A szabadúszókból álló csapat irányítása néhány egyedi kihívást jelent. Az egyik legnagyobb akadály, amellyel szembesülni fog, az, hogy összehangolja mindenki ütemtervét, különösen különböző időzónákban. Nyomon kell követnie mindenki előrehaladását, különben a projektje lemaradhat.
Ezekkel a feladatokkal folyamatosan egyensúlyoznod kell a rendelkezésre állás és a projekt határidők között. Megértjük, hogy ez sok feladat, és nehéz lehet mindent zökkenőmentesen működtetni.
De van egy jó hír: a megfelelő stratégiákkal és eszközökkel gyorsan felpörgetheted szabadúszó csapatodat.
Ez a cikk olyan bevált stratégiákat és projektmenedzsment eszközöket mutat be, amelyekkel a szabadúszók irányítása mellett megőrizheted a projektek feletti ellenőrzést és maximalizálhatod a termelékenységet.
Miután elolvasta ezt a cikket, profi lesz abban, hogy világos elvárásokat fogalmazjon meg szabadúszó munkatársainak, kezelje mindenki idejét és munkaterhelését, valamint hasznos visszajelzéseket adjon.
Freiberufler tehetségek menedzselése: előnyök és kihívások
A szabadúszók alkalmazásának előnyei
A szabadúszók alkalmazása számos egyértelmű előnnyel jár a teljes munkaidős alkalmazottakhoz képest, ami sok vállalkozás számára vonzó lehetőséget jelent. Ezek az előnyök a következők:
- Költséghatékonyság: A szabadúszók költséghatékonyak lehetnek, ha csak egy adott projekthez vagy rövid időre van szükséged egy segítő csapatra. Például egy marketingkampányhoz olcsóbb lesz néhány hétre felvenni egy szabadúszó videószerkesztőt, mint egész évben fizetni egy teljes munkaidős alkalmazottat.
- Hozzáférés speciális szakértelemhez: Ha úgy érzi, hogy jelenlegi teljes munkaidős alkalmazottai nem rendelkeznek megfelelő szakértelemmel bizonyos területeken, akkor a szabadúszók alkalmazásával kihasználhatja szakértelmüket, és így biztosíthatja a magas színvonalú eredményeket speciális feladatok esetén.
- Rugalmasság: A szabadúszó munkaerővel gyorsan bővítheti vagy csökkentheti csapatát, ami ideális a csúcsidőszaki munkaterhelés kezeléséhez, hogy elkerülje az alkalmazottak túlterheltségét és kiégését.
- Csökkentett általános költségek: Mivel a szabadúszók távolról dolgoznak és maguk kezelik eszközeiket és munkaterületüket, nem kell további irodaterületbe, berendezésekbe és egyéb erőforrásokba befektetned.
Freelancerek és belső alkalmazottak irányítása
A szabadúszók irányítása teljesen más , mint a teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottaké. A szabadúszót egy adott feladat vagy projekt elvégzésére veszi fel, míg a teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak folyamatos, változó szerepet töltenek be.
A pozitív kapcsolatok kiépítéséhez ismerned kell a szabadúszók és az állandó alkalmazottak közötti különbségeket.
