Parfois, le moment où un message est envoyé est tout aussi important que son contenu.
Que vous souhaitiez vous assurer qu'un message soit vu dès le matin ou envoyé à une heure précise pour un impact maximal, la planification vous offre un contrôle précieux.
Bien que Google Chat ne dispose pas d'une fonctionnalité native de planification, il existe des solutions astucieuses pour vous aider à atteindre cet objectif.
Ce blog fournit un guide complet sur la façon de programmer des messages sur Google Chat et présente une alternative plus intelligente pour une communication efficace et fluide.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Google Chat ne dispose pas d'une fonctionnalité intégrée de planification des messages.
- La planification peut être effectuée à l'aide des rappels Google Agenda, des rappels Google Tasks ou d'applications tierces. Poursuivez votre lecture pour savoir exactement comment procéder.
- La planification est utile pour les communications entre différents fuseaux horaires, les mises à jour en temps opportun et les rappels automatisés.
- L'utilisation d'outils externes pour la planification peut perturber le flux de travail.
- Les options de planification dans Google Chat offrent des possibilités de personnalisation limitées.
- ClickUp Chat est l'alternative parfaite pour unifier les communications professionnelles et le travail réel ! Vous pouvez l'utiliser pour trier les messages, envoyer des suivis et demander à votre assistant IA, ClickUp Brain, de mettre fin à vos messages.
Comment programmer des messages sur Google Chat
La planification de messages sur Google Chat nécessite une approche manuelle. Cependant, avec un peu de créativité, vous pouvez y parvenir. Avant de nous plonger dans les détails, voyons comment vous préparer. Voici ce que vous devez faire :
- Ouvrez Google Chat et connectez-vous (si vous n'avez pas de compte Gmail, inscrivez-vous).
- Cliquez sur Nouveau chat et recherchez l'identifiant Google de la personne que vous souhaitez contacter. La fenêtre de discussion s'ouvrira et il ne vous restera plus qu'à saisir votre message au moment opportun.
Vous en avez assez de copier des messages à partir du chat et d'en créer des tâches ? Nous vous avons entendu !
Voici la solution. 👇🏼
Maintenant que vous êtes connecté, voici quelques façons créatives de programmer des messages sur cet outil :
Utilisation combinée du calendrier et de l'e-mail
Il s'agit de la solution la plus simple, préférée par beaucoup. De plus, elle ne nécessite que trois clics et quelques Messages.
Étape 1 : rédigez un brouillon de message
Connectez-vous à Gmail avec le même identifiant Google. Sélectionnez ensuite Composer et rédigez votre message.
💡 Conseil de pro : n'ajoutez pas de destinataires dans la section À :. Ainsi, même si vous appuyez accidentellement sur « Envoyer », le message ne quittera pas votre boîte de réception.
Étape 2 : planifiez un évènement dans votre calendrier
Ensuite, ouvrez votre Google Agenda et cliquez sur Créer. Vous pouvez choisir entre un évènement et une tâche.
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, ajoutez le nom de l'évènement, définissez la date et l'heure, collez le texte que vous avez saisi dans le brouillon de l'e-mail, puis cliquez sur Enregistrer.
📝 Conseil d'expert : vous pouvez avoir plusieurs listes de tâches si vous utilisez fréquemment Google Tasks. Pour organiser vos tâches, choisissez la liste de tâches adaptée à votre message (par exemple, liste de travail, liste de projets ou même liste de « brouillons de messages »).
Étape 3 : activez les notifications
Vous pouvez activer les notifications à l'aide d'un navigateur ou d'une application mobile. Ainsi, vous recevrez des notifications lorsqu'il sera temps d'agir sur vos évènements et tâches du Calendrier.
Dans ce cas, l'application vous avertira lorsque vous devrez envoyer vos messages.
Planifier des messages à l'aide de rappels
Une autre façon de procéder consiste à utiliser un outil de gestion des tâches pour planifier le message. Bien que cela ne vous donne pas une vue d'ensemble de votre emploi du temps, c'est une autre solution rapide et simple.
Voici ce que vous devez faire :
Étape 1 : créer une tâche
Ouvrez Google Tasks sur votre application mobile ou Web. Sélectionnez ensuite Ajouter une tâche.
Étape 2 : rédigez votre message
Ajoutez un titre à la tâche et rédigez votre message. Vous pouvez également inclure les adresses e-mail des destinataires.
Supposons que vous deviez envoyer des messages importants à la direction générale pour ce dossier. Vous recevrez les dernières informations à 15 h et vous devrez les envoyer à la direction avant leur appel de 15 h 30. Préparez un brouillon avec un espace pour les détails afin d'accélérer le processus.
Étape 3 : Définissez le rappel
Enfin, ajoutez l'heure à laquelle vous souhaitez recevoir le rappel. Dans ce cas, il s'agit de 15 h 15 le jour même. Une fois cela terminé, vous pouvez vous concentrer sur d'autres tâches ou sur vos messages habituels jusqu'à l'heure prévue.
