Hogyan használja a ClickUp a ClickUp Brain-t az adatokból hasznosítható betekintések kialakításához

Mi fejlesztettük ki a ClickUp Brain-t. Majd azonnal elkezdtük használni a munkánk irányítására a ClickUp-nál, a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazásnál.

Kicsit körkörösnek tűnik, de hallgass végig minket. Pontosan ugyanazzal a problémával küzdöttünk, mint te: a munka elszaporodásával. Vagyis több ezer feladattal tucatnyi projektben, különböző időzónákban szétszórt csapatokkal, valamint hatalmas mennyiségű, tucatnyi alkalmazásban elszórt korábbi adattal, amelyekből hasznos információkat nyerhetnénk – ha csak rájönnénk, hogy pontosan mit.

A ClickUp Brain összekapcsolta azokat a pontokat, amelyeket mi valós időben nem tudtunk észrevenni. Például azt, hogy mely típusú függőségek akadályozzák ténylegesen a határidők betartását, mely jóváhagyási lépések okoznak szűk keresztmetszeteket, és mely csapatok vannak túlterhelve.

Ebben a blogbejegyzésben bemutatjuk, hogyan használja a ClickUp a ClickUp Brain-t az adatokból gyakorlatias betekintéssé alakításához. Íme, mi változott nálunk, és mi változhat nálad is. 🪄

Mi az a ClickUp Brain?

A ClickUp Brain egy mesterséges intelligencián alapuló, a ClickUp-ba beépített asszisztens, amely segít Önnek okosabban és gyorsabban dolgozni. A ClickUp Brain-nel úgy léphet kapcsolatba, hogy a feladatmegjegyzésekben vagy a csevegésben megemlíti az @Brain-t, pontosan úgy, ahogyan egy csapattagot is megemlítene. Íme, mire képes:

A ClickUp Brain-t a munkaterület különböző részein használhatja, például az eszköztáron, a helyfejlécekben, a Feladatok, a Dokumentumok és a Csevegés menüpontokban. Úgy tervezték, hogy mindenben segítséget nyújtson, a feladatok kezelésétől az összefoglalók készítésén át egészen az internetes keresésig.

Ha még nagyobb teljesítményre vágyik, itt van a ClickUp Brain MAX, az asztali kiegészítője, amely mesterséges intelligenciával támogatott termelékenységet biztosít az egész munkafolyamatában, nem csak a ClickUp-on belül.

A munkavállalók 46,5%-a kénytelen két vagy több mesterséges intelligencia-eszköz között váltogatni egy-egy feladat elvégzéséhez.

A Brain MAX emellett kiküszöböli az AI-szétszóródást azáltal, hogy az összes AI-eszközét és munkafolyamatát egy helyen központosítja. Egyetlen, egységes felületről kereshet, létrehozhat és intézkedhet a ClickUp-on, a csatlakoztatott munkaalkalmazásokban (például a Figma, a GitHub, a Google Drive, a SharePoint) és az interneten egyaránt.

Ez egy mesterséges intelligencia az összes munkájához.

Ismerje meg a működését ebben a rövid videóban:

Miért olyan fontosak a gyakorlatban alkalmazható betekintések?

Az iránymutatás nélküli adatok senkinek sem segítenek. Olyan betekintésekre van szükségünk, amelyeket felhasználhatunk – olyanokra, amelyek megmutatják, mit kell tennünk a jövőben, és nem csak azt, hogy mi történt korábban.

Íme, miért olyan fontosak a gyakorlatban alkalmazható betekintések. 👇

A túlzott és az alulhasznosítás felismerése

Egyes csapattagok túlterheltek, míg másoknak van szabad kapacitásuk. Átláthatóság nélkül ezt teljesen figyelmen kívül hagyjuk. A hasznosítható betekintések gyorsan feltárják ezeket az egyensúlytalanságokat.

Láthatjuk, ki van túlterhelve, és ki tud még több feladatot vállalni. Ez segít nekünk a munkát méltányosan elosztani, és megelőzni a kiégést, mielőtt az bekövetkezne.

A nagy hatással bíró feladatok prioritásba helyezése

Nem minden feladatnak egyforma a súlya. Vannak, amelyek valódi változást hoznak, mások pedig csak lefoglalnak minket.

A világos betekintés lehetővé teszi számunkra, hogy könyörtelenek legyünk. Megmutatja, melyik projekt növeli a bevételt, mely funkciókat követelik az ügyfelek, és mely kezdeményezés tűnt jónak a tervezési megbeszélésen, de hat hónap múlva már nem lesz jelentősége.

Gyorsítsa fel a döntéshozatalt

Ha a döntéshozatal elhúzódik, a lendület elapad. Azonnal elérhető betekintések segítségével kiküszöböljük a késedelmet, és pontosan akkor rendelkezünk a szükséges információkkal, amikor szükségünk van rájuk. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan és magabiztosan haladjunk előre, így a projektek a terv szerint haladnak, és a csapatok összehangoltan működnek.

Alistair Croll és Ben Yoskvitz, a „Lean Analytics” című könyv szerzői így fogalmaznak:

Ha az adatok magyarázatával van elfoglalva, akkor nem tud az adatok alapján cselekedni.

A ClickUp által megkérdezett alkalmazottak ötöde szerint már az is segítene nekik gyorsabban dolgozni, ha egyszerűen csak tudnák, mikor születnek a döntések (jobb kommunikáció). A mozgalmas napok rohanásában azonban a határidők közlése gyakran háttérbe szorul.

Itt lép színre a ClickUp Brain. Mesterséges intelligenciával működő munkatársként automatikusan összegyűjti a frissítéseket a feladatokból, beszélgetésekből és dokumentumokból, és napi összefoglalókat, döntési segédanyagokat és összefoglaló megjegyzéseket nyújt, így végre nem kell többé embereket (vagy információkat) hajszolnia.

A ClickUp Brain legfontosabb funkciói a gyakorlatias betekintés érdekében

Íme, hogyan építettük be a ClickUp Brain-t a saját munkafolyamatainkba, hogy gyorsabban haladhassunk, a problémákat korábban felismerhessük, és a csapatok összehangoltan működhessenek. 📋

Fedezze fel a projektproblémákat, mielőtt azok láncreakciót váltanának ki

A legdrágább válság az, amelyet nem látunk előre. A ClickUp Brain segítségével feltárjuk azokat a figyelmeztető jeleket, amelyekről általában lemaradnánk.

Vegyünk egy valós példát: termékfejlesztő csapatunk elindított egy olyan funkciót, amely három egymással összefüggő munkamenetet igényelt. A ClickUp Brain „Megakadt feladatok keresése” funkciója észlelte, hogy a tervezési átadási feladatot 12 napja nem frissítették. Ez az egyetlen figyelmeztetés megakadályozta, hogy a folyamat későbbi szakaszaiban két hétig tartó késedelemsorozat alakuljon ki.

Felfedeztük az akadályt, átruháztuk a felelősséget, és így a bevezetés a terv szerint haladt tovább. Ha nem lett volna ez a átláthatóság, csak a sprint-áttekintés során fedeztük volna fel a problémát – ami már túl késő lett volna a helyrehozáshoz.

💡 Profi tipp: Töltsön fel Excel-fájlokat közvetlenül egy új ClickUp Brain csevegésbe, és tegyen fel kérdéseket az adatokkal kapcsolatban. Ezen felül beilleszthet egy táblázatkezelő-linket (például a Google Táblázatokból) is, hogy információkat nyerjen ki belőle. Ez segít a táblázatok azonnali elemzésében anélkül, hogy el kellene hagynia a munkaterületet.

Váltsa fel az órákig tartó állapotjelentéseket

A legtöbb csapat órákat veszít a kézzel végzett munkával az összefoglalók elkészítése során. Mi mostantól automatikusan generáljuk őket.

Minden sprint végén megkérjük a ClickUp Brain-t, hogy készítsen összefoglalót a Development Space-ről, kiemelve, hogy mi került kiadásra, mi van még folyamatban, és mi akadt el. A rendszer az egész Space-en található feladatállapotokból, megjegyzésekből és mellékletekből merít, majd ezeket egy könnyen olvasható frissítéssé sűríti, amelynek áttekintése mindössze 30 másodpercet vesz igénybe, ahelyett, hogy 30 percet kellene tölteni az összeállításával.

Ráadásul, amikor a főnökünk elolvassa az összefoglalót, a tényleges előrehaladást látja, nem pedig egy állapotokból álló listát.

Azt mondjuk nekik: „Három funkciót adtunk ki, a háttérfeladat újraelosztásával megoldottuk a fizetési integráció problémáját, és az iOS-verzióban egy akadály van, amely a külső API-hozzáférésre vár.” Ez egy döntéshozatalra kész frissítés.

Hozzon kiegyensúlyozott döntéseket a munkaterhelésről

Az egyenetlen munkaterhelés gyakran kiégéshez, szűk keresztmetszetekhez és határidők elmulasztásához vezet. Mi a ClickUp Brain segítségével még mielőtt ez bekövetkezne, helyreállítjuk az egyensúlyt.

