Êtes-vous submergé par les notifications, les messages manqués et les discussions dispersées sur plusieurs plateformes ? Vous n'êtes pas seul. De nombreux propriétaires d'entreprises sont confrontés au chaos de la « prolifération des chats », à la confusion et à l'inefficacité qui découlent de l'utilisation simultanée d'un trop grand nombre d'outils de communication et de messagerie.
Ce chaos ne se limite pas à votre boîte de réception et aux discussions de votre équipe. Il fait partie d'un problème beaucoup plus vaste appelé « prolifération du travail ». La prolifération du travail se produit lorsque les activités professionnelles, les discussions, les tâches et les outils sont répartis entre des systèmes déconnectés qui ne communiquent pas entre eux. Cela oblige les équipes à changer constamment de contexte et à rechercher des informations.
Les experts estiment que la prolifération des tâches coûte chaque année environ 2 500 milliards de dollars en perte de productivité aux entreprises, car les équipes perdent du temps à activer/désactiver des applications, à rechercher du contexte et à multiplier les efforts au lieu de se consacrer à leur travail.
Mais que se passerait-il si vous pouviez centraliser toutes vos discussions d’entreprise, vos mises à jour et vos flux de travail en un seul endroit ?
À propos de moi : ClickUp Verified Consultant et spécialiste de l'efficacité
Je m'appelle Yvonne « Yvi » Heimann, je suis ClickUp Verified Consultant et coach en efficacité commerciale, et je ne connais que trop bien ce problème. Lors d'un récent webinaire de la communauté ClickUp, j'ai partagé mon parcours, du chaos communicationnel à la clarté. Et tout cela s'est produit lorsque j'ai transformé mon environnement de travail ClickUp en un véritable centre de commande pour l'entreprise !
Mon défi : surcharge de communication et prolifération des chats pour discuter
83 % des travailleurs du savoir s'appuient principalement sur les e-mails et les chats pour communiquer avec leur équipe. Cependant, près de 60 % de leur journée de travail est perdue à passer d'un outil à l'autre et à rechercher des informations.
Mon équipe perdait un temps précieux et des informations importantes en raison d'une communication fragmentée :
- Les mises à jour importantes étaient noyées dans Slack.
- Les demandes des clients étaient dispersées dans différents e-mails.
- Les discussions relatives aux projets se déroulaient à trop d'endroits différents pour pouvoir être suivies.
Cette prolifération des communications rendait difficile l'organisation et la réactivité.
La solution : centraliser les communications dans ClickUp Chat
Ma percée s'est produite lorsque j'ai commencé à utiliser ClickUp Chat comme hub pour toutes nos communications professionnelles. Au lieu de laisser les discussions se dérouler là où elles se produisaient, nous avons délibérément conçu Chat pour regrouper le travail, les mises à jour et les décisions en un seul endroit.
Voici comment j'ai utilisé ClickUp Chat pour éliminer définitivement la prolifération des chats :
Acheminement des notifications vers des canaux ClickUp Chat dédiés
L'un des principaux facteurs contribuant à la prolifération des chats est la surcharge de signaux. Les mises à jour importantes se mélangent aux messages informels, et les messages critiques disparaissent dès qu'un message plus important apparaît.
Nous avons résolu ce problème en acheminant les notifications importantes (mises à jour des tâches, changements de date d'échéance, activité des clients et jalons importants du projet) vers des canaux ClickUp Chat spécifiques liés au travail réel. Chaque canal avait un objectif clair, de sorte que les membres de l'équipe savaient exactement où trouver les mises à jour importantes.
Au lieu de fouiller dans les fils de discussion Slack ou les chaînes d'e-mails, tout reste visible, consultable et connecté au travail lui-même, ce qui réduit considérablement les retards et les suivis manqués.
Automatisation des mises à jour des projets et des clients dans ClickUp Chat
Les mises à jour manuelles du statut sont un autre facteur caché de la prolifération du travail. Lorsque les gens doivent se souvenir d'informer les autres, des informations passent inévitablement à la trappe.
Grâce à ClickUp Automations, j'ai pu mettre en place des flux de travail qui publiaient automatiquement des mises à jour sur Chat dès qu'un changement intervenait, qu'il s'agisse de l'avancement d'une tâche, d'approbations, de transferts ou d'activités liées aux clients. Les bonnes personnes étaient informées au bon moment, sans que personne n'ait besoin de rechercher le contexte.
Cela a transformé Chat en un flux d'activité en temps réel pour l'entreprise, où le travail avançait de manière visible.
📮 ClickUp Insight : 75 % des personnes ayant participé à un sondage déclarent que le fait d'ouvrir leur messagerie chaque matin leur permet de se mettre progressivement dans le bain. Les autres décrivent cette tâche comme un deuxième travail !
Le paradoxe ? Le chat semble avoir une certaine productivité jusqu'à ce que vous réalisiez que vous passez la moitié de votre journée à faire défiler, rechercher ou relire de longs fils de discussion décousus.
Nous avons rendu le chat trop rapide pour le contexte et trop fragmenté pour un suivi clair. ClickUp Chat permet de recentrer l'attention. Il ancre les discussions dans le travail réel, où un message peut instantanément devenir une tâche, un suivi ou un point de décision. ClickUp Brain les résume également, car votre travail et votre chat sont enfin connectés !
Utilisation de ClickUp Brain pour des rapports et des informations en temps réel
La prolifération des chats ne se résume pas à un nombre trop important de messages, elle concerne également le fait d'avoir trop d'endroits à consulter pour trouver des réponses. Les rapports se trouvent dans un outil, les discussions dans un autre, les mises à jour sont enfouies ailleurs.
J'ai commencé à utiliser ClickUp Brain, l'assistant IA contextuel natif de ClickUp, pour boucler la boucle. Au lieu d'extraire manuellement des rapports ou de changer d'outil, je pouvais générer des informations en temps réel directement à partir de l'environnement de travail, en fonction des tâches, des échéanciers et des discussions en cours.
Cette visibilité claire a permis d'accélérer la prise de décisions et de réduire le nombre de messages du type « Pouvez-vous m'envoyer une mise à jour ? » qui encombraient le chat.
💡 Conseil de pro : lorsque la communication, les mises à jour et les rapports sont regroupés dans un seul système connecté, le chat cesse d'être une source de bruit et devient une source de contexte. La centralisation de toutes les informations dans ClickUp ne réduit pas seulement les interruptions, elle crée également une source unique et fiable sur laquelle toute votre équipe peut s'appuyer.
💡 Conseil de pro : lorsque la communication, les mises à jour et les rapports sont regroupés dans un seul système connecté, le chat cesse d'être une source de bruit et devient une source de contexte. La centralisation de toutes les informations dans ClickUp ne réduit pas seulement les interruptions, elle crée également une source unique et fiable sur laquelle toute votre équipe peut s'appuyer.
Les résultats : un véritable centre de commande pour votre entreprise
Grâce à la centralisation de toutes les communications, mises à jour et rapports dans ClickUp, mon équipe a éliminé la confusion et l'inefficacité liées à la prolifération des chats. Désormais, tous les membres de l'équipe, y compris ClickUp Brain, savent exactement où trouver les informations, collaborer sur les projets et rester en phase avec les objectifs de l'entreprise.
Regarder ma démo
Vous souhaitez en savoir plus sur mon flux de travail ? Regardez cette démonstration étape par étape pour découvrir comment nous avons transformé ClickUp Chat en centre de commande de notre entreprise et obtenez ma ressource gratuite : ClickUp AI Prompt & Make Blueprint.
💡 Conseil de pro : le nouveau module « Envoyer un message instantané » de Make rend cette tâche encore plus facile. Cette fonctionnalité étant en version bêta, veuillez vérifier votre instance Make pour voir si vous y avez accès.
De trop nombreux messages à un centre de commande clair
La prolifération des chats ne semble pas être un « problème de productivité » jusqu'à ce que vous réalisiez que vous avez des messages partout, mais aucun contexte.
Pour résoudre ce problème, il ne suffit pas d'ajouter un autre outil. Il faut choisir un environnement de travail convergent basé sur l'IA où le travail, les discussions et les décisions cohabitent, le tout optimisé par l'IA. En centralisant les communications dans ClickUp Chat, en effectuant l'automatisation des mises à jour et en utilisant des rapports en temps réel, vous pouvez également créer un centre de commande qui travaille avec vous, et non contre vous.
Si vos journées vous semblent bruyantes et fragmentées, considérez cela comme un signe : vous n'avez pas besoin de plus d'applications, mais de moins d'endroits à consulter.
Prêt à prendre le contrôle de vos communications de l’entreprise ? Créez votre propre centre de commande dans ClickUp et découvrez à quel point le travail peut être plus facile lorsque tout est enfin regroupé au même endroit. ✨
Yvonne Heimann est la fondatrice de FemAuthority LLC, PDG d'Ask Yvi et créatrice de la Boss Your Business Academy, où elle aide les fondateurs à créer des entreprises durables grâce à des systèmes simples et des flux de travail basés sur l'IA. En tant que spécialiste de ClickUp et stratège en automatisation, elle est spécialisée dans la réduction du travail manuel, l'amélioration de l'exécution et la promotion de la croissance grâce à une conception centrée sur l'humain.