La communication interne peut faire ou défaire les performances d'une organisation.
Si vos employés ne disposent pas d'un moyen sûr de communiquer et de collaborer efficacement, la productivité s'en ressent, les délais sont réduits et le risque de fuite d'informations confidentielles augmente de manière exponentielle.
C'est pourquoi les entreprises utilisent souvent un intranet pour connecter leurs équipes. À l'heure d'Internet, avons-nous vraiment besoin d'un intranet pour la communication interne sur notre lieu de travail ? 🤔
C'est la question à laquelle nous allons répondre ici. Ce billet explorera les fonctions et les différences entre intranet et internet afin de déterminer ce qui est le plus judicieux pour votre entreprise.
⏰60-Second Summary
- L'intranet fournit aux entreprises un réseau de communication interne sécurisé, mais au détriment de la capacité de travail télétravail
- Internet permet le travail télétravail, mais il est moins sûr que l'intranet
- ClickUp offre le meilleur des deux : une communication interne sécurisée et la possibilité de travailler télétravail
- ClickUp intègre des fonctionnalités de gestion de projet, de gestion des connaissances et des portails clients
- Les fonctionnalités IA de ClickUp facilitent grandement la recherche d'informations dans votre base de connaissances ou l'exécution d'actions de gestion de projet à l'aide de simples messages texte
Qu'est-ce que l'internet ?
L'Internet n'a plus besoin d'être présenté. Toutefois, si vous souhaitez en savoir plus sur son travail, ses origines et ses fonctionnalités clés, voici un bref aperçu :
Définition et origines de l'internet
L'Internet est né d'un projet du gouvernement américain pendant la guerre froide, dans les années 1960. En termes simples, il s'agit d'un massif réseau de réseaux interconnectés les uns aux autres (d'où le nom, internet).
Le réseau de votre société de télécommunications est connecté à celui d'une autre société de télécommunications, leur réseau est connecté à d'autres réseaux de télécommunications, et ainsi de suite. Et il ne s'agit pas seulement des réseaux de télécommunications : de nombreux autres réseaux participent à l'internet, notamment :
- Différents réseaux locaux (LAN) connectant des appareils au sein d'une organisation
- Les réseaux des fournisseurs de services de cloud computing (informatique en nuage)
- Les réseaux des entreprises de réseaux privés virtuels (VPN), etc.
Ceux-ci se connectent à un réseau mondial de câbles de données sous-marins (appelés câbles sous-marins), qui sont reliés aux réseaux des différents centres de données. Cela crée un massif réseau informatique mondial sur lequel les données circulent dans le monde entier et où les informations peuvent être recherchées de n'importe où. 🛜
Plan du réseau mondial de câbles sous-marins qui achemine l'ensemble du trafic Internet du monde via le réseau de câbles sous-marins SubmarineCableMap.com
Caractéristiques clés
L'internet tel que nous l'utilisons aujourd'hui est rendu possible par certaines de ses fonctionnalités clés que nous utilisons tous les jours. Il s'agit notamment de
- World Wide Web (WWW): Cette fonctionnalité permet de créer des sites web et d'y accéder via une connexion internet. Elle définit la manière dont les pages web sont conçues et chargées par les navigateurs web
- Les moteurs de recherche: Les moteurs de recherche tels que Google et Bing nous aident à trouver des informations publiées sur le web
- Courriel: Facilitée par les différents fournisseurs de services de courriel (Gmail, Outlook, etc.), cette fonctionnalité joue un rôle crucial dans l'accès à l'informationla communication professionnellepermettant aux employés de l'entreprise (et aux personnes en général) d'échanger facilement tout type d'information
- Médias sociaux: Il s'agit de LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram et d'un tas d'autres sites web et applications similaires qui permettent aux gens à travers le monde de se connecter et de communiquer
- Commerce électronique: Combinaison du WWW avec les normes mondiales de l'industrie du paiement et la technologie des passerelles de paiement qui facilitent les achats et les transactions en ligne
- Messagerie instantanée (IM): Il s'agit d'applications de messagerie telles que WhatsApp, Facebook Messenger et Google Chat qui permettent d'envoyer des messages et de discuter avec des personnes du monde entier en temps réel
- Voix sur IP (VoIP): Protocole qui facilite les appels vocaux et vidéo sur Internet par l'intermédiaire de plateformes telles que WhatsApp, Facebook, Skype, Zoom, etc.
