A projektköltségvetésnek tájékoztatnia kell a csapatot arról, hogy mely munkákat hagyták jóvá, mennyibe fog kerülni a teljesítés, és mennyibe fog kerülni a befejezés, ha a jelenlegi terv változatlan marad. Egyetlen összeg önmagában nem ad választ ezekre a kérdésekre.
Ha fix díjas vagy előleg alapon végzi a munkát, válassza szét az ügyfélnek felszámított összeget a munka elvégzésének költségeitől. Majd frissítse az előrejelzést, ahogy a csapat egyre többet tud meg. Így tudja felismerni a problémákat, amíg még vannak megoldási lehetőségek.
Főbb tanulságok
Főbb tanulságok
- A költségvetést a meghatározott feladatok, a becsült óraszámok, a projektköltségek és a megnevezett feltételezések alapján állítsa össze.
- Kövesse nyomon a tényleges költségeket és a befejezetlen munkákra vonatkozó becsléseket, ne csak a már kifizetett számlákat.
- Heti rendszerességgel hasonlítsa össze az előrejelzést a jóváhagyott költségkerettel.
- Kezelje a feladatbővítési kérelmet a munkával, a díjazással és az ütemtervvel kapcsolatos döntésként, és szerezzen jóváhagyást, mielőtt a módosított munkálatok megkezdődnek.
Ezen az oldalon: Projektköltségvetés készítése 7 lépésben · A költségtúllépés mintáinak felismerése · A költségvetés-módosítás megvitatása · GYIK a projektköltségvetésről
Mi az a projektköltségvetés?
A projektköltségvetés egy meghatározott munkakörnyezet megvalósításához szükséges költségek jóváhagyott becslése. Tartalmazza a munkakörnyezetben szereplő feladatokat, a hozzájuk rendelt erőforrásokat, a várható kiadásokat, az ütemtervet, valamint a becslés alapjául szolgáló feltételezéseket.
Külön számként kezelje az ügyfél díját és a megvalósítási költségvetést. Fix díjas projekt esetén az előrejelzésnek ki kell mutatnia, hogy a megvalósítási költségek a tervezettnél nagyobb hányadát veszik-e el a díjból. Rétes szerződés esetén kövesse nyomon a megállapodás szerinti munka költségeit minden számlázási időszakban.
A megrendelővel szemben felszámítandó díjakkal kapcsolatos gyakorlati útmutatót a projektmenedzsment-díjak kiszámításáról szóló cikkben talál. Ez a cikk a megvalósítási költségvetésre és annak ellenőrzésére összpontosít.
Mit kell tartalmaznia egy projektköltségvetésnek?
Adjon meg elegendő részletet ahhoz, hogy az a személy is megértse, aki nem készítette a becslést, hogy mit fed le a költségvetés, és hogyan fogja a csapat nyomon követni azt:
- Hatály és kizárások: a teljesítendő feladatok, az ellenőrzési körök, a függőségek és a megállapodáson kívüli munkák.
- Munkaerő: a szerepkörönként vagy munkacsomagonként tervezett órák száma, szorozva az ügynökség által alkalmazott belső költségárral.
- Projektköltségek: jóváhagyott szabadúszók, anyagok, licencek, utazási költségek vagy egyéb, a megbízáshoz kapcsolódó költségek.
- Ütemezés: mikor várható a munka elvégzése és a kapcsolódó költségek felmerülése.
- Feltételezések és kockázatok: amit még nem tud, és ami megváltoztathatja a becslést.
- Tartalék: a projektben előforduló, megnevezett bizonytalanságokra szánt, dokumentált keretösszeg. Ne tekints egy tetszőleges százalékot általános szabálynak.
- Felelősségi körök és ellenőrzések: ki frissíti a tényleges költségeket, ki hagyja jóvá a változtatásokat, és milyen gyakran vizsgálják felül az előrejelzést.
Az Egyesült Királyság Infrastruktúra- és Projektügyi Hatóságának (UK Infrastructure and Projects Authority) költségbecslési útmutatója szerint a becslés a projekt előrehaladtával alakul, szorosan kapcsolódik a projekt hatóköréhez és ütemtervéhez, és a kockázatokat és bizonytalanságokat tükröző tartományként kell kifejezni. Az útmutató az Egyesült Királyság nagy infrastrukturális projektjeire vonatkozik, ezért ez a cikk a becslési elvet veszi át, nem pedig a közszférára vonatkozó részletes szabályozásokat. Lásd a 2021. március 17-én közzétett költségbecslési útmutatót.
