Időben befejezte a projektet és elküldte a számlát. Ekkor kezdődtek a furcsa események. Az ügyfél visszajött azzal, hogy a fizetési feltételek eltérnek az elvárásaitól.
Ők azt várták, hogy az áfa a teljes számla összegében benne van, míg Ön úgy gondolta, hogy azt a nyújtott szolgáltatások mellett kell felszámítani. Bármely tanácsadó, szabadúszó vagy kisvállalkozás tulajdonosa ismeri ezt a helyzetet. Hogy megkíméljük Önt a könnyektől, írtunk egy útmutatót.
Ebben az útmutatóban bemutatjuk, hogyan számlázzon ügyfeleknek, néhány profi tippet adunk, és megmutatjuk, hogyan használhatja a ClickUp alkalmazást az ügyfelek számlázási folyamatának automatizálásához.
⭐️ Kiemelt sablon
A ClickUp számlasablon segítségével könnyedén létrehozhat, kezelhet és nyomon követhet számlákat, így számlázási folyamata szervezettebbé válik. Az egyedi állapotok, mezők és többféle nézetek segítségével ez a sablon egyszerűsíti a számlázást vállalkozások és szabadúszók számára.
Mikor kell számlázni az ügyfeleknek?
Nincs egyetlen, minden esetben alkalmazható megoldás. A megfelelő időpont a projekt típusától és az ügyféllel kötött megállapodástól függ. Íme öt általános számlázási módszer:
1. Előre fizetendő számlázás
Legalkalmasabb: első ügyfelek, egyszeri stratégiai projektek vagy kis projektek (kevesebb mint 2 hét)
A projekt megkezdése előtt elküldi a számlát, és az ügyfél a munka megkezdése előtt teljes egészében vagy részben kifizeti az előleget.
Példák:
- 50% a helyfoglaláskor, 50% a szállítás előtt
- Teljes előlegfizetés 1:1 konzultációs hívásért
Ha előre számláz, akkor ezt az első találkozás vagy felmérő beszélgetés során beszélje meg. Így elkerülheti azokat a kifogásokat és akadályokat, amelyek már a kezdetektől bonyolulttá tennék az üzleti kapcsolatot.
Így nem kell túl sok időt és energiát fektetnie olyan ügyfelekbe, akik nem értenek egyet a fizetési struktúrájával.
2. Mérföldkő alapú számlázás
Legalkalmasabb: egyértelmű fázisokkal rendelkező projektek (pl. márkaépítés, weboldal-készítés, jelentések)
Meghatározza a projekt szakaszait, és mindegyiket összekapcsolja egy fizetéssel. Minden szakasz végén általában számlát küld a nyújtott szolgáltatásokért.
Példák:
- 25% a projekt kezdetén → 50% az első vázlat után → 25% a teljesítéskor
- X dollár a kezdéskor → Y dollár a tervezés után → Z dollár a bevezetés után
Ha a projekt bonyolult, a tanácsadók inkább a mérföldkő-alapú számlázási folyamatot részesítik előnyben, mivel így az ügyfélnek érdeke, hogy időben visszajelzést adjon és jóváhagyja a számlát. A fizetési folyamat a előre meghatározott célok elérésétől függ.
💡 Profi tipp: A projekt ütemterv sablon feltérképezi a legfontosabb fázisokat, határidőket és átadási pontokat. Ezzel ügyfele vizuális útitervet kap arról, mire számíthat és mikor kell fizetnie.
A dátumok és a teljesítési határidők rögzítésével könnyebb mindkét felet felelősségre vonni. A sablon megkönnyíti a számlázási folyamatot, és megakadályozza a feladatköri eltéréseket és a fizetési késedelmeket.
3. A teljesítés utáni számlázás
Legalkalmasabb: beszerzési részleggel rendelkező vállalati ügyfelek számára
Amint befejezte a munkát, számlázza ki az ügyfeleket, és adjon meg egy esedékességi dátumot (általában 15–30 nap).
Példák:
- A számla esedékessége: 15 nap a benyújtástól számítva
- A munka június 1-jén került leszállításra, a számla esedékessége június 15.
A nagyobb vállalatokkal való együttműködés során a teljesítés utáni számlázás gyakran nem tárgyalható. Pénzügyi csapatuk általában szigorú beszállítói jóváhagyási és kifizetési ciklusokat követ.
Ha ezt a modellt használja, mindig gondoskodjon arról, hogy a papírmunka rendben legyen: aláírt szerződés, megállapodott teljesítések, kidolgozott fizetési részletek és egyértelmű fizetési feltételek. A cash flow előrejelzésénél célszerű figyelembe venni a fizetési késedelmeket is.
