« Excellente réunion ! Nous nous reverrons bientôt. »
Vous avez peut-être déjà entendu cette phrase après une réunion productive. Mais les réunions ne sont qu'un point de départ.
C'est la manière dont vous assurez le suivi qui détermine véritablement les résultats. Un e-mail de suivi après une réunion comble le fossé entre une discussion productive et des résultats concrets. C'est l'occasion de renforcer les points clés, de clarifier les prochaines étapes et de laisser une impression durable.
Que vous veniez de conclure une discussion en tête-à-tête, un entretien, une réunion d'équipe ou un argumentaire de vente, un e-mail de suivi bien pensé peut faire toute la différence.
Dans cet article, nous vous expliquons comment rédiger un e-mail de suivi après une réunion et nous partageons des exemples et des modèles pour vous aider à appuyer sur « Envoyer » en toute confiance.
⏰ Résumé en 60 secondes
Un message de suivi après une réunion d'affaires ou un évènement de réseautage est essentiel pour établir des relations, garantir la clarté des résultats et renforcer le professionnalisme. Éléments essentiels d'un suivi efficace après une réunion :
✅ Montrez votre gratitude pour la réunion.
✅ Récapitulez les discussions clés et résumez les décisions prises.
✅ Décrivez les prochaines étapes et attribuez les éléments à réaliser à la suite de la réunion.
✅ Indiquez la date de la prochaine réunion pour assurer la continuité.
2. Conseils de pro pour les suivis :
✅ Envoyez-le dans les 24 heures.
✅ Restez concis et clair.
✅ Concentrez-vous sur les éléments concrets
✅ Terminez sur une note positive.
3. Modèles et échantillons d'e-mails de suivi :
✅ Après une réunion d'équipe
✅ Après un entretien informatif
✅ Après une réunion avec un client
✅ Après une réunion avec un client potentiel
Pourquoi est-il important d'assurer le suivi ?
Vous êtes-vous déjà retrouvé dans une situation où vous avez eu une réunion incroyable, où les idées fluaient et où tout le monde était sur la même longueur d'onde ? Mais ensuite... le silence. Sans discussion de suivi, toutes ces idées brillantes et ces objectifs communs risquent de s'évaporer dans les airs. 🥺
Le suivi n'est pas seulement une question de politesse, il s'agit de transformer cet élan en résultats mesurables. C'est un outil qui aide à établir des relations positives.
🧠 Fait amusant : le premier e-mail de suivi dans le domaine de l’équipe commerciale augmente le taux de réponse de 49 %.
Voici pourquoi il est important de rédiger un e-mail de suivi après une réunion :
Établir et entretenir des relations solides
Les relations professionnelles se nourrissent de communication et de respect. Un e-mail de suivi après une réunion montre que vous vous intéressez sincèrement aux personnes avec lesquelles vous travaillez. C'est votre façon de dire : « Votre temps et votre contribution comptent pour moi. »
Qu'il s'agisse d'un suivi après un entretien ou une réunion d'affaires, un e-mail bien rédigé laisse une bonne impression. C'est également une excellente occasion de personnaliser le message.
Ont-ils partagé une excellente idée pendant la réunion ? Mentionnez-la ! Vous êtes-vous mis d'accord sur une future collaboration ? Renforcez-la.
De petits gestes comme ceux-ci contribuent grandement à instaurer la confiance et à garantir la solidité de vos relations professionnelles au fil du temps. 🙏
➡️ En savoir plus : Comment rédiger un e-mail de confirmation (avec types, modèles et exemples)
Assurer la clarté des résultats de la réunion
Les réunions d'équipe et avec les clients sont souvent riches en discussions, décisions et étapes suivantes. Mais soyons honnêtes : que retiennent les participants de la réunion une fois celle-ci terminée ?
Un message de suivi agit comme une fiche de référence pour la réunion, résumant les points essentiels, les responsabilités et les délais.
Vous éliminez toute confusion et tout malentendu en exposant clairement ce qui a été convenu, qui fait quoi et quand les tâches doivent être achevées.
Cela permet également à chacun de revenir sur la discussion et de confirmer sa compréhension, ce qui est particulièrement utile lorsqu'il s'agit de projets complexes ou de la gestion de grandes équipes. 💫
Renforcez votre professionnalisme et votre fiabilité
Dans le monde des entreprises, les actions parlent plus que les mots, et un e-mail de suivi après une réunion en dit long sur vous. Il montre que vous êtes organisé, proactif et déterminé à mener à bien vos projets. C'est votre façon de vous démarquer en tant que personne qui ne se contente pas de discuter de la manière de faire avancer les choses lors de réunions de travail, mais qui les réalise.
