Les appels Zoom avec les équipes internes et les clients sont devenus la norme en raison de la pandémie et des changements dans notre façon de travailler. Compte tenu de cette évolution et de l'importance des réunions Zoom, il est essentiel de bien s'y préparer.
Avez-vous déjà participé à ces réunions Zoom embarrassantes où vous avez oublié de réactiver le son ? Ou avez-vous déjà participé à des réunions à distance sur Zoom où votre PC a reçu une mise à jour une minute avant l'appel, vous mettant en retard pour une réunion virtuelle importante ?
Nous sommes tous passés par là, mais si vous ne voulez pas que les réunions virtuelles soient source de malaise, familiarisez-vous avec ces 20 conseils et astuces Zoom.
Comprendre Zoom et comment l'utiliser
Zoom est un logiciel de communication virtuelle basé sur le cloud que les petites, moyennes et grandes entreprises utilisent pour organiser des réunions virtuelles, des webinaires, des masterclasses et des sessions individuelles, et pour créer des salles de discussion.
Certaines fonctionnalités avancées qui le rendent plus robuste que les alternatives à Zoom sont ses capacités de collaboration en temps réel, sa messagerie instantanée et ses systèmes de salles Zoom. Zoom est également facilement accessible via des applications mobiles et de bureau.
Voici quelques-unes des utilisations les plus courantes de Zoom :
- Unifiez une équipe dispersée grâce à une communication virtuelle régulière
- Tirez parti de l'interface utilisateur simple et intuitive de Zoom, que les utilisateurs techniques et non techniques trouvent facile à utiliser.
- Profitez des forfaits abordables et gratuits de Zoom
- Créez des salles de réunion Zoom pour diviser les longues sessions en plusieurs sessions plus courtes.
- Utilisez le chat Zoom pour collaborer avec les membres de votre équipe
Bien que Zoom soit une excellente application pour améliorer les performances du travail, tous les appels Zoom ne se déroulent pas toujours bien. Certaines difficultés inhérentes à l'application peuvent parfois rendre Zoom difficile à utiliser.
Défis courants liés aux réunions Zoom
Les défis liés à la création et à la participation à des réunions Zoom peuvent varier. Pour certains, une connexion Internet stable peut être le plus grand défi, tandis que pour d'autres, prendre des notes pendant un appel Zoom peut être plus difficile.
Nous avons discuté avec de nombreux professionnels qui participent quotidiennement à plusieurs appels Zoom et avons dressé une liste des défis les plus courants liés aux réunions Zoom :
- Ne pas disposer d'un processus pour documenter l'agenda de la réunion
- S'écarter des principaux sujets de discussion
- Difficulté à trouver l'identifiant de la réunion pour les salles de réunion Zoom appropriées
- Ne pas configurer à l'avance les paramètres techniques tels que le microphone, la caméra, le haut-parleur et le bruit de fond
- Vous avez du mal à vous concentrer sur les discussions de la réunion ?
- Problèmes de qualité audio et vidéo
- Vous avez du mal à réduire les bruits de fond ?
- Autoriser automatiquement la participation de personnes indésirables aux visioconférences Zoom sans le consentement de l'hôte, ce qui soulève des questions de confidentialité.
- Vous avez du mal à partager votre opinion au sein d'une grande équipe ?
- Difficultés à comprendre ce que disent les autres en raison de la barrière de la langue
- Compliquer la communication interne en n'utilisant pas efficacement le chat Zoom
- Être distrait par le multitâche, comme passer plusieurs fois d'une application à l'autre
- Vous avez du mal à suivre les notes de réunion?
Vous êtes-vous reconnu dans l'une de ces situations ?
Si oui, voici comment relever facilement ces défis grâce à nos conseils Zoom.
20 conseils pour les réunions vidéo Zoom
Les appels Zoom font désormais partie intégrante de l'amélioration des processus de l'entreprise. Vous ne trouverez probablement pas d'alternative efficace à Zoom sur le marché actuel, en particulier si vous disposez de grandes équipes à distance travaillant à partir de plusieurs emplacements. Les fonctionnalités de Zoom permettent à ces équipes d'organiser des appels récurrents et des résumés rapides quotidiens, de créer des salles de discussion et des sessions avec tous les participants.
