La réussite des projets repose sur des relations solides avec les parties prenantes, ce qui fait de l'engagement des parties prenantes un élément essentiel de toute stratégie.
Les recherches menées par Alex Chernyi et Juha Outila montrent que les organisations qui accordent la priorité aux parties prenantes obtiennent souvent de meilleurs résultats financiers au fil du temps.
Il est plus important que jamais d'encourager une communication claire et efficace au sein de l'équipe afin que les parties prenantes restent alignées, informées et satisfaites.
Cependant, l'élaboration d'un plan d'engagement des parties prenantes efficace peut sembler fastidieuse, en particulier lorsque vous devez gérer plusieurs priorités. C'est pourquoi disposer de modèles prêts à l'emploi peut vous faire gagner du temps et garantir la cohérence de votre approche.
Découvrez ces 10 modèles gratuits de plans d'engagement des parties prenantes pour renforcer votre stratégie et améliorer la collaboration.
Que sont les modèles de plan d'engagement des parties prenantes ?
Les modèles de plan d'engagement des parties prenantes sont des outils conçus pour simplifier la gestion et la communication avec les parties prenantes tout au long d'une phase de projet ou d'une initiative organisationnelle.
Ils couvrent tous les éléments essentiels de la gestion des parties prenantes, notamment :
- Identification des principales parties prenantes
- Comprendre leurs besoins et leurs attentes
- Développer des méthodes de communication avec les parties prenantes
- Élaborer une stratégie d'engagement claire
Un modèle bien structuré décrit comment maintenir une communication efficace avec les parties prenantes, en précisant la fréquence des communications, les canaux privilégiés et le type d'informations à partager.
👀Le saviez-vous ? Des études montrent que l'engagement des parties prenantes peut conduire à un taux de satisfaction moyen de 80 % parmi les parties prenantes du projet.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de plan d'engagement des parties prenantes ?
Un modèle de plan d'engagement des parties prenantes solide est essentiel pour une collaboration efficace et une exécution fluide du projet.
Vous devriez rechercher les fonctionnalités suivantes :
- Analyse complète des parties prenantes : comprend des outils permettant d'identifier et de classer les parties prenantes du projet en fonction de leur influence et de leur intérêt.
- Cartographie des parties prenantes : propose des cadres visuels pour cartographier les relations et analyser les parties prenantes.
- Approche claire en matière d'engagement : fournit des lignes directrices pour adapter les interactions, en veillant à ce qu'elles correspondent aux besoins et aux attentes des parties prenantes.
- Plan de communication détaillé : décrit les méthodes, la fréquence et les canaux à utiliser pour une communication cohérente et transparente.
- Processus défini de gestion des parties prenantes : garantit une approche structurée pour répondre aux préoccupations et favoriser la coopération tout au long du cycle de vie du projet.
- Focus sur les membres du conseil d'administration : comprend des stratégies pour impliquer et informer efficacement les principaux décideurs.
- Flexibilité et personnalisation : permet de s'adapter aux exigences spécifiques du projet et à la dynamique des parties prenantes grâce à l'intégration d'outils de leadership.
🧠 Anecdote : la gestion des parties prenantes remonte aux années 1980 et trouve ses racines dans l'éthique de l'entreprise et la théorie organisationnelle. Les premiers adeptes ne disposaient pas d'outils sophistiqués, juste d'un tableau noir et de beaucoup de patience !
À lire également : Meilleur logiciel de gestion des parties prenantes
10 modèles gratuits de plans d'engagement des parties prenantes
Ces 10 modèles gratuits de plan d'engagement des parties prenantes offrent une approche structurée de l'analyse, de la cartographie et de la planification de la communication avec les parties prenantes afin de simplifier ce processus essentiel.
Ces modèles sont d'autant plus efficaces qu'ils s'intègrent à ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail qui combine la gestion de projet, les documents et la communication d'équipe sur une seule et même plateforme, le tout accéléré par l'automatisation et la recherche IA de nouvelle génération.