👀 Tudta-e: A vállalkozások 68%-a a teljes számlaállományának több mint 1%-ában tapasztal hibákat. Fontolja meg számlázási szoftver használatát a számítások automatizálása, a kötelező mezők érvényesítése és az ügyfelek számlázási adatainak konzisztens kezelése érdekében. Ez csökkenti a kézi hibák számát és biztosítja a számlák gyorsabb jóváhagyását.
4. Ismétlődő számlázás (előlegek)
Legalkalmasabb: Folyamatos szolgáltatások (pl. tartalom, tervezés, tanácsadás, műveletek)
Az ügyfél rendszeres időközönként (általában havonta) fix összeget fizet, gyakran egy meghatározott óraszám vagy teljesítményért.
Példák:
- 2000 dollár/hó, maximum 10 óra marketing támogatásért
- Havi előlegszámla az 1. napon, előre fizetendő
Ez a számlázási módszer azoknak az ügyfeleknek megfelelő, akik állandó támogatást igényelnek, és nem akarnak minden alkalommal újratárgyalni a díjakat. Önnek ez előre jelezhető bevételt és zökkenőmentesebb munkaterhelés-tervezést jelent.
A visszatérítések azonban csak akkor működnek, ha a hatályuk egyértelmű és mindkét fél tiszteletben tartja. Feltétlenül határozza meg, hogy mi tartozik a szolgáltatásba, hogyan kezelik a fel nem használt órákat, és mikor vizsgálják felül a feltételeket, például 3 vagy 6 havonta.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes kereskedelmi számlasablonok
5. Idő és anyagok (óradíj alapú számlázás)
Legalkalmasabb: nyitott végű munkák (tanácsadás, hibaelhárítás, coaching) és változó időigényű ügyfelek
A munkaidőt folyamatosan rögzíti, és rendszeresen (heti, kétheti vagy havi) számláz.
Példák:
- 100 dollár/óra, minden pénteken számlázva, munkaidő-nyilvántartással
- 10 óra ezen a héten → számla elküldése hétfőn
Az óradíjas számlázás rugalmasságot biztosít, és akkor célszerű, ha a projekt hatóköre folyamatosan változik vagy nem egyértelmű. De igazolnia kell, hogy hogyan töltötte el az időt.
Az ügyfelek elégedettségének és a bizalom kiépítésének érdekében ossza meg velük a rendszeres frissítéseket és az időnaplókat, különösen akkor, ha az ügyfél nem látja az azonnali eredményeket. Heti/havi óraszám-korlátozást is felajánlhat, hogy az ügyfelek kontrollálhassák a költségvetésüket, anélkül, hogy Ön rögzített díjakhoz kötelezné magát.
💡 Bónusz: Itt használhatja a ClickUp projektidő-nyomonkövetési funkcióját, hogy közvetlenül az egyes feladatokhoz rögzítse a munkaidőt – akár élő időzítő elindításával, akár az idő kézi beírásával. Hozzáadhat megjegyzéseket, kategorizálhatja a bejegyzéseket, és időjelentéseket készíthet számlázás vagy belső nyomonkövetés céljából.
A ClickUp olyan eszközökkel is integrálható, mint a Harvest és az Everhour, ha részletesebb jelentéseket szeretne készíteni, vagy összekapcsolni szeretné számlázási szoftverrel.
Mit kell tartalmaznia az ügyfélszámlának?
Miután megtudta, mit kell feltüntetnie a számlán, sablonokat készíthet, és gyorsabban elküldheti a számlákat.
| Számlaelem | Mit kell tartalmaznia |
| Az Ön adatai | Az Ön neve, cégneve (ha van), elérhetőségei és adóazonosító száma, ha van ilyen |
| Ügyféladatok | Az ügyfél teljes neve, cégneve, címe és e-mail címe |
| Számlaszám | Egyedi, sorszámmal ellátott azonosító (pl. INV-0012) a számlák nyomon követéséhez |
| Számla dátuma | A számla elküldésének dátuma |
| Esedékesség | Amikor a fizetés várható (pl. „15 napon belül esedékes”) |
| Projekt/szolgáltatás leírása | A munka rövid összefoglalása (pl. „Weboldal vázlatok – 1. fázis”) |
| A díjak lebontása | Részletezett lista: ledolgozott órák, teljesítések, mennyiség, egység/óra ára |
| Részösszeg | Összeg adók és kedvezmények előtt |
| Adók (ha alkalmazandó) | Visszatérítési szabályzat, késedelmes fizetési feltételek vagy köszönő üzenet |
| Teljes fizetendő összeg | Végső fizetendő összeg |
| Fizetési utasítások | Banki adatok, PayPal link stb. |
| Feltételek és megjegyzések | Visszatérítési szabályzat, késedelmes fizetési feltételek vagy köszönő üzenet |
Ezt manuálisan is megteheti, vagy ingyenes számlasablonokat használhat a folyamat egységesítéséhez.