➡️ En savoir plus : 12 exemples de stratégies de communication pour le lieu de travail
Passez au niveau supérieur grâce à des outils tiers
Outre les solutions manuelles, Google Chat vous permet d'ajouter des applications telles que Send it Later et même ClickUp en tant qu'outils tiers. Ces applications vous aident à programmer l'envoi de messages et même à configurer des vérifications récurrentes.
Voici quelques étapes pour vous aider à les trouver et à les installer :
Étape 1 : accédez à Explorer les applications
Une fois de retour sur la page d'accueil de Google Chat, cliquez sur Explorer les applications.
Étape 2 : recherchez ce dont vous avez besoin
Si vous avez besoin d'une application de planification ou de gestion, trouvez-la via la barre de recherche. Il y a de fortes chances que les meilleures applications soient placées dans la section la plus populaire.
Étape 3 : cliquez sur « Installer »
Sélectionnez l'application dont vous avez besoin et cliquez sur Installer. En quelques secondes, elle sera disponible dans votre fenêtre de chat.
Étape bonus : si vous avez téléchargé l'application Send it Later, voici comment l'utiliser :
- Autorisez l'accès à l'application
- Accédez à la boîte de discussion souhaitée et tapez/plus tard.
- Mettez à jour l'heure et le message. Sélectionnez ensuite Planifier le message.
➡️ En savoir plus : Comment utiliser Google Chat pour une communication efficace au sein de votre équipe
Quand programmer des Messages
Maintenant que vous savez comment programmer des messages sur Google Chat, voyons quand il est préférable de les programmer.
Voici cinq situations et applications clés :
- Collaboration entre différents fuseaux horaires : communiquez avec des équipes situées dans différents fuseaux horaires sans perturber leur emploi du temps. Cela évite les retards et garantit des réponses rapides. Les messages programmés permettent de maintenir un flux de communication régulier entre les différentes régions.
- Diffusion d'informations urgentes : envoyez des informations cruciales au bon moment pour capter l'attention et inciter à agir rapidement. En programmant ces informations, vous vous assurez qu'elles seront vues et prises en compte sans suivi inutile.
- Définition de rappels pour les équipes : effectuez l'automatisation des rappels pour les réunions, les échéances ou les tâches afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde. Cela permet de ne rien oublier et d'encourager régulièrement chacun à assumer ses responsabilités.
- Gestion de la planification en dehors des heures de travail : planifiez des messages après les heures de travail sans déranger les destinataires ni manquer les délais. Cela permet d'équilibrer la vie professionnelle et la vie privée tout en garantissant que les tâches ne sont pas retardées.
- Coordination des communications groupées : programmez à l'avance les mises à jour ou les annonces répétitives pour gagner du temps et garantir la cohérence. Cela vous permet de vous concentrer sur d'autres priorités tout en assurant une diffusion en temps opportun.
Limites de l'utilisation de Google Chat pour programmer des messages
La planification des messages est une fonctionnalité de communication très utile. Cependant, Google Chat présente certaines limites qui peuvent compliquer les choses et nécessitent souvent des solutions de contournement créatives que tout le monde n'est pas prêt à mettre en œuvre.
Voici un aperçu des détails :
- Pas de planification intégrée : tout ce qui concerne la planification des messages sur Google Chat se fait manuellement. Cela ajoute des étapes inutiles et limite la commodité.
- Dépendance vis-à-vis des intégrations : la planification nécessite des outils tiers. Cela augmente la complexité, entraîne des problèmes d'intégration et ralentit les flux de travail.
- Déconnexion dans les flux de travail : il ne s'intègre à aucun outil de travail et perturbe la productivité. Cela oblige également les utilisateurs à jongler entre la communication et la gestion des tâches sur différentes fenêtres.
- Pas de discussions en fil de discussion : Google Chat transforme vos messages en discussions plutôt qu'en fils de discussion. Les points importants peuvent être noyés dans la masse, transformant les discussions en un défilement interminable.
- Flexibilité et contrôle limités : il offre des options de personnalisation minimales et gère les rôles des utilisateurs. Cela rend la communication moins pratique, en particulier lors de la planification avec des équipes plus importantes.
➡️ En savoir plus : Les 10 meilleures alternatives à Google Chat pour améliorer la communication au sein de votre équipe
Améliorer la communication au sein de l'équipe avec ClickUp
Le manque d'intégrations de Google Chat et son décalage par rapport à la communication d'équipe axée sur les tâches poussent souvent les entreprises à rechercher des alternatives à long terme.
Vous n'aurez pas à chercher longtemps.
Application tout-en-un pour le travail, ClickUp prend en charge vos flux de travail, la gestion de projet, la communication et tout ce qui se trouve entre les deux.
ClickUp propose également des outils pour améliorer la collaboration au travail, à commencer par sa solution de messagerie complète.
