L'engagement des employés est souvent plus facile à dire qu'à faire.
En effet, une étude menée par Gartner HR montre également que 70 % des employés se sentent démotivés parce que leurs commentaires sont ignorés. Ce manque de connexion peut avoir un impact direct sur la productivité, la fidélisation et la réussite globale de l'entreprise.
La communication interne peut faire une différence significative à cet égard, mais pas sans les informations, les données et l’assistance appropriés.
C'est là que l'IA intervient dans la communication interne. De l'analyse des commentaires des employés à la fourniture d'informations précieuses basées sur des données, les outils de communication basés sur l'IA aident les communicants internes à créer des stratégies de communication plus engageantes et plus réactives.
Dans cet article, nous explorerons les cas d'utilisation de l'IA et la manière dont elle transforme la communication interne, les cas d'utilisation pratiques pour combler les lacunes en matière de communication et les principaux défis à prendre en compte.
Comment l'IA améliore la communication interne
Une communication interne efficace consiste à maintenir la connexion, l'information et l'engagement de vos employés. Mais pour vraiment y parvenir, vous devez aller au-delà des mises à jour quotidiennes : vous devez garder un œil sur la dynamique interne de votre organisation et sur les tendances générales en matière de communication.
Cela implique de comprendre le sentiment des employés, le suivi des indicateurs d'engagement et l'anticipation des besoins en matière de communication. Cela a un impact sur tout, de l'alignement du leadership à la collaboration au sein des équipes.
La clé réside ici dans la collecte de données, l'identification de tendances et l'exploitation de ces informations pour élaborer des stratégies de communication plus intelligentes et plus efficaces. Ce faisant, vous communiquez, renforcez l'engagement et favorisez la réussite de votre entreprise.
Mais que se passerait-il si les entreprises pouvaient transformer les commentaires en actions et les faire plus rapidement ?
L'IA peut ici intervenir comme l'assistant idéal pour exécuter des tâches de manière plus intelligente et plus rapide, garantissant une communication claire et percutante. Voici comment une IA centrée sur l'humain peut vous offrir de l'assistance :
- Apprentissage automatique : extrait des informations utiles à partir des modèles de communication des employés, tels que les niveaux d'engagement, les tendances en matière de feedback et la consommation d'informations.
- Modélisation prédictive : prédit les besoins des employés en matière de communication, anticipe les défis potentiels et effectue des prévisions sur l'impact des initiatives.
- Traitement du langage naturel (NLP) : fournit une assistance instantanée grâce à des chatbots et des assistants virtuels, répond aux questions des employés et fournit des communications personnalisées.
- Analyse des sentiments : suit les commentaires des employés et effectue le suivi des canaux de communication afin d'évaluer les préoccupations et d'ajuster les stratégies en conséquence.
- Analyse de scénarios : simule des scénarios de communication, tels que des changements organisationnels ou des crises, afin d'aider à planifier des stratégies proactives.
👀 Le saviez-vous ? Les milléniaux, en particulier ceux âgés de 35 à 44 ans, sont les premiers à adopter l'IA au sein de la population active. Pas moins de 62 % de cette tranche d'âge déclarent posséder des compétences avancées en IA. En revanche, si la génération Z (18-24 ans) se familiarise de plus en plus avec cette technologie, seuls 50 % de ses membres affirment posséder un niveau élevé d'expertise en IA. Les baby-boomers de plus de 65 ans affichent le taux d'adoption le plus faible, avec seulement 22 % d'entre eux déclarant avoir des compétences significatives en matière d'IA.
Comment utiliser l'IA pour la communication interne
Lorsqu'on lui a demandé pourquoi il se sentait démotivé, un employé a admis: « En général, je manque d'informations précises et complètes, et cela me met mal à l'aise de devoir les rechercher, surtout lorsque je ne sais pas à qui m'adresser. »
Pour relever ce défi de communication interne et améliorer l'expérience des employés, voici quelques cas d'utilisation pratiques de l'IA que vous pouvez mettre en œuvre :
1. Intégration et formation personnalisées
Au-delà de la simple compilation de ressources, votre équipe peut tirer parti de l'IA pour offrir une expérience d'apprentissage plus personnalisée. L'IA peut adapter les supports d'intégration et les modules de formation en analysant les profils des nouvelles recrues afin de les adapter à leurs rôles et à leurs services.
