20 conseils et astuces Zoom pour de meilleures réunions vidéo

Les appels Zoom avec les équipes internes et les clients sont devenus la norme grâce à la pandémie et à l'évolution de notre style de travail. Compte tenu de ce changement de style de travail et de l'importance des réunions Zoom, il est essentiel d'être bien préparé.

Avez-vous déjà assisté à ces réunions Zoom gênantes où vous avez oublié de couper le son ? Ou avez-vous participé à des réunions à distance sur Zoom où votre PC a reçu une mise à jour une minute avant l'appel, ce qui vous a mis en retard à une réunion virtuelle cruciale ?

Nous sommes tous passés par là, mais si vous ne voulez pas que les réunions virtuelles gênantes deviennent votre lot, familiarisez-vous avec ces 20 trucs et astuces de Zoom.

Comprendre Zoom et comment l'utiliser

Zoom est un logiciel de communication virtuelle basé sur le cloud que les petites, moyennes et grandes entreprises utilisent pour organiser des réunions virtuelles, des webinaires, des masterclasses et des sessions 1:1 et créer des salles de réunion.

Certaines fonctionnalités avancées qui le rendent plus robuste que les Alternatives au Zoom sont ses capacités de collaboration en temps réel, sa messagerie instantanée et ses systèmes de salle Zoom. Zoom est également facilement accessible à travers les applications mobiles et de bureau.

Parmi les utilisations les plus populaires de Zoom, citons :

• Unifier une équipe distribuée grâce à des communications virtuelles régulières
• Tirer parti de l'interface utilisateur simple et intuitive de Zoom, que les professionnels techniques et non techniques trouvent facile à utiliser
• Profiter des forfaits gratuits et abordables de Zoom
• Créez des salles de réunion Zoom pour diviser les longues sessions en plusieurs petites sessions
• Utiliser Zoom pour discuter avec les membres de l'équipe

Bien que Zoom soit une excellente application pour améliorer les performances de travail, tous les appels Zoom ne se déroulent pas toujours bien. Certains défis inhérents peuvent parfois rendre l'utilisation de Zoom difficile.

Défis courants des réunions Zoom

Les défis liés à la création et à la participation à des réunions Zoom peuvent varier. Pour certains, une connexion Internet stable peut être le plus grand défi, tandis que prendre notes de réunion lors d'un appel Zoom pourrait être plus difficile pour d'autres.

Nous avons parlé à de nombreux professionnels qui participent quotidiennement à plusieurs appels Zoom et avons compilé une liste des défis les plus courants liés aux réunions Zoom :

• L'absence d'un processus de documentation de la réunionl'agenda de la réunion* Déviation des principaux sujets de discussion
• Difficulté à trouver l'identifiant de la réunion pour les salles de réunion Zoom appropriées
• Ne pas paramétrer à l'avance les aspects techniques tels que le microphone, la caméra, le haut-parleur et le bruit de fond
• Difficulté à se concentrer sur les discussions de la réunion
• Problèmes de qualité audio et vidéo
• Difficulté à réduire les bruits de fond
• Permettre aux participants à la réunion d'entrer automatiquement dans les visioconférences Zoom sans le consentement de l'organisateur, ce qui pose des problèmes de confidentialité
• Difficultés à partager votre opinion au sein d'une équipe nombreuse
• Ne pas comprendre ce que disent les autres en raison de barrières linguistiques
• Compliquer la communication interne en n'utilisant pas efficacement le système de discussion de Zoom
• Se laisser distraire par le multitâche, par exemple en passant plusieurs fois d'une application à l'autre
• Trouver difficile de suivre l'évolution de l'application Zoomnotes de réunion Avez-vous pu faire le lien avec l'un de ces éléments ?

Si oui, voici comment relever facilement ces défis grâce aux conseils de Zoom.

