Avez-vous déjà eu l'impression que vos tâches étaient dispersées entre des notes autocollantes, des e-mails et cette checklist mentale que vous espérez ne pas oublier ?
Il est temps de mettre de l'ordre dans le chaos, à la manière Kanban ! 🎯
Et non, vous n'avez pas besoin de compétences particulières en développement logiciel pour vous lancer. Microsoft OneNote, l'outil de productivité méconnu, peut faire office de tableau Kanban, tout en conservant vos tâches, vos projets et vos notes au même endroit.
Que vous travailliez en solo ou en équipe, nous vous montrerons comment créer un tableau Kanban dans OneNote dans ce guide.
Et restez dans les parages, nous vous offrirons un outil bonus multifonctionnel, spécialement conçu pour la gestion de projet et évolutif.
⏰ Résumé en 60 secondes
Voici ce que nous abordons dans ce guide :
- Installation de OneNote : Apprenez à créer rapidement un tableau Kanban dans OneNote avec des sections, des tableaux et des colonnes
- Gestion des tâches Kanban dans OneNote : Ajoutez des tâches, des codes couleur et des étiquettes pour plus de visibilité, et connectez-vous à Outlook pour recevoir des rappels
- Raccourcis pratiques de OneNote : Utilisez les outils de la barre des tâches, les notes rapides et l'intégration avec OneDrive de OneNote
- Tableaux Kanban de ClickUp : Essayez les tableaux Kanban de ClickUp pour bénéficier d'une collaboration en temps réel, de l'automatisation et de couloirs
- Flux de travail Kanban de ClickUp : Découvrez les intégrations externes et les fonctionnalités telles que les limites de travail en cours (WIP) et la modification en cours de plusieurs tâches
- Faites votre choix : Nous recommandons OneNote pour les installations simples et ClickUp pour les équipes plus importantes et les projets complexes
Pourquoi utiliser un tableau Kanban ?
Les applications de tableau Kanban sont des canevas numériques de type glisser-déposer qui vous aident à fluidifier votre flux de travail et à suivre clairement votre progression.
Voici comment ils garantissent que vos résumés rapides restent vraiment rapides :
- Tâches dans les tickets : Capturez les tâches à l'aide de cartes Kanban qui incluent des échéances, des commentaires et des détails pertinents
- Organisation visuelle : regroupez les tâches par assignés, canaux ou libellés personnalisés, et suivez leur progression à travers différentes étapes telles que « À faire », « En cours » et « En cours de révision »
- Priorités simplifiées : Utilisez des couloirs pour créer une hiérarchie verticale entre les tickets, garantissant ainsi une vue claire des priorités et des dépendances
- Mises à jour en temps réel : mettez instantanément à jour les tâches en faisant glisser et en déposant les tickets, afin que toute l'équipe reste alignée sur le tableau Kanban d'une seule page
- Renforcez la responsabilisation : encouragez la transparence et aidez tout le monde à respecter ses délais grâce à un tableau partagé
Les tableaux Kanban sont le fruit d'une collaboration fructueuse. Alors que les tableaux Kanban physiques, fabriqués à partir de murs ou de tableaux avec des colonnes et des notes autocollantes, sont depuis des années un élément incontournable des environnements de travail en équipe, les outils numériques tels que OneNote offrent désormais des moyens plus accessibles de gérer les tâches par rapport aux tableaux physiques.
💡Conseil de pro : Découvrez comment utiliser l'IA pour automatiser vos tâches ! 👇🏼
Configurer un tableau Kanban dans OneNote
C'est plus rapide que vous ne le pensez. Gratuit et personnalisé, Microsoft OneNote vous permet d'ajouter, de suivre et de collaborer facilement sur des tâches dans une interface familière.
Si les modèles OneNote prédéfinis peuvent simplifier les flux de travail, la création d'un tableau Kanban à partir de zéro est la meilleure approche pour répondre à des besoins uniques ou spécialisés.