L'approche idéale consiste à tirer le meilleur parti de vos appels Zoom en suivant les règles de conduite et les bonnes pratiques appropriées.
1. Intégrez ClickUp et Zoom pour planifier, résumer et enregistrer des vidéos.
Utilisez-vous ClickUp sur votre lieu de travail ? Ajoutez une couche collaborative en optant pour l'intégration Zoom afin d'organiser des réunions au sein de ClickUp.
Cette intégration vous aide à :
- Démarrez vos sessions Zoom depuis une tâche ClickUp à l'aide du bouton Réunion Zoom. Grâce à la commande intégrée « /zoom », vous n'avez plus besoin de basculer entre Zoom et ClickUp lorsque vous devez passer un appel de 15 minutes avec les membres de votre équipe. De plus, lorsqu'une réunion Zoom démarre, le lien vers la réunion s'affiche automatiquement dans les commentaires de la tâche afin que tout le monde puisse en avoir la visibilité.
- Si vous enregistrez vos visioconférences Zoom, vous n'aurez pas besoin d'attendre 15 à 20 minutes pour que l'enregistrement cloud arrive dans votre boîte de réception. ClickUp met automatiquement à jour le lien vers l'enregistrement de la réunion dans la même tâche peu après la fin de la réunion.
- Ajoutez vos listes de contrôle pour les vidéoconférences Zoom dans ClickUp et, au fur et à mesure que la réunion avance, veillez à cocher les tâches de votre checklist une par une.
- Résumez vos réunions ClickUp comme un pro grâce à une fonctionnalité éditoriale experte qui reprend tous les points de discussion essentiels de vos conférences et les organise pour créer le MoM.
2. Utilisez les raccourcis clavier pratiques pour achever rapidement vos tâches.
Voici quelques raccourcis clavier Zoom utiles si toutes vos réunions virtuelles se déroulent sur Zoom :
| Objectif | MacOS | Windows |
| Pour accéder à la fenêtre d'invitation | Cmd+I | Alt+I |
| Lorsque l'organisateur d'une réunion souhaite couper le son des participants | Cmd+Ctrl+M | Alt+M |
| Pour réactiver le son de tous les participants | Cmd+Ctrl+U | Alt+M (appuyez à nouveau) |
| Pour démarrer/arrêter le partage d'écran | Cmd+Maj+S | Alt+Maj+S |
| Pour démarrer/terminer l'enregistrement d'une réunion dans le cloud | Cmd+Maj+C | Alt+C |
| Pour faire une capture d'écran | Cmd+Shift+5 | Alt+Maj+T |
3. Ajoutez votre nom et le pronom que vous préférez sur Zoom
Une astuce Zoom essentielle pour toute personne utilisant la plateforme pour des réunions professionnelles consiste à ajouter votre nom légal à votre portail Zoom. Vous n'avez à le faire qu'une seule fois pour vous assurer qu'il apparaisse à chaque fois que vous participez à une réunion Zoom.
Le processus est assez simple.
- Connectez-vous à votre portail web Zoom.
- Cliquez sur « Profil », puis sur « Modification en cours ».
- Ajoutez votre nom dans le champ « Nom d'affichage » et enregistrez les modifications.
Vous verrez une option vous permettant d'entrer votre pronom préféré sous le champ « Afficher le nom ». Dans un esprit de diversité et d'inclusion, pensez à ajouter votre pronom préféré. Cela permettra aux autres participants de s'adresser à vous de manière appropriée lors des réunions à distance.
4. Définissez les paramètres de confidentialité en une seule fois
Configurer à l'avance tous les paramètres de confidentialité des réunions Zoom améliorera l'expérience de l'application de visioconférence pour l'hôte et tous les invités.
Suivez ces conseils pour configurer les paramètres de confidentialité en cinq minutes :
- Séparez vos salles de réunion Zoom privées de vos sessions Zoom professionnelles.
- Lorsque vous organisez un webinaire ou un évènement public, n'utilisez pas votre identifiant de courriel privé afin de protéger votre confidentialité.