Míg a ClickUp „Workload View” (Munkaterhelés-nézet) funkciója személyenként mutatja a kapacitást, az AI-asszisztens ennél tovább megy. Minden tényezőt elemzi, beleértve a feladatok mennyiségét, a határidőket, a komplexitásra utaló jeleket és a függőségeket. Így amikor a ClickUp Brain azt látja, hogy az egyik csapattag 12 sürgős feladatot lát el, míg egy másiknak csak négy van, konkrét feladatátcsoportosításokat javasol.

Az elmúlt negyedévben ezt alkalmaztuk a tervezőcsapatunknál.

A ClickUp Brain jelzett, hogy egy tervező viselte a legnagyobb terhet a kiemelt fontosságú feladatok terén, miközben másoknak volt még kapacitásuk. Stratégiailag újraelosztottuk a feladatokat. Így meg tudtuk előzni a legjobban teljesítő munkatársunk kiégését, és a teljesítmény is nőtt, mivel a munka a csapat egészében egyenletesebben haladt.

Készítsen olyan irányítópultokat, amelyek megmutatják, mi a fontos

Megtanultuk, hogy azok a műszerfalak a legnépszerűbbek, amelyek még a legbonyolultabb adatok elemzését is gyerekjátékká teszik. Képzelje el olyan műszerfalakat, amelyek nem csupán számok listáját nyújtják, hanem könnyen érthető magyarázatot is adnak arra, hogy azok a számok valójában mit jelentenek. A ClickUp mesterséges intelligenciával támogatott műszerfalaival pontosan ezt tesszük.

Az AI-kártyák a következőket segítik elő:

Marketingcsapatunk minden hétfő reggel frissíti a vezérlőpultját. Itt áttekinthetik a kampányok előrehaladását, a lemaradásokat és a blokkolt csatornákat – közérthető nyelven.

Emellett mesterséges intelligenciával támogatott irányítópultokat is kifejlesztettünk az ügyfélproblémák kezeléséhez, a sprinttervezéshez és a termékelemzéshez. Mindegyik pontosan azokat az információkat jeleníti meg, amelyekre az adott csapatnak szüksége van a döntéshozatalhoz.

Az értékesítési irányítópult megmutatja, mely ügyletek haladnak előre, és melyek álltak meg. A műszaki irányítópult pedig azt jelzi, mely szolgáltatások működnek megfelelően, és melyek igényelnek figyelmet. Amikor egy vezérigazgató a projekt állapotáról szeretne tájékozódni, nem találkozót szervezünk neki, hanem az irányítópultra irányítjuk a figyelmét.

Kössük össze az ismereteket a cselekvéssel automatizálások és célok segítségével

Egy probléma felismerése semmit sem ér, ha senki sem tesz ellene semmit. Mi az információkat a munkafolyamatok kezdetének tekintjük, nem pedig a végének.

Amikor a mesterséges intelligencia egy kritikus, határidőn túli feladatot azonosít, a ClickUp Automation azonnal értesíti a projektmenedzsert. Amikor a ClickUp Docs-ban dokumentáljuk a posztmortem tanulságait, megkérjük a ClickUp Brain-t, hogy vonja le a legfontosabb tanulságokat, és kapcsolja azokat a folyamatos fejlesztési célunkhoz.

Az ismeretek beépülnek intézményi tudásunkba, és a cselekvés automatikussá válik.

Többféle mesterséges intelligencia-modell elérése

Néha könnyebb másképp gondolkodni, ha különböző AI-eszközökre támaszkodunk a különböző feladatok megoldásához.

Amikor kampánykoncepciókat ötletelünk, gyors ötletelésre van szükségünk. Amikor termékdöntéseket tervezünk, mélyreható logikai érvelésre van szükségünk. Amikor valami speciális témában kutatunk, előfordulhat, hogy egy másképp betanított eszközre van szükségünk. Téves lenne azt feltételezni, hogy egyetlen modell mindezt egyformán jól kezeli.

A Brain MAX segítségével hozzáférhetünk a Claude-hoz a mélyreható érveléshez, a ChatGPT-hez a kreatív ötleteléshez, valamint a Gemini-hez a speciális területeken. Az adott pillanatban megoldandó feladat alapján választunk közülük.

Termékfejlesztő csapatunk a Claude-ot használja, amikor a funkciók prioritásainak összetett mérlegelésén dolgozunk, míg marketingcsapatunk a ChatGPT-re vált, amikor a kampányok irányvonalait vizsgálja.

