Pour comprendre comment un projet passe d'une étape à l'autre, il faut être capable de visualiser clairement son déroulement. C'est ce qui explique le succès des logiciels de création d'organigrammes auprès des équipes qui ont besoin d'une plus grande clarté visuelle.
Cependant, certaines équipes se concentrent sur les logiciels gratuits disponibles et veulent savoir comment créer un organigramme dans Google Docs. Ce n'est pas la manière la plus avantageuse et la plus simple de créer un organigramme, mais c'est possible !
Pour des croquis rapides et des gribouillages à midi, ce système convient parfaitement. Mais pour les organigrammes complexes et les diagrammes de flux de travail, il existe de nombreuses autres ressources efficaces et fonctionnelles qui sont tout aussi pratiques que le bon vieux stylo et papier, croyez-moi.
Dans le cadre de cet article, nous allons nous concentrer sur l'une de ces alternatives : la création d'organigrammes dans Google Docs.
Si vous êtes un utilisateur de Google Doc depuis longtemps, vous vous demandez peut-être comment vous avez pu passer autant de temps sans savoir que votre éditeur de documents préféré offrait autant de fonctionnalités, mais vous n'êtes pas le seul !
Suivez nos instructions pour découvrir tout ce que vous devez savoir sur la création d'organigrammes dans Google Docs, notamment un guide étape par étape et un cours accéléré sur les organigrammes.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Les organigrammes sont des outils visuels essentiels pour clarifier les processus d'un projet et améliorer la communication.
- Les éléments clés comprennent les symboles de début/fin, les rectangles de processus, les losanges de décision et les flèches indiquant le sens du flux.
- Vous pouvez créer des organigrammes simples dans Google Docs à l'aide de Google Drawing en ajoutant des formes, des lignes et du texte.
- Les types d'organigrammes courants comprennent les organigrammes de processus, les diagrammes de flux de travail, les diagrammes à couloirs et les organigrammes de données.
- Google Docs présente certaines limites, telles que l'absence de fonctionnalités dédiées aux organigrammes et la manipulation manuelle des formes.
- ClickUp offre des fonctionnalités avancées de création d'organigrammes avec des modèles et une intégration transparente dans le flux de travail.
- Les tableaux blancs de ClickUp permettent de réaliser facilement la création et le partage d’organigrammes grâce à la collaboration en temps réel.
Qu'est-ce qu'un organigramme ?
Un organigramme est un outil visuel qui représente graphiquement un processus ou un flux de travail.
La plupart des utilisateurs les préfèrent pour représenter de grandes quantités de données ou les utilisent pour planifier des concepts complexes. Ils sont faciles à lire et aident à décomposer des processus compliqués de manière plus digeste grâce à leur nature visuelle. Ils sont également très accessibles pour les membres de l'équipe qui traitent les informations différemment.
Dans la gestion de projet, les organigrammes sont un élément clé de la phase de planification, car ils complètent toute méthodologie de projet, y compris le cadre de projet adaptatif, la gestion du cycle de projet ou la méthode agile. En tant qu'aide visuelle, les organigrammes fournissent :
- Clarté : les membres de l'équipe peuvent voir clairement chaque étape du cycle de vie du projet.
- Coordination : les organigrammes favorisent la transparence afin que tous les membres soient sur la même longueur d'onde en ce qui concerne leur rôle dans le flux de travail du projet.
- Communication : les organigrammes utilisent des graphiques simples pour expliquer rapidement comment des processus complexes sont mis en œuvre.
- Analyse : les organigrammes mappent les flux des processus du début à la fin, ce qui permet aux chefs de projet de déterminer facilement où des goulots d'étranglement sont susceptibles d'apparaître et d'apporter des ajustements si nécessaire.
Symboles, formes et caractéristiques courants des organigrammes
Pour comprendre comment créer et lire un organigramme, examinons d'abord ses caractéristiques et attributs les plus courants.
Début/fin
Comme toutes vos histoires favorites, la plupart des organigrammes ont un début et une fin, indiqués par un rectangle arrondi ou un symbole terminal.
Processus
Le processus montre ce qui est à faire et est représenté par un composant de forme rectangulaire libellé par une action. « Éteindre la télévision », « nourrir le chat » et « appeler le superviseur exécutif » en sont quelques exemples.
