Si vous êtes fondateur ou dirigeant, la plupart de vos journées ressemblent à une succession de milliers de micro-décisions qui s'entrechoquent. Vous vous réveillez avec un plan, mais en moins d'une heure, vous êtes happé par des fils de commentaires, les demandes d'approbation s'accumulent et ce qui semblait urgent à 8 heures du matin est déjà oublié à 11 heures. À l'heure du déjeuner, il est difficile de savoir par quoi vous devriez commencer.
Cette lacune reflète exactement ce que j'ai constaté dans mes propres flux de travail. J'ai réalisé que les outils que j'utilisais (listes de tâches, tableaux, tableaux de bord) m'indiquaient ce qui existait, mais pas ce qui était important aujourd'hui. C'est alors que je me suis tourné vers un nouveau type de coéquipier pour m'aider.
Un coéquipier IA au sein de ClickUp : un Daily Focus Super Agent conçu pour la hiérarchisation des tâches grâce à l'IA.
Contrairement aux assistants IA isolés, les Super Agents vivent dans votre environnement de travail ClickUp, où ils disposent d'un contexte réel sur votre travail (tâches, documents, chats, délais et activités) et peuvent vous aider à faire ressortir les priorités d'une manière compréhensible pour l'être humain.
À propos de moi : ClickUp Verified Consultant et spécialiste de l’efficacité
Je m'appelle Yvonne « Yvi » Heimann, je suis ClickUp Verified Consultant et coach en efficacité commerciale, et je ne connais que trop bien cette difficulté. Lors d'un récent webinaire de la communauté ClickUp, j'ai partagé comment j'utilise les super agents ClickUp pour mon entreprise.
Dans cet article, je vais vous expliquer comment j'utilise un Daily Focus Super Agent pour :
- Évitez les réunions qui « auraient pu faire l'objet d'un simple message ».
- Mettez en avant ce qui compte vraiment au moment où cela compte vraiment.
- Transformez des activités dispersées en une liste de tâches simple et réalisable.
Il ne s'agit pas de remplacer les managers ou de confier votre entreprise à l'IA. Les Super Agents sont là pour vous aider à prendre des décisions plus rapidement et à savoir sur quoi vous concentrer ensuite, et non pour diriger votre entreprise à votre place.
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Pourquoi la hiérarchisation des tâches à l'aide de l'IA est importante pour les équipes modernes
Au cours des dernières années, le volume de travail que les équipes doivent gérer a explosé. 40 % d'entre nous, travailleurs du savoir, passons d'un outil à l'autre ( plus de 26 par jour) et consacrons près de 60 % d'une semaine de travail type à des « tâches liées au travail ». Pensez à la coordination, aux changements de contexte et aux mises à jour de statut plutôt qu'à l'exécution proprement dite.
La productivité ne consiste pas toujours à accomplir davantage de tâches. Il s'agit plutôt de répondre de manière fiable à une question quotidienne : « Sur quoi dois-je travailler en premier ? » Les listes de tâches et les tableaux de bord traditionnels peuvent afficher toutes les échéances proches, mais ils ne comprennent pas le contexte.
Même avec des espaces, des listes et des flux de travail bien conçus, il existe toujours un écart entre ce qui se trouve dans ClickUp et ce qui est réellement terminé. Le travail est bloqué non pas parce que le système est défaillant, mais parce que :
- Personne ne met systématiquement en avant les prochaines étapes les plus importantes.
- Les décisions et les approbations s'éternisent dans les fils de commentaires.
- Les propriétaires ne se rendent pas toujours compte que quelque chose est bloqué ou doit être fait aujourd'hui.
C'est exactement pour cette raison que la hiérarchisation des tâches par l'IA gagne en popularité.
Cela réduit la charge cognitive liée au choix des éléments importants. Il synthétise le contexte à partir de plusieurs sources et applique des règles de décision cohérentes.
Et c'est exactement ce que le Daily Focus Super Agent débloque. Mon objectif était donc de créer ce Super Agent qui agit comme un assistant opérationnel professionnel, veillant à ce que rien d'important ne se perde dans le tumulte.