- Activez le chiffrement de bout en bout (E2E) sur votre compte Zoom. Cela limitera automatiquement les activités susceptibles d'entraîner des fuites d'informations, telles que l'enregistrement de la réunion par des invités ou la tentative de partage d'écran sans la permission de l'hôte.
- Lorsque vous organisez des évènements publics, supprimez les invités indésirables des appels. Il est également recommandé de bloquer complètement leurs appels audio et visio-conférences.
- Si vous organisez un évènement en direct avec plus de 100 participants, ne permettez pas aux invités de rejoindre la réunion avant l'hôte. Cette astuce Zoom permet d'éviter que les invités ne s'ennuient en entrant trop tôt. Allez dans « Paramètres » dans votre portail web Zoom, passez la souris sur l'onglet « Réunions » et faites défiler vers le bas pour trouver cette option.
5. Ajoutez une photo de profil professionnelle et un arrière-plan virtuel
L'avantage supplémentaire de télécharger votre photo de profil professionnelle est que cela vous permet de désactiver votre vidéo pendant les longues réunions Zoom sans que les autres participants aient l'impression de parler à un espace vide.
Une photo de profil professionnelle avec un arrière-plan Zoom virtuel ressemble à ceci :
Changer votre photo de profil est très simple. Allez dans « Profil » et cliquez sur « Modifier » pour la changer.
Une autre astuce Zoom consiste à ajouter des arrière-plans virtuels Zoom personnalisés.
Nos installations de télétravail ne sont pas toujours optimales. Zoom vous permet de choisir un arrière-plan virtuel qui vous offre plus de confidentialité tout en vous évitant d'avoir à ranger avant une réunion. Qu'il s'agisse d'une image du Golden Gate Bridge scintillant ou d'un ciel étoilé, choisissez l'arrière-plan virtuel qui correspond le mieux à votre personnalité. Allez dans « Paramètres Zoom » et faites défiler vers le bas pour trouver cette option.
6. Configurez votre salle d'attente Zoom
L'un des meilleurs conseils Zoom pour assurer la sécurité de votre réunion personnelle est de configurer votre salle d'attente. En tant qu'hôte, vous pouvez ajouter des invités authentiques aux évènements de collaboration en ligne et supprimer les participants indésirables.
Allez dans « Paramètres de la réunion », puis dans l'onglet « Réunion », et faites défiler vers le bas pour activer le champ « Salle d'attente » dans votre portail web Zoom.
7. Commencez toutes vos réunions Zoom avec le son et la vidéo désactivés
Vous participez souvent à des appels Zoom tôt le matin, les cheveux en bataille ? Ou vous avez du mal à empêcher votre chien d'aboyer alors que la réunion est sur le point de commencer ?
Voici une astuce Zoom qui fait des merveilles dans ce genre de situation : coupez votre micro et désactivez votre caméra pour vous installer confortablement avant de réactiver votre micro, de réduire les bruits de fond et d'être prêt pour la vidéo. Vous pouvez en faire votre paramètre par défaut en suivant les étapes ci-dessous :
- Désactivez le son par défaut : allez dans Paramètres de la réunion > Audio > Désactiver le microphone lorsque vous rejoignez une réunion.
- Désactivez la vidéo par défaut : allez dans Paramètres vidéo > Vidéo > Désactiver ma vidéo lorsque je rejoins une réunion.
8. Activez toujours la vue galerie pour afficher tous les participants à la réunion.
Qu'il s'agisse d'un évènement collaboratif en ligne tel qu'un webinaire ou d'un autre appel Zoom, il est de coutume d'observer toutes les personnes présentes à la réunion, et pas seulement l'intervenant. À faire : activer la « vue Galerie » chaque fois que vous rejoignez une réunion Zoom.
Allez dans « Afficher » en haut à droite de votre écran Zoom et sélectionnez « Galerie ».
La vue galerie vous permet de voir 49 invités ou moins sur un seul écran de réunion. Si vous avez plus d'invités, activez l'option pour plusieurs pages.
Zoom vous permet de créer des salles de discussion afin de diviser une longue session en 100 sessions plus courtes. Les hôtes peuvent attribuer automatiquement ou manuellement les participants à ces sessions, et les participants ont la possibilité de choisir la salle de discussion qu'ils préfèrent.