Décision
C'est là que les organigrammes montrent les décisions à prendre pour des questions simples. Il s'agit ici de questions oui ou non et vrai ou faux. Le processus, ou algorithme, se déroulera dans deux directions différentes en fonction des réponses aux questions. Un losange ou un rhombus représente le signe de décision.
Flèches
La direction d'un processus est indiquée par des flèches, également appelées lignes de flux.
Création d'un organigramme dans Google Docs
Google Docs est un puissant outil d'édition de documents qui peut également être utile dans la gestion de projet. Il est le plus souvent utilisé pour rédiger et mettre en forme des documents de texte, effectuer des modifications en cours avec d'autres utilisateurs et partager des pages en toute sécurité, mais l'outil Google Drawing intégré est également une excellente ressource pour créer des organigrammes personnalisés. Voici comment procéder :
Étape 1 : configurez votre Google Doc
Commençons par le commencement : nous partons d'un document Google vierge.
Si votre organigramme est horizontal, cliquez sur Mise en page dans l'onglet Fichier, puis sur Paysage pour convertir l'orientation de la page en paysage.
Étape 2 : Ouvrez l'outil de dessin de Google Drawing
Pour créer un organigramme, nous utiliserons l'outil de création de diagrammes de Google Docs.
Accédez à cet outil en naviguant dans la barre de menu supérieure et en sélectionnant Insérer, puis placez votre curseur sur l'option Dessin et sélectionnez Nouveau.
En haut de votre document vierge, une zone de dessin vierge apparaîtra. Avant d'ajouter quoi que ce soit, jetons un coup d'œil rapide à l'outil.
Cliquez sur l'outil Formes dans la barre d'outils de dessin pour afficher tous les objets de votre organigramme, puis sélectionnez Formes dans la liste des choix. Vous pouvez également trouver les nombreuses formes d'organigramme dans la partie inférieure de votre menu.
Si vous ne savez pas exactement ce que signifient certaines formes dans un organigramme, passez votre souris dessus pour afficher un texte décrivant leur fonction.
Étape 3 : Ajoutez des formes
Passons maintenant aux choses sérieuses : la création de votre organigramme !
Pour commencer à ajouter du contenu au diagramme, allez dans le menu Formes et choisissez le terminateur de diagramme, ou le rectangle arrondi.
Vous pouvez ajouter chaque objet individuellement pour remplir votre diagramme, ou si vous avez redimensionné certains d'entre eux, vous pouvez copier et coller les formes pour vous assurer qu'elles ont toutes la même taille.
Étape 4 : Ajoutez des lignes
Cliquez sur l'outil Ligne dans la barre d'outils, puis sélectionnez Flèche ou Connecteur coudé dans le menu déroulant, selon le type de flèche ou de ligne de flux dont vous avez besoin.
Étape 5 : Ajoutez du texte
À l'aide de l'outil Texte (icône T encadrée dans le panneau de dessin), ajoutez du texte à l'intérieur de vos formes.
Sélectionnez votre texte, puis cliquez sur les trois points dans la barre d'outils pour mettre en forme et styliser votre texte. Vous pouvez modifier le type de police de caractère, changer la taille du texte et le positionner comme vous le souhaitez.
Pour conserver la même mise en forme pour chaque forme, copiez et collez le contenu dans la case suivante, puis modifiez simplement le texte.
Étape 6 : enregistrez votre brouillon
Bon, cette étape peut demander un peu de temps pour s'y habituer.
Les utilisateurs apprécient Google Docs pour sa fonctionnalité d'enregistrement automatique, qui leur permet de travailler hors ligne et d'ouvrir leur document à tout moment pour afficher sa version la plus récente sans jamais avoir à cliquer sur « Enregistrer ». Mais pour vous assurer que votre organigramme est bien ajouté à votre document Google, vous devez cliquer sur le bouton bleu Enregistrer et fermer lorsque vous avez terminé.
Si vous devez apporter des modifications à l'organigramme, double-cliquez dessus et vous serez redirigé vers la zone de dessin.
Et voilà ! Vous avez créé votre organigramme dans Google Docs ! 🎉
Bonus : logiciel de création d'organigrammes pour Mac!
