A marketingügynökségek gyakran több eszközt is használnak egyetlen ügyfélkampány lebonyolításához. Az Okta megállapította, hogy a különböző iparágakban működő szervezetek jelenleg átlagosan 101 alkalmazást használnak, így szinte lehetetlen elkerülni a fragmentációt.
Ez az útmutató hét konkrét munkafolyamat-változtatást vázol fel, amelyekkel visszaszerezheti az ügynöksége számára az elveszett órákat. Megmutatjuk továbbá, hogy a ClickUp konvergens AI-munkaterülete – egy egységes, biztonságos platform, ahol a projektek, dokumentumok, beszélgetések és elemzések együtt élnek, az AI-t pedig intelligencia-rétegként építették be – hogyan lehet a szuperereje ebben a törekvésben.
Miért veszítenek el a legtöbb marketingügynökség hetente több mint 15 órát?
Ha egy ügyfél számára készítendő anyaghoz a projektmenedzsment eszközben kell ellenőriznie a feladatokat, a Google Docs-ban a briefeket, a Slackben a visszajelzéseket, az e-mailben pedig a jóváhagyásokat, a percek gyorsan összeadódnak.
Ez a kontextusbeli szétszóródás azt jelenti, hogy a csapatok órákat pazarolnak el a szükséges információk keresésével, az alkalmazások közötti váltogatással és ugyanazon frissítések több platformon való ismétlésével. Minden eszközváltás, minden „hol van az a fájl?” Slack-üzenet és minden kézzel készített állapotjelentés olyan időt vesz igénybe, amelyet senki sem követ nyomon.
Itt láthatja, hova kerülnek valójában azok a több mint 15 órák: 👀
- Alkalmazások közötti váltás: A projektmenedzsment eszközről a dokumentumokra, a csevegőre, majd az időkövetésre való átváltás folyamatosan megszakítja a koncentrációt
- Frissítések duplikálása a különböző platformokon: Ugyanazt a státuszt három helyen közzétenni háromszoros munkát jelent, anélkül, hogy bármilyen hozzáadott értéket teremtene
- Jóváhagyások üldözése e-mailben: A visszajelzések elsikkadnak, a verziók pedig összezavarodnak
- A jelentések nulláról való újrakezdése: Ha minden hétfő reggel különböző eszközökből kell adatokat összegyűjtenie egy prezentációba, az azt jelenti, hogy a napjának a fele elvész
- A leadandó verziók keresése: Amikor a fájlok a Google Drive-on, a Dropboxon és e-mail mellékletekben találhatók, senki sem bízik abban, hogy a megfelelő fájlt kapta meg
Ezek a kis hatékonysági veszteségek azonban összességében hetente hatalmas terhet rónak a marketingügynökségek termelékenységére. Az egyik ügynökség, amellyel beszéltünk, kiszámította, hogy csapata tagjai naponta fejenként 45 percet töltenek csak a platformok közötti váltogatásra.
🎥 Mielőtt továbbmennénk, íme egy videó valós, praktikus tippekkel, amelyekkel növelheti marketingügynöksége termelékenységét anélkül, hogy mindenki kiégne!
További forrásokra van szüksége a termelékenység, a jövedelmezőség és a munkaterhelés-kezelés javításához? Használja a ClickUp ügynökségi csapatok számára készült projektmenedzsment-forrásait.
A könyv tartalmazza az Ügynökségi Projektmenedzsment Nagykönyvét, számos ügynökségi sablont, webináriumokat és útmutatókat.
Öt egymástól független ügynökségi eszköz használatának valódi költsége
A széttagolt eszközkészlet problémája nem csupán az elvesztegetett idő, hanem az is, hogy ez a széttagoltság az egész ügynökség működését lelassítja.