20 conseils pour les réunions vidéo Zoom

Les appels Zoom font désormais partie intégrante des l'amélioration des processus d'entreprise . Vous ne trouverez probablement pas d'alternative efficace à Zoom sur le marché actuel, en particulier si vous avez de grandes équipes télétravaillant à partir de plusieurs emplacements. Les fonctionnalités de Zoom permettent à ces équipes d'organiser des appels récurrents et des résumés rapides quotidiens, de créer des salles de réunion et des sessions de travail.

L'idéal est de tirer le meilleur parti de vos appels Zoom en respectant l'étiquette et les bonnes pratiques de Zoom.

1. Intégrer ClickUp et Zoom pour planifier, résumer et enregistrer des vidéos

Vous utilisez ClickUp sur votre lieu de travail ? Ajoutez une couche collaborative en optant pour l'option Intégration du Zoom pour organiser des réunions au sein de ClickUp.

Cette intégration vous aide à :

• Démarrer des sessions Zoom au sein d'une tâche ClickUp à l'aide du bouton Réunion Zoom. La commande '/zoom' intégrée signifie que vous n'avez pas à basculer entre Zoom et ClickUp chaque fois que vous avez besoin de passer un appel de 15 minutes avec les membres de votre équipe. De plus, lorsqu'une réunion Zoom commence, le lien de la réunion apparaît automatiquement dans le commentaire de la tâche pour la visibilité de tous

Zoom sur votre prochaine réunion à partir de ClickUp

• Si vous enregistrez vos visioconférences Zoom, vous n'aurez plus besoin d'attendre 15 à 20 minutes pour que l'enregistrement sur le cloud arrive dans votre boîte réception. ClickUp met automatiquement à jour le lien vers l'enregistrement de la réunion au sein de la même tâche peu après la fin de la réunion

A la fin des réunions, ClickUp met automatiquement la tâche à jour avec les détails

• Ajoutez vos checklists de vidéoconférence Zoom dans ClickUp, et au fur et à mesure que la réunion se poursuit, assurez-vous de rayer une à une les tâches de votre checklist
• Résumez vosRéunions ClickUp comme un pro avec une fonctionnalité éditoriale experte qui reprend tous les points de discussion critiques de vos conférences et les organise pour créer le MoM

2. Utilisez les raccourcis clavier pratiques pour achever vos tâches rapidement

Voici quelques raccourcis clavier utiles de Zoom si tous vos réunions virtuelles se déroulent sur Zoom :

Raccourcis clavier du Zoom

3. Ajoutez votre nom et votre pronom complémentaire sur Zoom

Un conseil crucial de Zoom pour tous ceux qui utilisent la plateforme pour des réunions professionnelles est d'ajouter votre nom légal à votre portail Zoom. Vous n'avez besoin de le faire qu'une seule fois pour qu'il apparaisse à chaque fois que vous participez à une réunion Zoom.

La procédure est très simple.

• Connectez-vous à votre portail web Zoom
• Cliquez sur "Profil" puis sur "Modifier"
• Ajoutez votre nom dans le champ "Nom d'affichage" et enregistrez les modifications

Vous verrez une option vous permettant d'entrer votre pronom préféré sous le champ "Nom d'affichage". Dans un esprit de diversité et d'inclusion, pensez à ajouter votre pronom préféré. Cela permettra aux autres de s'adresser à vous de manière appropriée lors des réunions à distance.

Ajoutez votre nom et votre pronom préféré sur Zoom

4. Définir les paramètres de confidentialité en une seule fois

Le fait de paramétrer à l'avance tous les paramètres de confidentialité de la réunion Zoom améliorera l'expérience de l'application de vidéoconférence pour l'hôte et tous les invités.

