Az 1900-as évek elején egy Reginald Heber Smith nevű ügyvéd szokatlan kihívással szembesült: egy jogi tanácsadó irodát kellett működtetnie szűkös költségvetéssel.
Hogy nyomon követhesse a több ezer ügyben elvégzett munkát, kifejlesztett egy rendszert, amely pontosan rögzítette, hogy az egyes ügyvédek hány órát töltöttek az egyes feladatokkal.
Egy évszázaddal később sok kreatív és marketing ügynökség még mindig ugyanazzal a hagyománnyal küzd: egy modellel, amely feltételezi, hogy minden produktív perc számlázható.
A kérdés azonban most a következő: mi a rejtett költsége annak, ha az ügynökségek nem követik nyomon a számlázható és nem számlázható órákat?
Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk, hogy ez a százéves számviteli koncepció hogyan befolyásolja még mindig az Önök árréseit. Bónuszként megnézzük, hogy a ClickUp hogyan tud Önöket támogatni. 🎯
⭐ Kiemelt sablon
A ClickUp tanácsadói időkövetési sablon célja, hogy segítse a tanácsadó és ügynökségi csapatokat az ügyfelek, projektek és teljesítések napi kezelésében. Minden perc egy feladathoz, megbeszéléshez vagy teljesítéshez köthető, így teljes áttekintést kaphat arról, hogy mi számlázható és mi nem.
Ez a beállítás kiküszöböli a találgatásokat, segít nyomon követni a feladatokra és projektekre fordított időt, valamint annak kapcsolatát a projekt összességében vett jövedelmezőségével.
A számlázható és nem számlázható órák nyomon követésének elmulasztása rejtett költségei
Még a forgalmas, jól teljesítő ügynökségeknél sem minden ledolgozott óra jelent bevételt.
Az ügyfelek hívásai, a belső megbeszélések, a gyors módosítások és az adminisztratív feladatok mind összeadódnak. De ha ezeket nem követik nyomon megfelelően, akkor csendben rontják a nyereséget. Nézzük meg, hol jelennek meg a többletköltségek, és miért fontos a munkaidő-nyilvántartás kezelése.
Elvesztett bevételi lehetőségek
Ha a számlázható órákat nem követik nyomon, az ügynökségek pénzt hagynak az asztalon.
Vegyünk egy példát egy branding projekten dolgozó tervezőirodáról: egy tervező 10 órát tölt az ügyfél által kért módosítások véglegesítésével. Ebből csak hat óra kerül rögzítésre, mert a többit elfelejtették beírni, vagy lefelé kerekítették. Több projekt során ez az eltérés havonta több ezer dollárba kerülhet az ügynökségnek.
📮 ClickUp Insight: Míg a munkavállalók 40%-a hetente kevesebb mint egy órát tölt láthatatlan feladatokkal a munkahelyén, addig megdöbbentő 15% hetente több mint 5 órát veszít, ami havonta 2,5 napnak felel meg!
Ez a látszólag jelentéktelen, de láthatatlan időpazarlás lassan felemésztheti a termelékenységét. ⏱️
Használja a ClickUp időkövető és AI asszisztens funkcióját, és derítse ki pontosan, hol tűnnek el azok a láthatatlan órák. Mutassa meg a hatékonysági hiányosságokat, hagyja, hogy az AI automatizálja az ismétlődő feladatokat, és nyerje vissza a kritikus időt! Nézze meg ezt a videót, hogy többet tudjon meg a ClickUp időnyilvántartásáról és jóváhagyásairól. 👇🏼
Csökkent termelékenység
A számlázható és nem számlázható tevékenységek közötti határ elmosódása ronthatja a csapat hatékonyságát.
Például egy marketingstratéga a nap egy részét egy ügyfélkampányra fordíthatja, de közben belső e-maileket is ellenőriz, jelentéseket készít és ad hoc megbeszéléseken vesz részt. Pontos időkövetés nélkül lehetetlen megmondani, hogy a napból mennyi időt töltött ténylegesen bevételt generáló feladatokkal.
Ennek eredménye a párhuzamos munkavégzés, a koncentráció elvesztése és az időpazarlás a fragmentált munkafolyamatok összerakásakor.