Amikor a kampányinformációk több platformra oszlanak, a döntéshozatal hosszabb ideig tart. A csapatok haboznak, mert nem biztosak abban, hogy a legfrissebb adatokat látják. Az alkotó igazgató az egyik verziót nézi át, az ügyfélkapcsolati menedzser egy másikra hivatkozik, és mire a visszajelzés eljut az ügyfélhez, a történet már nem teljesen egyezik.
Az egységes információforrás hiánya finom, de költséges súrlódásokat okoz. A jóváhagyások elakadnak, az átadások zavarossá válnak, és az egyszerű kérdések hosszú oda-vissza levelezéssé alakulnak, csak azért, hogy megerősítsék, mi történt már.
Idővel ez nem csupán a végrehajtásra van hatással:
- Az ügyfelekkel való kommunikáció proaktív helyett reaktívvá válik
- A csapatok több időt töltenek a munka ellenőrzésével, mint annak előrehaladásával
- A stratégiai gondolkodás háttérbe szorul az operatív koordinációval szemben
A valódi költség nem a pénz, hanem a kapacitás. Minden óra, amit a csapata az eszközök kezelésével tölt, egy óra, amit nem fordíthat az ügyfélstratégiára vagy a kreatív munkára.
📮ClickUp Insight: Az alacsony teljesítményű csapatoknál négyszer nagyobb az esélye annak, hogy 15 vagy több eszközt használnak egyszerre, míg a magas teljesítményű csapatok hatékonyságukat úgy tartják fenn, hogy eszköztárukat 9 vagy annál kevesebb platformra korlátozzák.
De mi lenne, ha egyetlen platformot használna? A munka mindenre kiterjedő alkalmazásaként a ClickUp egyetlen platformra egyesíti feladatait, projektjeit, dokumentumait, wikijeit, csevegéseit és hívásait, mindezt AI-alapú munkafolyamatokkal kiegészítve. Készen áll az okosabb munkavégzésre? A ClickUp minden csapat számára megfelelő, láthatóvá teszi a munkát, és lehetővé teszi, hogy az AI-re bízva a lényegre koncentrálhasson.
📖 Olvassa el még: Új elérési marketing: Hogyan segített a ClickUp ügynökségünknek 800 000 dolláros éves ismétlődő bevételre (ARR) növelni a forgalmát
Hogyan helyettesít egy munkaterület egy egész ügynökség technológiai infrastruktúráját
Ahelyett, hogy öt eszközt próbálnának összekapcsolni, az ügynökségek konszolidálják technológiai eszközeiket, és mindent egyetlen munkaterületre helyeznek át.
Itt jön jól a konvergált munkaterületi megközelítés. Mivel a feladatok, a dokumentumok és a beszélgetések összekapcsolódnak, egy kampányfeladat megnyitásakor megjelenik a brief, a megjegyzésszál, a rögzített idő és a jóváhagyási állapot – mindezt anélkül, hogy el kellene hagynia a képernyőt.
✨ Ügyfél történet: Növekedés az operatív terhek nélkül
Ahogy a csapatok növekednek, a koordináció – és nem a végrehajtás – válik a szűk keresztmetszetté.
Ezzel szembesült a path8 Productions videóprodukciós ügynökség is. Munkájuk több eszközre, például a Smartsheetre, a Slackre, a Togglra és a Dropbox Paperre oszlott szét, ami miatt a producereknek a projektek előrehaladása helyett a frissítések szinkronizálásával kellett foglalkozniuk.
Ahelyett, hogy további folyamatokat vagy létszámot vettek volna fel, mindent a ClickUp Small Business Suite-be konszolidáltak.
