Les télétravailleurs ne le savent que trop bien. Ouvrez votre calendrier, et vous verrez plusieurs réunions Zoom programmées tout au long de la semaine.
Et avouons-le, vous ne serez probablement pas entièrement attentif pendant toutes les réunions, ni ne vous souviendrez de tout ce qui y a été abordé.
Selon un sondage Microsoft, 42 % des participants aux réunions effectuent plusieurs tâches à la fois au cours d'une semaine type.
Il est donc important de prendre des notes de réunion et d’en disposer, ou d’y avoir accès, ainsi que des enregistrements. Mais qui est capable de prêter attention aux intervenants tout en notant tout avec précision et rapidité ? Peu d’entre nous.
Mais ce processus peut être bien plus simple avec les bons outils et quelques astuces pratiques.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment prendre des notes rapidement et facilement, notamment comment réaliser l’automatisation du processus. En peu de temps, vous disposerez de tous les outils nécessaires pour rédiger à chaque fois des comptes-rendus de réunion Zoom détaillés et exploitables.
⏰ Résumé en 60 secondes
- « Zoom Notes » est une fonctionnalité de Zoom qui crée automatiquement des notes de réunion à l'aide de l'application Zoom Companion.
- Zoom vous aide à transcrire vos réunions et à noter les points clés ainsi que les éléments à mener pendant les appels, ce qui vous permet de mieux vous organiser.
- La prise de notes efficace sur Zoom se déroule en trois étapes. Avant la réunion, planifiez les points clés et fixez des objectifs. Pendant la réunion, prenez des notes claires sur les sujets importants. Après la réunion, relisez et organisez vos notes en tâches.
- Le bloc-notes ClickUp vous aide à prendre rapidement des notes pendant les réunions, tandis que ClickUp Docs vous permet de créer des entrées plus détaillées et de lier ces informations à votre flux de travail.
- ClickUp Brain va encore plus loin en transformant vos notes en éléments à mener et en définissant automatiquement les prochaines étapes.
- Une erreur courante consiste à noter chaque mot de la réunion, ce qui rend difficile la recherche des points clés par la suite.
- Le manque de suivi des éléments à mener peut également entraîner des retards, tandis que les notes désorganisées sont difficiles à retrouver.
- Vous pouvez éviter ces erreurs en vous concentrant sur le résumé des points clés et des décisions, et en utilisant les puissantes fonctionnalités de ClickUp pour une meilleure organisation, une recherche plus efficace et un suivi optimal des éléments abordés lors des réunions.
Qu'est-ce que les notes Zoom ?
« Zoom Notes » est une fonctionnalité très pratique intégrée à la célèbre plateforme de visioconférence qui vous permet de prendre des notes et de les partager avec d’autres participants pendant les réunions. Vous pouvez créer une nouvelle note ou ouvrir une note existante pendant un appel. Une fois la note partagée, tout le monde peut y contribuer et collaborer pour consigner les informations importantes en temps réel.
Mais ce n’est pas tout : vous pouvez également créer et partager des agendas avec votre équipe ici même ! Et une fois la réunion terminée, ces notes sont facilement mises en forme et prêtes à être partagées avec tout le monde.
L'avantage de cette fonctionnalité, c'est qu'elle est accessible à tous les utilisateurs de la plateforme Zoom sans frais supplémentaires.
💡Astuce de pro : activez la transcription en direct lors des réunions Zoom en cliquant sur le bouton situé à côté de « Enregistrer ». Cela génère des sous-titres pour tous les intervenants. Vous pourrez consulter la transcription ultérieurement pour rédiger vos comptes-rendus de réunion beaucoup plus rapidement.
Pourquoi les notes Zoom changent la donne en matière de productivité
👉🏼 En 1885, le psychologue allemand Hermann Ebbinghaus a présenté la courbe de l'oubli. Celle-ci montrait comment une information nouvellement acquise s'estompe de la mémoire si elle n'est pas consolidée.
Imaginez maintenant la quantité d’informations qui vous parvient au cours d’une seule journée de travail. Compter sur votre mémoire pour vous souvenir de tout ce qui a été abordé lors de votre appel Zoom est la recette du désastre. D’où l’importance des notes !
Voici comment cela simplifie votre travail et améliore votre productivité :
- Cela vous aide à rester concentré et impliqué : lorsque vous écrivez à la main ou au clavier, vous ne vous contentez pas d’écouter : vous analysez et résumez également ce qui est dit, ce qui facilite la compréhension et la mémorisation ultérieure.
- Conservez une trace claire des discussions et des plans issus de la réunion : les notes précisent qui fait quoi et définissent les prochaines étapes afin que rien ne soit oublié.
- Améliore la communication et la collaboration : les notes partagées permettent à tout le monde d'être sur la même page. La collaboration lors des réunions réduit la confusion et permet d'éviter plus facilement les malentendus.
- Favorise l'apprentissage actif : la prise de notes améliore la façon dont vous traitez et comprenez les informations. Elle aide également à repérer les points clés et les connexions entre les idées, et stimule la réflexion critique.
- Un guide pour la prise de décision future : les notes permettent de centraliser les décisions, l'avancement des projets et les discussions de l'équipe en un seul et même endroit. Elles constituent également une ressource précieuse pour l'intégration des nouvelles recrues et la compréhension des stratégies passées.
À lire également : 20 astuces et conseils Zoom pour de meilleures réunions vidéo
Comment réaliser l'automatisation de la prise de notes sur Zoom
Vous pouvez automatiser la prise de notes grâce à l'assistant IA de votre compte Zoom.
Cet outil de prise de notes basé sur l'IA se connecte à vos réunions ou webinaires Zoom pour prendre automatiquement des notes. Il transcrit la discussion au fur et à mesure que vous parlez et fournit un résumé détaillé de la discussion.
Cet outil permet d’identifier qui prend la parole, de suivre les éléments à mener et de mettre en évidence les décisions clés en temps réel.
Cependant, certains utilisateurs de Zoom ont jugé cette précision discutable lors de discussions complexes. Si l'outil fonctionne bien pour les discussions simples, il peine souvent à gérer les discussions qui se chevauchent, à reconnaître les termes techniques ou à comprendre le jargon propre à certains secteurs d'activité.
En conséquence, le résultat sera que vous passerez davantage de temps à corriger vos notes, ce qui rendra cette tâche presque aussi chronophage que de les rédiger manuellement à partir de zéro.
Sans compter que la recherche dans les notes Zoom pour trouver l’information exacte dont vous avez besoin est un processus fastidieux. De plus, si vous devez exploiter ces informations, vous devez changer de plateforme et tout saisir manuellement dans d’autres outils de gestion de contenu.
Alors, pourquoi ne pas commencer par là ?
En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp combine la gestion des tâches, des documents, des réunions et des connaissances au sein d'une seule et même plateforme de productivité puissante, optimisée par l'IA.
Mais comment réaliser l'automatisation de la prise de notes avec ClickUp ?
Heureusement, l'assistant IA natif et plus puissant de ClickUp, ClickUp Brain, offre la solution idéale.
Grâce à l'intégration de Zoom dans ClickUp, vous pouvez importer vos notes de réunion Zoom dans ClickUp et laisser ClickUp Brain s'occuper du reste. En un seul clic, il peut résumer les points clés, les discussions et les éléments à faire. Vous manquez de temps ou vous avez un enregistrement vocal de la réunion à transcrire ? Il peut s'en charger également.
L'outil peut également adapter son ton, son langage et son niveau de créativité à vos besoins. Que vous ayez besoin de traduire des notes pour une équipe internationale ou de conserver un style rédactionnel cohérent, il s'adapte à vos besoins.
ClickUp Brain peut également transformer vos notes en tâches concrètes, mais nous y reviendrons plus tard. En attendant, découvrez cette vidéo explicative sur l'utilisation de l'IA pour prendre des notes de réunion.
À lire également : Comment animer des réunions Zoom comme un expert : conseils, astuces et bonnes pratiques
Comment prendre efficacement des notes sur Zoom
Prendre des notes ne consiste pas à noter chaque mot prononcé pendant un appel. Imaginez devoir parcourir des pages et des pages de compte-rendu d’une réunion d’une heure ! L’idée est d’identifier et de mettre en évidence les éléments d’action sur lesquels vous devrez travailler par la suite.
Bien sûr, la prise de notes assistée par l'IA est votre alliée dans ce domaine. Mais une prise de notes active vous permettra également de rester bien informé. Notez et mettez en évidence les points sur lesquels vous pourriez avoir besoin d'éclaircissements à la fin de l'appel. Ou notez simplement les problèmes que vous devrez approfondir avec votre équipe. Voyons comment vous pouvez y parvenir efficacement.
🧠 Anecdote : Avez-vous déjà entendu parler de la « fatigue Zoom » ? Ce terme désigne l’épuisement provoqué par les longues visioconférences. L’une des principales causes de ce phénomène est la nécessité excessive de maintenir un contact visuel rapproché.
Avant la réunion
En tant que jeune scout, vous avez sans doute souvent entendu « Toujours prêt ». Prendre des notes lors des réunions vous permettra de mettre à nouveau cette devise en pratique.
Voici quelques conseils pour vous aider à vous préparer avant la réunion :
- Commencez par consulter attentivement l'agenda ou l'invitation à la réunion afin de comprendre les principaux sujets et objectifs. S'il n'y en a pas, demandez à l'organisateur quel est l'objectif de la réunion.
- Préparez votre application de prise de notes. Si vous utilisez un outil numérique, testez-le à l'avance pour éviter tout problème pendant l'appel.
- Créez un modèle simple avant la réunion, comprenant des sections telles que « Éléments de l'agenda », « Points clés », « Actions à mener » et « Questions ». Cela vous aidera à prendre rapidement des notes pendant l'appel.
- Vérifiez ensuite votre installation. Assurez-vous que votre ordinateur est chargé, que votre connexion Internet est stable et que vous vous trouvez dans un endroit calme et bien éclairé. Fermez les onglets de navigateur et les applications superflus pour éviter toute distraction.
- Si la réunion porte sur un document ou un sujet spécifique, parcourez-le avant l'appel. Téléchargez ou imprimez les rapports, présentations ou autres ressources dont vous aurez besoin pour mieux comprendre le contexte.
- Déterminez ce que vous souhaitez retirer de la réunion. Il peut s'agir de mises à jour sur un projet ou de projets futurs, mais le fait d'avoir un objectif clair vous aidera à prendre les bonnes notes
- Enfin, préparez les questions que vous souhaitez poser ou les sujets dont vous voulez être sûr qu'ils soient abordés
Pendant la réunion
L'efficacité de vos prises de notes pendant la réunion dépend en grande partie de la stratégie que vous adoptez. Voici quelques-unes des stratégies les plus courantes :
- La méthode Cornell (idéale pour ceux qui aiment les structures claires et souhaitent relire leurs notes plus tard) : vous prenez vos notes en trois parties : une pour les points clés et les détails, une autre pour les mots-clés ou les questions, et la dernière pour le résumé de la réunion.
- La méthode des cases (idéale pour tous ceux qui apprennent mieux visuellement) : vous divisez votre page en cases, chacune correspondant à un sujet ou à un point différent, et vous les remplissez au fur et à mesure que la réunion avance
- Structure (pour ceux qui préfèrent une approche étape par étape) : vous rédigez vos notes sous forme de liste, en utilisant des titres pour les thèmes principaux, puis vous ajoutez des détails sous forme de sous-points en dessous
Mais il ne suffit pas d’avoir une stratégie en place et de tout noter mot pour mot : vous devez vous concentrer activement sur l’écoute et la prise de notes des idées principales, des tâches et des décisions. Utilisez les raccourcis, abréviations ou symboles de Zoom pour suivre la discussion.
💡Conseil de pro : si le rythme est trop soutenu, n’hésitez pas à demander un résumé de la réunion ou des précisions sur les points clés.
Après la réunion
Une fois la réunion terminée, il est temps d'organiser et de relire vos notes. Essayez de les parcourir dans l'heure qui suit, tant que les détails sont encore frais dans votre mémoire.
Voici une checklist de tout ce que vous devez faire :
- Organisez vos notes dans un document clair et facile à lire
- Réécrivez votre travail de manière soignée, en remplaçant les abréviations par des phrases complètes
- Mettez en évidence les points clés tels que les décisions, les tâches et les échéances
- Utilisez des couleurs pour classer les informations. Par exemple, le rouge pour les échéances et le vert pour les tâches.
- Ajoutez un résumé reprenant les points principaux, les décisions clés et les éléments à mener, avec leurs responsables et leurs échéances.
- Gérez vos notes sur papier ou utilisez une plateforme numérique pour les classer par projet, date ou équipe, et donnez-leur des noms clairs
Utiliser les intégrations pour une gestion optimisée des notes
Vos notes sont conçues pour apporter de la clarté. Mais les gérer manuellement peut rapidement transformer cette clarté en chaos. Évitez toute confusion en effectuant une connexion entre vos notes de réunion et vos applications de productivité existantes.
Bien sûr, vous pouvez éviter les tracas liés au passage d'une plateforme à l'autre grâce à la plateforme de productivité tout-en-un de ClickUp.
📮ClickUp Insight : Près de 40 % des professionnels se sentent obligés d'assurer le suivi des éléments à mener immédiatement après chaque réunion.
Selon une étude menée par ClickUp, bien que la plupart des personnes aient l’intention de donner suite aux réunions, elles ne parviennent pas à le faire. La raison ? Les éléments à faire sont souvent dispersés et manquent de visibilité en raison de la fragmentation des canaux de communication actuels entre les e-mails (42 %) et la messagerie instantanée (41 %).
ClickUp facilite la transition entre la discussion et l'action en tant qu'application tout-en-un pour le travail. Elle rassemble vos réunions, vos notes et vos tâches sur une seule et même plateforme pour une meilleure productivité lors de vos réunions !
Transformez vos notes en tâches bien organisées avec ClickUp
Il suffit de quatre étapes simples pour transformer vos notes Zoom statiques en un travail percutant.
Étape 1 : Commencez par utiliser l'intégration Zoom de ClickUp et rejoignez une réunion programmée (ou créez-en une nouvelle) directement depuis les tâches ClickUp correspondantes.
Étape 2 :
- Prenez des notes manuellement pendant la réunion à l'aide de ClickUp Bloc-notes ou de ClickUp Documents.
Le bloc-notes ClickUp est idéal pour prendre des notes rapides ou créer des checklists. Quant à ClickUp Docs, il est plus adapté à la prise de notes plus détaillées, notamment les agendas ou les plans de projet.
Ces documents sont faciles à modifier grâce aux outils de mise en forme avancés de ClickUp, tels que les en-têtes, les listes à puces et numérotées, les bannières et les tableaux. Ces éléments améliorent également la lisibilité de vos notes. Et le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez les partager avec votre équipe en temps réel (et même les modifier ensemble), afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
- Recevez automatiquement le compte-rendu et l'enregistrement de votre réunion (si cette fonctionnalité est activée) dans votre tâche une fois la réunion terminée. Vous pouvez même configurer une automatisation dans ClickUp pour avertir les participants à la réunion lorsque cela se produit, afin que chacun ait immédiatement accès à l'ensemble des documents de la réunion.
Une fois cela fait, vous pouvez demander à l’assistant IA natif de ClickUp, ClickUp Brain, de résumer la discussion et d’identifier les éléments à mener à bien à partir de la transcription, sans avoir à prendre de notes manuellement pendant la réunion.
💡 Astuce de pro : Vous en avez assez de prendre des notes manuellement pendant les réunions ? Il est temps d'essayer l'outil de prise de notes IA de ClickUp AI.
- Restez concentré sur vos réunions tandis que le système consigne automatiquement pour vous les points clés, les décisions et les éléments à mener dans un document ClickUp parfaitement organisé.
- Transformez les discussions en actions grâce à des résumés générés par l'IA qui se synchronisent directement avec vos tâches et vos documents
- Vos notes de réunion sont instantanément structurées, consultables et reliées à votre flux de travail
Étape 3 : Il est maintenant temps de créer des tâches ClickUp et des sous-tâches, puis de les attribuer aux membres de votre équipe (ou à vous-même) afin de mener à bien les actions à réaliser. Il vous suffit de sélectionner une entrée dans votre bloc-notes ou vos documents pour la convertir en tâche, puis d’ajouter un responsable et une date d’échéance.
Grâce à l'intégration de ClickUp Brain à votre tâche, identifiez les responsabilités et les échéances directement à partir de vos notes. Définissez les priorités, suivez l'avancement et assurez-vous de ne rien oublier dans vos tâches.
Je suis un grand fan de ClickUp. Sa meilleure fonctionnalité (que personne d’autre ne propose) est de pouvoir conserver toutes vos notes dans Docs, qui sont intégrées aux tâches… Vous pouvez ainsi surligner une phrase dans un document et cliquer avec le bouton droit pour la transformer en tâche. C’est extrêmement utile lorsque je souhaite transformer les notes prises lors d’un appel téléphonique d’une heure en tâches distinctes… et je n’ai pas besoin de les retaper ni même de les copier-coller.
