"Excellente réunion ! On se retrouve bientôt"
Vous avez peut-être déjà entendu cette phrase après une réunion productive. Mais les réunions ne sont que le point de départ.
Le véritable moteur des résultats est la manière dont vous assurez le suivi. Un e-mail de suivi de réunion fait le lien entre une discussion productive et des résultats exploitables. C'est l'occasion de renforcer les points clés, de clarifier les étapes suivantes et de laisser une impression durable.
Qu'il s'agisse de conclure une discussion en tête-à-tête, un entretien, une réunion d'équipe ou un argumentaire de vente, un e-mail de suivi bien pensé fait toute la différence.
Dans cet article, nous verrons comment rédiger un e-mail de suivi après une réunion et nous partagerons avec vous des exemples et des modèles qui vous aideront à envoyer votre e-mail en toute confiance.
⏰ Résumé en 60 secondes
Un message de suivi après une réunion d'affaires ou un évènement de réseautage est crucial pour établir des relations, assurer la clarté des résultats et renforcer le professionnalisme.
Eléments essentiels d'un suivi efficace d'une réunion:
✅ Montrer que l'on a apprécié la réunion
récapituler les discussions clés et résumer les décisions
définir les étapes suivantes et assigner les éléments d'action de la réunion
inclure la date de la prochaine réunion pour assurer la continuité
2. Conseils de pro pour les abonnements:
✅ Envoyer dans les 24 heures
restez concis et clair
concentrez-vous sur les éléments à prendre en compte
a Fermer avec une note positive
3. Modèles et échantillons d'e-mails de suivi:
✅ Après une réunion d'équipe
✅ Après un entretien d'information
✅ Après une réunion avec un client
✅ Après une réunion avec un client potentiel
**Pourquoi est-il important de faire un suivi ?
Vous êtes-vous déjà trouvé dans une situation où vous avez eu une réunion incroyable, avec des idées qui ont circulé et où tout le monde était aligné ? Et puis... le silence. Sans une discussion de suivi, toutes ces idées brillantes et ces objectifs partagés risquent de s'évanouir dans la nature. 🥺
L'abonné ne doit pas se contenter d'être poli, il doit transformer cet élan en résultats mesurables meeting outcomes (résultats des réunions) . C'est un outil qui permet d'établir des relations positives.
🧠 Fun Fact: Le premier e-mail de suivi dans le domaine des ventes augmente le taux de réponse de 49% .
Voici pourquoi il est important de rédiger un e-mail de suivi de réunion :
Construire et maintenir des relations solides
Les relations d'entreprise se développent grâce à la communication et au respect. Un e-mail de suivi après une réunion montre que vous êtes réellement investi dans les personnes avec lesquelles vous travaillez. C'est votre façon de dire : "Votre temps et votre contribution comptent pour moi"
Qu'il s'agisse de le suivi après un entretien ou une réunion d'entreprise, un e-mail bien conçu laisse une bonne impression. C'est aussi une excellente occasion de personnaliser le message.
À fait partager une idée géniale lors de la réunion ? Mentionnez-la ! Vous êtes-vous mis d'accord sur une future collaboration ? Renforcez-le.
De petits gestes comme ceux-ci contribuent grandement à instaurer la confiance et à faire en sorte que vos relations professionnelles restent solides au fil du temps. 🙏
➡️ Read More: Comment rédiger un e-mail de confirmation (avec types, modèles et exemples)
Assurer la clarté des résultats de la réunion
Teams et réunions avec les clients sont souvent riches en discussions, en décisions et en étapes à franchir. À vrai dire, les participants à ces réunions s'en souviennent-ils une fois qu'elles sont terminées ?
Un message abonné fait office d'aide-mémoire pour la réunion, résumant les points essentiels, les responsabilités et les échéances.
Vous éliminez la confusion et les malentendus en indiquant clairement ce qui a été convenu, qui fait quoi et quand les tâches doivent être achevées.
Cela permet également à chacun de revenir sur la discussion et de confirmer sa compréhension, ce qui est particulièrement utile lorsqu'on s'attaque à des projets complexes ou qu'on gère de grandes équipes. 💫
Améliorer le professionnalisme et la fiabilité
Dans les entreprises, les actes sont plus éloquents que les mots - et un e-mail de suivi de réunion en dit long sur vous. Il montre que vous êtes organisé, proactif et déterminé à aller jusqu'au bout des choses. C'est votre façon de vous démarquer en tant que personne qui ne se contente pas de discuter de la façon de faire les choses lors des réunions d'entreprise, mais qui les fait se concrétiser.
La fiabilité est donc un facteur clé dans la façon dont les autres perçoivent votre professionnalisme. Un e-mail de suivi renforce le fait que les gens peuvent compter sur vous pour rester à la hauteur des tâches et faire avancer les choses. ⚙️
💡 Pro Tip: Qu'il s'agisse de postuler à un emploi, de gérer un projet ou d'entrer en connexion avec un collègue, la manière dont vous rédigez votre e-mail joue un rôle crucial dans la forme de la réponse. Lorsque vous affinez votre l'étiquette de l'e-mail votre communication avec des clients potentiels devient claire et professionnelle, laissant une impression positive sur le destinataire.
Comment rédiger un e-mail de suivi de réunion?
Rédiger un e-mail de suivi parfait après une réunion, c'est concilier clarté, professionnalisme et efficacité. Avec quelques étapes bien réfléchies et les bons outils, notamment les outils de rédaction d'e-mail pour que vos e-mails soient efficaces et percutants.
Voici les éléments fondamentaux que vous devez inclure dans votre e-mail de suivi après une réunion :
1. Montrez votre appréciation
Vous avez sûrement entendu l'adage "le temps, c'est de l'argent" Les réunions consomment souvent beaucoup de temps. A étude a révélé que plus de 80 % des employés passent un tiers de leur semaine en réunion.
Par conséquent, la première chose à faire en rédigeant votre e-mail de suivi après une réunion est de montrer votre appréciation. Remerciez les participants pour le temps qu'ils ont consacré à la réunion, leur contribution et leur collaboration.
Un peu de gratitude donne le bon paramètre et renforce la valeur de la réunion. Toutefois, veillez à ce que votre gratitude ait une raison d'être. Au lieu de vous contenter de dire merci, ajoutez la raison pour laquelle vous êtes reconnaissant afin de renforcer la connexion personnelle. ✅
Exemple:
"Merci d'avoir pris le temps, malgré votre emploi du temps chargé, de discuter de \N[sujet de la réunion\N] aujourd'hui. Vos idées sur \N[point spécifique] lors de notre précédente discussion ont été incroyablement précieuses et seront cruciales pour avancer vers nos prochaines étapes."
2. Récapituler la réunion
Tout au long de la réunion, même si elle n'a duré que quelques minutes, il est souvent impossible de se souvenir de tout ce qui s'est passé. C'est pourquoi il est indispensable d'inclure un résumé de la réunion dans votre e-mail de suivi.
De plus, une récapitulation rapide aide tout le monde à rester aligné. Soulignez l'objectif de la réunion, les sujets clés abordés, ainsi qu'une liste des éléments d'action et des personnes qui y travaillent. Cela permet de clarifier les choses, en particulier lorsque la réunion couvre de nombreux sujets. ✅
Exemple:
"Au cours de la réunion d'aujourd'hui, nous avons passé en revue \N[sujets abordés \N] et exploré des solutions pour \N[défi spécifique \N]. Nous avons également discuté de \N[idée/plan clé]."
prenez des notes de réunion en même temps que vos coéquipiers avec *[_ClickUp Docs](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/add-a-brief-summary-at-the-top-of-meeting-notes-in-clickup-docs.png)* En utilisant des outils tels que Documents ClickUp vous aide à maintenir des notes de réunion en temps réel et à organiser les points clés. Une fois organisés, vous pouvez transférer ces détails directement dans votre e-mail.