Cela signifie que les nouveaux employés obtiennent plus rapidement les informations dont ils ont besoin, ce qui les aide à s'intégrer rapidement, à réduire leur temps d'adaptation et à se sentir impliqués dès le premier jour.
📌 Exemple : un employé peut demander à un chatbot « Comment puis-je demander un congé ? » et recevoir instantanément des instructions et des liens vers les formulaires appropriés sans avoir à contacter les RH.
2. Actualités et mises à jour internes automatisées
Les annonces de l'entreprise, les mises à jour sur les projets et les actualités du secteur peuvent sembler banales. Cependant, un fil d'actualité personnalisé permet à chacun de rester informé sans être submergé, garantissant ainsi que les employés restent connectés et engagés.
📌 Exemple : l'équipe commerciale peut utiliser l'IA comme assistant personnel et lui demander de fournir des informations sur le lancement d'un nouveau produit dans un résumé quotidien automatisé.
3. Analyse des sentiments à partir des commentaires des employés
Utilisez des outils d'IA pour analyser les sondages auprès des employés, les formulaires de commentaires et même les publications sur les réseaux sociaux internes afin d'évaluer leur sentiment. L'IA peut repérer les thèmes récurrents, les problèmes potentiels et même le ton des commentaires, vous aidant ainsi à comprendre ce que pensent réellement vos employés.
C'est l'outil d'IA idéal pour les RH. Il permet d'intervenir de manière proactive et de clarifier le moral des employés avant que des problèmes mineurs ne deviennent plus importants.
📌 Exemple : si l'IA détecte une recrudescence des sentiments négatifs liés à une nouvelle politique de l'entreprise, les RH peuvent rapidement répondre aux préoccupations par des messages personnalisés et des ajustements de la politique.
4. Chatbots internes alimentés par l'IA pour une assistance instantanée
Les communicateurs internes peuvent utiliser des chatbots IA pour répondre aux questions courantes des employés. Ces bots fournissent une assistance instantanée, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui réduit la charge de travail des équipes d'assistance et permet de regrouper tous les supports de communication en un seul endroit.
Déterminer comment influencer concrètement l'engagement des employés est une priorité importante, car celui-ci a un impact significatif sur plusieurs résultats clés de l'entreprise.
Déterminer comment influencer concrètement l'engagement des employés est une priorité importante, car celui-ci a un impact significatif sur plusieurs résultats clés de l'entreprise.
5. Campagnes de communication ciblées pour la gestion du changement
Un assistant IA peut segmenter les employés par rôle, service et préférences de communication, afin de s'assurer qu'ils reçoivent des messages ciblés lors des changements organisationnels. Il peut également suivre les indicateurs d'engagement afin d'affiner les messages et d'améliorer l'efficacité des campagnes.
📌 Exemple : si vous mettez en place un nouveau système de gestion des performances, l'IA peut analyser les données afin de comprendre les commentaires passés des employés et d'identifier ceux qui sont réticents au changement. Elle peut ensuite envoyer des messages personnalisés pour répondre à leurs préoccupations et mettre en avant les avantages du nouveau système.
6. Traduction et accessibilité du contenu
Les entreprises qui ont une culture inclusive voient l'engagement de leurs employés augmenter de 83%. Pour y arriver, utilisez des outils de traduction basés sur l'IA pour traduire les messages et générer automatiquement des sous-titres pour les vidéos. Comme ça, tout le monde reste informé, peu importe la langue ou les obstacles à l'accessibilité.
📌 Exemple : une entreprise internationale peut utiliser l'IA pour traduire automatiquement les messages de son manuel de l'employé en plusieurs langues, garantissant ainsi que tous les employés ont accès aux mêmes informations. Les sous-titres générés par l'IA pour les vidéos de formation les rendront accessibles aux employés malentendants.