Guide étape par étape pour créer un tableau
Étape 1 : créer un nouveau bloc-notes
- Lancez l'application OneNote sur votre appareil
- Cliquez sur Fichier dans le menu supérieur, puis sélectionnez Nouveau dans le menu déroulant
- Choisissez un emplacement pour enregistrer votre bloc-notes (par exemple, OneDrive ou votre appareil local)
- Donnez à votre bloc-notes un nom pertinent, tel que « Tableau Kanban »
- Cliquez sur Créer un bloc-notes
Étape 2 : Configurez une section pour votre tableau
- Cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre bloc-notes dans la barre latérale
- Sélectionnez Nouvelle section dans le menu contextuel (nous nommerons cette section « Tableau 1 »)
- Vous pouvez également cliquer sur le bouton + Nouvelle section en haut de la liste des sections pour créer une nouvelle section
Étape 3 : Créez votre tableau Kanban
- Accédez à la section « Tableau 1 » que vous venez de créer
- Allez dans la barre de menu, cliquez sur Insérer, puis sélectionnez Tableur
- Faites glisser votre souris sur la grille pour sélectionner trois colonnes et autant de lignes que nécessaire (vous pouvez toujours ajouter des lignes et des colonnes ultérieurement)
- Dans la première ligne du tableau, entrez les en-têtes suivants : À faire En cours Terminé
- À faire
- En cours
- Terminé
- À faire
- En cours
- Terminé
Étape 4 : Ajouter des tâches sous forme de cartes
- Dans chaque colonne, ajoutez des tâches sous forme de lignes individuelles dans le tableau (chaque tâche peut être traitée comme une carte)
- Pour chaque tâche, vous pouvez ajouter des détails tels que des dates d'échéance ou des descriptions en cliquant sur la cellule et en tapant
- Vous pouvez même ajouter une colonne supplémentaire intitulée « Tâche » à l'extrême gauche du tableau pour diviser les tâches plus importantes en sous-tâches plus petites
Et voilà, vous disposez désormais d'un tableau Kanban opérationnel dans OneNote.
➡️ En savoir plus : Comment créer un tableau Kanban dans Jira
Utilisation de la barre des tâches et des raccourcis Microsoft OneNote
Les raccourcis et les outils de la barre des tâches dans OneNote peuvent faciliter la gestion de vos tâches et accélérer la maintenance de votre tableau Kanban. Découvrez ces astuces pratiques.
Personnalisation de la barre d'outils d'accès rapide
- Recherchez la barre d'outils d'accès rapide (qui se trouve généralement en haut de la fenêtre OneNote, au-dessus du ruban)
- Ajoutez les commandes fréquemment utilisées en cliquant sur la flèche vers le bas
- Parcourez les commandes suggérées (telles que Nouvelle page ou Annuler) et cliquez sur celle que vous souhaitez ajouter
Utilisation des raccourcis clavier pour gérer les tâches
- Appuyez sur Ctrl + N pour ajouter une nouvelle tâche ou une nouvelle carte à votre tableau Kanban
- Utilisez Ctrl + Onglet pour passer rapidement d'une section à l'autre et gérer efficacement les différentes parties de votre tableau Kanban
Icône de zone de notifications pour un accès facile
- Ouvrez OneNote, allez dans Fichier > Options > Affichage, puis cochez la case Placer l'icône OneNote dans la zone de notification de la barre des tâches
(Cela facilite l'accès à OneNote lorsque vous travaillez sur d'autres applications. )
Les raccourcis OneNote accélèrent les opérations, mais si vous souhaitez accéder à vos blocs-notes où que vous soyez, pensez à vous connecter à OneDrive.
Intégration de OneDrive pour le stockage et l'accès aux fichiers
L'exportation de notes depuis OneNote vers d'autres applications telles que OneDrive permet d'y accéder facilement depuis n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet. Voici les meilleures méthodes pour une transition en douceur :
Méthode 1 : déplacer des sections vers un nouveau bloc-notes cloud
- Étape 1 : Ouvrez OneNote et cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de la section que vous souhaitez déplacer
- Étape 2 : sélectionnez Déplacer ou Copier dans le menu raccourci
- Étape 3 : Choisissez un bloc-notes stocké dans votre OneDrive
- Étape 4 : cliquez sur Déplacer pour transférer la section
Méthode 2 : modifier l'emplacement du bloc-notes
- Étape 1 : Ouvrez OneNote et cliquez sur Fichier
- Étape 2 : sélectionnez l'onglet Informations et cliquez sur Paramètres pour le bloc-notes que vous souhaitez déplacer
- Étape 3 : sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur Modifier l'emplacement
- Étape 4 : sélectionnez le dossier OneDrive souhaité, puis cliquez sur Sélectionner
OneNote utilise un mécanisme de synchronisation unique qui diffère des systèmes de stockage de fichiers classiques. Les modifications apportées dans OneNote sont enregistrées dans un cache et synchronisées avec le cloud, ce qui facilite la collaboration sans problèmes de verrouillage des fichiers.
Utiliser efficacement le tableau Kanban
La clé pour créer un tableau OneNote efficace réside dans la maîtrise de Microsoft OneNote. Voici quelques conseils :
Organiser les tâches dans OneNote
- Au fur et à mesure de la progression des tâches, copiez-collez-les dans les colonnes appropriées afin de suivre visuellement le statut de chaque tâche
Codage par couleur et étiquetage pour une meilleure visibilité
- Attribuez différentes couleurs aux tâches en fonction de leur priorité ou de leur catégorie. Par exemple : rouge pour les tâches urgentes/importantes, jaune pour les tâches de priorité moyenne, vert pour les tâches de faible priorité
- Rouge pour les tâches urgentes/importantes
- Jaune pour les tâches de priorité moyenne
- Vert pour les tâches à faible priorité
- Rouge pour les tâches urgentes/importantes
- Jaune pour les tâches de priorité moyenne
- Vert pour les tâches à faible priorité
- Utilisez la fonctionnalité d'étiquetage de OneNote (Menu > Accueil > Étiquettes) pour ajouter du contexte aux tâches. Par exemple, vous pouvez créer des étiquettes pour : Tâches urgentes Tâches à réviser Tâches achevées
- Tâches urgentes
- Tâches à réviser
- Tâches achevées
- Tâches urgentes
- Tâches à réviser
- Tâches achevées
- Ajoutez des symboles ou des images pour différencier davantage les tâches ou indiquer leur statut (par exemple, des coches pour les tâches achevées)
Configurer des rappels et des échéances
OneNote ne dispose pas de fonctionnalité de rappel intégrée, mais vous pouvez l'intégrer à Outlook pour définir des rappels de tâches. Voici comment procéder :
- Commencez par créer une tâche dans OneNote. Par exemple, vous pouvez écrire : Tâche : « Achever le rapport » – Date d'échéance : 25 février 2025
- Copiez la tâche dans Outlook en cliquant avec le bouton droit sur la tâche et en sélectionnant l'option permettant de créer une tâche Outlook (vous pouvez également utiliser la fonctionnalité Tâches Outlook située dans l'onglet Accueil, sous le groupe Étiquettes)
- Sélectionnez l'option appropriée dans le menu déroulant (par exemple, Aujourd'hui, Demain) pour signaler la tâche dans Outlook
- Ouvrez Outlook et accédez à la section Tâches ; vous devriez y voir la tâche que vous venez de créer dans la liste
- Cliquez pour ouvrir la tâche ; dans les détails de la tâche, vous pouvez définir une date d'échéance spécifique
- Pour ajouter un rappel, cochez la case Rappel et choisissez quand vous souhaitez être averti
Une fois que vous avez créé la tâche dans Outlook, elle reste liée à votre note d'origine dans OneNote. Si vous la marquez comme achevée dans Outlook, ce statut sera répercuté dans OneNote.
📮ClickUp Insight : 83 % des travailleurs du savoir s'appuient principalement sur les e-mails et les discussions pour communiquer au sein de leur équipe.
Cependant, près de 60 % de leur journée de travail est perdue à passer d'un outil à l'autre et à rechercher des informations. Avec une application tout-en-un pour le travail comme ClickUp, votre gestion de projet, vos messages, vos e-mails et vos discussions sont tous regroupés au même endroit ! Il est temps de centraliser et de dynamiser !
Limites de l'utilisation de OneNote pour créer des tableaux Kanban
Vous utilisez OneNote pour vos tableaux Kanban ? Voici ce à quoi vous pourriez être confronté :
- Absence de fonctionnalités Kanban natives : OneNote n'est pas explicitement conçu pour les tableaux Kanban, il ne dispose donc pas de fonctionnalités intégrées telles que le glisser-déposer ou les flux de travail automatisés
- Mises à jour manuelles : les tâches et les statuts doivent être mis à jour manuellement, ce qui peut prendre beaucoup de temps pour les projets de grande envergure
- Collaboration limitée : bien que OneNote prenne en charge la modification collaborative, les mises à jour en temps réel des tâches peuvent être plus lentes que celles des outils spécialisés
- Lacunes en matière d'intégration : contrairement aux outils de gestion de projet dédiés, OneNote n'offre qu'une intégration basique avec d'autres applications pour la mise à jour automatisée des tâches
Pour des besoins plus dynamiques, explorez ces alternatives à OneNote.
Création de tableaux Kanban avec ClickUp
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, est conçue pour répondre à vos besoins en matière de gestion de projet, et l'un de ses principaux atouts est son tableau Kanban natif.
Les tableaux Kanban ClickUp ne se contentent pas de vous aider à déplacer vos tâches : ils font partie d'un écosystème plus vaste qui gère tous les aspects de votre flux de travail.
Par exemple :
- Les champs personnalisés sur les cartes de tâches vous aident à suivre des détails tels que les dates clés, les budgets, les notes de feedback et même les approbations des clients directement dans la vue Kanban
- Vous devez effectuer plusieurs tâches sur plusieurs tableaux ? Les filtres d'isolation vous permettent de zoomer facilement sur des tâches spécifiques par membre de l'équipe, priorité ou date d'échéance
- Les tâches peuvent être affichées simultanément sur plusieurs tableaux. Par exemple, une tâche de votre tableau « Objectifs hebdomadaires » peut être synchronisée avec le tableau « Campagnes » de l'équipe marketing, sans doublons ni mises à jour perdues
La plateforme vous aide également à contrôler votre charge de travail en intégrant des couloirs horizontaux aux tableaux Kanban. Les tâches peuvent être classées visuellement en temps réel, afin que les tâches incontournables restent toujours en haut de la liste
De plus, vous pouvez personnaliser vos cartes de tâches pour :
- Ajuster la taille des cartes
- Empiler et réorganiser les champs
- Ajoutez des checklists, des étiquettes, tout ce que vous voulez
Puis, passez aux étapes suivantes dans ClickUp Brain , l'outil de réseau neuronal alimenté par l'IA qui apprend activement votre flux de travail et suggère des actions pour faciliter le déroulement des tâches.
Par exemple :
- ClickUp Brain peut identifier les dépendances entre les tâches qui ont été oubliées et suggérer de déplacer les tâches en fonction du statut des tâches associées
- Cet outil peut automatiser les mises à jour, comme l'envoi d'un message ClickUp Chat à l'équipe ou l'enregistrement du temps passé sur une tâche lorsqu'elle est terminée
Maintenant que nous avons exploré les solutions Kanban de ClickUp, voyons comment elles se comparent à OneNote.
