Modèles gratuits de planification d'évènements en Excel
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Modèles gratuits de planification d'évènements en Excel

Organiser un évènement, c'est comme construire un château de cartes. Un seul faux pas et tout s'emballe ! Il faut une planification méticuleuse pour réussir un évènement spectaculaire. ✨

C'est là que les modèles Excel entrent en jeu. Ils peuvent vous aider à planifier votre budget, à coordonner les fournisseurs, à gérer la liste des invités, à suivre les dépenses et à organiser toutes les informations relatives à votre évènement. Qu'il s'agisse d'organiser une petite fête d'inauguration de bureau ou un grand lancement de produit, un modèle de planification d'évènement en Excel peut vous aider à exécuter facilement n'importe quel évènement.

Dans cet article de blog, nous allons discuter de certains des modèles de planification d'évènements gratuits les plus utiles pour les organisateurs et les gestionnaires d'évènements.

Commençons ! 🎉

Qu'est-ce qui fait un bon modèle de planification d'évènement ?

La planification d'un évènement comporte plusieurs aspects : la conceptualisation des thèmes de l'évènement, la définition des objectifs de l'évènement, la coordination des détails, des ressources et des personnes, le suivi des délais et des budgets, et l'évaluation.

Laurence Carter, Forfait évènement Un bon modèle de planification d'évènement couvre tous les aspects mentionnés ci-dessus. Voici quelques caractéristiques à rechercher dans votre modèle de planification d'évènement :

  • Convivialité: Choisissez un modèle de planification d'évènement en Excel facile à utiliser, personnalisable et dont la disposition est structurée. Qu'il s'agisse d'un modèle de proposition d'événement ou d'une feuille de programmation, le modèle doit être adaptable à différents types d'événements, ce qui vous permet de l'adapter aux besoins uniques de votre évènement
  • Intégration harmonieuse : Recherchezdes modèles de planification d'évènements qui s'intègrent à vos outils existants - feuilles de calcul, applications de calendrier,logiciels de planification d'évènementsdes logiciels de gestion de projet, des plateformes de communication, etc
  • Collaboration facile : Obtenez des modèles de planification d'évènements sous Excel qui permettent une collaboration en temps réel avec les membres de l'équipe et les fournisseurs. Assurez-vous que le modèle permet à plusieurs utilisateurs d'accéder, de modifier et de communiquer simultanément sur les forfaits tout en garantissant la protection des données
  • Checklist : Recherchez un modèle d'évènement avec une checklist de tâches personnalisable pour suivre les tâches de l'évènement, leurs dates d'échéance et les personnes chargées de les achever. Cela permettra d'organiser les tâches et de garantir le compte rendu
  • Détails sur les fournisseurs : Choisissez des modèles de planification d'évènement qui centralisent les informations sur les fournisseurs - du contact aux commandes, en passant par l'adresse et d'autres détails critiques
  • Aperçu de l'évènement : Recherchez des modèles qui vous affichent d'un coup d'œil les détails importants du projet : les jalons clés, les échéances, les problèmes potentiels, etc
  • Rapports transparents : Obtenez un modèle de planification d'évènement en Excel qui vous aide à créer des rapports personnalisés, des budgets, des résumés budgétaires, des listes de participants à l'évènement, des rapports sur la progression des tâches, etc. pour garantir la réussite de l'évènement

Modèles de planification d'évènements en Excel

Voici quelques modèles Excel de planification d'évènement pour vous faire gagner du temps et éviter de vous laisser submerger par les subtilités de la planification d'évènement👇

1. Modèle de plan d'évènement par ProjectManager

Modèle de plan d'évènement Excel par ProjectManager

il s'agit d'un modèle de planification d'un événement en Excel Gestionnaire de projet Le forfait d'un évènement est un projet en soi. Vous devez avoir un objectif clair, respecter un budget strict, fixer des échéanciers, exécuter des tâches et en achever la progression pour garantir la réussite de l'événement. Le gestionnaire de projet Modèle de forfait d'évènement par ProjectManager vous aide dans cette tâche.

Il décompose le processus de planification de l'évènement en phases séquentielles - planification, promotion, exécution et clôture - et vous permet de créer une checklist pour chaque phase afin de ne rien oublier.

Ce modèle de planification d'évènement en Excel est un outil complet pour gérer tous les aspects de votre évènement, en gardant toutes vos informations d'évènement organisées.

