Vállalkozóként vagy szabadúszóként a számlázás gyakran kellemetlen feladatnak tűnik, amely elválasztja Önt a kemény munkájának anyagi gyümölcsétől. A megfelelő kereskedelmi számlasablon azonban egyszerűsítheti ezt a folyamatot, időt takaríthat meg és professzionálisabbá teheti Önt.
Ebben a cikkben 11 megbízható kereskedelmi számlasablont mutatunk be, amelyek segítségével kezelheti számlázását, így pedig az igazán fontos dolgokra koncentrálhat: vállalkozásának növekedésére. 💪
Mik azok a kereskedelmi számlasablonok?
A kereskedelmi számlasablon egy azonnal használható dokumentum, amely gyors és egyszerű számlázást tesz lehetővé a vállalkozások számára. Tartalmazza az ügyfél számlázásához szükséges összes fontos adatot, például az eladó és a vevő adatait, a számlaszámot, valamint a számlázási és esedékességi dátumokat.
Megtalálja továbbá az eladott termékek vagy szolgáltatások listáját leírásokkal, mennyiségekkel, egységárakkal és összegekkel. Sok sablon tartalmazza az alkalmazandó adókat, a végső fizetendő összeget és a fizetési feltételeket.
📌Példa: Az előfizetési számlasablon tökéletes megoldás azoknak a vállalkozásoknak, amelyek szoftveres tagságot vagy médiastreaming-szolgáltatásokat kínálnak. Ahelyett, hogy az egyes termékeket vagy egyszeri szolgáltatásokat sorolná fel, ez a számla az előfizetés részleteit tartalmazza, például a csomag típusát, az előfizetés időtartamát és az esetleges extra funkciókat vagy kiegészítőket.
💡 Profi tipp: Ha árukra állít ki számlát, hasznos lehet nyomon követni, hogy a vevő ténylegesen mit vett át. Az áruátvételi jegyzőkönyv kiváló eszköz arra, hogy a kereskedelmi számlát összehangolja a fizikailag átvett árukkal.
Mi jellemzi a jó kereskedelmi számlasablont?
A hatékony számlasablon megadja az alaphangot a professzionális számlázási élményhez, biztosítva, hogy fizetési kérelme kristálytiszta legyen. Íme, mire kell figyelnie:
- Teljes, egyértelmű információk: Válasszon olyan sablont, amely tartalmazza az összes fontos adatot, az eladó és a vevő elérhetőségétől a számlaszámig és a dátumokig, így az ügyfelek könnyen ellenőrizhetik és feldolgozhatják a fizetést.
- Részletes adatok: Keressen olyan sablont, amely tartalmazza az áruk vagy szolgáltatások költségbontását leírásokkal, mennyiségekkel, egységárakkal és összegekkel, így az ügyfelek teljes áttekintést kapnak az egyes tételekről.
- Meghatározott fizetési feltételek: Válasszon egy sablont, amely meghatározza a fizetési határidőket, az elfogadott fizetési módokat és az esetleges késedelmi díjakat, így egyértelmű elvárásokat támasztva.
- Adó- és szállítási mezők: Válasszon olyan sablont, amelyben helyet kapnak az adókulcsok, a szállítási díjak vagy a váminformációk, különösen akkor, ha nemzetközi ügyfelekkel dolgozik, vagy speciális megfelelési követelményeknek kell megfelelnie.
- Professzionális elrendezés: Használjon olyan sablont, amely rendezett, vizuálisan vonzó, könnyen olvasható és tükrözi professzionális hozzáállását.
- Testreszabható elrendezés: Válasszon olyan sablont, amely gyors frissítést tesz lehetővé, így testreszabhatja a különböző tranzakciókhoz, és rögzítheti az összes releváns adatot.
💡 Profi tipp: A jó sablonok az alapokat biztosítják, de az AI integrálása a könyvelésbe tovább fejlesztheti a számlázást az adatbevitel automatizálásával, a hibák jelzésével és pénzügyi betekintés generálásával.
11 ingyenes kereskedelmi számlasablon
Számos eszköz áll rendelkezésre a számlák létrehozásához, de a számla elküldése csak az első lépés. A hatékony fizetés érdekében nyomon kell követnie a számlákat, és szükség esetén utánajárnia.
