Vous avez du mal à suivre les e-mails, les messages Slack et les annonces à l'échelle de l'entreprise ?
La communication interne peut donner l'impression d'être un travail à temps plein, car pour beaucoup, c'est pratiquement le cas. Entre répondre aux messages, rédiger des notes de service et passer d'une plateforme à l'autre, ces tâches accaparent une grande partie de votre semaine de travail.
42 % des interruptions de travail sont dues à la gestion des e-mails, des réunions et des outils.
L'IA peut changer cela. Avec les bonnes invites, l'IA peut vous aider à rédiger plus rapidement des messages clairs et efficaces, que vous répondiez à une question rapide, que vous annonciez une mise à jour importante ou que vous abordiez un sujet sensible.
Dans ce guide, nous aborderons les meilleures invites, instructions et messages d'IA pour les communications internes et la manière dont ClickUp, l'application Tout-en-un pour le travail, peut vous aider à rationaliser la messagerie, à réduire les allers-retours et à accroître l'efficacité.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Les communications internes consomment une part importante du temps de travail, l'IA offrant des solutions pour rationaliser et améliorer la messagerie
- L'IA peut personnaliser les communications avec les employés, analyser les données et automatiser les messages de routine, améliorant ainsi l'engagement et la clarté
- Des invites, instructions et messages efficaces générés par l'IA sont essentiels pour des communications internes percutantes, notamment les annonces à l'échelle de l'entreprise et les sondages auprès des employés
- Les défis de l'adoption de l'IA comprennent les préoccupations en matière de confidentialité, l'alignement sur la culture de l'entreprise et le maintien d'une touche humaine dans les communications
- L'avenir de l'IA dans les communications internes inclut la personnalisation intelligente des messages et la gestion des flux de travail par l'IA, tout en maintenant l'interaction humaine essentielle
- Les outils d'IA tels que ClickUp peuvent générer des messages, des idées et des stratégies, rendant les communications internes plus efficaces et plus performantes
- ClickUp Brain intègre l'IA dans votre environnement de travail pour améliorer la communication et la gestion de projet
Comment utiliser l'IA dans les communications internes
Avant d'aborder les invites, voici comment les équipes utilisent l'IA pour améliorer les discussions quotidiennes et les mises à jour de l'entreprise :
- Personnalisez les communications avec les employés : Dites adieu aux messages génériques : l'IA ajuste le ton et la livraison en fonction des préférences individuelles pour créer des communications engageantes avec les employés
- Analyser les données et mesurer le sentiment des employés : L'IA interprète les tendances et le sentiment qui se dégagent des récents efforts de communication d'une entreprise ainsi que ses données de productivité, aidant ainsi les managers à prendre des décisions éclairées et à améliorer la dynamique de l'équipe
- Générer et affiner le contenu : l'IA aide à réfléchir à des idées, à créer des grandes lignes de communication et à transformer des concepts approximatifs en un contenu peaufiné et attrayant
- Automatisation des messages de routine : des mises à jour quotidiennes aux annonces et rappels, l'IA planifie et personnalise les communications pour tenir les employés informés
- Récupérez des informations instantanément : l'IA trouve rapidement des documents, des informations et des citations à partir des données de l'entreprise connectée et de la vaste base de données de Google grâce à une simple invite, des instructions
📖 À lire également : Comment utiliser l'IA pour améliorer la productivité
Instructions et invites IA pour les communications internes
Compte tenu de la diversité de ses applications, voici les principales invites, instructions et instructions de l'IA qui faciliteront la rédaction des communications internes pour tous.
1. Invites, instructions, IA pour les annonces à l'échelle de l'entreprise
Les annonces remontent le moral des employés plus rapidement qu'une dose de caféine ne dissipe le blues du lundi. Elles témoignent également de votre engagement en faveur de la confiance et de la transparence.
Essayez ces trois exemples d'invites, d'instructions, d'IA pour des communications percutantes à l'échelle de l'entreprise :
Lancement d'une nouvelle gamme de produits
Le mois prochain, nous lancerons notre nouvelle gamme de produits, [Nom du produit]. Rédigez une annonce à l'échelle de l'entreprise sur la façon dont cela marque un jalon clé pour [Nom de l'entreprise] dans [Industrie/Objectif]. Reconnaissez les contributions des employés et encouragez-les à partager leur enthousiasme. Restez concis, engageant et motivant.