Philip Storry, utilisateur de ClickUp et administrateur système senior chez SYZYGY, déclare :
Avant d'utiliser ClickUp, les différentes équipes utilisaient divers outils qui rendaient la coordination plus difficile et obligeaient les employés passant d'une équipe à l'autre à se familiariser avec de nouveaux produits et de nouveaux flux de travail. ClickUp a résolu ces problèmes et nous a aidés à briser les silos opérationnels en facilitant la collaboration entre les équipes. Nos parties prenantes, qu'il s'agisse de clients ou de dirigeants, peuvent désormais suivre l'avancement du travail rapidement et facilement, sans frais supplémentaires.
Avant d'utiliser ClickUp, les différentes équipes utilisaient divers outils, ce qui rendait la coordination plus difficile et obligeait les employés passant d'une équipe à une autre à se familiariser avec de nouveaux produits et de nouveaux flux de travail. ClickUp a résolu ces problèmes et nous a aidés à briser les silos opérationnels en facilitant la collaboration entre les équipes. Nos parties prenantes, qu'il s'agisse de clients ou de dirigeants, peuvent désormais suivre l'avancement du travail rapidement et facilement, sans frais supplémentaires.
Découvrons ces modèles :
1. Modèle d'analyse des parties prenantes ClickUp
Sans une compréhension claire de la dynamique des parties prenantes, les projets peuvent rapidement dérailler en raison d'une mauvaise communication et d'attentes non satisfaites.
Le modèle d'analyse des parties prenantes de ClickUp simplifie la gestion des parties prenantes et garantit la réussite des projets. Il aide les équipes à évaluer le pouvoir, l'influence et l'intérêt des parties prenantes, ouvrant ainsi la voie à une communication et une collaboration efficaces.
Voici quelques-unes des principales fonctionnalités du modèle :
- Vue des parties prenantes par influence : analysez le pouvoir et l'influence de chaque partie prenante sur le projet afin de mieux établir les priorités.
- Parties prenantes par action : évaluez le niveau d'action que les parties prenantes internes peuvent entreprendre pour fournir de l'assistance ou influencer votre projet.
- Parties prenantes par niveau d'intérêt : identifiez les parties prenantes très intéressées qui sont susceptibles d'apporter le plus d'assistance.
- Point de vue des parties prenantes : obtenez un aperçu complet de toutes les parties prenantes, y compris leurs rôles et leurs noms, pour plus de clarté.
- Gestion de projet : organisez les tâches avec les statuts « Ouvert » et « Achevé » pour suivre la progression du projet.
- Guide de démarrage : suivez les instructions étape par étape pour une installation sans faille.
Idéal pour : les équipes de projet qui souhaitent rester sur la même longueur d'onde lors de l'identification des parties prenantes et de l'évaluation de leurs besoins.
💡Conseil de pro : utilisez la cartographie des parties prenantes pour comprendre leur niveau d'intérêt et leur influence, puis personnalisez votre approche de communication. Par exemple, les parties prenantes très intéressées et très influentes peuvent avoir besoin de mises à jour régulières et de rapports détaillés, tandis que d'autres ne nécessitent que des résumés périodiques.
2. Modèle de procès-verbal de la réunion des actionnaires ClickUp
Les procès-verbaux des réunions d'assemblée sont essentiels pour toute entreprise. Ils permettent à chacun de rester informé des décisions prises et garantissent que rien n'est oublié.
Le modèle de procès-verbal de la réunion d'assemblée générale des actionnaires de ClickUp est idéal pour documenter les réunions d'assemblée générale de manière précise et efficace.
Ce modèle garantit la clarté, l'harmonisation et la responsabilité, qui sont essentielles à tout plan d'engagement des parties prenantes d'une entreprise.
Voici comment ce modèle peut vous aider :
- Création de projet : configurez un projet dédié pour chaque réunion afin de tout organiser.
- Collaboration avec les parties prenantes : invitez les parties prenantes, harmonisez les calendriers et utilisez le modèle pour collaborer à la saisie des discussions clés.
- Documentation des réunions : consignez tous les points clés, décisions et idées dans un format facilement accessible.