| Aspect | Szabadúszók | Teljes munkaidős alkalmazottak |
|---|---|---|
| Gyakran olcsóbb, nincs juttatások vagy hosszú távú kötelezettségvállalások | Fizetések, juttatások, adók és hosszú távú kötelezettségvállalások | |
| Vegyen fel szabadúszókat az egyes projektekhez, amennyiben szükséges. | Korlátozott rugalmasság, rögzített munkarend | |
| Széles körű speciális szakértelemhez való hozzáférés | A szakértelem a jelenlegi munkatársak készségeire korlátozódik | |
| Könnyen és gyorsan bővíthető vagy csökkenthető | A méretnöveléshez felvételi/elbocsátási folyamatokra van szükség. | |
| Nincs szükség további irodaterületre vagy berendezésekre. | Irodaterület, felszerelés és egyéb erőforrások szükségesek | |
| Rövid távú elkötelezettség, projektalapú | Hosszú távú elkötelezettség, folyamatos foglalkoztatás | |
| Kevesebb közvetlen ellenőrzés, önálló irányítás | Közvetlen felügyelet, nagyobb ellenőrzés a munkák felett | |
| A rendelkezésre állásuk változó lehet, több projektben is részt vehetnek. | Elkötelezett a vállalatod iránt, állandó rendelkezésre állás |
Hogyan lehet hatékonyan irányítani a szabadúszókat 7 lépésben
1. Határozza meg a projekt hatókörét, az elvárásokat és a költségvetést
Mielőtt feladatokat osztanál a szabadúszóknak, határozz meg egyértelmű projektelvárásokat, hogy elkerüld a későbbi problémákat. Az egyértelmű kommunikáció és megértés érdekében az alábbiak szerint hozhatod őket közös nevezőre:
Adja hozzá a projekt követelményeit
Legyen konkrét abban, hogy mit szeretne, hogy a szabadúszó tegyen. Adjon részletes utasításokat az elvárásokról és a feladat elvégzéséről, beleértve az összes szükséges lépést, irányelvet vagy projektkövetelményt.
Határozd meg pontosan a projekt részleteit – minél több információt adsz, annál jobban felkészülhet a szabadúszó a munkád elvégzésére.
Példa: Ha egy szabadúszó írót alkalmazol, hogy fehér könyvet készítsen a vállalatod számára, adj meg további információkat a célközönségről, a szavak számáról és a hangnemről. Emellett mellékeld a termék konkrét adatait és esettanulmányokat is.
Említsd meg a határidővel rendelkező teljesítéseket
Amikor bármilyen feladatot szabadúszónak adsz, határozd meg egyértelműen a teljesítendő feladatokat, a mérföldköveket és a projekt befejezésének határidejét.
Példa: Havonta négy 1000 szavas blogbejegyzést szeretnénk tőled. Kérjük, minden hétfőn küldj el egy bejegyzést.
Beszéljétek meg a rendelkezésre állást
Ha szükséged van arra, hogy a szabadúszók rendelkezésre álljanak megbeszélésekre vagy telefonhívásokra, akkor ezt már korán beszéljétek meg, hogy ők is ennek megfelelően tudják tervezni a napirendjüket.
Példa: Minden kedden, 12:45 és 13:30 között, heti Zoom-megbeszélést tartunk a szabadúszók és az érintett csapatok között.
A csapatértekezlet célja a projekt céljainak, az elért eredményeknek, az egyes témákkal kapcsolatos visszajelzéseknek a megvitatása, valamint a termékfrissítések megosztása.
Beszéljétek meg a fizetési feltételeket
Tisztázza a fizetési feltételeket, beleértve a szabadúszók fizetésének gyakoriságát és a fizetési platformot.
Példa: A szabadúszó csapat számára 30 napos fizetési ciklust alkalmazunk. A fizetési mód PayPal, és ez vonatkozik az összes jóváhagyott blogbejegyzésre, amelyet írtál.
Az utolsó dolog, amit szeretnél, az az, hogy ezeket a megbeszéléseket akkor folytasd, amikor a projekteden dolgozó szabadúszó már kiállította a számlát.
Használja a ClickUp munkaterület-sablonját, hogy minden részletet egy központi adattárban rögzítsen. Ezzel időt takaríthat meg, mivel nem kell hosszú táblázatokat vagy e-maileket készítenie az információk megosztásához.
Ez egy egyszerű keretrendszert biztosít a hatókör, a célok és a teljesítendő feladatok vázlatos leírásához, valamint a jogi követelmények, a mérföldkövek és a projektcélok részletezéséhez, amelyeket az Ön igényeinek megfelelően testreszabhat.
Profi tipp💡: Használj AI-írási asszisztenst, például a ClickUp Brain -t, hogy automatizáld a projektleírások és briefek létrehozását.
A ClickUp Brain lekérdezi a szükséges adatokat a projektmenedzsment eszközéből, és kitölti a munkaterületet, a szállítási határidőket, az ütemtervet, a célokat és a mérföldköveket a munkaterületen belül, valamint az Ön által használt SOP sablonokban a szabadúszók számára .