Hogyan állítsunk össze projektköltségvetést 7 lépésben
1. Határozza meg a jóváhagyott hatókört
Kezdje az aláírt ajánlattal, a munkaleírással vagy más jóváhagyott feladatleírással. Sorolja fel az egyes teljesítési elemeket, az átvételi kritériumokat, a felülvizsgálati köröket, a határidőket és az ügyfél felelősségi körét. Jegyezze fel a kizárásokat is. A „weboldal szövege” addig nem tervezhető be a költségvetésbe, amíg nem tudja, mely oldalakról van szó, ki biztosítja a forrásanyagot, és hány felülvizsgálati kör szerepel a tervben.
Jegyezze fel a költségeket befolyásoló feltételezéseket. Ilyen lehet például, hogy az ügyfél mikor ad visszajelzést, rendelkezésre áll-e egy szabadúszó, vagy a csapat újra felhasználhatja-e a korábbi kutatási eredményeket. A feltételezéseket addig jelölje meg feltételezésként, amíg valaki nem igazolja azokat.
2. Ossza fel a munkát eredményekre és feladatokra
Ossza fel a munkát olyan kis csomagokra, amelyek becslésre alkalmasak. Minden egyes teljesítendő feladatnál sorolja fel a megvalósításához szükséges lépéseket és szerepköröket. Kérje meg a munkát végzőket, hogy ellenőrizzék a felbontást. Egy rövid áttekintés most olcsóbb, mint ha a csapat már elköltötte a költségvetést, és csak utána derül ki, hogy hiányzik egy minőségbiztosítási ellenőrzés.
A munkamegosztási struktúra (WBS) egy olyan módszer, amellyel a projektmunkát kisebb részekre lehet bontani. Az amerikai GAO költségbecslési és értékelési útmutatója a kormányzati programok becslései kapcsán külön fejezeteket szentel a WBS-nek (7 . fejezet, 56–69. oldal) valamint az alapszabályoknak és feltételezéseknek (8 . fejezet, 71–79. oldal). Ez a cikk a szervezési elvet veszi át, nem pedig az útmutató szövetségi szabályozásait vagy az elért érték menedzsmentet.
3. Becsülje meg a munkaerő- és projektköltségeket
Becsülje meg az órákat szerepkörönként vagy munkacsomagonként, majd szorozza meg a tervezéshez használt belső költségárral. Használja az ügynöksége által jóváhagyott árat, ne azt, amit az ügyfélnek számláz. A projektspecifikus beszállítói és költségeket külön adja hozzá, hogy később könnyen ellenőrizhetőek legyenek.
Munkaerő-költség = tervezett órák száma × belső költségár
Ha a projekt hatóköre még bizonytalan, adjon meg egy tartományt, vagy legalábbis tegye láthatóvá a feltételezéseket. Ne tüntesse fel a legalacsonyabb becslést biztosnak csak azért, mert az ajánlatban egy számra van szükség. A GAO útmutató előszavában a költségbecslést a megállapított módszerekkel és érvényes adatokkal kialakított egyedi költségelemek összegeként határozza meg, és kijelenti, hogy a frissítéseknek tartalmazniuk kell a tényleges adatokat és a programváltozásokat. Ez a szövetségi programok becsléseire vonatkozó iránymutatás; itt alkalmazzuk a nyomon követhető becslés elvét anélkül, hogy azt állítanánk, hogy a cikk teljes mértékben követi a GAO módszerét. Lásd GAO-20-195G, 2020. március, Előszó, 2. o.
4. Készítsen tartalékot az esetleges bizonytalanságokra
Írja le azokat a kockázatokat, amelyek költségnövekedést okozhatnak, például egy újabb felülvizsgálati ciklust, egy ismeretlen integrációs követelményt vagy egy még nem megerősített beszállítói árajánlatot. Döntse el, hogy a becsléshez szükség van-e tartalékra, és ha igen, mennyi, ezeknek a kockázatoknak és az ügynöksége irányelveinek alapján. A tartalékot külön sorban, jól láthatóan tartsa nyilván. Ne rejtse el a munkaórák között, és ne állítsa, hogy egy százalékos arány minden projekthez egyformán alkalmazható.