ClickUp Chat est le moyen le plus intelligent de communiquer avec votre équipe directement depuis votre lieu de travail. Cet outil vous permet de lier directement les discussions aux tâches ou aux projets. Cela garantit que vos discussions restent organisées et que les détails essentiels sont toujours à portée de main.
Chat vous permet également de trier vos messages. En un seul clic, son IA intégrée résume instantanément les informations clés. Cela vous fait gagner du temps et permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde, même si votre boîte de réception est pleine à craquer.
Une autre fonctionnalité incroyable en un seul clic est le rappel intégré, qui facilite la planification des réponses. Avec en plus des options de notifications par e-mail, transmettez des informations sans perdre votre élan.
➡️ En savoir plus : Le chat ne fonctionne pas. Nous sommes en train de le réparer.
Si vous souhaitez ajouter des étiquettes et communiquer dans des documents, des tâches ou des chats, ClickUp dispose également d'une fonctionnalité très pratique pour cela.
ClickUp Assign Comments vous aide à créer instantanément des éléments et à les attribuer à d'autres personnes ou à vous-même. Le plus intéressant ? Il est possible de résoudre ou de réattribuer des commentaires directement dans le commentaire lui-même. Plus besoin de chercher, plus de commentaires perdus.
Vous vous demandez comment gérer vos tâches à l'aide des commentaires ? Les commentaires attribués sont automatiquement organisés et très faciles à trouver. De plus, vous pouvez laisser vos commentaires où vous le souhaitez.
➡️ En savoir plus : Les meilleurs outils logiciels de collaboration pour l'équipe
Les mots écrits sont souvent source de confusion et peuvent s'avérer fastidieux lorsqu'il s'agit de tâches complexes. Mais avant de programmer une visio-conférence, découvrez comment ClickUp vous propose un outil qui enregistre ce que vous devez dire et faire.
ClickUp Clips est un outil d'enregistrement d'écran tout-en-un conçu pour visualiser et simplifier les informations complexes. Il offre des moyens faciles de capturer votre écran et de partager votre voix, et ses options de partage d'écran personnalisables facilitent la création de tutoriels.
Chaque Clip est transcrit automatiquement par l'IA, ce qui permet d'identifier et de revoir facilement les moments clés. Ses horodatages cliquables vous permettent de naviguer facilement dans les vidéos. De plus, vous pouvez copier des extraits et réutiliser le contenu où vous le souhaitez.
Chaque vidéo peut également être facilement intégrée dans des tâches, des documents et des chats. En bref, ClickUp Clips est parfait pour communiquer tout type d'informations, des tutoriels détaillés aux commentaires rapides.
Grâce à cet outil, votre équipe n'aura plus à se demander quoi écrire ou dire. C'est pourquoi ClickUp propose des modèles prédéfinis pour vous aider dans tout ce qui concerne la messagerie, la documentation des règles de conduite à respecter lors des discussions professionnelles.
Voici quelques excellents exemples pour vous aider à démarrer :
- Le modèle de message instantané de ClickUp est conçu pour faciliter la communication sur n'importe quelle application de messagerie instantanée. Il contient des sous-tâches claires sur les bonnes pratiques à garder à l'esprit pour envoyer des messages professionnels et efficaces.
- Modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action ClickUp favorise les objectifs de communication de l'équipe grâce à un plan clair et réalisable. Il propose une visualisation dynamique de l'échéancier pour cartographier les phases du projet et les tâches clés. En bref, il rationalise tout, depuis les tâches à faire jusqu'à la gestion du flux d'informations.
➡️ En savoir plus : Modèles gratuits de plans de communication de projet : Excel, Word et ClickUp
Ces fonctionnalités semblent très intéressantes, mais votre équipe est-elle trop habituée à Google Chat pour changer complètement ? Ne vous inquiétez pas. ClickUp propose également une intégration Google Chat pour vous aider à gérer vos messages et à les organiser.
L'ajout de ClickUp à vos chats vous permet d'envoyer automatiquement des mises à jour de tâches à votre Google Meet Chat. Il fournit également des notifications enrichies provenant de n'importe quel espace, projet ou liste dans la même fenêtre de chat.
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La planification des messages change la donne pour rester connecté et gérer efficacement les tâches. Bien que cette opération soit fastidieuse sur Google Chat, nos solutions créatives permettent de combler cette lacune.
La planification optimise tout, du marketing à la gestion des goulots d'étranglement. Bien que Google Chat puisse répondre à vos besoins, son manque d'intégration avec les outils de gestion du travail le rend fastidieux.
C'est là que ClickUp excelle.
Sa messagerie basée sur l'IA, sa gestion des tâches et sa collaboration bien intégrée le rendent plus intelligent et plus efficace. De plus, il propose plus de 1 000 fonctionnalités (dont Google Chat). Vous souhaitez repenser la façon dont vous planifiez et gérez vos communications ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp!