Ha a fizetési feltételek nem kapcsolódnak a tényleges előrehaladáshoz, az ütemtervek elmosódhatnak, és a számlák késedelmet szenvedhetnek. A mérföldkő alapú számlázás megfordítja a helyzetet.
A mérföldkő alapú számlázás lehetővé teszi, hogy a projekt végén vagy havi rendszerességgel történő számlázás helyett konkrét eredményekhez vagy szakaszokhoz kötött számlákat küldjön. Legyen szó egy tervezési makett elkészítéséről, egy sprint befejezéséről vagy egy olyan projektmérföldkő eléréséről, mint az „alapozás befejezése”, a befejezett mérföldkő után kapja meg a fizetését.
Ebben az útmutatóban elmagyarázzuk, hogyan működik a mérföldkő alapú számlázás, mikor érdemes használni, és hogyan lehet megfelelő eszközökkel és sablonokkal kezelni – mindezt különböző iparágakból származó példákkal illusztrálva.
🔎 Tudta? A „mérföldkő” kifejezés az ókori Rómában használt kőjelzőktől származik, amelyekkel az utazóknak mutatták meg, hogy milyen messzire jutottak az úton. Ma ezek segítenek a csapatoknak nyomon követni, hogy milyen messzire jutottak egy projektben, és mikor van itt az ideje a fizetésnek.
Hogyan működik a mérföldkő alapú számlázás?
A mérföldkő alapú számlázás úgy működik, hogy a kifizetéseket egy projekt konkrét eredményeihez vagy ellenőrzési pontjaihoz köti. Az óradíj alapú számlázás vagy a végső egyösszegű fizetés helyett az ügyfél részletekben fizet, amelyek mindegyike egy teljesített mérföldkőhöz kapcsolódik.
Ezeket a mérföldköveket a projekt kezdetén határozzák meg, és szerepelnek a számlázási ütemtervben vagy a szerződésben.
🔁 A mérföldkő alapú számlázás folyamata általában a következőképpen néz ki:
1. Határozza meg a projekt hatókörét és a legfontosabb mérföldköveket: Kezdje azzal, hogy felvázolja a munka teljes hatókörét, és azt világos, eredményalapú ellenőrzési pontokra bontja. Ezeknek tükrözniük kell a projektben elért kézzelfogható előrelépést jelző főbb eredményeket vagy jóváhagyásokat.
2. Készítsen minden mérföldkőhöz kapcsolódó fizetési ütemtervet: Minden mérföldkőhöz rögzíthető egy fix összeg vagy a teljes projektköltség százalékos aránya.
3. Kövesse nyomon a mérföldkövek felé tett előrelépéseket: Használjon projektmenedzsment eszközt a mérföldkövekhez kapcsolódó feladatok és eredmények nyomon követéséhez.
4. Számlázza ki az ügyfélnek a mérföldkő teljesítését: A mérföldkő elérése után előre egyeztetett fizetési feltételek alapján számlát küldünk.
5. Ismételje meg a folyamatot a projekt befejezéséig: A folyamat addig folytatódik, amíg az összes mérföldkő szerinti fizetés be nem érkezik, és a teljes projekt átadásra nem kerül.
⭐ Kiemelt sablon
Akár szabadúszóként dolgozik, akár kisvállalkozást vezet, a ClickUp számlasablonja segít abban, hogy a számlázás, a fizetések és a könyvelés mind megfelelően és gyorsan történjen!
Mérföldkő-számlázás példák
A mérföldkő alapú számlázást számos iparágban alkalmazzák, mindegyik a saját ritmusával, teljesítési követelményeivel és elvárásaival. Íme néhány valós példa, amely bemutatja, hogyan hangolják össze a vállalkozások a fizetési mérföldköveket a projekt szakaszaival:
🧑💻 Szoftverprojekt
Az agilis csapatok gyakran sprintekre osztják a munkát. A mérföldkő alapú számlázás lehetővé teszi számukra, hogy minden egyes sprint teljesítése és jóváhagyása után fizetést kapjanak.