7. Optimisation des connaissances et de la recherche
Les algorithmes d'IA basés sur l'apprentissage automatique peuvent optimiser la base de connaissances de l'entreprise, facilitant ainsi la recherche d'informations pour les employés. En fonction des recherches effectuées par les employés, ils peuvent également suggérer des contenus pertinents et des lectures complémentaires.
Ce processus améliorera le partage des connaissances et réduira le temps passé à rechercher des informations.
📌 Exemple : si plusieurs employés recherchent « politique de télétravail », l'IA peut mettre en avant ce document et recommander des articles connexes sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et les outils de collaboration à distance.
8. Analyse et transmission des commentaires sur les performances
Les systèmes IA peuvent analyser de grands volumes d'évaluations de performances. Ils permettent de fournir un retour d'information à 360 degrés et de projeter les contributions afin d'identifier des tendances et de fournir un retour d'information personnalisé aux employés. Ce système peut également suggérer des opportunités de développement en fonction des forces et des faiblesses individuelles.
En combinant ces éléments, vous obtiendrez une gestion des performances et un développement des employés davantage axés sur les données.
📌 Exemple : l'IA peut compiler les commentaires provenant de plusieurs sources et générer un résumé mettant en évidence les points forts d'un employé en matière de gestion de projet et les domaines à améliorer en matière de communication.
➡️ À lire également : Comment utiliser l'IA dans les e-mails (cas d'utilisation et outils)
Utilisation d'un logiciel d'IA pour la communication interne
Près de 60 % des cadres supérieurs trouvent difficile d'adapter leurs stratégies de communication d'entreprise, tandis que près de la moitié des chefs d'entreprise admettent qu'ils sont déconnectés des préoccupations de leurs employés.
Ce décalage peut coûter cher, mais l'analyse des données et des sentiments basée sur l'IA peut changer la donne en effectuant le suivi des commentaires des employés et des tendances en matière d'engagement. Avec le bon logiciel de communication interne, les entreprises peuvent anticiper les problèmes, affiner leurs stratégies de communication et renforcer la connexion globale.
Investissez dans une IA connectée qui unifie votre environnement de travail.
Pour les professionnels de la communication interne, les assistants intelligents tels que ClickUp Brain peuvent changer la donne en matière de tâches répétitives, en améliorant l'accessibilité des connaissances et en renforçant l'engagement.
C'est la recette secrète pour une stratégie de communication plus efficace et performante sur le lieu de travail.
Ce système d'IA connecté est un hub central qui s'intègre de manière transparente aux outils de travail et aux bases de connaissances. Il offre des fonctionnalités telles que :
1. Réponses instantanées alimentées par l'IA pour les employés
Au lieu d'attendre les réponses des RH ou du service informatique, les employés peuvent utiliser ClickUp Brain pour obtenir des réponses rapides sur les politiques de l'entreprise, les soldes de congés payés, le statut des projets, etc. Brain explore votre environnement de travail et les wikis de l'entreprise stockés dans la plateforme pour trouver les réponses, les clauses de non-responsabilité et même les fichiers pertinents pour vos questions.
Conclusion : vous posez des questions à l'aide de la fonctionnalité Ask IA n'importe où dans votre environnement de travail. Plus besoin de vous demander quoi faire !
📌 Exemple : un nouvel employé souhaite connaître le format correct pour soumettre son rapport final. Au lieu d'envoyer un e-mail au chef d'équipe ou au responsable, il pose la question à ClickUp Brain et obtient une réponse immédiate et précise, basée sur les directives de l'entreprise.
2. Notes de réunion, résumés et éléments à prendre en compte automatisés
La plupart de nos réunions sont dispersées entre plusieurs outils : appels sur Zoom, notes dans Google Docs ou Notion, suivi des tâches sur des plateformes telles que ClickUp ou Asana. Ces changements constants créent des frictions, des détails manqués et un surcroît de travail simplement pour rester alignés. ClickUp change cela en intégrant les réunions directement dans votre flux de travail. Grâce à ses appels audio et visio intégrés, il n'est plus nécessaire d'activer/désactiver les plateformes.
