Parfois, le moment choisi pour envoyer un message est tout aussi important que son contenu.
Que vous souhaitiez vous assurer qu'un message soit vu dès le matin ou qu'il soit diffusé à une heure précise pour un impact maximal, la planification vous offre un contrôle précieux.
Bien que l'assistance en ligne de Google ne dispose pas d'une fonctionnalité de planification native, il existe des solutions de contournement astucieuses pour vous aider à atteindre cet objectif.
Ce blog fournit un guide complet sur la planification des messages sur Google Chat et présente une alternative plus intelligente pour une communication efficace et transparente.
⏰ 60 Second Résumé
- Google Chat ne dispose pas d'une fonctionnalité intégrée de planification des messages
- La planification peut être réalisée à l'aide des rappels de Google Agenda, des rappels de Google Tasks ou d'applications tierces
- L'automatisation est utile pour la communication entre fuseaux horaires, les mises à jour en temps voulu et les rappels automatisés
- L'utilisation d'outils externes pour la planification peut perturber le flux de travail
- Les options de planification dans Google Discussion sont limitées en termes de personnalisation
Comment planifier des messages sur Google Chat
La planification des messages sur Google Chat nécessite une approche manuelle. Cependant, avec un peu de créativité, vous pouvez faire en sorte que cela fonctionne. Avant de vous expliquer comment, nous allons vous aider à mettre en place votre paramètre. Voici ce que vous devez faire :
- Ouvrez Google Chat et connectez-vous (si vous n'avez pas de compte Gmail, inscrivez-vous)
- Cliquez sur Nouvelle discussion et recherchez l'identifiant Google que vous devez contacter. La boîte de dialogue s'ouvre, et il ne vous reste plus qu'à taper votre message au moment parfait
/%$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss2-1-1400x700.png Page d'accueil Comment planifier des messages sur Google Discussions /$$img/
Vous en avez assez de copier des tâches depuis le chat et de créer des tâches à partir de ces tâches ? Nous vous avons entendu !
Voici la solution. 👇🏼
Maintenant que vous êtes connecté, voici quelques façons créatives de programmer des messages sur cet outil :
Utiliser la combinaison calendrier et e-mail
Il s'agit de la solution la plus simple que beaucoup préfèrent. De plus, il suffit de trois clics et d'un peu de messagerie.
Etape 1 : Composer un brouillon de message
Avec le même identifiant Google, connectez-vous à Gmail. Sélectionnez ensuite Composer et rédigez le message.
à Pro Tip: Ne faites pas d'ajout de destinataires dans la section To:. De cette façon, même si vous appuyez accidentellement sur envoyer, il ne s'envolera pas de votre boîte réception.
Etape 2 : Programmer un évènement sur votre calendrier
Ouvrez ensuite votre Google Agenda et cliquez sur Créer. Vous pouvez choisir un évènement ou une tâche.
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, ajoutez le nom de l'évènement, paramètrez la date et l'heure spécifique, collez le texte que vous avez tapé dans le brouillon de l'e-mail et cliquez sur Sauvegarder.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss4-1-1400x775.png Google Agenda Comment planifier des messages sur Google Chat /$$img/
📝 Conseil d'expert: Il se peut que vous ayez plusieurs listes de tâches si vous utilisez fréquemment Google Tasks. Pour que votre tâche reste organisée, choisissez la liste de tâches adaptée à votre message (par exemple, la liste de travail, la liste de projets ou même la liste des " brouillons de messages ")
Étape 3 : Activer les notifications
Vous pouvez activer les notifications à l'aide d'un navigateur ou d'une application mobile. Ainsi, vous recevrez des notifications lorsqu'il sera temps d'agir sur les évènements et les tâches de votre calendrier.
Dans ce cas, l'application vous notifiera lorsque vous devez envoyer vos messages.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss6-1-1400x738.png Google Agenda Comment planifier des messages sur Google Chat /$$img/
Planification des messages à l'aide de rappels
Une autre façon de faire consiste à utiliser un outil de gestion des tâches pour forfaiter le message. Bien que cela ne vous affiche pas votre emploi du temps, il s'agit d'une autre solution de contournement simple et rapide.
Voici ce que vous devez faire :
Etape 1 : Créer une tâche
Ouvrez Google Tâches sur votre application mobile ou web. Sélectionnez ensuite Ajouter une tâche
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss5-1-1400x521.png Création d'une tâche Comment planifier des messages sur Google Disc /$$img/
Étape 2 : Rédiger votre message
Ajoutez un titre à la tâche et rédigez votre message. Vous pouvez également inclure les identifiants e-mail des destinataires.
