Les travailleurs à distance ne le savent que trop bien. Ouvrez votre Calendrier, et vous verrez de multiples Réunions Zoom programmées tout au long de la semaine.

Et admettons-le, vous ne serez probablement pas pleinement attentif pendant chacune d'entre elles, ni ne vous souviendrez de tout ce qui a été discuté.

Selon un sondage de Microsoft, 42% des participants à une réunion sont multitâches au cours d'une semaine normale.

Il est donc important de prendre des notes et des enregistrements de réunion ou d'y avoir accès. Mais qui peut être attentif aux orateurs et noter tout avec précision et rapidité ? Peu d'entre nous.

Mais ce processus peut être grandement facilité par l'utilisation d'un ensemble de paramètres appropriés et de quelques conseils pratiques.

Dans ce post, nous allons vous montrer comment faire des enregistrements rapidement et facilement, y compris des façons d'automatiser le processus. D'ici peu, vous disposerez de tous les outils nécessaires pour créer des notes de réunion Zoom détaillées et exploitables à chaque fois.

⏰ Résumé en 60 secondes

• Zoom Notes est une fonctionnalité de Zoom qui crée automatiquement des notes de réunion avec l'aide de son Zoom's Companion
• Zoom aide à transcrire les réunions et à capturer les points clés et les éléments d'action pendant les appels, ce qui facilite l'organisation
• Une prise de notes Zoom efficace se fait en trois étapes. Avant la réunion, planifiez les points clés et fixez des paramètres. Pendant la réunion, prenez des notes Effacées sur les sujets importants. Après la réunion, examinez vos notes et organisez-les en tâches
• ClickUp Bloc-notes vous aide à prendre rapidement des notes pendant les réunions, tandis que ClickUp Documents vous permet de créer des entrées plus détaillées et de lier les informations à votre flux de travail
• ClickUp Brain va encore plus loin en transformant vos notes en éléments d'action et en définissant automatiquement les étapes suivantes
• L'une des erreurs les plus courantes consiste à noter chaque mot de la réunion, ce qui complique la recherche des points clés par la suite
• Ne pas donner suite aux éléments d'action peut également conduire à des délais non respectés, alors que des notes désorganisées sont difficiles à retrouver
• Vous pouvez éviter ces erreurs en vous efforçant de résumer les points et décisions clés et en utilisant les puissantes fonctionnalités de ClickUp pour améliorer l'organisation, la recherche et le suivi des éléments de la réunion

Qu'est-ce que les notes Zoom ?

via Zoom Zoom Notes est une fonctionnalité astucieuse intégrée à la plate-forme de vidéoconférence populaire qui vous permet de prendre des notes et de les partager avec d'autres personnes pendant les réunions. Vous pouvez commencer une nouvelle note ou ouvrir une note existante pendant un appel. Une fois partagée, tout le monde peut y participer et collaborer pour capturer les détails importants en temps réel.

Ce n'est pas tout : vous pouvez également créer et partager des agendas avec votre équipe ! Et lorsque l'appel est terminé, ces notes sont facilement mises en forme et prêtes à être partagées avec tous les autres.

L'avantage de cette fonctionnalité est qu'elle est disponible pour tous les utilisateurs de la plateforme Zoom, sans frais supplémentaires.

💡Pro Tip: Activez les transcriptions en direct dans les réunions Zoom en cliquant sur le bouton situé à côté de Enregistrer. Cela génère des sous-titres pour tous les intervenants. Vous pouvez accéder à la transcription ultérieurement pour rédiger beaucoup plus rapidement le compte rendu de votre réunion.

Pourquoi les notes Zoom changent la donne en matière de productivité

👉🏼 En 1885, le psychologue allemand Hermann Ebbinghaus a présenté la courbe d'oubli. Cette courbe montre comment une information nouvellement acquise disparaît de la mémoire si elle n'est pas renforcée.

Imaginez maintenant la quantité d'informations qui vous parviennent au cours d'une journée de travail. Compter sur votre mémoire pour vous souvenir de tout ce qui a été discuté lors de votre appel Zoom, c'est courir au désastre. Par conséquent, prenez des notes !

Voici comment elles simplifient et favorisent votre productivité :

• **Lorsque vous écrivez ou tapez, vous ne faites pas qu'écouter - vous traitez et résumez également ce qui est dit, ce qui le rend plus facile à comprendre et à retenir plus tard
• **Les notes précisent qui fait quoi et planifient les étapes suivantes afin que rien ne soit oublié
• Amélioration de la communication et de la collaboration: Les notes partagées permettent à tout le monde d'être sur la même page. La collaboration lors des réunions réduit la confusion et permet d'éviter plus facilement les erreurs de communication
• Promotion de l'apprentissage actif: La prise de notes améliore la façon dont vous traitez et comprenez les informations. Elle permet également de repérer les points clés et les connexions et stimule l'esprit critique
• **Les notes permettent de conserver en un seul endroit les décisions prises, la progression du projet et les discussions de l'équipe. Elles peuvent constituer une ressource précieuse pour l'intégration des nouveaux employés et la compréhension des stratégies passées

À lire aussi: 20 trucs et astuces Zoom pour de meilleures réunions vidéo

Comment automatiser la prise de notes dans Zoom

via Zoom

Vous pouvez automatiser le processus de prise de notes avec le compagnon IA de votre compte Zoom.

Ce compagnon Outil d'IA pour la prise de notes se joint à vos réunions Zoom ou à vos webinaires pour prendre automatiquement des notes. Il transcrit la conversation au fur et à mesure et fournit un résumé détaillé de la discussion.

L'outil permet de savoir qui parle, de suivre les éléments d'action et de mettre en évidence les décisions clés en temps réel.

via Zoom Cependant, certains utilisateurs de Zoom ont trouvé cette précision discutable lors de discussions complexes. Alors qu'il fonctionne pour les discussions simples, l'outil a souvent du mal à gérer les conversations qui se chevauchent, à reconnaître les termes techniques ou à comprendre le langage propre à un secteur d'activité.

En conséquence, vous risquez de passer plus de temps à corriger les notes, ce qui est presque aussi fastidieux que de les créer manuellement à partir de zéro.

Sans mentionner que la recherche dans Zoom Mentions de l'information exacte dont vous avez besoin est un processus laborieux. De plus, si vous avez besoin d'utiliser les informations exploitables, vous devez changer de plateforme et tout saisir manuellement dans d'autres outils de gestion de contenu.

Alors, pourquoi ne pas commencer par là ?

$$$a l'application Tout pour le travail, ClickUp*/%href/ combine la gestion des tâches, des documents, des réunions et des connaissances par une puissante plateforme de productivité soutenue par l'IA

Mais comment automatiser la prise de notes avec ClickUp ?

Heureusement, l'assistant IA natif plus puissant de ClickUp, ClickUp Brain offre la solution idéale.

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Laissez ClickUp Brain résumer vos notes de réunion Zoom en cliquant sur un seul bouton

Avec Intégration du Zoom de ClickUp avec l'intégration de Zoom, vous pouvez importer vos notes de réunion Zoom dans ClickUp et laisser le Cerveau ClickUp faire le reste. Il peut résumer les points clés, les discussions et les éléments d'action en un clic. À court de temps ou vous avez une note vocale de la réunion à transcrire ? Il peut le faire aussi.

L'outil peut également adapter son ton, son langage et son niveau de créativité à vos besoins. Que vous ayez besoin de traduire des notes pour une équipe internationale ou de maintenir un style de rédaction cohérent, il peut s'adapter à vos besoins.

ClickUp Brain peut également transformer vos notes en tâches exploitables, mais nous y reviendrons plus tard.

**A lire également Comment organiser des réunions Zoom comme un expert : conseils, astuces et bonnes pratiques

Comment prendre des notes efficaces avec Zoom

Prendre des notes ne consiste pas à noter chaque mot prononcé au cours d'un appel. Imaginez que vous ayez à parcourir des pages et des pages de votre réunion d'une heure ! L'idée est d'identifier et de mettre en évidence les éléments d'action sur lesquels vous devrez travailler plus tard.

Bien sûr, la prise de notes IA est votre amie dans ce cas. Mais une prise de notes active vous permettra également d'être bien informé. Notez et renforcez les points sur lesquels vous pourriez avoir besoin d'éclaircissements à la fin de l'appel. Ou notez simplement les problèmes que vous devez approfondir avec votre équipe. Voyons comment vous pouvez bien faire.

🧠 Fun Fact: Vous connaissez la fatigue du Zoom ? Elle explique l'épuisement provoqué par les longues visioconférences. L'une des principales causes de cet épuisement est le besoin excessif de maintenir.. un contact visuel Fermé .

Avant la réunion

En tant que jeune scout, vous avez probablement souvent entendu "Soyez prêt". En prenant des notes sur les réunions, tu travailleras à nouveau avec la même devise.

Voici quelques conseils pour t'aider à te préparer avant la réunion :

1. Commencez par vérifier attentivement l'agenda de la réunion ou l'invitation pour comprendre les principaux sujets et objectifs. S'il n'y en a pas, demandez à l'organisateur quel est l'objet de la réunion
2. Préparez votre application de prise de notes. Si vous utilisez un outil numérique, testez-le à l'avance pour éviter tout problème pendant l'appel.
3. Faites un modèle simple avant la réunion avec des sections telles que "Éléments de l'agenda", "Éléments clés", "Éléments d'action" et "Questions" Cela vous aidera à prendre rapidement des notes pendant l'appel
4. Vérifiez ensuite votre installation : assurez-vous que votre ordinateur est chargé, que votre connexion Internet est stable et que vous êtes dans un endroit calme et bien éclairé. Fermez les onglets du navigateur et les applications supplémentaires pour éviter les distractions
5. Si la réunion est censée porter sur un document ou un matériel spécifique, passez-le en revue avant l'appel. Téléchargez ou imprimez les rapports, présentations ou autres ressources dont vous aurez besoin pour une meilleure mise en contexte
6. Décidez ce que vous voulez tirer de la réunion. Il peut s'agir de mises à jour de projets ou de forfaits futurs, mais le fait d'avoir un objectif clair vous aidera à prendre les bonnes notes
7. Enfin, préparez les questions que vous souhaitez poser ou les sujets dont vous voulez vous assurer qu'ils seront abordés

Pendant la réunion

L'efficacité de votre prise de notes pendant la réunion dépend beaucoup du type de stratégie que vous adoptez. Voici quelques-unes des stratégies les plus courantes : La méthode Cornell à, malgré l'intention de la plupart des gens d'organiser des réunions, ils ne parviennent pas à le faire. La raison ? Les éléments d'action sont souvent dispersés et manquent de visibilité en raison des canaux de communication actuels répartis entre l'e-mail (42 %) et la messagerie instantanée (41 %)

$ClickUp facilite le passage de la discussion à l'action en tant qu'application Tout pour le travail. Elle rassemble vos réunions, vos notes et vos tâches au sein d'une plateforme unifiée pour une plus grande productivité des réunions !

Transformez vos notes en tâches organisées avec ClickUp

Utilisez le bloc-notes ClickUp pour noter les points importants tout en restant dans l'environnement de travail ClickUp

Transformer vos notes Zoom statiques en un travail percutant se fait en quatre étapes simples.

Étape 1 : Commencez par Intégration du Zoom de ClickUp et participez à une réunion programmée (ou créez-en une nouvelle) directement à partir de la page d'accueil de l'application Tâches ClickUp .

Etape 2 :

1. Prendre des notes manuellement pendant la réunion en utilisantClickUp Bloc-notes ouClickUp Documents.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-38.gif ClickUp Bloc-notes https://clickup.com/features/notepad Essayez ClickUp Bloc-notes /$cta/

ClickUp Bloc-notes est idéal pour prendre des notes rapides ou créer des checklists. Quant à ClickUp Docs, il est plus adapté à la prise de notes plus détaillées, comme des agendas ou des forfaits de projet.

Ces documents sont faciles à modifier grâce aux outils de mise en forme de ClickUp, tels que les en-têtes, les listes à puces et numérotées, les bannières et les tableaux. Ces éléments améliorent également la lisibilité de vos notes. Et le plus beau, c'est que vous pouvez les partager avec votre équipe en ligne Vous pouvez les partager avec votre équipe en temps réel (et même les corédiger), afin que tout le monde reste sur la même page

Collaborez avec votre équipe en temps réel sur ClickUp

1. Obtenez la transcription et l'enregistrement de votre réunion (s'ils sont activés) dans votre tâche automatiquement après la fin de la réunion. Vous pouvez même mettre en place un fichierAutomatisation dans ClickUp pour avertir les participants à la réunion lorsque cela se produit, afin que tout le monde ait immédiatement accès à tous les documents de la réunion.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ClickUp-Brain-4.gif ClickUp Brain https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true Essayez ClickUp Brain /$$$cta/

Une fois que cela se produit, vous pouvez demander à l'assistant IA natif de ClickUp, ClickUp Brain le logiciel ClickUp Brain permet de résumer la discussion et de découvrir des éléments d'action à partir de la transcription sans avoir à documenter manuellement les choses pendant la réunion

Étape 3: Il est maintenant temps de créer des tâches ClickUp et des sous-tâches et de les assigner aux membres de votre équipe (ou à vous-même) pour qu'ils suivent les éléments d'action. Il vous suffit de mettre en surbrillance une entrée dans votre bloc-notes ou vos documents pour la convertir en tâche, puis d'ajouter un assigné et une date d'échéance.

Convertissez vos notes directement en tâches, fixez des paramètres et assignez-les aux membres de l'équipe concernée

En ajoutant ClickUp Brain à vos tâches, découvrez les responsabilités et les échéances directement à partir de vos notes. Définissez des paramètres, suivez la progression et assurez-vous que rien n'échappe aux tâches.

Je suis un grand fan de ClickUp. Sa meilleure fonctionnalité (que personne d'autre n'a) est que vous pouvez conserver toutes vos notes dans des documents et qu'elles sont intégrées aux tâches... Ainsi, vous pouvez surligner une phrase dans un document et cliquer avec le bouton droit de la souris pour la créer dans une tâche. C'est très utile lorsque je veux traduire mes notes d'une heure sur un appel téléphonique en tâches discrètes... et je n'ai pas besoin de les retaper ou même de les copier/coller Jon Mervis consultant Salesforce, Blue Engine Solutions

Si vous avez besoin d'aide, la vaste bibliothèque de modèles de ClickUp comprend de multiples modèles de notes de réunion pour répondre à tous les cas de figure.

Modèles ClickUp pour faciliter vos réunions

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-381.png Modèle ClickUp de notes de réunion https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6438620&department=operations Télécharger ce modèle /$$cta/

L'un de nos favoris est le modèle de notes de réunion ClickUp Modèle de notes de réunion ClickUp . Des appels hebdomadaires détaillés aux vérifications quotidiennes, il aide à garder les réunions d'équipe organisées avec des sections dédiées aux agendas, aux notes et aux éléments d'action.

Vous pouvez même ajouter des images, des liens ou des vidéos pour un contexte supplémentaire afin de vous assurer que votre appel est bien documenté.

Avec ClickUp, vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour les réunions et les projets en un seul endroit, ce qui vous permet de rester organisé et productif.

Une autre option avec laquelle vous pouvez travailler est l'option Modèle de compte rendu de réunion ClickUp . Il vous aide à créer un tableau de bord de notes sous forme de sous-pages pour chaque session afin que rien ne passe à travers les mailles du filet. Le modèle est parfait pour les débutants, de sorte que tous les membres de votre équipe peuvent vraiment collaborer sans avoir à faire face à une courbe d'apprentissage.

💡Pro tip: Si votre lieu de travail utilise l'environnement de travail Google, vos agendas sont probablement dans Google Docs. Vous pouvez consulter ces modèles d'agenda gratuits pour Google Docs pour vous aider à démarrer.

Les erreurs courantes de prise de notes sur Zoom et comment les éviter

Même avec les bons outils et la bonne préparation, il est fréquent de commettre des erreurs pendant les appels en ligne qui peuvent avoir un impact direct sur la productivité.

Mais la plupart de ces erreurs sont simples à corriger. Voici quelques erreurs typiques de prise de notes et comment les éviter.

• En surchargeant vos notes de détails inutiles, vous risquez d'avoir du mal à les relire ou à agir en conséquence. Au lieu d'essayer de tout capturer, concentrez-vous sur les points clés, les décisions et les éléments d'action
• L'absence de suivi des éléments d'action après un appel est un problème courant. Juste après la réunion, passez en revue les éléments d'action et attribuez-les aux bonnes personnes
• Les notes désorganisées et impossibles à retrouver peuvent entraîner une perte d'informations et une perte de temps. Mettez en place un paramètre clair pour les stocker, avec des noms de dossiers simples et des libellés cohérents
• Le fait d'être multitâche diminue la qualité de vos notes. Si vous consultez vos e-mails pendant un appel, vous manquerez des détails essentiels. Restez concentré sur la réunion
• Le fait de ne pas partager vos notes avec les bonnes personnes réduit leur valeur et crée de la confusion. Envoyez immédiatement vos notes aux parties prenantes après un appel

Laissez la prise de notes à ClickUp !

Prendre de bonnes notes est la clé pour que vos réunions soient productives et que rien d'important ne soit oublié. L'outil interne de Zoom fait un excellent travail pour les équipes du monde entier.

Mais si vous recherchez quelque chose d'encore plus puissant et précis, ClickUp est la solution.

ClickUp ne se contente pas de faciliter la prise de notes, il se connecte également à ses outils de gestion de projet, ce qui vous permet de transformer immédiatement les notes de réunion en tâches, sans passer d'une application à l'autre. À partir de la définition des délais jusqu'à l'attribution des tâches et au suivi de la progression, ClickUp fait tout. Ouvrez un compte ClickUp gratuit dès aujourd'hui et laissez-le gérer vos projets et vos notes au sein d'un même lieu de travail !