La gestion des départs des invités peut devenir chaotique, en particulier lorsque les reçus comportent des informations manquantes ou semblent peu professionnels.
Les propriétaires d'hôtels ont souvent du mal à créer des reçus cohérents et précis qui reflètent chaque transaction. Les invités attendent une preuve de paiement claire pour les remboursements d'entreprise ou leurs archives personnelles, et un reçu mal mis en forme laisse une impression négative.
Mais les propriétaires d'hôtels ont du mal à créer des reçus cohérents et précis qui reflètent fidèlement chaque transaction. Les modèles de reçus d'hôtel simplifient le processus en proposant un format prêt à l'emploi contenant tous les éléments essentiels.
Que vous gériez une petite auberge ou un hôtel, un modèle bien conçu vous fait gagner du temps et renforce la confiance de vos invités. Nous explorons 15 modèles qui simplifient la facturation hôtelière à la perfection.
🧠 Anecdote : les erreurs de facturation entraînent une augmentation pouvant atteindre 20 % des coûts de traitement.
Que sont les modèles de reçus d'hôtel ?
Un modèle de reçu d'hôtel est un format pré-conçu permettant de fournir aux invités une preuve de paiement après leur séjour. Il aide les hôtels à présenter un résumé professionnel des frais, des dates et des services fournis.
Voici les éléments standard d'un modèle de reçu d'hôtel :
- coordonnées de l'hôtel* : comprend le nom de l'entreprise, l'adresse, le numéro de téléphone et le logo pour faciliter l'identification
- informations sur l'invité* : liste le nom complet, l'adresse et les coordonnées de l'invité à des fins d'archivage
- Nombre de réservation : attribue un identifiant unique pour le suivi de la transaction
- dates d'arrivée et de départ* : indique la durée du séjour de l'invité et l'heure de départ
- frais de chambre* : détails des tarifs, numéro de chambre, nombre de jours et coût total de la chambre
- Autres frais : fournit les coûts des repas, du stationnement ou d'autres services utilisés
- Taxes et frais : détaille les taxes applicables et autres prélèvements
- *montant total payé : résume le solde total après tous les frais et taxes
- Mode de paiement : indique si le paiement a été effectué en espèces, par carte ou en ligne
- signature autorisée* : valide le reçu avec la signature d'un membre du personnel ou un cachet numérique
➡️ En savoir plus : Les meilleurs outils d'IA pour les hôtels afin de redéfinir l'expérience de l'invité
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de reçu d'hôtel ?
Un bon modèle de reçu d'hôtel doit offrir une structure claire et couvrir toutes les informations essentielles dont les invités et le personnel de l'hôtel ont besoin.
Voici les éléments clés à rechercher :
- informations importantes* : choisissez un modèle qui agit en tant que fournisseur de toutes les informations nécessaires afin d'éviter toute confusion ou erreur
- *disposition simple : utilisez des modèles au format clair et organisé qui rendent les reçus faciles à lire et à comprendre
- Espace de personnalisation : optez pour un modèle de reçu d'hôtel qui vous permet d'ajouter le logo, le nom et les couleurs de votre hôtel afin de créer facilement une expérience de marque cohérente
- Total mis en évidence : choisissez un modèle avec des sections mises en évidence pour les totaux afin que les invités puissent vérifier rapidement le paiement
- Section informations supplémentaires : sélectionnez des modèles de reçus d'hôtel avec un espace pour ajouter des notes personnalisées, telles que les politiques de remboursement ou des messages de remerciement
📚 À lire également : Comment mettre en place efficacement le hot desking dans votre organisation
Meilleurs modèles de reçus d'hôtel
Les modèles de reçus d'hôtel doivent simplifier la création et la gestion des factures.
Voici une liste de modèles gratuits de reçus d'hôtel proposés par ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, et d'autres plateformes qui vous aident à atteindre cet objectif et à garantir un fonctionnement sans faille et une expérience client optimale.
1. Modèle de facture ClickUp pour hôtel
Le modèle de facture ClickUp pour les hôtels est un reçu simple qui organise toutes les factures dans un seul emplacement, avec des informations clés telles que les coordonnées des clients, les e-mails, les heures de service, les montants, les types de paiement et les notes supplémentaires.
Le modèle comprend également des options d'automatisation pour l'envoi de rappels et le marquage des factures comme payées, ce qui réduit le suivi manuel et améliore la trésorerie. Tous les enregistrements de factures sont consultables et exportables pour le rapprochement comptable.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Suivez le statut des paiements et les comptes en souffrance
- Associez directement les factures aux réservations et aux profils des invités
- Automatisez les relances pour minimiser les retards de paiement
- Triez les factures par client et par date d'échéance pour faciliter le suivi
🔑 Idéal pour : les propriétaires d'hôtels, les responsables de la réception et les équipes financières qui recherchent un moyen intelligent et organisé de créer et de gérer les factures des clients à l'aide d'un modèle de reçu d'hébergement.
📣 Témoignage client : voici ce que Ansh Prabhakar, analyste en amélioration des processus métier chez Airbnb, avait à dire sur l'utilisation de ClickUp :
ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités en un seul endroit, telles que la gestion de projet, des options de brainstorming, la gestion des tâches, la planification de projet, la gestion de la documentation, etc. Il a vraiment simplifié notre vie, car il est facile à utiliser, l'interface utilisateur est bien conçue et la collaboration au sein de l'équipe et avec d'autres équipes est plus facile. Nous avons pu mieux gérer le travail, suivre et produire des rapports facilement, et grâce aux réunions quotidiennes sur la progression des travaux, la planification future a été facile.
ClickUp offre de nombreuses fonctionnalités en un seul endroit, telles que la gestion de projet, des options de brainstorming, la gestion des tâches, la planification de projet, la gestion de la documentation, etc. Il a vraiment simplifié notre vie, car il est facile à utiliser, l'interface utilisateur est bien conçue et la collaboration au sein de l'équipe et avec d'autres équipes est plus facile. Nous avons pu mieux gérer le travail, suivre et produire des rapports facilement, et grâce aux réunions quotidiennes sur la progression des travaux, la planification future a été facile.
2. Modèle de demande de devis ClickUp
Lorsque les hôtels accueillent des événements d'entreprise ou des réservations de groupe, il est essentiel d'envoyer des devis précis. Le modèle de demande de devis (RFQ) de ClickUp permet aux équipes de rassembler toutes les informations, telles que les blocs de chambres, la restauration, les espaces évènementiels et les demandes spéciales, dans un format structuré.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Saisissez tous les éléments des demandes de devis de groupe et d'entreprise
- Suivez les devis par statut pour une meilleure visibilité du pipeline
- Joignez les contrats, les propositions ou les menus en un seul endroit pour émettre des reçus aux fournisseurs
- Organisez vos devis par client, type d'élément ou date d'envoi pour faciliter les comparaisons
- Des tableaux dédiés permettent de conserver les informations relatives aux clients, notamment tous les éléments utilisés, les services utilisés et les informations sur les invités
🔑 Idéal pour : les propriétaires d'hôtels, les coordinateurs de projet et les responsables des opérations à la recherche d'un moyen simple et efficace de gérer les devis des fournisseurs.
🎥 Regarder : Comment créer une facture dans ClickUp
➡️ En savoir plus : Modèles gratuits de devis d'entreprise dans Word et Excel
3. Modèle de suivi des factures ClickUp
Les factures peuvent facilement passer entre les mailles du filet, en particulier dans les environnements hôteliers très fréquentés. Le modèle de suivi des factures ClickUp est un grand livre central qui suit chaque document de facturation, de son émission à son règlement. Il vous aide à gérer plusieurs invités et services tout en gardant le contrôle de vos finances.