De plus, lorsque vous prenez des notes de réunion, plusieurs participants peuvent contribuer simultanément au document, en veillant à ce que tous les points de vue et tous les détails soient pris en compte. Cette fonction est particulièrement utile dans les paramètres d'une équipe. 🤩
organiser les enregistrements à utiliser pour une récapitulation dans un e-mail de suivi d'une réunion avec_ _ClickUp Docs Avec ClickUp Docs, vous pouvez conserver des notes connexes dans le même document ou les organiser hiérarchiquement à l'aide de pages imbriquées pour une navigation rapide. Vous pouvez ajouter des étiquettes pour catégoriser les notes et utiliser des De ClickUp est un outil de recherche puissant qui permet de localiser des informations spécifiques en quelques secondes.
Pour garantir la confidentialité et la clarté, vous contrôlez en outre qui affiche, modifie ou commente vos notes. ⚡
envoyez des e-mails de suivi bien conçus avec ClickUp le site web de l'association est en anglais La dernière étape consiste à envoyer des e-mails de suivi bien conçus avec le récapitulatif. ClickUp simplifie ce processus en vous permettant d'utiliser vos notes structurées comme base pour les e-mails de suivi, en veillant à ce que les points clés et les éléments d'action soient communiqués avec précision. Joignez des pièces jointes aux tâches lorsque vous rédigez des e-mails de suivi, afin de fournir aux destinataires des liens directs vers leurs responsabilités.
Vous pouvez également convertir vos documents ClickUp en fichiers PDF, Word ou Markdown pour les partager. Utilisez le formatage en texte enrichi pour mettre en évidence les échéances, les niveaux de priorité ou les parties prenantes, ce qui rend la récapitulation de vos e-mails précise et exploitable. 💯
3. Résumer les décisions clés
Une autre façon de rendre vos e-mails de suivi pertinents est de résumer les décisions clés prises au cours de la réunion. Le fait de détailler les décisions prises au cours de la réunion renforce le compte rendu et permet de s'assurer que tout le monde est sur la même page.
Soyez clair et concis, en listant chaque décision sous forme de puces pour une meilleure lisibilité. ✅
Exemple:
Voici un bref résumé de notre dernière discussion :
Approbation du forfait marketing pour [nom du projet/de l'entreprise] Accord pour aller de l'avant avec [action spécifique] Décision sur [échéance spécifique]
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/AI-Overview.gif Email de suivi après la réunion : Rédigez des e-mails de suivi clairs et pertinents avec ClickUp Brain /$$img/
rédiger des e-mails de suivi clairs et pertinents avec ClickUp Brain Pourquoi ne pas utiliser IA pour écrire ces e-mails ? ClickUp Brain, L'assistant IA intégré de ClickUp, fait également office de rédacteur IA, en vous aidant à rédiger les e-mails de suivi parfaits.
Une fois les notes de réunion consignées dans ClickUp Docs, utilisez ClickUp Brain pour générer des résumés concis des points clés, des décisions et des éléments d'action. Mettez en surbrillance le texte ou les sections pertinentes et laissez ClickUp Brain créer un résumé soigné.
Utilisez-le pour rédiger des e-mails de suivi adaptés aux besoins de votre public, en fournissant une communication claire et des résultats exploitables. L'outil IA suggère également des formulations et des formats améliorés, ce qui améliore encore la clarté et maintient le flux de la discussion après la réunion. Cette assistance alimentée par l'IA permet de gagner du temps et d'améliorer le professionnalisme de vos e-mails, en gardant tout le monde aligné et informé. 🤖
💡Pro Tip: Pensez à vérifier l'orthographe et la grammaire de vos e-mails avec Brain pour que vos e-mails soient clairs, directs et pertinents.
4. Ajouter les étapes suivantes
Vous avez exprimé votre gratitude, récapitulé ce qui s'est passé pendant la réunion, résumé les décisions prises et envoyé le courrier ! Mais attendez - que sont censés faire les destinataires ensuite ?
Par conséquent, avant d'envoyer cet e-mail, n'oubliez pas d'ajouter les étapes suivantes. La description des prochaines étapes est la partie la plus cruciale de votre e-mail de suivi, car elle permet également d'aider les personnes qui ont peut-être manqué la réunion. Attribuez les tâches, fixez des délais et clarifiez les rôles
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/email-using-ClickUp.png E-mail de suivi après la réunion : Créez des tâches directement à partir de votre e-mail à l'aide de ClickUp /$$img/
créez des tâches directement à partir de votre courriel en utilisant ClickUp
il n'y a pas d'autre solution que de créer des tâches directement à partir de votre email https://clickup.com/features/email-project-management de votre courriel en utilisant ClickUp /%href/_
Si votre liste d'étapes est plus longue et plus compliquée, utilisez ClickUp pour la gestion de projet par e-mail . Vous pouvez créer des tâches directement à partir de vos e-mails, paramétrer l'automatisation des tâches de suivi et attacher des e-mails à n'importe quelle tâche pour la mettre en contexte.
ClickUp s'intègre à Gmail et Outlook pour vous permettre d'envoyer des e-mails directement sans changer d'onglet. Envoyez automatiquement des e-mails basés sur des champs personnalisés, des envois de formulaires ou des évènements de tâches, facilitant ainsi votre processus de suivi. 🔗
➡️ En savoir plus: Pour rationaliser les e-mails de suivi, automatiser les tâches répétitives et gagner du temps, utilisez l'outil de gestion des e-mails de GUp Modèle d'automatisation des e-mails ClickUp pour s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.
5. Inclure la date de la prochaine réunion
Inscrivez les détails de la prochaine réunion ou de la discussion de suivi à la fin de votre e-mail.
Si la date n'a pas encore été arrêtée, proposez un échéancier et indiquez aux destinataires que vous confirmerez bientôt. Les participants auront ainsi le temps de passer en revue leurs tâches et de se préparer pour la réunion de suivi. 🗓
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Calendrier-View-4.png E-mail de suivi après la réunion : Paramétrer des rappels d'évènements avec ClickUp Calendrier View /$$img/
définir des rappels d'évènements avec *[_ClickUp Calendrier View (Vue du Calendrier)](https://clickup.com/features/calendar-view)* Le Affichage du Calendrier ClickUp est un outil indispensable pour programmer de nouvelles dates de réunion dans les e-mails de suivi. Sa disposition intuitive vous permet d'identifier facilement les créneaux horaires ouverts dans les emplois du temps de votre équipe. Cette fonctionnalité vous permet de proposer des heures de réunion qui évitent les conflits, garantissant ainsi une participation et une productivité maximales.
Lorsque vous rédigez vos e-mails de suivi, joignez les dates de réunion proposées dans la vue Calendrier, achevées avec le contexte et les objectifs du projet tirés de ClickUp Docs. Ce processus optimisé vous permettra de gagner du temps, de maintenir votre équipe sur le suivi et de faire preuve de professionnalisme dans vos communications.
Il envoie également des alertes en cas d'évènements, ce qui vous permet, à vous ou aux membres de votre équipe, de ne pas manquer la prochaine réunion et d'arriver préparé ! 😊
➡️ En savoir plus: Comment s'excuser d'avoir manqué une réunion (y compris des exemples de réponses)
Tips to Write Great Meeting Follow-Up Emails (Conseils pour rédiger d'excellents e-mails de suivi de réunion)
Voici quelques conseils pour améliorer vos e-mails de suivi :
Envoyez-le dans les 24 heures suivant la réunion
Tout est dans le choix du moment. Plus tôt vous enverrez votre e-mail de suivi, plus la discussion sera fraîche dans l'esprit de chacun. Si vous attendez trop longtemps, votre e-mail risque d'être perçu comme une réflexion après coup ou, pire encore, les participants risquent d'oublier complètement les détails importants.
L'objectif est donc d'envoyer un e-mail dans les 24 heures suivant la réunion. Ainsi, vos participants auront le temps de réfléchir à la discussion et de s'atteler rapidement aux éléments d'action. ⌛
💡Pro Tip: Paramétrez des rappels automatiques dans ClickUp pour vous inciter à envoyer l'e-mail dans la fenêtre dorée de 24 heures.
Faites court et allez droit au but
Personne n'a le temps de lire un long texte, surtout dans l'environnement de travail actuel. Votre e-mail de suivi doit aller droit au but. Exprimez votre gratitude, récapitulez la réunion, mettez en évidence les points clés à retenir et décrivez la suite des événements.
Cela témoigne du respect du temps du destinataire tout en garantissant que l'e-mail sera lu, et non survolé. 🎯
Conseil de pro: Utilisez des paragraphes séparés, des puces et des en-têtes pour mettre en évidence les points importants de vos e-mails et améliorer la lisibilité.
Clarifier et assigner des éléments d'action
Un e-mail de suivi n'est pas un simple résumé ; c'est un outil d'action. Énoncez clairement ce qui doit être Terminé, qui en est responsable et quand cela doit être achevé. Cela élimine toute ambiguïté et permet à l'équipe de rester alignée.
Lorsque chacun connaît son rôle et ses échéances, cela évite les erreurs de communication et garantit la progression. 🤹🏽♂️
➡️ En savoir plus: 10 stratégies efficaces de gestion des e-mails pour stimuler la productivité
Finissez sur une note positive
Terminez votre e-mail par une touche d'optimisme et d'encouragement.
Une conclusion positive donne aux destinataires le sentiment d'être motivés et rassurés quant au travail qui les attend. Ajoutez une touche personnelle, comme un compliment ou l'expression d'un enthousiasme pour les prochaines étapes. 🌻
➡️ En savoir plus: les 10 meilleurs outils d'approche par e-mail en 2024 (avis et prix)
Modèles et exemples d'e-mails de suivi
Vous êtes prêt à rédiger d'excellents e-mails de suivi ? Utilisez des modèles pour garantir la cohérence et la couverture de tous les points pertinents.
Des modèles d'e-mails et des échantillons prêts à l'emploi sont disponibles pour des suivis sans effort dans divers scénarios. En outre, utilisez des invitations de l'IA pour obtenir des e-mails de suivi lus et envoyés ! 🦾
Explorons comment utiliser ClickUp Brain pour créer quelques modèles pour un e-mail de suivi après la réunion :
Scénario 1 : Après une réunion d'équipe
Objet : Suivi de notre récente réunion d'équipe
Bonjour [Nom de l'équipe/du membre de l'équipe], j'espère que ce message vous trouvera en bonne santé. Je voulais prendre un moment pour remercier tout le monde d'avoir participé à notre récente réunion sur le thème de la $$$a. Vos points de vue et vos contributions ont été inestimables.
Key Points Discussed: (Points clés discutés)
- \N- [Dressez une liste succincte des sujets clés ou des décisions prises au cours de la réunion]
Éléments d'action:
- [Élément d'action 1] - [Personne responsable] - [Date limite]
- \Point d'action 2 - Responsable - Echéance
Veillez à achever les tâches qui vous ont été confiées dans les délais impartis. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir des précisions, n'hésitez pas à nous contacter.
Next Steps:
[Décrivez les réunions, les échéances ou les actions de suivi à venir]
Scénario 2 : Après une réunion avec un client
Objet : Rattraper le temps perdu
Bonjour [Nom du client],
J'espère que ce message vous trouvera en bonne santé. J'ai été ravi de vous rencontrer lors de notre réunion du [Date]. Je suis heureux d'avoir eu l'occasion de discuter de [mentionner les sujets abordés] et d'explorer la manière dont nous pouvons continuer à apporter notre assistance à vos besoins.
Points clés discutés:[Résumez brièvement les points clés ou les mises à jour partagés au cours de la réunion]
Éléments d'action:[Résumer brièvement les points clés ou les mises à jour partagés au cours de la réunion]
Élément d'action 1 - Personne/équipe responsable - Échéance
Élément d'action 2 - Personne/équipe responsable - Échéance
\Point d'action 3 - Personne responsable/Équipe - Délai
Next Steps: (Prochaines étapes) \N- [Décrivez les actions, réunions ou tâches de suivi à venir \N]
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide. Nous sommes validés pour assurer votre satisfaction et nous nous réjouissons de la poursuite de notre partenariat.
Nous vous remercions encore une fois pour le temps que vous nous avez consacré et la confiance que vous nous avez témoignée.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées, \N- [Votre nom\N] \N- [Votre position] \N- [Votre entreprise]
ClickUp Brain Invitation utilisée: Générer un modèle et un échantillon pour un e-mail de suivi après une réunion avec un client existant.
Essayez ClickUp Brain
Scénario 3 : Après un entretien d'information
Objet : Merci pour l'entretien d'information
Bonjour [Nom de l'enquêteur],
J'espère que ce message vous trouvera en bonne santé. Je vous remercie d'avoir pris le temps de vous entretenir avec moi le [Date] [Position de l'interlocuteur].
Key Takeaways:
\Résumez brièvement les idées ou conseils clés partagés au cours de l'entretien
\Mentions [Mentionnez les sujets ou discussions spécifiques qui ont été particulièrement utiles]
J'apprécie vraiment votre volonté de partager vos expériences et vos conseils. Cela m'a permis de mieux comprendre [un aspect spécifique du secteur ou du rôle] et a renforcé mon intérêt pour une carrière dans ce champ.
N'hésitez pas à me faire savoir s'il y a des ressources ou des contacts que vous me recommandez d'explorer davantage. Je me réjouis de rester en contact avec vous et j'espère que nous nous croiserons à nouveau à l'avenir.
Je vous remercie encore une fois pour votre temps et votre générosité.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées, [Votre nom]
ClickUp Brain Invitation utilisée: Générer un modèle et un échantillon pour un e-mail de suivi après un entretien d'information.
Comment ClickUp Brain a répondu à l'invite, instructions
Scénario 4 : Après une réunion avec un client potentiel
Objet : Merci de nous avoir accordé une réunion
Bonjour [Nom du client potentiel],
J'espère que ce message vous trouvera en bonne santé. Je tenais à vous exprimer ma gratitude pour la réunion que vous avez eue avec nous le [Date]. Ce fut un plaisir de discuter de vos besoins et de voir comment nous pouvons vous assister dans la réalisation de vos objectifs.
Summary of Discussion: (Résumé de la discussion) [Résumez brièvement les points clés ou les sujets abordés au cours de la réunion] \N- Mentionnez les solutions ou services spécifiques qui ont été mis en évidence
Next Steps: (Prochaines étapes)
Étape 1 - Personne/équipe responsable - Date butoir \N- [Prochaine étape 2]-[Personne responsable/équipe]-[Date limite]-[Date limite]
Nous sommes enthousiastes à l'idée de travailler ensemble et sommes validés à fournir les meilleures solutions pour répondre à vos besoins. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations.
Nous vous remercions encore une fois pour le temps que vous nous avez accordé et l'attention que vous nous avez accordée.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
\N- [Votre position]
\N- [Nom de votre entreprise\N]
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➡️ En savoir plus: 12 meilleurs modèles de campagne Drip pour un e-mail marketing efficace
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