Le modèle permet également de suivre le(s) propriétaire(s) de la tâche, l'estimation de la durée nécessaire, les dates de début et d'achèvement, la tâche et le statut. De plus, il comporte une colonne de notes pour ajouter des détails supplémentaires sur les tâches.

📌 Exemple: Supposons que vous organisiez une conférence. Avec ce modèle de planification d'évènement en Excel, vous pouvez facilement suivre chaque étape - comme la programmation des sessions des conférenciers, la gestion des inscriptions, la coordination de la logistique des lieux et même la budgétisation de chaque étape de l'évènement, le tout en un seul endroit.

🌟 Idéal pour: Les planificateurs d'événements d'entreprise qui organisent des conférences, des ateliers ou des évènements de réseautage

2. Feuille de travail pour la planification d'évènements par GanttPro

Modèle de planification d'évènement Excel par GanttPro

il s'agit d'un modèle de planification de l'événement GanttPro L'outil Feuille de travail pour la planification d'évènements par GanttPro est une feuille de travail de modèle d'exécution qui couvre tous les détails d'un évènement, du début à la fin. Vous pouvez décomposer le forfait de l'évènement en tâches spécifiques et leur assigner une durée.

Ce modèle de planification d'évènement dans Excel comprend des colonnes pour les coûts prévus et les coûts réels afin que vous puissiez évaluer et affiner les processus du projet. Il vous aide à planifier efficacement et à éviter les problèmes de dernière minute.

📌 Exemple: Huit semaines avant votre prochain évènement, le modèle vous aide à réserver le lieu et à établir un budget. Six semaines plus tard, il vous permet de garder le cap en organisant la coordination des fournisseurs, en finalisant les options de restauration et en confirmant les divertissements, en veillant à ce qu'aucun détail ne soit négligé.

🌟 Idéal pour: Les organisateurs de mariage et les organisateurs d'évènements à grande échelle, tels que les lancements de produits, les séminaires ou les salons professionnels

3. Modèle de planificateur de fêtes par Microsoft

Modèle Excel de planification d'évènement par Microsoft

il s'agit d'un modèle de planification d'un événement pour une fête Microsoft Les Modèle de planificateur de fêtes par Microsoft est le modèle de planification d'évènements dont vous avez besoin pour forfaiter les fêtes, qu'il s'agisse de fêtes d'anniversaire, de fêtes de départ à la retraite, de fêtes de remise de diplômes ou de célébrations d'évènements.

Ce modèle complet propose quatre onglets - À faire, Nourriture et boissons, Invités et Activités - afin que vous puissiez préparer une checklist élaborée pour l'ensemble du processus de planification de l'évènement et vous assurer que tout est terminé à temps.

Il comporte également un onglet d'aperçu dans lequel vous pouvez visualiser l'heure, la date, le lieu, le nombre d'invités et le budget de votre projet et suivre la progression grâce à une barre de progression des tâches à faire d'un seul coup d'œil.

📌 Exemple : Imaginez l'organisation d'une fête d'anniversaire. Avec ce modèle, vous pouvez facilement tout gérer, du traiteur et des décorations à la liste des invités et aux accessoires de fête, en vous assurant de ne manquer aucun détail.

🌟 Idéal pour: Les coordinateurs d'évènements et les personnes organisant de petits évènements tels que des fêtes d'anniversaire

4. Modèle Baby Shower par Microsoft

Baby Shower Event Planning Template Excel by Microsoft

il s'agit d'un modèle de planification de l'événement de la fête des pères pour Microsoft Microsoft Vous avez prévu d'organiser une baby shower pour vos proches ou une amie et vous vous demandez comment tout organiser ? Les Modèle de baby shower par Microsoft est tout ce dont vous avez besoin pour commencer. Ce modèle vous aide à créer une liste de tâches détaillée pour tous les éléments d'action que vous devez effectuer avant et pendant l'évènement afin de ne pas manquer des détails clés.

Il propose également des sections distinctes pour les invités, les décorations et les fournitures afin de classer et d'enregistrer facilement chaque dépense. De plus, vous pouvez suivre le temps passé sur les tâches et ajouter des détails sur les tâches dans la colonne "notes".

📌 Exemple: Vous pouvez facilement assigner des tâches telles que l'apport de nourriture, l'organisation des jeux et la gestion des cadeaux. Il vous aide également à respecter votre budget en suivant vos dépenses en matière de décorations, de faveurs de fête et de location de salle. Et grâce à la fonctionnalité de liste des invités, vous n'oublierez jamais d'envoyer des invitations ou de suivre les RSVP.

🌟 Idéal pour: Futurs parents ou amis organisant une fête prénatale

5. Modèle d'échéancier de mariage par Microsoft

Échéancier de mariage Modèle de planification d'évènements Excel par Microsoft

il s'agit d'un modèle de calendrier de mariage Microsoft Les forfaits de mariage peuvent être intimidants. Vous devez réserver le lieu de l'évènement, la nourriture et la musique des mois à l'avance, et il y a des tonnes de tâches à accomplir. C'est pourquoi vous avez besoin du logiciel Microsoft Modèle d'échéancier de mariage de Microsoft .

Ce modèle de planification d'évènement comporte une checklist simple qui décrit les tâches du mariage selon des échéanciers spécifiques, vous aidant ainsi à savoir exactement quand commencer chaque tâche. Il vous permet d'organiser et d'exécuter les tâches de manière systématique afin de ne pas vous laisser déborder.

📌 Exemple: Vous pouvez forfaiter les activités cruciales comme la sélection du lieu et les achats un an à l'avance, tandis que les tâches, comme l'envoi des invitations, peuvent être planifiées plus près de la date du mariage. Ce modèle vous permet de vous attaquer à chaque tâche au bon moment, réduisant ainsi le stress à l'approche du grand jour.

🌟 Idéal pour: Les coordinateurs de mariage et les fiancés

6. Modèle de planificateur de fêtes et de checklist par Microsoft

Planificateur de fêtes et checklist Modèle de planification d'évènement Excel par Microsoft

il s'agit d'un modèle de liste de contrôle et d'organisation d'événements Microsoft Les Modèle de planificateur de fêtes et de checklist par Microsoft est un excellent outil pour le forfait d'un évènement et pour s'assurer que tout est sur la bonne voie. Ce modèle centralise toutes les informations relatives à l'évènement, telles que le lieu, la liste des invités, le budget, etc. Il comprend une liste de contrôle de planification d'évènement pour cocher les tâches de l'évènement au fur et à mesure que vous les achevez et suivre votre progression.

Vous pouvez également visualiser les budgets des évènements à l'aide de diagrammes circulaires et comparer les dépenses budgétées avec les dépenses réelles afin d'améliorer la planification des évènements futurs.

📌 Exemple: Si vous organisez une fête de fin d'année pour votre entreprise, ce modèle vous permet d'en suivre tous les aspects, de la nourriture aux boissons en passant par les divertissements. La fonctionnalité du diagramme circulaire donne un aperçu rapide de votre budget, ce qui vous aide à repérer les dépenses excessives en matière de restauration ou de décoration. Vous pouvez mettre à jour la checklist après avoir achevé les tâches, ce qui garantit une expérience de planification sans faille.

🌟 Idéal pour: Les coordinateurs d'évènements qui organisent de petites fêtes ou les particuliers qui organisent des rassemblements personnels.

7. Modèle de facture pour planificateur d'évènements par Template.net

Modèle de facture pour planificateur d'évènements par Template.net

il s'agit d'un modèle de facture de planificateur d'événements Template.net L'un des aspects les plus difficiles de l'organisation d'un évènement est de gérer les finances et d'obtenir l'approbation du client. Les Modèle de facture pour l'organisation d'évènements par Template.net vous aide à rationaliser la facturation d'une proposition d'évènement.

Ce modèle de planification d'évènement en Excel a des formules intégrées pour calculer les coûts totaux. Vous pouvez saisir les détails de la facturation, tels que les informations sur le client, le type de service, les frais d'éléments et les frais supplémentaires, pour calculer automatiquement le montant total et réduire le risque d'erreurs. Il fournit également une ventilation claire des frais, garantissant la transparence pour vos clients, ce qui favorise la confiance et renforce les relations.

📌 Exemple: Si vous êtes un organisateur d'événements indépendant qui gère un évènement d'entreprise, ce modèle vous permet de suivre facilement les dépenses et de générer une facture pour le client. En saisissant les frais liés aux éléments, les services prestataires et tous les coûts supplémentaires, le modèle calcule automatiquement le montant total dû, donnant à vos clients une ventilation claire des services et des coûts impliqués.

🌟 Idéal pour: Les planificateurs d'évènements indépendants et les entreprises ou agences de gestion d'évènements

Limites de l'utilisation d'Excel pour la planification d'évènements

Les modèles Excel sont utiles pour organiser des données, mais ne sont pas les meilleurs outils pour la planification d'évènements. Voici pourquoi :

Problèmes d'évolutivité

La capacité de traitement des données d'un modèle Excel de planification d'évènements est limitée. Au fur et à mesure que le volume de données augmente, vous risquez d'être confronté à des performances lentes et à des pannes fréquentes. De plus, vous devez créer un fichier Excel différent pour chaque aspect de l'évènement, comme le nombre d'invités, les échéanciers et les budgets/dépenses. Bientôt, vous devrez jongler avec plusieurs feuilles Excel actives.

Gestion inefficace des tâches

Vous pouvez utiliser Excel pour dresser la liste des éléments à faire et suivre les assignés et les dates d'échéance. Mais qu'en est-il des rappels rapides pour ne pas manquer les échéances ? Excel ne le permet pas. De plus, Excel n'attribue pas de tâches aux membres. Cela peut avoir pour résultat des délais non respectés.

Automatisation limitée

Imaginons qu'un fournisseur retarde la livraison ou annule la commande à la dernière minute. Cela paramètre plusieurs changements - des retards dans l'achèvement des tâches et l'ajustement du budget. Contrairement aux logiciels de gestion d'évènements, Excel ne met pas à jour automatiquement ces changements de dernière minute. Vous devez tout faire manuellement et en informer votre équipe.

Pas de collaboration en temps réel

Excel n'offre pas de fonctionnalités de collaboration. Chaque fois que vous mettez à jour des feuilles Excel, vous devez les partager avec votre équipe, et ce va-et-vient crée rapidement un long fil de plusieurs versions de feuilles Excel qui pourrait facilement confondre les membres de l'équipe. De plus, Excel ne dispose pas de fonctionnalités de contrôle de version pour suivre les modifications, ce qui complique la mise à jour des équipes.

Plus propice aux erreurs

Avec une automatisation limitée, les feuilles Excel sont plus sujettes aux erreurs humaines et aux imprécisions. La mise à jour et la manipulation manuelles des données peuvent donner lieu à des fautes de frappe, des formules incorrectes ou des données mal placées, ce qui se traduit par des calculs inexacts et des décisions erronées, affectant ainsi la réussite de l'évènement.

Modèles alternatifs de planification d'évènements

Comme vous l'avez déjà lu, un modèle de planification d'évènement en Excel présente plusieurs inconvénients. Après tout, il n'est pas conçu pour la planification d'évènements.

Il est préférable d'opter pour un outil tel que ClickUp qui offre une collaboration en temps réel et des capacités d'automatisation pour une planification fluide des évènements. Le plus beau, c'est que ClickUp propose une variété de modèles de planification d'évènements personnalisables, de sorte que vous n'avez pas besoin de parcourir différentes plateformes pour rechercher des modèles.

1. Modèle de dossier de projet d'évènement ClickUp

Modèle de dossier de projet pour un évènement ClickUp Télécharger ce modèle

L'une des raisons les plus courantes d'un forfait événementiel chaotique est la mauvaise communication entre les membres de l'équipe. Elle conduit souvent à une extension du champ d'application et à des dépassements de budget. C'est pourquoi il est nécessaire d'établir un cahier des charges précis pour chaque évènement.

L'objectif de l'événement est de faire en sorte que l'événement soit bien planifié Modèle de dossier de projet pour l'évènement ClickUp est la meilleure solution pour cela. Il permet de définir les objectifs et les éléments clés de l'évènement afin que tout le monde sache clairement quel est l'objectif de l'évènement. Il permet également d'améliorer la gestion du budget et des ressources.

Le modèle est structuré en trois pages, comprenant un résumé de l'évènement, un résumé du projet et un forfait pour assurer une planification détaillée de l'évènement. Vous pouvez dresser la liste des tâches liées à l'évènement et identifier les obstacles potentiels au forfait.

Avec ce modèle de planification d'évènement, vous pouvez :

  • Fixer des objectifs clairs pour l'évènement afin que tout le monde soit sur la même page
  • Prendre en compte les commentaires des parties prenantes pour créer une stratégie de collaboration
  • Réduire le temps consacré à la planification de l'évènement

Exemple: Si vous gérez un séminaire d'entreprise, le modèle vous aide à définir tous les éléments clés : sélection du lieu, organisation des conférenciers et inscription des participants. En assignant des tâches et des échéances claires, ClickUp s'assure que rien n'est oublié.

Idéal pour: Les coordinateurs d'évènements, les équipes de marketing et les gestionnaires de projet qui organisent des évènements d'entreprise

2. ClickUp Grand modèle de planification d'évènement

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image5-9.png ClickUp Grand modèle de planification d'évènement https://app.clickup.com/signup ?template=t-140176846&department=marketing&_gl=1*1tjdazl*_gcl_aw*R0NMLjE3MjkwMDU2OTguQ2p3S0NBandwYmk0QmCeUVpd0FNQzhKbmQ0VDhaUlZCN1RYT3c2UnpqSmxXUXRJRWZU1NxRzhrajY2ZFJkTjJHSXpEb3ZQV1E4R3l4b0NmZtRQXZEX0J3RQ..*_gcl_au*NzYzOTYyNjM0LjE3MjMwMjg3MDAuMTUyMjUzMjMzMi4xNzI1NDM0OTUwLjE3MjU0MzUwMzI.
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Si un évènement de grande envergure est prévu dans les cartes, la Modèle de planification d'un grand évènement ClickUp est idéal pour créer un forfait d'évènement détaillé.

Ce modèle comporte un briefing de l'évènement, un forfait, un suivi des dépenses et des invités, ainsi qu'un tableau de bord de l'évènement sondage sur les réactions à l'évènement pour évaluer l'évènement. Elle peut vous aider à organiser et à suivre les différents éléments d'un évènement, à déléguer des tâches et à obtenir une visibilité achevée de sa progression.

📌 Exemple: Pour une grande conférence technologique, ce modèle permet de suivre tous les aspects, de la programmation des intervenants à la coordination avec les sponsors. Il vous aide à ne pas perdre de vue les délais, à identifier rapidement les obstacles et à apporter les ajustements nécessaires, pour que l'évènement se déroule sans accroc du début à la fin.

🌟 Idéal pour: Les organisations et les entreprises de gestion d'évènements qui gèrent des séminaires ou des conférences de grande envergure.

Conseil de pro : Établissez un budget et fixez des échéanciers avant de planifier votre grand évènement. Ici, vous pouvez tirer parti de la Diagramme de Gantt ClickUp pour créer un échéancier pour toutes vos tâches.

3. Modèle de budget d'évènement ClickUp

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image3-11.png Modèle de budget d'évènement ClickUp https://app.clickup.com/signup ?template=t-126217580&department=marketing&_gl=1*1p7q2bk*_gcl_aw*R0NMLjE3MjkwMDU2OTguQ2p3S0NBandwYmk0QmhCeUVpd0FQzhKbmQ0VDhaUlZCN1RYT3c2UnpqSmxXUXRJRWZIU1NxRzhrajY2ZFJkTjJHSXpEb3ZQV1E4R3l4b0NmZtRQX0JRQ..*_gcl_au*NzYzOTYyNjM0LjE3MjMwMjg3MDAuMTUyMjUzMjMzMi4xNzI1NDM0OTUwLjE3MjU0MzUwMzI.
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Qu'il s'agisse d'une petite fête de bureau ou de votre première internationale conférence virtuelle forfait évènement , le paramétrage du budget de l'évènement est une nécessité avant tout.

Le budget Modèle de budget d'évènement ClickUp est l'outil idéal pour fixer des objectifs et des budgets pour chaque évènement. En utilisant ce modèle, vous pouvez :

  • Suivre tous les coûts de l'évènement en un seul endroit
  • Analyser les dépenses et prendre des décisions budgétaires en connaissance de cause
  • Éviter de dépasser le budget de l'évènement
  • Identifier les possibilités d'économies
  • Évaluer les efforts de marketing de votre évènement

📌 Exemple : Lorsque vous organisez une conférence virtuelle, le modèle de budget d'événement vous aide à gérer divers coûts comme les frais de plateforme (pour l'hébergement de l'événement en ligne), les honoraires des conférenciers, les campagnes de marketing numérique et les outils d'événement virtuel (par exemple, les salles de réunion ou les logiciels de diffusion en direct). Au fur et à mesure que les dépenses surviennent, vous pouvez facilement en assurer le suivi et vous assurer de rester dans les limites de votre budget prédéterminé.

🌟 Idéal pour: Les agences de planification d'événements et les Business qui souhaitent organiser des évènements grandioses avec un budget limité

💡Pro Tip : Utiliser ClickUp Vue Tableur pour suivre toutes les dépenses une fois que vous avez fait vos achats pour l'évènement. Cela vous aidera à identifier les possibilités d'économies et à respecter votre budget.

4. Modèle de gestion d'évènement ClickUp

Modèle de gestion d'évènements ClickUp Télécharger ce modèle

Le forfait de plusieurs évènements simultanément est une tâche herculéenne. Mais avec le Modèle de gestion d'évènements ClickUp clickUp est un modèle de gestion d'évènements qui vous permet de forfaiter et d'organiser des évènements sans effort. Il vous aide pour tout, de la réservation des lieux à la gestion des invités en passant par la création de budgets.

Ce modèle vous aide à rester au courant des tâches et des échéances de l'évènement, à collaborer avec les équipes, à partager les ressources et à suivre les budgets pour gérer efficacement les dépenses. En bref, ce modèle vous aide à rationaliser les processus, à gérer le temps et les coûts, et à réduire les risques globaux, en prenant vos.. gestion de projet d'évènement au niveau suivant.

📌 Exemple: Si vous gérez une série d'évènements d'entreprise tout au long de l'année, ce modèle vous permet de suivre chaque évènement séparément mais dans un espace de travail unifié. Vous pouvez surveiller les délais, suivre les RSVP, gérer les budgets et veiller à ce que toute la logistique soit exécutée sans heurts. La possibilité de suivre plusieurs évènements simultanément est inestimable pour les gestionnaires d'évènements qui travaillent sur plusieurs projets à la fois.

🌟 Idéal pour: Les professionnels de la gestion d'évènements, les planificateurs d'évènements d'entreprise et les équipes marketing organisant plusieurs évènements simultanément

5. Modèle de document de planification d'évènements ClickUp

Modèle de document de planification d'évènements ClickUp Télécharger ce modèle

Le modèle Modèle de document de planification des évènements ClickUp est la checklist de référence qui couvre tous les détails de l'évènement, et nous n'exagérons pas.

Ce modèle de planification d'évènements contient tous les détails de l'évènement dans des pages séparées pour les informations générales, la liste des fournisseurs, la liste des invitations, les détails de la mise en place, le programme, et plus encore. Vous pouvez mettre en forme ces pages automatiquement et garantir un accès rapide à toutes les informations.

De plus, le modèle comporte des tableaux intégrés pour créer des listes d'invités et des checklists pour cocher les tâches au fur et à mesure que vous les achevez.

📌 Exemple: Si vous coordonnez un mariage, ce modèle vous aide à tout organiser : créer un échéancier pour la cérémonie, suivre les réponses aux RSVP, gérer les contrats avec les fournisseurs et s'assurer que chaque tâche est achevée dans les délais prévus. Vous pouvez facilement mettre à jour et assigner des tâches aux différents membres de l'équipe (comme les fleuristes, les traiteurs ou les photographes), afin que chacun connaisse ses responsabilités.

🌟 Idéal pour: Les forfaits d'événements, les coordinateurs de mariage et les gestionnaires d'événements d'entreprise pour assurer une planification d'événement sans heurts.

6. ClickUp Modèle de plan de marketing d'évènement

ClickUp Modèle de plan marketing d'évènement Télécharger ce modèle

Vous souhaitez promouvoir votre prochain évènement ? Le Modèle de plan de marketing d'évènement ClickUp peut être votre outil de référence pour organiser les informations relatives à l'évènement.

Ce modèle de planification d'évènement vous permet de forfaiter les stratégies de marketing de votre évènement afin que vous puissiez être sous les feux de la rampe. Vous pouvez utiliser ce modèle pour coordonner les équipes, créer des budgets, fixer des paramètres et évaluer les efforts de marketing de votre évènement par rapport aux forfaits et aux objectifs.

Ce modèle vous aide à:

  • Planifier et suivre efficacement votre budget marketing pour les évènements
  • Rationaliser la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe pour les activités de marketing
  • Analyser la réussite de vos efforts de marketing en comparant les résultats réels à vos objectifs

📌 Exemple: Si vous organisez le lancement d'un produit, vous pouvez utiliser ce modèle pour créer et suivre votre stratégie marketing. De la planification des posts sur les médias sociaux et des communiqués de presse à la prise de contact avec les influenceurs et à l'établissement d'échéanciers promotionnels, ce modèle garantit que les efforts marketing de votre évènement sont alignés et respectent l'échéancier.

🌟 Idéal pour: Les coordinateurs d'évènements, les équipes marketing et les propriétaires de petites entreprises qui cherchent à améliorer leurs stratégies de promotion d'évènements

📖 Lire la suite : 10 exemples de marketing événementiel pour que votre événement se démarque

7. Modèle de promotion d'évènement ClickUp

Modèle de promotion d'évènement ClickUp Télécharger ce modèle

Le forfait, la promotion et l'exécution, c'est ce que vous pouvez faire avec le modèle de promotion d'événement ClickUp Modèle de promotion d'évènement ClickUp !

Ce modèle regroupe toutes les tâches liées à la promotion de votre évènement sous un même toit : forfait des campagnes sur les médias sociaux, contact des influenceurs, envoi d'e-mails promotionnels et mesure des résultats de vos promotions.

Grâce à ce modèle, vous pouvez gérer la création et la distribution du matériel de promotion de l'évènement, en veillant à ce qu'il atteigne une plus grande cible. De plus, vous pouvez établir des échéanciers pour les activités de marketing et de promotion et exécuter efficacement vos campagnes promotionnelles.

📌 Exemple: Si vous organisez une conférence et que vous devez sensibiliser le public, vous pouvez utiliser ce modèle pour gérer la promotion de l'évènement. Suivez toutes les tâches, telles que la conception d'e-mails, la mise en place de pages d'inscription et la gestion de campagnes sur les médias sociaux. Avec la possibilité de fixer des échéances et d'assigner des tâches, ce modèle permet de coordonner les efforts de promotion de votre évènement et de rester sur la bonne voie.

🌟 Idéal pour: Les spécialistes du marketing événementiel, les responsables des médias sociaux et les professionnels des relations publiques qui ont besoin d'une approche structurée pour promouvoir efficacement les évènements

💡Pro Tip : Tirer parti de l'effet de levier Automatisations ClickUp pour automatiser l'envoi d'e-mails promotionnels aux clients existants et aux prospects sans intervention manuelle.

8. Modèle de plan de projet pour un évènement ClickUp

Modèle de plan de projet pour un évènement ClickUp Télécharger ce modèle

Si vous gérez plusieurs évènements et que vous avez des difficultés à suivre les dépenses ou à contrôler les tâches, le modèle de plan de projet ClickUp est fait pour vous Modèle de plan de projet d'évènement ClickUp est ce qu'il vous faut pour un forfait efficace. Il vous permet de forfaiter plusieurs projets à la fois - webinaires, évènements de réseautage, classes de maître, etc. - sous forme de feuille de calcul.

Grâce à ce modèle, vous pouvez classer vos évènements en fonction des étapes telles que les nouveaux évènements, le forfait, la préparation, les rapports et l'achevé, afin de trouver rapidement les détails d'un évènement spécifique. De plus, le modèle vous permet de dresser une liste des évènements à venir avec des priorités, des statuts personnalisés, des dates d'échéance, des types d'évènements et des assignés.

📌 Exemple: si vous organisez une série de webinaires, ce modèle vous permet de suivre la préparation de chaque webinaire, de la coordination de l'orateur à l'inscription des participants et au retour d'information après l'évènement. Vous pouvez également suivre les détails spécifiques à l'évènement, comme l'accès à la plateforme, les diapositives de présentation et les supports marketing, afin de vous assurer que chaque webinaire se déroule sans accroc.

Idéal pour: Les agences de gestion d'évènements qui traitent avec plusieurs clients

9. ClickUp Modèle de planification d'évènement

ClickUp Modèle de planification d'évènement Télécharger ce modèle

Lorsqu'il s'agit de forfaits d'évènements, il est parfois préférable d'en faire le moins possible. Plutôt que de se préoccuper d'une multitude de détails, d'activités et de décorations, se concentrer sur quelques éléments essentiels peut conduire à un évènement réussi.

Si vous vous sentez submergé par les détails, essayez le Modèle de planification d'évènement ClickUp pour simplifier le forfait des évènements. Il permet de tout visualiser, de l'emplacement à l'obtention des offres. Vous pouvez commencer par créer une liste de toutes les exigences et ressources de l'évènement. Passez ensuite à la vue Tableau pour visualiser les tâches prioritaires et l'ensemble des flux de travail de l'évènement sur un tableau Kanban par glisser-déposer.

De plus, ce modèle de planificateur d'évènements vous permet d'aligner votre équipe et vos ressources et de suivre les objectifs et la progression de l'évènement.

📌 Exemple: Lorsque vous planifiez une conférence de grande envergure, vous pouvez utiliser ce modèle pour créer une liste de tâches pour chaque phase - réservation de lieux, coordination des conférenciers, inscription des participants, etc. Le modèle vous aide à vous concentrer sur les tâches les plus importantes et à ne rien oublier, quelle que soit l'ampleur de l'évènement.

Idéal pour: Les propriétaires de petites entreprises, les organisateurs d'événements d'entreprise et les organisations à but non lucratif qui souhaitent organiser des événements efficaces sans complexité inutile

💡Pro Tip : Tirer parti de l'effet de levier Tableaux blancs ClickUp pour faire un brainstorming avec votre équipe sur les thèmes et les idées de votre grand évènement. Créez des flux de travail, planifiez des stratégies et mappez des processus pour garantir une exécution sans faille.

10. ClickUp Modèle avancé de forfait d'évènement

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image16-3.png ClickUp Modèle de plan d'évènement avancé https://app.clickup.com/signup ?template=t-48349796&department=other&_gl=1*69c7s4*_gcl_aw*R0NMLjE3MjkwMDU2OTguQ2p3S0NBandwYmk0QmCeUVpd0FNQzhKbmQ0VDhaUlZCN1RYT3c2UnpqSmxUXRJRWZIU1NxRzhrajY2ZFJkTjJHSXpEb3ZQV1E4R3l4b0NmZtRQXZEX0J3RQ..*_gcl_au*NzYzOTYyNjM0LjE3MjMwMjg3MDAuMTUyMjUzMjMzMi4xNzI1NDM0OTUwLjE3MjU0MzUwMzI.
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L'organisation d'un évènement n'est pas une mince affaire ! L'organisation d'un ClickUp Modèle avancé de forfait pour l'organisation d'évènements n'est rien de moins qu'une logiciel de gestion de projet pour évènements . Le modèle offre les fonctionnalités idéales pour vous aider à organiser et à gérer facilement plusieurs évènements à venir. Il aide à rationaliser la réservation des lieux, la restauration, la planification du budget de l'évènement et la gestion des invités.

📌 Exemple: si vous planifiez le lancement d'un produit international, le modèle de plan d'événement avancé vous aide à rester organisé grâce au suivi de 29 statuts d'événement personnalisés, notamment " À faire ", " Révision ", " Achevé " et " Plus disponible " Cette fonctionnalité est idéale pour suivre la disponibilité des fournisseurs, confirmer les délais et s'assurer que l'évènement reste sur la bonne voie.

🌟 Idéal pour: Les agences de planification d'évènements et les entreprises organisant de grands évènements d'entreprise

Améliorez votre approche du forfait d'évènement avec ClickUp

Excel peut être un outil pratique pour planifier de petits rassemblements individuels. Cependant, un modèle de planification d'évènement dans Excel n'est pas suffisant pour gérer des évènements ou des fêtes d'entreprise à grande échelle en raison de ses capacités limitées de collaboration en temps réel et de ses défis en matière d'évolutivité. 📈

Si vous cherchez un outil qui excelle dans la planification d'évènements, essayez ClickUp. Il offre des fonctionnalités avancées telles que l'automatisation personnalisée, les affichages, la collaboration en temps réel, et bien plus encore.

Les modèles de planification d'évènements de ClickUp vous permettent de couvrir tous les détails de l'évènement en un seul endroit - des tâches et invités aux budgets et listes de fournisseurs. De plus, vous pouvez facilement personnaliser les modèles pour afficher les détails de l'évènement, discuter des forfaits avec votre équipe, partager les ressources et faciliter la gestion de l'évènement.

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