De ismétlem, a számlázás csak egy része a teljes képnek. Az üzleti növekedéshez párhuzamosan kell figyelnie a beérkező megrendeléseket és a meglévő készleteket. Mindezeket a folyamatokat különálló eszközökkel kezelni pedig gyorsan logisztikai fejfájássá válhat.
Ismerje meg a ClickUp-ot. Ez az all-in-one projektmenedzsment platform egyszerűsítheti munkafolyamatait, beleértve a számlázással kapcsolatosakat is. Ugyanakkor rendeléskezelő szoftverként is működik, segítve a beérkező értékesítési lehetőségek nyomon követését és biztosítva, hogy elegendő készlet álljon rendelkezésre azok teljesítéséhez.
A ClickUp munkaterülete beépített automatizálási funkcióval rendelkezik a késedelmes fizetésekre vonatkozó emlékeztetőkre, valamint integrálható CRM eszközökkel és főkönyvi sablonokkal, így segítve Önt a pontos és naprakész pénzügyi nyilvántartások vezetésében. Emellett mesterséges intelligenciával rendelkező asszisztenssel is rendelkezik, amely hasznos információkat generál, hogy számlázási munkafolyamatai zökkenőmentesen működjenek.
Ha azonban egyszerűbb igényei vannak, számos offline sablon áll rendelkezésre, amelyekkel elindulhat. Akár funkciókban gazdag csomagot, akár egyszerű formátumot keres, az alábbiakban összegyűjtöttük kedvenc sablonjainkat, hogy megtalálja a tökéletes megoldást.
1. ClickUp számlasablon
A ClickUp számlasablon egy kezdőbarát, Wiki-stílusú oldal, amely egyszerűsíti a nyújtott termékek vagy szolgáltatások számlázási folyamatát.
A sablon teljes mértékben testreszabható, így hozzáadhatja vállalata logóját, elérhetőségeit és a számla legfontosabb adatait, mint például a számlaszámot, a számlázás dátumát és a fizetési határidőt. Van egy külön hely az ügyfél címének és az esetleges fizetési feltételeknek a feltüntetésére is.
Ezenkívül a sablon beépített táblázatot tartalmaz, amelyben előre meghatározott oszlopok találhatók a tételek mennyiségének és árának megadásához. A sablon könnyen bővíthető további táblázatokkal, így nagyobb vagy részletesebb projektekhez is használható.
⚡️Ideális: Szabadúszók számára, akik több ügyfélprojektet kezelnek, és részletes, professzionális számlákat szeretnének készíteni.
2. ClickUp számlaszámlázási sablon
A ClickUp számla nyomon követési sablonja rugalmas módszert kínál a számlák nyomon követésére.
A sablon listanézetében minden számlát felvehet feladatként, és nyomon követheti a legfontosabb részleteket, mint például az ügyféladatokat, a fizetési módot és az állapotot (fizetetlen, késedelmes vagy fizetett). Ha minden számlához határidőt állít be, mindig tudni fogja, mikor szükséges a nyomon követés.
Ez a középhaladó szintű sablon táblázatos nézetet is tartalmaz, így könnyedén mozgathatja a számlákat a munkafolyamatában, és mindent állapot szerint rendezhet.
Ráadásul a naptár nézetben láthatja a közelgő esedékességi dátumokat, amelyeket egyszerűen áthúzással módosíthat. Végül az idővonal nézet segít nyomon követni a számlákat ügyfélként, így áttekinthető képet kap a határidőkről.
A ClickUp Brain segítségével még tovább automatizálhatja a számlák nyomon követését, például emlékeztetőket állíthat be, amikor egy számla esedékességi dátuma közeledik vagy már lejárt. Az AI-alapú eszköz segíthet a követési feladatok egyszerűsítésében is, például értesítheti a releváns csapattagokat vagy ügyfeleket a ki nem fizetett számlákról.
⚡️Ideális: Ügynökségek számára, amelyek több ügyfél számláját, határidejét és fizetési státuszát szeretnék egy helyen nyomon követni.