💡 Ami nekünk bevált: A Brain MAX-ot és a ClickUp Whiteboardokat használjuk kreatív irányítóközpontként. Például a desktop-alkalmazásból felvesszük a nyers ötleteket, majd áthúzzuk őket a ClickUp Whiteboardjára. Ezután valós idejű vizualizációkat használunk, összekapcsoljuk őket feladatokkal és dokumentumokkal, és hagyjuk, hogy a csapat átdolgozza, finomítsa és végrehajtsa az ötleteket anélkül, hogy elhagyná a munkaterületet.

Keresés az általunk használt összes eszközben

A mai csapatok több eszközön dolgoznak: a Figma-ban vannak a tervek, a GitHub-on a kód, a Google Drive-on a stratégiai dokumentumok, a SharePoint-on a jogi anyagok, a ClickUp-ban pedig minden egyéb.

Ahhoz, hogy megtalálja, amire szüksége van, lapokat kell megnyitnia, kontextust kell váltania, emlékeznie kell arra, hol látta utoljára valamit, és remélnie kell, hogy a megfelelő helyen keresett.

A Brain MAX ezt megváltoztatja, mert egyszerre keres az összes alkalmazásodban. Beírjuk: „Mutasd meg a 2.1-es kiadás Figma-terveit, és kapcsold össze őket a műszaki specifikációval és az ügyfelektől kapott visszajelzésekkel”, és a rendszer visszaadja a Figma-ból származó maketteket, előhívja a kapcsolódó dokumentumokat a ClickUpból és a Drive-ból, valamint megjeleníti azokat a beszélgetéseket, amelyekben megvitattuk, hogy az ügyfelek valójában mit vártak attól a kiadástól.

Minden egy helyen jelenik meg, és minden összekapcsolódik.

Beszéljen hangosan a termelékenység érdekében

Gyorsabban gondolkodunk, mint ahogy gépelünk, ezért az ötleteket rögzítjük, amint kialakulnak, ahelyett, hogy elveszítenénk őket, miközben a billentyűzetet keressük.

A ClickUp Brain MAX „Talk to Text” funkciója négyszeresére gyorsítja a munkánkat, mivel a gépelés korlátai nem lassítják a gondolkodásunkat.

Egyszerűen csak elmondjuk, ami a fejünkben jár, és gondolataink máris formázva és rendszerezve jelennek meg a Brain MAX-ban.

Ráadásul az egyéni szótár biztosítja, hogy a mesterséges intelligencia felismerje az általunk használt neveket, szakzsargont és hivatkozásokat. „Q4 push.” „Bob API-ja.” „Az UX-audit.” A rendszer pontosan leírja, amit mondunk, ahelyett, hogy fonetikusan értelmezné. Ez a különbség aközött, hogy a diktálás csupán újdonság, és aközött, hogy a diktálás az a módszer, amellyel rögzítjük a gondolatainkat.

Nézze meg, hogyan használja ki az egyik felhasználónk a ClickUp Brain MAX adta lehetőségeket:

A ClickUp Brain MAX hihetetlenül jól kiegészíti a munkamenetemet. Az, ahogyan több nagy nyelvi modellt (LLM) egyesít egy platformon, gyorsabbá és megbízhatóbbá teszi a válaszokat, a platformon elérhető beszéd-szöveggé alakítás pedig hatalmas időmegtakarítást jelent. Nagyra értékelem továbbá a vállalati szintű biztonságot is, amely nyugodtabbá teszi az érzékeny információk kezelését. A leginkább az tetszik, hogy segít kiszűrni a felesleges információkat és tisztábban gondolkodni – akár megbeszéléseket foglalok össze, tartalmat szerkesztem, vagy új ötleteken agyalok. Olyan érzés, mintha egy olyan „minden egyben” mesterséges intelligencia-asszisztensem lenne, amely alkalmazkodik minden igényemhez.

Végezzen a valóságon alapuló kutatást

Minden nap információk alapján hozunk döntéseket, például arról, hogy mit csinálnak a versenytársaink, vagy hogyan változnak a piacok. Ha ezeket az információkat rosszul értelmezzük, az az egész folyamatot negatívan befolyásolja. Ha nem tudjuk nyomon követni, honnan származnak az adatok, nem tudhatjuk, hogy helyesek-e.

A Brain MAX átkutatja az internetet, és a forrásmegjelöléssel ellátott eredményeket jelenít meg. Minden forrásra rákattinthat. Amikor kutatási eredmények alapján hozunk döntéseket, azokat visszakapcsoljuk a dokumentációnkhoz, így a csapat mind az információt, mind a bizonyítékot láthatja.

