Les télétravailleurs le savent bien. Ouvrez votre Calendrier et vous verrez plusieurs réunions Zoom prévues tout au long de la semaine.
Et avouons-le, vous ne serez probablement pas totalement attentif pendant toutes les réunions, ni ne vous souviendrez de *tout ce qui a été discuté.
Selon un sondage de Microsoft, 42 % des participants à des réunions effectuent plusieurs tâches à la fois au cours d'une semaine type.
Il est donc important de prendre des notes et d'enregistrer les réunions, ou d'avoir accès à ces enregistrements. Mais qui peut à la fois prêter attention aux intervenants et noter tout avec précision et rapidité ? Peu d'entre nous.
Mais ce processus peut être beaucoup plus facile avec les bons outils et quelques astuces pratiques.
Dans cet article, nous vous montrerons comment prendre des notes rapidement et facilement, y compris comment réaliser l’automatisation du processus. En peu de temps, vous disposerez de tous les outils nécessaires pour créer à chaque fois des notes de réunion Zoom détaillées et exploitables.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Zoom Notes est une fonctionnalité de Zoom qui crée automatiquement des notes de réunion à l'aide de son compagnon Zoom.
- Zoom vous aide à transcrire vos réunions et à noter les éléments clés et les actions à mener pendant les appels, ce qui vous permet de rester organisé plus facilement.
- La prise de notes efficace sur Zoom se déroule en trois étapes. Avant la réunion, planifiez les points clés et fixez des objectifs. Pendant la réunion, prenez des notes claires sur les sujets importants. Après la réunion, relisez et organisez vos notes en tâches.
- ClickUp Bloc-notes vous aide à prendre rapidement des notes pendant les réunions, tandis que ClickUp Documents vous permet de créer des entrées plus détaillées et de lier les informations à votre flux de travail.
- ClickUp Brain va encore plus loin en transformant vos notes en éléments à entreprendre et en définissant automatiquement les étapes suivantes.
- Une erreur courante consiste à noter chaque mot prononcé pendant la réunion, ce qui rend difficile de retrouver les points clés par la suite.
- Ne pas donner suite aux éléments à prendre en compte peut également entraîner des retards, tandis que des notes désorganisées sont difficiles à retrouver.
- Vous pouvez éviter ces erreurs en vous concentrant sur la résumation des points clés et des décisions et en utilisant les puissantes fonctionnalités de ClickUp pour une meilleure organisation, une recherche plus efficace et un suivi des éléments abordés lors des réunions.
Que sont les notes Zoom ?
Zoom Notes est une fonctionnalité astucieuse intégrée à la célèbre plateforme de visioconférence qui vous permet de prendre des notes et de les partager avec d'autres personnes pendant les réunions. Vous pouvez créer une nouvelle note ou ouvrir une note existante pendant un appel. Une fois partagée, tout le monde peut intervenir et collaborer pour saisir les détails importants en temps réel.
Mais ce n'est pas tout : vous pouvez également créer et partager des agendas avec votre équipe ici ! Et une fois la réunion terminée, ces notes sont facilement mises en forme et prêtes à être partagées avec tout le monde.
L'avantage de cette fonctionnalité est qu'elle est disponible pour tous les utilisateurs de la plateforme Zoom sans frais supplémentaires.
💡Conseil de pro : activez les transcriptions en direct dans les réunions Zoom en cliquant sur le bouton situé à côté de « Enregistrer ». Cela génère des sous-titres pour tous les intervenants. Vous pouvez accéder à la transcription ultérieurement pour rédiger plus rapidement le compte rendu de votre réunion.
Pourquoi les notes Zoom changent la donne en matière de productivité
👉🏼 En 1885, le psychologue allemand Hermann Ebbinghaus a présenté la courbe de l'oubli. Elle montre comment une information nouvellement acquise s'estompe de la mémoire si elle n'est pas renforcée.
Imaginez maintenant la quantité d'informations qui vous parviennent au cours d'une seule journée de travail. Compter sur votre mémoire pour vous souvenir de tout ce qui a été discuté lors de votre appel Zoom est la recette du désastre. D'où l'importance des notes !
Voici comment cela simplifie et améliore votre productivité :
- Restez concentré et impliqué : lorsque vous écrivez ou tapez, vous ne vous contentez pas d'écouter, vous traitez et résumez également ce qui est dit, ce qui facilite la compréhension et la mémorisation ultérieure.
- Conservez une trace claire des discussions et des plans de réunion : les notes précisent qui fait quoi et définissent les prochaines étapes afin que rien ne soit oublié.
- Améliore la communication et la collaboration : les notes partagées permettent à tout le monde d'être sur la même page. La collaboration pendant les réunions réduit la confusion et permet d'éviter plus facilement les malentendus.
- Favorise l'apprentissage actif : la prise de notes améliore votre façon de traiter et de comprendre les informations. Elle vous aide également à repérer les points clés et les connexions, et stimule votre esprit critique.
- Sert de guide pour les décisions futures : les notes permettent de conserver en un seul endroit les décisions, l'avancement des projets et les discussions de l'équipe. Elles peuvent également constituer une ressource précieuse pour l'intégration des nouvelles recrues et la compréhension des stratégies passées.
À lire également : 20 conseils et astuces Zoom pour améliorer vos réunions vidéo
Comment réaliser l'automatisation de la prise de notes dans Zoom
Vous pouvez automatiser le processus de prise de notes grâce à l'assistant IA de votre compte Zoom.
Cet outil de prise de notes basé sur l'IA se connecte à vos réunions ou webinaires Zoom pour prendre automatiquement des notes. Il transcrit la discussion au fur et à mesure que vous parlez et fournit un résumé détaillé de la discussion.
Cet outil permet d'identifier qui parle, de suivre les éléments à entreprendre et de mettre en évidence les décisions clés en temps réel.
Cependant, certains utilisateurs de Zoom trouvent cette précision discutable lors de discussions complexes. Si cet outil fonctionne bien pour les discussions simples, il a souvent du mal à gérer les discussions qui se chevauchent, à reconnaître les termes techniques ou à comprendre le langage spécifique à un secteur d'activité.
En conséquence, le résultat sera que vous passerez plus de temps à corriger les notes, ce qui prendra presque autant de temps que de les créer manuellement à partir de zéro.
Sans oublier que rechercher les informations exactes dont vous avez besoin dans Zoom Notes est un processus fastidieux. De plus, si vous devez utiliser ces informations exploitables, vous devez changer de plateforme et saisir manuellement toutes les données dans d'autres outils de gestion de contenu.
Alors, pourquoi ne pas commencer par là ?
En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp combine la gestion des tâches, des documents, des réunions et des connaissances en une seule plateforme de productivité puissante, soutenue par l'IA.
Mais comment réaliser l'automatisation de la prise de notes avec ClickUp ?
Heureusement, l'assistant IA natif plus puissant de ClickUp, ClickUp Brain, offre la solution parfaite.
Grâce à l'intégration Zoom de ClickUp, vous pouvez importer vos notes de réunion Zoom dans ClickUp et laisser ClickUp Brain faire le reste. Il peut résumer les points clés, les discussions et les éléments à faire en un seul clic. Vous manquez de temps ou vous avez une note vocale de la réunion à transcrire ? Il peut également le faire.
L'outil peut également adapter son ton, son langage et son niveau de créativité à vos besoins. Que vous ayez besoin de traduire des notes pour une équipe internationale ou de conserver un style rédactionnel cohérent, il peut s'adapter à vos besoins.
ClickUp Brain peut également transformer vos notes en tâches exploitables, mais nous y reviendrons plus tard. En attendant, regardez cette vidéo explicative sur l'utilisation de l'IA pour prendre des notes de réunion.
À lire également : Comment organiser des réunions Zoom comme un expert : conseils, astuces et bonnes pratiques
Comment prendre des notes efficaces sur Zoom
Prendre des notes ne consiste pas à noter chaque mot prononcé pendant un appel. Imaginez devoir parcourir des pages et des pages de votre réunion d'une heure ! L'idée est d'identifier et de mettre en évidence les éléments à travailler ultérieurement.
Bien sûr, la prise de notes par IA est votre alliée dans ce domaine. Mais la prise de notes active vous permettra également de rester informé. Notez et soulignez les points qui pourraient nécessiter des éclaircissements à la fin de l'appel. Ou notez simplement les problèmes dont vous devez discuter plus en détail avec votre équipe. Voyons comment vous pouvez vous y prendre pour bien faire les choses.
🧠 Anecdote : Connaissez-vous la fatigue liée à Zoom ? Ce terme désigne l'épuisement causé par les longues visioconférences. L'une des principales causes de ce phénomène est la nécessité excessive de maintenir un contact visuel rapproché.
Avant la réunion
En tant que jeune scout, vous avez probablement souvent entendu « Soyez prêt ». Prendre des notes lors des réunions vous permettra de travailler à nouveau avec la même devise.
Voici quelques conseils pour vous aider à vous préparer avant la réunion :
- Commencez par vérifier attentivement l'agenda ou l'invitation à la réunion afin de comprendre les principaux thèmes et objectifs. S'il n'y en a pas, demandez à l'organisateur quel est le but de la réunion.
- Préparez votre application de prise de notes. Si vous utilisez un outil numérique, testez-le à l'avance pour éviter tout problème pendant l'appel.
- Créez un modèle simple avant la réunion avec des sections telles que « Éléments de l'agenda », « Points clés », « Mesures à prendre » et « Questions ». Cela vous aidera à prendre rapidement des notes pendant l'appel.
- Ensuite, vérifiez votre installation. Assurez-vous que votre ordinateur est chargé, que votre connexion Internet est stable et que vous vous trouvez dans un endroit calme et bien éclairé. Fermez les onglets et applications supplémentaires de votre navigateur pour éviter toute distraction.
- Si la réunion est censée porter sur un document ou un support spécifique, parcourez-le avant l'appel. Téléchargez ou imprimez tous les rapports, présentations ou autres ressources dont vous aurez besoin pour mieux comprendre le contexte.
- Déterminez ce que vous souhaitez retirer de la réunion. Il peut s'agir de mises à jour sur un projet ou de plans pour l'avenir, mais avoir un objectif clair vous aidera à prendre les bonnes notes.
- Enfin, préparez toutes les questions que vous souhaitez poser ou les sujets que vous voulez aborder.
Pendant la réunion
L'efficacité de vos notes pendant la réunion dépend en grande partie du type de stratégie que vous adoptez. Voici quelques-unes des plus courantes :
- La méthode Cornell (idéale pour ceux qui aiment les structures claires et souhaitent revoir leurs notes plus tard) : vous prenez vos notes en trois sections : une pour les points clés et les détails, une autre pour les mots-clés ou les questions, et la dernière pour le résumé de la réunion.
- Méthode des cases (idéale pour tous ceux qui apprennent mieux visuellement) : divisez votre page en cases, chacune correspondant à un sujet ou un point différent, et remplissez-les au fur et à mesure que la réunion avance.
- Planification (pour ceux qui préfèrent une approche étape par étape) : rédigez vos notes sous forme de liste, en utilisant des titres pour les sujets principaux, et ajoutez des détails sous forme de sous-titres.
Mais il ne suffit pas d'avoir une stratégie et de tout noter mot pour mot : vous devez vous concentrer activement sur l'écoute et la saisie des idées principales, des tâches et des décisions. Utilisez des raccourcis, des abréviations ou des symboles pour suivre la discussion.
💡Conseil de pro : si les choses vont trop vite, n'hésitez pas à demander un récapitulatif de la réunion ou des éclaircissements sur les points clés.
Après la réunion
Une fois la réunion terminée, il est temps d'organiser et de revoir vos notes. Essayez de les parcourir dans l'heure qui suit, tant que les détails sont encore frais dans votre esprit.
Voici une checklist de tout ce que vous devez faire :
- Organisez vos remarques dans un document clair et facile à lire.
- Réécrivez votre travail de manière claire, en transformant les abréviations en phrases complètes.
- Mettez en évidence les points clés tels que les décisions, les tâches et les échéances.
- Utilisez des couleurs pour classer les informations. Par exemple, rouge pour les échéances et vert pour les tâches.
- Ajoutez un résumé avec les points principaux, les décisions clés et les éléments à prendre, en précisant les responsabilités et les délais.
- Gérez vos notes physiquement ou utilisez une plateforme numérique pour les classer par projet, date ou équipe, et utilisez des noms clairs.
Utilisation des intégrations pour une meilleure gestion des notes
Vos notes sont conçues pour fournir de la clarté. Mais les gérer manuellement peut rapidement transformer cette clarté en chaos. Évitez toute confusion en effectuant une connexion entre vos notes de réunion et vos applications de productivité existantes.
Bien sûr, vous pouvez éviter les tracas liés au passage d'une plateforme à l'autre grâce à la plateforme de productivité tout-en-un ClickUp.
📮ClickUp Insight : Près de 40 % des professionnels se sentent obligés de donner suite aux éléments à prendre immédiatement après chaque réunion.
Selon une étude menée par ClickUp, bien que la plupart des gens aient l'intention de mettre en œuvre les décisions prises lors des réunions, ils ne parviennent pas à le faire. La raison ? Les éléments à faire sont souvent dispersés et manquent de visibilité en raison de la fragmentation des canaux de communication actuels entre les e-mails (42 %) et la messagerie instantanée (41 %).
ClickUp facilite la transition entre la discussion et l'action en tant qu'application tout-en-un pour le travail. Elle rassemble vos réunions, vos notes et vos tâches sur une plateforme unifiée pour une meilleure productivité lors des réunions !
Transformez vos notes en tâches organisées avec ClickUp.
Quatre étapes simples suffisent pour transformer vos notes Zoom statiques en un travail percutant.
Étape 1 : Commencez par l'intégration Zoom de ClickUp et participez à une réunion planifiée (ou créez-en une nouvelle) directement à partir des tâches ClickUp correspondantes.
Étape 2 :
- Prenez des notes manuellement pendant la réunion à l'aide de ClickUp Bloc-notes ou ClickUp Docs.
ClickUp Bloc-notes est idéal pour prendre des notes rapides ou créer des checklists. ClickUp Documents est quant à lui plus adapté à la prise de notes plus détaillées, telles que des agendas ou des plans de projet.
Ces documents sont faciles à modifier grâce aux nombreux outils de mise en forme de ClickUp, tels que les en-têtes, les listes à puces et numérotées, les bannières et les tableaux. Ces éléments améliorent également la lisibilité de vos notes. Le plus intéressant ? Vous pouvez les partager avec votre équipe en temps réel (et même les co-éditer), afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
- Obtenez automatiquement la transcription et l'enregistrement (si activé) de votre réunion dans votre tâche une fois la réunion terminée. Vous pouvez même configurer une automatisation dans ClickUp pour avertir les participants à la réunion lorsque cela se produit, afin que tout le monde ait immédiatement accès à tous les documents de la réunion.
Une fois cela fait, vous pouvez demander à l'assistant IA natif de ClickUp, ClickUp Brain, de résumer la discussion et de dégager les actions à mener à partir de la transcription, sans avoir à documenter manuellement les éléments pendant la réunion.
💡 Conseil de pro : Vous en avez assez de prendre des notes manuellement pendant les réunions ? Il est temps d'essayer ClickUp AI Notetaker.
- Restez concentré sur vos réunions pendant que le système capture automatiquement les points clés, les décisions et les éléments à mener pour vous dans un document ClickUp Doc parfaitement organisé.
- Transformez les discussions en actions grâce à des résumés générés par l'IA qui se synchronisent directement avec vos tâches et vos documents.
- Vos notes de réunion sont instantanément structurées, consultables et connectées à votre flux de travail.
Étape 3 : Il est maintenant temps de créer des tâches et des sous-tâches ClickUp et de les attribuer aux membres de votre équipe (ou à vous-même) afin de donner suite aux mesures à prendre. Il vous suffit de sélectionner une entrée dans votre bloc-notes ou vos documents pour la convertir en tâche, puis d'ajouter un responsable et une date d'échéance.
Grâce à l'ajout de ClickUp Brain à votre tâche, découvrez les responsabilités et les échéances directement à partir de vos notes. Définissez des priorités, suivez la progression et assurez-vous que rien n'est oublié dans les tâches.
Je suis un grand fan de ClickUp. Sa meilleure fonctionnalité (que personne d'autre n'offre) est la possibilité de conserver toutes vos notes dans Docs et de les intégrer à Tasks... Vous pouvez ainsi surligner une phrase dans un document et cliquer avec le bouton droit pour la transformer en tâche. C'est très utile lorsque je souhaite traduire les notes prises lors d'un appel téléphonique d'une heure en tâches distinctes... et je n'ai pas besoin de les retaper ni même de les copier/coller.
Je suis un grand fan de ClickUp. Sa meilleure fonctionnalité (que personne d'autre n'offre) est la possibilité de conserver toutes vos notes dans Docs et de les intégrer à Tasks... Vous pouvez ainsi surligner une phrase dans un document et cliquer avec le bouton droit pour la transformer en tâche. C'est très utile lorsque je souhaite traduire les notes prises lors d'un appel téléphonique d'une heure en tâches distinctes... et je n'ai pas besoin de les retaper ni même de les copier/coller.
Si vous avez besoin d'aide, la vaste bibliothèque de modèles de ClickUp comprend plusieurs modèles de notes de réunion adaptés à tous les scénarios.
Modèles ClickUp pour faciliter vos réunions
L'un de nos outils préférés est le modèle de notes de réunion ClickUp. Des appels hebdomadaires détaillés aux points quotidiens, il permet d'organiser les réunions d'équipe grâce à des sections dédiées aux agendas, aux notes et aux éléments à mener.
Vous pouvez même ajouter des images, des liens ou des vidéos pour fournir des informations supplémentaires et vous assurer que votre appel est bien documenté.
Avec ClickUp, vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour vos réunions et vos projets en un seul endroit, ce qui vous permet de rester organisé et en situation de haute productivité.
Vous pouvez également utiliser le modèle de compte rendu de réunion ClickUp. Il vous aide à créer un tableau de bord de notes sous forme de sous-pages pour chaque session afin que rien ne passe inaperçu. Ce modèle est parfait pour les débutants, afin que tous les membres de votre équipe puissent véritablement collaborer sans avoir à passer par une phase d'apprentissage.
💡Conseil de pro : si votre entreprise utilise Google Workspace, vos agendas se trouvent probablement dans Google Docs. Vous pouvez consulter ces modèles d'agenda gratuits pour Google Docs afin de vous aider à démarrer.
Erreurs courantes dans la prise de notes sur Zoom et comment les éviter
Même avec les bons outils et une bonne préparation, il est courant de commettre des erreurs lors d'appels en ligne, ce qui peut avoir un impact direct sur la productivité.
Mais la plupart d'entre elles sont faciles à corriger. Voici quelques erreurs courantes dans la prise de notes et comment les éviter.
- Surcharger vos notes de détails inutiles peut rendre leur consultation ou leur utilisation difficile. Au lieu d'essayer de noter tout, concentrez-vous sur les points clés, les décisions et les éléments à prendre.
- Le manque de suivi des éléments à prendre en compte après un appel est un problème courant. Immédiatement après la réunion, passez en revue les éléments à prendre en compte et attribuez-les aux personnes concernées.
- Des notes désorganisées et introuvables peuvent entraîner une perte d'informations et une perte de temps. Mettez en place un système clair pour les stocker, avec des noms de dossiers simples et des libellés cohérents.
- Le multitâche nuit à la qualité de vos notes. Si vous consultez vos e-mails pendant un appel, vous passerez à côté d'informations essentielles. Restez concentré sur la réunion.
- Ne pas partager vos notes avec les bonnes personnes réduit leur valeur et sème la confusion. Envoyez immédiatement vos notes aux parties prenantes après un appel.
Laissez ClickUp prendre des notes à votre place !
Prendre de bonnes notes est essentiel pour garantir la productivité de vos réunions et ne rien manquer d'important. L'outil interne de Zoom fait un excellent travail pour les équipes du monde entier.
Mais si vous recherchez une solution encore plus puissante et précise, ClickUp est la solution qu'il vous faut.
ClickUp vous aide non seulement à prendre des notes, mais se connecte également à ses outils de gestion de projet, ce qui vous permet de transformer immédiatement vos notes de réunion en tâches sans avoir à passer d'une application à l'autre. De la fixation des délais à l'attribution des tâches et au suivi de la progression, ClickUp s'occupe de tout.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour obtenir un compte ClickUp gratuit et gérez vos projets et vos notes au sein d'un même espace de travail !