Une journée type dans le chaos organisationnel du travail-sprawl
Il est 9 h du matin, un Monday. Vous ouvrez votre ordinateur portable et êtes immédiatement submergé par une avalanche de notifications provenant de Slack, Outlook, Jira, Salesforce, Google Docs et d'une douzaine d'autres applications.
Vous passez les 30 premières minutes à reconstituer ce qui s'est passé la semaine dernière. À midi, vous avez activé/désactivé 15 outils différents, relancé trois personnes pour obtenir des mises à jour de statut et copié manuellement des données d'un système à un autre. À la fin de la journée, vous réalisez que vous avez passé plus de temps à jongler avec des flux de travail fragmentés et à lutter contre les changements de contexte qu'à effectuer un travail significatif.
Il s'agit du travail dispersé dans les opérations d'entreprise. Ce n'est pas seulement un inconvénient, c'est un frein qui coûte des milliards de dollars en termes de productivité, de transformation numérique et de moral des employés. Je l'ai vécu, je l'ai combattu, et maintenant, chez ClickUp, j'aide les organisations à le vaincre pour de bon.
Des recherches récentes confirment cette tendance : une étude Forrester Total Economic Impact™ a révélé que les organisations utilisant ClickUp ont enregistré un retour sur investissement de 384 % sur trois ans, permettant à leurs équipes d'économiser des milliers d'heures auparavant perdues en raison de flux de travail fragmentés et de processus manuels.
Mais ces nombres ne sont pas que des statistiques : ils reflètent une réalité que j'ai moi-même vécue.
Des recherches récentes corroborent ces résultats : une étude Forrester Total Economic Impact™ a révélé que les organisations utilisant ClickUp ont enregistré un retour sur investissement de 384 % sur trois ans, permettant à leurs équipes d'économiser des milliers d'heures auparavant perdues en raison de flux de travail fragmentés et de processus manuels.
Mais ces nombres ne sont pas que des statistiques, ils reflètent une réalité que j'ai moi-même vécue.
Les débuts : le travail dispersé était la norme
Avant de rejoindre ClickUp, je dirigeais une équipe chargée des systèmes d'entreprise dans une grande société spécialisée dans les soins de santé et l'investissement. Nous disposions de tous les outils SaaS imaginables : compte, ressources humaines, gestion des investissements, ingénierie, marketing, etc. Chaque service avait sa plateforme favorite, et aucun ne communiquait avec les autres.
Le résultat ? Des silos partout.
Je voyais les équipes d'assistance ou de marketing se rendre dans les locaux des ingénieurs, interrompant le flux de travail des développeurs juste pour leur demander une mise à jour. Nous avons essayé de « résoudre » ce problème en déployant Jira auprès de l'équipe marketing. Ils l'ont utilisé pour se former, puis sont rapidement retournés à leur tableau blanc. Pourquoi ? Parce que l'outil ne correspondait pas à leur flux de travail ni à leur langage. C'était un cas classique où le service informatique imposait une solution qui ne résolvait pas le véritable problème sur le terrain.
Cette expérience m'a appris deux choses :
- La fragmentation ne concerne pas seulement les outils, mais aussi le contexte et la culture
- Obliger les équipes à s'adapter à un outil (au lieu de l'inverse) est la meilleure façon de susciter de la résistance et de gaspiller des efforts
Le moment « eurêka » : découvrir la puissance de la convergence
Lorsque j'ai découvert ClickUp pour la première fois, j'ai eu une véritable révélation.
Il s'agissait d'une plateforme suffisamment flexible pour répondre aux besoins de chaque équipe, mais suffisamment unifiée pour briser les silos. Pour la première fois, je pouvais imaginer un monde où une tâche relevait à la fois du marketing et de l'ingénierie, où le contexte n'était pas perdu dans la traduction et où les équipes pouvaient travailler dans leur propre langage, sans perdre de vue la situation dans son ensemble.
Mais la véritable magie ne réside pas seulement dans les fonctionnalités. Elle réside dans la philosophie : créer un environnement de travail qui s'adapte aux personnes, et non l'inverse. C'est la seule façon d'apporter un changement réel et durable.
Pourquoi la fragmentation persiste : l'aspect humain de la fragmentation
Soyons honnêtes : les équipes ne veulent pas renoncer au contrôle de leurs outils. C'est tout à fait naturel. La sélection des outils est autant une question d'identité et d'autonomie que de fonction, en particulier dans les piles technologiques d'entreprise où l'adoption de logiciels a un impact sur les flux de travail numériques. C'est pourquoi tant de projets de « transformation numérique » échouent : ils ignorent le facteur humain.
Le cycle se perpétue : le service informatique tente de standardiser, les unités d'entreprise résistent et de nouvelles solutions ponctuelles viennent s'ajouter à la pile. Résultat ? Davantage de cloisonnement, davantage de frictions et davantage de solutions manuelles.
