De nouvelles données de sondage montrent que la moitié des travailleurs du savoir passent des heures à discuter en ligne au lieu de faire leur travail.

Discuter a été introduit comme un raccourci. Un moyen plus rapide de s'aligner, de poser des questions, de clarifier et de prendre des décisions.

Au contraire, pour de nombreuses équipes, cela est devenu une couche de travail invisible qui s'ajoute au travail réel.

Vous ouvrez votre messagerie instantanée le matin pour vous mettre en route, vous parcourez quelques fils de discussion, répondez aux mises à jour et recherchez un lien qui vous semble familier. Le temps de dénicher vos véritables priorités dans les fils de discussion, près d'une heure s'est écoulée.

Notre dernier sondage révèle une tendance difficile à ignorer : la gestion des discussions instantanées devient de plus en plus une tâche à part entière.

Voici ce que révèlent les données.

Qu'est-ce que la surcharge de messagerie instantanée au travail ?

La surcharge de messagerie instantanée au travail fait référence au temps et à l'effort cognitif consacrés à la gestion des messages professionnels au lieu de l'exécution des tâches principales.

💬 Combien de temps les employés passent-ils à gérer les discussions instantanées ?

75 % des personnes interrogées déclarent que le fait d'ouvrir leur messagerie instantanée chaque matin leur permet de se mettre progressivement dans le bain. Elles se sentent productives, en connexion et dynamiques.

Mais cette impression de dynamisme masque un coût plus profond.

La moitié des travailleurs du savoir déclarent passer deux heures ou plus par jour à gérer les discussions, simplement pour trier les discussions autour d'eux.

14 % vont encore plus loin. Ils décrivent la discussion instantanée comme une activité secondaire qui s'ajoute à leur rôle réel.

🧵 L'essor de l'« archéologie des fils de discussion »

Lorsque des tâches sont mentionnées dans les discussions, elles ne se traduisent pas toujours en actions concrètes.

Certains répondants se sont même attribué des titres. 37 % se sont identifiés comme des « archéologues de fils de discussion », tandis que 23 % se sont qualifiés de « coordinateurs du chaos ».

L'humour reflète une réalité sérieuse : c'est souvent dans les discussions en ligne que les décisions sont prises, mais ce n'est pas là que le travail est suivi. Lorsque la responsabilité se situe en dehors de la discussion, le contexte s'estompe dès que le fil de discussion passe à autre chose.

🔁 Le coût de la surcharge de messagerie instantanée en termes de productivité

Près de la moitié des personnes interrogées affirment que la plus grande étape supplémentaire liée aux chats est le transfert manuel des tâches vers un autre outil.

20 % passent du temps à relire de longs fils de discussion simplement pour clarifier la suite des opérations.

Chaque transfert est minime. Copier un message → Créer une tâche → Attribuer un propriétaire → Ajouter à nouveau le contexte.

Mais au fil des semaines et entre les équipes, ces micro-transferts s'accumulent. Le plus grand décalage ? Le chat donne une impression d'immédiateté, mais l'exécution se fait ailleurs. Et c'est précisément dans cet écart que le temps disparaît.

🔔 Pourquoi les notifications de chat nuisent à vos résultats financiers

26 % des employés affirment qu'ils se sentiraient moins submergés par les discussions instantanées si les notifications étaient adaptées à leurs priorités plutôt que de les inonder de messages.

Cela peut sembler être un problème d'ergonomie. Ce n'est pas le cas.

Lorsque chaque message est traité comme étant tout aussi urgent, les équipes travaillent dans un état d'interruption constant. L'attention est détournée des dizaines de fois par heure.

Chaque notification oblige à une réinitialisation cognitive. Chaque changement de contexte allonge les échéanciers. Multipliez cela par le nombre d'équipes, de semaines et de tranches salariales, et le coût augmente rapidement. Les collaborateurs à forte valeur ajoutée passent leur temps à réagir au lieu de faire avancer du travail important.

Il est important de noter que les gens ne demandent pas moins de messages, mais simplement une meilleure distinction entre les informations pertinentes et le bruit. Après tout, la pertinence est un avantage opérationnel.

🎤 Il est rapide de discuter. Mais il ne nous mène nulle part !

À première vue, le chat accélère tout. Les messages circulent instantanément.

Mais les données révèlent une réalité plus complexe. Plus d'un employé sur cinq affirme que les tâches mentionnées dans les discussions ne sont jamais terminées.

La vitesse n'est pas un problème. Le problème réside dans ce qui se passe après l'envoi du message.

Lorsque les éléments à entreprendre sont noyés dans les fils de discussion, la clarté dépend de la capacité de quelqu'un à se souvenir, à relire ou à reconstituer le contexte.

Le chat offre une immédiateté. Il n'offre pas automatiquement une structure. Et sans structure, la rapidité devient du bruit. C'est ainsi qu'un outil conçu pour rationaliser la collaboration se transforme lentement en une deuxième couche de travail.

Repenser la place du chat dans le travail

Tant que le chat restera au cœur de la collaboration, il devra être considéré comme un élément du système d'exécution, et non comme un simple outil de communication. Voici trois changements pratiques que les équipes peuvent mettre en œuvre.

1. Transformez chaque décision en un résultat traçable

Si un fil de discussion a un résultat, ne le laissez pas dans le défilement.

Avant que la discussion ne se poursuive, clarifiez les points suivants :

Si ces informations ne peuvent pas être saisies directement dans l'environnement de chat, elles doivent être immédiatement transférées dans le système où le travail est suivi. Plus le délai est long, plus le risque qu'elles disparaissent est élevé.

Une règle simple peut vous aider : pas de décision sans propriétaire, pas de propriétaire sans délai.

