Prendre des congés devrait signifier se déconnecter véritablement. Mais sans un plan clair, le stress lié au fait de laisser son travail derrière soi peut sembler insurmontable. C'est là qu'un modèle de plan d'absence du bureau entre en jeu.
Ils vous aideront à définir des attentes claires, à déléguer des responsabilités et à garantir un flux de travail fluide, vous permettant ainsi de vous déconnecter et de vous ressourcer pleinement.
Ce guide vous présente les meilleurs modèles de forfait du bureau pour vous aider à profiter d'une pause sans stress, sans que le travail ne vienne empiéter sur votre temps libre.
🧠 Fait amusant : 63 % des personnes se sentent anxieuses si elles ne consultent pas leurs messages liés au travail pendant leurs vacances, et 86 % voient leur détente interrompue par des appels et des messages de collègues.
*que sont les modèles de forfait d'absence du bureau ?
Les modèles de forfait du bureau (OOO) sont des guides préétablis qui décrivent tout ce qui est nécessaire pour assurer le bon déroulement du travail pendant l'absence d'une personne. Ils permettent d'organiser les responsabilités, de déléguer les tâches importantes et de définir des attentes claires afin que rien ne soit oublié.
Considérez-les comme un filet de sécurité pour vos vacances, un moyen simple et structuré de garantir que le travail continue à circuler pendant votre absence. Un message d'absence du bureau permet de mapper qui s'occupe de quoi, quelles tâches nécessitent une attention immédiate et comment éviter les messages redoutés du type « Salut, petite question rapide... ».
Un forfait d'absence du bureau bien conçu ne se limite pas à la configuration d'une réponse automatique aux e-mails. Il s'agit d'une stratégie de communication qui prépare votre équipe, évite le chaos de dernière minute et (surtout) vous permet de vous détendre sans culpabiliser.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de plan d'absence du bureau ?
Un modèle de forfait d'absence bien conçu doit être détaillé mais facile à suivre, afin de garantir une collaboration harmonieuse pendant votre absence. Voici ce qu'il doit inclure :
- Message d'absence du bureau : le modèle doit consister en une réponse automatisée pré-rédigée, informant les expéditeurs de votre absence, de votre date de retour et de la personne à contacter en cas d'urgence
- *section relative au transfert des tâches : il convient de prévoir un espace dédié pour dresser la liste de toutes les tâches en cours, des personnes qui les prendront en charge et de toutes les informations nécessaires pour assurer la poursuite de certains projets
- Contacts et responsabilités clés : un bon modèle de plan d'absence doit comporter une section qui répertorie les contacts importants, y compris les membres de l'équipe qui vous remplacent et leurs responsabilités
- *gestion du calendrier et mises à jour : une section doit noter les réunions auxquelles vous ne pourrez pas assister, si elles ont été reprogrammées et qui vous remplacera. Fournissez un résumé des projets en cours, des échéances et des approbations en attente afin d'optimiser le flux de travail de vos tâches pendant vos vacances
- Consignes de communication : le modèle de forfait de remplacement doit vous aider à définir clairement vos disponibilités. Précisez si vous consulterez vos e-mails (et à quelle fréquence) ou si vous serez complètement déconnecté
- ressources essentielles : *Partagez les liens vers les fichiers clés, les rapports, les identifiants de connexion (si autorisé) ou la documentation interne afin que les parties prenantes concernées n'aient pas à rechercher des informations importantes
➡️ En savoir plus : Comment offrir des avantages personnalisés en tant que fournisseur, prestataire, pour les rendre plus heureux
13 meilleurs modèles de forfait d'absence du bureau
Voici les meilleurs modèles de forfait d'absence à utiliser lors de vos prochaines vacances :
1. Modèle de demande de congé ClickUp
Première étape : obtenir l'accord de votre responsable pour votre congé !
La gestion des demandes de congés peut être fastidieuse, mais le modèle de demande de congés ClickUp simplifie le processus. Il rationalise la gestion des congés et garantit une communication claire entre les employés et les responsables.