Utilisez les astuces Zoom suivantes pour définir les paramètres de confidentialité en cinq minutes :

• Séparer vos salles de réunion Zoom privées de votre session Zoom professionnelle
• Lorsque vous organisez un webinaire ou un évènement public, n'utilisez pas votre identifiant e-mail privé pour protéger votre confidentialité
• Activez le cryptage de bout en bout (E2E) sur votre compte Zoom. Cela limitera automatiquement les activités de fuite d'informations telles que l'enregistrement de la réunion par les invités ou les tentatives de partage d'écran sans la permission de l'hôte
• Lorsque vous organisez des évènements publics, retirez les invités indésirables des appels. Il est également conseillé de bloquer entièrement leurs appels audio et vidéo
• Si vous organisez un évènement en direct avec plus de 100 participants, ne permettez pas aux invités de rejoindre la réunion avant l'hôte. Cette astuce de Zoom permet d'éviter que les invités ne s'ennuient en entrant tôt dans la réunion. Allez dans les "Paramètres" de votre portail web Zoom, survolez l'onglet "Réunions" et faites défiler l'écran jusqu'à ce que vous trouviez cette option

Paramètres de confidentialité dans Zoom

5. Ajouter une photo de profil professionnel et un arrière-plan virtuel

L'avantage supplémentaire de télécharger votre photo de profil professionnel est qu'elle vous permet d'éteindre votre vidéo pendant les longues périodes de temps Zoom réunions sans que les autres participants aient l'impression de parler à un espace vide.

Une photo de profil professionnel avec un arrière-plan virtuel Zoom ressemble à ceci :

via YouTube La modification de votre photo de profil est assez simple. Allez dans "Profil" et cliquez sur "Modifier" pour la changer.

Une autre astuce de Zoom consiste à ajouter des arrière-plans virtuels Zoom personnalisés.

Nos installations de travail télétravail ne sont pas toujours les meilleures. Zoom vous permet de choisir un arrière-plan virtuel qui vous donne plus de confidentialité tout en vous évitant d'avoir à vous préoccuper du rangement avant une réunion. Qu'il s'agisse d'une image du Golden Gate Bridge brillant ou d'un ciel rempli d'étoiles, choisissez l'arrière-plan virtuel qui correspond le mieux à votre personnalité. Allez dans "Paramètres du Zoom" et faites défiler l'écran jusqu'à ce que vous trouviez cette option.

Paramétrez votre arrière-plan virtuel sur Zoom

6. Paramétrer votre salle d'attente sur Zoom

L'un des meilleurs conseils de Zoom pour sécuriser votre réunion personnelle est d'aménager votre salle d'attente. En tant qu'hôte, vous pouvez ajouter des invités authentiques aux évènements de collaboration en ligne et supprimer les participants indésirables.

Paramétrage de la salle d'attente Zoom

Allez dans 'Paramètres de la réunion', puis dans l'onglet 'Réunion', et faites défiler vers le bas pour activer le champ 'Salle d'attente' dans votre portail web Zoom.

7. Démarrer toutes les réunions Zoom avec l'audio et la vidéo désactivées

Vous faites souvent partie d'une réunion Zoom tôt le matin avec une tête de lit en désordre ? À faites-vous des efforts pour empêcher votre chien d'aboyer alors que la réunion est sur le point de commencer ?

Voici une astuce de Zoom qui fonctionne à merveille dans de telles situations : coupez le son et désactivez la vidéo pour vous calmer avant d'être prêt à rétablir le son, à réduire le bruit de fond et à être prêt pour la vidéo. Vous pouvez en faire votre paramètre par défaut en suivant les étapes mentionnées ci-dessous :

• Supprimer le son par défaut : Allez dans Paramètres de la réunion > Audio > Couper le micro lorsque vous rejoignez une réunion
• Désactiver la vidéo par défaut : Allez dans Paramètres vidéo > Vidéo > Désactiver ma vidéo lorsque vous rejoignez une réunion

8. Activez toujours l'affichage de la galerie pour vérifier tous les participants à la réunion

Qu'il s'agisse d'un évènement de collaboration en ligne tel qu'un webinaire ou d'un autre appel Zoom, la courtoisie de Zoom veut que l'on observe toutes les personnes présentes dans la réunion, et pas seulement l'orateur. Pour faire cela, vous devez d'abord activer l'affichage de la galerie chaque fois que vous rejoignez une réunion Zoom.

Allez dans "Afficher" en haut à droite de votre écran Zoom et sélectionnez "Galerie"

/$$$imgg/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/Zoom-gallery-1.png Galerie de Zoom /$$$img/

Comment ajuster l'affichage de la galerie pendant une réunion Zoom

L'affichage en galerie vous permet de voir 49 invités ou moins sur un seul écran de réunion. Si vous avez plus de participants, activez l'option pour plusieurs pages.

Zoom vous permet de créer des salles de réunion pour convertir une longue session en 100 sessions plus courtes. Les organisateurs peuvent affecter automatiquement ou manuellement des participants à ces sessions, et les participants ont la possibilité de choisir la salle de réunion qu'ils préfèrent.

Pour créer des salles de réunion : Allez dans Paramètres > Réunions en petits groupes > Assigner des participants > Planifier une réunion.

via Zapier

9. Utiliser un seul lien Zoom pour programmer des réunions récurrentes

La programmation de réunions récurrentes dans votre Google Agenda à l'aide d'une seule URL de réunion est un gain de temps considérable qui vous évite d'envoyer plusieurs invitations juste avant le début de la réunion.

Les étapes à suivre : Réunions > Planifier une réunion > Boxer la case Réunion récurrente > Ajouter une fréquence > Enregistrer.

Comment mettre en place une réunion récurrente sur Zoom

Une fois l'évènement programmé, il est automatiquement mis à jour dans votre agenda Google ou Outlook avec votre identifiant personnel de réunion et devient le paramètre par défaut pour toutes vos réunions à venir.

10. Entraînez-vous à utiliser la fonctionnalité "lever la main"

Dans le monde virtuel, il est déconseillé d'intervenir pendant que quelqu'un parle. Exprimer ses pensées lors de réunions virtuelles peut s'avérer délicat. Heureusement, Zoom a pensé à nous avec l'emoji main levée. C'est comme si vous faisiez un petit signe de la main pour montrer aux autres que vous avez quelque chose à dire, afin que l'hôte puisse vous donner la parole sans que tout le monde ne parle en même temps.

Voici deux façons de l'utiliser :

• Allez sur le bouton "Réactions" de votre écran d'appel et choisissez cet emoji "✋" pour indiquer aux participants de la réunion que vous voulez dire quelque chose et que vous attendez votre tour. Pour activer la fonctionnalité, rendez-vous dans les paramètres de votre profil et activez la fonction 'Réactions non verbales'
• Affichez le même emoji dans la fenêtre de discussion en cours d'appel pour informer les membres de votre équipe que vous attendez de prendre la parole

11. Activer les tons de peau de réaction des emoji

Alors que les paramètres par défaut de tous les tons de peau des emoji sont jaunes, Zoom vous permet de les personnaliser dans six tons de peau disponibles. Allez dans Profil> Paramètres > modifier les tons de peau des emoji.

via HelloTech Vous pouvez également choisir parmi plusieurs avatars d'animaux favoris et remplacer votre photo de profil par un caractère animal amusant. Votre réunion ressemblera à ceci :

Ajoutez un avatar Zoom amusant à votre profil

14. Tirer le meilleur parti du Tableau blanc de Zoom pour les sessions de brainstorming

Le tableau blanc Zoom est votre solution unique pour le brainstorming, qui travaille comme un logiciel de collaboration visuelle qui vous permet de

• Lancer une session de brainstorming, ajouter des images et des mindmaps, et la partager avec tous les participants à la réunion
• Présenter un canevas virtuel à l'ensemble de l'équipe
• Créer des tableaux blancs interactifs en temps réel pour simplifier la collaboration

L'accès au tableau blanc est simple. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton "Partager le contenu" de votre écran d'appel et faites défiler vers le bas pour trouver le tableau blanc.

via Zoom

15. Paramétrer des rappels pour les réunions Zoom programmées automatiquement

Activez les rappels de réunion sur votre téléphone via l'application Zoom pour être informé des réunions Zoom à venir, même lorsque vous n'êtes pas à votre poste de travail.

Allez dans les paramètres, cliquez sur l'option " Me rappeler " et activez/désactivez-la. Choisissez combien de minutes ou d'heures avant la réunion vous souhaitez recevoir l'alerte.

via Technipages

16. Optez pour un partage d'écran avancé

Les organisateurs peuvent améliorer la nature collaborative des réunions Zoom en optant pour l'option avancée de partage d'écran. Utilisez les outils d'annotation de Zoom pour le partage d'écran pour :

• Pointer une zone spécifique de l'écran
• Transformer votre curseur en flèche et cliquer n'importe où sur l'écran pour "coller" la flèche
• Transformer le curseur de l'hôte en point

17. Utiliser le chat de l'équipe Zoom pour la communication en cours d'appel

Pourquoi interrompre une réunion multi-équipes pour dire quelque chose à un membre spécifique de l'équipe alors que vous pouvez directement envoyer vos pensées par message séparé ? La messagerie instantanée intégrée à Zoom vous permet de discuter :

• Discuter avant ou pendant un appel à distance
• Trouver des contacts et des fichiers en toute transparence
• Ajouter, supprimer, mettre en sourdine et bloquer des participants
• Participer à des réunions Zoom à partir de votre téléphone portable et de votre bureau

Et le meilleur ? Zoom Team Chat est gratuit.

18. Fermer les onglets avant le partage d'écran

Avez-vous déjà dû présenter votre écran lors d'un appel de travail pour révéler accidentellement votre liste de souhaits Amazon ?

Ces fichus onglets vous prennent à chaque fois, n'est-ce pas ?

Fermez les onglets supplémentaires avant de commencer à partager l'intégralité de votre écran de bureau avec votre équipe.

Gardez l'onglet de la réunion et les autres dossiers et applications pertinents ouverts afin de ne pas avoir à basculer entre Zoom et d'autres applications. Non seulement cela fait en sorte que vos affaires personnelles restent privées, mais cela permet aussi à votre ordinateur de travailler plus rapidement !

19. Évitez les mises à jour logicielles avant la réunion Zoom

De temps en temps, vous verrez apparaître sur votre écran les messages " les mises à jour sont prêtes à être installées ".

Si de tels messages apparaissent avant une réunion Zoom, évitez de cliquer sur l'option "mettre à jour maintenant". Attendez plutôt la fin de votre journée de travail pour exécuter toutes les mises à jour logicielles.

20. Identifier et résoudre les premiers signes de "fatigue de Zoom"

Lorsque vous assistez à une session, faites-vous souvent l'impression que tout le monde vous regarde ? Parfois, de longues réunions fréquentes peuvent entraîner une surcharge cognitive et vous laisser un sentiment d'accablement et d'épuisement.

Il s'agit là de signes de "fatigue Zoom", un symptôme très répandu chez les travailleurs virtuels. Heureusement, vous pouvez prendre certaines étapes pour y remédier.

Jeremy Bailenson, professeur de communication au Virtual Human Interaction Lab (VHIL) de l'université de Stanford, fait quelques suggestions dans son article intitulé document de recherche qui permettent d'atténuer les symptômes de la fatigue de Zoom :

• Réduisez la taille de votre fenêtre Zoom
• Activez l'option "masquer l'affichage de soi" lors de réunions à distance consécutives
• Désactivez votre vidéo pendant les longues réunions pour faire une pause et ne plus être à l'écran
• Faites des pauses audio pour gérer la pression d'être constamment actif verbalement

Réussissez votre prochain appel Zoom grâce à ces conseils et astuces

Même si les réunions Zoom n'offrent pas toujours la meilleure expérience, il est indéniable que Zoom comble efficacement le fossé entre les équipes internationales et distantes, en facilitant l'accès à l'information.

Grâce à ces conseils et astuces de Zoom, l'organisation de réunions Zoom réussies est un jeu d'enfant.

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