Fonctionnalités de ClickUp par rapport à OneNote
ClickUp et OneNote offrent tous deux des fonctionnalités uniques, mais lorsqu'il s'agit de gérer des tâches avec une approche Kanban, chacun apporte des atouts différents. Voici une comparaison rapide :
| Fonctionnalité | ClickUp | OneNote |
| Tableau Kanban | Tableaux entièrement intégrés | Aucune fonctionnalité native de tableau |
| Déplacement des tâches | Plusieurs tickets peuvent être glissés et déposés simultanément entre les colonnes | Les tâches doivent être ajustées manuellement |
| Personnalisation des colonnes | Les colonnes et les étapes sont entièrement personnalisables | Les colonnes peuvent être reproduites à l'aide de tableaux, mais elles ne sont pas dynamiques |
| Hiérarchisation des tâches | Les tâches peuvent être classées par couleur et par ordre d'urgence | Les tâches ne peuvent être libellées que manuellement ou cochées à l'aide de cases à cocher |
| Filtrage des tâches | Les tâches peuvent être filtrées par statut, priorité, assignés et dates d'échéance | Les tâches ne peuvent être organisées que par sections ou étiquettes |
| Détails de la tâche | Vous pouvez joindre des fichiers, ajouter des liens, définir des dates d'échéance et appliquer des champs personnalisés aux tâches | Seules les notes de texte et d'image de base peuvent être ajoutées |
En bref, ClickUp va au-delà de la simple gestion des tâches. Ses tableaux Kanban sont une représentation visuelle sur une seule page de l'ensemble de votre flux de travail.
⚡️ Archive des modèles : Téléchargez le modèle Kanban ClickUp intermédiaire pour organiser facilement vos tâches dans des colonnes personnalisées, ce qui vous permet de les regrouper par options telles que Assignés ou Date d'échéance.
Attribuez rapidement des détails en passant la souris sur les cartes et utilisez la barre d'outils multitâche pour effectuer des modifications en masse, telles que la mise à jour des statuts ou l'archivage des tâches, le tout en une seule fois.
Découvrez d'autres fonctionnalités spécialement conçues pour Kanban.
Fonctionnalités avancées de ClickUp pour les tableaux Kanban
- Limites du travail en cours (WIP) : définissez des limites WIP dans les colonnes de votre tableau Kanban afin que les équipes ne prennent pas trop de tâches à la fois
- Intégrations dynamiques : Connectez ClickUp à Google Drive, Zoom (et plus de 1 000 autres outils) pour centraliser les communications, les fichiers et les réunions, afin que tout ce qui concerne vos tâches reste sur un seul tableau
- Collaboration en temps réel : laissez des commentaires en temps réel et @mentionnez les membres de l'équipe pour obtenir des commentaires sur les tickets, ou déposez le lien dans ClickUp Chat pour tenir tout le monde informé
- Suivi du temps : Utilisez la fonctionnalité intégrée de suivi du temps pour enregistrer les heures consacrées à chaque tâche directement dans le tableau Kanban, ce qui vous permet de respecter facilement les échéanciers des projets
- Modèles Kanban : utilisez des modèles de tableaux Kanban prédéfinis pour simplifier l'installation et l'utilisation
⚡️ Archive des modèles : Pour une approche conviviale pour les débutants, essayez le modèle de feuille de route ClickUp. Vous bénéficierez ainsi d'une vue Tableau Kanban de la feuille de route pour suivre les tâches à travers différentes étapes, tandis que la vue Liste de la feuille de route fournit un échéancier clair et linéaire des tâches et des jalons.
De plus, utilisez la vue Liste des tâches en attente pour gérer les tâches à venir et la vue Calendrier de charge de travail de l'équipe pour visualiser la capacité de votre équipe.
Options d'importation/exportation polyvalentes de ClickUp
ClickUp propose également des options de transition des données, qui vous aident à gérer efficacement les tâches entre différentes plateformes ou différents formats. Voici comment procéder :
Importation de tâches dans ClickUp
- Vous pouvez importer des tâches depuis diverses plateformes, telles que Notion, ainsi que depuis des fichiers Excel et CSV
💡Conseil de pro : le processus d'importation est simple : accédez à la section Importer/Exporter dans les paramètres, sélectionnez votre source (comme Excel ou une autre application), puis suivez les invites ou instructions pour mapper correctement vos données.