🧠 Érdekesség: Minden a pontóról indult. Willard Bundy 1888-ban szabadalmaztatta az első praktikus pontórát, és ez a mechanikus eszköz, amely képes volt az órákat rögzíteni, tette lehetővé a modern, időalapú számlázást.
A projektköltségvetések előrejelzésének nehézségei
A nem számlázható órák figyelmen kívül hagyása gyakran a projektköltségek alulbecsléséhez vezet.
Tegyük fel, hogy egy tanácsadó cég új ügyfelet szeretne megnyerni. 50 órát szánnak a teljesítésre, de elfelejtik figyelembe venni a belső tervezést, az állapotmegbeszéléseket és a minőség-ellenőrzéseket. Amikor a projekt túllépi a határidőt, a határidők nem tartják be, a haszonkulcs csökken, és az ügyfelek elégedettsége is romlik.
💡 Profi tipp: Kövesse nyomon az alternatív költségeket a nem számlázható órák mellett. Ha egy csapat 40 órát tölt belső képzéssel, számolja ki az ezzel járó számlázható órák kiesését. Ez segít a pénzügyi vezetőknek igazolni a képzés megtérülését.
Növekedett ügyfélszámlázási viták
A homályos vagy pontatlan időbejegyzések gyorsan számlázási konfliktusokat okozhatnak.
Tegyük fel, hogy egy webfejlesztő ügynökség 15 órányi munkát számláz egy ügyfélnek egy weboldal átalakításáért, de nem rögzítette a kisebb feladatokat, mint például a hibaelhárítás vagy a tesztelés. Az ügyfél megkérdőjelezi a díjakat, késlelteti a fizetést, míg az ügynökség igyekszik igazolni az órákat.
🔍 Tudta? Az 1940-es években az Amerikai Ügyvédi Kamara (ABA) elkezdte népszerűsíteni azt az elképzelést, hogy az ügyvédek hatperces időközönként kövessék nyomon az idejüket. Ez a gyakorlat 1958-ban vált hivatalossá, amikor az ABA azt javasolta, hogy az ügyvédek évente 1300 óra számlázására törekedjenek.
Hatékony erőforrás-elosztás
Egyértelmű adatok nélkül a vezetők tévesen ítélhetik meg, hogy a csapat tagjai hogyan töltik az idejüket.
Például egy senior szövegíró alulhasznosítottnak tűnhet, mert nem követik nyomon a nem számlázható kutatásra vagy gyakornokok mentorálására fordított óráit. Eközben a junior munkatársak túlterheltek lehetnek a számlázható feladatokkal. Az ilyen téves kapacitásértékelés kiégéshez, tehetségpazarláshoz és egyenetlen projektvégrehajtáshoz vezethet.
💡 Profi tipp: Ne csak órában gondolkodjon, hanem mintákban is. Ha azt látja, hogy a stratégák hétfőnként mindig sok nem számlázható időt rögzítenek, akkor ez egy rendszerszintű probléma. Talán a heti állapotjelentéseket össze lehetne vonni, vagy az automatizált jelentésekkel a felkészülés felét ki lehetne cserélni.
Hogyan lehet csökkenteni a számlázható és nem számlázható órák nyomon követésének elmulasztásából származó rejtett költségeket?
A feladatok kategorizálása, az idő következetes nyomon követése, az eredmények áttekintése és a munkafolyamatok kiigazítása segít az ügynökségeknek visszanyerni az időgazdálkodás feletti ellenőrzést.
A ClickUp segít Önnek ebben. 🤩
Ez a világ első konvergált AI-munkaterülete, amely ötvözi a projektmenedzsmentet, a tudásmenedzsmentet és a csevegést – mindezt AI-alapú technológiával, amely segít gyorsabban és okosabban dolgozni.
Így csökkentheti a platform használatával a nyomon nem követett órák rejtett költségeit:
1. lépés: A feladatok kategorizálása számlázható vagy nem számlázható kategóriákba
Először tisztázza, hogy mi számít számlázható és mi nem.
✔️ Itt van egy számlázható órákra vonatkozó ellenőrzőlista!