La fiabilité est donc un facteur clé dans la façon dont les autres perçoivent votre professionnalisme. Un e-mail de suivi renforce l'idée que les gens peuvent compter sur vous pour rester au fait des tâches et faire avancer les choses. ⚙️
💡 Conseil de pro : Que vous postuliez à un emploi, gériez un projet ou communiquiez avec un collègue, la façon dont vous rédigez votre e-mail joue un rôle crucial dans la réponse que vous obtiendrez. En affinant votre étiquette en matière d'e-mails, votre communication avec des clients potentiels deviendra claire et professionnelle, laissant une impression positive au destinataire.
Comment rédiger un e-mail de suivi après une réunion ?
Rédiger l'e-mail de suivi idéal après une réunion, c'est trouver le juste équilibre entre clarté, professionnalisme et efficacité. Grâce à quelques étapes bien pensées et aux bons outils, notamment des outils de rédaction d'e-mails, vous pouvez vous assurer que vos e-mails sont efficaces et percutants.
Voici les éléments fondamentaux que vous devez inclure dans votre e-mail de suivi après une réunion :
1. Montrez votre gratitude
Vous avez sûrement déjà entendu l'adage « le temps, c'est de l'argent ». Les réunions prennent souvent beaucoup de temps. Une étude a révélé que plus de 80 % des employés passent un tiers de leur semaine en réunion.
Par conséquent, la première chose à faire lorsque vous rédigez votre e-mail de suivi après avoir rencontré quelqu'un est de montrer votre gratitude. Remerciez vos interlocuteurs pour leur temps, leurs contributions et leur collaboration pendant la réunion.
Un peu de gratitude donne le ton et renforce la valeur de la réunion. Cependant, veillez à ce que votre gratitude ait une raison d'être. Au lieu de simplement dire merci, ajoutez la raison pour laquelle vous êtes reconnaissant afin de renforcer la connexion personnelle. ✅
Exemple :
« Merci d'avoir pris le temps, malgré votre emploi du temps chargé, de discuter aujourd'hui de [sujet de la réunion]. Vos réflexions sur [point spécifique] lors de notre précédente discussion ont été extrêmement précieuses et seront cruciales pour passer à l'étape suivante. »
2. Résumez la réunion
Même si la réunion n'a duré que quelques minutes, il est souvent impossible de se souvenir de tout ce qui s'est passé. C'est pourquoi il est indispensable d'inclure un résumé de la réunion dans votre e-mail de suivi.
De plus, un bref récapitulatif permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde. Soulignez l'objectif de la réunion, les principaux sujets abordés et dressez une liste des éléments à prendre et des personnes qui s'en chargeront. Cela garantit la clarté, en particulier lorsque la réunion couvre de nombreux sujets. ✅
Exemple :
« Lors de la réunion d'aujourd'hui, nous avons passé en revue [les sujets abordés] et exploré des solutions pour [un défi spécifique]. Nous avons également discuté [d'une idée/d'un plan clé]. »
L'utilisation d'outils tels que ClickUp Docs vous aide à conserver les notes de réunion en temps réel et à organiser les points clés. Une fois organisés, vous pouvez intégrer ces détails directement dans votre e-mail.
Ou ajoutez l'outil AI Notetaker de ClickUp à l'évènement du calendrier et recevez un document privé contenant un résumé, les points forts de la réunion, les éléments à prendre en compte, et plus encore !
De plus, lors de la prise de notes pendant la réunion, plusieurs participants peuvent contribuer simultanément au document, garantissant ainsi que tous les points de vue et détails sont pris en compte. Cela est particulièrement utile dans le cadre d'un travail d'équipe. 🤩
Avec ClickUp Docs, vous pouvez conserver les notes associées dans le même document ou les organiser hiérarchiquement à l'aide de pages imbriquées pour une navigation rapide. Vous pouvez ajouter des étiquettes pour classer les notes et utiliser le puissant outil de recherche de ClickUp pour trouver l'emplacement d'informations spécifiques en quelques secondes.
Pour garantir la confidentialité et la clarté, vous contrôlez également qui peut afficher, effectuer des modifications en cours ou commenter vos notes. ⚡
La dernière étape consiste à envoyer des e-mails de suivi bien rédigés avec un récapitulatif. ClickUp simplifie ce processus en vous permettant d'utiliser vos notes structurées comme base pour vos e-mails de suivi, garantissant ainsi que les points clés et les actions à mener sont communiqués avec précision. Joignez des tâches lorsque vous rédigez des e-mails de suivi, afin de fournir aux destinataires des liens directs vers leurs responsabilités.
Vous pouvez également convertir vos documents ClickUp en fichiers PDF, Word ou Markdown pour les partager. Utilisez le formatage RTF pour mettre en évidence les délais, les niveaux de priorité ou les parties prenantes, afin que le récapitulatif de vos e-mails soit précis et exploitable. 💯
3. Résumez les décisions clés
Une autre façon de rendre vos e-mails de suivi pertinents consiste à résumer les décisions clés prises lors de la réunion. Le fait de détailler les décisions prises lors de la réunion renforce la responsabilité et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Soyez clair et concis, en énumérant chaque décision sous forme de liste à puces pour faciliter la lecture. ✅
Exemple :
Voici un bref résumé de notre dernière discussion :
Approbation du plan marketing pour [nom du projet/de l'entreprise] Accord pour aller de l'avant avec [action spécifique] Décision concernant [date limite spécifique]
Pourquoi ne pas utiliser l'IA pour rédiger ces e-mails? ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à ClickUp, fait également office de rédacteur IA et vous aide à rédiger des e-mails de suivi parfaits.
Une fois que vous avez pris vos notes de réunion dans ClickUp Docs ou via l'AI Notetaker de ClickUp, utilisez ClickUp Brain pour générer des tâches de suivi spécifiques basées sur les discussions de la réunion. Mettez en surbrillance le texte ou les sections pertinents et laissez ClickUp Brain créer un e-mail de résumé soigné avec les prochaines étapes et les liens vers les tâches nouvellement générées.
Utilisez-le pour rédiger des e-mails de suivi adaptés aux besoins de votre public, en fournissant une communication claire et des résultats concrets. L'outil d'IA suggère également des formulations et des formats améliorés, ce qui renforce encore la clarté et permet de maintenir le flux de la discussion après la réunion. Cette assistance alimentée par l'IA vous fait gagner du temps et améliore le professionnalisme de vos e-mails, tout en permettant à chacun de rester aligné et informé. 🤖
💡Conseil de pro : n'oubliez pas de vérifier l'orthographe et la grammaire de vos e-mails avec Brain afin qu'ils soient clairs, simples et pertinents.
4. Ajoutez les prochaines étapes
Vous avez exprimé votre gratitude, récapitulé le déroulement de la réunion, résumé les décisions prises et envoyé l'e-mail ! Mais attendez... Qu'y a-t-il à faire pour les destinataires ensuite ?
Avant d'envoyer cet e-mail, n'oubliez pas d'ajouter les prochaines étapes que vous avez générées avec ClickUp Brain. Veillez à ajouter des personnes assignées et des dates d'échéance à chaque tâche. Décrire la suite des événements est la partie la plus importante de votre e-mail de suivi, car cela aide également les personnes qui auraient pu manquer la réunion.
Il est temps d'assigner les tâches, de fixer les délais et de clarifier les rôles. ✅
Si votre liste de prochaines étapes est longue et complexe, utilisez ClickUp pour la gestion de projet par e-mail. Vous pouvez créer des tâches directement à partir de vos e-mails, configurer l'automatisation des tâches de suivi et joindre des e-mails à n'importe quelle tâche pour plus de contexte.
ClickUp s'intègre à Gmail et Outlook pour vous aider à envoyer des e-mails directement sans changer d'onglet. Envoyez automatiquement des e-mails en fonction des champs personnalisés, des envois de formulaires ou des évènements liés aux tâches, ce qui facilite votre processus de suivi. 🔗
➡️ En savoir plus : pour rationaliser les e-mails de suivi, automatiser les tâches répétitives et gagner du temps, utilisez le modèle d'automatisation des e-mails ClickUp afin de ne rien oublier.
5. Indiquez la date de la prochaine réunion
Indiquez les détails de la prochaine réunion ou discussion de suivi à la fin de votre e-mail.
Si la date n'a pas encore été fixée, proposez un échéancier et informez les destinataires que vous leur confirmerez rapidement. Cela permettra aux participants d'avoir le temps de passer en revue leurs tâches et de se préparer pour la réunion de suivi. 🗓
La vue Calendrier de ClickUp est un outil indispensable pour planifier de nouvelles dates de réunion dans les e-mails de suivi. Sa disposition intuitive vous permet d'identifier facilement les créneaux horaires disponibles dans les agendas de votre équipe. Cette fonctionnalité vous permet de proposer des horaires de réunion qui évitent les conflits, garantissant ainsi une participation et une productivité maximales.
Lorsque vous rédigez vos e-mails de suivi, joignez les horaires de réunion suggérés indiqués dans la vue Calendrier, ainsi que le contexte et les objectifs du projet tirés de ClickUp Docs. Ce processus optimisé vous fera gagner du temps, permettra à votre équipe de rester sur la bonne voie et démontrera votre professionnalisme dans vos communications.
