Qu'est-ce qui rend la gestion d'évènements difficile ? Ce n'est pas parce que vous devez accomplir une tâche importante, mais plutôt parce que vous devez gérer une centaine de petites tâches dont vous ne tenez pas compte.
Il faut gérer les échéanciers, envoyer le contenu, coordonner les sponsors et partager les mises à jour, souvent tout cela en même temps. Et si vous dirigez le travail, on attend généralement de vous que vous gardiez une vue d'ensemble et que vous interveniez lorsque des détails échappent à votre contrôle.
Lorsque vous gérez seul l'ensemble d'un évènement, vous n'avez pas le temps de cumuler les fonctions de stratège de contenu, de coordinateur de projet et de directeur des opérations.
C'est le problème que j'ai entrepris de résoudre grâce à la planification d'évènements basée sur l'IA à l'aide des super agents ClickUp.
À propos de moi : ClickUp Verified Consultant
Je m'appelle Anna Bulock, je suis ClickUp Verified Consultant et je passe beaucoup de temps à aider les équipes à concevoir des systèmes capables de mener à bien des initiatives complexes sans épuiser les collaborateurs. Lors d'un récent webinaire de la communauté ClickUp, j'ai partagé comment j'utilise les super agents ClickUp pour la gestion d'évènements.
Dans cet article, je vais vous présenter un exemple pratique de planification d'une campagne d'évènement complet pour les Jeux annuels organisés par une organisation (appelons-la le Centre pour la jeunesse), de la hiérarchie à la promotion, à l'aide des super agents IA de ClickUp.
Pourquoi la planification d'évènements par IA échoue sans structure
La plupart des équipes se lancent dans l'IA de la même manière qu'elles se lancent dans de nouveaux outils : en lui demandant d'abord de faire quelque chose de spectaculaire.
« Rédigez l'annonce. » « Créez un échéancier. » « Rédigez des publications sur les réseaux sociaux. »
Le problème est que sans contexte, l'IA ne peut que faire des suppositions.
Dans la planification d'évènements, les approximations conduisent à des forfaits génériques, à des dépendances manquées et à un travail qui semble parfait sur le papier, mais qui s'effondre lors de l'exécution.
C'est pourquoi je commence toujours par la structure avant l'automatisation.
Les super agents ClickUp fonctionnent également mieux avec du contexte. Pour les configurer correctement, vous devez d'abord créer l'environnement dans lequel ils fonctionnent.
Les super agents ClickUp fonctionnent également mieux avec du contexte. Pour les configurer correctement, vous devez d'abord créer l'environnement dans lequel ils fonctionnent.
Avec une hiérarchie adéquate en place, une petite équipe et quelques super agents bien conçus peuvent mener à bien une campagne complète pendant que vous restez concentré sur la direction.
🦄 Vous découvrez ClickUp ?
Deux concepts sont essentiels pour tout ce qui est abordé dans cet article : la hiérarchie ClickUp et les super agents.
La hiérarchie ClickUp est la manière dont le travail est organisé dans ClickUp, afin que les humains et l'IA puissent le comprendre :
- Un espace représente un vaste domaine de travail (comme un évènement, un service ou une campagne).
- Les dossiers regroupent les flux de travail connexes au sein de cet espace (planification, contenu, opérations).
- Les listes contiennent les tâches réelles, avec leur statut, leur propriétaire et leur date d'échéance.
Une fois cette structure clairement définie, ClickUp devient une source unique d'informations fiables, plutôt qu'un ensemble d'outils disparates.
Les super agents ClickUp sont des coéquipiers IA qui vivent à l'intérieur de cette hiérarchie. Au lieu de travailler à partir d'une fenêtre de chat vierge, ils :
- Consultez les tâches, les documents, les échéanciers et les activités dans leur contexte.
- Suivez les mêmes permissions et la même structure que votre équipe.
- Exécutez des tâches ciblées, telles que la planification d'un évènement, la gestion du contenu ou la mise en évidence des priorités.
Considérez la hiérarchie comme une carte et les super agents comme les opérateurs qui peuvent réellement la parcourir.
Plus votre structure est intentionnelle, plus vos agents deviennent intelligents et fiables.
Commencez par établir une hiérarchie avant d'ajouter des agents IA pour la planification d'évènements.
Avant de demander à un seul agent de planifier des évènements, de rédiger du contenu ou de gérer la communication, j'ai conçu une hiérarchie ClickUp claire pour le centre jeunesse.
