Les diagrammes de Gantt sont des outils visuels simples mais puissants qui vous aident à maintenir vos projets sur la bonne voie.
Aujourd'hui, les diagrammes de Gantt sont l'outil de prédilection de 85 % des chefs de projet qui gèrent plusieurs projets simultanément.
Ils vous aideront au suivi des dépendances entre les tâches, à la surveillance de la progression des projets et à la respection de tous vos délais.
Les outils de gestion de projet populaires tels que Jira vous permettent d'intégrer facilement des diagrammes de Gantt à vos processus.
Que vous ayez besoin de surveiller les dépendances entre les tâches ou de visualiser les échéanciers des projets à l'échelle quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, votre diagramme de Gantt Jira est là pour vous aider.
Dans cet article, nous allons apprendre à créer un diagramme de Gantt pour la gestion de projet dans Jira (et une alternative sympa à celui-ci !).
Comment créer un diagramme de Gantt dans Jira
Avant de commencer, sachez que Jira ne dispose pas de diagrammes de Gantt intégrés.
La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez toujours améliorer les capacités de Jira en ajoutant des plugins pour créer et utiliser efficacement des diagrammes de Gantt. C'est une étape supplémentaire, mais cela permet d'atteindre l'objectif !
Étape 1 : créer un diagramme de Gantt
La première étape consiste à choisir un plug-in approprié. Pour cela, vous pouvez utiliser le module complémentaire WBS diagramme de Gantt ou un plug-in similaire. Une fois cela fait, rendez-vous dans le menu Apps de niveau supérieur. Deux options s'offriront à vous :
- Onglet Projet : ouvrez votre projet actuel dans la vue Diagramme de Gantt. Pas de complications, pas de configurations supplémentaires, juste un aperçu instantané de l'avancement du projet !
- Onglet Gantt : utilisez cette option pour créer un nouveau diagramme de Gantt à partir de plusieurs projets et enregistrer des filtres.
Lorsque vous créez un nouveau diagramme de Gantt, vous serez invité à importer des problèmes depuis des projets Jira ou des filtres que vous avez déjà configurés. Vous pouvez créer une feuille de route complète pour votre projet ou vous concentrer sur des tâches spécifiques à l'aide de filtres.
Félicitations ! Vous venez de créer un nouveau diagramme de Gantt sur Jira.
À gauche, vous verrez la structure de répartition du travail (WBS) et à droite, vous verrez l'échéancier, une vue d'ensemble de vos tâches, de leur durée et de leurs dépendances.
➡️ À lire également : Comment créer un échéancier de projet dans Excel (avec des modèles !)
Étape 2 : Configurez votre diagramme de Gantt
Maintenant que vous avez créé votre diagramme de Gantt dans Jira, il est temps de le configurer.
Vous pouvez l'adapter aux besoins de votre calendrier de projet en effectuant une modification en cours sur le calendrier de travail ou en alignant l'échéancier sur votre exercice financier.
Pour améliorer la visualisation du projet, vous pouvez personnaliser les barres de progression et les indicateurs de priorité avec différentes couleurs.
Si votre projet comporte plusieurs fichiers, la fonction de filtre rapide vous sera très utile ! Tout comme sur votre Tableau Jira, vous pouvez rechercher et filtrer des problèmes spécifiques à l'aide de JQL afin de simplifier la planification de votre projet.
Étape 3 : planifiez les tâches sur votre diagramme de Gantt
Avez-vous déjà eu l'impression que votre projet sombrait dans le chaos ? L'interface intuitive de Jira, avec sa fonction glisser-déposer pour la planification, pourrait bien être exactement ce qu'il vous faut.
Vous avez besoin d'ajouter des dépendances ? Il vous suffit de saisir le début ou la fin d'une barre de tâches et de la déposer sur la tâche correspondante. C'est simple comme bonjour.
Une fois que vous avez défini la date de début et la durée d'une tâche, l'application calcule automatiquement la date de fin en fonction de votre calendrier de travail.
Bien sûr, si vous souhaitez ajuster les dates manuellement, vous pouvez facilement faire glisser, étirer ou réduire ces barres de tâches.