Il existe également ClickUp AI Notetaker, qui permet de saisir et de résumer les points clés des discussions en temps réel. Une fois la réunion terminée, ClickUp Brain peut aider à transformer ces notes en tâches concrètes à l'aide d'une simple invite, ce qui facilite le passage de la discussion à l'exécution. Tout reste au même endroit, directement lié à vos projets et à vos échéanciers.
3. Création et modification en cours de contenu intelligent
Au lieu de passer d'un assistant de rédaction à un correcteur grammatical ou à un outil d'aide à la rédaction IA, tout regrouper au même endroit vous permet de gagner du temps et de fluidifier votre flux de travail. Grâce à des outils tels que l'IA Writer de ClickUp Brain, les équipes peuvent rédiger des messages ciblés, des objets d'e-mails, des mises à jour d'entreprise ou des changements de politique à l'aide d'instructions simples et naturelles, sans avoir à maîtriser des commandes complexes ou à rechercher le contexte au préalable.
Et comme cette fonctionnalité est intégrée à votre environnement de travail, vous n'avez pas besoin d'installer une nouvelle extension pour vérifier l'orthographe ou peaufiner vos textes. L'IA intégrée permet à tous les membres de l'équipe d'écrire avec clarté et confiance, directement dans leur environnement de travail.
4. Regroupez vos discussions, annonces, appels et mises à jour dans un seul et même espace
Vos annonces et discussions internes sont-elles dispersées entre différentes applications, plateformes et une centaine de salons de discussion ? Cela peut rendre la recherche d'informations pertinentes plus difficile.
Au lieu de jongler entre plusieurs applications, les employés peuvent communiquer, collaborer et gérer leur travail en un seul endroit, ClickUp Chat, garantissant ainsi que les discussions débouchent sur des actions concrètes.
Les agents IA Autopilot de ClickUp Brain fonctionnent avec ClickUp Chat pour améliorer la communication sans perdre le contexte. Par exemple, ClickUp Brain analyse les longs fils de discussion et génère des résumés concis, aidant ainsi les employés à prendre rapidement connaissance des points clés.
Il peut également suggérer des réponses et affiner les messages, garantissant ainsi clarté et professionnalisme. Le plus intéressant ? Vous pouvez convertir les discussions en tâches, attribuer des propriétaires et lier des documents connexes, réduisant ainsi les suivis manuels.
ClickUp Chat simplifie également les tâches quotidiennes grâce à :
- Résumés instantanés : résumez rapidement de longs fils de discussion pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
- Points clés à retenir : extrayez automatiquement les points importants ou les décisions des discussions.
- Générez des éléments à mener : transformez les points de discussion en tâches ou en suivis d'un simple clic.
- Brouillons rapides : demandez à l'IA de vous aider à rédiger des réponses, des mises à jour ou des suivis directement dans le chat.
💡 Conseil de pro : utilisez la recherche connectée ClickUp pour trouver rapidement n'importe quel document, tâche ou discussion dans toutes vos applications professionnelles connectées. Il vous suffit de saisir ce dont vous avez besoin et ClickUp Brain vous fournira les résultats les plus pertinents, en résumant même les informations clés.
5. Intégrez la messagerie asynchrone dans votre stratégie de communication interne
Les messages vidéo asynchrones sont un excellent moyen de communiquer des mises à jour, de partager des annonces ou de fournir des commentaires, en particulier lorsque vous travaillez avec des équipes réparties dans différents fuseaux horaires. Ils permettent à chacun de se mettre à jour à sa convenance, sans manquer de contexte important.
Avec ClickUp Clips, la communication asynchrone devient encore plus puissante. L'outil transcrit automatiquement vos clips vidéo, les rendant recherchables par mots-clés ou moments spécifiques, afin que vos collègues puissent rapidement trouver les parties qui comptent le plus.
Les clips sont également organisés automatiquement dans un hub central, et l'IA aide à les nommer et à les classer pour faciliter leur récupération. Que vous effectuiez des rapports sur un bug ou partagiez une mise à jour, il vous suffit d'enregistrer une courte vidéo, et l'IA générera même une tâche à partir de celle-ci.
C'est un moyen intelligent de tout organiser et de vous assurer que vos messages sont faciles à consulter sans avoir besoin de réunions supplémentaires ou de longs suivis.