Rôle de l'internet dans les communications et les médias de masse
L'internet a joué le plus grand rôle dans la révolution des communications et des médias de masse. Des technologies comme l'e-mail, la messagerie instantanée, les médias sociaux, la VoIP et les visioconférences ont changé le paysage de la communication, permettant aux gens de se connecter dans le monde entier. 🌍
Pour les médias de masse également, l'internet a joué un rôle majeur grâce à des canaux tels que les sites de réseaux sociaux pour faciliter la diffusion et la consommation de masse de contenus médiatiques sans investissement substantiel. Cela a entraîné des changements sans précédent dans la façon dont nous vivons, travaillons et communiquons.
Voici quelques exemples de ces changements :
- Travail à distance: Il est possible de travailler complètement à distance pour les organisations, tout cela grâce à l'e-mail, aux plateformes VoIP, à la messagerie instantanée et à d'autres fonctionnalités basées sur l'internet
- L'ère de l'information: Nous vivons à l'ère de l'information, une ère où les nouvelles, les données et les informations parviennent d'un bout à l'autre du monde en temps réel
- Globalisation: Grâce à l'internet, il est devenu beaucoup plus facile de travailler avec des talents de n'importe quelle partie du monde et de servir des clients internationaux
Comprendre les intranets
Si l'internet est le paramètre par défaut de la plupart des communications mondiales, certaines entreprises utilisent un intranet pour faciliter la communication et le partage d'informations entre leurs employés.
À quoi servent-ils et comment font-ils leur travail ? Voici une brève explication :
Définition et fonction des intranets
Les intranets sont des réseaux privés mis en place par les organisations pour connecter les appareils fonctionnant dans leurs locaux.
Ils créent un réseau interne sécurisé inaccessible à l'extérieur de l'organisation afin que les employés puissent transférer des données confidentielles, accéder à des ressources et partager des informations sans craindre une fuite.
Les intranets servent également de :
✅ Système de gestion de contenu: La plupart des intranets sont livrés avec un système de gestion de contenu (CMS) pour faciliter la création et la gestion de contenu afin de diffuser des informations au sein de l'organisation
✅ Canal d'intégration: Les plateformes intranet peuvent également être intégrées à d'autres outils que votre organisation pourrait utiliser, tels qu'un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou une plateforme de gestion de la relation client (CRM)
✅ Médium de communication: Les e-mails, la messagerie, le clavardage et d'autres moyens de communication peuvent être utilisés pour communiquer avec les clients fonctionnalités de l'intranet social pour permettre aux membres de l'équipe de communiquer
✅ Accueil des diagrammes d'organisation: Les plateformes intranet offrent également aux entreprises un moyen de construire des diagrammes d'organisation détaillés qui donnent un accès contrôlé aux administrateurs et aux managers pour un aperçu rapide de la hiérarchie de l'équipe
les intranets permettent aux entreprises de créer un référentiel centralisé pour stocker tous les fichiers et documents relatifs aux activités de l'entreprise
Le rôle de l'intranet dans la communication et la collaboration internes
Partout où un intranet est mis en place, il joue un rôle crucial dans la communication et la collaboration internes de l'entreprise. Voici quelques-unes de ses fonctions importantes dans le fonctionnement de l'entreprise :
🌟 Source unique de vérité: L'intranet sert de source unique de vérité pour son organisation. C'est le hub officiel de tous les documents, mises à jour et annonces de l'entreprise, ce qui permet aux employés de s'y référer pour toutes les informations organisationnelles
🌟 Gestion des ressources humaines (RH): Les intranets jouent également un rôle essentiel dans la gestion des RH d'une entreprise. Ils permettent de centraliser les politiques de l'entreprise, l'accueil et la formation des employés, ainsi que d'autres processus RH tels que la gestion des congés et la distribution des avantages sociaux
🌟 Canal de communication et de collaboration: L'intranet fournit aux employés de l'entreprise des informations sur les activités de l'entreprise canaux d'engagement des employés (par exemple, e-mail, messagerie, etc.) pour communiquer avec des collègues et collaborer par le biais de chats de groupe ou de forums de discussion
Un exemple d'intranet en action
Une société de services informatiques met en place un intranet d'entreprise utilisant Sharepoint et un réseau privé fermé pour faciliter la communication entre les employés. Elle crée différents portails pour les employés pour l'intégration, la formation et les discussions d'équipe afin de gérer la communication interne et les besoins opérationnels.
Lorsqu'un nouvel employé arrive, le responsable des ressources humaines l'inscrit sur le portail d'intégration de l'entreprise, après quoi il suit le programme de formation.
Une fois la formation achevée, il peut travailler avec les membres de son équipe sur les portails internes de discussion et de chat. Ils ont également accès aux ressources et aux fichiers de l'espace documentaire centralisé de l'entreprise, hébergé sur Sharepoint.
Intranet vs. Internet : Différences clés
Il existe des différences fondamentales dans la fonction et la nature de l'internet et de l'intranet. Alors que l'internet n'a pas de propriétaire, un intranet est une propriété privée de l'organisation qui le met en œuvre. L'accès à un intranet est, par conséquent, limité aux seuls utilisateurs auteurs (c'est-à-dire les employés), et accessible uniquement sur le campus. 🏢
Pour ces raisons, la sécurité d'un intranet est plus élevée que celle d'un réseau public comme Internet, qui est le terrain de jeu de tout le monde. Toutefois, cela signifie également que les problèmes liés au réseau doivent être résolus par l'organisation elle-même.
Voici un aperçu de la différence entre l'internet et l'intranet :
les critères de sélection sont les suivants : - Critères | Internet | Intranet | Internet | **Critères d'évaluation | --------------------------------------- | --------------------------------------------- | ---------------------- | | Propriété | Publique | Privée | Accessibilité | Dans le monde entier | À l'intérieur d'une organisation | | Sécurité - Moins de sécurité jusqu'à ce que vous utilisiez des mécanismes de sécurité - Élevée | Anonymat - Possible - Pas possible | Accès en déplacement - Possible - Pas possible | Assistance et maintenance informatique | Faible | Élevée | Simple | Complexe
Choisir la meilleure option pour votre marché cible et vos besoins organisationnels
Alors, laquelle de ces options est la meilleure pour votre organisation : un Intranet ou l'Internet ? La réponse dépend des besoins de votre organisation.
Si la sécurité et la confidentialité des données sont primordiales dans votre secteur, vous avez besoin d'un intranet. Il offre une meilleure confidentialité en raison de son caractère isolé et une meilleure surveillance de l'activité du réseau en raison de l'absence d'anonymat, de propriété privée et de communication centralisée . 🔏
Cependant, vos employés ne peuvent pas accéder aux portails intranet ou aux documents qui y sont stockés depuis l'extérieur de votre organisation.
Par conséquent, ils ne peuvent pas travailler à distance. Si le travail à distance est un facteur important dans votre entreprise, vous devriez opter pour un logiciel de gestion de projet et d'administration basé sur l'internet solution de collaboration pour votre lieu de travail.
Implantation d'intranets : Bonnes pratiques
La mise en œuvre d'un intranet est terminée par l'équipe d'assistance informatique interne de votre entreprise. Cependant, il y a quelques bonnes pratiques que vous devez garder à l'esprit lors de la mise en œuvre. Ces pratiques sont les suivantes :
1. Déterminer la bonne solution intranet pour votre organisation
Tout d'abord, vous devez déterminer la bonne solution intranet pour votre organisation solution logicielle pour l'intranet pour votre organisation. Sharepoint, Workvivo et Simpplr en sont des exemples, et vous devez en choisir un en tenant compte du budget, de la taille de l'équipe et des besoins de communication de votre organisation. L'évolutivité et le libellé en marque blanche sont d'autres facteurs à prendre en considération lors du choix d'une plate-forme intranet.
2. Exploiter les outils logiciels
Une fois que vous avez mis en place votre infrastructure intranet, créez des outils logiciels internes pour des objets spécifiques. Cela signifie construire des portails internes pour les processus RH, le partage d'informations et d'autres opérations d'entreprise.
Il n'est pas nécessaire de les créer à partir de zéro : de nombreuses plates-formes compatibles avec l'intranet sont disponibles pour faciliter la création de portails internes. Notion ou WordPress auto-hébergé sur un serveur Xampp sont des exemples de ces plateformes.
3. Intégration aux systèmes existants
Une fois que vous avez construit vos portails internes, connectez-les à votre pile technologique existante. Cela signifie les connecter à votre e-mail, à votre solution CRM, à votre solution ERP et à tout autre outil technologique que vous pourriez utiliser pour la productivité de l'équipe.
De cette façon, ils peuvent récupérer et alimenter les informations nécessaires à partir des bons systèmes pour fournir aux membres de votre équipe des informations à jour. ℹ️
Il vous permet également de configurer des règles automatisées pour exécuter certaines tâches (comme la création d'un contact dans le CRM lorsque votre équipe commerciale reçoit un nouvel e-mail), ce qui minimise la nécessité de basculer entre plusieurs applications.