Communiquer un changement de modèle de travail
Annoncez notre passage à un [nouveau modèle de travail] à partir du [date], en précisant les attentes en matière de travail au bureau et de télétravail. Mettez en avant la raison, l'assistance disponible et la manière dont cela s'inscrit dans la validation de la [valeur clé] par [nom de l'entreprise]. Restez concis, engageant et motivant, en demandant aux employés de faire part de leurs commentaires.
Remise d'un prix
Annoncez la réception par [Nom de l'entreprise] du [Nom du prix], qui récompense [Raison de la récompense]. Célébrez cet accomplissement, exprimez votre gratitude aux employés et invitez-les à un évènement festif le [Date] à [Heure], en personne ou virtuellement. Restez concis, engageant et motivant, en invitant les employés à partager leurs réflexions.
💡 Conseil de pro : Gardez à portée de main quelques modèles d'invites, d'instructions, d'instructions d'IA avec des espaces réservés pour les évènements, les dates et les jalons, comme nous le faisons. Lorsqu'il est temps de faire une annonce, remplissez les détails, ajustez le libellé et appuyez sur envoyer.
2. Invites, instructions de l'IA pour les sondages auprès des employés
Le feedback est un excellent moyen de comprendre les besoins de votre organisation, notamment pour contenir l'attrition, stimuler l'engagement et accélérer la croissance.
Et quel meilleur moyen de recueillir les commentaires des employés que des sondages auprès des employés ? Voici trois invites, instructions, de l'IA pour maximiser son impact :
Préparation d'un sondage d'analyse des sentiments
Créez un sondage d'analyse des sentiments pour évaluer la satisfaction des employés à l'égard de [aspect de l'organisation]. Incluez cinq questions concises couvrant des sujets tels que [domaines d'intérêt spécifiques]. Utilisez des options à choix multiples, des évaluations sur une échelle de Likert et une question ouverte pour obtenir des commentaires détaillés. Gardez un ton neutre, encourageant et favorable aux réponses honnêtes.
💡Conseil de pro : Utilisez des sujets de sondage tels qu'un défi santé et bien-être pour surveiller le niveau d'énergie général de vos employés.
Motiver la participation des employés
Rédigez un e-mail de suivi automatisé de la direction pour motiver les employés à participer au [Nom du sondage]. Rassurez les employés sur l'anonymat, mettez en avant les améliorations passées issues du sondage et incluez un lien cliquable vers le sondage. Encouragez les employés à l'achever avant le [Date] et gardez un ton engageant et motivant.
💡 Conseil de pro : Ajoutez quelques informations sur les résultats du sondage, comme les niveaux de participation, dans votre invite, vos instructions. Cela ajoute de la profondeur et du contexte à votre message.
Partage des résultats des sondages avec les employés
Rédigez une communication à l'échelle de l'entreprise pour partager les résultats clés du [nom du sondage], y compris des statistiques telles que [résultats clés]. Exprimez votre gratitude pour la participation, décrivez les actions prévues pour répondre aux commentaires et invitez les participants à apporter des précisions ou des suggestions supplémentaires. Gardez un ton reconnaissant et constructif.
👀 Le saviez-vous ? Environ 21 % des employés aux États-Unis démissionnent en raison de la culture ou de la politique de l'entreprise. Les sondages auprès des employés vous aident à comprendre et à résoudre ces problèmes avant que le roulement du personnel ne fasse dérailler votre organisation.
3. Invites, instructions de l'IA pour mesurer les KPI des communications internes
L'établissement et l'analyse d'indicateurs clés tels que les temps de réponse et les taux d'ouverture des messages permettent de mettre instantanément en évidence la progression des communications internes.
Pour mesurer les indicateurs clés de performance avec un minimum d'intervention humaine, envisagez d'utiliser ces invites, instructions :
Définir les meilleures stratégies, indicateurs clés de performance et canaux de communication interne
Partagez cinq étapes concrètes pour établir les meilleurs indicateurs clés de performance (KPI) de communication interne et sélectionner les canaux les plus efficaces pour les différentes catégories d'employés. Tenez compte de facteurs tels que [outils de communication, préférences des employés, niveaux d'engagement et mécanismes de retour d'information]
🧠 Fait amusant : Si votre invite nécessite une longue réponse, ClickUp Brain créera souvent un document ClickUp en guise de réponse et partagera son lien avec vous, au lieu de renvoyer la réponse dans la fenêtre de discussion. C'est ce qu'on appelle l'efficacité ! 🤯
Détecter et se préparer aux signes de mauvaises performances des indicateurs clés de performance
Identifiez les indicateurs clés et les comportements qui signalent des KPI peu performants liés à [indicateurs de communication ou d'engagement spécifiques]. Incluez des exemples tels que [indicateurs de comportement], et expliquez comment ceux-ci peuvent apparaître dans les grandes organisations.