Hogyan számlázzunk ügyfeleknek (lépésről lépésre)
Ha először számlázol ügyfélnek, kövesd az alábbi lépéseket.
1. lépés: Véglegesítse a teljesítendő feladatokat és erősítse meg azok befejezését
Mielőtt elküldené a számlát, győződjön meg arról, hogy az ügyfél egyetért a munka befejezésével.
Ugyanilyen fontos, hogy ügyfele elismerje a számla kézhezvételét és aláírja azt. Az írásbeli elismervény a számlázás papír alapú nyoma.
Így teheti zökkenőmentessé a számlázási folyamatot:
- Ellenőrizze, hogy minden teljesítés megfelel-e a szerződésben vagy az ajánlatban ígértnek, majd küldjön professzionális számlát.
- Küldjön egy rövid összefoglaló e-mailt:„Üdvözlöm, [Név], íme egy rövid összefoglaló a [Projekt neve] keretében elvégzett munkáról. Kérem, jelezze, ha minden rendben van, mielőtt elküldöm a számlát.”
- Ha mérföldkőalapú, akkor mielőtt továbblépne a következő szakaszra, győződjön meg arról, hogy a jelenlegi szakasz befejeződött és jóváhagyásra került.
- Kínáljon több fizetési lehetőséget, hogy időben megkapja a fizetést.
Miért fontos ez: Megelőzi a számlákkal kapcsolatos vitákat, a be nem teljesült elvárásokat vagy a „mi azt hittük, hogy ez benne van” típusú beszélgetéseket.
1-2 ügyfél esetében ez manuálisan, táblázatok segítségével meglehetősen egyszerű.
De ahogy vállalkozása növekszik, könnyen elveszítheti a nyomon követhetőséget arról, hogy mi került már leszállításra, jóváhagyásra és számlázásra.
A ClickUp, a munka mindenre kiterjedő alkalmazása, központosítja a projektmunkát, a feladatok nyomon követését és az ügyfelek jóváhagyásait. Ha minden munkája, számlája és számlázása egy helyen található, akkor nem kell többféle , csak egy célra szolgáló eszközt használnia.
Így használhatja a ClickUp szoftvert számlázási szoftverként.
Használja a ClickUp Brain szolgáltatást e-mailek és jelentések megírásához, valamint beszélgetések összefoglalásához
Használja a ClickUp beépített AI asszisztensét, a ClickUp Brain-t, hogy számlaösszefoglaló e-maileket generáljon. Hozzáadhatja a teljesítendő feladatokat, a mérföldköveket, a feltételeket és minden mást, ami a projekthez kapcsolódik, és a Brain megírja Önnek az e-mail vázlatát.
Ha fizetést kell kérnie vagy a fizetési határidőket kell nyomon követnie, a Brain megteszi Ön helyett. A Brain segítségével akár a szabadúszó vállalkozásának fizetési feltételeit is megfogalmazhatja.
Ráadásul a projekt során a Brain elvégzi az elemzés nehéz munkáját helyetted. Részletes jelentésed van, és összefoglalóra van szükséged? Kérd meg a Braint, hogy készítse el.
Ki kell emelnie a beszélgetésekből a legfontosabb pontokat? A Brain ezt is megteszi Ön helyett. Röviden: a Brain az Ön AI írási asszisztense a teljes projekt során.
🎥 Nézze meg: Hogyan használhatja a ClickUp-ot számlák generálásához?
Kövesse nyomon a projekt mérföldköveit a Kanban táblák segítségével
Szüksége van egy vizuális módszerre is a projekt előrehaladásának nyomon követéséhez, hogy tudni tudja, mi áll készen a számlázásra, és elkerülje az ügyfelekkel való vitákat.
A ClickUp Kanban táblájának segítségével egy pillanat alatt áttekintheti az összes teljesítendő feladat állapotát. Ez a vizuális munkafolyamat megakadályozza, hogy a bevételek elakadjanak, mert elfelejtette kiszámlázni a befejezett feladatokat.
👀 Tudta? A Consulting Success tanulmánya szerint a tanácsadók általánosan alkalmazott árazási modellek a következők: 37% projekt alapú árat, 26% érték alapú árat, 21% óradíjat, 13% havi előleget és 3% teljesítmény alapú modellt alkalmaz.
2. lépés: Válasszon sablont vagy számlázási eszközt
Az előre elkészített számlasablon segítségével csak be kell illesztenie a projekt és az üzleti adatait, és máris készen áll a küldésre.