Supposons que vous deviez envoyer des messages importants à la direction générale pour cette affaire. Vous recevrez la dernière mise à jour à 15 heures et vous devez l'envoyer à la direction avant sa réunion de 15 h 30. Gardez un brouillon prêt avec un espace pour les détails afin d'accélérer les choses.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss7-1-1400x1151.png Rédaction de votre message Comment planifier des messages sur Google Chat /$$img/
Etape 3 : Définir le rappel
Enfin, ajoutez l'heure à laquelle vous devez recevoir un rappel. Dans ce cas, c'est à 15 h 15 le même jour. À Terminé, vous pouvez vous concentrer sur d'autres tâches ou sur des messages réguliers jusqu'à ce que l'heure soit venue.
➡️ Lire la suite: 12 exemples de stratégies de communication sur le lieu de travail
Mise à niveau avec des outils tiers
Outre les solutions manuelles, Google Chat vous permet d'ajouter des applications telles que Send it Later et même ClickUp en tant qu'outils tiers. Ces applications vous aident à programmer l'envoi et même à mettre en place des check-ins récurrents.
Voici quelques étapes pour vous aider à les trouver et à les installer :
Etape 1 : Allez dans Explorer les applications
Une fois que vous êtes de retour sur la page d'accueil de Google Discussion, cliquez sur Explorer les applications
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss8-1-1400x916.png Écran d'accueil Comment planifier des messages sur Google Discuter /$$img/
Étape 2 : Recherchez ce dont vous avez besoin
Si vous avez besoin d'une application de planification ou de gestion, trouvez-la via la barre de recherche. Il y a de fortes chances que les meilleures applications soient placées dans la section la plus populaire.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss9-1-1400x970.png Environnements de travail de Google Comment planifier des messages sur Google Disc /$$img/
Etape 3 : Cliquez sur installer
Sélectionnez l'application dont vous avez besoin et cliquez sur Installer. Dans quelques secondes, elle sera disponible dans votre fenêtre de discussion.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss10-1-1400x967.png ClickUp Comment planifier des Messages sur Google Discuter /$$img/
Etape bonus: Si vous avez téléchargé l'application Send it Later, voici comment vous pouvez l'utiliser :
- Autoriser l'accès à l'application
- Allez sur la boîte de dialogue de votre choix et tapez/plus tard
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- Mettez à jour l'heure et le message. Sélectionnez ensuite Planifier le message
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss11-1.png Programmer un message Comment programmer des messages sur Google Discuter /$$$img/
➡️ Lire la suite: Comment utiliser Google Chat pour une communication d'équipe efficace
Quand vous devez programmer des messages
Maintenant que vous savez comment planifier des messages sur Google Chat, voyons à quel moment il est préférable de les planifier.
Voici cinq situations et applications clés :
- Collaboration entre fuseaux horaires : Communiquer avec des équipes situées dans des fuseaux horaires différents sans perturber leur emploi du temps. Cela permet d'éviter les retards et de garantir des instructions invitantes. Les messages programmés permettent de maintenir un flux de communication régulier entre les régions
- Envoyer des mises à jour sensibles au facteur temps: Envoyer des mises à jour cruciales au bon moment pour attirer l'attention et inciter à une action rapide. La programmation de ces mises à jour permet de s'assurer qu'elles sont vues et suivies d'effets sans qu'il y ait d'abonnements inutiles
- Paramétrer des rappels pour les équipes: Automatisez les rappels pour les réunions, les échéances ou les tâches afin de maintenir l'alignement de tous. Ces rappels permettent de s'assurer que rien n'est oublié et fournissent des incitations cohérentes à la responsabilisation
- Gérer les forfaits en dehors des heures de travail: Programmer des messages en dehors des heures de travail sans déranger les destinataires ou manquer les échéances. Cela permet d'équilibrer les limites entre le travail et la vie privée tout en veillant à ce que les tâches ne soient pas retardées
- Coordonner les communications par lots: Planifier à l'avance les mises à jour ou les annonces répétitives pour gagner du temps et maintenir la cohérence. Cela vous permet de vous concentrer sur d'autres priorités tout en garantissant une livraison en temps voulu
Limites de l'utilisation de Google Disc pour la planification des messages
La planification des messages est une fonctionnalité de communication très intéressante. Cependant, Google Chat a des limites qui peuvent compliquer les choses et qui nécessitent souvent des solutions de contournement créatives que tout le monde n'est pas prêt à accepter.
Voici un aperçu de ces restrictions :
- Pas de planification intégrée: Tout ce qui concerne la planification des messages sur Google Chat est manuel. Cela ajoute des étapes et des limites inutiles
- Dépendance à l'égard des intégrations: L'application nécessite des outils tiers pour la planification. Cela augmente la complexité, s'accompagne de problèmes d'intégration et ralentit les flux de travail
- **Il ne s'intègre à aucun outil de travail et perturbe la productivité. Cela oblige également les utilisateurs à jongler entre la communication et la gestion des tâches sur des fenêtres différentes
- Pas de fil de discussion: Google Chat transforme vos messages en conversations plutôt qu'en fils de discussion. Les points importants risquent d'être noyés, ce qui transforme les discussions en un festival de défilement
- Flexibilité et contrôle limités: Il offre des options de personnalisation minimales et gère les rôles des utilisateurs. Cela rend la communication moins pratique, en particulier lorsqu'il s'agit de planifier avec des équipes plus importantes
➡️ En savoir plus: Les 10 meilleures alternatives à Google Disc pour améliorer la communication au sein d'une équipe
Améliorer la communication d'équipe avec ClickUp
Le manque d'intégrations de Google Chat et sa déconnexion par rapport aux tâches à accomplir la communication au sein de l'équipe amènent souvent les entreprises à rechercher des alternatives à long terme.