4 types courants d'organigrammes dans Google Docs
Bien qu'il existe plusieurs variantes d'organigrammes, nous nous concentrerons sur quatre des cas d'utilisation les plus courants.
Ces quatre organigrammes populaires sont idéaux pour :
- Description des opérations commerciales, de fabrication et administratives
- Décomposer le fonctionnement d'une organisation
- Montrer comment les différents services interagissent.
1. L'organigramme du processus
Un organigramme de processus, également appelé diagramme de flux de processus, est le plus adaptable des quatre organigrammes, car il peut être utilisé pour pratiquement tout.
Mais le plus souvent, les organisations utilisent des organigrammes de processus pour expliquer le fonctionnement de leur entreprise.
2. Le diagramme du flux de travail
Les diagrammes de flux de travail montrent comment fonctionne un processus ou une organisation. Ils vous aident à analyser le mouvement des données et des documents dans l'ensemble de votre organisation.
3. L'organigramme à couloirs
Lorsque vous devez afficher plusieurs catégories d'informations côte à côte, l'organigramme à couloirs est l'outil idéal.
Les diagrammes à couloirs peuvent sembler assez similaires aux diagrammes de flux de travail, mais la principale différence est qu'ils vous permettent de diviser les activités en plusieurs catégories.
Un organigramme à couloirs est utile pour documenter un processus complet qui implique plusieurs équipes ou affecte différentes parties d'une organisation.
4. L'organigramme de données
Un organigramme de données montre comment se produisent les flux de données. Il est utile lorsque vous souhaitez développer un nouveau système ou évaluer un système existant.
Bien qu'ils soient le plus souvent utilisés pour la conception et le développement de logiciels, les organigrammes de données sont également utiles pour évaluer toute diffusion d'informations, par exemple la manière dont les données circulent au sein d'une organisation.
Modèle d'organigramme Google Docs
Le modèle d'organigramme Google Docs de Template.net est un outil robuste et convivial qui permet de rationaliser le processus de création d'organigrammes professionnels et visuellement attrayants. Ce modèle offre une personnalisation facile des couleurs, des textes, des lignes et des formes, donnant aux utilisateurs un contrôle total pour concevoir un organigramme qui répond parfaitement à leurs besoins spécifiques.
Que vous souhaitiez illustrer un processus complexe, un flux de travail ou un système, le modèle d'organigramme Google Docs vous permet de créer sans effort une représentation graphique concise et claire. De plus, ce modèle d'organigramme est entièrement téléchargeable, modifiable et polyvalent, ce qui permet aux utilisateurs d'accéder à leurs créations et de les modifier à leur convenance. Nul besoin d'avoir un haut niveau d'expertise technique, vous pouvez facilement mettre en page des processus complexes à l'aide des fonctionnalités fournies dans ce modèle convivial.
Limites de la création d'organigrammes dans Google Docs
Google Docs est à la fois intuitif et facile à partager avec l'équipe. Grâce à ses curseurs en direct permettant la modification en cours et à l'absence de bouton « Enregistrer », Google Docs rend la création de documents collaborative et, oserions-nous dire, amusante.
Mais malheureusement, tout n'est pas rose en ce qui concerne les organigrammes dans Google Docs.
Voici trois de ses limites les plus contraignantes :
1. Travail hors ligne peu pratique
Google Docs est accessible via un navigateur web. Cela signifie que les utilisateurs peuvent travailler depuis n'importe où, à condition de disposer d'une connexion Internet.
Google propose désormais un logiciel Drive pour Chrome et un programme Drive pour ordinateur de bureau qui vous permettent d'accéder à tous vos fichiers Drive, y compris les fichiers Doc, hors ligne. Cela semble fantastique, mais il existe quelques limites que vous devez connaître, car vous devez planifier à l'avance pour travailler hors ligne.
Tout d'abord, assurez-vous d'avoir configuré Drive pour une utilisation hors ligne et sélectionnez les documents auxquels vous souhaitez accéder hors ligne. Si vous ne le faites pas, vous ne pourrez pas utiliser Docs hors ligne.
Cependant, cette méthode présente un inconvénient. Il n'y a pas d'organigrammes s'il n'y a pas de connexion Internet. Les organigrammes dans Google Docs dépendent du bouton « Enregistrer », vous pouvez donc accéder aux organigrammes que vous avez déjà créés hors ligne, mais vous rencontrerez des difficultés si vous essayez d'en créer un à partir de zéro sans connexion Wi-Fi.