3. ClickUp árajánlatkérési sablon
Az árajánlat-sablonok megkönnyítik a potenciális eladóktól vagy beszállítóktól származó professzionális árajánlatok összegyűjtését. A ClickUp árajánlatkérés (RFQ) sablonja még tovább megy, és egy kezdőknek is könnyen kezelhető Wiki oldalt kínál a folyamat egyszerűsítésére.
A sablon tartalmaz helyet a vállalat logójának, nevének és címének, valamint olyan fontos adatoknak, mint a dátum, az ajánlat száma és az ügyfél azonosítója. Személyre szabhatja különleges utasításokkal, fizetési feltételekkel, adókkal és egyéb követelményekkel.
A sablon két táblázatot is tartalmaz: az egyiket a szállító adatait (pl. az értékesítő neve, a megrendelés száma és a szállítási adatok, mint a mód, a dátum és a FOB pont) tartalmazza. A második táblázat az árak részletes felsorolását tartalmazza, amelyben a mennyiségek, az egységárak és az összegek szerepelnek.
⚡️Ideális: Azok a vállalkozások, amelyek hatékonyan szeretnék összegyűjteni és összehasonlítani a beszállítói árajánlatokat, hogy a legjobb árat biztosítsák projektjeikhez.
4. ClickUp teherfuvarozási számlasablon
A ClickUp teherfuvarozási számlasablon egy kezdőbarát elrendezés, amelynek segítségével a teherfuvarozási vállalkozások könnyen létrehozhatják és nyomon követhetik szolgáltatásaik számláit egy hozzáférhető Wiki oldalon.
Könnyedén beviheti vállalatának adatait, valamint az olyan alapvető információkat, mint a számlaszám és a fizetési feltételek. Ezenkívül a sablon lehetővé teszi az út számának, a fuvarozó számának és a sofőr nevének feltüntetését, valamint tartalmaz egy táblázatot, amelyben fel lehet sorolni a tevékenységeket, az árakat és az összegeket.
A „Csekk fizetendő” mező segítségével az ügyfelek könnyen megtudhatják, hová kell elküldeniük a fizetést.
Ha bármikor tisztázásra szorul egy ár, fizetési feltétel vagy bármely más részlet, a ClickUp Chat segítségével gyorsan választ kaphat a csapatától – anélkül, hogy különböző platformok között kellene váltania, vagy szem elől tévesztené a feladatot.
⚡️Ideális: Teherfuvarozó cégek számára, amelyek egy oldalon szeretnék nyomon követni az utazási adatokat, a szolgáltatási díjakat és a fizetési állapotokat.
5. ClickUp termékrendelési űrlap sablon
A megrendelőlap-sablonok kulcsfontosságúak a termékmozgások kezelésében és nyomon követésében. A ClickUp termékmegrendelőlap-sablon sem kivétel ez alól.
Ez a kezdőknek is könnyen használható sablon tartalmaz egy központi űrlapot, amelyen az ügyfelek leadhatják megrendeléseiket a weboldalán vagy online áruházában. Az űrlapon minden fontos adatot megadhatnak, például a termékkategóriát, a mennyiséget, a szállítási információkat és a fizetési módokat, szöveges mezők és színekkel jelölt legördülő menük segítségével, amelyek megkönnyítik a kiválasztást.
A megrendelés leadása után az a sablon „Új megrendelések listája” részében jelenik meg. Az ügyféltípus (D2C, C2B, B2G stb.), a megrendelés típusa (nagykereskedelmi vagy kiskereskedelmi) és a szállítási adatok nyomon követésére szolgáló egyéni mezők segítségével minden egy pillanat alatt áttekinthető. Ez a lista beépített képleteket is tartalmaz a teljes ár kiszámításához és a megrendelés leadása óta eltelt napok számának nyomon követéséhez.
Ha vizuálisabb megközelítést szeretne, váltson át az „Rendelésállapot” táblára, amely a rendeléseket állapotuk szerint rendezi, így könnyebben nyomon követheti a rendelések előrehaladását.
Ezenkívül minden megrendeléssel kapcsolatos probléma (például késedelem, elveszett csomagok vagy hiányzó termékek) nyomon követhető a „Megrendelési problémák” listában, az ügyfelek visszajelzéseivel és megjegyzéseivel együtt.
Ha a megrendelési folyamat részeként beszerzési szerződéseket kezel, a ClickUp segítségével nyomon követheti ezeknek a szerződéseknek a feltételeit is. Ez az integráció biztosítja, hogy a megrendelések, a szerződések és a fizetések összhangban legyenek.
⚡️Ideális: E-kereskedelmi vállalkozások vagy kiskereskedelmi cégek számára, amelyek egyszerűsíteni szeretnék a megrendelések feldolgozásának és teljesítésének ciklusát.
6. ClickUp megrendelési és készletnyilvántartási sablon
A megrendelőlap-sablonok elengedhetetlenek a beérkező megrendelések és a meglévő készletek egyensúlyának fenntartásához. A ClickUp megrendelőlap- és készlet-sablonja pedig egyszerűvé teszi, hogy mindent nyomon kövessen. Két könnyen navigálható almappára van felosztva: „Készlet” és „Megrendelőlapok”, amelyek mindegyike listás és táblás nézetet kínál, hogy illeszkedjen a munkafolyamat stílusához.
A „Készlet” almappában gyorsan ellenőrizheti a készletszinteket állapot, prioritás és esedékességi dátum szerint, így mindig tudja, mire kell először figyelnie.
A „Megrendelések” almappa segít nyomon követni a megrendeléseket , mivel intuitív módon szervezheti, rangsorolhatja és nyomon követheti azokat.
A még nagyobb ellenőrzés érdekében integrálhat egy beszerzési elemző szoftvert, amellyel nyomon követheti a trendeket, a kiadásokat és a készletmintákat.
⚡️Ideális: Beszerzési szolgáltatások vezetői, akik készlethiány vagy túlzott készletezés elkerülése érdekében készlet sablonokat keresnek.
7. PDF kereskedelmi számlasablon az IncoDocs-tól
Az IncoDocs PDF kereskedelmi számlasablonja egyszerűsíti a számlázást azáltal, hogy az összes fontos adatot egy világos és tömör dokumentumban rendezi.
A sablon minden fontos adatot tartalmaz, az alapvető számlázási információktól, mint a szám és a dátum, az átfogó eladó és vevő elérhetőségi adatokig. Emellett tartalmazza a szállítás részleteit is, mint például a szállítási módot, a termékleírásokat és a HS (harmonizált rendszer) kódokat, így tranzakciói jól dokumentáltak és megfelelnek a szabályoknak.
A fizetési feltételek, biztosítás és banki adatok számára beépített szakaszokkal a sablon elősegíti a zökkenőmentes tranzakciókat.
⚡️Ideális: Nemzetközi eladók számára, akik világos, előírásoknak megfelelő számlákat szeretnének készíteni a vámkezelés és a fizetés feldolgozásának megkönnyítése érdekében.
8. Kereskedelmi számlasablon a QuickBooks-tól
A QuickBooks kereskedelmi számlasablonja úgy lett kialakítva, hogy a számlázás zökkenőmentes és hatékony legyen, segítve Önt a fontos adatok, például a cég adatai, a számlaszám és a fizetési határidő gyors rögzítésében. Tökéletes offline használatra, vagy ha Excel, Word vagy PDF formátumban szeretné kinyomtatni a számláját.
A termék/szolgáltatás részben könnyedén felsorolhatja az egyes tételek leírását, mennyiségét, árát és teljes költségét, biztosítva ezzel a számlázás pontosságát. Az összefoglaló részben minden egyértelműen összefoglalásra kerül, a részösszegek, kedvezmények, adók és a végső egyenleg kiszámításával együtt.
Személyes megjegyzést vagy további utasításokat szeretne hozzáadni? Erre is van lehetőség.
⚡️Ideális: Vállalkozók vagy szabadúszók számára, akik fizikai termékeket árulnak vagy projekt alapú szolgáltatásokat nyújtanak.
9. Kereskedelmi számlasablon a Xero-tól
A Xero kereskedelmi számlasablonja egy PDF-számlázási megoldás GST-bejegyzett és nem GST-bejegyzett vállalkozások számára egyaránt. Két változatban érhető el: egy adózási célokra és egy standard számlákhoz.
