Mettez fin au chaos des réunions : Prendre des notes parfaites en équipe (+ une meilleure alternative)

Nous sommes tous passés par là : assister à une réunion, persuadé de se souvenir de tout, pour s'apercevoir plus tard que les détails nous échappent. Les réunions virtuelles devenant la norme et les emplois du temps chargés étant remplis d'appels successifs, il est facile de négliger des informations cruciales. 🗓️

C'est là que l'art de prendre des notes de réunion claires et exploitables devient crucial. Il vous aide à saisir les informations clés et à rester organisé et concentré sur les points essentiels.

Si vous utilisez Microsoft Teams, vous êtes déjà sur la bonne voie pour des réunions mieux organisées. Cependant, il est essentiel de capturer les insights qui feront avancer vos projets.

Dans cet article, nous vous guiderons sur la manière de prendre des notes de réunion dans Teams tout en maintenant la clarté et l'engagement tout au long de vos réunions. De plus, nous vous présenterons une façon plus intelligente de gérer vos notes. 📝

Commençons !

Comment prendre des notes de réunion en équipe ?

Avec plus de 300 millions d'utilisateurs et ce n'est pas fini, Microsoft Teams est devenue la plateforme de référence en matière de collaboration d'entreprise. Cependant, pour maximiser l'efficacité de vos réunions, il est essentiel de capturer les idées clés et les éléments d'action par le biais d'une prise de notes efficace. 📝

Voici un guide étape par étape pour vous aider à prendre de meilleures notes de réunion dans Teams :

Étape 1 : Se connecter à la plateforme de réunion Teams

il n'y a pas d'autre solution que de se connecter à la plateforme de réunion Teams Les équipes Connectez-vous à Teams via l'application de bureau ou la version web. Si vous ne connaissez pas encore la plateforme, téléchargez-la depuis le site officiel ou l'app store.

Une fois connecté, vous arriverez à votre tableau de bord, votre centre de commande pour rejoindre des réunions Teams et gérer des documents de manière transparente avec votre équipe.

Étape 2 : Organiser votre réunion Teams

il n'y a pas d'autre solution que de prendre des notes sur les réunions de l'équipe Les équipes La planification de votre réunion Teams est essentielle pour un flux de travail harmonieux. Il permet à chacun de s'aligner sur l'objectif, l'agenda et l'échéancier de la réunion. Voici comment le paramétrer :

• Accédez au 'Calendrier' pour afficher votre forfait ou planifier les réunions à venir
• Cliquez sur "Créer une nouvelle réunion " et renseignez les détails de la réunion (titre, date, heure et participants). Utilisez la fonctionnalité de périodicité pour les réunions régulières afin de gagner du temps sur les invitations répétées

la date de début de la réunion est indiquée sur l'étiquette de la réunion Les équipes

• Ajoutez un agenda de réunion dans la section détails pour guider la discussion, en vous aidant à développer les détails de la réunion et à établir une feuille de route claire pour les participants

le programme de la réunion est en cours d'élaboration et sera mis à jour au cours de l'année prochaine Les équipes

• Sélectionnez 'Envoyer' pour avertir les participants à la réunion. Teams se chargera de l'invitation à la réunion et enverra des rappels automatiques, afin que tout le monde soit prêt

Vous souhaitez préparer l'étape de la réussite avant même de commencer à prendre des notes pour la réunion ? En suivant les quelques conseils suivants règles d'étiquette pour les réunions virtuelles peuvent conduire à des sessions plus ciblées, à l'engagement des parties prenantes et à une collaboration sans faille.

Voici ce que vous pouvez faire : Partagez un agenda clair à l'avance pour que tout le monde reste aligné et concentré ✅ Encouragez les participants à couper le son lorsqu'ils ne parlent pas pour réduire les distractions 🎙️Designate un preneur de notes pour assurer l'organisation et le respect du calendrier 📝Promouvoir le partage des idées afin de s'assurer que toutes les idées clés sont prises en compte et de favoriser la collaboration

Étape 3 : Accéder à la fonctionnalité de notes de réunion de Teams

il n'y a pas d'autre solution que de prendre des notes sur les réunions Les équipes Teams dispose d'une section intégrée pour prendre et stocker des notes de réunion directement dans l'application, ce qui permet de tout centraliser.