Le défi ne fait que s'amplifier. Selon une étude réalisée en 2025 sur les effets secondaires de la numérisation, les entreprises sont confrontées à une « surcharge de rôles », où la gestion de flux de travail fragmentés et la prolifération des outils nuisent à l'exécution des tâches et au bien-être des employés. À mesure que les outils numériques se multiplient, les exigences en matière d'attention et d'énergie des employés augmentent également, rendant plus que jamais indispensables des espaces de travail unifiés et riches en contexte.
La seule solution consiste à rencontrer les équipes là où elles se trouvent, à les aider à voir ce qui est possible, puis à les guider, étape par étape, vers une méthode de travail plus unifiée.
il ne s'agit pas seulement d'avoir trop d'outils, mais aussi de changer constamment de contexte. En moyenne, un employé active/désactive des applications 1 200 fois par jour, perdant près de 4 heures par semaine rien que pour retrouver sa concentration. *
La nouvelle frontière : éliminer la prolifération de l'IA et le rôle essentiel du contexte
Alors que nous commencions tout juste à maîtriser la prolifération des applications, l'IA a fait son apparition. Du jour au lendemain, toutes les équipes ont voulu disposer de leur propre outil d'IA. Mais voici le hic : l'IA n'est efficace que si elle a accès au contexte.
Si votre IA n'est pas au courant des dernières mises à jour du projet, des discussions avec les clients ou des priorités stratégiques, elle n'est qu'un outil cloisonné de plus, qui aggrave la prolifération de l'IA et augmente la confusion et l'effort manuel.
l'IA n'est efficace que dans la mesure où elle a accès au contexte. Si votre IA ne sait pas ce qui se passe dans votre entreprise, elle n'est qu'un gadget parmi d'autres.
/IA n'est efficace que dans la mesure où elle a accès au contexte. Si votre /IA ne sait pas ce qui se passe dans votre entreprise, elle n'est qu'un gadget parmi d'autres.
La véritable avancée se produit lorsque l'IA est profondément intégrée à votre environnement de travail, chargeant et mettant à jour automatiquement le contexte en temps réel. C'est à ce moment-là que vous passez de « l'IA comme objet brillant » à « l'IA comme véritable partenaire de travail »
Ce qu'il faut : les conditions techniques et organisationnelles préalables à la transformation par le /IA
Mais pour parvenir à une véritable convergence IA, il ne suffit pas d'ajouter un nouvel outil. Il faut :
- Architecture de données unifiée : tous votre travail, communications et connaissances doivent être regroupées sur une seule plateforme accessible
- Flux contextuels en direct : /IA doit avoir accès à des mises à jour en temps réel, sans données obsolètes ni téléchargements manuels
- Cartographie des processus : vous devez comprendre et documenter vos flux de travail afin que l'IA puisse les améliorer, et non les perturber
- Une culture ouverte au changement : les équipes doivent être prêtes à expérimenter, à apprendre et à itérer à mesure que l'IA s'intègre dans leur travail quotidien
Chez ClickUp, nous avons investi massivement dans la création d'une plateforme où le contexte est toujours actuel et exploitable. Nos agents IA ne se contentent pas de répondre à des questions ; ils fournissent de manière proactive des informations, automatisent les tâches routinières et s'adaptent à l'évolution de votre entreprise.
voici un résumé visuel des conditions préalables à une transformation réussie grâce à l'IA : *
Étude de cas : de la dispersion à la convergence, avant et après
Pour vraiment comprendre le coût de la dispersion du travail et la puissance de la convergence, il faut les voir en action. Voici comment une équipe marketing internationale est passée de flux de travail fragmentés et d'outils dispersés à un espace de travail unifié et alimenté par l'IA qui a rationalisé l'exécution et redonné du temps aux créateurs.
Avant :
Une équipe marketing internationale gérait des campagnes à l'aide de six outils différents. Les mises à jour des projets se perdaient dans les fils de discussion des e-mails, les ressources créatives étaient stockées dans Dropbox et la création de rapports était un véritable cauchemar manuel. Des outils d'IA ont été testés, mais chacun d'entre eux nécessitait le téléchargement manuel du contexte et a rapidement été abandonné.
Après :
L'équipe a migré vers ClickUp, consolidant ainsi les projets, les documents et la communication. Des agents IA surveillent désormais l'avancement des campagnes, génèrent des rapports d'état hebdomadaires et rédigent même des briefs créatifs basés sur les données des projets en cours. Les réunions de statut sont plus courtes, les rapports sont automatisés et l'équipe consacre plus de temps à la création et moins à la recherche d'informations.
L'impact d'une véritable convergence de l'IA est spectaculaire. Les organisations qui intègrent l'IA dans leurs flux de travail constatent une augmentation significative des performances individuelles pouvant atteindre 40 %!