Ha már a ClickUp-ban kezeli a feladatokat, a teljesítéseket és az időkövetést, akkor érdemes a számlázási folyamatot is integrálni.
A ClickUp számlasablonjával mindent egy helyen kezelhet, a számlázható idő rögzítésétől a számlák generálásáig és rendszerezéséig.
Így működik ez a sablon:
- Márkás dokumentumok: Készíts professzionális számlákat a ClickUp Docs-ban, logóddal, színeiddel és feltételeiddel.
- Kapcsolódó adatok: A számlázható órákat közvetlenül a ClickUp feladatokban nyomon követett időből vonja le.
- Rendezett számlák: Tárolja az összes számlát egy mappában vagy listában, így ügyfél, esedékességi dátum vagy fizetési állapot szerint szűrhet.
- Egyéni mezők: Adjon hozzá mezőket, mint például számlaszám, összeg, fizetési határidő vagy fizetett/fizetetlen állapot, hogy a jelentések elkészítése egyszerűbb legyen.
Ha pedig a magánszemélyek számára nyújtott tanácsadási szolgáltatásokon túl is terjeszkedni szeretne, a ClickUp for Finance Teams egy strukturáltabb felépítést kínál. A számlázást egy teljes pénzügyi műveleti központtá bővíti. A költségvetések és kiadások nyomon követésétől az ügyfelek fizetési előzményeinek figyelemmel kíséréséig minden ugyanazon a platformon történik, ahol a munkáját is végzi.
Ráadásul a ClickUp Formula Fields segítségével automatizálhatja a számlák kiszámítását. Adjon hozzá számításokat közvetlenül a ClickUp feladatokba.
Például automatikusan kiszámíthatja az összegeket, hozzáadhat adókat, nyomon követheti a fennálló egyenlegeket, és a rögzített számlázható órák alapján előre jelezheti a projektek bevételeit. Ezek a számlázási funkciók biztosítják, hogy időben megkapja a fizetését, és elkerülje a hibákat vagy a fizetési mulasztásokat.
⚡ Sablonarchívum: Freelancer sablonok a munkaterhelés kezeléséhez
Barátos tipp: Még ha sablonok is rendelkezésre állnak, minden számlához a megfelelő adatokat összegyűjteni ismétlődő feladatnak tűnhet. Itt jön be a ClickUp Brain Max, amely a számlázást egy lépéssel tovább viszi.
- Számlák automatikus előkészítése: A Brain Max be tudja tölteni a projekt eredményeit, a számlázható órákat és az ügyfél adatait a munkaterületéről, hogy egy kifinomult számla tervezetet készítsen.
- Személyre szabott fizetési nyelv: Szüksége van egy udvariasabb fizetési kérelem megfogalmazására? A Brain Max professzionális, ügyfélbarát megfogalmazásokat javasol, amelyek segítségével gyorsabban megkapja a fizetést.
- Összegezze a projekt mérföldköveit: Ahelyett, hogy manuálisan begépelné őket, kérje meg a Brain Max-ot, hogy készítsen egy rövid összefoglalót a befejezett feladatokról, amelyet közvetlenül beilleszthet a számlájába.
- Általános szerződési feltételek létrehozása: Időt takaríthat meg azzal, hogy a Brain Max szabványos záradékokat fogalmaz meg, például előlegszerződéseket, esedékességi dátumokat, késedelmi díjakat vagy korai fizetési kedvezményeket, segítve ezzel a professzionális kapcsolatok kiépítését, amelyek az üzleti siker alapkövei.
3. lépés: Adja meg az ügyfél és a projekt adatait
Az ügyfélspecifikus és projekthez kapcsolódó információk kitöltése során egy helytelen projektazonosító, egy hiányzó esedékességi dátum vagy név valószínűleg fizetési késedelmet okozhat.
A ClickUp megkönnyíti ezt a folyamatot azzal, hogy lehetővé teszi a részletek szabványosítását az egyéni mezők segítségével. Ahelyett, hogy újra beírná az ügyfél adatait vagy átnézné a régi számlákat, létrehozhat mezőket, amelyek automatikusan megjelennek minden számlázási feladatban.
Így állíthatja be:
- Összeg: Adjon hozzá egy pénznem mezőt a számla végösszegéhez, a számlázható órák vagy a fix díjak alapján.
- Ügyfél neve és elérhetőségei: Adjon hozzá egy szövegmezőt az ügyfél nevéhez és egy e-mail mezőt a számlázási kapcsolattartóhoz.
- Projekt hivatkozás: Használjon legördülő menüt vagy szövegmezőt a projekt azonosítója vagy címe megadásához, hogy minden számla a megfelelő megbízáshoz kapcsolódjon.