Création de stratégies à partir du statut actuel des KPI
Partagez cinq stratégies pour améliorer le [statut de l'indicateur de performance clé] de [indicateur actuel] à [indicateur cible] dans un délai de [délai]. Tenez compte de facteurs tels que l'implication des dirigeants, l'amélioration de la communication, les récompenses, la collaboration au sein de l'équipe et les opportunités de développement professionnel.
💡 Conseil de pro : Joignez tous les rapports ou détails pertinents lorsque vous demandez à l'IA d'analyser vos KPI. Des informations et des ensembles de données détaillés aident l'IA à fournir des réponses plus contextuelles et plus précises.
4. Instructions de l'IA pour la création de bulletins d'information internes
Les diffusions régulières par le biais de bulletins d'information internes deviennent des moyens efficaces pour les mises à jour de routine et les articles éducatifs. De plus, grâce aux identifiants de groupe pour les e-mails que de nombreuses entreprises utilisent déjà, les bulletins d'information sont assez simples à envoyer.
Voici quelques invites, instructions, IA à tester pour les professionnels de la communication interne qui ont besoin de moyens créatifs pour créer des bulletins d'information attrayants.
Paramètres des modèles de newsletter
Créer un modèle de newsletter interne mensuelle mettant en avant [sujets clés]. Inclure des sections pour [sections spécifiques telles que le message du PDG, les évènements à venir, etc. ]. Veiller à ce que le ton soit festif, motivant et informatif.
Création d'un calendrier des sujets de la newsletter
Créer un calendrier de 6 mois de sujets de newsletter pour [Focus sur l'entreprise]. Proposer cinq options de sujets mensuels, en veillant à la pertinence par rapport aux évènements à venir tels que [Évènements/forfaits spécifiques].
Liste des idées de conception pour les dispositions et les éléments visuels
Générer des idées de conception pour une newsletter de [nombre de pages] pages. Définir la disposition des articles pour en faciliter la lecture, suggérer des combinaisons de couleurs modernes et recommander une typographie lisible avec un [style de thème].
👀 Le saviez-vous ? Certains outils d'IA, comme Dall-E et SORA, génèrent non seulement du texte, mais aussi des images et des vidéos réalistes ! Cependant, leur précision peut varier. Il est donc préférable de les utiliser lorsque vous n'avez pas d'actifs internes.
5. Invites, instructions et IA pour la communication des dirigeants
Le leadership ne se limite pas à prendre des décisions difficiles ; il consiste également à les communiquer de manière claire et percutante. Qu'il s'agisse de mobiliser les équipes et de remonter le moral ou de prendre des décisions difficiles avec empathie, les paroles d'un leader forment l'orientation de l'organisation.
Si vous souhaitez affiner votre messagerie de direction, ces invites, instructions d'IA faciles à adapter vous aideront à renforcer vos communications internes :
Paramètres de la vision stratégique de l'entreprise
Rédigez une communication de la part de [l'équipe de direction/le PDG] décrivant la [vision stratégique] de l'entreprise pour les [délais] à venir. Mettez en avant les priorités clés, les valeurs fondamentales et la manière dont les employés vont mettre en œuvre la stratégie. Encouragez les commentaires et les suggestions.
Partage des réalisations de l'équipe fonctionnelle
Créez une communication reconnaissant les réalisations de l'équipe fonctionnelle au cours des [Délai] derniers. Mettez en avant les réussites clés, y compris les [Réalisations spécifiques], et les contributions d'autres fonctions telles que les [Fonctions d'assistance]. Mentionnez les initiatives à venir et encouragez le dévouement continu avec un message personnel du [PDG/Direction].
Relever les défis et gérer les crises
Rédigez un message transparent et rassurant du PDG abordant les défis actuels, tels que [Défis spécifiques]. Reconnaissez les facteurs contributifs tels que [Facteurs contributifs] et décrivez les étapes telles que [Actions prévues]. Informez les employés sur la manière dont ils peuvent apporter leur assistance et mettre l'accent sur le travail d'équipe, en les rassurant sur [Assurances clés]. Encouragez une communication ouverte et invitez les employés à faire part de leurs commentaires.