Mener le changement : le pouvoir des victoires progressives
L'une des plus grandes erreurs que je constate est d'essayer de « vider l'océan » avec la transformation IA. Je préconise plutôt des gains progressifs : trouver des flux de travail spécifiques où l'IA peut apporter une valeur immédiate et tangible.
Je n'oublierai jamais un évènement Secret Supper à Mexico. J'ai fait la démonstration d'un agent qui évaluait automatiquement les appels de l'équipe commerciale à l'aide d'une grille d'évaluation personnalisée. En quelques heures, j'avais créé un prototype qui remplaçait des heures de révision manuelle. La réaction ? Tout le monde était bouche bée. Soudain, l'IA n'était plus abstraite, elle était appliquée. Les gens pouvaient voir comment elle allait changer leur travail quotidien.
Ces moments de prise de conscience sont la clé pour surmonter les résistances. Montrez, ne dites pas.
Rendez-le concret, pertinent et facile à adopter.
Gestion du changement : cadres pour une transformation durable
La transformation par l'IA n'est pas seulement un projet technique, c'est aussi un projet culturel. Pour assurer la réussite, il faut à la fois un engagement ascendant et un parrainage descendant.
Notre guide de gestion du changement:
- Cartographie des parties prenantes : identifiez les champions, les sceptiques et les influenceurs au sein des équipes
- plan de communication :* Partager le « pourquoi », le « comment » et le « qu'est-ce que cela m'apporte » à chaque étape
- Programmes pilotes : commencez modestement, mesurez l'impact et célébrez les victoires
- *indicateurs d'adoption : suivez l'utilisation, la satisfaction et les résultats de l'entreprise, et pas seulement les connexions
- *feedback continu : créez des canaux permettant aux équipes de partager ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas
Il s'agit avant tout d'aider les gens à se projeter dans l'avenir que vous êtes en train de construire.
La recette secrète : un contexte unifié
La véritable puissance de ClickUp, et l'avenir du travail, réside dans le contexte convergent. Lorsque tout votre travail, vos connaissances et vos communications sont regroupés au même endroit, l'IA peut enfin tenir ses promesses. Ce n'est pas seulement une théorie : la convergence de l'IA s'avère déjà être le remède aux flux de travail dispersés, aidant les équipes à réduire leur charge cognitive, à accélérer l'exécution et à libérer leur créativité.
Il ne s'agit pas seulement d'efficacité. Il s'agit de réduire la charge cognitive , de briser les silos et de permettre aux équipes d'avancer plus rapidement et plus intelligemment. Il s'agit de créer un environnement de travail où l'innovation peut s'épanouir, car tout le monde travaille à partir du même guide.
c'est la pièce manquante aujourd'hui. * Dans un monde submergé par des outils déconnectés et la prolifération de l'IA, ClickUp rassemble tout cela dans le premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde. Il s'agit d'une IA qui ne se contente pas d'assister, mais qui converge.
C'est la promesse de ClickUp Brain .
ClickUp Brain : l'IA contextuelle en action
Contrairement aux copilotes externes, ClickUp Brain est intégré à votre environnement de travail. Il comprend vos projets parce qu'il vit au sein même de ceux-ci : il résume les notes de réunion, génère des mises à jour, automatise les tâches et met en évidence les obstacles tout en conservant le contexte intact. Et lorsque le moment s'y prête, vous pouvez passer d'un modèle d'IA à un autre (ChatGPT, Claude, Gemini, etc.) en choisissant la rapidité, la nuance ou la profondeur sans jamais quitter votre flux de travail.
Et avec ClickUp Brain MAX , vous débloquez encore plus d'avantages :
Talk to Text , qui capture vos idées au fur et à mesure que vous les exprimez et les transforme instantanément en tâches, notes ou documents, sans que vous ayez à taper quoi que ce soit.
Connaissance du contexte, flexibilité des modèles, fonction Talk to Text et environnement de travail unifié : voilà comment transformer l'IA d'un simple outil complémentaire en un levier pour la transformation organisationnelle grâce à l'IA.
Visualiser le parcours : de la dispersion à la convergence
Imaginez un schéma simple :
- À gauche : un enchevêtrement d'applications déconnectées, chacune avec ses propres données et flux de travail
- Au centre : un entonnoir représentant la migration du travail, des connaissances et de la communication vers une plateforme unifiée
- À droite : un environnement de travail unique et intégré où des agents IA opèrent en temps réel, automatisant, conseillant et accélérant le travail
Pièges courants (et comment les éviter)
Le déploiement d'une nouvelle technologie ne se résume pas à la mise en service d'un outil ; il s'agit avant tout de la manière dont vous l'introduisez, l'intégrez et l'évaluez. Les dirigeants commettent souvent trois erreurs prévisibles :
| Piège | Une meilleure approche |
|---|---|
| Imposer un nouvel outil sans l'adhésion de l'équipe | Impliquez les utilisateurs dès le début, co-créez des flux de travail et testez-les avant de les déployer à grande échelle |
| Considérer l'IA comme un complément plutôt que comme une fonctionnalité essentielle | Intégrez l'IA dans vos flux de travail quotidiens et assurez-vous qu'elle ait accès au contexte en temps réel |
| Mesurer la réussite en fonction des connexions, et non des résultats | Suivez l'impact sur l'entreprise : gain de temps, réduction des erreurs, innovation débloquée |
Regard vers l'avenir : ma vision du futur du travail
Je pense que nous sommes à l'aube d'une nouvelle ère. Au cours des deux ou trois prochaines années, les agents IA deviendront des membres à part entière de nos équipes : toujours actifs, sensibles au contexte et en apprentissage continu.
Mais voici le hic : les organisations qui réussiront seront celles qui maîtriseront la convergence.
Ils unifieront leurs outils, leurs flux de travail et leurs connaissances, créant ainsi un terrain fertile pour l'essor de l'IA.
Les plus grandes opportunités consistent à débloquer de nouveaux niveaux de créativité, de rapidité et de collaboration. Le plus grand risque est de tomber dans le piège de la « prolifération de l'IA », en ajoutant davantage d'outils sans résoudre le problème sous-jacent de la fragmentation.
📮 ClickUp Insight : 33 % des personnes pensent encore que le multitâche est synonyme d'efficacité. En réalité, le multitâche ne fait qu'augmenter le coût du changement de contexte. Lorsque votre cerveau passe d'un onglet à l'autre, d'un discuter à l'autre et d'une checklist à l'autre, votre concentration en pâtit considérablement.
ClickUp vous aide à vous concentrer sur une seule tâche à la fois en regroupant tout ce dont vous avez besoin au même endroit !
Vous travaillez sur une tâche, mais vous avez besoin de consulter Internet ? Il vous suffit d'utiliser votre voix et de demander à ClickUp Brain MAX à faire une recherche sur le Web à partir de la même fenêtre. Vous souhaitez discuter avec Claude et peaufiner le brouillon sur lequel vous travaillez ? Vous pouvez le faire aussi, sans quitter votre environnement de travail !
Tout ce dont vous avez besoin (discuter, documents, tâches, tableau de bord, plusieurs modèles d'apprentissage automatique, recherche sur le Web, etc.) se trouve dans un environnement de travail convergent basé sur l'IA, prêt à l'emploi !
Conseils aux dirigeants : recommandations étape par étape
Pour transformer une stratégie en changement réel, il faut agir au quotidien afin d'instaurer la confiance et créer une dynamique. Voici quelques étapes pratiques que les dirigeants peuvent prendre pour guider leurs équipes dans l'adoption de cette stratégie :
- Commencez par faire preuve d'empathie. Comprenez les véritables difficultés de vos équipes. N'imposez pas le changement, co-créez-le
- Mapper vos flux de travail. Identifiez les points où le contexte est perdu et où l'IA pourrait apporter de la valeur
- Testez, mesurez, répétez. Lancez de petites expériences, effectuez un suivi des résultats et affinez avant de passer à l'échelle supérieure
- Investissez dans le contexte. Assurez-vous que votre /IA a accès à des données intégrées en temps réel. Sinon, vous ne faites qu'ajouter du bruit
- Faites-en un effort d'équipe. Combinez l'expérimentation ascendante avec le leadership et le soutien descendants.
- Célébrez les victoires. Partagez vos réussites pour créer une dynamique et instaurer la confiance
- Ne cessez jamais d'apprendre. Le paysage évolue rapidement. Restez curieux, restez humble et continuez à vous renouveler
Si je pouvais revenir en arrière et faire une chose différemment, ce serait d'investir encore plus tôt dans la création d'une culture d'expérimentation et d'apprentissage. L'avenir appartient à ceux qui savent s'adapter et aider leurs équipes à faire de même.
Conclusion : la voie à suivre
La prolifération des tâches est un problème qui coûte des milliards de dollars, mais c'est aussi la plus grande opportunité de notre génération. En unifiant nos outils, nos flux de travail et notre contexte, et en adoptant l'IA comme un véritable partenaire, nous pouvons créer des organisations qui sont non seulement plus productives, mais aussi plus humaines.
Le chemin n'est pas facile, mais il en vaut la peine. Et si mon expérience m'a appris quelque chose, c'est bien ceci : l'avenir du travail sera construit par ceux qui osent converger.
Devin Stoker est responsable de l'architecture des solutions chez ClickUp. Faites-lui une connexion sur LinkedIn pour poursuivre la discussion.