- Számlaszámozás: Hozzon létre egy számmezőt a számlák automatikus, egymást követő azonosítószámának generálásához (pl. INV-001, INV-002).
- Esedékességi dátum: A dátum mező segítségével egyértelmű fizetési határidőket állíthat be, és automatikus emlékeztetőket küldhet, ha a fizetés késedelmes.
Az ügynökségek vagy vállalkozások számára, amelyek többszintű vagy használat alapú számlázást alkalmaznak, az egyéni mezők lehetővé teszik az egyes árstruktúrák részleteinek rögzítését – legyen szó óradíjakról, előlegmodellekről vagy projektalapú díjakról. Ez megkönnyíti annak pontos megítélését, hogy melyik árstruktúra vonatkozik az egyes ügyfelekre.
Kombinálja ezt a ClickUp számlázási funkcióival – például a számlázható órák közvetlen összekapcsolásával a feladatokkal, a nyugták vagy megállapodások csatolásával, valamint a számlák fizetett/fizetetlen jelölésével –, hogy teljes pénzügyi nyomon követhetőséget biztosítson ugyanazon a munkaterületen, ahol a projektjei is zajlanak.
Ebben a szakaszban akár a kezdőknek is könnyen használható ClickUp fizetési előzmények sablonját is felhasználhatja ügyfeleivel kapcsolatos információk rögzítésére és tárolására, valamint a fizetési előzmények nyomon követésére, hogy felismerje a potenciális problémákat. A tranzakciók naplózása mellett nyomon követheti a kimaradt vagy késedelmes fizetéseket, és felismerheti az ismétlődő mintákat, amelyek hatással lehetnek a pénzforgalmára.
💡 Profi tipp: Párosítsa az egyéni mezőket a képletmezőkkel, hogy automatizálja az olyan számításokat, mint a „Rögzített órák × Óradíj” vagy „Részösszeg + Adó”.
4. lépés: Fizetési feltételek meghatározása
Minél egyértelműbben határozza meg fizetési feltételeit, annál kevesebb lehetőség van vitákra.
A fizetési feltételekbe a következőket érdemes belefoglalni:
- Esedékességi dátumok: Akár Net 7, Net 15, Net 30, akár mérföldkő alapú
- Elfogadott fizetési módok: banki átutalás, PayPal, Stripe, hitelkártya stb. Adja meg, ki fizeti a tranzakciós díjakat.
- Letétek és előlegek: Ha előzetes letétet (pl. 30% az aláíráskor) és a fennmaradó összeget a teljesítéskor kér
- Késedelmes fizetési politika: kamat, fix késedelmi díj vagy szolgáltatások felfüggesztése
- Pénznem és adókezelés: Számlázási pénznem (USD, GBP stb.), áfa-kötelezettségek
- Számlákkal kapcsolatos vitás kérdések rendezése: Mennyire gyorsan kell az ügyfeleknek vitás kérdéseket felvetniük (pl. a számla dátumától számított 7 napon belül)?
A ClickUp Docs- ban tárolhatja az összes fizetési feltételre vonatkozó információt, amelyhez minden érdekelt fél hozzáférhet.
Hozzon létre egy fizetési feltételek sablont a ClickUp Docs-ban szabványosított nyelvezettel (pl. Net 15, késedelmi díjak, elfogadott fizetési módok). Másolja le ezt a dokumentumot minden alkalommal, amikor új ügyfelet vesz fel, és igazítsa a projekt specifikus igényeihez. Kapcsolja a dokumentumot közvetlenül az ügyfél projektjéhez vagy számlázási listájához, hogy a csapat hozzáférhessen.
A Docs legnagyobb előnye, hogy verziókezelési funkciókat is kínál. Tegyük fel, hogy egy ügyfél tárgyal a fizetési ciklusokról vagy a késedelmi díjakról. Ahelyett, hogy véletlenszerűen frissítené a számlákat, tárolja az összes verziót időbélyeggel ellátva a ClickUp Docs-ban.
Példa: Az A ügyfél 15 napos fizetési határidővel és késedelmi díj nélkül egyezett bele → tárolva az „A ügyfél feltételei” dokumentumban
👀 Tudta? A közepes és nagyvállalatok több mint 44%-a jelenti, hogy havonta legalább a számláik egynegyede késedelmes. A vállalatok több mint 6%-a jelenti, hogy számláik háromnegyede késedelmes.
5. lépés: Ellenőrizze a pontosságot
Az utolsó dolog, amit szeretne, az az, hogy a számláját az ügyfél pénzügyi csapata elutasítsa, és így visszatérjen a kiindulási pontra.
Mit kell áttekinteni ebben a szakaszban:
- Ügyféladatok: Ellenőrizze a nevek helyesírását, a számlázási címet és az elérhetőségi adatokat.