2. Beszéljétek meg a kommunikációt és a jelentkezéseket
A hatékony kommunikáció minden csapat irányításának kulcsa, de a szabadúszók irányításánál ez még fontosabb*. Nem felügyeled közvetlenül a munkájukat; a legtöbb esetben távoli helyről dolgoznak.
Ha nem kommunikál hatékonyan, akkor a következő problémákkal kell szembenéznie:
- A projekt határidejének elmulasztása
- Félreértések
- A projekt hatókörének kiterjedése
- Motivációs kérdések
Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében feltétlenül beszélje meg a következő kommunikációs szempontokat a szabadúszóval:
Előnyben részesített kommunikációs mód
Beszélje meg szabadúszójával, hogy milyen kommunikációs eszközt használ a vállalata: Slack, Zoom és egyéb online együttműködési eszközök, amelyekkel azonnal válaszolhatnak.
Találkozók gyakorisága
Állapodj meg abban, hogy milyen gyakran tartjátok a kapcsolatot. Heti vagy kétheti jelentéseket szeretnél?
Válassz olyan gyakoriságot, amely biztosítja a koordinációt anélkül, hogy bárki időbeosztását túlterhelnéd, így bármilyen problémát megoldhatsz, mielőtt az eszkalálódna.
Változások kezelése
Beszéljétek meg, hogyan fogtok megvitatni a munkájukban bekövetkező változásokat. Akár Google Docs-ban írt megjegyzések, akár egy projekt-együttműködési eszközön keresztül küldött üzenetek formájában, gondoskodj egyértelmű folyamatról.
Ideális esetben egyetlen hatékony kommunikációs eszközre van szükséged a csapatértekezletekhez, a változások kezeléséhez és az aszinkron kommunikációhoz, beleértve a közvetlen üzeneteket is.
Itt jön jól a ClickUp freelancereknek, amely egy projektmenedzsment eszköz hatékony kommunikációs csatornákkal, hogy központosítsd a menetrendet és a kommunikációt a sok freelancerrel, akikkel együtt dolgozol.
A ClickUp Chat View funkciójával hatékonyan kezelheted a szabadúszó munkatársakkal való kommunikációt, így semmi sem maradhat ki. Küldhetsz közvetlen üzeneteket, feladatokat oszthatsz ki, frissítéseket oszthatsz meg, amikor feladatokat adsz hozzá vagy szerkesztesz, és megoszthatsz kiegészítő anyagokat, például linkeket, mellékleteket és videókat, hogy támogasd a szabadúszókat.
A ClickUp-on minden hozzárendelt feladathoz megjegyzéseket is hozzáadhat, hogy frissítéseket vagy különleges megjegyzéseket említsen.
Profi tipp💡: A ClickUp alkalmazásban a szabadúszók kiemelhetik a szöveget, és a „Quote” (Idézet) opcióval válaszokat fűzhetnek a megjegyzéseid bizonyos részeire, így csökkentve a zavarok kockázatát, még akkor is, ha több pontot is hozzáadtál.
De mi van akkor, ha bonyolult, részletes utasításokat kell adnod?
Hagyja ki a szöveget, és használja a ClickUp Clips alkalmazást képernyőfelvételek készítéséhez és megosztásához, így világos, vizuális útmutatást adva, hogy elkerülje a félreértéseket és biztosítsa, hogy a szabadúszók megértsék az egyes feladatokat.
Ezeket a klipeket bármely feladathoz beágyazhatja, vagy megoszthatja egy nyilvános linket, hogy a szabadúszók könnyen hozzáférhessenek hozzájuk.
3. Hozzon létre egy hatékony beilleszkedési rendszert
Melyek a rossz beilleszkedési rendszer klasszikus jelei?
A szabadúszók elveszettnek érzik magukat, nem tudják, mit kell tenniük. Nehezen tudják önállóan megoldani a problémákat, és ugyanazokat a kérdéseket teszik fel újra és újra.
A legrosszabb esetben nehezen tudnak minőségi munkát végezni.
Ez nem a legjobb forgatókönyv, ha a megfelelő szabadúszókat a vállalatod sikerének hosszú távú befektetésként alkalmazod.
Az alábbiakat érdemes belefoglalni az új munkatársak beillesztési dokumentumaiba:
- Vállalati irányelvek: Mutassa be munkáját, csapatkultúráját és értékeit, és szükség esetén vegye fel az NDA-kat és a megállapodásokat is.
- Képzési anyagok: Biztosíts stílusú útmutatókat, bevált gyakorlatokat és iparág-specifikus ismereteket az egységesség és a minőség biztosítása érdekében.
- Speciális eszközökhöz való hozzáférés: Biztosítson a szabadúszók számára hozzáférést a munkájukhoz szükséges speciális szoftverekhez vagy eszközökhöz, például grafikai szoftverekhez, projektmenedzsment eszközökhöz vagy kommunikációs platformokhoz.
Az onboarding folyamat egyszerűsítéséhez kész keretrendszereket használhatsz.
Például a ClickUp új alkalmazottak beillesztési sablonjával részletes ellenőrzőlistákat hozhat létre, képzéseket szervezhet munkatársaival, határidőket állíthat be, és nyomon követheti a projekt előrehaladását olyan egyéni státuszokkal, mint „Teendő”, „Folyamatban” és „Befejezve”.
További információ: Íme a 10 legnépszerűbb, bevált szabadúszói trükk , amelyekkel időt takaríthatsz meg a lelket gyötrő adminisztratív munkákkal kapcsolatban
4. Használjon szabadúszó projektmenedzsment eszközöket
Több csapatban dolgozó szabadúszók irányítása megnehezítheti a különböző frissítések és határidők nyomon követését, ami zavart és szervezetlenséget okozhat.
A szabadúszók számára készült projektmenedzsment szoftverek segítenek a feladatok ütemezésében, az előrehaladás nyomon követésében, a függőségek és szűk keresztmetszetek megtekintésében, valamint a zökkenőmentes működés biztosításában.
Íme, hogyan segít a ClickUp projektmenedzsment szoftver a siker elérésében:
- Táblák brainstorminghoz: A ClickUp táblái digitális vászonként szolgálnak, amelyek segítségével az állandó alkalmazottak együttműködhetnek és ötleteket gyűjthetnek a szabadúszó csapattal, és az ötleteket megvalósítható feladatokká alakíthatják, még akkor is, ha mindenki távoli munkavégzéssel foglalkozik.
- Dokumentumok közös szerkesztéséhez: A ClickUp Docs egy központi forrás, amelyben minden projekt részlete megtalálható – célok, irányelvek, projektjavaslatok, mérföldkövek stb. A közös szerkesztés lehetővé teszi, hogy a projektcsapat több tagja is módosítsa, megjegyzéseket fűzzön és feladatokat rendeljen ezekhez a dokumentumokhoz. Hozzáadhat szerepkörökön alapuló hozzáférést is, például csak olvasási joggal rendelkező dokumentumokhoz.
- A haladás nyomon követésére szolgáló irányítópultok: Projektmenedzserként vagy csapatvezetőként a ClickUp irányítópultjain KPI-ket adhat hozzá, nyomon követheti és vizualizálhatja a haladást, valamint valós időben betekintést nyerhet a lehetőségekbe és az akadályokba.
- Feladatok szervezése: A ClickUp Tasks segítségével bonyolult projekteket kisebb feladatokra bontasz, határidőket állítasz be, és segítesz a szabadúszóknak a munkák hatékony prioritásainak meghatározásában.
- Áttekintést kaphat arról, hogy a szabadúszók éppen min dolgoznak: A ClickUp Kanban táblázata segítségével egy pillanat alatt láthatja, hogy az egyes szabadúszók éppen min dolgoznak, milyen szakaszban vannak a feladataik, és mi van még hátra.
Ha a prioritások megváltoznak, a drag-and-drop funkcióval áthelyezheted a feladatokat a munkafolyamatokban, ami gyors frissítést és átszervezést tesz lehetővé.
További információ: A 10 legjobb vállalkozói menedzsment szoftver és nyomonkövetési rendszer 2024-ben
5. Hatékony időgazdálkodás nyomkövetőkkel
A szabadúszók időkövető szoftvere lehetővé teszi a számlázható órák és munkaidő-nyilvántartások kezelését, valamint a be- és kilépési időpontok központi helyről történő nyomon követését.
A ClickUp projektidő-nyomkövető funkciója segít a szabadúszóknak nyomon követni az óráikat. Használja a beépített globális időkövetőt, hogy bárhonnan elindítsa és leállítsa az időmérést, jegyzeteket és címkéket adjon hozzá az időbejegyzésekhez, és összefoglalót kapjon az Ön feladataival töltött teljes időről.
Még ha több szabadúszó, például írók és szerkesztők is ugyanazon a feladaton dolgoznak, akkor is egyénileg nyomon követhetik az általuk eltöltött időt. A végén ellenőrizheti az egyéni időnyilvántartásokat, és összehasonlíthatja azokat a projekt kezdetén becsült idővel.
Ha bármilyen akadály vagy késedelem merül fel, a szabadúszók frissíthetik a fő feladat határidejét. Azok a csapat tagok, akiknek ezeket a feladatokat osztották ki, automatikusan értesítést kapnak, így megfelelően módosíthatják a menetrendjüket.
A ClickUp részletes időkövetési jelentései biztosítják, hogy a projekt minden aspektusa a terv szerint haladjon, és a határidők hatékonyan betartásra kerüljenek.
További információ: A 9 legjobb embermenedzsment szoftver 2024-ben
6. Rendszeresen kérj és adj visszajelzést
Bármilyen tehetségesek is legyenek a szabadúszóid, szükségük van az iránymutatásodra és visszajelzésedre, hogy megfeleljenek az elvárásaidnak.
Rendszeresen visszajelzést kell adnod, hogy elkerüld a végtelen javításokat és a frusztrációt. Néhány bevált módszer a konstruktív visszajelzések megosztására:
Legyen konkrét
Határozza meg, mit csináltak jól, és mit kell javítani.
Példa: A termék jellemzőiről szóló rész részletesebb lehetne. Kifejtenéd, hogy az egyes jellemzők milyen előnyökkel járnak a felhasználó számára?
Időszerű
Ne várjon addig, amíg a szabadúszók befejezik a munkát a projekten, hogy elmondja nekik, mit gondol. Adjon nekik korán visszajelzést, hogy gyorsan és egyszerűen tudjanak változtatni.
Példa: Most fejeztem be a cikk vázlatának áttekintését. Beszéljük meg gyorsan telefonon a visszajelzéseimet, amíg még frissek a fejemben.
Megvalósítható
Javasolj nekik, hogyan javíthatnak munkájukon, vagy hogyan építhetnek rá.
Példa: Az olvashatóság javítása érdekében használj rövidebb bekezdéseket. Használj alcímeket és felsorolásokat, hogy a tartalom könnyen áttekinthető legyen.
Kiegyensúlyozott
Dicsérd meg őket azért, amit jól csináltak, és mutass rá azokra a területekre, ahol javulhatnak.
Példa: Kutatásod és adatpontjaid lenyűgözőek voltak, és hitelességet kölcsönöztek cikkednek. A következtetés azonban kissé laposra sikerült. Egy kicsit általános volt; át kell írni, hogy összefoglalja a bejegyzés legfontosabb tanulságait.
Adj konstruktív visszajelzéseket a szabadúszó csapatodnak, de ne felejts el rendszeresen kikérni a véleményüket.
Kérdezd meg őket, milyen problémákkal szembesülnek a munkájuk során.
A szabadúszóktól könnyen gyűjthetsz információkat a ClickUp alkalmazás Employee Feedback Template(Munkavállalói visszajelzés sablon) funkciójával. Ez a sablon lehetővé teszi, hogy részletes visszajelzéseket gyűjts a veled való együttműködésről, például a szerepkörök egyértelműségéről és a fejlődési lehetőségekről.
Ez a visszacsatolási ciklus segíthet azonosítani, hogyan lehetne javítani a folyamatokat és jobban támogatni a szabadúszókat.
Profi tipp💡: Állítsd be a ClickUp Automations funkciót, hogy negyedévente automatikusan visszajelző kérdőíveket küldjön a szabadúszóidnak.