- Suivi des mesures à prendre : organisez les comptes rendus de réunion afin de mettre en évidence la progression, les décisions et les tâches à réaliser pour le suivi.
- Mises à jour en temps réel : configurez des notifications pour rester informé de la progression et des résultats des réunions.
Idéal pour : les secrétaires généraux qui souhaitent consigner les décisions et documenter les résolutions.
À lire également : Modèles gratuits de cartographie des parties prenantes dans Excel et ClickUp
3. Le modèle de rapport d'avancement de projet ClickUp
Le modèle de rapport d'avancement du projet ClickUp est conçu pour informer les équipes et les autres parties prenantes des mises à jour, des jalons et des prochaines étapes du projet.
Ce modèle offre transparence et alignement avec les attentes des parties prenantes tout en aidant les équipes à gérer efficacement leurs projets.
Voici quelques-unes des principales fonctionnalités du modèle :
- Statuts personnalisés : suivez la progression à chaque étape grâce à des statuts de tâches personnalisés, qui facilitent le suivi des mises à jour.
- Champs personnalisés : ajoutez des attributs aux tâches pour aider à organiser et classer les parties prenantes en fonction de leur rôle ou de leur implication dans le projet.
- Vues personnalisées : utilisez plusieurs vues, telles que Liste, diagramme de Gantt, Charge de travail et Calendrier, pour présenter clairement les mises à jour du projet et impliquer les parties prenantes grâce à des données visuelles.
- Outils de gestion de projet : rationalisez les flux de travail grâce au marquage, aux sous-tâches imbriquées, aux étiquettes de priorité et à la possibilité d'assigner plusieurs membres de l'équipe.
Idéal pour : les chefs de projet qui souhaitent suivre les jalons d'un projet et préparer des rapports de progression.
👀 Le saviez-vous ? Une étude menée par le Drucker Institute, le Wall Street Journal et S&P Global a révélé que le fait de se concentrer sur la satisfaction des clients avait un impact positif sur les résultats financiers et profitait à toutes les parties prenantes, des employés aux actionnaires. Il est intéressant de noter que, bien qu'il soit essentiel d'investir dans les communautés locales, cela a eu l'impact le plus faible et le plus lent sur notre réussite globale.
4. Modèle de rapport mensuel sur le statut du projet ClickUp
Il est essentiel de tenir tout le monde informé de l'avancement d'un projet. Les rapports d'état mensuels sont un excellent moyen d'y parvenir. Mais soyons honnêtes : rédiger un rapport facile à lire peut être un véritable casse-tête.
Le modèle de rapport mensuel sur l'état d'avancement du projet ClickUp aide les chefs de projet à suivre les progrès, à gérer les ressources et à tenir les parties prenantes informées. Il facilite la création de rapports en regroupant les données essentielles sur une plateforme facile à utiliser.
Voici ce que vous pouvez faire avec ce modèle :
- Suivez les projets à différentes étapes, de « en attente » à « achevé », en garantissant des mises à jour précises.
- Incluez des indicateurs clés tels que les tâches achevées, les tâches en attente, le budget, l’échéancier et les risques identifiés.
- Surveillez les détails importants tels que les dépenses, les délais et la charge de travail afin de vous aligner sur les objectifs du projet.
- Utilisez ClickUp Objectifs pour mesurer la progression par rapport aux objectifs du projet.
- Configurez des rappels automatiques pour examiner et mettre à jour les rapports chaque mois afin d'assurer leur cohérence.
Idéal pour : les chefs de projet qui souhaitent informer les parties prenantes de la progression du projet et des échéances.
À lire également : Modèles gratuits de rapports d'impact pour les équipes dans ClickUp
5. Modèle de plan de communication avec les parties prenantes ClickUp
Le modèle de plan de communication avec les parties prenantes de ClickUp simplifie l'élaboration d'une stratégie de communication claire et concrète pour vos projets.
Ce modèle garantit que toutes les parties prenantes restent informées, engagées et alignées sur les objectifs du projet.