Le modèle s'adapte à diverses politiques de congé, réduit les charges administratives et favorise l'équité. Vous pouvez centraliser les demandes, le suivi et les approbations à l'aide de plusieurs vues et maintenir la productivité de l'équipe.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Rationalisez le processus de demande et d'approbation des congés
- Tirez parti de différentes façons d'afficher, telles que le formulaire de demande de congé, pour permettre aux employés de créer une demande de congé
- Utilisez des champs personnalisés, tels que « Fin du congé », « Début du congé », « Signature électronique du demandeur », « Type de demande » et « Objet de la demande », pour enregistrer les informations importantes.
🔑 Idéal pour : les responsables à la recherche d'un système efficace et transparent pour gérer les demandes de congés et les autorisations de leurs employés.
💡 Conseil de pro : rationalisez les demandes de congés grâce aux différentes vues de ce modèle de demande de congés. Suivez les demandes par étape d'approbation dans la vue Tableau du processus d'approbation. Ajoutez manuellement de nouvelles entrées à l'aide du bouton +Nouvelle tâche. Consultez facilement les détails des demandes dans la vue Liste des demandes, y compris les motifs des congés. Accédez aux demandes refusées et consultez les motifs de refus dans la vue Liste des refus.
2. Modèle de forfait de remplacement en cas d'absence ClickUp
Vous vous demandez comment garantir la continuité du flux de travail de votre équipe pendant votre absence ? Essayez le modèle de forfait de remplacement en cas d'absence de ClickUp.
Que vous preniez deux semaines de congé ou plus, ce modèle vous permet de gérer efficacement vos responsabilités et de partager des instructions spécifiques.
Utilisez le calendrier ClickUp comme outil de suivi des congés payés pour vérifier les demandes et obtenir un aperçu des personnes disponibles. Cela inclut des détails tels que le demandeur, le statut, la date de début, la date de fin et le type de congé.
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🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Personnalisez les statuts tels que « Approuvé », « Achevé » et « Nouvelles demandes » pour suivre efficacement les demandes de congé.
- Utilisez les champs personnalisés pour saisir les informations essentielles, telles que le type de congé, le service et le motif du congé.
- Visualisez la couverture grâce à différentes façons d'afficher, notamment le formulaire de demande de congé, le calendrier d'absence du bureau et le processus d'approbation.
🔑 Idéal pour : les professionnels des ressources humaines qui souhaitent maintenir la productivité pendant les absences des employés.
3. Modèle de tâche ClickUp pour le plan de remplacement en cas d'absence
Le modèle de tâche « Plan de remplacement pendant l'absence du bureau » de ClickUp permet à votre équipe de rester organisée pendant l'absence d'un membre. Il garantit que chaque tâche est attribuée à la bonne personne, ce qui vous permet de suivre la progression et de gérer efficacement les remplacements.
Utilisez des visualisations intuitives pour le suivi des tâches qui ont été prises en charge. Collaborez avec vos équipes en partageant le modèle via un lien public afin que tout le monde soit sur la même page.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Partagez une liste détaillée des tâches en cours qui doivent être réattribuées.
- Utilisez des checklists pour vous assurer que tout est pris en charge.
- Attribuez directement les tâches à un autre membre de l'équipe, en précisant l'échéancier dans lequel elles doivent être achevées.
- Vérifiez l'avancement de chaque tâche grâce à la vue Tableau.
🔑 Idéal pour : les responsables et les équipes qui souhaitent maintenir un flux de travail ininterrompu pendant l'absence de leurs employés.
4. Modèle de calendrier des congés payés ClickUp
Vous en avez assez de jongler entre les demandes de congés et les calendriers de vacances incompatibles ? Le modèle de calendrier des congés ClickUp centralise toutes les demandes de congés, vous permettant de gérer et de suivre les congés de chacun en un seul endroit.
Grâce aux entrées codées par couleur, vous saurez instantanément qui est absent et quand, ce qui vous évitera les mauvaises surprises liées aux doubles réservations. De plus, ce modèle est personnalisable, ce qui vous permet de suivre différents types de congés et d'approuver ou de refuser les demandes en cliquant sur un bouton.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Créez un formulaire de demande de congé pour obtenir de l'information importante telle que la durée, le motif, le type de congé et tout autre document essentiel.
- Consultez les demandes de congés dans la vue Calendrier des congés.