Vous n'aurez pas besoin de chercher longtemps.
En tant qu'application Tout pour le travail, ClickUp s'occupe de vos flux de travail, de la gestion de vos projets, de la communication et de tout ce qui se trouve entre les deux.
L'arsenal de ClickUp comprend également des outils qui améliorent la collaboration sur le lieu de travail, à commencer par son outil complet de gestion de projet solution de messagerie .
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ClickUp Chats Comment programmer des messages sur Google Chat
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Découvrez le chat intégré !
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ClickUp Discuter
est la façon la plus intelligente de connecter avec votre équipe là où vous travaillez. L'outil vous permet de lier les discussions directement à des tâches ou des projets. Cela garantit que vos discussions restent organisées et que les détails vitaux sont toujours à portée de main.
Discuter vous permet également de trier les messages. En un seul clic, son IA intégrée résume instantanément les informations clés. Cela permet de gagner du temps et de garder tout le monde sur la même page, quel que soit le niveau d'encombrement de votre boîte de réception.
Autre merveille en un clic, le rappel intégré, qui permet de planifier les réponses sans effort. Complété par des options de notifications par e-mail, transmettez l'information sans perdre le rythme.
➡️ Lire la suite: Discuter est une erreur. Nous le réparons. Si vous souhaitez étiqueter et communiquer au sein de documents, de tâches ou de discussions, ClickUp dispose d'une fonctionnalité intéressante pour s'en charger.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss13-2.png ClickUp's Assign Comments Comment planifier des messages sur Google Chat https://clickup.com/features/assign-comments Essayez Assigned Comments dans ClickUp /$$cta/ Assigner des commentaires dans ClickUp vous permet de créer instantanément des éléments d'action et de les attribuer à d'autres personnes ou à vous-même. Le plus beau ? La résolution ou la réaffectation des commentaires est possible dans le commentaire lui-même. Finies les recherches et les pertes de commentaires.
Vous vous demandez comment vous allez gérer les tâches par le biais des commentaires ? Les commentaires attribués sont automatiquement organisés et très faciles à trouver. De plus, vous pouvez déposer des commentaires n'importe où.
➡️ En savoir plus: Les 15 meilleurs outils logiciels de collaboration d'équipe L'écrit est souvent source de confusion et carrément fastidieux lorsqu'il s'agit de tâches complexes. Mais avant de programmer un appel vidéo, vérifiez que ClickUp propose un outil qui enregistre ce que vous devez dire et faire. ClickUp Clips est un outil d'enregistrement d'écran tout-en-un conçu pour visualiser et simplifier des informations complexes. Il offre des moyens simples de capturer votre écran et de partager votre voix, et ses options de partage d'écran personnalisables facilitent la création de tutoriels.
Chaque Clip est **transcrit automatiquement par l'IA, ce qui permet d'identifier et de revoir facilement les moments clés. Ses horodatages cliquables vous permettent de naviguer dans les vidéos en toute transparence. De plus, vous pouvez copier des extraits et réutiliser le contenu n'importe où.
Chaque vidéo est également facile à intégrer dans des tâches, des documents et des discussions. En bref, ClickUp Clips est parfait pour communiquer, qu'il s'agisse de tutoriels détaillés ou d'un retour d'information rapide.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss14-1.png ClickUp Clips Comment programmer des messages sur Google Discussions https://clickup.com/features/clips Essayez ClickUp Clips /$$cta/
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➡️ Lire la suite: 15 modèles gratuits de plan de communication de projet : Excel, Word, & ClickUp Même si ces fonctionnalités semblent intéressantes, votre équipe est-elle trop habituée à Google Chat pour s'achever complètement ? Ne vous inquiétez pas. ClickUp dispose également d'une fonctionnalité de Intégration de Google Chat pour faciliter la gestion et l'organisation de la messagerie.
L'ajout de ClickUp à vos discussions vous permet d'envoyer automatiquement des mises à jour de tâches à votre chat Google Meet. Il permet également d'envoyer des notifications détaillées à partir de n'importe quel Espace, Projet ou Liste dans la même fenêtre de discussion.
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La planification des messages change la donne pour rester connecté et gérer efficacement les tâches. À l'heure où il est fastidieux de le faire sur l'assistance en ligne de Google, nos solutions créatives permettent de combler cette lacune.
La planification optimise tout, du marketing à la gestion des goulots d'étranglement. Bien que Google Chat puisse faire l'affaire, son manque d'intégration avec les outils de gestion du travail le rend encombrant.
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