Voici comment en tirer le meilleur parti :

• Démarrez ou rejoignez la réunion et cliquez sur l'option 'Notes' dans la barre des tâches supérieure. Si elle n'est pas visible, cliquez sur 'Plus d'actions' (les trois points)
• Utilisez le volet dédié à la prise de notes pour documenter les points et les décisions au fur et à mesure qu'ils se produisent
• Accordez aux participants les permissions nécessaires pour modifier les notes et y contribuer, afin d'assurer une collaboration en temps réel et de faciliter la prise de notesune communication plus fluide au sein de l'équipe ➡️ En savoir plus: 15 meilleures applications et outils de prise de notes IA 📝

Étape 4 : organiser et structurer vos notes

Prendre des notes de réunion n'est qu'un début ; c'est en les organisant que la magie opère.

Suivez ces conseils pour les rendre plus efficaces :

• Divisez vos notes en sections telles que "Points clés" et "Prochaines étapes" pour faciliter la consultation
• Utilisez des puces pour que vos notes puissent être scannées
• Attribuez des tâches avec des @mentions pour assurer la responsabilité

Mettez en évidence les échéances ou les informations cruciales en utilisant du texte en gras ou des étiquettes

Attribuez des étiquettes pour faciliter l'organisation : L'ajout d'étiquettes telles que #marketing, #budget ou #suivi à vos notes peut aider à catégoriser les discussions, ce qui permet de retrouver plus facilement des sujets spécifiques par la suite. C'est particulièrement utile si vous gérez plusieurs projets.

• Exemple : "#marketing Discuter de la stratégie de la campagne. #budget Présenter les projections de coûts.

Étape 5 : Partager les notes avec les participants à la réunion

Une fois la réunion terminée, assurez-vous que tout le monde est sur la même page. Vérifiez à nouveau la clarté du texte et supprimez les détails non pertinents.

• Cliquez sur 'Partager les notes' pour les envoyer à tous les participants à la réunion. Teams les lie automatiquement à la réunion dans le calendrier Teams pour pouvoir s'y référer facilement
• Attribuez des actions de suivi pour que chacun reste compte et conscient de ses responsabilités

Étape 6 : Modifier les notes de réunion après la discussion

La session est peut-être terminée, mais vos responsabilités en tant qu'organisateur de la réunion sont loin d'être terminées ! Peaufinez les notes de la réunion et ajoutez toute nouvelle idée apparue au cours de la discussion.

Voici comment vous assurer que rien n'a été oublié :

• Accédez à votre "Calendrier des équipes", recherchez la réunion passée et sélectionnez-la pour en développer les détails
• Mettez à jour ou affinez les notes en fonction des nouveaux éléments ou des précisions apportées
• Cliquez sur "Envoyer une mise à jour" pour informer les participants des dernières informations

Maintenant que nous avons vu comment prendre des notes de réunion dans Teams, affinez les notes de réunion et ajoutez tout nouvel élément apparu au cours de la discussion.

➡️ En savoir plus: Quels sont les meilleurs enregistreurs d'écran gratuits sans filigrane ?

Limites de Microsoft Teams pour la prise de notes

Bien que Teams soit un outil solide, il n'en demeure pas moins qu'il n'est pas possible d'en faire un outil de prise de notes application de messagerie pour les entreprises pour les environnements de travail télétravail et hybrides, elle présente certaines limites en matière de prise de notes. Ces difficultés peuvent vous ralentir et nuire à l'efficacité du travail d'équipe.

Voici un aperçu de quelques obstacles courants :

1. Une collaboration en temps réel limitée

Microsoft Teams permet à divers utilisateurs (avec les permissions appropriées) de modifier les notes de réunion, mais l'expérience de collaboration en direct n'est pas toujours transparente. Si un trop grand nombre de participants tentent d'apporter des modifications simultanément, la plateforme peut être lente ou ne pas capturer les mises à jour en temps réel.