2. Non conçu pour les organigrammes
Oui, Google Docs peut afficher des organigrammes basiques, mais cet éditeur de documents a été créé pour générer et partager des documents, à l'instar de Microsoft Word.
Si Google Docs proposait des modèles de diagrammes intégrés ou simplifiait légèrement l'outil de création de formes, les possibilités offertes par les diagrammes et l'expérience utilisateur seraient radicalement différentes. Mais vous devez copier-coller les formes pour reproduire votre travail, un processus fastidieux et chronophage qui n'est pas idéal pour les diagrammes complexes.
👉 Créer un organigramme dans Excel
3. Aucune fonctionnalité de flux de travail
Vous avez donc créé un organigramme dans Google Docs. Et maintenant ? Pouvez-vous créer des tâches ? Non. Et les attribuer ou les planifier ? Non plus.
Bien que vous puissiez créer un organigramme dans Google Docs, vous ne pouvez pas faire grand-chose d'autre, car il n'est pas réellement connecté à un flux de travail réel, il se contente de le représenter.
Modèles et outils alternatifs pour organigrammes
Pour être honnête, ClickUp est le seul outil de création d'organigrammes numériques dont vous aurez besoin.
ClickUp est une plateforme de productivité tout-en-un sur laquelle s'appuient des équipes de toutes tailles et de tous secteurs pour gérer des projets, créer des organigrammes complexes et optimiser leurs processus avec l'ensemble de l'équipe. Que vous soyez un entrepreneur indépendant ou que vous fassiez partie d'une grande entreprise, ClickUp est suffisamment flexible pour s'adapter à n'importe quel flux de travail, quel que soit le type de projet que vous menez. 🏆
Créez, modifiez et partagez facilement des organigrammes, même pour les projets les plus complexes, et stockez-les indéfiniment dans votre environnement de travail ClickUp. Suivez ces étapes simples du début à la fin, puis laissez libre cours à votre créativité avec les organigrammes dans les Tableaux blancs ClickUp :
Étape 1 : choisissez un organigramme ou un diagramme en fonction de votre objectif final
En gardant à l'esprit votre objectif final, choisissez le diagramme qui vous convient le mieux. Voici quelques idées pour vous aider à réfléchir. Vous pouvez créer un diagramme pour...
- Envisagez une nouvelle procédure pour un projet futur.
- Identifiez les inefficacités et innovez dans un système existant.
- Améliorez la manière dont vous utilisez les ressources dans les processus.
- Définissez les attentes pour un processus spécifique avec votre équipe et travaillez à améliorer vos compétences en communication.
- Décomposez un processus complexe à l'aide d'une checklist des activités, des points de décision et des données.
ClickUp Tableaux blancs offre toutes les fonctionnalités créatives et collaboratives dont vous avez besoin pour créer les organigrammes de vos rêves, et bien plus encore. Mais le meilleur dans tout ça ? Cet outil puissant est entièrement gratuit. Il vous suffit de vous inscrire !
Depuis n'importe où dans votre environnement de travail, allez simplement dans + Afficher, faites défiler vers le bas et cliquez sur Tableau blanc. Vous verrez alors apparaître une toile vierge, pleine de possibilités. Mais dessiner votre organigramme à main levée n'est pas votre seule option ! Nous y reviendrons dans un instant. 🥳
Étape 2 : Invitez l'équipe
Vous n'êtes pas obligé de créer un organigramme tout seul. La collaboration favorise les nouvelles idées, les améliorations et l'innovation dans tout projet. Il suffit de demander à votre équipe de participer au processus grâce à des modifications en cours et à des curseurs en direct afin de pouvoir travailler avec les autres membres sans chevauchement. 🤩
Ajustez vos paramètres de partage et d'autorisation dans les paramètres de l'espace dans ClickUp pour inviter les membres de votre équipe à rejoindre votre espace. Une fois que vous aurez intégré les membres de votre équipe, vous bénéficierez tous de la même liberté pour modifier, créer et créer des diagrammes à votre guise.
Vous avez d'autres questions sur la manière de vous intégrer comme un pro ? Consultez cet article sur la manière dont l'équipe de développement des talents de ClickUp utilise ClickUp pour intégrer les nouveaux membres de l'équipe !