Classez les factures par client, réservation ou statut de paiement, et filtrez les affichages pour obtenir une vue détaillée. Ce modèle vous aide également à générer des rapports hebdomadaires ou mensuels, ce qui facilite le rapprochement des comptes et le suivi des tendances en matière de revenus.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Partagez des rapports en temps réel avec les équipes financières ou les propriétaires immobiliers
- Définissez des tâches récurrentes pour préparer et envoyer les factures dans les délais impartis
- Créez un pipeline de facturation par glisser-déposer pour une meilleure gestion du flux de travail
- Utilisez des statuts personnalisés tels que « impayé », « en retard » et « payé » pour le suivi précis de l'avancement des paiements
🔑 Idéal pour : les freelances, les équipes financières des hôtels et les entreprises de services à la recherche d'un moyen structuré de suivre et de gérer leurs factures.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Brain pour améliorer la création des factures et assurer le suivi de leur statut. Voici à quoi ressemble la génération d'une facture d'invité professionnelle avec ClickUp Brain :
4. Modèle de formulaire de paiement ClickUp
Le modèle de formulaire de paiement ClickUp vous permet de recueillir les informations de facturation directement auprès des clients et de les organiser dans un tableau centralisé.
Cela vous aide à suivre chaque étape du processus de paiement, des nouvelles demandes de service à la confirmation de paiement, avec un flux clair. Le cryptage sécurisé protège les données des clients, tandis que des champs dédiés vous aident à conserver des informations telles que les tarifs, les liens vers les reçus et les modes de paiement.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Créez des formulaires de paiement sécurisés et personnalisés, et joignez-les aux factures ou aux dossiers de réservation en tant que pièce jointe
- Créez des pistes d'audit pour vérifier la conformité des paiements
- Classez les paiements par mode de paiement : espèces, carte ou virement bancaire
- Organisez vos factures par client personnalisé et par entreprise pour faciliter leur consultation
🔑 Idéal pour : les équipes financières des hôtels, les fournisseurs, les professionnels de l'administrateur qui ont besoin d'un moyen sécurisé et rationalisé pour collecter et gérer les informations de paiement.
📮ClickUp Insight : 30 % des travailleurs estiment que l'automatisation pourrait leur faire gagner 1 à 2 heures par semaine, tandis que 19 % estiment qu'elle pourrait leur permettre de débloquer 3 à 5 heures pour se concentrer sur du travail plus approfondi.
Même ces petits gains de temps s'additionnent : deux heures gagnées par semaine équivalent à plus de 100 heures par an, du temps qui pourrait être consacré à la créativité, à la réflexion stratégique ou au développement personnel. 💯
Grâce aux agents IA et à ClickUp Brain de ClickUp, vous pouvez automatiser les flux de travail, générer des mises à jour de projet et transformer vos notes de réunion en étapes concrètes, le tout au sein de la même plateforme.
Pas besoin d'outils ou d'intégrations supplémentaires : ClickUp rassemble tout ce dont vous avez besoin pour automatiser et optimiser votre journée de travail en un seul endroit.
💫 Résultats concrets : RevPartners a réduit de 50 % ses coûts SaaS en consolidant trois outils dans ClickUp, obtenant ainsi une plateforme unifiée avec plus de fonctionnalités, une collaboration plus étroite et une source unique d'informations plus facile à gérer et à adapter.
5. Modèle d'historique des paiements ClickUp
La transparence des paiements renforce la confiance des invités et simplifie le rapprochement. Le modèle d'historique des paiements ClickUp vous aide à organiser vos factures et vos paiements et à les suivre facilement.
Grâce à des tableaux visuels, un tri automatisé et des notifications en temps réel, ce modèle vous évite d'avoir à saisir manuellement les données. Chaque entrée de paiement comprend la date, le mode de paiement, l'identifiant de référence et les détails de la réservation correspondante. Cet historique peut être filtré par invité ou par intervalle afin de faciliter la création de rapports et les audits.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Liez les transactions liées aux factures et aux reçus
- Utilisez les journaux pour résoudre les litiges ou confirmer les soldes
- Conservez un enregistrement achevé de tous les services hôteliers fournis par le fournisseur à chaque client
- Surveillez l'historique des paiements pour identifier les tendances et améliorer votre flux de trésorerie
🔑 Idéal pour : les directeurs d'hôtel, les équipes financières et les coordinateurs de services qui souhaitent disposer d'un système rationalisé pour gérer, suivre et analyser l'historique du paiement.
📚 À lire également : Comment facturer un client : méthodes professionnelles pour gérer le processus de facturation
6. Modèle de journal comptable ClickUp
La gestion des finances d'un hôtel est un travail minutieux et souvent manuel. Le modèle de journal comptable ClickUp réduit la charge de travail des comptables hôteliers. Il vous offre un point de départ pour suivre les dépenses, les recettes, les taxes et les ajustements dans un grand livre organisé. Cela facilite la visualisation des données financières, ce qui permet de prendre des décisions éclairées, de suivre les changements au fil du temps et de comprendre les performances de votre hôtel.
Vous pouvez également les utiliser pour préparer des relevés mensuels ou exporter des données vers des systèmes de compte externes.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Enregistrez vos revenus et vos dépenses dans des catégories claires
- Suivez les ajustements et les corrections pour plus de transparence
- Préparez les données pour les déclarations fiscales et les examens financiers
- Créez des dépendances pour gérer et rationaliser le processus comptable de votre hôtel
- Assistance au marquage par catégorie, vous permettant de trier les transactions par revenus des chambres, restauration, entretien ménager, etc
🔑 Idéal pour : les comptables d'hôtels, les équipes financières et les propriétaires de petits hôtels qui recherchent un moyen efficace de gérer leurs registres financiers quotidiens et d'obtenir des informations sur les performances de leur entreprise.
7. Modèle de reçu d'hôtel par Jotform
Comme son nom l'indique, le modèle de reçu d'hôtel de Jotform optimise le processus de paiement et de départ de votre hôtel grâce à une mise en forme prête à l'emploi. Il vous aide à enregistrer rapidement et précisément les informations relatives aux invités, aux frais de chambre et au paiement.
Il comprend également des sections personnalisables pour les logos, les conditions générales et les messages de remerciement.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Générez un nombre de reçu unique pour chaque transaction à l'aide d'un widget d'identifiant séquentiel
- Créez une base de données complète de toutes les transactions hôtelières pour une meilleure organisation
- Intégrez-les à vos systèmes de paiement et plateformes de réservation
- Permet de standardiser la génération des reçus tout en offrant une grande flexibilité en tant que fournisseur, prestataire, pour différents scénarios de réservation
🔑 Idéal pour : les directeurs d'hôtel, les équipes de réception et les professionnels de l'hôtellerie qui souhaitent accélérer la facturation et créer des reçus organisés et professionnels.
📚 À lire également : Demandes de paiement : comment demander un paiement à un client de manière professionnelle
8. Modèle de formulaire de remboursement d'acompte d'hôtel par Jotform
Sans système, le remboursement des acomptes peut prendre beaucoup de temps. Le modèle de formulaire de remboursement d'acompte d'hôtel de Jotform permet aux invités de demander le remboursement d'un acompte, tandis que le personnel peut enregistrer les approbations et suivre l'état du paiement.
Garantissant transparence et cohérence, ce formulaire vous aide à recueillir les informations essentielles, telles que les coordonnées, les détails du compte et le motif du remboursement, le tout en un seul endroit. Il dispose même d'options personnalisées et d'une interface conviviale pour organiser les remboursements des invités.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Suivez les approbations et les échéanciers de traitement, et conservez les traces des communications relatives aux remboursements
- Synchronisez les réponses aux formulaires avec votre CRM ou exportez-les et imprimez-les en un seul clic
- Intégrez Stripe ou Square pour accepter ou rembourser les paiements par carte de crédit en toute sécurité
🔑 Idéal pour : les directeurs d'hôtel, les équipes financières et le personnel de réception qui ont besoin d'un moyen fiable pour collecter et traiter les demandes de remboursement de caution.
➡️ En savoir plus : Meilleur logiciel CRM pour les hôtels
9. Modèle de reçu d'hôtel par Template.net
Le modèle de reçu d'hôtel de Template.net vous aide à enregistrer et à présenter toutes les dépenses liées à l'hôtel dans une mise en forme professionnelle qui inclut les éléments détaillés, les détails du paiement et les informations sur les invités.
Conçus pour être facilement imprimés et envoyés par e-mail, ces modèles peuvent être personnalisés pour correspondre à l'image de marque de votre hôtel. Vous pouvez également fournir à vos invités des copies imprimées ou numériques pour une expérience de facturation fluide. Le modèle prend en charge le détail des dépenses pour une transparence totale dans chaque transaction.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Générez rapidement des reçus personnalisés et archivez des copies numériques à des fins comptables
- Associez et effectuez la modification en cours de vos documents en toute simplicité à l'aide de MS Word ou Google Docs
- Incluez les descriptions des services avec la quantité, le prix et le total pour chaque élément, comme les tarifs des chambres
🔑 Idéal pour : le personnel hôtelier, les équipes de réception et les services de facturation qui souhaitent générer et remplir des reçus précis et personnalisés pour leurs invités.
🔎 Le saviez-vous ? Dans l'Antiquité, on utilisait des bâtons de comptage pour enregistrer des nombres, des quantités et des messages.
🎁 À lire également : Comment utiliser l'IA en comptabilité (cas d'utilisation et outils)
10. Modèle de reçu de caisse d'hôtel par Template. net
Le modèle de reçu de caisse d'hôtel de Template.net offre un format clair pour enregistrer avec précision les transactions en espèces. Il comprend des sections pour la date, le montant, l'objet du paiement et les champs de signature.
Le modèle vous aide à enregistrer les coordonnées de l'invité, les services utilisés, les taxes applicables et les informations de paiement, le tout dans un reçu imprimable ou partageable. En résultat, vous améliorez l'expérience de l'invité grâce à des informations personnalisées et vous assurez la cohérence de tous les reçus.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Fournissez à vos invités une preuve de paiement professionnelle
- Ajoutez des commentaires pour noter les ajustements ou les demandes spéciales
- Utilisez des éléments visuels ou de marque pour rendre le reçu plus attrayant
🔑 Idéal pour : Les équipes de réception et le personnel chargé de la facturation qui souhaitent créer facilement des reçus professionnels et conviviaux pour les invités.
➡️ En savoir plus : Meilleur logiciel de facturation horaire (avis et tarifs)
11. Modèle de reçu officiel d'hôtel de marque par Canva
Le modèle de reçu officiel d'hôtel de marque par Canva combine un design élégant et une journalisation pratique, créant ainsi un reçu qui renforce votre marque. Utilisez-le pour enregistrer tous les détails de la facture, y compris les informations sur les invités, les services et les résumés de paiement.
Comme il s'agit d'un modèle Canva, vous pouvez facilement personnaliser les polices de caractère, les couleurs et les icônes afin de refléter l'image de marque de votre hôtel et d'offrir une expérience cohérente à vos invités.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Incluez les coordonnées de l'hôtel pour les requêtes relatives au séjour ou l'assistance
- Collaborez avec votre équipe pour effectuer des modifications en cours et donner des approbations en temps réel
- Ajoutez des liens et des commentaires directement sur le reçu pour plus de clarté et de coordination
🔑 Idéal pour : les directeurs d'hôtel, les équipes de conception et le personnel de réception qui souhaitent créer des reçus professionnels à l'image de leur marque afin de renforcer la confiance des invités et la collaboration au sein de l'équipe.
12. Modèle de facture de réservation d'hôtel par Template. net
Le modèle de facture de réservation d'hôtel de Template.net vous permet de fournir à vos invités une ligne de paiement pour tous les services utilisés pendant leur séjour et vos coordonnées pour faciliter la communication.
Ce modèle de facture simplifie la facturation en combinant les détails de la réservation avec un récapitulatif détaillé du paiement. Il comprend des champs pour les tarifs des chambres, les taxes, les acomptes et les instructions de paiement.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Incluez les conditions générales ainsi que les détails du paiement afin d'éviter toute confusion
- Précisez les délais de paiement et les politiques de dépôt
- Personnalisez-les pour les réservations de groupe ou individuelles
🔑 Idéal pour : Les équipes de réception et le personnel chargé de la facturation qui souhaitent créer des factures détaillées et personnalisées afin d'améliorer la clarté et la satisfaction des invités.
➡️ En savoir plus : Modèles gratuits de factures commerciales pour simplifier la facturation
13. Modèle de reçu de paiement anticipé par Vyapar
Le modèle de reçu de paiement anticipé de Vyapar permet de documenter de manière professionnelle les fonds reçus à l'avance de la part des clients et des fournisseurs. Il vous aide à présenter un registre organisé qui renforce la confiance et donne une impression positive de votre entreprise.
Le modèle propose un format permettant d'inclure toutes les informations essentielles, telles que le nom de l'entreprise, les informations sur le client, le numéro de facture et le détail des frais.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Envoyez des rappels de paiement automatisés pour maintenir votre trésorerie
- Proposez plusieurs modes de paiement, notamment les espèces, les chèques, les virements bancaires et les paiements en ligne
- Utilisez le cryptage pour protéger les données financières et personnelles sensibles
🔑 Idéal pour : les propriétaires d'hôtels, les équipes financières et les gestionnaires de comptes qui souhaitent émettre des reçus de paiement anticipé professionnels et conserver des registres financiers sécurisés et transparents.
🧠 Fait intéressant : 39 % des hôtels sont confrontés à une gestion inefficace des flux de travail en raison d'un manque de structure, d'automatisation et d'analyse.
14. Modèle de confirmation de réservation par bnbholiday
Le modèle de confirmation de réservation de bnbholiday est idéal pour les locations de vacances, les chambres d'hôtes et les petits hôtels qui souhaitent gérer efficacement leurs réservations. Il enregistre automatiquement les demandes de réservation dans votre calendrier, afin que toutes les informations essentielles soient clairement consignées.
Les invités peuvent recevoir les détails de leur réservation, y compris l'acompte versé et le solde dû. Cela réduit la confusion à l'arrivée et fournit une assistance pour des enregistrements plus fluides.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Ajoutez des informations supplémentaires sur le séjour, telles que l'heure d'arrivée ou les équipements disponibles
- Imprimez ou téléchargez la confirmation au format PDF pour le partage facile
- Créez des sections dédiées aux informations sur l'hôtel et sur les invités afin d'éviter toute confusion
🔑 Idéal pour : les propriétaires de petits hôtels, les gérants de chambres d'hôtes et les gestionnaires immobiliers qui souhaitent rationaliser les confirmations de réservation et améliorer l'expérience de l'invité.
15. Modèle de reçu de réservation de location de vacances par AllBusinessTemplates
Le modèle de reçu de réservation de location de vacances d'AllBusinessTemplates facilite la création de factures de location professionnelles et cohérentes. Avec des sections dédiées aux détails de la réservation, aux frais et aux informations sur le séjour, le modèle garantit la transparence des locations à court terme.
De plus, les options de couleur offrent un aspect soigné qui améliore l'expérience de vos invités.
🌟 Pourquoi vous allez l'adorer :
- Ajoutez des notes à l'intention des propriétaires pour le partage d'instructions spéciales ou de mises à jour
- Enregistrez clairement l'historique des dépôts et des paiements
- Fournissez à vos invités un historique achevé des transactions
🔑 Idéal pour : les propriétaires de locations de vacances, les propriétaires de motels, les gestionnaires immobiliers et les hôtes qui souhaitent fournir à leurs invités des reçus de réservation bien organisés et personnalisés.
📚 À lire également : Comment créer un rapport de dépenses dans Excel
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Les modèles de reçus d'hôtel vous permettent d'organiser votre facturation de manière cohérente et professionnelle. Ils simplifient le processus de facturation en incluant toutes les informations essentielles dans une mise en forme prête à l'emploi.
Cependant, avec ClickUp, la gestion des factures d'hôtel devient encore plus facile.
Vous avez accès à des modèles personnalisables, à une collaboration en temps réel et à ClickUp Brain pour garantir un processus de facturation fluide. De plus, comme ClickUp dispose d'un contexte complet de votre travail, vous pouvez centraliser et optimiser votre système de facturation, améliorant ainsi à la fois la précision de votre comptabilité et la satisfaction de vos invités.
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