Példa: határozza meg a munka árát, majd ellenőrizze az előrejelzést
Az alábbi számok csupán illusztrációs jellegűek. Nem valós ügynökségi díjak, piaci referenciaértékek vagy ügyfél-eredmények. Helyettesítse őket saját költségszámaival, beszállítói árajánlataival és szerződési feltételeivel.
Tegyük fel, hogy egy fix díjas projektről van szó, amelynek ügyféldíja 24 000 dollár. A tervezett munkaerő-igény a következő:
| Projektmenedzsment | 20 | 60 dollár óránként | 1 200 dollár |
| Stratégia | 28 | 80 dollár óránként | 2 240 dollár |
| Tervezés | 36 | 70 dollár óránként | 2 520 dollár |
| Másolás | 32 | 65 dollár óránként | 2 080 dollár |
| Készítés | 64 | 85 dollár óránként | 5 440 dollár |
| Minőségbiztosítás | 20 | 60 dollár óránként | 1 200 dollár |
| A tervezett munkaerő összesen | 14 680 dollár |
Adjunk hozzá 2 200 dollárt a projektspecifikus beszállítói és egyéb költségekre. Az alapbecslés 16 880 dollár. A csapat azonosítja a konkrét bizonytalansági tényezőket, és külön 2 000 dolláros tartalékot különít el, így a jóváhagyott költségkeret 18 880 dollárra emelkedik. A 24 000 dolláros fix díjhoz viszonyítva a tervezett különbözet 5 120 dollár az általános rezsiköltségek és adók előtt. Ez a különbözet nem nettó nyereség.
A 2 000 dolláros tartalék ebben a példában csupán illusztrációs célú tervezési adat, nem pedig ajánlott százalékos arány.
5. Állítsa össze a költségvetés ütemtervét, és szerezze meg a jóváhagyást
Rendelje hozzá az egyes költségeket egy-egy teljesítési elemhez és ahhoz az időszakhoz, amikor a munka várhatóan megtörténik. Jegyezze fel, ki a felelős az egyes becslésekért, és ki fogja frissíteni a tényleges adatokat. Győződjön meg arról, hogy a projekt hatóköre, a határidők, a feltételezések és a teljes költségterv összhangban vannak az ügyféllel kötött megállapodással és az ügynökség jóváhagyási folyamatával.
Miután a tervet jóváhagyták, tartsa meg azt a verziót alapként. Ha a terv változik, rögzítse a módosítási kérelmet és annak hatását, ahelyett, hogy csendben kicserélné az eredeti becslést. Az eredeti alap segít megérteni, mi változott és miért.
6. Hetente vizsgálja felül a tényleges költségeket és az előrejelzéseket
Minden munkacsomag esetében rögzítse a tényleges munkaerőköltségeket és a projekt eddigi kiadásait. Ezután becsülje meg a fennmaradó munka költségeit. A beszállítóknak fizetendő költségeket csak egyszer vegye figyelembe, ne egyszer számlaként, majd újra a jövőbeli munkák részeként.
A „burn” az eddig felmerült tényleges költség. Hasonlítsa össze a tényleges költséget az ütemtervben erre az időpontra tervezett összeggel. Ha a „burn”-t a teljes költségvetés arányaként követi nyomon, akkor a mai napig felmerült tényleges költséget ossza el a jóváhagyott költségvetéssel. Ez az arány önmagában nem jelenti a projekt befejezettségi fokát.
A befejezéskori becslés = a mai napig felmerült tényleges költségek + a befejezésig becsült költségek
Elterelés = befejezéskori becslés – jóváhagyott költségkeret
A pozitív eltérés azt jelenti, hogy a jelenlegi előrejelzés meghaladja a jóváhagyott költségvetést. A negatív eltérés azt jelenti, hogy az előrejelzés alatta marad. Egyik szám sem magyarázza önmagában az okot, ezért vizsgálja meg azokat a teljesítési állapot és az ütemterv figyelembevételével.