J'ai créé un espace dédié au centre de sensibilisation. À l'intérieur, j'ai ajouté un petit nombre de dossiers et de listes ciblés :
- Un dossier pour la campagne annuelle des jeux
- Un dossier « Mises à jour de la communauté » pour les newsletters et les annonces
- Une liste des opérations pour le travail quotidien du centre
Cela importait plus que n'importe quelles instructions.
En regroupant toutes les tâches connexes dans un seul espace dédié, j'ai donné aux super agents des limites claires. Ils pouvaient ainsi se concentrer sur l'essentiel, ignorer le superflu et travailler sans se disperser dans des travaux sans rapport avec leur mission.
💡 Conseil de pro : si vous venez de commencer, c'est le moment de faire une pause et de concevoir votre propre version de l'espace d'Anna : un espace, quelques dossiers ciblés et des listes qui reflètent la façon dont votre équipe travaille réellement avec les tâches ClickUp et les vues ClickUp.
Pourquoi la hiérarchie prime sur le battage médiatique dans la planification d'évènements basée sur l'IA
Il est tentant de commencer par la partie la plus spectaculaire : demander à un super agent de rédiger des e-mails, des publications sur les réseaux sociaux ou des messages destinés aux sponsors. J'ai délibérément choisi de ne pas le faire.
Avant d'introduire l'IA, je me suis assuré que chaque liste comportait :
- Statuts de tâches personnalisés clairs et significatifs
- Champs personnalisés qui ont capturé des détails réels (tels que le niveau de parrainage ou le type d'évènement)
- Une nomenclature évidente qui avait du sens tant pour les humains que pour les agents
Une fois cette structure mise en place, j'ai intégré ClickUp AI dans le flux de travail. C'est à ce moment-là que les agents ont cessé de deviner et ont commencé à exécuter.
Si vous commencez par les réseaux sociaux, votre agent pourrait réaliser une promotion de votre centre de manière générale. Mais sans le contexte de l'évènement, il ne peut pas créer les campagnes spécifiques dont vous avez réellement besoin.
L'IA contextuelle qui comprend vos tâches, vos documents, vos chats et vos échéanciers fournit des informations beaucoup plus précises et pertinentes, car elle raisonne à partir de données de travail réelles et non de messages isolés. L'environnement de travail IA convergé de ClickUp unifie le travail et l'intelligence afin que les agents agissent en tenant compte du contexte global, et non de signaux fragmentés.
Si vous commencez par les réseaux sociaux, votre agent pourrait réaliser une promotion de votre centre de manière générale. Mais sans le contexte de l'évènement, il ne peut pas créer les campagnes spécifiques dont vous avez réellement besoin.
L'IA contextuelle qui comprend vos tâches, vos documents, vos chats et vos échéanciers fournit des informations beaucoup plus précises et pertinentes, car elle raisonne à partir de données de travail réelles et non de messages isolés. L'environnement de travail IA convergé de ClickUp unifie le travail et l'intelligence afin que les agents agissent en tenant compte du contexte global, et non de signaux fragmentés.
👀 Le saviez-vous ? Environ 62 % des organisations testent actuellement des agents IA, mais beaucoup moins (environ 23 %) les utilisent au-delà de l'étape pilote, ce qui suggère que la maturité, l'intégration des flux de travail et les modèles opérationnels sont importants pour en tirer une réelle valeur ajoutée.
Créez votre premier planificateur d'évènements IA pour votre campagne phare avec les super agents IA.
Le premier agent que j'ai créé a servi de planificateur d'évènements IA pour les jeux phares.
Il s'agissait d'une initiative de grande envergure, s'étalant sur plusieurs mois, avec de multiples activités, bénévoles et échéances. J'ai donné à l'agent l'accès au dossier de la campagne et une mission claire : aider à transformer une idée approximative en un plan réalisable.
Au lieu de partir d'une liste vierge, j'ai laissé l'agent rédiger la structure initiale : tâches, sous-tâches et regroupements correspondant au déroulement réel de l'évènement.
À partir de là, j'ai revu et affiné le processus, plutôt que de tout inventer moi-même.
Transformez une idée vague en un plan événementiel réaliste alimenté par l'IA.
À l'aide d'une seule invite, l'agent de planification d'évènements est invité à :
- Comprenez les objectifs des Jeux annuels
- Générez des tâches pour chaque type d'évènement et d'activité.