💟 Bonus : optimisez vos flux de travail de communication interne en intégrant plusieurs LLM (tels que ChatGPT, Claude ou Gemini) directement dans votre environnement de travail. Combinez cela avec des outils de recherche Web intégrés pour réfléchir, effectuer des recherches et générer du contenu, le tout sans jamais quitter ClickUp. Que vous rédigiez des e-mails, analysiez des données ou élaboriez des projets, activez/désactivez les modèles et consultez les résultats de recherche en temps réel pour tirer le meilleur parti de chaque outil. ✨
Samantha Dengate, chef de projet senior chez Diggs, a structuré leur communication avec ClickUp :
Avant ClickUp, les réunions et les échanges incessants d'e-mails conduisaient à un trou noir où les éléments étaient laissés de côté et ignorés. De ce fait, les tâches n'étaient pas examinées à temps et personne ne savait où en était le développement créatif. Désormais, tous les membres de l'équipe peuvent clairement voir quand les actions doivent être réalisées, discuter et collaborer dans le cadre des tâches.
Avant ClickUp, les réunions et les échanges incessants d'e-mails conduisaient à un trou noir où les éléments étaient laissés de côté et ignorés. De ce fait, les tâches n'étaient pas examinées à temps et personne ne savait où en était le développement créatif. Désormais, tous les membres de l'équipe peuvent clairement voir quand les actions doivent être réalisées, discuter et collaborer dans le cadre des tâches.
➡️ À lire également : L'IA sur le lieu de travail : comment améliorer la productivité et l'efficacité
Défis et considérations liés à la mise en œuvre de l'IA dans la communication interne
La communication interne basée sur l'IA semble pouvoir résoudre tous les problèmes liés à la communication sur le lieu de travail. Cependant, elle comporte son lot de défis.
Avant de mettre en œuvre ces processus, prenez en compte ces obstacles et adaptez vos solutions :
1. Confidentialité des données
Environ 50 % des employés américains s'inquiètent de l'inexactitude et 40 % s'inquiètent de la violation de la propriété intellectuelle lors de la mise en œuvre de l'IA générative dans la communication interne.
Pour résoudre ce problème, les organisations doivent :
- Assurez la conformité avec les lois sur la protection des données telles que le RGPD ou le CCPA afin de protéger les informations des employés.
- Mettez en place un cryptage et des contrôles d'accès pour empêcher toute violation non autorisée des données.
- Soyez transparent avec vos employés sur la manière dont l'IA traite et stocke leurs données de communication.
➡️ À lire également : Modèles gratuits de plans de communication de projet : Excel, Word et ClickUp
2. Résistance à l'adoption
Selon certains rapports, 70 % des employés ont besoin d'améliorer leurs compétences pour utiliser l'IA dans leurs processus de travail. Naturellement, cet écart les remplit de craintes quant à la sécurité de leur emploi, de doutes quant à la fiabilité et d'un certain malaise face à l'automatisation. Pour faciliter la transition, les entreprises peuvent :
- Communiquez sur le rôle de l'IA en tant qu'outil d'assistance, et non comme un substitut à l'interaction humaine.
- Proposez des formations et des programmes d'intégration pour montrer à vos employés comment l'IA peut simplifier leurs flux de travail (au sein de l'écosystème ClickUp, vous pouvez utiliser ClickUp University pour les formations).
- Recueillez régulièrement des commentaires afin de répondre aux préoccupations et d'affiner les implémentations de l'IA.
👀 Le saviez-vous ? 78 % des employés déclarent que l'accès à des opportunités de formation influence leur décision de changer d'emploi.
3. Intégration avec les outils existants
L'une des principales causes du chaos communicationnel réside dans la dispersion des canaux de communication entre plusieurs outils. Pour regrouper toutes les informations au même endroit, optez pour une plateforme unifiée offrant de nombreuses intégrations.
Par exemple, les intégrations ClickUp sont compatibles avec plus de 1 000 outils professionnels.
Pour une transition en douceur :
- Tirez parti des outils d'IA compatibles avec les API qui offrent une connexion parfaite avec les logiciels existants.