Például a harmadik héten a csapat 9 100 dollárt költött el, és a befejezéshez további 10 400 dollárra becsüli a költségeket. Az előrejelzés 19 500 dollár. A példaként szereplő 18 880 dolláros költségkerethez képest az előrejelzés 620 dollárral haladja meg azt. Az előrejelzés lehetőséget ad a csapatnak, hogy ellenőrizze a fennmaradó munkát, megerősítse a becslést és megvitassa a lehetőségeket, mielőtt a költségtúllépés véglegessé válna.
A heti áttekintés hasznos kiindulópontja ennek a munkafolyamatnak, de nem egyetemes szabvány. Gyakrabban végezzen áttekintést, ha a költségek gyorsan változnak, vagy ha egy nagy beszállítói kötelezettségvállalás esedékessé válik. Hasonlítsa össze a tényleges költségeket a menetrend ezen szakaszára vonatkozó várható kiadásokkal. Ne feltételezze, hogy a kiadások és a munka előrehaladása azonos ütemben halad, hacsak a projektterv nem támasztja alá ezt az összehasonlítást.
7. A eltéréseket kezelje még a projekt hatókörének módosítása előtt
Ha az előrejelzés meghaladja a jóváhagyott költségvetést, ellenőrizze a fennmaradó munka becsült mennyiségét, és derítse ki az okát. Az alábbi ellenőrzési pontok segítségével döntse el, hogy mi javítható ki a meglévő keretek között. Ha az ügyfél más munkát kér, dokumentálja annak költség- és időbeli hatását, és szerezze be a szükséges jóváhagyást, mielőtt módosítaná a tervet.
Három, korán felismerendő költségtúllépési minta
- A döntés hiányában könnyen felhalmozódnak a többletmunkák. Új teljesítési feladat vagy felülvizsgálati kör jelenik meg a feladatlistán, de a jóváhagyott feladatkeret és a becslés változatlan marad. Hasonlítsa össze az új kéréseket a jóváhagyott feladatkerettel, és rögzítse azok költség- és ütemterv-hatását még a munka megkezdése előtt.
- Az órák eltelnek, mielőtt a teljesítés elkészülne. Egy feladat több időt vesz igénybe a tervezettnél, miközben fontos munkák még hátravannak. Kérjen új becslést a feladat befejezéséhez a felelős személytől, ellenőrizze, hogy nincs-e újramunka vagy kihagyott lépés, majd frissítse az előrejelzést, ahelyett, hogy feltételezné, hogy a fennmaradó munka ingyenes lesz.
- A késedelem további költségeket okoz. A késedelmes jóváhagyások vagy a blokkolt függőségek miatt a munka sürgős időszakra tolódik, az emberek várakozásra kényszerülnek, vagy módosítani kell a beszállítói foglalásokat. Tekintsék át együtt az ütemtervet és a már lekötött költségeket. Terjesszék fel a döntést, amíg a csapat még képes átcsoportosítani a munkát vagy módosítani a határidőket.
Egy előrejelzés csak akkor hasznos, ha befolyásolja a csapat következő lépéseit. Jegyezze fel az okot, a felelős személyt és a következő felülvizsgálat dátumát a szám mellé.
Hogyan beszéljük meg a költségvetés módosítását az ügyféllel?
Ne alakítson informális kérést jóvá nem hagyott munkává. Először fogalmazza meg újra a kért változtatást, és ellenőrizze, hogy az megfelel-e a megállapodott feladatkörnek. Ezután becsülje meg annak hatását a költségekre, az ütemtervre és az egyéb teljesítésekre. Adjon az ügyfélnek egyértelmű lehetőségeket, például egy meglévő elem cseréjét, díj és idő hozzáadását, vagy a kérés elhalasztását.
Így fogalmazhat: „A jelenlegi feladatkör magában foglalja a jóváhagyott céloldalt és két áttekintési kört. Egy második oldal hozzáadása megváltoztatja a munkát. Cserélhetünk egy másik teljesítményt, árazhatjuk az extra oldalt és frissíthetjük a határidőt, vagy hagyhatjuk egy későbbi szakaszra. Melyik lehetőséget dokumentáljuk?”
Az ügyfélnek írásban jóvá kell hagynia a megegyezés szerinti módosítást, mielőtt a csapat frissítené a tervét és megkezdené a hozzáadott munkát. A pontos eljárásról a szerződésben és az ügynökség jóváhagyási szabályzataiban tájékozódjon. A Government Project Delivery „Teal Book” című kiadványa szerint a módosítási kérelmeket a jóváhagyás, elutasítás vagy elhalasztás döntése előtt fel kell mérni a kiindulási állapotra gyakorolt hatásuk szempontjából. Ez egy közszektorbeli ellenőrzési elv, amelyet itt egy egyszerű ügyfél-módosítási naplóként alkalmazunk; nem jogi tanácsadásról van szó, és nem helyettesíti a szerződését. Lásd a 22. fejezetet: Változáskezelés, közzététel: 2024. július 29., utolsó módosítás: 2026. július 1.
Meglévő projektköltségvetési sablonok
Csak akkor használjon sablont, ha annak felépítése megfelel a projekt terjedelmének. Az alábbi linkeken található lehetőségek különálló kiindulási pontok, nem helyettesítik a munka becslését.
Projekt-erőforrás-mátrix sablon
Költségvetéssel ellátott projektmenedzsment-sablon
Projektigénylés és jóváhagyás sablon
Projektköltség-kezelési sablon
További formátumokért tekintse meg a projektköltségvetési sablonok összeállítását.
Gyakran feltett kérdések a projektköltségvetésről
Mit kell tartalmaznia egy projektköltségvetésnek?
Vegye figyelembe a jóváhagyott hatókört, a munkacsomagokat, a tervezett órákat, a belső munkaerő-költségárak, a projektspecifikus kiadásokat, az ütemtervet, a feltételezéseket, a kockázatokat, a tartalékot, a tényleges költségeket és az előrejelzés felelősét. A kizárásokat és a jóváhagyási szabályokat is tartsa szem előtt.
Hogyan számoljuk ki a projekt költségvetését?
Becsülje meg az egyes munkacsomagok költségét: szorozza meg a tervezett órákat a belső költségaránnyal, adja hozzá a projektspecifikus beszállítói és egyéb költségeket, majd rögzítse az esetleges bizonytalanságokra szánt tartalékot. Összeadva az egyes tételeket kapja meg a jóváhagyott költségkeretet. Az ügyfél díját tartsa külön.
Milyen gyakran érdemes felülvizsgálni a projektköltségvetést?
Ügynökségi megbízás esetén a heti ellenőrzés praktikus kiindulási pont. Ha a munka vagy a költségek gyorsan változnak, illetve egy nagyobb kötelezettségvállalás előtt érdemes gyakrabban felülvizsgálni a helyzetet. A megfelelő gyakoriság az ütemtervtől, a kiadási mintától és a döntéshozatali igényektől függ.
Mennyi tartalékot kell beépíteni a projektköltségvetésbe?
Ne feltételezze, hogy egy százalékos arány minden projekthez megfelelő. Határozza meg a bizonytalansági tényezőket, döntse el, melyekhez szükséges tartalékot képezni, és dokumentálja, hogyan határozták meg az összeget. Ha nem tudja megmagyarázni a tartalékot, az csupán találgatás.
Mit kell tennie, ha az előrejelzés meghaladja a költségvetést?
Ellenőrizze a fennmaradó munka becsült mennyiségét, és derítse ki az okát; ne feledje, hogy minden jóváhagyott tartalék már szerepel a jóváhagyott költségkeretben, így nem fedezheti másodszor is az ezen összeg feletti előrejelzést. Ha a projekt terjedelmét vagy költségét módosítani kell, beszélje meg a lehetőségeket az ügyféllel, és szerezze be a szükséges jóváhagyást, mielőtt elvégzi a hozzáadott munkát.
Kezdje a költségvetés felépítésével
Használja a „Projektköltségvetés WBS-sel” sablont kiindulási pontként a munkák és a költségbecslések összekapcsolásához. Mielőtt ügyfelével együtt használná, igazítsa a szerkezetet a projekt terjedelméhez, a költségpolitikához és a változtatások jóváhagyási folyamatához.