📌 Példa: Egy SaaS-szolgáltató a sprint 1 (MVP szállítás) után 25%-ot, a sprint 2 (alapvető funkciók) után 25%-ot, a sprint 3 (minőségbiztosítás + telepítés) után pedig 50%-ot számláz.
⭐ Bónusz: Fedezze fel a szoftverprojektekben alkalmazható mérföldkő-példákat.
📈 Marketing ügynökség
A kampányok gyakran háromfázisú megközelítést követnek: stratégia, végrehajtás és jelentés. A mérföldkő alapú számlázás megkönnyíti a fizetéseknek az ezen folyamat köré történő strukturálását.
📌 Példa: Egy digitális marketingügynökség a kampánystratégia átadása után, majd a kampány elindítása és megvalósítása után, végül az eredmények bemutatása után számláz.
🎨 Freiberuflicher Designer
A tervezők szakaszokban dolgoznak: kezdeti koncepciók, ügyfél-visszajelzések és végleges fájlok. A mérföldkő alapú számlázás segít a kreatív folyamat és a fizetések nyomon követésében.
📌 Példa: Egy szabadúszó márkatervező a kezdeti vázlatok elkészítése után 30%-ot, a módosítások és visszajelzések után 30%-ot, a végleges logó és eszközök átadása után pedig 40%-ot számláz.
⭐ Bónusz: Építsd fel a munkafolyamatodat ezekkel a freelancer sablonokkal.
🏗️ Építőipar
Az egyik leggyakoribb iparág, ahol mérföldkő alapú számlázást alkalmaznak, az építőipar, ahol a projektek természetesen meghatározott ellenőrzési pontokon haladnak át.
📌 Példa: Egy fővállalkozó az engedélyek megszerzése után 20%-ot, az alapozás elkészülte után 30%-ot, a vázszerkezet elkészülte után 30%-ot, a végső átadás és aláírás után pedig 20%-ot számláz.
📚 Olvassa el még: Kezdje ezzel a leírással, amely bemutatja, hogyan számlázzon egy ügyfélnek, hogy mérlegelhesse a lehetőségeit, és megértse az ügyfélszámlázási folyamat bonyolultságait.
Hogyan lehet hatékonyan kezelni a mérföldkő alapú számlázást?
A mérföldkő alapú számlázás strukturálja a számlázási folyamatot, de csak akkor működik jól, ha a projektmenedzsment rendszer támogatja. A teljesítések meghatározásától a számlázásig minden lépést dokumentálni kell, nyomon kell követni és könnyen követhetőnek kell lennie – mind Ön, mind az ügyfele számára.
Itt jön be a képbe a ClickUp , a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazás. Ez egy all-in-one platform, amely segít a projektek tervezésében, a mérföldkövek vizualizálásában, a feladatok előrehaladásának nyomon követésében és a nyomon követés automatizálásában – mindezt úgy, hogy a számlázási munkafolyamatot tisztán és szervezetten tartja.
A ClickUp for Finance Teams megkönnyíti az egész folyamatot. Lehetőséged van:
- Állítsa be a ClickUp egyéni mezőket a számlázási szakaszokhoz és a fizetési feltételekhez.
- Használja a ClickUp Dashboards alkalmazást a haladás és a bevételek mérföldkő szerinti nyomon követéséhez.
- Kövesse nyomon az ügyfelek fizetési státuszát a feladatok státuszai vagy alfeladatok segítségével.
- Automatizálja a számlaemlékeztetőket és a belső átadásokat
- Tárolja szerződéseit, SOW-jait és számláit biztonságosan a ClickUp Docs-ban.
Határozzon meg egyértelmű, mérhető mérföldköveket határidőkkel
Mielőtt mérföldkövekért számlázhatna, be kell állítania azokat. Minden mérföldkőnek egy értelmes munkát kell jelentenie – valami kézzelfoghatót, amit az ügyfele áttekinthet és jóváhagyhat. Ezeknek határidővel is rendelkezniük kell, hogy a várakozások korán meg legyenek határozva.