2. Fermez le fossé entre la discussion et l'exécution

Près de la moitié des employés déclarent transférer manuellement des tâches du chat vers un autre outil. C'est à cette étape supplémentaire que le contexte commence à s'éroder.

Évaluez votre flux de travail :

L'objectif est de réduire cette course de relais. Moins il y a de transferts nécessaires, moins la charge cognitive de l'équipe est importante.

3. Concevez des notifications en fonction de la priorité, et non du volume

Si chaque notification semble urgente, rien n'est vraiment prioritaire. Établissez des normes claires :

Dans la mesure du possible, configurez les paramètres de notification en fonction du rôle, de la propriété du projet ou du niveau de priorité plutôt que des paramètres de volume par défaut.

L'objectif n'est pas de mettre la collaboration en sourdine. Nous voulons plutôt éviter que l'attention soit fragmentée par défaut. Le résultat : un chat connecté !

Comment ClickUp réintègre le chat dans le flux de travail du travail

Ce que les données révèlent en fin de compte, ce n'est pas un problème de messagerie. C'est un problème structurel.

Lorsque les discussions, les tâches et la documentation sont gérées dans des systèmes distincts, les équipes créent une couche de coordination invisible uniquement pour assurer la cohérence du travail. Les décisions doivent être traduites en tâches. Le contexte doit être recopié. La propriété doit être rétablie. C'est dans ce travail de traduction que le temps et la clarté s'érodent.

C'est ce qu'on appelle le « Work Sprawl »: il ne s'agit pas simplement d'un trop grand nombre d'outils, mais d'un écart trop important entre la discussion et l'exécution.

Un environnement de travail convergent basé sur l'IA réduit cette distance.

Dans ClickUp, le chat n'est pas une couche superposée à côté du travail. Il fait partie intégrante du système d'exploitation.

💬 Des discussions qui deviennent instantanément du travail

Avec ClickUp Chat, les messages ne sont pas des flux de texte isolés. Une discussion peut devenir une tâche en temps réel, avec la propriété, les dates d'échéance et le contexte préservés automatiquement.

Il n'est pas nécessaire de résumer manuellement un fil de discussion ou de recréer les détails ailleurs. La discussion et le livrable partagent la même base au sein d'un seul environnement de travail.

🧠 Une IA qui comprend le contexte

Pensez à ce qui se passe généralement dans un long fil de discussion sur un projet. Une décision est prise à mi-parcours. Une date limite est mentionnée en passant. Quelqu'un se porte volontaire pour s'en occuper. La discussion passe à autre chose. Deux jours plus tard, personne ne sait vraiment ce qui a été convenu, ni si cela a été officialisé.

Au lieu de reconstituer manuellement ce fil de discussion, un collègue peut ajouter une étiquette pour ClickUp Brain directement dans le chat.

Brain lit l'intégralité de la discussion dans son contexte et produit un résumé structuré de ce qui a été décidé. Il met en évidence les engagements qui ont été implicites mais jamais attribués et fait ressortir les actions à entreprendre qui n'existent peut-être pas encore en tant que tâches. Si nécessaire, il peut rédiger immédiatement ces tâches, en reprenant l'historique de la discussion afin que le contexte ne soit pas perdu dans la traduction.

Le flux de travail ne s'arrête pas à la résumation. Si quelqu'un a besoin d'une mise à jour, il peut mentionner directement un super agent dans le même fil de discussion.

Plutôt que de demander à un collègue de renvoyer un lien ou de fournir un récapitulatif du statut, l'agent récupère la tâche, le document ou le jalon pertinent dans l'environnement de travail et répond en tenant compte du contexte. Comme les discussions, les tâches et les documents sont liés au sein du même système, la réponse s'appuie sur les données du projet en temps réel plutôt que sur des suppositions.

📅 Une hiérarchisation plus intelligente, pas plus de bruit

Les notifications deviennent envahissantes lorsqu'elles sont déconnectées du travail qui génère réellement des résultats.

Dans ClickUp, les priorités ne sont pas de simples libellés. Les tâches peuvent se voir attribuer des niveaux de priorité, des dates d'échéance, des estimations de durée et des statuts. Le Calendrier ClickUp reflète ces données sous-jacentes, vous offrant ainsi une visibilité sur ce qui est urgent, ce qui est à venir et ce qui est déjà prévu.

Grâce à la planification assistée par l'IA, les tâches peuvent être automatiquement intégrées à votre calendrier en fonction de vos disponibilités, des délais et de votre charge de travail. Au lieu de devoir déplacer manuellement chaque tâche dans un bloc horaire, le système vous aide à organiser votre journée en fonction de vos engagements. Si les délais changent ou si une nouvelle tâche à haute priorité apparaît, votre calendrier peut être ajusté en conséquence.

Ceci est important car les mises à jour des chats ne sont plus des signaux isolés. Lorsqu'une tâche à haute priorité est discutée dans un chat, elle est déjà liée à un bloc d'heures prévu dans votre Calendrier. La discussion est liée à une tâche, et la tâche est liée à votre Échéancier.

La collaboration ne devrait pas être un deuxième travail

Les données sont claires sur un point : nous avons optimisé la rapidité de la messagerie, mais pas la continuité du travail.

Le chat était censé simplifier la coordination. Au lieu de cela, il nécessite souvent une coordination en soi.

La solution ne consiste pas à réduire le nombre de discussions, mais à renforcer l'intégration entre discussion et responsabilité.

Lorsque le dialogue, les décisions et la livraison se déroulent dans le même environnement, le chat retrouve son objectif initial : faciliter le travail, et non le remplacer. Prêt à combler ce fossé ? Essayez ClickUp Chat!