- Ügyfélprojektek (tervezés, kódolás, írás, tanácsadás)
- Stratégiai megbeszélések és tervezés az ügyfeleknek nyújtandó szolgáltatásokról
- Projektspecifikus ügyfélmegbeszélések és telefonhívások
- Ügyfelek által kért módosítások és szerkesztések
- Közvetlenül egy ügyfélprojektet támogató kutatás
- Szállítható termékek (grafikák, jelentések, prezentációk)
- Helyszíni vagy virtuális ügyfélworkshopok
- Ügyfelek anyagainak lektorálása és minőség-ellenőrzése
Írja le ezeket egy egyszerű referencia listában, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon. Ezután könnyítse meg ezek nyomon követését azáltal, hogy következetes címkéket ad hozzá, például „Számlázható” és „Nem számlázható”. Tartson egy rövid megbeszélést a csapatával, hogy áttekintsék a példákat, így mindenki ugyanazokat a szabványokat alkalmazza.
❌ Íme a nem számlázható feladatok:
- Adminisztratív munka (e-mailek, iratkezelés, adatbevitel)
- Belső csapatmegbeszélések és stand-upok
- Képzés vagy szakmai fejlődés
- Marketing vagy üzletfejlesztés az ügynökség számára
- Belső projekttervezés vagy folyamatdokumentáció
- Az alkalmazottak új eszközök vagy szoftverek elsajátítására fordított ideje
- Teljesítményértékelések vagy HR-rel kapcsolatos feladatok
- Irodavezetés vagy csapatkoordináció
A ClickUp feladatok a munkafolyamat alapkövei. Mindegyik több összetevőt tartalmaz, beleértve leírásokat, mellékleteket, címkéket, ellenőrzőlistákat és megjegyzéseket. Így a feladatokat „számlázható” vagy „nem számlázható” címkével láthatja el, így egységes rendszert hozhat létre a csapat számára, miközben az összes kontextust egy helyen tárolja.
Például egy ügyfél blogján dolgozó tartalomíró létrehoz egy „Ügyfél Y blog vázlat” nevű feladatot, és „számlázható” címkével látja el. Hozzáad egy leírást a határidőkkel és követelményekkel. A hónap végén a marketingvezető a címkék alapján szűri a számlázható órákat.
2. lépés: Kövesd nyomon az időt következetesen
Most itt az ideje, hogy ösztönözze csapatát arra, hogy minden nap rögzítsék az órákat, ahelyett, hogy a hét végéig várnának, így a bejegyzések pontosak és teljesek lesznek.
A ClickUp Time Tracking megkönnyíti ezt a feladatot. Lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy asztali számítógépről, mobilról vagy akár böngészőből is elindítsák és leállítsák a feladatok időzítőit az ingyenes Chrome-bővítmény segítségével.
Inkább a kézi bevitel a kedvence? Semmi gond. Utólag is rögzítheti az időt, vagy megadhat egy dátumtartományt a haladás nyomon követéséhez. Minden bejegyzés közvetlenül összekapcsolható egy feladattal vagy alfeladattal, így minden óra egy konkrét eredményhez kapcsolódik. A testreszabható munkaidő-nyilvántartások lehetővé teszik a nyomon követett idő naponkénti, heti, havi vagy bármely más időszakonkénti megtekintését. Akár becsült időt is hozzáadhat a feladatlapokhoz, hogy később összehasonlíthassa a becsült és a tényleges órákat.
Például egy közösségi média ügynökség egy ügyfél kampányán dolgozik. Egy szövegíró a reggelét azzal tölti, hogy feliratokat ír az ügyfél Instagram-bejegyzéseihez. Amint elkezd írni, beindítja az időzítőt közvetlenül a „Instagram-feliratok – Z ügyfél” feladatra.
Kérdezze meg az AI-t a kontextusra vonatkozó betekintésért
A ClickUp Brain egy mesterséges intelligenciával működő platform eszköz, amely közvetlenül a munkaterületébe van beépítve, és összeköti a feladatokat, dokumentumokat, embereket és a szervezeti tudást. Automatizálja a rutin projektmenedzsment tevékenységeket, mint például a haladás nyomon követése, stand-upok, frissítések és feladatgenerálás, mesterséges intelligenciával támogatott automatizálási funkciók, mint például az AI Assign és az AI Prioritize segítségével, lehetővé téve a csapatának, hogy a nem számlázható feladatok helyett a stratégiai munkára koncentráljon.