Voici ce qu'ils vous permettent de faire :
- Brainstorming collaboratif : utilisez un document ClickUp pour définir de manière collaborative les objectifs et les stratégies de communication.
- Organisation des tâches : créez des tâches pour organiser les parties prenantes, attribuer des rôles et définir les responsabilités.
- Champs personnalisés : suivez les canaux et les méthodes de communication pour vous assurer que chaque message atteint efficacement le bon public.
- Suivi des jalons : définissez et surveillez les jalons pour mesurer la réussite de vos efforts de communication.
Idéal pour : les chefs de projet et les chefs d'équipe qui souhaitent organiser et suivre les communications au sein de leur équipe.
6. Le modèle de communication interne ClickUp
Vous souhaitez instaurer une culture d'entreprise forte et tenir votre équipe informée ? Ce modèle de communication interne ClickUp peut vous aider ! Il facilite le partage des informations et des mises à jour importantes avec tous les membres de l'équipe afin qu'ils sachent ce qui se passe et puissent travailler efficacement.
De plus, cela facilite le flux d'information entre les services, ce qui simplifie le travail d'équipe.
Ce modèle améliore la collaboration entre les services et les collègues. Voici quelques autres fonctionnalités du modèle :
- Statuts personnalisés : suivez l'avancement de la communication grâce à des statuts tels que « Approuvé », « À réviser », « Publié », « Planifié » et « À faire ».
- Champs personnalisés : utilisez des attributs tels que « Type », « Fichiers associés », « Liens associés », « Service » et « Description » pour stocker et organiser les informations clés relatives à la communication.
- Vues personnalisées : accédez à six vues différentes, notamment la vue Liste des communications, le tableau de bord, le Calendrier, le type d'évènement et l'activité, pour un aperçu complet.
- Outils de collaboration de projet : améliorez le suivi grâce à des fonctionnalités telles que le suivi du temps, les étiquettes, les avertissements de dépendance et l'intégration des e-mails pour des mises à jour transparentes.
Idéal pour : les chefs de projet et les chefs d'équipe qui souhaitent partager des informations et rester en contact.
7. Modèle de rapport sur le statut du projet ClickUp Executive
Si vous êtes cadre supérieur, les rapports d'état d'avancement des projets sont indispensables. Ils vous donnent une vue d'ensemble de l'état d'avancement de vos projets, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées, d'identifier rapidement les problèmes ou les opportunités potentiels et de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.
Le modèle de rapport sur le statut des projets ClickUp Executive est conçu pour tenir les parties prenantes informées et assurer le suivi des projets.
Voici ce qui fait de ce modèle un modèle idéal pour une charte de projet:
- Suivi à l'aide de champs personnalisés : exploitez 11 attributs tels que l'étape du projet, le budget restant, la portée, le chef de projet et le budget prévu pour saisir les détails essentiels du projet.
- Visualisez grâce à des vues personnalisées : accédez à sept configurations différentes, notamment Budget, Échéancier, Guide de démarrage, Statut du projet et Étape du projet, pour une compréhension globale de la progression du projet.
- Simplifiez la communication : utilisez les e-mails ou d'autres canaux pour partager des rapports, afin que les parties prenantes restent informées.
- Automatisez la création de rapports : gagnez du temps en effectuant l'automatisation de la distribution des rapports aux bonnes personnes, tout en assurant la maintenance de la communication cohérente.
Idéal pour : les cadres qui souhaitent partager et communiquer les mises à jour du projet et suivre les progrès en temps réel.
8. Le modèle de matrice des priorités ClickUp
Le modèle de matrice des priorités ClickUp aide les équipes à évaluer l'influence des parties prenantes sur les décisions, à hiérarchiser les tâches et à harmoniser les efforts pour assurer la réussite grâce à une matrice d'évaluation de l'engagement des parties prenantes.
Ce modèle offre un moyen clair et visuel de déterminer les actions qui comptent le plus pour vous en fonction des résultats souhaités.