Il envoie également des alertes pour les évènements, afin que vous ou les membres de votre équipe ne manquiez pas la prochaine réunion et soyez bien préparés ! 😊
➡️ En savoir plus : Comment s'excuser d'avoir manqué une réunion (avec des exemples de réponses)
Conseils pour rédiger d'excellents e-mails de suivi après une réunion
Voici quelques conseils pour améliorer vos e-mails de suivi :
Envoyez-le dans les 24 heures suivant la réunion.
Le timing est tout. Plus vous envoyez votre e-mail de suivi rapidement, plus la discussion sera fraîche dans l'esprit de chacun. Si vous attendez trop longtemps, votre e-mail risque d'être perçu comme une réflexion après coup, ou pire, les gens risquent d'oublier complètement les détails importants.
L'objectif est donc d'envoyer un e-mail dans les 24 heures suivant la réunion. Ainsi, vos participants auront le temps de réfléchir à la discussion et de se mettre rapidement au travail sur les éléments à traiter. ⌛
💡Conseil de pro : configurez des rappels automatiques dans ClickUp pour vous inciter à envoyer l'e-mail dans le délai idéal de 24 heures.
Soyez concis et allez droit au but
Personne n'a le temps de parcourir un long texte, surtout dans l'environnement de travail chargé d'aujourd'hui. Votre e-mail de suivi doit aller droit au but. Exprimez votre gratitude, récapitulez la réunion, soulignez les points clés et décrivez la suite des événements.
Cela montre le respect du temps du destinataire tout en garantissant que l'e-mail sera lu, et non parcouru. 🎯
💡 Conseil de pro : utilisez des paragraphes séparés, des puces et des en-têtes pour mettre en évidence les points importants dans vos e-mails et améliorer leur lisibilité.
Clarifiez et attribuez les éléments à accomplir
Un e-mail de suivi n'est pas seulement un résumé, c'est un outil d'action. Indiquez clairement ce qui doit être fait, qui en est responsable et quand cela doit être achevé. Cela élimine toute ambiguïté et permet à l'équipe de rester sur la même longueur d'onde.
Lorsque chacun connaît son rôle et ses délais, cela évite les malentendus et garantit la progression du projet. 🤹🏽♂️
➡️ En savoir plus : 10 stratégies efficaces de gestion des e-mails pour booster votre productivité
Terminez sur une note positive
Terminez votre e-mail sur une note optimiste et encourageante.
Une conclusion positive motive les destinataires et les rassure quant au travail à venir. Ajoutez une touche personnelle, comme un compliment ou une expression d'enthousiasme pour les prochaines étapes. 🌻
➡️ En savoir plus : Les 10 meilleurs outils de prospection par e-mail en 2024 (avis et tarifs)
Modèles et exemples d'e-mails de suivi
Prêt à rédiger d'excellents e-mails de suivi ? Utilisez des modèles pour garantir la cohérence et la couverture de tous les points pertinents.
Des modèles et des échantillons d'e-mails prêts à l'emploi sont disponibles pour faciliter le suivi dans divers scénarios. De plus, utilisez les suggestions de l'IA pour obtenir des e-mails de suivi prêts à être envoyés ! 🦾
Découvrons comment utiliser ClickUp Brain pour créer quelques modèles d'e-mails de suivi après la réunion :
Scénario 1 : après une réunion d'équipe
Objet : Suivi de notre récente réunion d'équipe
Bonjour [équipe/nom du membre de l'équipe], j'espère que vous allez bien. Je tenais à remercier tout le monde d'avoir participé à notre récente réunion du [date]. Vos idées et vos contributions ont été très précieuses.
Points clés abordés :
- [Énumérez brièvement les principaux sujets abordés ou les décisions prises lors de la réunion]
Éléments à prendre :
- [Élément 1] — [Responsable] — [Date limite]
- [Élément 2] — [Responsable] — [Date limite]
Veuillez vous assurer d'achever les tâches qui vous ont été assignées dans les délais impartis. Si vous avez des questions ou besoin de précisions, n'hésitez pas à nous contacter.
Prochaines étapes :
[Présentez les prochaines réunions, les échéances ou les actions de suivi].