- Projektreferenciák: Győződjön meg arról, hogy a számla megfelel a megállapodott teljesítménynek, a projekt azonosítójának vagy a mérföldkőnek.
- Számítások: Ellenőrizze még egyszer az összegeket, az adókat és a kedvezményeket (ehhez a képletmezők segítenek).
- Dátumok: A számla kiállításának dátuma, a fizetési határidő és a fizetési feltételek összhangban kell legyenek egymással.
- Állapot mezők: Ellenőrizze, hogy az egyéni mezők (számlaszám, állapot: függőben stb.) kitöltve vannak-e.
- Mellékletek és dokumentáció: Ha ügyfele nyugtákat, munkaidő-nyilvántartásokat vagy mérföldkő-jóváhagyásokat kér, csatolja azokat közvetlenül.
A közös felülvizsgálathoz használja a ClickUp Docs megjegyzés- és feladatkezelő funkcióját, hogy megjelölje csapattársait vagy a pénzügyi felülvizsgálókat. A beépített javaslat mód lehetővé teszi a felülvizsgálók számára, hogy módosításokat javasoljanak anélkül, hogy felülírnák a vázlatot.
Az egyéni mezők érvényesítése is segít. Hozzon létre kötelező egyéni mezőket, például Számlaszám, Esedékességi dátum, Teljes összeg.
Ha mezők hiányoznak, az azonnal láthatóvá válik a feladaton, csökkentve ezzel az emberi hibák számát. Adjon hozzá egy „Ellenőrizve: Igen/Nem” legördülő mezőt, hogy a számlák csak akkor küldhetők el, ha ellenőrizve vannak.
📮 ClickUp Insight: A kontextusváltás csendben rontja csapata termelékenységét. Kutatásaink szerint a munkahelyi zavarok 42%-a a platformok közötti váltásból, az e-mailek kezeléséből és a megbeszélések közötti ugrálásból származik. Mi lenne, ha megszüntethetné ezeket a költséges zavarokat?
A ClickUp egyetlen, egyszerűsített platformon egyesíti a munkafolyamatokat (és a csevegést). Indítsa el és kezelje feladatait csevegés, dokumentumok, táblák és más eszközök segítségével, miközben az AI-alapú funkciók biztosítják a kontextus összekapcsolását, kereshetőségét és kezelhetőségét!
6. lépés: Küldje el e-mailben vagy számlázási eszközzel
Amikor a számlája készen áll, meg kell győződnie arról, hogy a megfelelő személy kapja meg, a megfelelő helyen tárolják, és rendelkezik egy rendszerrel, amellyel nyomon követheti, hogy a számlát elfogadták-e vagy kifizették-e.
Néhány gyakori hiba ebben a szakaszban:
- Számlák rossz címzettnek történő elküldése (pl. a projektvezetőnek a számviteli csapat helyett)
- Elveszíti a nyomon követhetőséget, hogy a számla elküldésre került-e, és mikor
- Nincs rálátás arra, hogy az ügyfél megnyitotta-e vagy megkapta-e a számlát
- Számlák kezelése szétválasztott eszközökön (dokumentumok egy helyen, e-mailek egy másikban, fizetések pedig valahol máshol)
A ClickUp integrálódik a Gmail, az Outlook és más szolgáltatók rendszerével, így a platformot elhagyása nélkül is elküldheti számláit.
- Küldje el a számla PDF-jét közvetlenül abból a feladatból, ahol tárolja.
- Használjon e-mail sablonokat vagy AI által generált e-maileket (a ClickUp Brain segítségével) a következetes, professzionális üzenetküldés érdekében.
- Kövesse nyomon, mikor és kinek küldték el a számlát, amely automatikusan rögzítésre kerül a feladataktivitások között.
Ezenkívül a ClickUp integrációk együttműködnek az Ön pénzügyi eszközeivel, például:
- QuickBooks, Xero és FreshBooks: A számlaadatokat közvetlenül a ClickUp feladatokból továbbíthatja a könyvelési rendszerébe. Ez azt jelenti, hogy nincs szükség duplikált bejegyzésekre; a számla mind a ClickUp-ban, mind a pénzügyi eszközében megtalálható.
- Zapier/Make integrációk: Automatizálja a PayPal, Stripe vagy más átjárókhoz való csatlakozást. Például: Amikor a számla állapota „Elküldve” -re változik → hozzon létre számlát a Stripe-ban → küldje el e-mailben a fizetési linket az ügyfélnek
- Naptárak és emlékeztetők: Szinkronizálja a számlák esedékességi dátumait a Google Naptárral vagy az Outlookkal, hogy értesítést kapjon a határidők közeledtével.