Vous pouvez utiliser cette matrice d'engagement des parties prenantes pour facilement :
- Évaluez les priorités en fonction de leur importance (élevée ou faible) et de leur urgence (élevée ou faible).
- Utilisez des notes autocollantes pour répartir les tâches dans quatre catégories : à faire en premier (grande importance, haute priorité), à faire ensuite (haute priorité, faible importance), à faire en dernier (faible priorité, faible importance) et à faire plus tard (faible priorité, grande importance).
- Transformez vos notes autocollantes en tâches concrètes et attribuez-les aux membres de votre équipe directement depuis le Tableau blanc.
- Donnez vie à vos idées grâce à une interface tactile qui vous permet d'esquisser, de dessiner et de visualiser des concepts à l'aide de gestes intuitifs.
Idéal pour : les professionnels qui souhaitent visualiser les priorités du projet et déléguer les tâches en fonction de leur impact et des efforts requis.
9. Le modèle de planification RACI de ClickUp
Les matrices RACI (Responsable, Compte rendu, Consulté et Informé) sont indispensables pour faire avancer les projets. Elles permettent à chacun de savoir exactement qui fait quoi et contribuent à éviter toute confusion et tout retard.
Le modèle de planification RACI de ClickUp clarifie les rôles et les responsabilités dans la gestion de projet afin que votre équipe puisse travailler de manière cohérente vers des objectifs communs.
Ce modèle est tout aussi efficace pour la gestion des parties prenantes, offrant structure et clarté.
Voici quelques-unes des principales fonctionnalités :
- Intégration du diagramme RACI : définissez les rôles comme « responsable », « redevable », « consulté » ou « informé », afin de rationaliser la répartition des tâches et des responsabilités.
- Planification spécifique au projet : créez des projets dédiés pour chaque objectif de planification RACI afin de rester concentré et organisé.
- Attribution des tâches : attribuez des tâches aux membres de l'équipe, fixez des échéanciers et assurez-vous que chacun comprend ses responsabilités.
- Collaboration avec les parties prenantes : collaborez avec les parties prenantes internes et externes afin de définir les rôles et de maintenir l'engagement en adéquation avec les objectifs du projet.
- Suivi des progrès : organisez les tâches par catégories et suivez efficacement leur statut.
Idéal pour : les chefs de projet qui souhaitent répartir équitablement les tâches, responsabiliser les collaborateurs et renforcer la transparence.
10. Modèle de plan de gestion de la portée ClickUp
Vous avez du mal à gérer des projets qui dépassent constamment leurs limites initiales ? Le modèle de plan de gestion de la portée ClickUp est indispensable pour définir, suivre et contrôler la portée d'un projet tout au long de son cycle de vie. Il vous permettra de documenter les objectifs de votre projet tout en contrôlant les changements.
Voici ce que vous pouvez faire avec ce modèle :
- Suivez les modifications apportées au périmètre : surveillez chaque modification à l'aide de statuts personnalisés adaptés à votre flux de travail, tels que « En attente », « Approuvé » ou « Rejeté ».
- Organisez les détails clés : utilisez les champs personnalisés pour classer les changements de portée, suivre les impacts et visualiser les données critiques du projet.
- Flux de travail flexibles : tirez parti de plusieurs vues, notamment Liste, diagramme de Gantt, Charge de travail et Calendrier, pour vous adapter aux besoins de votre équipe et visualiser la gestion du périmètre sous tous les angles.
- Contrôle amélioré du projet : utilisez le suivi du temps, les étiquettes, les avertissements de dépendance et les notifications par e-mail pour maintenir la portée du projet en adéquation avec les objectifs généraux.
Idéal pour : les chefs de projet qui souhaitent gérer la portée de leurs projets tout en tenant les parties prenantes informées.
Donnez plus de pouvoir à vos parties prenantes avec ClickUp
Un plan d'engagement des parties prenantes bien conçu simplifie la gestion des relations et renforce la collaboration.
Grâce aux modèles personnalisables, aux multiples vues et à l'automatisation avancée de ClickUp, vous pouvez transformer la gestion des parties prenantes en un processus fluide.
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