⚡ A hatás
- Hat eszköz helyett egy egységes munkaterület
- 60%-kal csökkent az értekezletek előkészítési ideje (30–60 percről ~10 percre)
- A ClickUp támogatásával kevesebb mint 8 hét alatt teljes mértékben megvalósítva
- Valós idejű áttekintés a projektekről, a kommunikációról és az időnyilvántartásról
Mivel minden egy helyen található, megszűnt az állandó „minden eszköz frissítése” ciklus. Az időt közvetlenül a feladatokhoz rögzítik, a beszélgetések kapcsolódnak a munkához, és a megbeszélések napirendjei élő adatokból állnak össze. Hallgassa meg Pat Henderson saját szavaival 👇
Íme egy rövid áttekintés arról, hogy egy egységes munkaterület milyen előnyökkel jár:
| Dimension | Fragmentált rendszer (5 vagy több eszköz) | Konszolidált munkaterület |
|---|---|---|
| Új munkatársak beillesztése | Képezze ki a munkatársakat az egyes eszközökre külön-külön | Egyetlen platform, amit meg kell tanulni |
| Heti jelentések | Exportálás, másolás, beillesztés különböző eszközök között | Élő adatok lekérése egyetlen forrásból |
| Jóváhagyási ciklusok | Szétszórva az e-mailek és a csevegőprogramok között | Minden egy helyen |
| Fájlok keresése | Nézze meg három vagy négy alkalmazást | Egyetlen egységes kereső |
| A valóság forrása | „Melyik eszköz rendelkezik a legújabb verzióval?” | Egyetlen, összekapcsolt munkaterület |
📖 Olvassa el még: Brand Right Marketing: Hogyan javította a ClickUp automatizálásai és feladat-sablonjai a munkafolyamatunkat
7 munkafolyamat-változtatás, amely több mint 15 órát takarít meg a marketingügynökségeknek
Ez a 7 stratégia segít ügynökségének hetente órákat megtakarítani. Mindegyik egy konkrét időrabló tényezőhöz kapcsolódik, és egy egységes munkakörnyezeten belül meghatározott módszert kínál annak kiküszöbölésére.
Központosítsa a projektmenedzsmentet minden ügyfélfiókban
A legtöbb ügynökség minden ügyfelet másképp kezel – különböző eszközökkel, névkonvenciókkal és munkafolyamatokkal. Ez lehetetlenné teszi a munkaterhelés vagy a határidők áttekintését az egyes fiókok között.
🚀 Szervezze át az egész ügynökségét egy áttekinthető struktúrába a ClickUp Terek, Mappák és Listák segítségével.
A Spaces segítségével ügyfelek, részlegek vagy kezdeményezések szerint rendezheti a különböző munkafolyamatokat. A komplex munkafolyamatokhoz mappákat hozhat létre a Spaces-en belül, a listák pedig a tényleges feladatokat tartalmazzák.
- Hely: Ügyfél neve (pl. Acme Corp)
- Mappa: Kampánytípus (pl. 3. negyedévi termékbevezetés)
- Lista: Teljesítési kategória (pl. közösségi média tartalom, e-mail sorozatok)
- Feladatok: Egyedi teljesítési feladatok kijelölt felelősökkel, határidőkkel és állapotokkal
💡 Profi tipp: A ClickUp egyéni mezői segítségével nyomon követheti az ügyfélspecifikus metaadatokat, például a kampány típusát és a teljesítés állapotát anélkül, hogy külön rendszereket kellene létrehoznia. Bármely feladathoz hozzáadhat legördülő menüket, dátumokat, címkéket és egyebeket, hogy az adatok strukturáltak és jelenthetőek maradjanak.
Automatizálja az ügyfeleknek szóló frissítéseket és állapotjelentéseket
Az ügyfélmenedzserek hetente órákat töltenek azzal, hogy különböző forrásokból összeállítják a frissítéseket, hogy azokat e-mailben elküldhessék az ügyfeleknek. Ez olyan adminisztratív teher, amely nem járul hozzá az eredmények javításához.
🎯 Szüntesse meg a manuális nyomon követést az ügynökségi munkafolyamat-automatizálási szabályok beállításával a ClickUp Automations segítségével.
Ön határozza meg a kiváltó eseményeket, feltételeket és műveleteket – például: „amikor egy feladat átkerül az Ügyfél általi felülvizsgálat fázisba, értesítse az ügyfélmenedzsert, és rendeljen hozzá határidőt”. A rendszer a többit elintézi.