7. lépés: Kövesse nyomon a ki nem fizetett számlákat
Kisvállalkozás tulajdonosaként vagy több ügyfelet kezelő ügynökségként a fizetési emlékeztető levelek kézi elküldése időigényes és hibalehetőségekkel jár. Könnyű elfelejteni, kivel vett fel kapcsolatot, mikor küldte ki az utolsó emlékeztetőt, vagy melyik számla haladta meg a fizetési határidőt.
A ClickUp Automations kiküszöböli a számlák nyomon követésének ismétlődő, hibalehetőséget rejtő részeit:
- Kiváltó ok: Amikor a számla esedékességi dátuma lejárt, és a „Fizetési állapot” mező még mindig Függőben áll.
- Teendő: Küldjön automatikusan emlékeztető e-mailt, frissítse a feladat állapotát Késedelmes állapotra, és rendeljen hozzá egy nyomonkövetési feladatot magának (vagy pénzügyi vezetőjének).
- Eskaláció: Állítson be többszintű emlékeztetőket: egy udvarias emlékeztető 1 nap után, egy határozottabb emlékeztető 7 nap után és egy eskalációs emlékeztető 30 nap után.
Itt egy videó, amely gyors tippeket ad a ClickUp automatizálási funkcióinak használatához.
Azoknál az ügynökségeknél, amelyek havonta több tucat számlát kezelnek, a Custom Autopilot Agents intelligens megoldásokat kínál a munkafolyamatokhoz:
- Monitor: Az ügynökök folyamatosan nyomon követik a számlázási feladatokat.
- Döntés: Ha egy számla egy meghatározott számú nap után is fizetetlen marad, akkor a feltételeket (pl. számlaösszeg > 5000 dollár) ellenőrizhetik, mielőtt intézkednének.
- Cselekvés: Az ügynökök személyre szabott emlékeztető e-maileket írhatnak, értesíthetik a csapatot a ClickUp Chatben, vagy akár automatikusan továbbíthatják a feladatot egy vezetőnek.
👀 Tudta? Azok a vállalkozások, amelyek számláik 90%-át vagy annál többet követnek nyomon, valószínűleg a számla esedékességétől számított egy héten belül megkapják a fizetést.
8. lépés: Kövesse nyomon a fizetéseket és a pénzforgalmat
A pénzügyi csapatok számára a számlázás azt jelenti, hogy megbízható képet kell tartaniuk a vállalat egészének pénzforgalmáról. Ha egyszerre több tucat ügyfelet és projektet kezel, egyetlen késedelmes számla elmulasztása is hatással lehet a költségvetésre és a bérszámfejtésre.
Ezért válik a ClickUp Dashboards a pénzügyi csapat központi központjává. Egyetlen nézetben egyesíti a számlaadatokat, a fizetési állapotokat és az ügyfelek előzményeit.
Miért támaszkodnak a pénzügyi csapatok a ClickUp Dashboards-ra?
- Konszolidált áttekinthetőség: Ahelyett, hogy több táblázatot kellene összehangolnia, az összes számlaállapot (Függőben, Kifizetve, Késedelmes) egy helyen látható.
- Pénzforgalom-előrejelzés: A csapatok előre jelezhetik a következő 30, 60 vagy 90 nap bevételeit, hogy megtervezhessék kiadásaikat vagy befektetéseiket.
- Teljesítményfigyelés: Azonosítsa, mely ügyfelek vagy projektek késnek rendszeresen a fizetéssel, és ennek megfelelően módosítsa a szerződés feltételeit.
- Csapatok közötti együttműködés: A pénzügyi osztály közvetlenül a ClickUp-on belül ellenőrizheti az adatokat a projektmenedzserekkel vagy az ügyfélszolgálattal, így csökken a levelezés mennyisége.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes üzleti árajánlat-sablonok Word és Excel formátumban
Tippek az ügyfelek professzionális számlázásához
Ezek a számlázási bevált gyakorlatok segítenek abban, hogy gyorsabban megkapja a fizetést, és csökkenti a kellemetlen utánkövetéseket.
1. Nyomon követése az óráinak
A számlázási viták egyik leggyakoribb oka a nem egyértelmű időnyilvántartás. Ha egy ügyfél kérdőjelezi meg a számláját, a leggyorsabb megoldás a problémára, ha rendelkezésre áll egy részletes napló az egyes feladatokra fordított órákról. Ezzel egyúttal betekintést nyerhet abba is, hogy a projektek nyereségesek-e, és mennyi időt fordít nem számlázható munkákra.
Példák:
- Az óradíjban számlázó tanácsadó pontosan meg tudja mutatni, hogy az egyes stratégiai megbeszélések mennyi ideig tartottak.