- Regroupez les tâches en listes et sous-tâches qui correspondent aux flux de travail réels.
J'ai ensuite pu visualiser l'ensemble du plan dans une vue d'échéancier et voir comment tout s'articulait tout au long de la saison.
Au lieu de partir de zéro, l'équipe commence à partir d'un premier jet bien pensé généré par l'agent.
Laissez votre agent déboguer vos dates et vos dépendances.
La première version de tout plan d'évènement cache des problèmes. Les délais sont repoussés. Le travail préparatoire dépasse les dates d'exécution.
Au lieu de scanner chaque tâche manuellement, j'ai confié une deuxième tâche à l'agent chargé de la planification d'évènements : vérifier la cohérence des dates par rapport à la réalité.
L'agent a signalé les tâches prévues après le travail qu'il soutenait, a ajusté les échéanciers et a mis en évidence les risques à un stade précoce. Cela a permis à lui seul de gagner des heures de nettoyage et d'éviter les précipitations de dernière minute.
L'agent :
- Identifie les tâches planifiées après l'évènement qu'elles soutiennent.
- Remappe les dates d'échéance afin que les préparatifs aient lieu avant le jour J.
- Permet de conserver un échéancier global réaliste et réalisable.
En laissant un agent de planification d'évènements vérifier et ajuster vos dates, vous évitez les précipitations de dernière minute et vous gardez votre campagne ancrée dans la réalité.
💡 Conseil de pro : si vous débutez ou si vous souhaitez éviter de créer chaque liste et chaque champ à partir de zéro, utilisez le modèle de planification d'évènements de ClickUp comme base avant d'ajouter des agents.
Ce modèle comprend des listes prédéfinies pour la logistique, les échéanciers, les budgets, la dotation en personnel, etc., afin que vos super agents disposent dès le premier jour d'une structure et de données pertinentes pour travailler.
Ajoutez des agents spécialisés dans la planification d'évènements basée sur l'IA pour les parrainages et le contenu des évènements.
Une fois le plan de l'évènement bien établi, le vrai travail a commencé : les parrainages et le contenu.
Au lieu de jongler entre les feuilles de calcul et les boîtes de réception, j'ai attribué chaque flux de travail à son propre Super Agent spécialisé.
Attribuez aux parrainages un propriétaire qui ne néglige jamais le suivi.
Chaque évènement a besoin d'un financement. Au Centre pour la jeunesse, la trésorerie locale apporte son aide, mais les sponsors externes restent essentiels.
J'ai créé une liste dédiée aux sponsors avec des champs personnalisés pour :
- Nom et coordonnées du sponsor
- Niveaux de parrainage et avantages
- Statut de la communication et de l'accord
J'ai ensuite attribué un super agent directement à cette liste.
🔑 Point clé à retenir : comme l'agent était intégré à ClickUp avec un contexte complet, il pouvait suivre les personnes nécessitant un suivi, résumer le statut des sponsors et suggérer les prochaines étapes, sans que personne n'ait à se souvenir de l'état d'avancement des choses.
Placez un agent de gestion du contenu au cœur de votre campagne
Une fois le plan de l'évènement et les sponsors en place, vous devez encore communiquer et promouvoir l'évènement auprès de votre public. C'est là qu'intervient le Super Agent Content Manager.
Mon équipe et moi-même avons créé :
- Une liste de newsletter avec une vue Tableau pour rédiger, effectuer des modifications en cours et envoyer du contenu prêt à l'emploi.
- Une liste de réseaux sociaux liée aux Frozen Games, comprenant les dates clés et les ressources importantes.
- Un formulaire ClickUp accessible au public pour les envois et les témoignages de la communauté
L'agent Content Manager a reçu le contexte de ces listes et de la campagne dans son ensemble. À partir de là, il a pu :
- Suggérer des statuts et des champs personnalisés si la liste manquait de structure
- Remplissez ces nouveaux champs une fois qu'ils ont été ajoutés.
- Rédigez des brouillons de newsletters et de publications sur les réseaux sociaux liés à des évènements spécifiques.
- Créez des sous-tâches ou des checklists pour couvrir les détails que les humains pourraient oublier, tels que la confirmation du lien d'inscription ou l'ajout d'un appel à l'action pour les bénévoles.
L'une de mes tâches préférées consiste à demander à l'agent de gestion de contenu d'examiner les envois de la communauté et de signaler ceux qui fournissent le meilleur niveau d'assistance aux campagnes en cours.