🌟 Készítsen automatikusan heti állapotösszefoglalókat a tényleges feladatadatokból a ClickUp Brain segítségével, az integrált mesterséges intelligenciával, amely teljes képet ad a ClickUp-ban végzett munkájáról.
Ahelyett, hogy a frissítést a semmiből írná meg, a ClickUp Brain összegyűjti az adott héten történt eseményeket – a befejezett feladatokat, a felülvizsgálat alatt álló elemeket, a közelgő határidőket – és strukturált frissítéssé alakítja őket. Önnek csak át kell nézni és elküldeni.
🦸🏻♀️ Super Agent kiegészítő: A ClickUp Project Status Reporter Agent még könnyebbé teszi ezt.
Adjon hozzáférést az ügynöknek a projektjéhez, és az elkészít egy az érdekelt felek számára kész állapotjelentést, amely tartalmazza a mérföldkövekhez viszonyított előrehaladást, a jelentős befejezéseket, a kockázatos tételeket és a közelgő határidőket.
👀 Nézze meg, hogyan automatizálhatják a ClickUp AI Super Agents szolgáltatásai az ismétlődő feladatokat, és hogyan nyújthatnak intelligens segítséget csapata mindennapi munkájában:
Kövesse nyomon az időt közvetlenül a feladatok és projektek belül
Ha az időnyilvántartás egy külön eszközben történik, a bejegyzések pontatlanok vagy teljesen hiányoznak. Ez rontja a számlázás pontosságát, és a jövedelmezőségi elemzést találgatássá teszi.
⏱️ Pontosan ott rögzítheti az időt, ahol éppen dolgozik, a minden feladatba beépített ClickUp időkövető funkcióval.
Indíthat időzítőt, vagy manuálisan adhat hozzá bejegyzéseket a feladatokból, a ClickUp Lista nézetből, a ClickUp Tábla nézetből, vagy akár a Gyors műveletek menüből. Minden bejegyzés megjelölhető számlázhatóként vagy nem számlázhatóként, és tartalmazhat leírásokat vagy címkéket. A következőket követheti nyomon:
- Ügyfelenként számlázható órák
- Belső (nem számlázható) órák projektként
- Becsült és tényleges idő a teljesítésekre
- Az idő eloszlása a teljesítési típusok szerint
👉🏽 Kisvállalkozásoknak szóló AI-útmutatónk részletesen bemutatja, hogyan használhatja az AI-t az ügynöksége működésének egyszerűsítésére.
Cserélje le a manuális jelentéstételt valós idejű irányítópultokra
Heti teljesítményjelentéseket készít több eszközből származó adatok összegyűjtésével és azok diákba illesztésével? Mire elkészül a jelentés, az már elavult.
📊 A ClickUp irányítópultjaival egy pillanat alatt áttekintheti a munkaterhelés eloszlását, a feladatok előrehaladását, a nyomon követett időt és a késedelmes tételeket.
A műszerfalak a munkaterület adatait vizuális widgetekké alakítják – exportálás nélkül.
| Gyakori ügynökségi jelentés | Hasznos ClickUp műszerfal-widget |
|---|---|
| A csapat munkaterhelésének összefoglalása | Munkaterhelés megbízottak szerint |
| Kampány előrehaladása | Feladatok állapot szerint |
| Ügyfelek számlázási órái | Ügyfél által nyomon követett idő |
| Késedelmes teljesítések | Késedelmes feladatok listája |
Adjon hozzá AI-kártyákat a műszerfalához, hogy hozzáférjen a folyamatosan frissülő, AI-alapú betekintésekhez. Például hozzáadhat:
- AI StandUp: Összefoglalja a kiválasztott időszakban végzett legutóbbi tevékenységeit
- AI Team StandUp: Összefoglalja a kiválasztott személyek és csapatok legutóbbi tevékenységeit egy kiválasztott időszak alatt
- AI-vezetői összefoglaló: Készítsen naprakész vezetői összefoglalót, amely bemutatja az osztálya, csapata vagy projektjei állapotát és helyzetét.
- AI-projektfrissítés: Készítsen átfogó áttekintést a projekt állapotáról és előrehaladásáról
Akár be is állíthatja, hogy a műszerfal-jelentések automatikusan elküldjék a másolatokat az érintetteknek.
A Hawke Media, egy növekvő digitális marketingügynökség, a ClickUp-ot választotta platformjául a termelékenység és az átláthatóság javítása érdekében. A bevezetés első évében 70%-kal csökkentek a projektkésések.
Sok felsővezetőnknek rengeteg dolgot kell nyomon követnie, és nem feltétlenül akarnak bejelentkezni a ClickUpba. De elküldhetünk nekik „Csak megtekintés” linkeket, így ők – vagy bárki más, akinek szüksége van rá – megtekintheti a tartalmi naptárat vagy a sprint-dashboardot, hogy gyorsan megértsék, min dolgozunk.
Sok felsővezetőnknek rengeteg dolgot kell nyomon követnie, és nem feltétlenül akarnak bejelentkezni a ClickUpba. De elküldhetünk nekik „csak megtekintés” linkeket, így ők – vagy bárki más, akinek szüksége van rá – megnézhetik a tartalmi naptárat vagy a sprint-dashboardot, hogy gyorsan megértsék, min dolgozunk.
📚 Olvassa el még: A legjobb ügynökségirányítási szoftverek
Egyszerűsítse a kreatív jóváhagyásokat egyetlen szálon
Az e-mailek, a Slack és a jelölőeszközök között szétszórt jóváhagyási munkafolyamatok miatt kimaradnak a módosítások, és késnek a bevezetések. Senki sem tudja, melyik verzió az aktuális, vagy hol akadt el egy adott jóváhagyás.
🏆 A ClickUp Tasks segítségével minden visszajelzést a végeredményhez köthet.
- A szálakba rendezett megjegyzések segítségével minden feladat alatt célzott beszélgetéseket folytathat, így mindenki naprakész marad.
- Lehetővé teszi az érdekelt felek számára, hogy közvetlenül a képekre, videókra és PDF-fájlokra tegyenek megjegyzéseket a ClickUp Proofing funkciój ával – a visszajelzéseket közvetlenül a kreatív anyaghoz rendelve, megjegyzések formájában.
- Rögzítsen és osszon meg aszinkron videó visszajelzéseket a ClickUp Clips segítségével, és ágyazza be azokat az eredeti feladatba, csevegési szálba vagy dokumentumba.
Minden érintett ugyanazt a szálat, ugyanazt a verziót és ugyanazt a jóváhagyási státuszt látja.
💡 Profi tipp: Könnyedén dolgozzon együtt ügyfeleivel úgy, hogy vendégeket hív meg a munkaterületére. Osszon meg bármilyen fájlt vagy irányítópultot, hívja meg őket, hogy megjegyzéseket fűzzenek a makettekhez, és állítson be jogosultságokat, hogy szabályozza, ki mit láthat.
Keresés feladatok, dokumentumok és üzenetek között AI segítségével
📮ClickUp Insight: A munkavállalók több mint 50%-a nehezen találja meg a munkához szükséges információkat. Míg csak 27% mondja, hogy ez könnyű, a többiek valamilyen szintű nehézségekkel szembesülnek, 23% pedig nagyon nehéznek tartja.
Amikor az információk e-mailek, csevegések és különböző eszközök között szétszóródnak, az időveszteség gyorsan felhalmozódik. A ClickUp segítségével egyetlen munkaterületen belül e-maileket nyomon követhető feladatokká alakíthat, csevegéseket kapcsolhat feladatokhoz, válaszokat kaphat a mesterséges intelligenciától, és még sok minden mást is megtehet.
💫 Valódi eredmények: A csapatok a ClickUp használatával hetente több mint 5 órát tudnak megtakarítani – ez évente több mint 250 óra fejenként –, az elavult tudáskezelési folyamatok kiküszöbölésével. Képzelje el, mit tudna létrehozni a csapata egy negyedévente megtakarított extra hét termelékenységgel!
🔍 Ne kelljen többé négy alkalmazásban turkálnia egy válaszért: használja a ClickUp mesterséges intelligenciával támogatott keresőjét!
Ez a funkció a Feladatok, Dokumentumok, Megjegyzések és Csevegés funkciókban is működik, így természetes nyelven írhat be egy kérdést, és a munkaterületének tényleges adataiból származó választ kap.
Mivel a ClickUp Brain egy konvergált munkaterületen belül működik, már eleve rendelkezik az összes folyamat kontextusával. ✨
A ClickUp bármely pontjáról elérheti az AI Command Bar-on keresztül. Alternatív megoldásként egyszerűen írja be az @brain szót a feladat megjegyzéseibe vagy a csevegésbe, ugyanúgy, mintha egy másik személyt említene.
💡 Profi tipp: A ClickUp Brain MAX segítségével alakítsa át a megtakarított időt értékes betekintéssé. Ezzel az intelligens asztali asszisztenssel nem csak frissítéseket generálhat, hanem valós időben elemezheti a munkafolyamatait is. Tegyen fel olyan kérdéseket, mint:
Mivel a Brain MAX teljes körű áttekintést nyújt a feladatokról, az időnyilvántartásról és a műszerfalakról, nem csupán adatokat jelenít meg, hanem összeköti a pontokat és kiemeli azokat a mintákat, amelyek egyébként elkerülné a figyelmét.
Az eredmény? Nem csupán heti 15 órát takarít meg, hanem okosabb döntéseket hoz arról, hogy a csapata idejét mire fordítsa a jövőben.
A ClickUp bármely pontjáról elérheti az AI Command Bar-on keresztül. Alternatív megoldásként egyszerűen írja be az @brain szót a feladat megjegyzéseibe vagy a csevegésbe, ugyanúgy, mintha egy másik személyt említene.
💡 Profi tipp: Használja ki a megtakarított időt a ClickUp Brain MAX segítségével. Ezzel az intelligens asztali asszisztenssel nem csak frissítéseket generálhat, hanem valós időben elemezheti a munkafolyamatait is. Tegyen fel olyan kérdéseket, mint:
- „Mely ügyfeleknél tart a leghosszabb ideig a jóváhagyási folyamat?”
- „Hol veszítjük el a legtöbb nem számlázható órát?”
- „Mely projekteknél fennáll a késés veszélye ezen a héten?”
Mivel a Brain MAX teljes képet ad a feladatokról, az időnyilvántartásról és a műszerfalakról, nem csupán adatokat jelenít meg, hanem összeköti a pontokat, és kiemeli azokat a mintákat, amelyek egyébként elkerülné a figyelmét.
Az eredmény? Nem csupán heti 15 órát takarít meg, hanem okosabb döntéseket hoz arról, hogy csapata idejét mire fordítsa a jövőben.
Készítsen sablonokat az ismétlődő projektekhez és az ügyfelek bevonásához
Az ügynökségek ugyanazokat a projekttípusokat hajtják végre újra és újra, de minden alkalommal a semmiből építik fel a feladatstruktúrát. Ezzel órákat pazarolnak el arra, hogy újra feltalálják azt a kereket, amit már egyszer megépítettek.
💪🏻 Mentse el a teljes projektstruktúrákat – beleértve a feladatokat, alfeladatokat, függőségeket, egyéni mezőket és automatizálásokat – és telepítse őket egyetlen kattintással a ClickUp sablonjaival.
A ClickUp Sablonközpontban böngészhet előre elkészített opciók között, vagy mentheti saját sablonjait bármelyik térből, mappából vagy listából. Íme néhány példa olyan folyamatokra és eszközökre, amelyekhez sablonokat készíthet:
- Ügyfél-bevezetési ellenőrzőlista
- Kampányindítási munkafolyamat
- Havi tartalomgyártási naptár
- Negyedéves jelentési ciklus
👀 Sablonarchívum: Válasszon több mint 1000 testreszabható sablonból álló könyvtárunkból. Íme néhány javasolt sablon a kezdéshez:
Hogyan mérhető az ügynöksége által megtakarított idő?
Miután egyetlen munkaterületbe konszolidálta a munkafolyamatait, a következő kérdés egyszerű: Tényleg időt takarítunk meg ezzel?
A legtöbb ügynökség itt azt a hibát követi el, hogy a működési mutatók helyett a látszatmutatókat követi nyomon. Nincs szüksége több irányítópultra – csak egy kis csoportra olyan vezető mutatókból, amelyek egyértelműen megmutatják, hogy a munka gyorsabban és kevesebb erőfeszítéssel halad-e.
Íme azok a mutatók, amelyek ezt a történetet ténylegesen alátámasztják:
- Átlagos feladatvégzési idő: Mennyi idő alatt kerül át egy feladat a „folyamatban” állapotból a „befejezve” állapotba. Ha ez az érték csökken, az azt jelenti, hogy a munkafolyamatok átláthatóbbak, és a csapat kevesebb időt tölt el elakadásokkal vagy várakozással.
- A jelentésekre fordított idő: A heti vagy havi frissítések összeállítására fordított órák száma. Ez jelentősen csökkenhet, ha a jelentések manuális exportálás helyett élő adatokból készülnek.
- Munkamenetenként használt eszközök száma: Hány platformot érint egy adott kampány vagy eredmény. Kevesebb eszköz = kevesebb kontextusváltás és nagyobb teljesítmény
- A jóváhagyási ciklus hossza: Az első vázlattól a végleges jóváhagyásig eltelt idő. A rövidebb ciklusok egyértelműbb visszacsatolási folyamatokat és jobb együttműködést jeleznek.
- Nem számlázható adminisztrációs időként nyilvántartott órák: A belső koordinációra, állapotfrissítésekre és eszközkezelésre fordított idő. Ez a rejtett költségtényező – csökkentése közvetlenül javítja a kihasználtsági arányt és a jövedelmezőséget
A ClickUp használatának előnye ebben az esetben egyértelmű: mindezek az adatok már eleve a munkaterületén találhatók.
💡 Profi tipp: A ClickUp Dashboards segítségével nyomon követheti a ciklusidőt, az átbocsátási kapacitást, a határidőre történő teljesítést és a kihasználtsági trendeket anélkül, hogy több jelentést kellene összeállítania.
Gyakorlati megközelítés: Ne próbáljon meg mindent egyszerre mérni. Válasszon ki két vagy három mutatót, állapítson meg egy alapértéket egy hétre, majd 30 nap múlva hasonlítsa össze újra az eredményeket. Ez a különbség jelenti a valódi „megtakarított időt”.
Hogyan kezdje el konszolidálni ügynöksége munkafolyamatát
A leggyorsabb módja az eredmények elérésének, ha kicsiben kezdjük, bebizonyítjuk az értéket, és onnan bővítjük a tevékenységet.
- Vizsgálja meg jelenlegi eszközeit és munkafolyamatait: Térképezze fel, hol zajlik ma a munka – projektmenedzsment, dokumentumok, kommunikáció, jelentések. Ne a tökéletességet keresse, hanem az átfedéseket és a súrlódásokat.
- Határozza meg a legnagyobb súrlódást okozó munkafolyamatot: Válasszon ki egy olyan folyamatot, amely folyamatosan problémát jelent (ügyfelek bevonása, heti jelentések, kreatív anyagok jóváhagyása). Kezdje ott, ahol a legnyilvánvalóbb az időveszteség
- Hozzon létre egy dedikált ClickUp-teret: Hozza létre újra azt a munkafolyamatot a ClickUp-on belül a terek, mappák, listák és feladatok segítségével, hogy minden egy strukturált környezetben legyen.