Pour créer des salles de réunion : allez dans Paramètres > Réunions en petits groupes > Attribuer des participants > Planifier une réunion.
9. Utilisez un seul lien Zoom pour planifier des réunions récurrentes
Planifier des réunions récurrentes sur votre calendrier Google Agenda à l'aide d'une seule URL de réunion vous fait gagner beaucoup de temps et vous évite d'avoir à envoyer plusieurs invitations juste avant le début de la réunion.
Étapes à suivre : Réunions > Planifier une réunion > Cochez la case Réunion récurrente > Ajoutez la fréquence > Enregistrez.
Une fois que vous avez modifié votre évènement programmé, votre calendrier Google ou Outlook est automatiquement mis à jour avec votre identifiant de réunion personnel et devient le paramètre par défaut pour toutes vos prochaines réunions.
10. Entraînez-vous à utiliser la fonctionnalité « lever la main ».
Dans le monde virtuel, il est interdit d'interrompre quelqu'un qui parle. Il peut être difficile d'exprimer ses pensées lors de réunions virtuelles. Heureusement, Zoom nous aide grâce à l'emoji « lever la main ». C'est comme faire un petit signe virtuel pour montrer aux autres que vous avez quelque chose à dire, afin que l'hôte puisse vous donner la parole sans que tout le monde parle en même temps.
Voici deux façons de l'utiliser :
- Cliquez sur le bouton « Réactions » dans votre écran d'appel et sélectionnez l'émoji « ✋ » pour indiquer aux participants à la réunion que vous souhaitez intervenir et que vous attendez votre tour. Pour activer cette fonctionnalité, accédez aux paramètres de votre profil et activez l'option « Réactions non verbales ».
- Postez le même emoji dans la fenêtre de chat pendant l'appel pour informer les membres de votre équipe que vous attendez pour parler.
11. Activez les couleurs de peau pour les réactions emoji
Bien que la couleur par défaut de tous les emojis soit le jaune, Zoom vous permet de personnaliser leur couleur parmi six teintes disponibles. Allez dans Profil > Paramètres > Modifier la couleur des emojis.
12. Activez l'option de transcription en direct pour les réunions Zoom
Zoom vous permet d'activer la transcription en direct pendant les réunions. Si vous organisez une visioconférence, faites défiler vers le bas de l'écran et cliquez sur le bouton « Transcription en direct » à côté du bouton « Enregistrer ».
Générez des sous-titres pour tous les intervenants et affichez ensuite la transcription intégrale pour rédiger le compte rendu de la réunion (MoM).
La fonctionnalité de transcription des appels est une excellente option pour les équipes diversifiées composées de membres de différentes origines ethniques, car elle permet aux participants de ne rien manquer des discussions importantes.
13. Jouez avec les avatars Zoom
Vous en avez assez de toujours avoir la même apparence lors des sessions Zoom avec tous les collaborateurs ? Passez aux avatars Zoom pour ajouter une touche de fantaisie à vos réunions.
Pour choisir votre avatar, allez dans Paramètres > Arrière-plan et effets > Avatar.
Vous pouvez également choisir parmi plusieurs avatars d'animaux préférés et remplacer votre photo de profil par un caractère animal amusant. Votre apparence lors des réunions ressemblera à ceci :
14. Tirez le meilleur parti du Tableau blanc Zoom pour les sessions de brainstorming
Le tableau blanc Zoom est votre solution tout-en-un pour le brainstorming. Il s'agit d'un logiciel de collaboration visuelle qui vous permet de :
- Lancez une session de brainstorming, ajoutez des images et des cartes mentales, puis partagez-les avec tous les participants à la réunion.
- Présentez une toile virtuelle à l'ensemble de l'équipe
- Créez des tableaux blancs interactifs en temps réel pour simplifier la collaboration.
L'accès au tableau blanc est simple. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bouton « Partager le contenu » de votre écran d'appel et faites défiler vers le bas pour trouver le tableau blanc.
15. Définissez des rappels pour les réunions Zoom programmées automatiquement
Activez les rappels de réunion sur votre téléphone via l'application Zoom pour être averti des prochaines réunions Zoom, même lorsque vous n'êtes pas à votre poste de travail.
Allez dans Paramètres, cliquez sur l'option « Me le rappeler » et activez-la ou désactivez-la. Choisissez le nombre de minutes ou d'heures avant l'appel auquel vous souhaitez recevoir l'alerte.
16. Optez pour le partage d'écran avancé
Les hôtes peuvent renforcer le caractère collaboratif des réunions Zoom en optant pour l'option avancée de partage d'écran. Utilisez les outils d'annotation de partage d'écran de Zoom pour :
- Identifiez une zone spécifique à l'écran
- Transformez votre curseur en flèche et cliquez n'importe où sur l'écran pour « coller » la flèche.
- Transformez le curseur de l'hôte en un point
17. Utilisez le chat d'équipe Zoom pour communiquer pendant les appels
Pourquoi interrompre une réunion multi-équipes pour dire quelque chose à un membre spécifique de l'équipe alors que vous pouvez lui envoyer directement un message privé ? La messagerie instantanée intégrée à Zoom vous permet de :
- Discutez avant ou pendant un appel à distance
- Trouvez facilement vos contacts et vos fichiers
- Ajouter, supprimer, mettre en sourdine et bloquer des participants
- Participez à des réunions Zoom depuis votre mobile et votre bureau
Le meilleur dans tout ça ? Le chat d'équipe Zoom est gratuit.
18. Fermez les onglets avant de partager votre écran
Vous est-il déjà arrivé de devoir partager votre écran lors d'un appel de travail et de dévoiler accidentellement votre liste de souhaits Amazon ?
Ces onglets agaçants vous gênent à chaque fois, n'est-ce pas ?
Fermez les onglets supplémentaires avant de commencer à partager l'intégralité de votre bureau avec votre équipe.
Gardez l'onglet de la réunion et les autres dossiers et applications pertinents ouverts afin de ne pas avoir à basculer entre Zoom et d'autres applications. Cela vous permettra non seulement de préserver la confidentialité de vos affaires privées, mais aussi d'accélérer le travail de votre ordinateur !
19. Évitez les mises à jour logicielles avant une réunion Zoom
De temps en temps, vous verrez apparaître les messages « Les mises à jour sont prêtes à être installées » sur votre écran.
Si vous voyez apparaître ce type de fenêtres contextuelles avant une réunion Zoom, évitez de cliquer sur l'option « Mettre à jour maintenant ». Attendez plutôt la fin de votre journée de travail pour effectuer toutes les mises à jour logicielles.
20. Identifiez et résolvez les premiers signes de « fatigue Zoom ».
Lorsque vous participez à une session, avez-vous souvent l'impression que tout le monde vous regarde ? Parfois, les réunions fréquentes et longues peuvent entraîner une surcharge cognitive et vous laisser un sentiment de saturation et d'épuisement.
Ce sont là des signes de « fatigue Zoom », un symptôme courant chez les travailleurs virtuels. Heureusement, il existe quelques étapes que vous pouvez suivre pour y remédier.
Jeremy Bailenson, professeur en communication au Virtual Human Interaction Lab (VHIL) de l'université de Stanford, propose dans son article de recherche quelques suggestions pour atténuer les symptômes de la fatigue liée à Zoom :
- Réduisez la taille de votre fenêtre Zoom
- Activez l'option « Masquer ma vue » lors de réunions à distance consécutives.
- Désactivez votre vidéo pendant les longues réunions pour faire une pause et ne plus être à l'écran.
- Faites des pauses audio pour gérer la pression liée au fait d'être constamment actif verbalement.
Réussissez votre prochain appel Zoom grâce à ces conseils et astuces
Même si les réunions Zoom n'offrent pas toujours la meilleure expérience possible, il est indéniable que Zoom comble efficacement le fossé entre les équipes internationales et les équipes à distance, en facilitant l'accès à l'information.
Grâce à ces conseils et astuces simples, organiser des réunions Zoom de réussite devient un jeu d'enfant.
Facilitez le télétravail en démarrant vos réunions Zoom directement dans les tâches ClickUp.