Mindkét változat tartalmazza cége elérhetőségi adatait, a számla legfontosabb adatait és a címzett adatait. A termékek részben felsorolhatja a kiszállított termékeket vagy nyújtott szolgáltatásokat, azok mennyiségével és árával együtt. Az összefoglaló tartalmazza a fizetendő összeget és helyet biztosít további megjegyzéseknek.
GST-regisztrált vállalkozások számára a sablon emellett kiszámítja az egyes szállítási csomagok GST-jét, és megjeleníti a GST teljes összegét, biztosítva ezzel az adóügyi előírások betartását.
⚡️Ideális: GST-regisztrált startupok számára, amelyeknek adószámításokat kell kezelniük és megfelelő számlákat kell kiállítaniuk.
10. Nemzetközi kereskedelmi számlasablon az Invoice Simple-től
Az Invoice Simple nemzetközi kereskedelmi számlasablonja tökéletes azoknak a vállalkozásoknak, amelyek egyszerűsíteni szeretnék a globális számlázást, miközben megfelelnek a szabályoknak és pontosak maradnak.
Ez a sablon biztosítja, hogy minden szükséges adatot feltüntessen, a számlázási adatoktól, mint például a számok és dátumok, egészen a finomabb részletekig, mint például a termékleírások, mennyiségek és árak.
Ezen felül könnyedén alkalmazhat adókat, kedvezményeket és szállítási/kezelési díjakat, így biztosítva a zökkenőmentes folyamatot, függetlenül attól, hogy hazai vagy nemzetközi ügyfelekkel áll kapcsolatban.
⚡️Ideális: Importvállalkozások számára, amelyek egyszerű és előírásoknak megfelelő módszert keresnek a globális tranzakciókhoz kapcsolódó számlák létrehozásához.
11. Üres kereskedelmi számlasablon a Flexporttól
A Flexport üres kereskedelmi számlasablonja ideális azoknak a vállalkozásoknak, amelyek nemzetközi számlázással foglalkoznak.
Elsőként a számla alapvető adatait kell megadni, mint például a számlaszámot és a dátumot, majd a szállító és az importőr adatait, beleértve a cég nevét és címét.
A termékek részben olyan fontos adatok találhatók, mint a megrendelési számok, SKU-k, mennyiségek, egységárak és összértékek, amelyek megkönnyítik a költségek nyomon követését és kiszámítását.
A vámügyi előírásoknak való megfelelés érdekében a sablon minden tételhez tartalmazza az anyagösszetételt és a származási országot is. Végül az összefoglaló részben megjelenik az áruk összértéke USD-ben, így biztosítva, hogy minden rendezett legyen és megfeleljen a nemzetközi kereskedelmi előírásoknak.
⚡️Ideális: gyártással vagy nagykereskedelmi forgalmazással foglalkozó, nemzetközi áruexporttal foglalkozó vállalkozások számára
Gyorsítsa fel fizetéseit a ClickUp kereskedelmi számlasablonjaival
A hagyományos számlasablonok kiválóan alkalmasak a felszámított összegek felsorolására, de a számlázás csak a munka felét jelenti. Az üzletet valójában a fizetés beérkezése zárja le. És ebben segít Önnek a ClickUp.
A ClickUp kereskedelmi számlasablonjaival nem csak számlákat küldhet, hanem azokat egy helyen nyomon követheti és kezelheti is. Ezenkívül listák és Kanban táblák között válthat, hogy megtekintse beérkező megrendeléseit, nyomon kövesse készletszintjét és figyelemmel kísérje a megrendelésekkel kapcsolatos problémákat – mindezt egyetlen ablakban.
Fizetési emlékeztetőt kell küldenie? Automatizálja a nyomon követést. Szinkronizálni szeretné a számlaadatokat a CRM-mel vagy a projektmenedzsment eszközökkel? Megoldva.
És a legjobb az egészben? Ezek a sablonok teljesen ingyenesek.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-on, és vegye kézbe a számlázást – kövesse nyomon, kezelje és gyorsabban kapja meg a fizetést.