- Conservez les congés de tout le monde dans une vue Liste facile à consulter.
- Utilisez des codes de couleur pour différencier les types de congés et les périodes d'absence afin de faciliter la consultation.
🔑 Idéal pour : les équipes qui souhaitent suivre et approuver les congés payés sans se prendre la tête avec la planification.
➡️ En savoir plus : Comment créer une politique de congés payés (avec exemple)
5. Modèle de planificateur de vacances ClickUp
Le modèle de planificateur de vacances ClickUp permet de tout organiser, des voyages et hébergements aux achats de cadeaux et à la planification d'évènements. Il fournit un espace centralisé pour gérer les demandes de congés, attribuer les tâches avant le départ et assurer une transition en douceur.
Grâce à ce modèle, vous pouvez suivre les dates importantes, gérer les budgets et stocker les documents essentiels, le tout en un seul endroit. De plus, ce modèle vous affiche une vue d'ensemble de votre budget et de votre forfait de vacances et vous permet de tirer le meilleur parti de votre temps.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Forfait vos voyages, gérez votre hébergement et effectuez le suivi des détails de votre voyage de manière facile
- Suivez les approbations et maintenez la visibilité sur les personnes absentes afin d'éviter toute perturbation
- Utilisez des champs personnalisés, tels que Emplacement, Catégorie de congé, Service et Type de congé, pour classer les données
- Ouvrez plusieurs afficher, telles que la liste des demandes de congés, la vue Tableur des congés et la vue Liste des congés annuels
🔑 Idéal pour : Les équipes et les personnes qui souhaitent planifier leurs vacances de manière gratuite et sans tracas.
➡️ En savoir plus : Passez au niveau supérieur dans la planification de vos vacances grâce à ces planificateurs de voyage basés sur l'IA!
6. Modèle de planificateur de vacances ClickUp
Le modèle de planificateur de vacances ClickUp vous permet d'organiser vos congés sans stress. Il vous aide au suivi des calendriers de vacances des employés, à planifier pour éviter les lacunes dans la couverture, et à gérer efficacement les demandes.
Ses statuts, champs et vues personnalisés indiquent clairement qui est absent et quand, ce qui garantit la fluidité des flux de travail pendant que les employés profitent de leurs congés. Cela simplifie la planification des congés et permet aux équipes de rester sur la bonne voie pendant les absences.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Suivez le suivi des demandes de congés en un seul endroit
- Utilisez des statuts personnalisés, tels que « Ouvert » et « Achevé », pour suivre les approbations et les demandes en attente
- Consultez les données relatives aux congés des employés, y compris les crédits de congés, les notes et les fichiers associés, à l'aide de la vue Liste principale des employés
- Simplifiez la coordination de votre équipe grâce à des calendriers de partage
🔑 Idéal pour : les équipes RH qui recherchent un moyen simple de suivre les congés de leurs employés.
Le saviez-vous ? Les employés qui ne prennent pas suffisamment de congés payés sont plus stressés, anxieux et ont une productivité moindre. Les travailleurs en mauvaise santé mentale prennent en moyenne 12 jours de congé imprévus chaque année. N'oubliez donc pas de prendre ces vacances bien méritées : votre esprit (et votre lieu de travail) vous en remercieront ! 😊
7. Modèle de planning des employés ClickUp
Gérer les horaires des employés peut souvent s'avérer fastidieux. Le modèle d'horaire des employés de ClickUp facilite la planification des équipes. Il vous aide à attribuer des tâches, à suivre les heures et à assurer une coordination et une communication fluides au sein de l'équipe.
Grâce à des dispositions visuelles, des rappels automatisés et des mises à jour en temps réel, vous n'aurez plus jamais à vous soucier des doubles réservations ou des absences de dernière minute. De plus, ce modèle offre une visibilité sur les coûts de main-d'œuvre, ce qui vous aide à gérer efficacement votre personnel et à respecter votre budget.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Créez et effectuez la modification en cours des plannings grâce à une interface simple par glisser-déposer
- Automatisez les rappels de quart de travail pour que tout le monde reste sur la bonne voie
- Affichez-les dans plusieurs vues, telles que la capacité des employés, le tableau de bord, le planning hebdomadaire et les tâches des employés
- Surveillez les demandes de congés et assurez-vous du respect du droit du travail
🔑 Idéal pour : Les responsables à la recherche d'un moyen organisé d'attribuer les horaires, de suivre les heures et d'assurer le bon fonctionnement des équipes.