Je suis un grand fan de ClickUp. Sa meilleure fonctionnalité (que personne d’autre ne propose) est de pouvoir conserver toutes vos notes dans Docs, qui sont intégrées aux tâches… Vous pouvez ainsi surligner une phrase dans un document et cliquer avec le bouton droit pour la transformer en tâche. C’est extrêmement utile lorsque je souhaite transformer les notes prises lors d’un appel téléphonique d’une heure en tâches distinctes… et je n’ai pas besoin de les retaper ni même de les copier-coller.
Si vous avez besoin d'aide, la vaste bibliothèque de modèles de ClickUp comprend de nombreux modèles de notes de réunion adaptés à tous les cas de figure.
Bonus : Découvrez ces mèmes Zoom pour vous faire une bonne rigolade !
Modèles ClickUp pour faciliter vos réunions
L'un de nos outils préférés est le modèle de compte-rendu de réunion ClickUp. Qu'il s'agisse de réunions hebdomadaires détaillées ou de points quotidiens, il permet d'organiser les réunions d'équipe grâce à des sections dédiées à l'agenda, aux notes et aux actions à mener.
Vous pouvez même ajouter des images, des liens ou des vidéos pour apporter davantage de contexte et vous assurer que votre réunion est bien documentée.
Avec ClickUp, vous disposez en un seul et même endroit de tout ce dont vous avez besoin pour vos réunions et vos projets, ce qui vous permet de rester organisé et en phase avec votre niveau de productivité.
Vous pouvez également utiliser le modèle de compte-rendu de réunion ClickUp. Il vous aide à créer un tableau de bord de notes sous forme de sous-pages pour chaque session, afin que rien ne passe inaperçu. Ce modèle est idéal pour les débutants : tous les membres de votre équipe peuvent ainsi collaborer pleinement sans avoir à passer par une phase d'apprentissage.
💡Astuce de pro : si votre entreprise utilise Google Workspace, vos agendas se trouvent probablement dans Google Docs. Vous pouvez consulter ces modèles d'agenda gratuits pour Google Docs afin de vous lancer.
Erreurs courantes lors de la prise de notes sur Zoom et comment les éviter
Même avec les bons outils et une bonne préparation, il est fréquent de commettre des erreurs lors des appels en ligne, ce qui peut avoir un impact direct sur la productivité.
Mais la plupart de ces erreurs sont faciles à corriger. Voici quelques erreurs courantes lors de la prise de notes et comment les éviter.
- Surcharger vos notes de détails superflus peut compliquer leur relecture ou la mise en œuvre des actions qui en découlent. Au lieu d’essayer de tout noter, concentrez-vous sur les points clés, les décisions et les éléments à mener.
- Le manque de suivi des éléments à mener après un appel est un problème courant. Juste après la réunion, passez en revue les éléments à mener et attribuez-les aux bonnes personnes.
- Des notes désorganisées et impossibles à retrouver peuvent entraîner une perte d'informations et une perte de temps. Mettez en place un système clair pour les stocker, avec des noms de dossiers simples et des libellés cohérents.
- Le multitâche nuit à la qualité de vos notes. Si vous consultez vos e-mails pendant un appel, vous passerez à côté de détails essentiels. Restez concentré sur la réunion.
- Ne pas partager vos notes avec les bonnes personnes réduit leur valeur et est source de confusion. Envoyez immédiatement vos notes aux personnes concernées après un appel.
Confiez la prise de notes à ClickUp !
Prendre de bonnes notes est essentiel pour garantir la productivité de vos réunions et ne rien manquer d’important. L’outil intégré à Zoom fait déjà ses preuves auprès d’équipes du monde entier.
Mais si vous recherchez un outil encore plus performant et précis, ClickUp est la solution qu'il vous faut.
ClickUp vous aide non seulement à prendre des notes, mais s'intègre également à ses outils de gestion de projet. Vous pouvez ainsi transformer immédiatement vos notes de réunion en tâches sans avoir à passer d'une application à l'autre. De la définition des échéances à l'attribution des tâches en passant par le suivi des progrès, ClickUp s'occupe de tout.
Créez dès aujourd’hui un compte ClickUp gratuit et laissez-le gérer vos projets et vos notes au sein d’un même espace de travail !