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Comment les super agents ClickUp permettent la hiérarchisation des tâches grâce à l'IA
Lorsque j'ai entendu parler pour la première fois des super agents ClickUp, j'étais curieux, mais prudent. La plupart des outils d'IA semblent être à la mode jusqu'à ce que vous voyiez s'ils peuvent s'adapter à votre travail réel.
Les super agents ClickUp sont différents, car ils ne se contentent pas de générer du texte, ils comprennent le contexte. Ils vivent dans votre environnement de travail, comprennent vos permissions et considèrent les tâches, les chats, les documents, les calendriers et les activités comme des éléments connectés du travail réel.
Cette vidéo explique comment cela fonctionne :
Pour la hiérarchisation des tâches, cela signifie que votre Super Agent examine votre activité réelle, vos délais et votre propriété, et utilise toutes ces informations pour vous aider à faire le tri.
Le Super Agent spécifique que j'ai créé se concentre sur une tâche simple : analyser mon environnement de travail et fournir une liste claire et hiérarchisée des tâches importantes pour la journée.
Découvrez le Super Agent qui me donne des ordres (de la meilleure façon qui soit) lors d'une réunion
Mon Super Agent se trouve directement dans ClickUp, sous l'onglet IA situé à gauche. J'y ai créé ce que j'appelle mon Assistant quotidien de concentration et de délégation.
Je le considère comme un chef de cabinet opérationnel qui ne dort jamais. Son travail est simple mais efficace :
- Consultez l'activité de mon environnement de travail
- Décidez ce qui compte vraiment aujourd'hui.
- Fournissez-moi directement une liste concise et claire des priorités.
Comment l'agent est-il déclenché ?
Chaque matin en semaine, à 8 h pile, l'agent s'exécute automatiquement. Il n'attend pas que je pense à cliquer sur un bouton ou à consulter un rapport : il se réveille, analyse la situation et prépare un nouveau message prioritaire. En plus de ma liste de tâches et de mes priorités personnelles, il prend en compte les dates d'échéance, les changements de statut, les mentions et la propriété, ce qui rend la liste des priorités très contextuelle.
Comment l'agent génère mes principales priorités
Chaque matin, j'ouvre ClickUp et je vois un message direct de mon Super Agent avec trois choses sur lesquelles je dois me concentrer aujourd'hui.
Chaque priorité comprend :
- De quoi s'agit-il ? Le nom de la tâche, directement lié dans ClickUp.
- Pourquoi aujourd'hui : une explication en une phrase de l'importance de cette question à l'heure actuelle.
- Comment le traiter : un libellé clair — À faire, À décider ou À déléguer
En plus du message lui-même, l'agent ajoute ces trois tâches à mes priorités de tâches afin qu'elles conservent leur visibilité tout au long de la journée, même si je ne peux pas les traiter immédiatement. C'est ce qui rend cette fonctionnalité utile : elle ne se contente pas d'ajouter des tâches, elle explique la logique derrière leur urgence.
Il met également en évidence quelques éléments à prendre en compte, sans noyer la liste principale dans le bruit.
Au lieu de me renvoyer un autre tableau de bord ou une liste interminable, mon Super Agent transforme cette activité en conseils clairs. Je sais donc que si je parviens à accomplir ces trois tâches à faire, je serai « plus avancé », sans avoir à me battre avec mes boîtes de réception, mes vues et mes tableaux.
Et comme l'agent relie la liste des priorités aux tâches réelles dans ClickUp, je peux agir instantanément. Je n'ai pas besoin de passer d'un outil à l'autre ou d'essayer de rassembler des fragments de contexte.
📚 À lire également : Comment choisir un Super Agent
Priorisation sans surcharge : pourquoi limiter le rendement rend cet agent réellement utilisable
Il est tentant de confier tout à un agent IA et de lui demander de résumer toutes les informations. Mais c'est le moyen le plus rapide de rendre l'agent (et vous-même) moins efficace.
C'est pourquoi mon Daily Focus Super Agent est volontairement limité :
- Seulement trois priorités principales
- Quelques « points à prendre en compte »
- Un petit ensemble d'étiquettes d'action claires
Commencez simplement. Commencez vraiment par les trois axes prioritaires et ce dont vous devez également tenir compte. Ensuite, développez votre stratégie à partir de là.
Deux raisons principales expliquent cette conception :
- Un volume de tâches trop important peut être accablant. Si l'agent vous soumet une multitude de tâches, vous les ignorerez comme vous ignorez toutes les autres notifications bruyantes.
- La qualité des instructions est tout. La manière dont vous demandez au Super Agent de prendre des décisions (ce que vous appréciez, comment vous aimez recevoir les informations) est le facteur déterminant pour savoir si cet outil est vraiment utile.
En limitant la portée et en clarifiant les règles de décision, l'agent devient une voix de confiance plutôt qu'une simple alerte parmi d'autres.
📚 À lire également : Découvrez votre prochain coéquipier : les super agents IA et l'essor de l'IA agentielle
Comment la hiérarchisation des tâches par IA avec un super agent ClickUp change votre façon de commencer la journée
Avant cette installation, mon équipe suivait une méthode de travail quotidienne plus traditionnelle : vérifier les boîtes de réception, examiner les tableaux, passer d'une vue à l'autre et essayer de rassembler les éléments les plus importants.
Désormais, la journée commence différemment :
- Le Super Agent a déjà analysé l'environnement de travail.
- Les trois priorités principales apparaissent dans ma messagerie directe avec le contexte et les libellés d'action.
- Les tâches à haute priorité sont mises en évidence et signalées afin qu'elles ne disparaissent pas.
Je n'ai pas été aussi productif depuis longtemps depuis que ce Super Agent est en service.
Je n'ai pas été aussi productif depuis longtemps depuis que ce Super Agent est en service.
Au lieu de commencer la journée dans la confusion et d'essayer de comprendre ce qu'il faut faire, je sais :
- Quelles décisions dois-je prendre ?
- Quelles tâches dois-je faire personnellement ?
- Quels éléments doivent être délégués ?
C'est la promesse de la hiérarchisation des tâches grâce à l'IA dans un environnement de travail convergent comme ClickUp, qui rassemble vos tâches, vos documents, vos projets et l'IA. Vous êtes confronté à moins de bruit, plus de concentration et une liste de décisions à prendre qui vous attend chaque matin.
📚 À lire également : Comment créer un agent IA pour une meilleure automatisation
Comment créer votre propre Daily Focus Super Agent (version 1)
Les principes qui sous-tendent ma configuration Super Agent sont suffisamment simples pour que n'importe quelle équipe puisse les adapter.
Voici comment réfléchir à votre propre version 1 :
1. Donnez à l'agent une tâche unique et claire.
Commencez par un seul Super Agent dont la seule mission est la concentration quotidienne, et non pas tout à la fois.
📌 Exemples d’exemples de tâches claires :
- « Chaque matin en semaine, indiquez-moi mes trois priorités principales dans les environnements de travail. »
- « Mettre en évidence le travail qui est au point mort et qui attend ma décision »
- « Mettre en évidence les approbations et les fils de commentaires où je suis le bloqueur ».
Si la description du poste de votre agent est floue, ses résultats le seront également.
2. Limitez le résultat à ce que vous allez réellement mettre en œuvre
Limitez les résultats fournis par votre agent :
- Les trois tâches prioritaires à accomplir aujourd'hui
- Une courte liste d'éléments supplémentaires à prendre en compte
- Explications en une phrase expliquant pourquoi chaque élément prioritaire est important aujourd'hui.
Cela permet de garder la liste de priorités suffisamment courte pour que vous puissiez réellement la lire et l'utiliser.
3. Apprenez à l'agent comment vous prenez vos décisions
La magie ne réside pas seulement dans ce que le Super Agent examine, mais aussi dans la manière dont il est programmé pour prendre des décisions.
Dans votre invite et votre configuration, veillez à :
- Expliquez quels sont les signaux les plus importants (par exemple, les dates d'échéance, les mentions ou les changements de statut).
- Clarifiez ce que signifie réellement « urgent » pour votre équipe.
- Spécifiez le ton et la façon de mettre en forme votre DM quotidien.
Plus l'agent reflète votre processus décisionnel réel, plus il ressemble à un assistant opérationnel humain qui vous « comprend ».
4. Commencez avec un seul agent, puis répétez l'opération
Et enfin, ma recommandation la plus importante : n'essayez pas de créer cinq Super Agents à la fois.
- Commencez avec un seul agent Daily Focus.
- Laissez-le fonctionner pendant un certain temps.
- Ajustez l'invite et les filtres à mesure que vous apprenez ce qui fonctionne (et ce qui ne fonctionne pas).
Une fois que la version 1 s'avère fiable et utile, vous pouvez ajouter d'autres Super Agents pour déléguer des flux de travail, concentrer les efforts de l'équipe ou générer des rapports.
💡 Conseil de pro : vous n'avez pas besoin d'écrire une seule ligne de code pour créer un Daily Focus Super Agent. Le générateur de Super Agent en langage naturel de ClickUp vous guide étape par étape pendant que vous décrivez ce que vous voulez que l'agent accomplisse. Il pose également des questions complémentaires et affine son comportement directement dans le hub de l'IA.
Lorsque vous commencez à créer un nouvel agent à partir de la barre latérale IA, le générateur vous guide dans le choix des sources de connaissances de l'agent, la configuration des paramètres de déclenchement (comme un programme quotidien) et la définition de la forme sous laquelle il raisonne à propos de votre travail.
Une fois qu'un Super Agent est créé, vous pouvez le tester et l'affiner directement à partir de son profil en envoyant un message privé ou en l'exécutant selon un calendrier défini pour voir comment ses résultats évoluent. Étant donné que les Super Agents disposent d'un contexte complet sur l'ensemble de votre environnement de travail (tâches, documents, chats et calendriers), leur configuration de cette manière permet d'obtenir des informations réelles et pertinentes sur la hiérarchisation des tâches.
📚 À lire également : pour plus d'inspiration sur la création de flux de travail basés sur l'IA dans ClickUp, consultez :
Faites de votre propre Super Agent la première « réunion » de votre journée.
En conclusion ? Les Super Agents devraient vous aider à faire avancer votre travail sans que vous ayez à intervenir à chaque étape.
En conclusion ? Les Super Agents devraient vous aider à faire avancer votre travail sans que vous ayez à intervenir à chaque étape.
En transformant tout ce qui se passe déjà dans ClickUp (tâches, commentaires, processus et priorités) en un message simple et quotidien, mon Super Agent :
- Empêche le travail critique de stagner
- Réduit le besoin de réunions de statut d'avancement
- Cela me permet de démarrer chaque matin dans le calme et en toute confiance.
Si vous êtes prêt à essayer cette fonctionnalité dans votre propre environnement de travail :
- Définissez une tâche claire pour votre premier Super Agent (le Daily Focus est un excellent point de départ).
- Limitez le résultat à une liste courte et exploitable (trois priorités, quelques informations à titre indicatif).
- Apprenez-lui comment vous prenez vos décisions, puis répétez l'opération en fonction de ce qui vous semble le plus utile.
Commencez modestement, restez déterminé et laissez les Super Agents ClickUp devenir l'opérateur constant qui fait avancer vos projets, sans ajouter d'autres outils ou tableaux de bord à votre journée déjà bien remplie.
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Yvonne Heimann est la fondatrice de FemAuthority LLC, PDG d'Ask Yvi et créatrice de la Boss Your Business Academy, où elle aide les fondateurs à créer des entreprises durables grâce à des systèmes simples et des flux de travail basés sur l'IA. En tant que spécialiste de ClickUp et stratège en automatisation, elle est spécialisée dans la réduction du travail manuel, l'amélioration de l'exécution et la promotion de la croissance grâce à une conception centrée sur l'humain.