8. Modèle de bloc de calendrier ClickUp
Pour maintenir une productivité élevée, il est essentiel de commencer par établir un emploi du temps bien structuré. Le modèle de blocage d'emploi du temps ClickUp vous aide à mapper votre journée en divisant les tâches en blocs de temps dédiés.
Le modèle vous aide à comprendre les dépendances entre les tâches, à planifier votre emploi du temps et à éviter la surcharge de travail. Il offre un plan clair et visuel qui garantit que les tâches de priorité élevée reçoivent l'attention qu'elles méritent.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Faites un forfait avec des affichages calendaires quotidiens, hebdomadaires et mensuels
- Utilisez la vue Emplacements pour localiser précisément les différents emplacements où se déroulent les activités
- Dressez la liste de toutes vos activités, y compris celles liées à votre vie personnelle et professionnelle, en précisant leur statut, leur emplacement et leur priorité
- Découvrez comment les tâches sont interconnectées
🔑 Idéal pour : Les professionnels qui cherchent à optimiser leur efficacité grâce à un planning bien organisé.
9. Modèle de forfait de maternité ClickUp
Le modèle ClickUp pour congé maternité aide les futurs parents et leurs équipes à s'organiser en indiquant les dates clés, les responsabilités et les transitions.
Ils permettent aux responsables et aux équipes RH de traiter efficacement les demandes de congé maternité. Les employés peuvent également utiliser des checklists pour planifier et s'assurer que tout est réglé avant de prendre leur congé.
Grâce à une checklist structurée, à la délégation des tâches et au suivi des progrès, ce modèle garantit que tout se passe bien avant, pendant et après votre congé.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Assurez la transparence en fournissant une liste détaillée de chaque élément dont vous avez besoin pour votre forfait de maternité à l'aide de la section Budget
- Utilisez la section « Plan d'action » pour élaborer votre forfait de congé de 15 à 90 jours et la section « Informations de base » pour liste l'information nécessaire
- Organisez les dates clés et les jalons afin que tout le monde sache ce qui doit être fait
- Utilisez les différentes vues pour gérer les transferts de travail et les forfaits de retour en toute confiance
🔑 Idéal pour : Les futurs parents et les responsables afin d'assurer une transition en douceur pendant le congé maternité.
10. Modèle de formulaire de demande de congé ClickUp
La gestion des demandes de congés ne devrait pas être un va-et-vient fastidieux d'e-mails et d'approbations. Le modèle de formulaire de demande de congés ClickUp simplifie l'ensemble du processus. Il garantit que les employés soumettent leurs demandes avec toutes les informations nécessaires et que les responsables les approuvent rapidement.
Assurez la transparence des politiques en matière de congés, un suivi précis et la documentation des demandes de vacances. De plus, cela vous permet d'informer instantanément et automatiquement vos employés de tout changement dans le statut de leur demande de congé.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Suivez les demandes grâce à des statuts tels que « en cours » et « Accepté »
- Notez les détails clés tels que l'objet, l'accord du responsable et le service concerné
- Utilisez des vues personnalisées pour voir en un coup d'œil les demandes en attente et approuvées
- Recevez des notifications instantanées par e-mail pour connaître le statut des tâches
🔑 Idéal pour : les équipes RH qui souhaitent disposer d'un système d'approbation des congés organisé et efficace.
11. Modèle de tableau de service ClickUp
Le modèle de tableau de service ClickUp facilite la planification des équipes et vous évite les tracas. Grâce à ce modèle, vous pouvez facilement attribuer des quarts de travail, suivre la disponibilité des employés et vous assurer que la paie est toujours exacte.