4. Garantir la convivialité et une expérience utilisateur positive
Enfin, veillez à ce que les portails intranet et les autres outils que vous mettez en œuvre restent utilisables et offrent une expérience utilisateur positive. Les entreprises finissent souvent par compliquer les processus avec l'installation de leur intranet en ne tenant pas compte des commentaires des employés.
Pour éviter cela, faites participer vos employés à la fois au forfait et à la mise en œuvre de votre intranet. De plus, continuez à prendre en compte leurs commentaires régulièrement, même après la mise en œuvre, afin de garantir son utilisabilité à long terme.
Comment ClickUp peut aider à la communication interne et externe
Jusqu'à présent, nous avons évalué le rôle que jouent les intranets dans la communication interne d'une entreprise et la manière dont ils devraient être mis en œuvre. Ils sont sûrs et personnalisables, mais ne sont pas idéaux pour l'accessibilité à distance. Les intranets sont également difficiles et coûteux à paramétrer.
Si cela ne vous convient pas, il existe une alternative plus intelligente et plus efficace : les intranets ClickUp !
En tant qu'application tout pour le travail, ClickUp comprend toutes les fonctionnalités d'une plateforme intranet sécurisée combinée à des fonctions de gestion de projet et de portails clients .
Il s'agit donc du meilleur choix pour la communication interne et externe des entreprises. Il offre également de solides fonctionnalités de collaboration pour aider les membres de votre équipe et les utilisateurs externes autorisés (clients, consultants) à élaborer des stratégies, à planifier et à exécuter des projets.
Nous utilisons ClickUp pour la gestion de nos projets et de nos tâches, ainsi que comme base de connaissances. Il a également été adopté pour le suivi et la mise à jour de notre cadre OKR et plusieurs autres cas d'utilisation, y compris les diagrammes de flux et les formulaires de demande de congés et les flux de travail. C'est formidable de pouvoir servir tout cela avec un seul produit, car les choses peuvent très facilement être reliées entre elles.
Thomas Clifford, TravelLocal
Voyons comment ClickUp remplit parfaitement son rôle de plateforme intranet.
Les fonctionnalités de ClickUp pour la gestion de l'intranet et de l'extranet
Les fonctionnalités de ClickUp sont conçues pour faciliter la communication entre vos employés. Voici quelques-unes de ces fonctionnalités :
1. Communication ClickUp Discuter est une fonctionnalité de messagerie instantanée qui permet aux membres de votre équipe de communiquer facilement entre eux. Pour une communication transparente, il lie les discussions au contexte (c'est-à-dire aux projets, aux fichiers, etc.) afin que votre équipe puisse facilement trouver des informations sur un fichier ou un projet tout en discutant. Il permet également d'envoyer des fichiers en même temps que les messages, offrant ainsi une meilleure
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Chat-13-1400x985.png ClickUp Discuter /$$img/
Utilisez ClickUp Chat pour rationaliser la communication avec les employés, envoyer des fichiers et résumer les discussions
Mais ce n'est pas tout : ClickUp Chat est doté d'IA et exécute plusieurs actions sur votre commande. ClickUp Brain la fonction IA incluse dans ClickUp, rend cela possible. Vous pouvez l'utiliser pour
- Résumer une discussion
- Rattraper la progression d'un projet depuis votre dernière connexion
- Trouver un fichier dans n'importe quel dossier de votre projet
2. Gestion des connaissances La gestion des connaissances de ClickUp sont plus robustes que celles des plateformes intranet. Elles comprennent des fonctionnalités intégrées de modification en cours et d'organisation de documents pour construire votre
base de connaissances interne .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/rich-formatting-and-slash-commands-in-clickup-docs.gif formatage riche et commandes slash dans les documents ClickUp : Intranet et Internet /$$img/
Créez, modifiez et organisez les documents des employés avec ClickUp Docs pour un accès facile aux informations sur les projets et aux politiques de l'entreprise
Vous pouvez utiliser Documents ClickUp pour créer et stocker des documents relatifs à tous vos projets et les organiser dans les dossiers de projet sur ClickUp pour les retrouver facilement. Vous pouvez également constituer un référentiel centralisé de toutes les politiques et procédures que chacun doit suivre lorsqu'il travaille sur un projet.
💡Pro Tip: Récupérer des informations dans votre base de connaissances est également facile avec ClickUp. Il suffit de poser une question à ClickUp Brain pour qu'il récupère la réponse dans vos documents.