👀 Le saviez-vous ? Les PDG influencent jusqu'à 45 % des performances d'une entreprise. Qu'il s'agisse de tirer le meilleur parti des membres du conseil d'administration ou des employés, la communication peut très bien contribuer à atteindre cet objectif.
6. Invites, instructions de l'IA pour la résolution des conflits
Bien que les conflits sur le lieu de travail soient inévitables, la façon dont vous les gérez peut faire ou défaire la dynamique de l'équipe. Qu'il s'agisse de désamorcer les tensions ou de favoriser la compréhension mutuelle, le bon message peut transformer un désaccord en opportunité de croissance.
Besoin d'aide pour gérer des situations délicates ? Ces invites, instructions de l'IA vous aident à trouver le ton juste et à maintenir la paix :
Combler un manque de communication entre collègues
Rédigez un message de la part d'un [superviseur/manager] encourageant deux employés qui ont des difficultés à communiquer à avoir une discussion ouverte et honnête. Mettez l'accent sur l'écoute active, un espace sûr pour les préoccupations et proposez des ressources de médiation. Soulignez l'assistance de l'entreprise pour résoudre le problème.
Gérer les désaccords dans l'allocation des ressources
Écrivez un message en tant que [Rôle] pour résoudre un conflit entre [Équipe A] et [Équipe B] concernant [Problème de ressource/d'allocation]. Reconnaissez les deux points de vue et proposez une réunion pour aligner les priorités. Soulignez le rôle du leadership pour assurer une distribution équitable des ressources tout en gardant [Objectif du projet] sur la bonne voie.
Demande de médiation en cas de conflit
Rédigez une demande de médiation à l'attention de [Département/Personne] en raison du [Problème] en cours qui n'a toujours pas été résolu. Demandez des conseils pour résoudre le problème de manière professionnelle tout en garantissant le respect mutuel. Soulignez l'importance d'un [Résultat souhaité] et proposez une [Prochaine étape] pour évaluer la progression.
📖 Lire aussi : Les meilleurs outils d'IA pour les ressources humaines
7. Invites, instructions, IA pour les interactions entre employés
Des interactions significatives sur le lieu de travail permettent de créer de véritables connexions au sein de l'équipe, donnant ainsi l'impression que le travail est un jeu.
Voici quelques invites, instructions de l'IA pour débloquer la meilleure communication interpersonnelle avec les membres de votre équipe :
Partage de la reconnaissance entre pairs pour les réalisations
Écrivez un message de félicitations à mon collègue [Nom du collègue] pour avoir mené à bien [Nom du projet]. Soulignez sa réussite, son impact sur l'équipe ou l'entreprise, et comment cela a contribué à la réussite globale. Restez personnel, exprimez votre reconnaissance pour ses contributions et offrez votre assistance pour de futurs projets.
Encourager un membre de l'équipe pour un projet à venir
Écrivez un message encourageant [noms des membres de l'équipe] de [noms des services] à collaborer sur [nom du projet]. Décrivez les objectifs du projet, les résultats attendus et l'importance du travail d'équipe. Soulignez en quoi leur expertise contribuera à la réussite et invitez-les à partager leurs idées ou leurs questions.
Solliciter l'expertise d'un collègue
Écrivez un message à [Nom du collègue] pour l'inviter à partager son expertise sur [Projet/Sujet]. Mentionnez l'importance de sa contribution, suggérez une réunion et demandez un moment approprié.
👀 Le saviez-vous ? Les relations de travail contribuent à hauteur de 39 % à la satisfaction au travail. Des interactions fluides = des équipes plus heureuses ! 🤝
Invite bonus : Récupération d'informations et de fichiers
Le travail d'aujourd'hui est fragmenté.
nous passons 60 % de notre temps à partager, rechercher et mettre à jour des informations sur différents outils. Nos projets, notre documentation et nos communications sont dispersés sur des outils déconnectés qui nuisent à notre productivité.
Les assistants de travail IA tels que ClickUp Brain peuvent vous aider en récupérant les informations de votre environnement de travail en quelques secondes. Essayez l'invite ci-dessous :
Quelles sont les tendances et statistiques clés selon le [Nom du rapport] ? De plus, affichez le document auquel vous faites référence.