Térjünk vissza a közösségi média ügynökség példájához. Amíg a szövegíró dolgozik, a ClickUp Brain automatikusan nyomon követi az alfeladatok előrehaladását, összefoglalót készít az elvégzett munkáról, és tájékoztatja az érdekelt feleket a jelenlegi számlázható órákról.
Később, ha a csapatvezető gyors áttekintést szeretne, egyszerűen megkérdezheti a ClickUp Brain-t:
- Mutassa meg a [Ügyfél neve] számára a héten számlázható órák teljes számát!
- Mely feladatok tartanak tovább a becsültnél?
- Készítsen előrehaladási összefoglalót az Instagram-kampányról
A ClickUp Brain emellett javaslatokat is tesz, például az erőforrások átcsoportosítását, ha bizonyos alfeladatok elmaradnak a nyomon követett idő alapján.
💡 Profi tipp: Alkalmazzon mesterséges intelligenciát az időellenőrzésekben. Töltse be a korábbi számlázható/nem számlázható adatait a ClickUp Brainbe, hogy felfedezze a rejtett hatékonysági hiányosságokat – például a mesterséges intelligencia jelzi, hogy a vezető tervezők több időt töltenek belső megbeszéléseken, mint a juniorok, ami rossz feladatmegosztásra utal.
3. lépés: Rendszeresen tekintse át a jelentéseket
Állítson be egy ütemtervet az időjelentések áttekintésére. Ez például a következő lehet:
- Napi szinten az egyes feladatok gyors ellenőrzéséhez
- Heti aktív projektek esetén
- Havi átlagos trendek
Hasonlítsa össze a számlázható és a nem számlázható órákat, hogy felismerje a mintákat, például az ismétlődő alacsony értékű feladatokat vagy az alulszámlázást. Figyeljen a kiugró értékekre: olyan feladatokra, amelyek a vártnál sokkal több időt vettek igénybe, vagy rosszul lettek kategorizálva. Ha ezeket az eredményeket megosztja a csapattal, mindenki megérti az idejének hatását, és ez fenntartja a motivációt.
A ClickUp Automations gyorsabbá teheti az időkövetési jelentések elkészítését. Egyszerű „Ha ez történik, akkor ezt tedd” logikán működnek, és a munkafolyamatához igazodva kombinálhatók a kiváltó események, műveletek és feltételek.
Íme néhány példa az automatizálásra:
- Értesítse a vezetőket, ha egy feladat meghaladja a becsült óraszámot.
- A feladatok típusának megfelelően automatikusan jelölje meg a feladatokat számlázhatóként vagy nem számlázhatóként.
- Küldjön heti összefoglalókat a nyomon követett órákról a csapatvezetőknek.
- Frissítse a műszerfalakat, amikor az időbejegyzéseket rögzítik vagy frissítik.
A ClickUp Brain segítségével akár természetes nyelvet használó egyedi AI-ügynököket is létrehozhat, például:
- Értesítsen minden pénteken, ha valamelyik feladat meghaladta a becsült óraszámot a héten.
- Jelölje ki azokat a feladatokat, amelyek több mint 10%-kal hosszabbak a becsültnél.
- Küldjön automatikusan jelentést az ügyfelekenkénti teljes számlázható órákról
Íme, hogyan néz ez ki a gyakorlatban:
💡 Profi tipp: Használjon mikroköltségvetéseket a nem számlázható órákra. Ahelyett, hogy azt mondaná, „tartsa az adminisztrációt 20% alatt”, adjon minden projektnek egy korlátozott, nem számlázható költségvetést (mondjuk 10 óra). Ezáltal a csapatok tudatában lesznek a hatókör-kiterjedésnek, és a korlátok elérése esetén kénytelenek lesznek kreatív problémamegoldásra.