Védje meg a koncentrációra szánt idejét

Ugyanúgy védjük a koncentrációra szánt időt, ahogyan a megbeszéléseket is. A ClickUp Plannerben található ClickUp Brain áttekinti a naptáradat, felismeri, mikor van szükséged hosszabb, zavartalan munkavégzésre, és automatikusan lefoglalja azt az időt.

Ennél is fontosabb, hogy az alacsonyabb prioritású feladatokat átütemezi, hogy azok illeszkedjenek a védett koncentrációs időtartamokhoz, így nem kell állandóan prioritásokat rangsorolnia.

Ha valami sürgős feladat merül fel, és veszélyezteti a koncentrációra szánt idődet, a ClickUp Brain intelligensen átütemezi a feladataidat, ahelyett, hogy egyszerűen csak egy zsúfolt naptárba szorítaná őket. Megérti a függőségeket és a határidőket, így nem tolja el a holnapra esedékes feladatokat, és nem akadályozza meg más munkák elvégzését.

Ennek eredményeként zavartalanul foglalkozhat a valódi munkával.

Rögzítse az értekezleteket anélkül, hogy a jegyzetei között kellene turkálnia

Órákat töltünk megbeszéléseken, majd további órákat azzal, hogy megpróbáljuk felidézni, mi is történt. A legtöbb dolog nem marad meg a fejünkben. Valaki jegyzeteket írt, míg mindenki más csak nézte, ami azt jelenti, hogy a megbeszélés a dokumentálásról szólt, nem pedig a beszélgetésről. A megbeszélés után valakinek át kell néznie a jegyzeteket, ki kell emelnie a teendőket, feladatokat kell létrehoznia és el kell juttatnia az információkat.

Ez olyan munkaidő, amelynek soha nem kellett volna léteznie.

A ClickUp AI Notetaker alkalmazása a hívás alatt fut, és mindent rögzít:

Mindez megjelenik a Dokumentumok mappában, így szervesen kapcsolódik a munkádhoz, ahelyett, hogy elszigetelten, egy jegyzetalkalmazásban porosodna.

Hogyan használják csapataink a ClickUp Brain-t?

Íme, hogyan használjuk a ClickUp Brain-t a mindennapi munkánk során a csapatainkban – milyen feladatokat futtatunk, milyen problémákat oldunk meg, és milyen munkát kerülünk el. 😌

Projektmenedzsment és operációs csapat

A hét elején a PMO-csapatunk ugyanazt a feladatot adja ki: Keressétek meg az Operations Space-ben azokat a feladatokat, amelyeket legalább 7 napja nem frissítettek, és amelyek határideje két héten belül lejár.

Ez felismeri azokat a feladatokat, amelyeknél a munka megakadt. A múlt hónapban felfedezett egy jogi felülvizsgálati feladatot, amely több mint egy hete érintetlenül állt. A projektmenedzser azt hitte, hogy a jogi osztály már foglalkozik vele, míg a jogi csapat úgy gondolta, hogy a projektmenedzserre várnak. Elég korán észrevettük a problémát ahhoz, hogy a termékbevezetés a tervek szerint haladjon tovább.

Mire használjuk a ClickUp Brain-t:

💡 Ami nálunk bevált: PMO-nkban AI-alapú egyéni mezőket használunk, hogy időt takarítsunk meg és a projekteket a terv szerint haladjanak. Létrehozunk egy „Összefoglaló AI-mezőt”, amely automatikusan összefoglalja a feladatleírásokat, megjegyzéseket és alfeladatokat egy gyors áttekintés formájában.

Az Another AI Field az alfeladatok és ellenőrzőlisták elemzésével követi nyomon az előrehaladást, így mindig tudjuk, hol tart egy feladat, anélkül, hogy bármit is manuálisan frissítenénk.

Marketing- és kreatív csapat

Egyidejűleg futtatunk kampányokat blogbejegyzések, közösségi média, e-mailek, fizetett hirdetések, rendezvények és partnerségek révén. Amikor valaki azt kérdezi, hogy „Mi a helyzet a webinárium-kampánnyal?”, közvetlenül a ClickUp Brain-hez fordulunk.

Hogyan használjuk a mesterséges intelligencián alapuló marketingeszközünket:

Kreatív csapatunk is használja a ClickUp Brain-t képek generálására közösségi média bejegyzésekhez, blogfejlécekhez és kampányanyagokhoz. Amikor gyors koncepcióképre vagy kiemelő grafikára van szükségük, leírják, mire van szükségük, és a ClickUp Brain azonnal elkészíti azt.

Ez különösen hasznos a korai vázlatoknál, különböző koncepciók A/B-tesztelésénél, vagy amikor helyettesítő képekre van szükség a végleges tervek elkészültéig.

Termékcsapat

Termékmenedzsereink folyamatosan egyensúlyt teremtenek az ügyfelek igényei, a technikai adósság, a stratégiai kezdeményezések és a csapat kapacitása között. A ClickUp Brain segít nekik felismerni a termékfejlesztési folyamat során kialakuló mintákat.

A következő területeken támaszkodnak a ClickUp mesterséges intelligenciájára épülő tudásmenedzsmentjére:

Az útiterv megtervezésekor a következőket kérdezik: Mutasd meg az elmúlt negyedév összes, „enterprise-customer” címkével ellátott funkciókérését. A ClickUp Brain az ügyfél-visszajelzésekből, az értékesítési jegyzetekből és a támogatási jegyekből merít, hogy megmutassa, mely problémák merülnek fel újra és újra.

Az elmúlt negyedévben kiderült, hogy több vállalati ügyfelünk is jobb SSO-vezérlési lehetőségeket kért. Csapatunk ezeket a kéréseket külön-külön rögzítette, és nem vette észre, hogy valójában mind ugyanarra az alapvető igényre utaltak. Prioritásként kezeltük a kérést, megvalósítottuk, és azonnal visszajelzéseket kaptunk azoktól az ügyfelektől, akik pontosan erre vártak.

Értékesítési és ügyfélsiker-csapat

Értékesítési csapatunk úgy használja a ClickUp Brain-t, mintha az egy mindig rendelkezésre álló értékesítési mérnök lenne. Egy bemutató előtt gyorsan szükségük van a háttérinformációkra. Hasonlóképpen, ügyfélszolgálati csapatunknak is szüksége van a háttérinformációkra, mielőtt válaszolna egy ügyfél kérdésére.

Így minden potenciális ügyféllel való beszélgetés előtt az értékesítők a következő utasítást kapják: Összegezzük össze mindazt, amit a [cégnév]ről tudunk. A ClickUp Brain a feladatmegjegyzésekben tárolt hívásjegyzetekből, a szinkronizált e-mailekből és a naplózott interakciókból merít információkat. Így kevesebb mint egy perc alatt teljes körű tájékoztatást kapnak, ahelyett, hogy régi feladatok között kellene kutatniuk, és megpróbálnák felidézni a részleteket.

Az értékesítési vezetők másképp használják. Ők így kérdeznek: Mutasd meg azokat az ügyleteket, amelyek a „Javaslat elküldve” állapotban vannak, és az elmúlt 10 napban nem történt velük semmi. Ez pontosan megmutatja nekik, hol akadtak el az ügyletek: hiányzó beszerzési dokumentumok, elmulasztott nyomon követések, vagy olyan belső támogatók, akik elhallgattak.

Mérnöki csapat

Mérnökeink korábban folyamatosan „gyors kérdésekkel” szakították meg egymást a rendszerek működésével kapcsolatban. Most már először a ClickUp Brain-hez fordulnak.

Hogyan használja ezt a mérnöki csapatunk:

Incidensek esetén a következőket kérdezik: Mutasd meg a [rendszer neve]-hez kapcsolódó korábbi incidenseket és azok megoldását. A ClickUp Brain felkínálja a korábbi incidensekhez tartozó feladatokat, utólagos elemzéseket és a javítás részleteit. Nem kell minden alkalommal a nulláról kezdenünk a hibaelhárítást, ami gyorsabb helyreállítást jelent.

A sprint-visszatekintések során, ahelyett, hogy mindenkit arra kérnénk, hogy idézze fel, mi történt két héttel ezelőtt, a ClickUp Brain segítségével összefoglaljuk, mi került kiadásra, milyen akadályok merültek fel, és hol változott a sebesség. A visszatekintésekre tényleges adatokkal érkezünk.

💡 Nekünk ez bevált: Létrehozunk egy feladatot a ClickUp-ban, és megkérjük a Brain-t, hogy hozzon létre alfeladatokat. Ezzel egy világos, lépésről lépésre felépített tervet kapunk a sprintekhez vagy az incidensekhez, így nem kell egymást zavarnunk a részletek miatt.

HR és People Ops csapat

A People Ops csapatunk a ClickUp Brain segítségével teszi hozzáférhetővé az információkat anélkül, hogy minden egyes kérdés esetén ők lennének a szűk keresztmetszet.

A ClickUp Brain a következőképpen segít:

Az új munkatársak közvetlenül a ClickUp Brain-hez fordulnak: Mi a szabadságra vonatkozó szabályzat? vagy Hogyan nyújtsam be a költségjelentéseket? A rendszer a Docs-ban található munkavállalói kézikönyvből merít, és a megfelelő űrlapokra irányítja őket. Azonnali választ kapnak, ahelyett, hogy a HR válaszára kellene várniuk.

Ráadásul a ClickUp előre beépített ügynökei, mint például az Answers Agent, további támogatást nyújtanak azzal, hogy megválaszolják azokat a kérdéseket, amelyek ismétlődően felmerülnek a csapat ClickUp Chat- csatornáin. Amikor valaki megjelöli az ügynököt egy csevegési szálban, és az előnyökről, a beilleszkedési lépésekről vagy a szerepkörrel kapcsolatos elvárásokról kérdez, az ügynök a kézikönyvből, az irányelvekből vagy a feladatjegyzetekből származó pontos információkkal válaszol.

Minden válasz tartalmazza az eredeti forrást, így a munkatársak biztosak lehetnek abban, hogy a szabályzat helyes változatát kapják meg.

A teljesítményértékelési időszakban a vezetők a következőket kérik: Összegezze [alkalmazott neve] e negyedévi munkáját, beleértve a befejezett projekteket, hozzájárulásait és a kapott visszajelzéseket. A ClickUp Brain összeállítja az alkalmazott feladatait, a teljesítményeivel kapcsolatos megjegyzéseket és a csapatcsatornákon kapott elismerő szavakat.

Az értékelések teljesebbé és méltányosabbá válnak, mivel a tényleges munkán alapulnak, nem pedig csak az elmúlt két hét eseményein.

A ClickUp Brain és a ClickUp funkcióinak integrálása

A ClickUp Brain munkamódszerünk középpontjában áll. Munkaterületünk egészén jelen van, így minden információ közvetlenül beépül a folyamatban lévő munkánkba. 🔄

Feladatok automatizálása és AI-ügynökök

Számunkra az igazi változás akkor következett be, amikor a ClickUp Brain átállt a dolgok megjelenítéséről a dolgok tényleges elvégzésére.

Az alapvető automatizálással kezdtük, egyszerű „ha-akkor” szabályokkal, amelyek akkor működtek, ha a helyzetek pontosan illeszkedtek a kategóriákba. Aztán rájöttünk, hogy az automatizálni kívánt munkák nagy része megkövetelte, hogy ténylegesen eldöntsük, mi legyen a következő lépés.

A ClickUp AI-ügynökök figyelemmel kísérik a konkrét helyzeteket, és manuális beavatkozás nélkül intézkednek.

Van egy „Agent” nevű elem a vásárlói visszajelzések listáján. Amikor valaki kitölti az űrlapot, az „Agent” elolvassa a beírt szöveget, meghatározza, melyik kategóriába tartozik, majd feladatokat hoz létre a támogató csapat számára a további intézkedéshez.

Minden sprint elején elindul egy másik ügynök. Összegyűjti az összes dokumentumot, amelyet a csapatunk a fejlesztésről írt, kivonja belőlük a fontos részeket, és még mielőtt bárki is megérkezne a munkahelyre, közzéteszi az összefoglalót a csapatcsatornánkon.

Régen ez a sprinttervezés első óráját jelentette; most már az összefoglaló készen áll a felhasználásra. Ezek az ügynökök azért működnek jól, mert megértik a kontextust.

Egy AI-ügynök létrehozása olyan, mint egy beszélgetés. Megadjuk az ügynöknek, hogy mit keressen, mely információk fontosak, és milyen lépéseket tegyen. A kódírás nélküli szerkesztő segítségével a csapat bármely tagja technikai ismeretek nélkül is beállíthat egy AI-ügynököt az adatelemzéshez.

A videó átirata és összefoglalói

Folyamatosan rögzítünk videókat a ClickUp-ban – mérnökök, akik elmagyarázzák a technikai architektúrát, tervezők, akik végigvezetik a maketteket, termékmenedzserek, akik bemutatják a funkciókat, valamint ügyfélszolgálati munkatársak, akik megosztják a beszélgetések során kapott visszajelzéseket.

A ClickUp Brain automatikusan leírja az általunk létrehozott összes klipet. Minden képernyőfelvétel és hangklip kereshető szöveggé válik. Átnézhetjük a leiratot, ugorhatunk bizonyos időpontokra, és kivághatunk részleteket anélkül, hogy újra meg kellene néznünk a teljes videót.

Mérnöki csapatunk Clips-eket rögzít, amikor a kódot vagy a rendszerarchitektúrát bemutatja. A ClickUp Brain összefoglalja a legfontosabb pontokat, így a csapattagok 30 másodperc alatt elolvashatják az összefoglalót, és csak akkor nézik meg a teljes Clip-et, ha mélyebb kontextusra van szükségük.

A ClickUp Brain potenciáljának maximális kihasználásához ajánlott gyakorlatok

Íme néhány bevált módszer, amelyet csapatunk alkalmaz a ClickUp mesterséges intelligencia-eszközeinek potenciáljának maximális kihasználása érdekében:

Kössük össze a pontokat (és az adatokat) a ClickUp Brain segítségével

A ClickUp Brain-t úgy alakítottuk ki, hogy úgy gondolkodjon, ahogy mi. Minden nap segít észrevenni azokat a dolgokat, amelyekről az ösztöneink nem vesznek tudomást, és azt, amire a csapatainknak szükségük van, még mielőtt megkérdeznék. Nem pazaroljuk az időt táblázatok elemzésére vagy frissítések után kutatására; beszélünk a ClickUp Brain-hez, és ő olyan válaszokkal szolgál, amelyekre szükségünk van.

Számunkra a mesterséges intelligencia a munka lelke. Felismeri a mintákat, mielőtt azok problémává válnának, olyan betekintéseket tár fel, amelyek élesebbé teszik a döntéseket, és valós időben összekapcsolja a beszélgetéseket a kontextussal. Amikor egy termékbevezetést tervezünk, lezárunk egy sprintet, vagy egy ilyen blogbejegyzést írunk, a ClickUp Brain áll minden döntés mögött, segítve a szervezést, a finomítást és az emlékeztetést.

Minden feladat, megjegyzés és beszélgetés megtanítja a rendszernek, hogyan gondolkodunk, és mit jelent számunkra a minőség. A ClickUp Brain és a Brain MAX a munkánkon keresztül tanul, és ezt a tudást élesebb fókuszban és gyorsabb áttekinthetőségben adja vissza.

Ha szeretnéd megtapasztalni, milyen az, amikor a munka veled együtt tanul, regisztrálj még ma a ClickUp-ra! ✅

Gyakran feltett kérdések (GYIK)

Mi az a ClickUp Brain, és hogyan működik?

A ClickUp Brain a világ legátfogóbb és leginkább kontextusérzékeny, mesterséges intelligenciával működő asszisztense, amely a ClickUpba van beépítve. Segít Önnek kérdések megválaszolásával, információk összefoglalásával, jelentések készítésével és feladatok automatizálásával a munkaterületéről származó adatok felhasználásával. A munkaterület bármely olyan részén, ahol feladatok fogadhatók, például feladatoknál, csevegéseknél, helyfejléceknél vagy az eszköztáron keresztül parancssorok segítségével léphet kapcsolatba vele, és az azonnali, kontextusérzékeny betekintést és cselekvési lehetőségeket nyújt.

Hogyan segít a ClickUp Brain a csapat kapacitásának kiegyensúlyozásában?

A ClickUp Brain elemzi a csapat munkaterhelését, és jelzi, ha valaki túlterhelt vagy alulhasznosított. Javaslatot tehet a feladatok újraelosztására, hogy mindenki kezelhető munkaterheléssel rendelkezzen, így segítve a csapat egyensúlyának és termelékenységének fenntartását.

Előre jelezheti-e a ClickUp Brain a projektkéséseket?

Igen. A ClickUp Brain képes azonosítani a trendeket, és jelölni azokat a feladatokat vagy projekteket, amelyeknél késedelem veszélye áll fenn, azáltal, hogy elemzi a határidőn túllépett tételeket, a frissítések hiányát vagy a szűk keresztmetszeteket. Ez lehetővé teszi, hogy intézkedjen, mielőtt a késedelmek nagyobb problémákká válnának.

Hogyan használhatom a ClickUp Brain-ből származó információkat a műszerfalakon?

A műszerfalaira hozzáadhat AI-alapú kártyákat, amelyek a ClickUp Brain által generált valós idejű összefoglalókat, projektfrissítéseket és vezetői áttekintéseket jelenítik meg. Ezek a kártyák automatikusan frissülnek, és testreszabhatók úgy, hogy pontosan azokat az információkat mutassák, amelyekre szüksége van.

A ClickUp Brain által generált információk testreszabhatók-e a különböző csapatok igényeihez?

Igen. Testreszabhatja a felugró ablakokat, a műszerfal-kártyákat és a jelentéseket úgy, hogy azok az egyes csapatok számára legfontosabb adatokra és betekintésekre összpontosítsanak. Ez biztosítja, hogy minden csapat a saját igényeire szabott, releváns és hasznosítható információkat kapjon.