Scénario 2 : après une réunion avec un client
Objet : Ravi de vous avoir rencontré Bonjour [nom du client], J'espère que vous allez bien. J'ai été ravi de vous rencontrer lors de notre réunion du [date]. Je vous remercie de m'avoir donné l'occasion de discuter [mentionnez les sujets abordés] et d'explorer comment nous pouvons continuer à vous offrir de l'assistance. Points clés abordés : [Résumez brièvement les points clés ou les mises à jour partagés lors de la réunion] Mesures à prendre : [Élément 1] – [Personne/équipe responsable] – [Date limite] [Élément 2] – [Personne/équipe responsable] – [Date limite] [Élément 3] – [Personne/équipe responsable] – [Date limite]Prochaines étapes :[Décrivez les actions, réunions ou tâches de suivi à venir]N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou besoin d'aide. Nous nous engageons à vous satisfaire et nous nous réjouissons de poursuivre notre partenariat. Merci encore pour votre temps et votre confiance. Cordialement,[Votre nom][Votre position][Votre entreprise]
ClickUp Brain Prompt utilisé : Générer un modèle et un échantillon d'e-mail de suivi après une réunion avec un client existant.
Scénario 3 : après un entretien informatif
Objet : Merci pour l'entretien informatif Bonjour [nom de l'interlocuteur], J'espère que vous allez bien. Je vous suis reconnaissant d'avoir pris le temps de m'accorder un entretien le [date] [position de l'interlocuteur]. Points clés à retenir :[Résumez brièvement les idées ou conseils clés partagés pendant l'entretien][Mentionnez les sujets ou discussions spécifiques qui vous ont été particulièrement utiles] J'apprécie sincèrement votre volonté de partager vos expériences et vos conseils. Cela m'a permis de mieux comprendre [aspect spécifique du secteur ou du rôle] et a renforcé mon intérêt pour une carrière dans ce champ. N'hésitez pas à me faire part de toute ressource ou contact que vous recommandez d'explorer davantage. Je me réjouis de rester en contact avec vous et j'espère vous revoir à l'avenir. Merci encore pour votre temps et votre générosité. Cordialement, [Votre nom]
ClickUp Brain Prompt utilisé : Générer un modèle et un échantillon d'e-mail de suivi après un entretien informatif.
Scénario 4 : après une réunion avec un client potentiel
Objet : Merci de nous avoir rencontrés lors de la réunion du [date]. J'espère que vous allez bien. Je tenais à vous remercier pour cette réunion. Ce fut un plaisir de discuter de vos besoins et d'explorer comment nous pouvons vous offrir de l'assistance pour atteindre vos objectifs. Résumé de la discussion :[Résumez brièvement les points clés ou les sujets abordés lors de la réunion][Mentionnez les solutions ou services spécifiques qui ont été mis en avant]Prochaines étapes :[Prochaine étape 1]—[Personne/équipe responsable]—[Date limite][Prochaine étape 2]—[Personne/équipe responsable]—[Date limite]Nous sommes ravis à l'idée de travailler ensemble et nous nous engageons à vous fournir les meilleures solutions pour répondre à vos besoins. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou souhaitez obtenir de plus amples informations. Merci encore pour votre temps et votre attention. Cordialement,[Votre nom][Votre position][Nom de votre entreprise]
ClickUp Brain Prompt utilisé : Générer un modèle et un échantillon d'e-mail de suivi après une réunion avec un client potentiel.
Modèle d'e-mail de suivi ClickUp
Le modèle d'e-mail de suivi de ClickUp automatise votre communication, assure le suivi des réponses et vous aide à définir des rappels pour répondre aux messages importants. Idéal pour la gestion de projet par e-mail, ce modèle permet de regrouper tous les modèles destinés à divers cas d'utilisation dans un espace de stockage centralisé. 😍
Voici ce que vous allez adorer :
✅ Configurez des flux de travail automatisés pour gérer efficacement les communications avec les clients.
✅ Assurez-vous qu'aucun client n'est négligé en enregistrant et en suivant les tâches de suivi.
✅ Utilisez des rappels pour ne pas manquer les réponses importantes et les échéances.
➡️ En savoir plus : Les 12 meilleurs modèles de campagnes goutte à goutte pour un marketing par e-mail efficace
ClickUp : votre compagnon de suivi ultime
Un e-mail de suivi bien rédigé est plus qu'un simple geste de politesse ; c'est un outil qui permet de nouer des relations solides, de garantir la clarté et de favoriser la progression.
Avec ClickUp, la gestion de vos communications de suivi devient un jeu d'enfant. De l'organisation des notes de réunion dans Docs à l'automatisation des tâches et à l'envoi d'e-mails directement depuis la plateforme, ClickUp optimise l'ensemble du processus, vous faisant gagner du temps et vous permettant de rester sur la bonne voie.
Prêt à passer au niveau supérieur en matière de suivi ? Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui ! 🌻