- Készítsen sablont a folyamatból: alakítsa át a munkafolyamatot újrafelhasználható sablonná feladatokkal, függőségekkel, egyéni mezőkkel és automatizálásokkal, így csapatának soha többé nem kell újra felépítenie azt
- Térjen át a következő munkafolyamatra: Miután az első felhasználási eset zökkenőmentesen működik, ismételje meg a folyamatot a következőnél – kampányvégrehajtás, tartalomelőállítás vagy jelentéskészítés.
💡 Profi tipp: Azoknál a csapatoknál, amelyek nem tudnak egyszerre teljesen átállni, az átállás ideje alatt kapcsolja össze a meglévő eszközeit a ClickUp Integrations szolgáltatással, hogy ne veszítsen el adatokat.
Szerezzen támogatást azzal, hogy megmutatja a csapatnak, hogy a napi nehézségek – az állapotfrissítések nyomon követése, a fájlok keresése, a jelentések újbóli elkészítése – azonnal megszűnnek.
Ne csak irányítsa a munkát! Vigye előre a dolgokat a ClickUp segítségével!
Az ügynökségek által hetente elvesztegetett idő több tucat apró hatékonysági veszteség összege, amelyek túl sok eszközre oszlanak szét. Minden további eszköz, minden duplikált frissítés, minden e-mailben elrejtett jóváhagyás – mindez súrlódást okoz. És a súrlódás fokozódik. Lassítja a végrehajtást, rontja a számlázható órákat, és elvonja a csapat figyelmét azokról a stratégiai és kreatív feladatokról, amelyekért az ügyfelek valójában fizetnek.
A munkájának egyetlen, beépített mesterséges intelligenciával rendelkező munkaterületbe történő összevonása megszünteti a probléma gyökerét.
Ez a több mint 15 óra nem csupán idő – ez a különbség egy olyan ügynökség és egy olyan között, amelynek van ideje gondolkodni. Konszolidálja eszközeit, és megtudja, mire képes a csapata, ha nem kell a szerszámokkal küzdenie.
Kezdje el ingyenesen a ClickUp használatát, és nézze meg, mire fordítja valójában az idejét a csapata. 🙌
Gyakran ismételt kérdések
A leggyakoribb időrablók közé tartozik a több eszköz közötti váltás, a jelentések kézi elkészítése, a jóváhagyások e-mailben és csevegőn keresztül történő nyomon követése, a frissítések duplikálása, valamint a fájlok keresése egymástól független rendszerekben.
A marketingügynökségek időt takarítanak meg az eszközök összevonásával, az olyan ismétlődő feladatok automatizálásával, mint a jelentések és a jóváhagyások, valamint a kommunikáció és a projektmenedzsment egyetlen munkaterületen történő központosításával. Ez csökkenti a kontextusváltást és kiküszöböli a párhuzamos munkavégzést.
Az egységes munkaterület egy helyen egyesíti a feladatokat, a dokumentumokat, a kommunikációt és a jelentéseket. Ez egyetlen megbízható információforrást teremt, felgyorsítja a döntéshozatalt és csökkenti a munkakoordinációra fordított időt.
Igen. Valójában a kisebb ügynökségek profitálnak belőle a legjobban, mivel az automatizálás csökkenti a kézi munkaterhelést, javítja a következetességet, és lehetővé teszi a kis létszámú csapatok számára a bővülést anélkül, hogy növelniük kellene a létszámot.
A legfontosabb mutatók között szerepel a feladatok elvégzésének ideje (ciklusidő), a jóváhagyások feldolgozási ideje, a jelentések elkészítésére fordított idő, a nem számlázható órák száma és a csapat általános kihasználtsági aránya.