Planifier un évènement signifie garder une trace d'innombrables tâches, échéances et efforts de coordination.
Un modèle d'échéancier de planification d'évènements peut vous fournir une feuille de route claire pour chaque étape.
De la budgétisation et la sélection du lieu à la planification et au marketing, ces modèles d’échéancier permettent à votre équipe de rester organisée et de respecter le planning.
Poursuivez votre lecture pour découvrir les 10 meilleurs modèles d’échéancier d’évènement qui simplifient la planification, améliorent la coordination et garantissent la réussite de votre évènement.
Que sont les modèles d’échéancier d’évènement ?
Un modèle d'échéancier fournit un format pré-structuré qui facilite et accélère la création d'un échéancier. Mais qu'est-ce qu'un échéancier ?
📌 Un échéancier de planification d'évènement est une représentation visuelle d'un projet ou d'un évènement qui détaille toutes les tâches, échéances et jalons nécessaires. Un échéancier de planification d'évènement simple présente les tâches par ordre chronologique, aidant ainsi les organisateurs à rester organisés, à attribuer efficacement les tâches et à suivre la progression.
Grâce à un modèle d'échéancier de planification d'évènements, vous pouvez répertorier les tâches, les calendriers, les dates d'échéance et les ressources sans avoir à partir de zéro.
Vous pouvez même personnaliser les modèles pour les adapter aux besoins spécifiques de chaque évènement.
Cela garantit une meilleure organisation, permet à vos équipes d'évènementielles de rester coordonnées et contribue à la réussite de l'évènement en définissant clairement ce qui doit être fait et à quel moment.
⚡ Bonus : Vous souhaitez disposer d'un échéancier accessible où que vous soyez ? Apprenez à créer un échéancier sur Google Docs pour anticiper immédiatement les problèmes et ne jamais manquer de dates importantes. ⏰
Qu'est-ce qui fait un bon modèle d'échéancier pour un évènement ?
Un modèle d’échéancier d’évènement bien conçu permet de rester concentré et de suivre les dates importantes. Il simplifie la planification du projet et permet une gestion efficace de projet.
Voici les principales fonctionnalités d'un modèle d'échéancier d'un évènement idéal :
- Rôles attribués : un espace pour attribuer des tâches aux membres de l'équipe, afin de clarifier qui est responsable de chaque action.
- Échéancier : section du modèle d'échéancier de projet permettant de définir la durée de la période de planification de l'évènement, depuis la planification initiale jusqu'au jour de l'évènement.
- Jalons et échéances : une section permettant de marquer les jalons importants et les échéances dans l'échéancier de l'évènement afin que l'équipe reste sur la même longueur d'onde.
- Répartition des tâches : une liste de toutes les tâches nécessaires pour s'assurer que rien n'est oublié.
- Allocation des ressources : un espace dans le modèle de planification d'évènement pour créer et attribuer des responsabilités aux membres de l'équipe et allouer les ressources.
- Section Notes : une section spécifique pour les détails importants où les organisateurs peuvent inclure des instructions, des rappels ou des changements de dernière minute.
- Format personnalisé : un format modifiable permettant aux organisateurs d'événements de personnaliser les tâches, les dates et les jalons afin de répondre aux besoins spécifiques de leur checklist pour la planification d'événements.
⚡ Bonus : vous souhaitez affiner l'échéancier de votre projet ? Consultez le guide étape par étape sur la création d'un échéancier de projet en 5 étapes simples pour respecter votre planning.
10 modèles gratuits d’échéancier d’évènement
Un bon modèle d'échéancier événementiel rationalise le processus de planification des événements en regroupant toutes les informations nécessaires au même endroit. Cela facilite la gestion des projets, la communication avec votre équipe et garantit la réussite de l'événement.
🔍 Le saviez-vous ? La bibliothèque de modèles ClickUp propose une collection de plus de 1 000 modèles conviviaux et personnalisables, adaptés à divers besoins de projets.
Découvrons maintenant quelques-uns des meilleurs modèles de planification d'évènements proposés par ClickUp :
1. Modèle de tâche d’échéancier d’évènement ClickUp
Le modèle de tâche « Échéancier événementiel » de ClickUp est conçu pour vous aider à rester organisé et à garantir la réussite de vos évènements en vous fournissant un échéancier clair et structuré. Il simplifie le processus de planification des évènements et aide les équipes à gérer chaque détail, de la conception à l'exécution, sans le stress lié aux tâches ou aux délais manqués.
Grâce à ce modèle d’échéancier d’évènement, décomposez vos tâches, attribuez les responsabilités et suivez la progression en temps réel, pour une gestion des évènements efficace et simple.
📍 Principales fonctionnalités :
- Suivez les tâches et les ressources nécessaires à la réussite de votre évènement.
- Organisez vos tâches à l'aide de champs tels que les membres de l'équipe et le budget alloué.
- Configurez l'automatisation pour garantir l'achèvement des tâches dans les délais et respecter le calendrier.
- Identifiez les risques ou problèmes potentiels pour un échéancier d’évènement fluide.
🔮 Idéal pour : les responsables qui coordonnent des tâches d'évènementielles complexes nécessitant de superviser chaque détail, de l'attribution des rôles au brainstorming avec les parties prenantes en temps réel.
2. Modèle de tableau blanc ClickUp pour échéancier d’évènement
Le modèle de tableau blanc ClickUp Event Timeline vous aide à visualiser les dépendances et les tâches de manière organisée et intuitive. Il vous permet de présenter les tâches dans un format séquentiel, ce qui facilite la compréhension des échéanciers, le suivi de la progression et les ajustements nécessaires.
Grâce à ce modèle d'échéancier sur Tableau blanc, les responsables et les équipes peuvent suivre efficacement chaque phase d'un projet, qu'il s'agisse du lancement d'un produit ou de la mise en œuvre d'une campagne.
📍 Principales fonctionnalités :
- Ajoutez des attributs de tâche tels que les nouveaux membres et les budgets pour organiser les ressources.
- Définissez des jalons pour mettre en évidence les évènements ou les livrables importants dans l’échéancier.
- Utilisez la vue Échéancier pour accéder à une vue d'ensemble des tâches et des échéances.
- Suivez la progression grâce à des statuts codés par couleur, tels que « Ouvert » et « Achevé ».
🔮 Idéal pour : les chefs de projet qui ont besoin d'un échéancier dynamique et visuel pour classer les éléments par ordre chronologique, gérer les tâches et communiquer les échéances.
🧠 Anecdote amusante : Donnez une nouvelle dimension à votre évènement d'entreprise dans la ville éblouissante de Las Vegas, l'emplacement le plus populaire pour lancer votre évènement et le rendre mémorable aux États-Unis !
3. Modèle d’échéancier de diagramme de Gantt pour évènement ClickUp
Le modèle de diagramme de Gantt pour évènements ClickUp est idéal pour les équipes qui ont besoin d'organiser, de suivre et de gérer efficacement leurs évènements. Il permet aux utilisateurs de créer des échéanciers complets de diagrammes de Gantt, de visualiser les dépendances et de s'assurer que chaque évènement se déroule comme prévu.
Avec des options d'affichage quotidien, mensuel et annuel, ce modèle d'échéancier pour évènements offre la flexibilité nécessaire pour surveiller les opérations à n'importe quelle échelle, aidant ainsi les équipes à rester alignées et concentrées sur leurs objectifs. À l'aide de ce modèle, surveillez la progression des tâches et identifiez les risques potentiels avant qu'ils ne causent des retards.
📍 Principales fonctionnalités :
- Suivez les tâches à l'aide d'un diagramme de Gantt qui se met à jour au fur et à mesure que vous avancez dans votre travail.
- Visualisez la progression dans des vues quotidiennes, mensuelles et annuelles pour un suivi polyvalent de l’échéancier des évènements.
- Attribuez des statuts tels que « En cours » et « Bloqué » pour gérer le flux des tâches.
- Suivez la progression grâce à des champs personnalisés tels que l'achèvement, la durée et les phases.
🔮 Idéal pour : les équipes chargées de superviser des échéanciers d'évènements détaillés et à long terme afin de suivre les tâches, d'ajuster les plannings et de planifier les objectifs en temps réel.
➡️ En savoir plus : 10 modèles gratuits de calendrier de projet dans Excel et ClickUp
4. Modèle d'échéancier d'évènements à remplir ClickUp
Le modèle d'échéancier d'évènements remplissable ClickUp est idéal pour planifier des évènements, gérer des projets ou structurer des cours. Il vous permet de planifier et de suivre efficacement chaque étape d'un projet.
Grâce à ses vues intégrées telles que Liste, Diagramme de Gantt, Charge de travail et Calendrier, il s'adapte à un large éventail d'utilisations pour une productivité accrue.
Le modèle gratuit d’échéancier d’évènements permet de remplir et de suivre les informations en temps réel, ce qui permet aux équipes de travailler de manière transparente dans des environnements distants, hybrides ou au bureau.
📍 Principales fonctionnalités :
- Définissez chaque échéancier avec des dates de début et de fin afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
- Configurez des notifications pour rester informé de chaque échéancier de projet et de chaque retard.
- Suivez les différentes phases des tâches grâce à des champs personnalisés tels que « Jours », « Achèvement de la tâche » et « Phase du projet »
🔮 Idéal pour : Les grandes équipes qui ont besoin d'un modèle d'échéancier personnalisable et vierge pour suivre les étapes complexes d'un projet, allouer et gérer les ressources, et surveiller l'avancement des tâches.
➡️ En savoir plus : 11 modèles de proposition d'évènement pour votre prochain évènement
5. Modèle d’échéancier marketing pour les évènements ClickUp
Le modèle d’échéancier marketing événementiel ClickUp vous aide à visualiser, suivre et ajuster tous vos évènements de campagne marketing en un seul endroit. Il garantit que votre équipe reste coordonnée et achevait ses tâches dans les délais impartis.
Grâce à ce modèle de plan marketing, assurez-vous que votre stratégie marketing reste cohérente, ciblée et flexible. Vous pourrez ainsi garantir que votre équipe concentre ses efforts sur les mêmes objectifs pour une productivité accrue.
📍 Principales fonctionnalités :
- Passez de la vue Liste à la vue Tableau, Boîte, Échéancier et Document pour visualiser vos tâches
- Organisez les tâches en fonction de leur statut : « Abandonné », « Évaluation », « Exécution », « Non commencé », « Planification », etc
- Utilisez la vue Échéancier pour surveiller vos activités marketing et suivre les statuts des tâches
- Ajoutez des champs personnalisés pour suivre les informations essentielles telles que la catégorie de tâche, les prospects marketing et le budget
🔮 Idéal pour : Les équipes marketing qui gèrent l'échéancier des évènements liés aux lancements de produits et aux campagnes marketing, en veillant à la coordination de chaque étape, de l'évaluation à l'exécution.
⚡ Bonus : vous souhaitez améliorer la visibilité de votre évènement ? Découvrez des stratégies créatives dans notre guide « 10 exemples de marketing événementiel pour faire ressortir votre évènement » et marquer durablement les esprits des participants. ✅
6. Modèle d’échéancier de projet d’évènement créatif ClickUp
Le modèle d'échéancier de projet évènementiel créatif ClickUp vous aide à organiser et à suivre les tâches et les jalons importants des projets créatifs. Ce modèle décompose les projets complexes afin d'identifier rapidement les goulots d'étranglement.
Que vous travailliez sur le lancement d'un produit, la conception d'un site web ou l'organisation d'un évènement, ce modèle d'échéancier vous permet de hiérarchiser les tâches clés et de faire avancer le projet.
📍 Principales fonctionnalités :
- Attribuez du travail, ajoutez des commentaires et réagissez aux tâches pour maintenir la collaboration
- Utilisez la vue Tableau pour identifier les tâches en retard et ajuster les échéanciers en conséquence
- Visualisez l’échéancier du projet et planifiez les tâches et les jalons, de la conception à l’achevement
- Organisez les tâches en statuts tels que « Ouvert » et « Achevé » pour suivre la progression
🔮 Idéal pour : Les équipes de conception qui souhaitent rester organisées grâce à un échéancier visuel de leurs projets créatifs. Il décompose le processus créatif et effectue le suivi des échéances pour chaque page ou fonctionnalité.
7. Modèle de planification d'évènements ClickUp
Le modèle de planification d'évènements ClickUp est idéal pour rationaliser chaque détail, de la réservation des lieux à la gestion des budgets et à la finalisation des listes d'invités. Il vous permet de superviser efficacement l'évènement, en vous offrant une vue d'ensemble complète de tout ce qui se passe, afin que vous puissiez obtenir des offres sans effort.
Grâce à ses vues dédiées et ses fonctionnalités personnalisables, ce modèle d'échéancier d'évènement vous permet de suivre la progression, de coordonner les tâches et de respecter votre budget. Utilisez-le pour gérer chaque phase de votre évènement et vous assurer que tous les éléments s'imbriquent comme prévu.
📍 Principales fonctionnalités :
- Organisez les ressources et les besoins budgétaires dans un échéancier visuel facile à suivre
- Visualisez les priorités à l'aide de la vue Tableau Kanban pour obtenir une image claire des flux de travail
- Planifiez les évènements et dates importants dans la vue Calendrier pour garder le contrôle sur votre échéancier
- Mettez à jour la progression des tâches à l'aide de statuts personnalisés tels que « Planifié », « En cours » et « Achevé »
🔮 Idéal pour : Les équipes responsables de la logistique de l'évènement qui cherchent à gérer les listes de fournisseurs, les échéanciers des tâches et les budgets pour une collaboration interne et externe fluide.
8. Modèle de plan de projet d’évènement ClickUp
Le modèle de plan de projet événementiel ClickUp est conçu pour simplifier la planification et l'exécution de plusieurs événements. Il fournit une plateforme centralisée pour organiser les tâches, consulter les personnes assignées, suivre les types d'événements et personnaliser les statuts afin que les organisateurs aient une vue d'ensemble claire de chaque événement.
Que vous organisiez un petit atelier ou une conférence à grande échelle, ce modèle d'évènement offre la flexibilité nécessaire pour tout personnaliser et structurer afin que vous connaissiez tous les détails du prochain évènement.
📍 Principales fonctionnalités :
- Ajoutez et organisez les tâches pour chaque évènement, y compris l'emplacement, le statut, etc.
- Suivez le statut de chaque tâche à l'aide des mises à jour et des barres de progression.
- Attribuez du travail, commentez-le et partagez instantanément les mises à jour.
- Passez de l'affichage Tableau à l'affichage Liste, Calendrier et vue Gantt pour trouver la meilleure façon de visualiser votre plan d'évènement.
🔮 Idéal pour : les équipes qui coordonnent des campagnes marketing, créent des supports promotionnels et gèrent les réponses à une invitation pour le lancement d'un produit à grande échelle. Également idéal pour les entreprises qui travaillent constamment dans différents emplacements.
9. Modèle de document de planification d'évènements ClickUp
Le modèle de document de planification d'évènements ClickUp offre une plateforme centralisée pour gérer divers aspects de la planification d'évènements, des listes d'invités et la coordination des fournisseurs à la logistique et à la planification.
Ils vous donnent un aperçu des détails du lieu, des spécificités des divertissements, des informations sur la restauration, et plus encore.
Le modèle de planification d'évènement comprend des fonctionnalités adaptées à différents types d'évènements et à différents niveaux de complexité, qu'il s'agisse d'une réunion à petite échelle ou d'une conférence à grande échelle. Il conviendra également aux organisateurs qui ont besoin d'un modèle d'échéancier pour un mariage ou à ceux qui organisent un évènement en présentiel avec un grand nombre d'invités.
📍 Principales fonctionnalités :
- Gérez facilement les réponses, les restrictions alimentaires et les informations sur les invités.
- Suivez les coordonnées des fournisseurs, les contrats et les détails importants.
- Créez des calendriers d'évènements détaillés et attribuez des tâches.
- Gérez les budgets de vos évènements en effectuant le suivi des dépenses et des recettes afin de respecter votre budget.
🔮 Idéal pour : les organisateurs d'évènements d'entreprise qui doivent créer des listes détaillées d'informations sur les invités, telles que leur emplacement et leur adresse e-mail, et vérifier des détails importants comme leur régime alimentaire et le lieu de l'évènement.
💡 Conseil de pro : l'organisation d'évènements peut être complexe. Facilitez-vous la tâche grâce aux conseils de notre guide sur la gestion de projet pour évènements. Découvrez les stratégies essentielles pour rationaliser la planification, rester organisé et garantir la réussite de votre évènement. 🎢
10. Modèle de gestion d'évènements ClickUp
Le modèle de gestion d'évènements ClickUp couvre tous les aspects de l'organisation d'évènements, de la réservation des lieux et de la budgétisation à la gestion des participants et à la collaboration avec les membres.
Ce modèle d’échéancier centralise les tâches, les ressources et la communication, permettant aux équipes d’évènements de collaborer efficacement, de rester sur la bonne voie, de respecter les délais et de maintenir les évènements dans les limites du budget.
Que vous organisiez une conférence d'entreprise ou un évènement virtuel, ce modèle d'échéancier vertical vous offre la flexibilité nécessaire pour planifier et visualiser chaque étape de votre évènement, en veillant à ce qu'aucun détail important ne soit négligé.
📍 Principales fonctionnalités :
- Organisez les tâches et attribuez des délais pour respecter le calendrier à l'aide de la vue Liste.
- Visualisez les emplacements et les dispositions des évènements afin de coordonner la logistique sur place.
- Suivez les dépenses et le budget restant grâce à des champs personnalisés tels que « Budget » et « Budget restant ».
- Visualisez une disposition systématique des tâches, en vous assurant que les jalons clés sont respectés.
🔮 Idéal pour : les équipes et les managers de projet qui préparent des évènements complexes sur plusieurs jours en gérant les calendriers, les rôles et la logistique des lieux.
➡️ En savoir plus : Les 7 meilleurs logiciels gratuits de planification d'évènements (outils de gestion d'évènements)
Planifiez facilement l’échéancier de vos évènements grâce à ClickUp
Grâce à ces dix modèles d'échéancier de planification d'évènements proposés par ClickUp, vous pouvez simplifier votre flux de travail, éviter de manquer des échéances et vous assurer que chaque tâche est organisée et en bonne voie.
ClickUp est une solution de gestion de projet unifiée et centralisée qui vous aide à améliorer facilement l'efficacité et la productivité de votre organisation.
Grâce à ses fonctionnalités avancées et ses modèles prêts à l'emploi, vous n'avez plus besoin de partir de zéro.
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