További információk a munkafolyamatok automatizálásáról itt találhatók. 👇🏼
4. lépés: A munkafolyamatok kiigazítása a megszerzett ismeretek alapján
Használja az adatokat, hogy okosabb döntéseket hozzon. Fókuszáljon a magas ROI-jú tevékenységekre, és csökkentse az alacsony értékű belső munkákat. Finomítsa feladatokra vonatkozó becsléseit a tényleges időadatok felhasználásával, hogy a jövőbeli projektárajánlatok pontosabbak legyenek.
Állítsa be az erőforrások elosztását úgy, hogy több embert rendeljen a magas értékű számlázható feladatokhoz, és egyszerűsítse a fontos, de időigényes, nem számlázható munkákat sablonok, automatizálás vagy kiszervezés segítségével. Idővel ezek a kis változtatások összességében jobb termelékenységet eredményeznek.
A ClickUp Dashboards központi nézetet nyújt a munkaterületéről, lehetővé téve az adatok valós idejű megjelenítését és elemzését. A mozgatható és méretváltoztatható kártyák segítségével nyomon követheti a feladatok előrehaladását, a csapat teljesítményét, az időjelentéseket, és akár külső eszközök adatait is integrálhatja.
Testreszabhatja a műszerfalakat szűrőkkel és beállításokkal, hogy a legfontosabb dolgokra koncentrálhasson, legyen szó projekt szintű mutatókról, ügyfélspecifikus órákról vagy a csapat általános termelékenységéről.
Tegyük fel, hogy egy marketingügynökség több kampányt is kezel. A ClickUp Dashboardon több kártyát állítanak be:
- Az időjelentési kártya megmutatja a számlázható és nem számlázható órákat csapattagok és projektek szerint.
- A feladat előrehaladási kártya megjeleníti az egyes ügyfeleknél elvégzett és függőben lévő feladatokat.
- A munkaterhelés-kártya megjeleníti az egyes csapattagok kapacitását.
- Az ügyfelek számára elérhető kártya átfogó áttekintést nyújt a projekt állásáról, a határidőkről és a teljesítendő feladatokról.
Bónusz: sablon!
Ha nem szeretne egyedi munkafolyamatot beállítani, itt talál egy freelancer sablont, amelyet felhasználhat! ⚡
A ClickUp tanácsadói időkövetési sablon kiváló eszköz az idő közvetlenül a feladatokon belüli nyomon követéséhez, ami azt jelenti, hogy mindig pontosan tudja, mire fordult az egyes rögzített órák. A tanácsadói munkaidő-nyilvántartási sablon tartalmaz egyedi mezőket a legfontosabb mutatók, például az óradíjak, a becsült költségek és a teljes számlázható összegek rögzítéséhez.
A képletmezők automatikusan kiszámítják a számlázható órákat, így azonnal összehasonlíthatja a becsült és a tényleges bevételeket. Ez azt jelenti, hogy könnyen azonosíthatja az alulszámlázott projekteket vagy a túlterhelt feladatokat. Többféle nézet opcióval, például listákkal, táblázatokkal és irányítópultokkal párosítva szűrheti, rendezheti és vizualizálhatja a nyomon követett időt a projektek, a csapat tagjai és az ügyfelek között.
A munka szétszóródása az egyik legnagyobb rejtett termelékenységcsökkentő tényező az ügynökségeknél. A kreatív csapatok gyakran több eszköz között váltanak a projektek, a számlázás, az időkövetés és az ügyfélkommunikáció között. Minden váltás megszakítja a koncentrációt, lassítja a lendületet, és rést hoz létre, ahol az órák nem kerülnek nyomon követésre, a briefek elvesznek, és a teljesítések elmaradnak.
Ha a munkafolyamatok több fülön vannak szétszórva, akkor nem csak időt pazarol, hanem számlázható órákat is veszít, és minden ügyfélprojektet megnehezít. Az egységesített munkaterület mindezt egybefogja: a projektmenedzsment, az időkövetés, a számlázás, az erőforrások és a kommunikáció egy zökkenőmentes rendszerben működik. Nincs többé fülváltás, nincs többé fájlok keresése, nincs többé kontextus-visszaállítás. A csapata gyorsabban halad, a projektek összehangoltak maradnak, és az ügynökség megőrzi a számlázható időt, amely ténylegesen bevételt generál.