Étape 3 : Créez votre organigramme !
Nous adorons les Tableaux blancs ClickUp, car ils offrent des possibilités illimitées. Vous pouvez créer des organigrammes en choisissant un modèle, en dessinant votre diagramme à main levée ou en utilisant l'une de ses formes ajustables (qui peuvent être converties directement en tâches ClickUp).
Vous pouvez dessiner des connexions entre n'importe quelle forme et n'importe quel média sur votre Tableau blanc, ce qui signifie que votre organigramme peut être créé à tout moment et à partir de n'importe quel groupe d'informations sur votre Tableau.
Ajoutez du texte dans une forme, sur un post-it, intégrez un document ClickUp et bien plus encore, puis utilisez l'édition de texte enrichi pour mettre en valeur votre texte dans votre diagramme. Et pour un accès rapide, utilisez les commandes slash et les raccourcis clavier de ClickUp pour choisir parmi un nombre important d'options de style et de mise en forme.
Comme la zone de travail est infinie, vous pouvez créer autant d'organigrammes que nécessaire sans jamais manquer d'espace. Il vous suffit de faire glisser votre curseur vers une zone libre et de continuer à créer sur le même Tableau ! Partagez, effectuez des modifications en cours et présentez à tout moment un organigramme clair à partir de votre Tableau blanc.
De plus, votre Tableau blanc est automatiquement connecté à votre flux de travail, vous pouvez donc commencer à mettre vos idées en pratique et utiliser votre organigramme dès que possible !
Mais ce n'est pas tout ! ClickUp offre une expérience riche en fonctionnalités dans tous ses outils, ce qui le rend aussi fonctionnel qu'agréable à utiliser.
Pour vous donner une idée de ce à quoi vous pouvez vous attendre, voici quelques fonctionnalités supplémentaires de ClickUp pour optimiser vos organigrammes, vos flux de travail, vos processus, etc. :
- Un chronomètre global natif pour suivre le temps, définir des estimations de durée et booster la productivité sur n'importe quelle tâche.
- Widgets personnalisés pour visualiser les données sous forme de diagramme à barres, de portfolio, de diagramme linéaire et de diagramme à piles, entre autres.
- Plus de 15 vues personnalisables, y compris la vue « Intégrer » pour ajouter du contenu provenant d'autres outils de travail populaires.
- ClickUp Docs pour tout créer, des bases de connaissances détaillées aux wikis, en passant par les documents de processus et tout ce qui se trouve entre les deux. De plus, vous pouvez télécharger vos documents au format Markdown, HTML ou PDF, ou les partager via un lien.
- Plus de 1 000 intégrations, notamment Slack, Trello, Zoom et bien d'autres encore.
- Des dates de début et d'échéance des tâches facilement ajustables, pouvant être attribuées à plusieurs membres de l'équipe à la fois.
- L'application mobile ClickUp pour Android et iOS vous permet de travailler où que vous soyez.
Créer des organigrammes avec ClickUp
Créer un organigramme basique dans Google Docs est peut-être gratuit, mais cela demande beaucoup de temps !
Sans modèles, sans possibilité de connecter votre organigramme Google Doc à votre flux de travail, ni interface utilisateur plus intuitive, vous perdrez un temps précieux que vous auriez pu consacrer à votre équipe ou à votre projet.
La bonne nouvelle, c'est que ClickUp vous donne accès à une vaste bibliothèque de modèles pour commencer à créer des organigrammes de la manière qui vous convient le mieux, ainsi qu'à un puissant Tableau blanc numérique pour stimuler votre créativité, même si vous partez de zéro.
Les organigrammes étant utiles pour communiquer un large intervalle d'informations, vous pouvez être sûr que les quatre exemples ci-dessus ne sont que la partie émergée de l'iceberg.
Commencez à dépasser les objectifs de votre entreprise grâce aux organigrammes interactifs, intuitifs et flexibles de ClickUp, et lancez-vous gratuitement !
Accédez à ClickUp Docs, aux tableaux blancs et aux modèles d'organigrammes, ainsi qu'à 100 Mo de stockage et à un nombre illimité de tâches et de membres avec le forfait Free Forever de ClickUp.
Alors, qu'attendez-vous ?