- Lors de l'importation de tâches, ClickUp crée automatiquement une nouvelle liste des éléments importés, ce qui vous aide à classer efficacement les tâches dès le départ
- Après l'importation, vous pouvez consulter un rapport d'importation qui met en évidence les problèmes rencontrés pendant le processus, tels que les éléments en double
Exporter des tâches depuis ClickUp
- Vous pouvez exporter les vues Liste ou Tableur au format CSV ou Excel. Cette fonctionnalité est pratique pour analyser les données des tâches en dehors de ClickUp ou pour les partager avec des parties prenantes qui n'utilisent pas la plateforme
💡Conseil de pro : personnalisez votre exportation en sélectionnant les colonnes visibles, les noms de tâches spécifiques ou toutes les colonnes pour plus de flexibilité dans la présentation des données.
- Toutes les sous-tâches et tous les champs personnalisés peuvent être ajoutés à vos exportations. Cette fonctionnalité garantit que toutes les informations pertinentes relatives aux tâches sont enregistrées et peuvent être utilisées pour des analyses ou des rapports ultérieurs
La suite de fonctionnalités de ClickUp est parfaite pour les flux de travail complexes. Cela dit, si vos besoins sont plus simples, il est toujours utile d'apprendre à optimiser votre efficacité à l'aide de OneNote.
Optimisez l'efficacité de vos tableaux Kanban
Les bons exemples de tableaux Kanban s'appuient sur des pratiques efficaces qui travaillent en arrière-plan.
Bonnes pratiques pour la maintenance d'un tableau efficace
✅ Configurez une structure claire : organisez votre tableau à l'aide de sections tabulaires qui correspondent aux colonnes Kanban telles que Backlog, En cours et Terminé
✅ Ajoutez des éléments visuels : améliorez votre tableau avec des couleurs, des emojis et des étiquettes pour mettre en évidence les priorités et les statuts des tâches
✅ Archivez régulièrement les tâches achevées : créez une section « Archives achevées » pour garder votre tableau propre tout en conservant les tâches passées à des fins de référence
Pièges courants et comment les éviter
❌ Complexité excessive du tableau : veillez à ce que la disposition de votre tableau reste simple afin de refléter votre flux de travail, sans ajouter de sections inutiles qui pourraient dérouter les utilisateurs
❌ Négliger la maintenance : mettez régulièrement à jour le statut des tâches afin d'éviter toute confusion entre les tâches en cours et celles achevées, car les mises à jour manuelles sont essentielles en l'absence de déclencheurs automatiques
❌ Vous n'utilisez pas toutes les fonctionnalités disponibles : découvrez toutes les fonctionnalités disponibles, telles que la liaison de pages existantes et l'utilisation de tableaux, pour améliorer le suivi et l'organisation des tâches
Conseils pour une amélioration et une adaptation continues
📌 Intégrez des boucles de rétroaction : mettez en place un processus pour recueillir les commentaires de l'équipe sur le tableau Kanban, ce qui permet d'améliorer en permanence les flux de travail en fonction d'informations concrètes
📌 Utilisez la technologie : trouvez des outils et des intégrations supplémentaires, tels que des applications d'automatisation ou de gestion de projet, pour améliorer votre expérience du tableau Kanban OneNote
📌 Restez informé : lisez les derniers articles ou rejoignez les forums de gestion de projet pour rester à jour et améliorer vos processus
Maîtrisez vos flux de travail de gestion de projet grâce aux tableaux Kanban de ClickUp
En fin de compte, OneNote et ClickUp offrent tous deux une gestion des tâches de type Kanban, mais leurs différences résident dans ce que vous attendez de vos tableaux.
OneNote peut servir d'espace visuel personnalisable pour un suivi simple. Cependant, lorsqu'il s'agit d'intégrer des tâches à l'ensemble de l'équipe, d'automatiser les flux de travail ou de faire évoluer vos processus, vous devez effectuer davantage de tâches manuelles.
C'est précisément là que ClickUp entre en jeu. Si vous jonglez avec des projets complexes et avez besoin de plus qu'un simple suivi des tâches, les tableaux Kanban de ClickUp font le lien entre la planification et l'exécution
Il comprend toutes les fonctionnalités nécessaires (de la collaboration en temps réel à l'assistance par IA) pour que chaque tâche fasse partie intégrante de votre flux de travail.
Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp et laissez vos tableaux Kanban faire le gros du travail à votre place. 🏋️♂️