De plus, cet outil de planification vous permet de regrouper les horaires, les rôles et les détails de paie en un seul endroit, afin que vous n'ayez plus à vous demander qui travaille et quand. Vous pouvez également suivre sans effort les heures normales, les heures supplémentaires et les paiements grâce à des vues telles que le calendrier hebdomadaire et le tableau des paiements du personnel.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Vérifiez les horaires de votre équipe et assurez-vous de leur disponibilité
- Conservez un registre précis des heures de travail
- Améliorez la communication interne en veillant à ce que tout le monde soit sur la même page
- Restez organisé grâce à plusieurs affichages, notamment le tableau des rémunérations du personnel, le tableau de service, l'avancement du travail et le calendrier hebdomadaire
🔑 Idéal pour : les responsables RH, les chefs d'équipe et les propriétaires d'entreprise qui cherchent à simplifier la planification du personnel.
💡 Conseil de pro : suivez les rôles des employés et mettez facilement à jour les informations en un clic dans la vue Liste du personnel. Vous devez gérer les horaires ? La vue Calendrier hebdomadaire affiche les horaires des employés dans un format avec code couleur et glisser-déposer.
De plus, restez au fait de la charge de travail grâce à la vue Équipe « Boîte de progression du travail », qui vous donne un aperçu rapide des tâches de votre équipe afin de voir si elle est prête à en assumer davantage. Enfin, la vue « Tableau des paiements du personnel » vous permet de suivre rapidement les paiements grâce à un tableau Kanban regroupé par identifiant personnel !
12. Modèle de feuille de présence ClickUp
Le modèle de feuille de présence ClickUp simplifie et organise la gestion des présences. Il vous permet de suivre sans effort les heures de travail des employés, de gérer les absences et d'identifier les tendances.
Utilisez des statuts personnalisés tels que « Absent », « En retard » et « Présent » pour des mises à jour rapides et un meilleur suivi. Grâce à ses multiples vues, telles que le formulaire de présence et la liste des participants, ce modèle vous permet de gérer facilement les données de présence.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Enregistrez l'information essentielle sur les étudiants ou les membres de l'équipe dans des champs tels que Numéro de téléphone, Instructeur, Leçon du jour et E-mail.
- Repérez les tendances en matière d'assiduité, identifiez les anomalies et prenez rapidement les mesures qui s'imposent.
- Configurez des rappels simples pour votre équipe concernant leurs horaires de travail.
- Découvrez le nombre et les coordonnées des personnes présentes à l'aide de la vue Liste des participants.
🔑 Idéal pour : les équipes RH, les formateurs et toute organisation à la recherche d'un moyen clair et fiable de suivre les présences.
➡️ En savoir plus : Modèles de forfait de communication de projet
13. Modèle de disponibilité pour agenda personnel ClickUp
Vous arrive-t-il d'avoir des doublons dans votre agenda ou d'avoir du mal à tout caser ? Le modèle de disponibilité de l'agenda personnel ClickUp est conçu pour vous aider à gérer efficacement votre temps.
Grâce à ce modèle, vous pouvez visualiser clairement votre journée en organisant votre travail, vos rendez-vous et vos engagements personnels. De plus, il vous permet de visualiser et de personnaliser votre emploi du temps, de suivre vos disponibilités et d'identifier à l'avance les éventuels problèmes de planification.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer
- Définissez des rappels pour les activités afin de ne rien manquer.
- Affichez rapidement vos disponibilités grâce à la vue Disponibilité.
- Utilisez la vue Activité pour obtenir un aperçu de toutes les activités prévues.
- Définissez le statut des tâches, par exemple « Annulé », « Terminé », « Terminé » et « Planifié », afin de mieux suivre les activités.
🔑 Idéal pour : les professionnels très occupés et tous ceux qui jonglent entre plusieurs engagements.
Optimisez la gestion de vos absences grâce à ClickUp
Les modèles de plan d'absence du bureau sont indispensables pour assurer une transition en douceur et une communication fluide pendant votre absence. Ils vous permettent de suivre l'avancement des tâches, de gérer les demandes de congés, de déléguer des tâches et de communiquer de manière fluide avec votre équipe.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, offre une approche simplifiée de la gestion des plans de congés, garantissant des flux de travail efficaces même lorsque vous n'êtes pas au bureau. Grâce aux notifications automatisées, à la délégation des tâches et aux fonctionnalités personnalisables, il n'a jamais été aussi facile de rester organisé.
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