- Lancez des programmes pilotes avant le déploiement à grande échelle afin de tester l'efficacité de l'intégration.
- Surveillez les performances et affinez les flux de travail pour vous assurer que l'IA améliore la communication au lieu de la compliquer.
➡️ À lire également : Comment utiliser l'IA dans la gestion de projet (cas d'utilisation et outils)
Tendances futures en matière d'IA et de communication interne
À mesure que l'IA continue d'évoluer, son rôle dans la communication interne ira au-delà de l'automatisation. Attendez-vous à une analyse des sentiments plus intelligente, à des messages hyper-personnalisés et à des informations prédictives, permettant aux entreprises de renforcer l'engagement, de répondre aux préoccupations et de favoriser des connexions professionnelles plus solides que jamais. Voici un aperçu de l'avenir de la communication interne basée sur l'IA :
Remédier à la surcharge d'informations
L'un des principaux obstacles identifiés est le volume considérable de messages auxquels les employés sont confrontés. Au moins 43 % des communicateurs internes ont souligné que la surcharge d'informations constituait un défi majeur.
L'IA générative peut vous aider en :
- Filtrer et hiérarchiser le contenu en fonction de sa pertinence et des rôles des employés
- Créer des résumés personnalisés des messages clés, en veillant à ce que les mises à jour importantes ne soient jamais manquées.
Par exemple, une IA d'analyse de données peut scanner votre boîte de réception et votre chat interne, puis créer un briefing matinal concis mettant en évidence les messages urgents, les réunions à venir et les mises à jour importantes adaptées à votre rôle.
📮 ClickUp Insight : 88 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage utilisent l'IA pour leurs tâches, mais plus de 50 % hésitent à l'utiliser au travail. Les trois principaux obstacles sont le manque d'intégration transparente, le manque de connaissances et les préoccupations en matière de sécurité.
Mais que se passe-t-il si l'IA est intégrée à votre environnement de travail et est déjà sécurisée ? ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à ClickUp, rend cela possible. Il comprend les invites en langage naturel, résolvant ainsi les trois préoccupations liées à l'adoption de l'IA tout en effectuant la connexion de vos chats, tâches, documents et connaissances dans l'ensemble de l'environnement de travail. Trouvez des réponses et des informations en un seul clic !
Expérimenter de nouveaux supports
Selon le rapport, de nombreuses organisations se tournent vers d'autres moyens que les e-mails et les réunions. Les vidéos courtes, les podcasts interactifs et même les expériences immersives en réalité augmentée/réalité virtuelle apparaissent comme des alternatives efficaces.
Ce changement permet de répondre à diverses préférences en matière de communication et de réduire la surcharge d'informations, ce qui, au final, renforce l'engagement des employés.
23 % des personnes interrogées décrivent le rôle actuel de l'IA dans la communication interne comme « neutre », tandis que 48 % admettent que les Outils d'IA les ont rendus plus productifs. Quoi qu'il en soit, vous pouvez attendre de l'IA qu'elle :
- Adaptez-vous aux préférences de communication individuelles et offrez une personnalisation accrue.
- Ajustez vos stratégies de communication en fonction des commentaires immédiats et du comportement des employés en temps réel.
- Intégrez cette approche à vos stratégies de leadership afin de mettre en place une communication transparente et percutante au niveau de la direction.
👀 Le saviez-vous ? 58 % des employés déclarent une satisfaction professionnelle accrue et de meilleures relations avec leurs collègues grâce à une communication efficace sur leur lieu de travail.
Améliorez l'expérience de vos employés avec ClickUp
Une communication dispersée peut laisser les employés désorientés et déconnectés. C'est pourquoi il est essentiel de disposer d'une structure claire : elle permet d'harmoniser les équipes, de réduire la surcharge d'informations et d'augmenter la productivité.
Une plateforme unifiée telle que ClickUp peut transformer la manière dont la communication est gérée. Transformez une conversation rapide en tâche, transcrivez automatiquement des enregistrements d'écran ou résumez les mises à jour importantes grâce à l'IA, le tout en un seul endroit.
Prêt à simplifier vos communications internes ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui !