvassa el még: Brand Right Marketing: Hogyan javította a ClickUp automatizálásai és feladat-sablonjai a munkafolyamatunkat
7 munkafolyamat-változtatás, amellyel a marketingügynökségek több mint 15 órát takaríthatnak meg
Ez a 7 stratégia segít ügynökségének hetente órákat megtakarítani. Mindegyik egy-egy konkrét időrabló tényezőt céloz meg, és egy konkrét módszert kínál annak kiküszöbölésére egy egységes munkakörnyezeten belül.
Központosítsa a projektmenedzsmentet minden ügyfélfiók esetében
A legtöbb ügynökség ügyfelenként eltérő módon kezeli a feladatokat – különböző eszközöket, névkonvenciókat és munkafolyamatokat alkalmaz. Ez lehetetlenné teszi a munkaterhelés és a határidők áttekintését az egyes ügyfelek között.
🚀 Szervezze át az egész ügynökségét egy áttekinthető struktúrába a ClickUp terek, mappák és listák segítségével.
A Terek segítségével ügyfelek, részlegek vagy kezdeményezések szerint rendezheti a különböző munkafolyamatait. A komplex munkafolyamatokhoz a Terekbe mappákat hozhat létre, a listák pedig a konkrét feladatokat tartalmazzák.
- Hely: Ügyfél neve (pl. Acme Corp)
- Mappa: Kampánytípus (pl. 3. negyedévi termékbevezetés)
- Lista: A teljesítendő feladatok kategóriája (pl. közösségi média tartalom, e-mail sorozatok)
- Feladatok: Egyedi teljesítési feladatok kijelölt felelősökkel, határidőkkel és állapotokkal
💡 Profi tipp: A ClickUp egyéni mezői segítségével nyomon követheted az ügyfélspecifikus metaadatokat – például a kampánytípust és a teljesítési állapotot – anélkül, hogy külön rendszereket kellene létrehoznod. Bármely feladathoz hozzáadhatsz legördülő menüket, dátumokat, címkéket és egyebeket, hogy az adatok strukturáltak és jelenthetőek maradjanak.
Automatizálja az ügyfeleknek szóló frissítéseket és állapotjelentéseket
Az ügyfélmenedzserek hetente órákat töltenek azzal, hogy különböző forrásokból összegyűjtsék a friss információkat, hogy azokat e-mailben elküldhessék az ügyfeleknek. Ez olyan adminisztratív teher, amely nem járul hozzá az eredmények javításához.
🎯 Szüntesse meg a kézi nyomon követést azáltal, hogy a ClickUp Automations segítségével automatizálási szabályokat állít be az ügynökség munkafolyamataihoz.
Ön határozza meg a kiváltó eseményeket, a feltételeket és a műveleteket – például: „amikor egy feladat az Ügyfél általi felülvizsgálat állapotba kerül, értesítse az ügyfélmenedzsert, és rendeljen hozzá határidőt.” A rendszer a többit elintézi.
🌟 Készítsen automatikusan heti állapotösszefoglalókat a tényleges feladatadatok alapján a ClickUp Brain segítségével, az integrált mesterséges intelligenciával, amely teljes képet ad a ClickUp-ban végzett munkájáról.
Ahelyett, hogy a frissítést a semmiből kellene megírnia, a ClickUp Brain összegyűjti az adott héten történt eseményeket – a befejezett feladatokat, a felülvizsgálat alatt álló tételeket, a közelgő határidőket – és strukturált frissítéssé alakítja őket. Önnek csak át kell néznie és elküldenie.
🦸🏻♀️ Super Agent kiegészítő: A ClickUp Project Status Reporter Agent még könnyebbé teszi mindezt.
Adjon hozzáférést az ügynöknek a projektjéhez, és az rögtön elkészít egy az érdekelt felek számára is felhasználható állapotjelentést, amely tartalmazza a mérföldkövekhez viszonyított előrehaladást, a fontosabb befejezett feladatokat, a kockázatos tételeket és a közelgő határidőket.