3. Intégrations
ClickUp s'intègre à des applications d'entreprise et de productivité tierces telles que Google Drive, Slack, HubSpot, etc. Cette fonction vous permet de gérer tout votre travail à partir d'un seul tableau de bord, éliminant ainsi le besoin de passer d'une application à l'autre.
Il existe plus de 1 000 Intégrations ClickUp que vous pouvez utiliser pour le connecter à un large intervalle d'applications Business, ce qui le rend plus flexible que n'importe quelle autre plateforme intranet.
Fonctionnalités de gestion des tâches et de collaboration pour les communications internes
ClickUp propose également de nombreuses fonctionnalités de gestion des tâches et de collaboration qui aident les membres de votre équipe à gérer leur charge de travail. Voici un bref aperçu de ces fonctionnalités :
1. Gestion des tâches
ClickUp comprend un gestionnaire de tâches intégré pour aider les employés à gérer toute la charge de travail de leur projet à partir d'un seul endroit. Utiliser Tâches ClickUp pour découper la charge de travail du projet en étapes exploitables et les attribuer à différents membres de l'équipe. 🪜
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-150-1400x934.png Tâches ClickUp /$$img/
Attribuez des tâches aux membres de l'équipe et lancez des discussions sur le projet grâce à ClickUp Tasks
Chaque tâche peut également avoir des pièces jointes pour fournir les informations nécessaires pour l'achever. ClickUp Tasks permet également aux membres de votre équipe de s'étiqueter les uns les autres pour clarifier leurs doutes.
2. Collaboration
ClickUp offre des fonctionnalités de planification et de stratégie permettant aux membres de votre équipe et à vos clients de collaborer sur des projets. Tableaux blancs ClickUp permet aux membres de votre équipe et à vos clients de construire des cartes mentales et des organigrammes de la stratégie du projet, du processus d'exécution, et bien plus encore.
Une fois la stratégie ou le processus conçu, les tâches relatives à toutes ses étapes peuvent être lancées à partir du Tableau blanc lui-même.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Tableau blanc-1400x935.png Tableau blanc ClickUp : Intranet vs Internet /$$img/
Construire des cartes mentales et des organigrammes pour les objets du projet en utilisant ClickUp Tableau blanc
Utiliser ClickUp Documents et Tableaux blancs pour le partage des connaissances et la collaboration : Un exemple
Une société de développement de logiciels est à la recherche d'un système de communication interne . Elle envisage différentes plates-formes intranet, mais aucune ne fait l'affaire car les outils ne permettent pas un accès externe, et il est crucial pour l'entreprise d'impliquer ses clients dans les projets.
Elle tombe alors sur ClickUp et commence à utiliser ClickUp Docs pour construire une base de connaissances spécifique au projet Spécification des exigences du logiciel (SRS) documents et processus internes. Modèles de wiki préconçus aident l'entreprise dans cette tâche. 🤩
Une fois achevé, le wiki ou la base de connaissances est partagé par tous les employés qui s'y réfèrent chaque fois qu'ils se sentent désorientés par les exigences d'un projet ou par une politique de l'entreprise. Cela réduit considérablement les demandes de renseignements pour le service des ressources humaines et les chefs d'équipe de projet, ce qui permet de gagner un temps précieux. ⌛
L'entreprise commence également à utiliser les Tableaux blancs ClickUp pour établir des forfaits et des stratégies avec ses clients. Cela permet d'améliorer la qualité de la planification des projets et d'éliminer les risques de malentendus. Le résultat est une diminution du nombre de bugs à chaque sprint et un achèvement plus rapide des projets, ce qui se traduit au final par une plus grande satisfaction des clients.
Rationalisez et sécurisez votre communication interne avec ClickUp
Une solution intranet est importante pour la réussite d'une entreprise, car elle lui sert essentiellement de siège social numérique. Mais bien qu'elle fournisse des paramètres de collaboration et de sécurité, elle est coûteuse et complexe à paramétrer et manque d'accessibilité à distance.
C'est là que ClickUp se distingue. Il combine la sécurité de l'intranet avec de solides fonctionnalités de gestion de projet, de communication, de collaboration et d'intégration, le tout dans une plateforme unifiée. Pour couronner le tout, il est accessible à distance, ce qui le rend parfait pour votre lieu de travail moderne, global et numérique. S'inscrire à ClickUp dès aujourd'hui pour découvrir ces avantages et rationaliser la collaboration au sein de votre organisation !