Savez-vous pourquoi on dit que « le travail d'équipe permet de réaliser ses rêves » ?
C'est simple : lorsque les individus se rallient autour d'un objectif commun et se partagent la charge de travail, les entreprises obtiennent souvent des résultats qui dépassent leurs attentes les plus folles.
Mais il y a un défi à relever : sans une délégation de pouvoirs appropriée, ces rêves pourraient bien se transformer en cauchemars. Et ne vous fiez pas uniquement à notre parole ; les études le prouvent : seulement 2,5 % des gens sont capables d'effectuer plusieurs tâches à la fois de manière efficace !
Une délégation efficace au sein d'une organisation passe également par une compréhension claire des rôles respectifs des décideurs et de l'équipe qui exécute les tâches.
Grâce à un cadre de délégation de pouvoirs adapté, votre organisation peut éviter toute confusion et s'assurer que chacun connaît ses responsabilités.
Les professionnels des ressources humaines et les responsables apprécient particulièrement ce processus, car il garantit que les tâches spécifiques sont exécutées de manière responsable. Certaines équipes font même appel à un conseiller juridique pour s'assurer que tout est en règle.
Mais la vraie question est la suivante : où trouver des modèles de délégation de pouvoirs parfaits, que vous pouvez utiliser immédiatement sans avoir à effectuer de grandes modifications en cours ?
Dans cet article, nous vous présentons 10 des meilleurs modèles de délégation de pouvoirs, tous gratuits et très faciles à personnaliser.
Que sont les modèles de délégation de pouvoirs ?
Les modèles de délégation de pouvoirs permettent de savoir clairement qui peut prendre quelles décisions.
Vous avez besoin que quelqu'un signe des documents ou approuve les grandes lignes d'un contrat ? Vous souhaitez désigner une personne pour évaluer ou expliquer votre prochaine campagne stratégique ? Tout est prévu.
Ces modèles définissent clairement les rôles pour déléguer l'autorité aux parties concernées.
Les modèles de délégation de pouvoirs peuvent vous aider dans les domaines suivants :
- Améliorer la clarté de la prise de décision : établissez des directives claires sur les personnes habilitées à prendre des décisions pour l'organisation.
- Prévenir les problèmes juridiques : veillez à ce que les membres de l'équipe respectent les processus d'approbation et restent dans les limites de leurs pouvoirs.
- Suivi des tâches assignées : supervisez et suivez les tâches déléguées au sein de l'organisation
- Définir les rôles et les responsabilités : garantir que chacun connaisse ses tâches spécifiques et ce que l'on attend de lui
- Promouvoir la responsabilisation : encouragez une culture de l'appropriation en définissant clairement qui est responsable de chaque tâche et décision.
À lire également : Comment les gestionnaires de cabinet médical gagnent du temps en déléguant des tâches
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de délégation de pouvoirs ?
Un bon modèle de délégation de pouvoirs ne se contente pas d'attribuer des tâches, il apporte clarté et responsabilité.
Vous ne voulez pas que vos collaborateurs aient à deviner ou à se démener lorsqu'une signature ou une approbation est nécessaire. Les modèles idéaux évitent cela en attribuant des rôles spécifiques, afin que chacun connaisse ses responsabilités dans le processus décisionnel.
Les meilleurs modèles tiennent également compte de la flexibilité. Différents services peuvent nécessiter différents niveaux d'autorité, le formulaire de délégation doit donc être facilement modifiable afin de refléter la structure de votre organisation.
Que vous déléguiez des pouvoirs pour des tâches courantes ou des décisions importantes, un tel document doit mentionner clairement chaque détail. Cela facilite le suivi pour toutes les personnes concernées.
📌 Exemple : lorsqu'une responsable marketing d'une entreprise technologique a besoin d'une autorisation pour lancer une nouvelle campagne publicitaire, elle utilise un modèle de délégation de pouvoirs bien structuré afin de clarifier les rôles et les responsabilités. L'équipe fonctionne sans heurts, sans confusion ni retard, grâce à la désignation précise des personnes habilitées à approuver les budgets et les échéanciers.
Les 10 meilleurs modèles de délégation de pouvoirs
1. Modèle de matrice de délégation de pouvoirs ClickUp
Le modèle de matrice de délégation de pouvoirs ClickUp aide les entreprises à rationaliser la prise de décision et à attribuer efficacement les responsabilités.
Il propose des statuts personnalisés tels que « Délégation » et « Besoin d'informations » pour suivre les tâches, tandis que des champs personnalisés tels que CFO, CEO et Département vous permettent de visualiser la structure hiérarchique de votre équipe.
Par exemple, vous pouvez attribuer des tâches à un directeur de l'équipe commerciale et suivre son pouvoir d'approbation grâce à la vue Tableur.
Ce modèle prend également en charge des vues personnalisées telles que les listes de tâches et les diagrammes de Gantt afin de clarifier les rôles décisionnels et les structures hiérarchiques, ce qui facilite grandement le suivi des rôles individuels.
✨ Idéal pour : les responsables et superviseurs de grandes équipes qui souhaitent communiquer clairement les responsabilités et les procédures opératoires normalisées pour diverses tâches de l'équipe.
🧠 Le saviez-vous ? Les PDG qui excellent dans l'art de déléguer voient leur chiffre d'affaires augmenter de 33 %, ce qui est considérable. Ces cadres supérieurs comprennent qu'ils ne peuvent pas tout faire seuls ; ils donnent plutôt à leurs équipes les moyens de s'attaquer à des tâches qui correspondent à leurs points forts.
2. Modèle de gestion des tâches ClickUp
Vous avez du mal à organiser vos tâches ? Le modèle de gestion des tâches ClickUp est une solution riche en fonctionnalités qui vous permet d'organiser vos tâches par priorité, statut ou service, facilitant ainsi la collaboration.
Imaginons que votre équipe marketing planifie le lancement d'un produit. Vous pouvez utiliser la vue Tableau pour planifier chaque étape (création de contenu, campagnes publicitaires, publications sur les réseaux sociaux, etc.) sur un tableau Kanban, puis déplacer les tâches individuelles dans des colonnes telles que « À faire », « En cours » et « Achevé » afin de suivre visuellement la progression du projet.
Pour ceux qui jonglent avec de multiples responsabilités, la « vue calendrier » permet de planifier des entretiens, de fixer des délais pour les suivis et de mettre à jour les calendriers des tâches.
Enfin, la « vue Liste » du modèle est très utile pour un chef de projet qui supervise plusieurs équipes.
✨ Idéal pour : les chefs de projet et autres personnes qui doivent gérer et déléguer des tâches interfonctionnelles.
Remarque : Vous avez besoin de solutions de gestion des tâches prêtes à l'emploi ? Consultez notre compilation de 11 modèles gratuits de gestion des tâches dans Excel et ClickUp.
3. Modèle de plan de gestion d'équipe ClickUp
La gestion d'une équipe interfonctionnelle ou à distance peut parfois s'avérer difficile. Comment faire en sorte que tout le monde reste aligné et sur la bonne voie ? Comment gérer la progression individuelle et celle de l'équipe ?
C'est là qu'intervient le modèle de plan de gestion d'équipe ClickUp. Ce modèle est conçu pour aider les dirigeants à suivre la progression de leur équipe, à attribuer les rôles et à rester organisés.
Par exemple, si une équipe marketing à distance a du mal à coordonner ses tâches, la fonction « Agenda par service » lui permet de planifier efficacement ses réunions, en veillant à ce que tout le monde soit inclus.
Par ailleurs, une équipe technique travaillant sur le lancement d'un produit peut utiliser la vue « Statut par service » pour suivre les tâches en attente ou achevées.
Grâce à des champs personnalisés tels que « Service » et des statuts tels que « En cours » ou « Annulé », votre équipe peut facilement adapter ce modèle à ses besoins.
✨ Idéal pour : les responsables d'équipes interfonctionnelles ou à distance, afin de les aider à coordonner les tâches, attribuer les rôles et suivre les progrès de manière unifiée.
4. Modèle de matrice RACI des rôles et responsabilités ClickUp
La matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) est un cadre simple permettant de définir les rôles et les responsabilités au sein d'un projet ou d'une équipe.
Imaginez que votre service comptable se prépare pour l'audit annuel. Avec plusieurs parties prenantes impliquées, telles que le directeur financier, les auditeurs et l'équipe financière, il est essentiel de clarifier les rôles. Le modèle RACI Matrix de ClickUp pour les rôles et responsabilités simplifie ce processus.
Par exemple, le directeur financier est « responsable » du bon déroulement de l'audit, tandis que le directeur financier est « chargé » de rassembler les rapports financiers. Les auditeurs externes doivent être « consultés » pour les contrôles de conformité, et le service des ressources humaines peut avoir besoin d'être « informé » des dossiers financiers relatifs aux employés.
Grâce à la matrice RACI affichée, chacun connaît son rôle spécifique, ce qui évite les chevauchements ou les tâches oubliées.
Au fur et à mesure que les tâches passent par différents statuts tels que « Ouvert » ou « En cours », toute l'équipe reste alignée, ce qui garantit une collaboration fluide et évite les retards dans le flux de travail.
✨ Idéal pour : les organisations et les services qui ont besoin de définir clairement les rôles et les responsabilités.
À lire également : Comprendre la différence entre « responsable » et « redevable » dans le cadre du modèle RACI
5. Modèle de planification RACI ClickUp
Tout comme le modèle précédent, le modèle de planification RACI de ClickUp facilite également la délégation des rôles et la responsabilisation, mais il y a un hic ! Il est destiné aux débutants qui gèrent des projets interfonctionnels.
Imaginez que vous planifiez un évènement d'entreprise : le coordinateur de l'évènement est responsable de la logistique, le directeur financier est responsable du budget et l'équipe des ressources humaines doit être informée de tout besoin en personnel.
Ou considérez le lancement d'une campagne marketing : le créateur de contenu est responsable de la rédaction des documents, tandis que le directeur créatif supervise les visuels et que le service juridique doit être consulté pour vérifier la conformité.
Vous pouvez utiliser la « vue Tableau » dans le modèle pour attribuer des tâches aux membres de l'équipe et afficher le diagramme de Gantt pour suivre la progression.
✨ Idéal pour : les débutants qui gèrent des projets interfonctionnels et qui ont besoin de définir les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte dans un format structuré et facile à comprendre.
6. Modèle de matrice RACI ClickUp
Contrairement aux listes de tâches standard, le modèle de matrice RACI ClickUp définit clairement les rôles, vous n'avez donc plus à vous demander qui s'occupe des tâches importantes. De plus, vous pouvez utiliser ce modèle même pour votre planification personnelle.
Imaginons que vous planifiez un road trip avec des amis. Vous pouvez utiliser ce modèle de diagramme RACI pour désigner la personne chargée de réserver les hôtels, de définir l'itinéraire et d'informer tout le monde des décisions importantes.
Ou imaginez que vous organisiez un évènement caritatif : vous pouvez facilement savoir qui est responsable de la collecte de fonds et consulter les sponsors.
La beauté de ce modèle réside dans sa capacité à définir précisément les responsabilités, facilitant ainsi le travail d'équipe, que ce soit dans le monde de l'entreprise ou dans la vie quotidienne !
✨ Idéal pour : la gestion de projets professionnels et personnels, où une délégation claire des rôles et une répartition claire des responsabilités sont essentielles pour obtenir de bons résultats.
À lire également : 9 exemples de matrice RACI pour la gestion de projet | ClickUp
7. Modèle de matrice d'attribution des responsabilités ClickUp
Imaginez que vous gérez plusieurs projets clients, par exemple un projet de développement web et un autre de marketing de contenu.
Grâce au modèle de matrice d'attribution des responsabilités (RAM) ClickUp, vous pouvez simplifier la gestion de projet en un clin d'œil.
Le modèle vous aide à attribuer des rôles clairs : le développeur s'occupe des mises à jour du site tandis que le rédacteur travaille sur les articles du blog. Il permet également de s'assurer que votre coordinateur de projet est tenu informé afin de respecter l'échéancier, sans avoir à deviner ou à échanger constamment des e-mails.
L'une des meilleures fonctionnalités est la « vue Tableau blanc », qui affiche en temps réel les personnes responsables de chaque tâche, afin que rien ne passe entre les mailles du filet.
Que vous gériez une équipe ou que vous soyez simplement en contact avec des clients, ce modèle facilite la communication et vous permet de rester informé.
✨ Idéal pour : les chefs d'équipe qui gèrent plusieurs projets clients, simplifiant la délégation des tâches et l'attribution des rôles grâce à des outils de suivi visuels clairs.
💡 Conseil de pro : utilisez la vue Tableau blanc dans ClickUp pour améliorer la collaboration tout en attribuant des rôles à l'aide du modèle de matrice d'attribution des responsabilités. Cette fonctionnalité permet à votre équipe de réfléchir à des idées et de créer des tâches en temps réel, garantissant ainsi que tout le monde reste informé.
8. Modèle de matrice des rôles et des permissions ClickUp
Avez-vous déjà vécu cette situation où un membre de votre équipe tente d'accéder à un fichier, mais se heurte à un message frustrant « Permission refusée » ?
Le modèle de matrice des rôles et des permissions ClickUp remédie à ce problème.
Lorsque vous gérez un projet à portée mixte, votre directeur de l'équipe commerciale doit par exemple avoir accès aux données clients, tandis que les freelances n'ont accès qu'aux supports marketing.
Ce modèle vous permet de déterminer précisément qui peut accéder à quoi, garantissant ainsi sécurité et efficacité.
Par exemple, dans le projet de site web que nous avons mentionné précédemment, le concepteur de produit aurait accès aux fichiers de conception et aux prototypes, tandis que le spécialiste en marketing pourrait afficher les descriptions des produits et le contenu de promotion.
Grâce aux vues personnalisées de ClickUp, telles que « Tâches du département » et « Tâches externes », vous pouvez suivre les permissions et les rôles de manière visuelle et en temps réel.
Fini les hésitations, place à des flux de travail simples et bien gérés !
✨ Idéal pour : les responsables et chefs d'équipe dans les organisations qui ont besoin de contrôler l'accès, de suivre les permissions et de s'assurer que les bonnes personnes disposent des bonnes informations.
9. Modèle de formulaire de délégation de pouvoirs par pdfFiller
Le modèle de formulaire de délégation de pouvoirs de pdfFiller est idéal pour les agences de marketing qui cherchent à rationaliser les processus d'approbation et de prise de décision.
Vous avez besoin que le directeur créatif supervise les validations de conception et que le responsable de compte gère les validations budgétaires ? Ou bien le responsable des réseaux sociaux se chargera-t-il de valider le contenu des publications quotidiennes ?
Déléguez simplement les rôles et laissez chaque membre de l'équipe se concentrer sur ce qu'il fait le mieux.
Grâce à ses options faciles à utiliser pour la modification en cours, la signature et le partage, ce modèle vous permet de mener à bien vos projets de manière fluide et efficace.
✨ Idéal pour : les agences de marketing ou les équipes créatives qui cherchent à faciliter l'approbation des tâches et la prise de décision.
🌟 Anecdote : Saviez-vous que les dirigeants qui ne délèguent pas suffisamment peuvent involontairement créer une culture d'hésitation parmi leurs employés ? Lorsque les membres d'une équipe sentent que leurs compétences et leurs talents sont vraiment valorisés, ils sont plus heureux et plus productifs.
10. Modèle de matrice de délégation de pouvoirs par Lark
Le modèle de matrice de délégation de pouvoirs de Lark est destiné aux nouveaux utilisateurs et aide à organiser les projets grâce à son interface conviviale.
Qu'il s'agisse de simples délégations de leadership au sein d'une équipe interne ou d'attributions d'autorités entre différents services, vous pouvez facilement modifier l'attribution des tâches, ajuster les niveaux d'autorité et suivre les progrès, le tout en quelques clics seulement.
Ils sont particulièrement utiles pour s'assurer que chacun connaît son rôle, du stagiaire qui apprend les ficelles du métier au cadre supérieur qui supervise des tâches critiques.
Attention toutefois : ce modèle est particulièrement adapté à Google Sheets.
✨ Idéal pour : les nouveaux utilisateurs ou les petites entreprises qui ont besoin d'un outil simple et convivial pour attribuer des tâches et gérer les niveaux d'autorité au sein de leur organisation.
Déléguez et améliorez vos performances avec ClickUp
De nombreux chefs d'entreprise réussis, tels qu'Andrew Carnegie, Eli Broad et Jessica Jackley, ont souligné l'importance d'une délégation efficace.
Inspirez-vous du magnat anglais de l'entreprise Sir Richard Branson, qui a déclaré : « Si vous voulez vraiment vous épanouir en tant qu'entrepreneur, vous devez apprendre à déléguer. »
Il s'avère que la maîtrise des compétences en matière de délégation pourrait bien être la clé pour débloquer la réussite incroyable de votre entreprise.
Mais nous comprenons que lâcher prise peut être difficile.
C'est pourquoi ces 10 modèles de délégation de pouvoirs sont parfaits pour vous faciliter le processus de délégation.
Que vous gériez une initiative personnelle, supervisiez un projet marketing ou coordonniez un évènement d'entreprise, ces modèles vous aideront à renforcer la responsabilité au sein de votre équipe.
Et n'oublions pas ClickUp ! Cette plateforme de gestion de projet va au-delà de ses plus de 1 000 modèles et offre des fonctionnalités de collaboration qui vous aident, vous et votre équipe, à rester organisés et à augmenter votre productivité.
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