A ClickUp ezt megkönnyíti olyan vizuális tervezőeszközökkel, mint a ClickUp Gantt View és a Timeline View. Ezekkel a nézetekkel áttekintheti az egész projektet, határidőket rendelhet hozzá, és a mérföldköveket összekapcsolhatja a kapcsolódó feladatokkal vagy eredményekkel.
Vegye fel a mérföldköveket a SOW-ba vagy az ügyfélszerződésbe
A mérföldkövek meghatározása után egyértelműen dokumentálja azokat a munkaleírásban (SOW) vagy a szerződésben. Vázolja fel, hogy mit kell leszállítani, mikor esedékes, és mennyi lesz a számla összege.
Használja a ClickUp Docs szolgáltatást az ügyfeleknek szánt dokumentumok megírásához és közös szerkesztéséhez. A dokumentumokból közvetlenül összekapcsolhatja a mérföldköveket a feladatokkal, így csapata eszközváltás nélkül hivatkozhat rájuk és intézkedhet.
Használjon eszközöket a mérföldkövek előrehaladásának nyomon követéséhez
A mérföldkövek meghatározása nem elég – pontosan tudnia kell, hogy a projekt melyik szakaszában tart. Ez a láthatóság biztosítja, hogy magabiztosan számlázhasson, amikor egy mérföldkő befejeződik.
A ClickUp segítségével valós időben követheti nyomon a feladatok állapotát, az eltöltött időt és a projekt előrehaladását. A ClickUp Dashboards segítségével feladatok hozzárendelhet a csapattagokhoz, függőségeket adhat hozzá és megtekintheti a mérföldkövek állapotát.
Automatizálja a számlázást a mérföldkő elérését követően
Miután egy mérföldkő elkészült és jóváhagyták, a sebesség kulcsfontosságú. A számlázási folyamat automatizálása csökkenti a késedelmeket és biztosítja a zökkenőmentes ügyfélélményt.
A ClickUp Automations segítségével olyan triggereket hozhat létre, mint:
- „Amikor egy feladatot befejezettként jelölünk meg, rendeljünk hozzá számla-nyomon követést.”
- „Ha a mérföldkő állapota megváltozik, értesítse a pénzügyi osztályt vagy az ügyfelet.”
- „A befejezett mérföldköveket automatikusan áthelyezze a számlázási szakaszba”
Használja ezt a ClickUp számla nyomon követési sablonjával együtt, hogy táblázatok nélkül is rendszerezhesse a függőben lévő, elküldött és kifizetett számlákat.
Tartsa fenn a kommunikációt ügyfele és csapata között
A mérföldkő alapú számlázás a átláthatóságon alapul – a csapat és az ügyfél közötti összhang biztosítása minimálisra csökkenti a jóváhagyási késedelmeket és magas szinten tartja a bizalmat. A ClickUp segítségével a kommunikáció nem több, egymástól független eszközön zajlik, hanem pontosan ott, ahol a munka és a számlázás történik.
- A ClickUp Chat és a közvetlen üzenetek valós idejű együttműködést hoznak a munkaterületére.
- Használja a @mentions funkciót a csevegésben, a megjegyzésekben vagy a Dokumentumokban, hogy pontosan akkor vonja be az ügyfeleket vagy a belső érdekelt feleket, amikor egy projekt mérföldköve készen áll a felülvizsgálatra.
Amikor eljön a számlázás ideje, küldjön ki gondosan kidolgozott, márkás dokumentumokat a ClickUp számlasablon segítségével, így biztosítva, hogy az ügyféllel való kommunikáció és a számlázás összhangban maradjon.
📚 Olvassa el még: Használja ezeket a projekt ütemterv sablonokat, hogy vizuálisan ábrázolja a mérföldkő alapú számlázást a projektjeiben, és megkönnyítse a nyomon követést.
Tippek a hatékony mérföldkövek beállításához
A mérföldkövek csak akkor működnek, ha jól meg vannak tervezve. Íme néhány gyakorlati tipp, hogy a mérföldkő alapú számlázási folyamat támogassa a projektet, és ne lassítsa azt.
1. Bontsa le a mérföldköveket konkrét eredményekre
Kerülje az olyan homályos célokat, mint „A projekt 1. fázisának befejezése”. Ehelyett határozzon meg konkrét, mérhető eredményeket, például „A márkastratégia első vázlatának benyújtása” vagy „A funkcionális bejelentkezési modul elkészítése”.
2. Győződjön meg arról, hogy minden mérföldkő hozzáadott értéket jelent az üzlet számára
A mérföldkőnek a projektet előre vivő valós eredményt kell tükröznie, nem csak egy belső feladatot. Például a „Prototípus ügyfél által jóváhagyva” erősebb mérföldkő, mint a „Vázlatok elkészültek”.
3. Kössd össze a mérföldköveket a fizetési ütemterveddel
Szinkronizálja számlázási ütemtervét a projekt megvalósításával. Ezzel elkerülheti, hogy nagy mennyiségű fizetetlen munkát végezzen, és ügyfeleinek kiszámítható fizetési tervet biztosíthat. Használja a ClickUp számlázási sablonját, hogy a fizetéseket a projekt szakaszaihoz rendelje, és elkerülje a ki nem fizetett számlákkal kapcsolatos oda-vissza levelezést.
4. Használjon sablonokat az időmegtakarítás és a hibák csökkentése érdekében
Akár szabadúszó, ügynökség vagy pénzügyi csapat, a mérföldkő sablonok beállítása segít fenntartani a projektek közötti konzisztenciát.
⭐ Bónusz: Fedezze fel a ClickUp szabadúszói számlasablont, hogy gyorsan elindulhasson egy bevált struktúrával.
5. Rendszeresen tájékoztassa a mérföldkövek állapotáról
Ne hagyja, hogy a mérföldkövek váratlanul érjék az ügyfeleket. Használja a ClickUp megjegyzéseket, csevegést és irányítópultokat, hogy megossza a haladásról szóló frissítéseket és megerősítse a jóváhagyásokat, mielőtt továbbhaladna.
📮ClickUp Insight: Felmérésünkből kiderült, hogy a tudásmunkások átlagosan napi 6 kapcsolatot tartanak fenn a munkahelyükön. Ez valószínűleg többszöri e-mailek, csevegések és projektmenedzsment eszközök közötti üzenetváltást jelent. Mi lenne, ha mindezeket a beszélgetéseket egy helyen összegyűjthetné? A ClickUp segítségével ez lehetséges! Ez egy olyan alkalmazás, amely a munkához szükséges mindent egy helyen egyesít: projekteket, tudást és csevegést – mindezt AI segítségével, amely Önnek és csapatának segít gyorsabban és okosabban dolgozni.
📚 Olvassa el még: Fedezze fel a valós projekt mérföldkő példákat, hogy jobban megértse, hogyan működik a mérföldkő alapú számlázás különböző iparágakban.
Mérföldkő-számlázás vs. haladás-számlázás
Bár a mérföldkő alapú számlázás és a haladás alapú számlázás egyaránt támogatja a projekt során történő szakaszos fizetéseket, a fizetések időzítését és módját illetően eltérő logikát követnek.
Mérföldkő alapú számlázás
A mérföldkő alapú számlázásnál a kifizetések meghatározott mérföldkövekhez kapcsolódnak – ezek a projekt kezdetén megállapodott konkrét teljesítések vagy eredmények. Minden számla egy fontos ellenőrzési ponthoz kapcsolódik, például „1. fázis fejlesztése befejezve” vagy „Végleges makett leszállítva”.
- Alapja: meghatározott eredmények teljesítése
- Ideális: egyértelmű szakaszokkal és kézzelfogható eredményekkel rendelkező projektekhez
- Fizetési struktúra: rögzített összegek vagy százalékok, amelyek az egyes mérföldkövekhez kapcsolódnak.
- Előny: Egyszerűsíti a számlázást azáltal, hogy azt konkrét előrehaladási pontokhoz igazítja.
Haladásalapú számlázás
A haladási számlázás viszont azt jelenti, hogy az ügyfeleknek a teljesített munka százalékos aránya alapján számlázunk. Ezt a modellt gyakran használják olyan iparágakban, mint az építőipar, ahol nehezebb pontosan meghatározni a teljesítendő feladatokat, de könnyebb nyomon követni az általános haladást.
- Alapja: A befejezett munka százalékos aránya
- Ideális: hosszú távú vagy határozatlan idejű projektekhez, ahol a teljesítések változóak.
- Fizetési struktúra: Változó, az időhöz vagy a befektetett munkához kötött
- Előny: Nagyobb rugalmasságot biztosít a számlázásban, de egyértelmű dokumentáció nélkül nehezebb nyomon követni.
💡 Profi tipp: Nem tudja, melyik számlázási modell illik leginkább a munkastílusához? Ha a projektje konkrét eredményekre és határidőkre van felosztva, a mérföldkő alapú számlázás valószínűleg jobb áttekinthetőséget biztosít és segít fenntartani a folyamatos cash flow-t.
A mérföldkő alapú számlázás előnyei
Akár önálló vállalkozó, ügynökség vagy nagy értékű projekteket kezelő pénzügyi csapat, a mérföldkő alapú számlázás egyértelmű előnyökkel jár mind ön, mind ügyfelei számára. Célja a világosság, a pénzforgalom és az ügyfélkapcsolatok erősítése.
💸 Javítja a cash flow-t Ahelyett, hogy a projekt befejezéséig várna, a projekt előrehaladtával kapja meg a fizetést. Ez biztosítja vállalkozása pénzügyi stabilitását, és garantálja, hogy ne kelljen minden munkát időbeni ellentételezés nélkül elvégeznie.
🤝 Bizalmat épít az ügyfelekkelA fizetések látható előrehaladáshoz való kapcsolásával az ügyfelek tudják, hogy miért és mikor fizetnek. Ez a átláthatóság segít a várakozások egyértelmű meghatározásában és elkerüli a számlázási meglepetéseket.
📊 Ösztönzi a felelősségvállalást és a határidők betartásátMivel a kifizetések konkrét eredményekhez vannak kötve, a csapatok nagyobb valószínűséggel tartják be a határidőket. A mérföldkövek természetesen határidőket hoznak létre, így a projektek folyamatosan haladnak előre.
🗂️ Támogatja a projekt nyomon követését és tervezését A mérföldkő alapú számlázás szorosan igazodik a projekt ütemtervéhez, és segít a projektmenedzsereknek a nagy projekteket kezelhető részekre bontani, megkönnyítve ezzel a feladatok kiosztását, a projektköltségek becslését és az előrehaladás nyomon követését.
🧾 Csökkenti a számlázási vitákat A világos mérföldkövekre épülő meghatározott fizetési ütemterv kevesebb félreértéshez vezet. Minden számla már elvégzett munkához kapcsolódik.
📚 Olvassa el még: Nézze meg ezeket a használatra kész mérföldkő sablonokat, amelyekkel világosan megtervezheti projektje szakaszait.
Mikor érdemes használni a mérföldkő alapú számlázást?
A mérföldkő alapú számlázás okos választás, ha a projektnek egyértelmű szakaszai, mérhető eredményei és meghatározott ütemterve van. Segít a csapatoknak és az ügyfeleknek a koordinációban, miközben elősegíti a pénzforgalom jobb előrejelzését a projekt teljes életciklusa alatt.
Íme néhány ideális eset, amikor a mérföldkő alapú számlázás a leghatékonyabb:
1. Hosszú távú vagy összetett projektek esetén
Ha a projekt több héten vagy hónapon át tart, és több fázisból áll, a mérföldkő alapú számlázás biztosítja, hogy a projekt teljes befejezése előtt is fizetést kapjon.
📌 Példa: Egy hat hónapos weboldal-átalakítási projekt minden fázis után számláz, így a vázlatok, a fejlesztés, a tesztelés és az indítás után.
2. Ha konkrét eredmények vannak
Minden mérföldkőnek jelentősen előrehaladást kell jelentenie, például egy elkészült makett, egy jóváhagyott stratégia vagy egy befejezett funkció. Minél egyértelműbb az eredmény, annál könnyebb azt számlához kapcsolni.
📌 Példa: Egy videóügynökség a storyboard, a nyers vágás és a végleges videó jóváhagyása után számláz.
3. Ha ügyfelei bizalmát szeretné elnyerni
Az ügyfelek magabiztosabban fizetnek, ha látható eredmények alapján számolnak el. A mérföldkő alapú számlázás átláthatóságot biztosít számukra, hogy a számlázási folyamat minden szakaszában tudják, miért fizetnek.
📌 Példa: Egy tanácsadó cég a felfedezés, a stratégia kidolgozása és a végleges jelentés leadása után számláz.
4. Ha fix áras szerződésen dolgozik
Ha nem óradíj alapján számláz, vagy nem használ időalapú számlázást, a mérföldkő alapú számlázás a fix díjat kezelhető részekre bontja, összhangban a projekt ütemtervével.
📌 Példa: Egy szabadúszó UX-tervező, aki 5000 dollárt számol fel, 40%-ot előre, 30%-ot a felhasználói tesztelés után, és 30%-ot a projekt átadásakor.
5. Azokban az iparágakban, ahol ez a szabvány
Építési projektek, tanácsadás, SaaS bevezetés, tervezési munkák és kreatív marketingkampányok gyakran strukturált szakaszokat követnek, így a mérföldkő szerinti fizetések a normává váltak.
📌 Példa: Egy építési projekt számlázása az engedélyek, az alapozás, a vázszerkezet és a végső ellenőrzés után történik.
📊 Kutatások szerint: A strukturált számlázási modellek megbízhatóbb pénzforgalmat és kevesebb vitát eredményeznek. Íme egy lista hasznos mérföldkő-nyomonkövető szoftverekről, amelyekkel hatékonyan nyomon követhető az egyes szakaszok.
📊 Kutatások szerint: A strukturált számlázási modellek megbízhatóbb pénzforgalmat és kevesebb vitát eredményeznek. Íme egy lista hasznos mérföldkő-nyomonkövető szoftverekről, amelyekkel hatékonyan nyomon követhető az egyes szakaszok.
A mérföldkő alapú számlázás megfelelő Önnek?
Ha projektjei jól meghatározott eredményeket, hosszabb határidőket vagy többszöri ügyféljóváhagyást igényelnek, a mérföldkő alapú számlázás okos megoldás a fizetések strukturálására. Javítja a cash flow-t, növeli az ügyfelek bizalmát, és a fizetéseket közvetlenül a haladáshoz köti – ezek a projekt sikerének kulcsfontosságú összetevői.
Akár kreatív eszközöket szállító szabadúszó, új funkciókat fejlesztő SaaS-csapat vagy bevezetést irányító marketingügynökség, a mérföldkőalapú számlázás biztosítja, hogy méltányosan és időben megkapja a fizetését.
A ClickUp segítségével a projekt számlázását és a feladatok előrehaladását egy helyen kezelheti. A ClickUp, mint vezető projektmenedzsment szoftver, segít nyomon követni a teljesítéseket, egyértelmű mérföldköveket meghatározni, automatizálni a nyomon követést és szervezetté tenni a munkafolyamatot.
Nem csak elérjük a mérföldköveket, hanem fizetést is kapunk értük. Próbálja ki most ingyen a ClickUp-ot!