La cerise sur le gâteau ? Si vous modifiez le calendrier d'une tâche, toutes les dépendances de tâches suivent le mouvement, ce qui permet à votre projet de rester synchronisé comme sur des roulettes.
➡️ À lire également : 5 étapes pour une gestion efficace du temps consacré aux projets de gestion de projet
Étape 4 : Affecter les ressources et le flux de travail
Maintenant que votre projet prend forme, il est temps de gérer la charge de travail de votre équipe.
La fonctionnalité « Travail en cours » (WIP) de Jira est pratique pour mesurer la quantité de travail traitée par chaque personne, calculée en « unités ». Cette fonctionnalité limite la quantité maximale de travail pouvant exister dans chaque statut d'un flux de travail.
Il vous aide même à ajuster la charge de travail de chaque personne directement sur le diagramme de Gantt.
Et voici ce qui est génial : si quelqu'un est surchargé de travail (appelons cela le scénario « Bob a trop de tâches »), sa barre des tâches devient rouge. C'est le moment pour vous d'intervenir et de redistribuer les tâches avant que le burn-out ne survienne.
Voilà comment gérer efficacement vos ressources, mes amis !
Pour gérer efficacement la charge de travail de votre équipe dans votre diagramme de Gantt dans Jira, procédez comme suit :
Étape 1 : ouvrez les paramètres Jira pour les champs personnalisés
- Accédez aux paramètres Jira et sélectionnez « Problèmes ».
- Cliquez sur l'onglet Champs personnalisés, puis sélectionnez Créer un nouveau champ personnalisé.
- Choisissez « Champs avancés », puis sélectionnez « Sélecteur multi-utilisateurs » pour autoriser plusieurs personnes assignées (si nécessaire à des fins de suivi).
Étape 2 : créer des unités personnalisées pour la gestion de la charge de travail
- Lorsque vous configurez votre champ personnalisé, définissez-le comme une unité de mesure de la charge de travail (par exemple, « heures par tâche » ou « unités par jour ») afin de suivre la quantité de travail traitée par chaque membre de l'équipe.
Étape 3 : attribuer automatiquement des problèmes
- Utilisez le champ « Assigné » avec l'option « Automatique ». Cela permettra d'attribuer les tâches au responsable par défaut d'un composant ou d'un projet, ce qui simplifiera le processus d'attribution des nouveaux problèmes.
Étape 4 : Modifier les personnes assignées aux tâches à l'aide de la palette de commandes
- Appuyez sur le raccourci de la palette de commandes de votre clavier et tapez « Assigner un problème ».
- Recherchez le membre de l'équipe souhaité, sélectionnez son nom et appuyez sur Entrée pour lui attribuer le problème.
Étape 5 : Ajustez la charge de travail dans le diagramme de Gantt
- Dans le diagramme de Gantt, vous pouvez suivre visuellement la charge de travail à l'aide de barres de tâches. Si la charge de travail d'un membre de l'équipe dépasse un seuil défini (par exemple, plus de 8 heures par jour), sa barre de tâches devient rouge, indiquant que vous devrez peut-être redistribuer les tâches.
➡️ À lire également : Comment créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets (avec des modèles)
Étape 5 : Surveillez et suivez votre projet
Votre parcours en matière de gestion de projet ne s'arrête pas à la planification. L'action réelle commence lorsque vous effectuez le suivi des progrès réalisés.
Vous pourrez ainsi comparer facilement votre progression par rapport au plan initial. Le suivi de référence, avec des barres gris clair sous chaque tâche, vous permet de voir clairement si vous êtes en avance ou en retard sur le calendrier.
N'oubliez pas de garder un œil sur le chemin critique. Il s'agit des tâches décisives ; si vous ne respectez pas leurs délais, cela pourrait compromettre l'échéancier global du projet.
💡Conseil de pro : enregistrez le diagramme de Gantt comme référence.
Limites de la création d'un diagramme de Gantt dans Jira
Si Jira est sans aucun doute très apprécié des chefs de projet pour la gestion de projet, la plateforme présente toutefois certaines limites en matière de création de diagrammes de Gantt.
- Pas de diagramme de Gantt intégré : la limitation la plus évidente est que Jira ne dispose pas d'une fonctionnalité de diagramme de Gantt intégrée. Contrairement à d'autres outils de gestion de projet, vous devrez installer des plugins pour simuler un diagramme de Gantt, ce qui implique des étapes supplémentaires et des coûts potentiels.
- Visualisation limitée du projet : si Jira excelle dans la gestion des tâches, il n'est pas à la hauteur lorsqu'il s'agit de vous donner une vue d'ensemble de votre projet. Sans diagramme de Gantt intégré, il devient beaucoup plus difficile de visualiser clairement et de manière exhaustive les échéanciers, les dépendances entre les tâches et les jalons.
- Complexité de l'allocation des ressources : Jira n'excelle pas non plus dans le domaine de la gestion des ressources. Bien qu'il fournisse certains rapports sur la charge de travail, il n'affiche que les données relatives à chaque membre de l'équipe à la fois. Il est donc difficile d'évaluer la capacité de l'ensemble de votre équipe, en particulier lorsque vous gérez plusieurs projets Agile.
- Planification manuelle des tâches : bien que le plugin Jira pour les diagrammes de Gantt permette la gestion des tâches par glisser-déposer, l'automatisation des dépendances et la planification peuvent s'avérer fastidieuses. La modification d'une tâche ne met pas toujours à jour les autres de manière fluide.
- Fonctionnalités de rapports limitées : les tableaux Agile de Jira, bien qu'excellents pour les équipes Agile, n'offrent pas de fonctionnalités de rapports robustes, en particulier pour les utilisateurs de diagrammes de Gantt. Par exemple, il n'existe aucun moyen simple de suivre les chemins critiques ou de résumer la charge de travail totale de toute l'équipe en un seul endroit.
➡️ À lire également : Les 15 meilleures alternatives et concurrents de Jira pour les équipes agiles
Créer des diagrammes de Gantt avec ClickUp
Et si vous pouviez utiliser un outil de gestion de projet intégrant une fonction native de diagramme de Gantt ?
ClickUp combine des diagrammes de Gantt natifs avec des fonctionnalités d'automatisation intégrées et des rapports complets, sans nécessiter de plugins supplémentaires. ✨
⚡️ Le saviez-vous ? Des entreprises telles que QubicaAMF ont déclaré avoir gagné 40 % de temps dans la création de rapports et de diagrammes et avoir amélioré de 80 % l'organisation de leurs projets après être passées à ClickUp. 📈
La vue Gantt Chat de ClickUp offre de puissantes fonctionnalités de glisser-déposer pour simplifier les flux de travail, gérer les dépendances entre les tâches et suivre l'avancement des projets en temps réel.
Contrairement à Jira, qui nécessite des plugins, ClickUp intègre directement ces fonctionnalités, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent.
Voyons un exemple illustrant comment Jacob, chef de projet travaillant sur un sprint, utilise les diagrammes de Gantt de ClickUp pour exceller dans la gestion de projet.
Étape 1 : Définissez les grandes lignes du projet
Jacob commence par définir la portée de son projet dans ClickUp. Pour éviter toute confusion ultérieure, il utilise ClickUp Objectifs pour fixer des cibles mesurables, définir des tâches plus petites sous chaque objectif global et créer un échéancier réaliste pour suivre l'avancement de son projet.
Avec ClickUp, il peut organiser ces objectifs dans des dossiers, garantissant ainsi que les différentes initiatives et tâches associées sont clairement structurées.
Étape 2 : Dressez la liste de toutes les tâches
Ensuite, Jacob note toutes les tâches qu'il doit achever. Au lieu de se soucier de l'ordre, il se concentre sur la division des tâches importantes en petites tâches plus faciles à gérer.
La vue Liste de ClickUp aide Jacob à organiser toutes ses tâches de manière claire, prêtes à être intégrées au diagramme de Gantt. Il crée même des sous-tâches pour s'assurer que tout reste sur la bonne voie.
Étape 3 : Fournissez les détails de la tâche
Jacob utilise les champs personnalisés de ClickUp pour attribuer des tâches, fixer des dates d'échéance et hiérarchiser le travail. Il apprécie particulièrement la facilité avec laquelle il peut glisser-déposer des colonnes pour organiser ses tâches et tenir son équipe informée.
Étape 4 : Créez votre diagramme de Gantt
Passons maintenant à l'évènement principal. Jacob clique sur la vue « Diagramme de Gantt » dans son espace de projet, et comme par magie, ClickUp visualise ses tâches sur un échéancier.
Pas besoin de plugins supplémentaires ni de configurations manuelles : ClickUp génère instantanément le diagramme de Gantt.
Étape 5 : Personnalisez votre diagramme de Gantt
Jacob personnalise son diagramme de Gantt en masquant les week-ends (Jacob est un bon manager qui croit en l'équilibre entre travail et vie privée) et en activant la fonctionnalité Reprogrammer les dépendances (Reprogrammer les dépendances), de sorte que lorsqu'une tâche est déplacée, toutes les tâches connectées s'ajustent automatiquement.
Il peut même passer d'un affichage à l'autre, par exemple entre les vues journalière, hebdomadaire ou mensuelle.
➡️ À lire également : Les 15 meilleurs modèles de diagrammes de Gantt gratuits dans Excel et ClickUp
Étape 6 : Créer des dépendances
ClickUp facilite la création de dépendances entre les tâches. Jacob n'a qu'à faire glisser une ligne d'une tâche à l'autre pour visualiser comment une tâche dépend d'une autre.
Fini les cauchemars liés à la planification manuelle ! Cela lui permet de rester au fait des tâches critiques qui pourraient avoir un impact sur l'ensemble du projet.
Étape 7 : Créer des jalons
Les jalons sont essentiels pour suivre la progression d'un projet, et Jacob les utilise pour marquer les étapes clés de son sprint.
Dans ClickUp, les jalons sont représentés par des losanges jaune vif, ce qui permet de repérer facilement les moments importants dans l’échéancier du projet.
Étape 8 : surveillez et mettez à jour votre diagramme de Gantt
Jacob déplace les tâches au fur et à mesure que le projet avance, raccourcit les délais et prolonge les échéances en quelques clics.
Il apprécie particulièrement la façon dont ClickUp reprogramme automatiquement les tâches connectées lorsque cela est nécessaire. Et grâce aux mises à jour en temps réel, Jacob et son équipe restent informés de chaque changement.
➡️ À lire également : Les 10 meilleurs logiciels gratuits pour créer des diagrammes de Gantt : guide à l'intention des chefs de projet en gestion de projet
Consultez le guide ClickUp sur la vue Gantt pour découvrir à quel point il est facile de gérer les tâches et les dépendances selon la méthodologie de gestion de projet Waterfall.
Modèle de diagramme de Gantt simple ClickUp
Pour faciliter au maximum votre apprentissage des diagrammes de Gantt, ClickUp propose une solution adaptée aux débutants : le modèle ClickUp Simple Gantt.
Ce modèle vous permet d'utiliser rapidement et facilement les diagrammes de Gantt, même si vous êtes novice sur la plateforme.
Voici ce qui le rend génial.
Le modèle Simple de diagramme de Gantt est entièrement personnalisable, vous pouvez donc l'adapter aux besoins de votre projet. Vous pouvez modifier tout, du statut des tâches aux champs personnalisés, afin de les adapter à votre flux de travail.
Avec ce modèle, vous avez également accès à trois vues différentes :
- Vue Gantt pour visualiser les échéanciers et les dépendances
- Vue Liste pour un aperçu simple des tâches
- Vue Document pour organiser toute la documentation de votre projet en un seul endroit
Vous ne pouvez pas utiliser un diagramme de Gantt sans ClickUp
Bien que d'autres outils de gestion de projet (comme Jira 👀) offrent d'excellentes fonctionnalités, aucun n'est aussi complet que ClickUp.
Avec ClickUp, vous ne disposez pas seulement d'un diagramme de Gantt, mais aussi d'une suite complète d'outils pour planifier, suivre et collaborer avec votre équipe en temps réel.
Des objectifs aux documents, en passant par les tableaux de bord et les vues personnalisées, ClickUp dispose de tout ce dont vous avez besoin pour organiser vos projets et respecter vos délais.
De plus, vous n'avez pas besoin de partir de zéro ! ClickUp propose des modèles de diagrammes de Gantt prêts à l'emploi pour tous les secteurs d'activité, ce qui vous facilite grandement la vie.
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