A ClickUp Form View funkcióval gyűjtheti össze a szabadúszó csapat visszajelzéseit. Ez biztosítja a visszajelzések következetes gyűjtését, és segít a problémák gyors azonosításában és megoldásában. *
7. Hívd meg a szabadúszókat csapatépítő tevékenységekre
Bár a szabadúszók a csapatod kiterjesztései, valószínűleg elszigeteltnek érzik magukat a csapaton belül, mert a velük való interakciók korlátozottak.
Az eredmény?
Ez hatással lehet a csapattagok összetartozás-érzésére és motivációjára. A csapatépítő rendezvényekre való meghívás segít nekik beilleszkedni és értékesnek érezni magukat.
Az alkalmazottaid számára ez megerősíti, hogy a szabadúszók elengedhetetlen csapattagok. Amikor együtt vesznek részt csapatépítő tevékenységekben, jó kapcsolatot alakítanak ki és megerősítik kötelékeiket.
Íme néhány példa virtuális csapatépítő tevékenységekre, amelyeket kipróbálhat:
Virtuális szabadulószobák
A virtuális szabadulószoba-tevékenység során mindenki ugyanazon az online szabadulószoba-játékban vesz részt. Kommunikálniuk és együttműködniük kell, hogy megtalálják a nyomokat és megoldják a rejtvényeket, mielőtt lejár az idő, és „megszökhetnek”.
Ez a szórakoztató játék kiválóan alkalmas távoli csapatok számára, amelyek szabadúszókat foglalkoztatnak, mivel ösztönzi a közös cél elérése érdekében végzett csapatmunkát.
Kvízest
Válassz triviális kérdéseket népszerű filmekről, tévéműsorokról, zenéről és más szórakoztató témákról. Minden csapatban legyenek szabadúszók és belső tagok is.
Mivel ez csak egy kötetlen, szórakoztató kvízjáték, mindenki nyugodt, nyomásmentes környezetben tud szocializálódni.
Tervezd meg ezeket a tevékenységeket a ClickUp Team Docs Template segítségével. Ez a testreszabható sablon lehetővé teszi, hogy jégtörő kérdéseket sorolj fel, szabályokat állíts be a különböző virtuális tevékenységekhez, és minden részletet egy helyen szervezz meg.
Tartsd kéznél a ClickUp Team Docs sablonját a virtuális tevékenységek során. Ezzel láthatod mindenki munkakörét, tapasztalatát és elérhetőségét.
Mivel ez egy közös dokumentum, az egész csapat, beleértve a szabadúszó munkatársakat is, hozzájárulhat ötletekkel és visszajelzésekkel. Ez a központosítás elősegíti a befogadóbb és szervezettebb tervezési folyamatot, biztosítva, hogy mindenki részt vegyen a távoli együttműködés élményében.
Használja a ClickUp-ot a szabadúszó csapatának támogatásához
Ne feledd, hogy minden sikeres szabadúszó minőségi munkát akar végezni, és te vagy felelős azért, hogy sikerre vigyétek őket.
Kezdje azzal, hogy egyértelműen meghatározza az elvárásokat és részletes utasításokat ad. A projekt előrehaladtával rendszeresen adjon visszajelzést. A nyílt kommunikáció segít nekik megérteni, hol kell változtatniuk.
A ClickUp projektmenedzsment platformja egy platformon egyesíti az összes funkciót, amelyre szükséged van a szabadúszó csapat tagjainak irányításához, beleértve az időkövetést, a csapatkommunikációt és a projektmenedzsment funkciókat.
Kövesse nyomon a munkaórákat a projekt költségvetéséhez viszonyítva, ossza ki a projekt feladatait, állítsa be és kövesse nyomon a projekt határidejét, hozzon létre AI-alapú projektleírásokat, ossza meg a fontos fájlokat, és kommunikáljon a ClickUp projektmenedzsment eszközén belül.
Többé nem kell több alkalmazást használnod a szabadúszó csapatod és az önálló munkavállalók irányításához. A szabadúszók irányításának titka azzal kezdődik, hogy regisztrálsz a ClickUp-ra, és kipróbálod az ingyenes funkcióit.