📮ClickUp Insight : Seuls 12 % des personnes ayant répondu à notre sondage utilisent les fonctionnalités d'IA intégrées aux suites de productivité. Ce faible taux d'adoption suggère que les implémentations actuelles pourraient ne pas offrir l'intégration contextuelle et transparente qui inciterait les utilisateurs à abandonner leurs plateformes de discussion autonomes préférées.
Par exemple, l'IA peut-elle exécuter un flux de travail d'automatisation basé sur une invite en texte brut de l'utilisateur ? ClickUp Brain le peut ! L'IA est profondément intégrée dans tous les aspects de ClickUp, y compris, mais sans s'y limiter, la synthèse des fils de discussion, la rédaction ou le peaufinage de texte, l'extraction d'informations de l'environnement de travail, la génération d'images, et plus encore !
Rejoignez les 40 % de clients ClickUp qui ont remplacé plus de 3 applications par notre application Tout pour le travail !
Bonnes pratiques d'utilisation des invites, instructions de l'IA
Nos invites, instructions et messages couvrent presque tous les scénarios de travail, mais il faut faire preuve d'un peu de finesse pour élaborer une réponse de haut niveau. Suivez ces cinq conseils simples pour améliorer chaque message généré par l'IA.
Soyez très clair
Utilisez des invites claires et spécifiques pour obtenir des réponses plus précises de l'IA. Plus vous fournissez de détails, plus l'IA peut adapter sa réponse à vos besoins. Réfléchissez aux informations les plus importantes et structurez votre demande en conséquence.
📌 Exemple : évitez les demandes vagues telles que « Parlez-moi des mises à jour du projet »
Essayez plutôt « Liste des jalons clés atteints dans le projet de développement de l'application mobile du troisième trimestre, y compris les dates d'achèvement et les membres de l'équipe impliqués. »
💡 Conseil de pro : partagez des exemples dans votre invite, instructions pour des réponses plus claires et plus pratiques.
Emballer dans le bon contexte
Une question peut avoir un million de réponses selon l'histoire ou le contexte. C'est pourquoi vous devez ajouter des invites, des instructions riches en contexte pour que l'IA comprenne mieux vos besoins. Incluez tout, de la raison pour laquelle vous en avez besoin à votre public cible.
📌 Exemple : au lieu de « Rédigez une mise à jour interne sur notre nouvelle politique », essayez : « Créez une mise à jour interne conviviale pour les employés sur la nouvelle politique de télétravail, en mettant l'accent sur la flexibilité, les directives clés et l'assistance à la conciliation travail-vie privée. »
Décomposez-le étape par étape
Besoin de rédiger une question ou une annonce complexe ? Divisez votre invite, instructions, IA en morceaux plus petits et logiques.
📌 Exemple : Commencez par une question générale telle que « Quelles sont les phases du lancement d'un produit ? » Puis affinez avec « Créez une liste d'idées de contenu pour les réseaux sociaux pour le jour du lancement. »
Tester et ajuster
Il est rare de réussir la création d'une invite du premier coup. Il est préférable de commencer simplement et de jouer avec différentes approches. En fonction des réponses que vous obtenez, commencez à peaufiner et à affiner vos invites.
📌 Exemple : Commencez par « Rédigez une annonce concernant le prochain évènement de l'entreprise. » Ensuite, en fonction de la réponse, affinez-la pour obtenir « Créez une annonce attrayante pour le prochain évènement de team building de vendredi prochain, en incluant le programme, l'emplacement et la manière dont les employés peuvent confirmer leur présence. »
Faites preuve de créativité dans votre approche
Bien que l'IA puisse rédiger l'e-mail ou les rapports parfaits, leur qualité dépend de la créativité de votre invite. Allez au-delà des questions de base et essayez des scénarios de jeux de rôle. Les invites créatives ouvrent de nouvelles perspectives et permettent de trouver des solutions adaptées.
📌 Exemple : au lieu de demander « Rédigez un rapport sur les ventes du premier trimestre », essayez « Si vous étiez directeur commercial et que vous analysiez les performances du premier trimestre, quelles tendances clés mettriez-vous en évidence et comment recommanderiez-vous d'aller de l'avant ? »
Outils d'IA pour les communications internes
Vous avez le message ; maintenant, il vous faut juste le support, c'est-à-dire le bon outil d'IA. Mais pourquoi limiter votre outil d'IA à de simples invites de communication alors que vous pourriez en faire bien plus ?