👀 Nézze meg, hogyan automatizálják a ClickUp AI Super Agents szolgáltatásai az ismétlődő feladatokat, és nyújtanak intelligens támogatást a csapata mindennapi munkájában:
Kövesse nyomon az időt közvetlenül a feladatokon és projektekben belül
Ha az időnyilvántartás egy külön eszközben történik, a bejegyzések pontatlanok vagy teljesen hiányoznak. Ez rontja a számlázás pontosságát, és a jövedelmezőségi elemzést találgatássá teszi.
⏱️ Pontosan ott rögzítheti az időt, ahol éppen dolgozik, a minden feladatba beépített ClickUp időkövető funkcióval.
Indíthat időzítőt, vagy manuálisan is hozzáadhat bejegyzéseket a feladatokból, a ClickUp lista nézetéből, a ClickUp tábla nézetéből, vagy akár a Gyorsműveletek menüből is. Minden bejegyzést megjelölhet számlázhatóként vagy nem számlázhatóként, és leírásokat vagy címkéket is hozzáadhat hozzájuk. A következőket követheti nyomon:
- Ügyfelenkénti számlázható órák száma
- Projektenkénti belső (nem számlázható) órák száma
- Becsült és tényleges idő a kimeneti eredményenként
- Az idő eloszlása a teljesítési típusok szerint
👉🏽 A Kisvállalkozások számára készült AI-útmutatónk részletesen bemutatja, hogyan használhatja az AI-t az ügynökség működésének egyszerűsítésére.
Cserélje le a kézi jelentéskészítést valós idejű irányítópultokra
Heti teljesítményjelentéseket készít úgy, hogy több eszközből gyűjt adatokat, majd azokat beilleszti a diákba? Mire elkészül a jelentéssel, az már elavult is.
📊 A ClickUp irányítópultjaival egy pillanat alatt áttekintheti a munkaterhelés eloszlását, a feladatok előrehaladását, a nyomon követett időt és a határidőn túli tételeket.
A műszerfalak a munkaterület adatait vizuális widgetekké alakítják át – exportálás nélkül.
| Gyakori ügynökségi jelentés | Hasznos ClickUp irányítópult-widget |
|---|---|
| A csapat munkaterhelésének összefoglalása | A munkaterhelés a feladatot ellátó személyek szerint |
| A kampány előrehaladása | Feladatok állapot szerint |
| Ügyfeleknek számlázott órák | Ügyfelenként nyomon követett idő |
| Késedelmes teljesítések | Késedelmes feladatok listája |
Adja hozzá az AI-kártyákat a vezérlőpultjához, hogy hozzáférjen a folyamatosan frissülő, mesterséges intelligencián alapuló betekintésekhez. Például hozzáadhatja a következőket:
- AI StandUp: Összefoglalja a kiválasztott időszak alatti legutóbbi tevékenységeit
- AI Team StandUp: Összefoglalja a kiválasztott személyek és csapatok legutóbbi tevékenységeit egy megadott időszak alatt
- AI-alapú vezetői összefoglaló: Készítsen naprakész vezetői összefoglalót, amely bemutatja az osztálya, csapata vagy projektjei állapotát és helyzetét.
- AI-projekt frissítés: Készítsen átfogó áttekintést a projekt állapotáról és előrehaladásáról
Akár úgy is beállíthatja a műszerfal-jelentéseket, hogy azok automatikusan elküldjék a másolatokat az érintetteknek.
A Hawke Media, egy növekvő digitális marketingügynökség, a ClickUp-ot választotta platformjául a termelékenység és az átláthatóság javítása érdekében. A bevezetés első évében 70%-kal csökkentek a projektkésések.
Sok felsővezetőnknek rengeteg dolgot kell nyomon követnie, és nem feltétlenül akarnak bejelentkezni a ClickUpba. De elküldhetünk nekik „csak megtekintésre” szóló linkeket, így ők – vagy bárki más, akinek szüksége van rá – megtekinthetik a tartalmi naptárat vagy a sprint-irányítópultot, hogy gyorsan átlássák, min dolgozunk.
Sok felsővezetőnknek rengeteg dolgot kell nyomon követnie, és nem feltétlenül akarnak bejelentkezni a ClickUpba. De elküldhetünk nekik „csak megtekintésre” szóló linkeket, így ők – vagy bárki más, akinek szüksége van rá – megtekinthetik a tartalmi naptárat vagy a sprint-irányítópultot, és gyorsan áttekinthetik, min dolgozunk éppen.
📚 Olvassa el még: A legjobb ügynökségirányító szoftverek
Egyszerűsítse a kreatív anyagok jóváhagyását egyetlen beszélgetési szálban
Az e-mailben, a Slackben és a szerkesztőeszközökben szétszórt jóváhagyási munkafolyamatok miatt kimaradnak a módosítások, és késnek a termékbevezetések. Senki sem tudja, melyik verzió az aktuális, vagy hol akadt el egy adott jóváhagyás.
🏆 A ClickUp feladatok segítségével minden visszajelzést a végtermékhez köthet.
- A szálakba rendezett megjegyzések segítségével minden feladat alatt célzott beszélgetéseket folytathat, így mindenki naprakész marad
- A ClickUp Proofing funkciój ával az érdekelt felek közvetlenül a képekre, videókra és PDF-fájlokra tehetnek megjegyzéseket – a visszajelzéseket kommentként közvetlenül magára a kreatív anyagra rendelve.
- Rögzítsen és osszon meg aszinkron videóvisszajelzéseket a ClickUp Clips segítségével, majd ágyazza be azokat az eredeti feladatba, csevegési szálba vagy dokumentumba
Minden érintett ugyanazt a szálat, ugyanazt a verziót és ugyanazt a jóváhagyási állapotot látja.
💡 Profi tipp: Könnyedén együttműködhet az ügyfelekkel, ha vendégeket hív meg a Workspace-be. Osszon meg bármilyen fájlt vagy irányítópultot, hívja meg őket, hogy megjegyzéseket fűzzenek a makettekhez, és állítson be jogosultságokat, hogy szabályozhassa, ki mit láthat.
Keresés feladatok, dokumentumok és üzenetek között mesterséges intelligencia segítségével
📮ClickUp Insight: A munkavállalók több mint 50%-a nehezen találja meg a munkához szükséges információkat. Míg csak 27% mondja, hogy ez könnyű, a többiek valamilyen szintű nehézségekkel szembesülnek, 23% pedig nagyon nehéznek tartja.
Amikor az információk e-mailekben, csevegésekben és különböző eszközökben szétszóródnak, az elpazarolt idő gyorsan felhalmozódik. A ClickUp segítségével egyetlen munkaterületen belül e-maileket nyomon követhető feladatokká alakíthat, csevegéseket kapcsolhat feladatokhoz, válaszokat kaphat a mesterséges intelligenciától, és még sok minden mást is megtehet.
💫 Valódi eredmények: A csapatok a ClickUp használatával hetente több mint 5 órát tudnak megtakarítani – ez évente fejenként több mint 250 óra –, az elavult tudáskezelési folyamatok kiküszöbölésével. Képzelje el, mit tudna létrehozni a csapata, ha minden negyedévben egy plusz hétnyi termelékenységgel rendelkezne!
🔍 Ne kelljen többé négy alkalmazásban turkálnia egyetlen válaszért: használja a ClickUp mesterséges intelligenciával támogatott keresőjét!
Ez a funkció a Feladatok, a Dokumentumok, a Megjegyzések és a Csevegés funkciókban egyaránt működik, így természetes nyelven megfogalmazott kérdésére a rendszer a tényleges munkaterületi adataiból származó választ ad.
Mivel a ClickUp Brain egy konvergált munkaterületen belül működik, már eleve rendelkezik az összes folyamatra vonatkozó kontextussal. ✨
A ClickUp bármely pontjáról elérheti az AI parancssorból. Alternatív megoldásként egyszerűen írja be az @brain szót a feladat megjegyzéseibe vagy a csevegőbe, ugyanúgy, mintha egy másik személyt említene.
💡 Profi tipp: A ClickUp Brain MAX segítségével alakítsd át a megtakarított időt értékes betekintéssé. Ezzel az intelligens asztali asszisztenssel nem csupán frissítéseket generálhatsz, hanem valós időben elemezheted a munkafolyamataidat is. Tegye fel például az alábbi kérdéseket:
Mivel a Brain MAX teljes áttekintést nyújt a feladatokról, az időnyilvántartásról és a műszerfalakról, nem csupán adatokat jelenít meg, hanem összekapcsolja a pontokat, és kiemeli azokat a mintákat, amelyek egyébként elkerülné a figyelmét.
Az eredmény? Nem csupán heti 15 órát takarít meg, hanem okosabb döntéseket hoz arról, hogy a csapata idejét leginkább mire fordítsa.
A ClickUp bármely pontjáról elérheti az AI parancssorból. Alternatív megoldásként egyszerűen írja be az @brain szót a feladat megjegyzéseibe vagy a csevegőbe, ugyanúgy, mintha egy másik személyt említene.
💡 Profi tipp: A ClickUp Brain MAX segítségével alakítsd át a megtakarított időt értékes betekintéssé. Ezzel az intelligens asztali asszisztenssel nem csupán frissítéseket generálhatsz, hanem valós időben elemezheted a munkafolyamataidat is. Tegye fel például az alábbi kérdéseket:
- „Mely ügyfeleknél tart a leghosszabb ideig a jóváhagyási folyamat?”
- „Hol veszítjük el a legtöbb nem számlázható órát?”
- „Mely projekteknél fennáll a késés veszélye ezen a héten?”
Mivel a Brain MAX teljes áttekintést nyújt a feladatokról, az időnyilvántartásról és a műszerfalakról, nem csupán adatokat jelenít meg, hanem összekapcsolja a pontokat, és kiemeli azokat a mintákat, amelyek egyébként elkerülnék a figyelmét.
Az eredmény? Nem csupán heti 15 órát takarít meg, hanem okosabb döntéseket hoz arról, hogy a csapata idejét legközelebb mire fordítsa.
Készítsen sablonokat az ismétlődő projektekhez és az ügyfelek bevonásához
Az ügynökségek ugyanazokat a projekttípusokat hajtják végre újra és újra, de minden alkalommal a semmiből építik fel a feladatstruktúrát. Ezzel órákat pazarolnak el arra, hogy újra feltalálják azt a kereket, amit már egyszer megépítettek.
💪🏻 Mentse el a teljes projektstruktúrákat – beleértve a feladatokat, alfeladatokat, függőségeket, egyéni mezőket és automatizálásokat –, majd egyetlen kattintással telepítse őket a ClickUp sablonjaival.
A ClickUp Sablonközpontban böngészhet az előre elkészített sablonok között, vagy bármely Space-ből, mappából vagy listából elmentheti a sajátjait. Íme néhány példa olyan folyamatokra és erőforrásokra, amelyekhez sablonokat készíthet:
- Ellenőrzőlista az ügyfelek bevonásához
- Kampányindítási munkafolyamat
- Havi tartalomkészítési naptár
- Negyedéves jelentési ciklus
👀 Sablonarchívum: Válasszon több mint 1000 testreszabható sablonból álló könyvtárunkból. Íme néhány javasolt sablon, amelyekkel elindulhat:
Hogyan mérhető az ügynökség által megtakarított idő?
Miután egyetlen munkaterületbe egyesítette a munkafolyamatait, a következő kérdés egyszerű: Tényleg időt takarítunk meg ezzel?
A legtöbb ügynökség itt azt a hibát követi el, hogy a működési mutatók helyett a látszatmutatókat követi nyomon. Nincs szükség több irányítópanelre – csak egy kis számú vezető mutatóra van szükség, amelyek egyértelműen megmutatják, hogy a munka gyorsabban és kevesebb erőfeszítéssel halad-e.
Íme azok a mutatók, amelyek ezt a történetet ténylegesen alátámasztják:
- Átlagos feladatvégzési idő: Mennyi idő alatt jut el egy feladat a „folyamatban” állapotból a „befejezve” állapotba. Ha ez az érték csökken, az azt jelenti, hogy a munkafolyamatok átláthatóbbak, és a csapat kevesebb időt tölt el elakadva vagy várakozással.
- A jelentésekre fordított idő: A heti vagy havi frissítések összeállítására fordított órák száma. Ez jelentősen csökkenhet, ha a jelentések manuális exportálás helyett élő adatokból készülnek.
- A munkafolyamatonként használt eszközök száma: Hány platformot érint egy adott kampány vagy eredmény. Kevesebb eszköz = kevesebb kontextusváltás és nagyobb teljesítmény
- A jóváhagyási ciklus hossza: Az első vázlattól a végleges jóváhagyásig eltelt idő. A rövidebb ciklusok egyértelműbb visszacsatolási folyamatokat és jobb együttműködést jeleznek.
- Nem számlázható adminisztrációs feladatokként nyilvántartott órák: A belső koordinációra, az állapotfrissítésekre és az eszközkezelésre fordított idő. Ez a rejtett költségtényező – ennek csökkentése közvetlenül javítja a kihasználtsági arányt és a jövedelmezőséget.
A ClickUp használatának előnye ebben az esetben egyértelmű: mindezek az adatok már eleve a munkaterületén találhatók.
💡 Profi tipp: A ClickUp Dashboards segítségével nyomon követheti a ciklusidőt, az átbocsátási kapacitást, a határidőre történő teljesítést és a kihasználtsági trendeket anélkül, hogy több jelentést kellene összeillesztenie.
Gyakorlati megközelítés: Ne próbáljon meg mindent egyszerre mérni. Válasszon ki két vagy három mutatót, állapítson meg egy kiindulási értéket egy hétre, majd 30 nap múlva hasonlítsa össze az eredményeket. Ez a különbség jelenti a valódi „megtakarított időt”.
👀 Ha gyors tippeket szeretne kapni arról, hogyan használhatja az AI-t az ügynöksége eredményeinek javítására, nézze meg ezt a videót!
Hogyan kezdje el az ügynökség munkafolyamatainak összehangolását
Az eredmények elérésének leggyorsabb módja az, ha kicsiben kezdjük, bebizonyítjuk az értéket, majd onnan tovább bővítjük a rendszert.
- Vizsgálja felül jelenlegi eszközeit és munkafolyamatait: Térképezze fel, hol zajlik jelenleg a munka – projektmenedzsment, dokumentumkezelés, kommunikáció, jelentések. Ne a tökéletességet keresse, hanem az átfedéseket és a súrlódási pontokat.
- Határozza meg a legnagyobb akadályt jelentő munkafolyamatot: Válasszon ki egy olyan folyamatot, amely folyamatosan problémát jelent (ügyfelek bevonása, heti jelentések, kreatív anyagok jóváhagyása). Kezdje ott, ahol az időveszteség a legszembetűnőbb
- Hozzon létre egy dedikált ClickUp-teret: Hozza létre újra azt a munkafolyamatot a ClickUp-on belül a terek, mappák, listák és feladatok segítségével, hogy minden egy strukturált környezetben legyen elhelyezve
- Készítsen sablont a folyamatból: alakítsa át a munkafolyamatot újrafelhasználható sablonná feladatokkal, függőségekkel, egyéni mezőkkel és automatizálásokkal, így csapatának soha többé nem kell újra felépítenie azt.
- Tovább a következő munkafolyamatra: Amint az első felhasználási eset zökkenőmentesen működik, ismételje meg a folyamatot a következő esetre – kampányvégrehajtás, tartalomkészítés vagy jelentéskészítés.
💡 Profi tipp: Azoknál a csapatoknál, amelyek nem tudnak egyszerre teljes mértékben átállni, az átállás ideje alatt kapcsolják össze a meglévő eszközeiket a ClickUp Integrations segítségével, hogy ne veszítsenek el adatokat.
Nyerd el a csapat támogatását azzal, hogy megmutatod nekik: a mindennapi nehézségek – az állapotfrissítések nyomon követése, a fájlok keresése, a jelentések újbóli elkészítése – azonnal megszűnnek.
Ne csak kezelje a munkát! Vigye előre a dolgokat a ClickUp segítségével!
Az az idő, amit az ügynökségek hetente elveszítenek, több tucat apró hatékonysági veszteség összege, amelyek túl sok eszköz között oszlanak meg. Minden egyes további eszköz, minden egyes duplikált frissítés, minden egyes e-mailben elrejtett jóváhagyás – mindez akadályt jelent. És ezek az akadályok halmozódnak. Lassítják a végrehajtást, rontják a számlázható órákat, és elvonják a csapat figyelmét azokról a stratégiai és kreatív feladatokról, amelyekért az ügyfelek valójában fizetnek.
A munka egyetlen, beépített mesterséges intelligenciával rendelkező munkaterületbe történő összevonása kiküszöböli a probléma alapvető okát.
Ez a több mint 15 óra nem csupán idő – ez a különbség egy olyan ügynökség és egy olyan között, amelynek van ideje gondolkodni. Egységesítse eszközeit, és megtudja, mire képes a csapata, ha nem kell a eszközökkel küszködnie.
Kezdje el ingyenesen használni a ClickUp-ot, és derítse ki, mire fordítja valójában az idejét a csapata. 🙌
Gyakran feltett kérdések
Melyek a legnagyobb időrablók a marketingügynökségekben?
A leggyakoribb időrablók közé tartozik a több eszköz közötti váltogatás, a jelentések kézi elkészítése, a jóváhagyások e-mailben és csevegőprogramokon keresztül történő nyomon követése, a frissítések duplikálása, valamint a fájlok keresése egymástól független rendszerekben.
Hogyan takaríthatnak meg időt a marketingügynökségek a napi működés során?
A marketingügynökségek időt takarítanak meg az eszközök összevonásával, az ismétlődő feladatok – például a jelentések készítése és a jóváhagyások – automatizálásával, valamint a kommunikáció és a projektmenedzsment egyetlen munkaterületen történő központosításával. Ez csökkenti a kontextusváltásokat és kiküszöböli a párhuzamos munkavégzést.
Hogyan javítja az egységes munkaterület az ügynökségek termelékenységét?
Az egységes munkaterület egy helyen egyesíti a feladatokat, a dokumentumokat, a kommunikációt és a jelentéseket. Ez egyetlen megbízható információforrást teremt, felgyorsítja a döntéshozatalt és csökkenti a munkakoordinációra fordított időt.
A kis marketingügynökségek is profitálhatnak a munkafolyamat-automatizálásból?
Igen. Valójában a kisebb ügynökségek profitálnak belőle a leginkább, mivel az automatizálás csökkenti a kézi munkaterhelést, javítja a következetességet, és lehetővé teszi a kis létszámú csapatok számára a bővülést anélkül, hogy új munkatársakat kellene felvenniük.
Mely KPI-ket érdemes az ügynökségeknek nyomon követniük az időmegtakarítás méréséhez?
A legfontosabb mutatók közé tartozik a feladatok elvégzésének ideje (ciklusidő), a jóváhagyási folyamat időtartama, a jelentések elkészítésére fordított idő, a nem számlázható órák száma, valamint a csapat általános kihasználtsági aránya.