L'une de mes tâches préférées consiste à demander à l'agent de gestion de contenu d'examiner les envois de la communauté et de signaler ceux qui offrent le meilleur niveau d'assistance aux campagnes en cours.
🔑 Point clé à retenir : lorsque vous traitez le contenu comme un flux de travail structuré dans ClickUp, un agent de gestion de contenu peut faire passer le travail de l'idée à la publication sans rien laisser passer entre les mailles du filet.
Découvrez comment l'équipe de ClickUp utilise les super agents IA pour gérer ses programmes de contenu :
Maintenez un niveau de qualité élevé grâce aux statuts, aux formulaires et aux envois
Les super agents sont puissants, mais ils deviennent vraiment efficaces lorsqu'ils sont associés à des flux de travail clairs que tout le monde comprend.
Les statuts, formulaires et vues dans ClickUp fournissent à vos agents des garde-fous leur permettant d'agir rapidement sans nuire à votre marque.
Utilisez les vues et les statuts des tâches ClickUp pour faire avancer chaque projet.
Pour la newsletter et le contenu social, je m'appuie beaucoup sur les vues Tableau et Liste :
- Les vues Tableau permettent de voir facilement ce qui est en cours de rédaction, en cours de révision, approuvé et publié.
- Les vues Liste aident l'équipe à visualiser rapidement les échéances et les propriétaires.
- Les statuts des tâches, identifiés par des codes de couleur, mettent en évidence ce qui a été fait et ce qui n'a pas encore été commencé.
L'agent Content Manager respecte ces statuts lorsqu'il propose les étapes suivantes, ce qui permet de maintenir l'alignement entre les collaborateurs humains et l'IA.
Laissez un agent trier les envois de la communauté en fonction de vos objectifs.
Lorsque votre communauté est impatiente de partager des histoires, des photos et des idées, c'est fantastique pour l'engagement, mais difficile à gérer manuellement.
En acheminant les envois de formulaires publics vers une liste ClickUp, je fournis à l'agent Content Manager une boîte de réception claire à partir de laquelle il peut travailler. L'agent peut :
- Lisez chaque envoi dans son contexte
- Comparez-le aux objectifs stratégiques du centre et aux campagnes actives.
- Recommandez les articles à mettre en avant maintenant et ceux à conserver pour plus tard.
Au lieu de parcourir une boîte de réception encombrée, l'équipe reçoit une sélection d'histoires de la communauté qui font réellement avancer leur mission.
📮 ClickUp Insight : 62 % des personnes interrogées affirment que les agents IA ne sont pas encore à la hauteur des attentes, les décrivant comme étant à une étape précoce ou même créant plus de travail qu'ils n'en suppriment.
Cette frustration se manifeste souvent lors du transfert. Un agent résume une réunion, suggère les prochaines étapes ou signale un problème, puis s'arrête là. Vous devez encore créer des tâches à partir des éléments d'action, attribuer des propriétaires, mettre à jour les statuts et effectuer un suivi manuellement.
Les super agents sont conçus pour prendre en charge toutes ces étapes. Ils peuvent utiliser des actions en chaîne pour transformer les notes de réunion en tâches, mettre à jour le statut des projets, acheminer le travail vers les bons propriétaires et maintenir les flux de travail au sein du même système où l'exécution a lieu.
Lorsqu'un agent IA peut faire passer le travail de « voici ce qui devrait se passer » à « c'est déjà en cours », la valeur devient réelle.
📚 À lire également : Comment utiliser ClickUp pour la gestion d'évènements : modèles et flux de travail
Coordonnez tout avec un agent IA de type COO
Même avec un planificateur d'évènements et un gestionnaire de contenu, quelqu'un doit encore garder une vue d'ensemble. Pour nous, cette personne est un super agent de type COO intégré directement dans ClickUp.
J'ai donné à cet agent une visibilité sur l'ensemble de l'espace et une mission simple : mettre en évidence ce qui nécessite l'attention de la direction et aider à déléguer le reste.
À partir de là, la délégation devient une discussion en une seule étape. Je peux dire des choses comme :
- Tout ce qui concerne les Jeux annuels doit être délégué au responsable de l’évènement.
- Tout ce qui se trouve sous « Communauté » doit être envoyé au gestionnaire de contenu.
L'agent COO attribue ensuite ces tâches en conséquence, de sorte que le travail est acheminé vers le bon propriétaire sans que j'aie à réattribuer manuellement chaque carte.
Restez responsable sans vous perdre dans les détails
La magie de cette installation réside dans le fait que mon équipe et moi-même restons informés sans avoir à passer toute la journée sur la liste des tâches.
- L'agent COO met en évidence ce qui nécessite réellement une décision de la part d'un dirigeant.
- Les agents chargés de la planification d'évènements et de la gestion du contenu exécutent leurs tâches conformément à ces directives.
- Les notifications permettent aux utilisateurs de savoir quand les éléments critiques sont achevés.
🔑 Point clé à retenir : grâce à un agent COO qui coordonne le travail entre des agents spécialisés, les dirigeants peuvent garder le contrôle sur les résultats tout en laissant ClickUp se charger des tâches fastidieuses.
📚 À lire également : Comment la convergence de l'IA résout la prolifération du travail
Comment créer votre propre système de planification d'évènements basé sur l'IA dans ClickUp avec une équipe de super agents
Cette installation n'est pas réservée aux grands évènements. Elle fonctionne pour toute campagne à enjeux élevés.
Voici comment l'adapter à votre propre équipe :
- Plannez un espace dédié. Commencez par un espace unique dédié à une initiative claire, comme un lancement, une série d'évènements ou un programme marketing.
- Concevez vos dossiers et vos listes. Créez des dossiers pour la planification, l'exécution et la communication, ainsi que des listes qui reflètent votre façon de travailler.
- Définissez des statuts et des champs personnalisés. Assurez-vous que chaque liste comporte des statuts significatifs et les champs personnalisés sur lesquels vos agents s'appuieront.
- Lancez votre premier super agent. Commencez avec un agent planificateur d'évènements ou chef de projet en gestion de projet, et laissez-le rédiger des tâches, des échéanciers et des dépendances.
- Ajoutez des agents spécialisés. Ajoutez des agents pour les parrainages, le contenu, l'assistance, les finances ou les opérations à mesure que votre flux de travail se développe.
- Complétez le tout avec un agent COO. Une fois que vous disposez de plusieurs agents, créez un agent de type COO pour coordonner le travail et déterminer ce qui doit être fait ensuite.
💡 Conseil de pro : vous n'avez pas besoin de code pour créer un agent de planification d'évènements IA dans ClickUp. À l'aide du générateur de super agents en langage naturel dans la barre latérale IA, j'ai simplement décrit le rôle de l'agent : planifier l'évènement, gérer les échéanciers et signaler les risques. ClickUp m'a guidé dans le choix des listes et des dossiers appropriés, la définition d'un calendrier et la forme du mode de raisonnement de l'agent concernant le travail lié à l'évènement.
Une fois l'agent opérationnel, je l'ai testé en lui demandant directement dans le chat de vérifier les échéanciers et les dates. Comme il est capable de lire à la fois les tâches, les documents et les calendriers, ses plans restaient ancrés dans l'évènement réel, et non dans des idées de campagne génériques.
🔑 Point clé à retenir : vous n'avez pas besoin d'un budget colossal pour vous lancer. Il vous suffit d'une hiérarchie bien pensée et d'une petite équipe de super agents en phase avec vos objectifs.
De la planification manuelle d'évènements à l'exécution guidée par l'IA
Alors, qu'est-ce qui a changé pour le Centre jeunesse grâce aux super agents IA de ClickUp AI ?
Au lieu de rechercher les mises à jour dans différents outils, l'équipe a effectué son travail au sein d'un système convergent. Les agents se sont occupés de la structure et des suivis. Les humains se sont concentrés sur le jugement, la créativité et le leadership.
Voici à quoi ressemble une planification d'évènements par IA efficace dans la pratique : moins d'outils, moins de bruit et des systèmes qui s'adaptent à vos ambitions au lieu de s'effondrer sous leur poids.
Si vous établissez d'abord la hiérarchie et attribuez des tâches claires à vos agents, ceux-ci peuvent assumer une charge opérationnelle bien plus importante que ce à quoi s'attendent la plupart des équipes.
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Anna Bullock est une stratège créative, responsable de la gestion de projet et penseuse systémique, mais aussi une sorte de maman pour votre entreprise lorsque vous avez besoin de clarté et d'attention. Grâce à ses services de conseil, à la création de contenu et au développement d'environnements de travail en ligne, elle aide les personnes ambitieuses à concrétiser leurs idées, à mettre en place des systèmes d'assistance et à développer des entreprises qui correspondent réellement à leur vie.