Avec l'application Tout pour le travail de ClickUp, vos tâches, projets, connaissances et collaborations sont tous améliorés par une IA native puissante : ClickUp Brain.
De la rédaction de messages pour les communications internes à l'ajustement de vos stratégies de communication, ClickUp Brain est là pour vous aider. Accédez-y depuis n'importe où dans ClickUp (vos tâches, documents et discussions) et obtenez une assistance contextuelle à portée de main.
Intégré à ClickUp Docs, AI Writer for Work de Brain vous aide à rédiger des études de cas, des articles de blog et des e-mails dans vos documents. C'est également idéal pour créer des modèles et des directives de forfait de communication.
Besoin d'une analyse rapide de documents longs ? La fonctionnalité de résumés de Brain simplifie les rapports complexes en quelques secondes. Elle propose même un résumé rapide dédié aux managers pour qu'ils puissent se tenir informés des priorités et des besoins de l'équipe.
ClickUp Brain est également un excellent gestionnaire de connaissances, qui récupère en un seul clic des informations, des ressources et des liens vers des documents pertinents dans tout votre écosystème ClickUp (y compris les applications liées).
L'excellence de la communication ne s'arrête pas là. ClickUp propose également une solution de messagerie très performante, ClickUp Chat.
Bien sûr, la solution de communication interne intégrée vous permet de partager des informations sur des fils de discussion d'équipe, individuels et même à l'échelle de l'entreprise. Mais ce n'est que le début. Elle relie également chaque discussion aux tâches, projets et ressources pertinents pour le contexte, afin que vous n'ayez jamais à interrompre votre travail pour communiquer.
Ses résumés générés par IA simplifient les longs fils de messages, réduisant ainsi l'effort nécessaire pour rédiger des réponses efficaces. Il vous permet même de trier les informations précieuses et de les transformer en tâches en un clin d'œil.
Et que faire lorsque les messages texte ne parviennent pas à transmettre le contexte dans son intégralité ?
Vous pouvez enregistrer votre écran et votre webcam avec une narration à l'aide de ClickUp Clips. Cela facilite grandement la création de tutoriels, d'annonces et de guides.
De plus, vos enregistrements sont faciles à partager ! Intégrez-les dans des tâches, des documents et même des tableaux blancs dans ClickUp. En fait, lorsque vous enregistrez un Clip à partir d'une fenêtre de discussion ou d'un fil de commentaires, il est automatiquement joint au message dès que vous arrêtez l'enregistrement.
ClickUp Clips inclut également des transcriptions basées sur l'IA dans chaque vidéo. Ces transcriptions fiables vous permettent de ne plus avoir à prendre constamment des notes, ce qui améliore l'écoute active et la compréhension.
Oui, il existe d'autres outils de communication basés sur l'IA, tels que ChatGPT, Gemini et Perplexity AI. Bien qu'ils soient tous des choix populaires pour les réponses basées sur des invites, aucun ne s'intègre aussi parfaitement à votre travail (et à votre environnement de travail) que ClickUp Brain.
ClickUp Brain me fait gagner énormément de temps. Je sais qu'il existe des outils d'IA avec une version gratuite assez efficace, mais le fait de passer constamment d'un onglet à l'autre est épuisant. Et honnêtement, quand je suis dans ma zone de travail, c'est la dernière chose que j'ai envie de faire. J'utilise principalement l'IA pour écrire des choses puisque je travaille dans le secteur du contenu. Elle modifie également ce que j'ai écrit (génial !). Les documents sont également très utiles. J'adore les options de mise en forme, en particulier les bannières. Trop chou !
ClickUp Brain me fait gagner un temps fou. Je sais qu'il existe des outils d'IA avec une version gratuite assez efficace, mais le fait de passer constamment d'un onglet à l'autre est épuisant. Et honnêtement, quand je suis dans ma zone de travail, c'est la dernière chose que j'ai envie de faire. J'utilise principalement l'IA pour écrire des choses puisque je travaille dans le secteur du contenu. Elle modifie également ce que j'ai écrit (ah-mazing !). Une autre chose qui m'aide vraiment, ce sont les documents. J'adore les options de mise en forme, en particulier les bannières. Trop mignon !
Surmonter les défis de l'IA pour les communications internes
L'IA est puissante, mais son utilisation n'est pas toujours simple. Outre les bonnes pratiques, il est essentiel de se préparer et de relever quelques défis. Voici les points à surveiller.
Répondre aux préoccupations en matière de confidentialité et de sécurité
La confidentialité des données est cruciale lors de l'utilisation de l'IA pour des communications internes efficaces. Toute violation ou utilisation abusive pourrait nuire à la confiance et à la réputation de votre entreprise.
👉🏼 Atténuez ces risques en rationalisant les contrôles d'accès et en protégeant les données sensibles. Renforcez la sécurité grâce au chiffrement, à des audits réguliers et à une gestion appropriée des accès pour protéger vos informations.
S'aligner sur la culture de l'entreprise
Il faut un certain travail pour que l'IA s'intègre naturellement à l'ADN de votre entreprise. Il est particulièrement difficile de refléter la vision, la mission et la tonalité de l'employé et de l'organisation.
👉🏼 Pour y parvenir, il faut intégrer l'IA dans la stratégie de croissance de votre entreprise. De plus, le développement d'un sens aigu de l'ingénierie des invites, instructions, fait une grande différence dans la transition.
Gérer la résistance au changement
Le changement peut rendre les gens nerveux, surtout lorsqu'il implique l'IA. Il crée souvent l'idée fausse que la réduction de l'effort humain réduira les humains. En fin de compte, il y a un rejet ou une forte résistance à l'idée d'exploiter le potentiel de l'IA.
👉🏼 Commencez par souligner que l'IA est là pour aider, pas pour remplacer. Une fois que vos équipes sont détendues, proposez des modules de formation pour encourager les employés à en tirer le meilleur parti.
Équilibrer le contenu de l'IA avec la touche humaine
Sans la contribution créative d'un expert en communication, les outils d'IA se limiteront à des messages monotones. Comme l'IA réduit l'effort manuel et les capacités intellectuelles nécessaires à la rédaction, il est facile de perdre la touche humaine dans les versions finales.
👉🏼 Permettre aux membres de votre équipe de réviser votre brouillon est un excellent moyen d'y parvenir. De plus, donnez la priorité à la personnalisation du contenu généré par l'IA.
📖 Lire aussi : Comment utiliser l'IA centrée sur l'humain sur le lieu de travail
L'avenir de l'IA dans les communications internes
Les outils de communication IA transforment la façon dont les équipes communiquent et restent alignées sur le lieu de travail. Parallèlement à l'IA, les messages internes devraient évoluer et se développer. Mais dans quel but ?
Voici un aperçu de ce que l'avenir nous réserve.
Personnalisation intelligente des messages
61 % des entreprises américaines utilisent désormais l'IA pour optimiser les e-mails, tandis que 55 % s'en servent pour fournir des services personnalisés.
L'IA ira au-delà des messages génériques, en utilisant l'hyper-personnalisation pour adapter le contenu en fonction du rôle, des intérêts et du style de travail de chaque employé. Grâce au traitement avancé du langage naturel, les entreprises pourront bientôt créer facilement des messages dans les langues locales, offrant ainsi à chaque lecteur une expérience unique.
44 % des entreprises sondées par Forbes Advisor prévoient d'utiliser ChatGPT pour rédiger du contenu dans d'autres langues.
Gestion des flux de travail optimisée par l'IA
Les outils d'IA optimiseront le timing, en veillant à ce que le bon message parvienne aux employés au moment idéal. En suivant l'engagement et en signalant les mises à jour critiques, l'IA maintient le flux de communication et veille à ce qu'aucun message vital ne soit négligé.
Une touche humaine permanente
46 % des entreprises utilisent déjà l'IA pour rationaliser les communications internes, les forfaits, les présentations et les rapports.
Malgré l'essor de l'IA, l'interaction humaine restera essentielle. Établir des connexions, ajouter du contexte et favoriser un dialogue ouvert sont des éléments irremplaçables qui permettront aux équipes de rester engagées et connectées.
📖 Lire aussi : Les principales tendances en matière de communication qui forment l'avenir du travail
Renforcez l'engagement de vos employés avec ClickUp
L'IA transforme la façon dont vous répondez aux messages et l'impact d'une organisation sur le moral des employés. Selon l'impact de votre invite, l'IA peut même rationaliser la résolution des conflits et générer des discussions constructives.
Désormais, il vous suffit de disposer du bon outil. Avec ClickUp, vous bénéficiez de l'IA, de la gestion des tâches, de la messagerie, de l'analyse, de la documentation et de plus de 1 000 intégrations, le tout sur une seule plateforme.
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