Valós példa a számlázható órák nyomon követésére
Amikor a csapatok elkezdenek nyomon követni a számlázható és nem számlázható órákat, az eredmények gyakran magukért beszélnek. Az adatok feltárják a hatékonysági hiányosságokat, az elszalasztott lehetőségeket és a potenciális profitveszteségeket.
Ismerjük meg lépésről lépésre a korábban tárgyalt munkafolyamatot a gyakorlatban.
Tegyük fel, hogy a StudioBright, egy közepes méretű kreatív ügynökség úgy dönt, hogy alaposabban megvizsgálja, hova is megy valójában az ideje. A stabil ügyfélmunkának ellenére a bevételi árrések folyamatosan csökkennek.
1. lépés: Világos definíciók meghatározása
Így osztja el a munkát az operációs vezető:
- Számlázható: Ügyfélnek nyújtott szolgáltatások, például kampánytervezés, módosítások vagy ügyfélhívások
- Nem számlázható: Belső megbeszélések, marketingtevékenységek és képzések
A munkaterületükön címkéket hoznak létre, hogy minden feladat átlátható legyen.
2. lépés: Naponta rögzítse az időt a ClickUp segítségével
Például a szövegíró írás közben elindítja az „Ad Copy – Client A” időzítőt. A projektmenedzser manuálisan rögzíti a 45 percet, amelyet egy ügyfél-visszajelzési megbeszélésen töltött. A ClickUp Brain AI projektmenedzsere összefoglalja az ügyfeleknél eltöltött összes órát, és jelzi azokat a feladatokat, amelyek túllépik a becsült időt.
Íme, mit mondott Manaswi Dwivedi a Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.-től a ClickUp használatáról:
A műszerfal segítségével az adatokat értelmes módon ábrázolhatjuk, és időt is megtakarítunk. Különböző tereket is létrehozhatok, ahol a problémákkal és a fejlesztésekkel foglalkozhatok. Ezenkívül a napi munkánkat is nyomon követhetjük, és az egyes feladatokra fordított idő nyomon követése is hozzájárul a munka hatékonyságának javításához.
A műszerfal segítségével az adatokat értelmes módon ábrázolhatjuk, és időt is megtakarítunk. Különböző tereket is létrehozhatok, ahol a problémákkal és a fejlesztésekkel foglalkozhatok. Ezenkívül a napi munkánkat is nyomon követhetjük, és az egyes feladatokra fordított idő nyomon követése is hozzájárul a munka hatékonyságának javításához.
3. lépés: Rendszeresen ellenőrizze a jelentéseket
Minden hét végén a csapat a ClickUp Dashboards segítségével áttekinti az időadatokat.
Egy mintát fedeznek fel: a tervezők hetente közel 10 órát töltenek belső telefonálással: a nem számlázható idő csökkenti a hasznot.
A menedzser beállítja a ClickUp Automation funkciót úgy, hogy minden pénteken automatikusan megosztásra kerüljön a „Heti időjelentés” a #Operations ClickUp Chat csatornán.
💡 Profi tipp: Hasonlítsa össze az ügyfelek hatékonyságát. Hasonlítsa össze az ügyfelek számlázható és nem számlázható óráinak arányát. Egyes ügyfelek minden számlázható órára két óra általános költséget számolnak, mások 15 percet. Használja ezt az információt arra, hogy a teljes kapacitás kihasználtság esetén a leghatékonyabb ügyfeleket részesítse előnyben.
4. lépés: A munkafolyamatok kiigazítása a betekintés alapján
Az adatokkal felvértezve a StudioBright finomítja munkafolyamatát:
- A belső megbeszélések időtartama legfeljebb 15 perc lehet.
- Az ügyfelekkel való kommunikáció a projekt irányítópultokon kerül összevonásra.
- A túlzottan időigényes, nem számlázható feladatok automatizálásra vagy kötegelésre kerülnek.
Három hónap elteltével az eredmények egyértelműek:
⚡ A számlázható kihasználtság 18%-kal nő
💰 A haszonkulcs 22%-kal javul
📅 Az átlagos projektátfutási idő 15%-kal csökken
💟 Bónusz: A Brain MAX egy mesterséges intelligenciával működő asztali társ, amelynek célja, hogy segítse az ügynökségeket a számlázható órák maximalizálásában és az ügyfelekkel kapcsolatos munkák racionalizálásában. A projektmenedzsment, az időkövetés és a számlázási eszközök mély integrációjával a Brain MAX az összes számlázható tevékenységet egy egységes irányítópultra hozza.
A beszéd-szöveggé alakítás funkcióval kéz nélkül rögzítheti az órákat, frissítheti a projekt státuszát vagy rögzítheti az ügyfelek megjegyzéseit, míg több vezető AI-modell segít részletes munkaidő-nyilvántartások készítésében, a projekt előrehaladásának összefoglalásában és a még nem számlázott munkák jelölésében. A Brain MAX automatizálhatja az időbejegyzésre vonatkozó emlékeztetőket, rendszerezheti a számlázható és nem számlázható feladatokat, és biztosíthatja, hogy az ügyfelek számára végzett munka minden percét nyomon kövessék és elszámolják, így ügynöksége hatékonyabbá, átláthatóbbá és jövedelmezőbbé válik.
📖 Olvassa el még: Mi az a mérföldkő alapú számlázás? Hogyan működik (+ példák)
Mesterséges intelligenciával támogatott idő- és számlázási ellenőrzőlista ügynökségek számára
Íme egy rövid összefoglaló táblázat, amely segít Önnek a feladatok nyomon követésében:
| Lépés | Ellenőrzőlista elem |
|---|---|
| 1. Automatizálja az alacsony értékű feladatokat, hogy csapata kreatív maradjon | Használja az AI-t az adminisztratív feladatok automatizálására, amelyek megzavarják a tervezőket, stratégákat és ügyfélmenedzsereket. Ezáltal ők a végtelen adminisztratív munkák és a oda-vissza levelezés helyett a nagy hatással bíró számlázható feladatokra koncentrálhatnak. |
| 2. Azonosítsa a szállítási folyamat rejtett költségeit | Az ügynökségek jövedelmezőségüket veszítik el olyan észrevétlen rejtett költségek miatt, mint a javítások, a belső felülvizsgálatok, az értekezletek és a nem számlázható munkák. Fedezze fel ezeket a mintákat minél hamarabb, mert a nem számlázható órák fontosabbak, mint a legtöbb csapat gondolná. |
| 3. Növelje a számlázás pontosságát az automatizált nyomon követéssel | Engedélyezze az automatizált időkövetést, hogy a kreatívok minden, az ügyfelek számára végzett munkára fordított órát rögzítsenek, így pontos számlázást és zökkenőmentesebb időkövetési folyamatot biztosítva – ami különösen fontos a gyorsan változó produkciós csapatok számára. |
| 4. Növelje a számlázható kihasználtságot az ügynökség egészében | Kövesse nyomon csapata kihasználtsági arányát, számlázható kihasználtsági arányát és teljes munkaidejét, hogy megértse, hogyan oszlanak el a különböző projektek között, és fedezze fel a számlázható órák növelésének lehetőségeit. |
| 5. Adjon a projektmenedzsereknek egyértelműbb ellenőrzést a teljesítés felett | Hagyja, hogy az AI segítse a projekt előrehaladásának nyomon követését, tisztázza a számlázható és nem számlázható feladatokat, és támogassa a projektmenedzsereket a szoros határidőkkel és változó hatókörrel rendelkező komplex ügyfélprojektek koordinálásában. |
| 6. Védje a bevételeket a fix díjas megbízásoknál | Sok ügynökség előre fizetett megbízások vagy fix áras projektek alapján számolja ki a munkát, ami azt jelenti, hogy a hiányzó időnaplók vagy a feladatköri eltérések pénzveszteséghez vezethetnek. Az AI segít kiemelni azokat a problémákat, amelyek gátolják a közvetlen bevételeket és a teljesítés hatékonyságát. |