- A retainer csomagokat kínáló ügynökségek figyelemmel kísérhetik, hogy a csomagban szereplő óraszámhoz képest nem teljesítenek-e túlzottan.
👀 Tudta? Egy 15 alkalmazottat foglalkoztató ügynökség évente 1,6 millió dollár bevételt veszíthet el az e-mailek és megbeszélések időkövetésének hiánya, valamint a feledékenység miatt.
2. Legyen udvarias a számláinak nyelvezete
A számlán szereplő szavak befolyásolhatják, hogy az ügyfél milyen gyorsan fizet. A durva vagy túlzottan formális megfogalmazás feszültséget okozhat, míg a udvarias, professzionális megfogalmazás fenntartja a jóindulatot, és finoman ösztönzi az ügyfeleket, hogy prioritásként kezeljék a fizetést.
A számla aljára akár egy rövid köszönő üzenetet is hozzáadhat, hogy elősegítse a pozitív ügyfélkapcsolatot.
💡 Profi tipp: Íme néhány udvarias módszer a fizetési kérések megfogalmazására a számlákon:
- „Kérjük, hogy a fizetést [lejárati dátum] előtt teljesítse. Előre is köszönjük!”
- „Köszönjük, hogy haladéktalanul foglalkozik ezzel a számlával.”
- „Ha bármilyen kérdése van a részletekkel kapcsolatban, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot – örömmel segítünk.”
3. Rendszeres időközönként küldjön fizetési emlékeztetőket
Még a legszervezettebb ügyfelek is néha elmulasztják a határidőket, és emlékeztető nélkül a számlák könnyen elsikkadhatnak. A következetes, strukturált emlékeztetők segítenek abban, hogy gyorsabban megkapja a fizetéseket anélkül, hogy nyaggatónak érezné magát.
Íme egy emlékeztető keretrendszer, amelyet a ClickUp Automations alkalmazásban állíthat be az első és az azt követő számlákhoz:
| Időkeret | Emlékeztető típus | Üzenetpélda |
| 3 nappal az esedékesség előtt | Udvari emlékeztető | „Csak egy rövid megjegyzés: a 123. számú számla 3 nap múlva esedékes. Kérdés esetén kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot.” |
| A fizetési határnapon | Kedves figyelmeztetés | „Ez egy barátságos emlékeztető, hogy a 123. számú számla ma esedékes. Köszönjük a pontos fizetést.” |
| 7 napos késedelem | Erős ösztönzés | „Adataink szerint a 123. számú számla még mindig ki nem fizetett. Kérjük, a lehető leghamarabb intézze el a fizetést.” |
| 30 napos késedelem | Eskalációs ösztönzés | „A 123. számú számla már 30 napja lejárt. Kérjük, erősítse meg a fizetési státuszt, hogy elkerüljük a szolgáltatások zavarát.” |
4. Kedvezmény a korai fizetések esetén
Az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy ösztönözze az ügyfeleket a gyorsabb fizetésre, az, ha jutalmazza őket ezért. Ha kis kedvezményt kínál a korai fizetésért, javítja a pénzforgalmát és jó hírnevet szerez magának.
Példák:
- „2% kedvezmény, ha a számla dátumától számított 10 napon belül fizet”
- „5% kedvezmény, ha a negyedévre előre fizet”
Ez különösen jól működik olyan hosszú távú ügyfeleknél, akik értékelik a rugalmasságot és a kiszámíthatóságot. Noha a bevételek egy kis részét feláldozza, cserébe nyugalmat és gyorsabb hozzáférést kap a készpénzhez.
👀 Tudta? A kisvállalkozások átlagosan 4,1%-os korai fizetési kedvezményt kínálnak . Egy átlagos, körülbelül 10 000 dolláros számla esetén ez számlánként körülbelül 411 dollár megtakarítást jelent .
Búcsút inthet a számlázással kapcsolatos fejfájásoknak a ClickUp segítségével
A számlázás nem szabad, hogy kimerítse az energiáját vagy megterhelje az ügyfélkapcsolatait. Vállalkozóként nem szabad, hogy a ki nem fizetett számlák után rohanjon. Vagy amikor számláz az ügyfeleknek, az utolsó dolog, amit szeretne, az az, hogy időt pazaroljon táblázatokra.
A ClickUp segítségével a számlázás stresszmentes munkafolyamat lesz.
A ClickUp számlasablonjaival, automatizálási funkcióival és irányítópultjaival teljes áttekintést kap a pénzforgalmáról, és biztos lehet abban, hogy minden ügyfélszámla pontos, professzionális és időben elkészül.
Készen áll a számlázási folyamat egyszerűsítésére? Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-on.