| 7. Egyszerűsítse az ügynökségi rendszerek működését | Használjon AI-alapú projektmenedzsment szoftvert a belső folyamatok racionalizálására, az adminisztratív terhek csökkentésére és a napi munkafolyamatok javítására – az erőforrás-tervezéstől a bérszámfejtésig. |
| 8. Erősítse az ügyfélélményt és az ügyfélmegtartást | A kiváló ügynökségek erős ügyfélkapcsolatokra támaszkodnak. Az AI elősegíti az ügyfelek elégedettségének fenntartását a kiszámíthatóbb teljesítés, a folyamatok jobb átláthatósága és a határidőkben vagy a számlázásban kevesebb meglepetés révén. |
| 9. Pontos számlák készítése perceken belül | Az AI képes elemezni a számlázható időt, segíteni a számlázható munkák nyomon követésében a különböző fiókok között, és néhány kattintással segíteni a csapatának a pontos számlák elkészítésében, csökkentve ezzel az ügynökség és az ügyfél közötti súrlódásokat. |
| 10. A munkafolyamatok módosítása a projekt típusok változása szerint | Az ügynökségek munkaterhelése a megbízások, a nagy volumenű kampányok vagy a fix áras projektek függvényében változik, ezért rendszereinek rugalmasan kell alkalmazkodniuk a szolgáltatások összetételéhez és a változó kapacitáshoz. |
Pontos számlázás a ClickUp segítségével
A számlázható és nem számlázható órák nyomon követése arról szól, hogy megértsük, hova irányul a csapatunk energiája, felismerjük az elmaradt bevételeket, és okosabb projektdöntéseket hozzunk.
A ClickUp, a konvergált AI munkaterület, ezt zökkenőmentessé teszi. A Project Time Tracking biztosítja, hogy minden feladat és alfeladat pontosan naplózva legyen. A ClickUp Brain segít automatizálni a haladás frissítéseit és figyelemmel kísérni a projekt állapotát. Az automatizálás biztosítja a ismétlődő feladatok és a jelentések konzisztenciáját, míg a műszerfalak valós idejű képet nyújtanak a termelékenységről, maximalizálva a számlázható órákat és a csapat kapacitását.
Ezek az eszközök együttesen segítenek visszaszerezni az elveszett órákat és optimalizálni a munkafolyamatokat a haszonkulcs növelése érdekében.
Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra! ✅
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
Az ügynökségek a projektidő-nyomon követés segítségével pontosan tudják, hogy a csapatok hogyan töltik az idejüket. A számlázható órák az ügyfelek számára végzett, számlázható munkát jelentik, míg a nem számlázható órák a belső feladatokat, például a megbeszéléseket vagy az adminisztratív munkát fedik le. A pontos nyomon követés megakadályozza a bevételkiesést, átlátható számlázást tesz lehetővé, és segít megérteni az erőforrások elosztását.
A ClickUp lehetővé teszi a csapatok számára, hogy időzítőkkel valós időben kövessék nyomon az időt, manuálisan adják meg az órákat vagy rögzítsék az időt. Az időbejegyzések közvetlenül kapcsolódnak a feladatokhoz és projektekhez, így részletes munkaidő-nyilvántartások és összesítések készülnek. Az egyéb időkövető eszközökkel való integrációk csökkentik a manuális hibákat, pontos képet adnak a számlázható órákról, és a számlázást pontosabbá és egyszerűbbé teszik.
A számlázható órák nyomon követésének elmulasztása alacsonyabb számlázáshoz, bevételkieséshez, erőforrások rossz kezeléséhez és feszült ügyfélkapcsolatokhoz vezethet. Lehet, hogy nem sikerül azonosítania a hatékonysági hiányosságokat vagy a túlzott mértékű nem számlázható munkát, ami alacsonyabb haszonkulcsot eredményez.
Az idő nyomon követése pontosan megmutatja, hova irányulnak az erőfeszítések, így Ön a magas értékű feladatokra koncentrálhat és csökkentheti a nem számlázható munkát. Ez lehetővé teszi a projekt költségeinek pontos becslését, a munkaterhelés jobb elosztását és a szűk keresztmetszetek azonosítását.