Pas étonnant 59% des employés déclarent que leurs outils de collaboration, y compris Teams, ne correspondent pas à leurs flux de travail préférés. Cette déconnexion fait qu'il est plus difficile de suivre le rythme des conversations qui évoluent rapidement, ce qui entraîne des messages fragmentés, des détails manqués et de la confusion. 🤔

2. Outils de mise en forme et de modification en cours

Teams ne propose qu'une mise en forme de texte de base (gras, italique, souligné), ce qui complique l'organisation de notes détaillées. L'absence d'options de mise en forme riches telles que les tableaux, les images intégrées ou les dispositions personnalisables limite l'efficacité avec laquelle vous pouvez structurer les informations importantes.

De plus, en l'absence d'outils tels que le correcteur orthographique ou la modification en cours du contenu, les notes de réunion manquent souvent de la clarté et de l'élégance nécessaires à une documentation professionnelle. Lorsque vous traitez un projet à fort enjeu, des notes claires et professionnelles ne sont pas seulement de la documentation : elles sont le gage de votre réussite.

3. Manque d'automatisation pour les abonnements

Contrairement aux logiciels dédiés aux comptes rendus de réunion, Teams n'offre pas de fonctions intégrées permettant de convertir les notes en tâches exploitables ou d'attribuer automatiquement des responsabilités. Vous devez donc attribuer les tâches et gérer les délais manuellement, ce qui peut ralentir votre flux de travail et augmenter les risques d'erreurs.

4. Dépendance à l'égard de la plateforme

S'appuyer uniquement sur la fonctionnalité de prise de notes de Teams conduit à un verrouillage de la plateforme. Si votre organisation décide de passer à un autre outil, la migration des notes de réunion et des données historiques devient lourde et chronophage.

Cette dépendance limite votre flexibilité, ce qui complique l'adoption de nouvelles solutions mieux adaptées à l'évolution des flux de travail de votre organisation.

5. Des permissions et un contrôle d'accès rigides

Un autre problème important est que les participants externes ou invités ont besoin d'aide pour accéder aux notes de réunion pendant ou avant la réunion. Cela signifie que les clients ou les fournisseurs risquent d'être tenus à l'écart jusqu'à ce que vous partagiez les notes après la réunion.

En outre, lorsqu'une personne est ajoutée à une équipe, elle a accès à tous les fichiers, ce qui n'est pas idéal pour les organisations qui traitent des données sensibles.

Les commentaires des utilisateurs offrent des indications précieuses sur la façon dont Teams fonctionne dans différents environnements. Après avoir exploré les fils de discussion de Reddit, voici ce que nous avons découvert sur l'expérience utilisateur :

Un utilisateur a mis en évidence une importante un problème avec les réunions récurrentes :

_"Les notes de réunion ne sont pas reportées d'une réunion à l'autre. Nous avons des conférences récurrentes et il est frustrant de copier manuellement les notes d'une session à l'autre. C'est une étape en arrière pour une plateforme aussi avancée

Un autre un utilisateur a exprimé sa frustration à l'égard de ses performances et de sa facilité d'utilisation :

> "Depuis que mon équipe est passée à Teams, je suis confronté à un décalage constant, à des plantages et à des déconnexions inattendues, qui perturbent la collaboration en temps réel. L'interface est encombrée, ce qui complique la navigation pour les activités simples, et l'intégration avec Microsoft 365 semble décousue."

Même si ces restrictions ne sont pas rédhibitoires pour tous les utilisateurs, elles ralentissent tout de même votre flux de travail. 🙅

Donc, si vos projets ont besoin de plus de flexibilité, d'automatisation ou d'une meilleure collaboration, envisagez d'explorer les possibilités suivantes Les alternatives à Microsoft Teams qui peuvent améliorer votre productivité.

Prendre des notes de réunion efficacement avec ClickUp

Lorsque vos projets sont plus exigeants, vous avez besoin d'une solution de pointe. Rencontrez ClickUp -une plateforme de gestion de projet dynamique et tout-en-un qui rationalise la collaboration et stimule la productivité au sein de votre organisation.

Ce qui fait de ClickUp un changeur de jeu pour la prise de notes pilotée par l'IA, c'est sa capacité à résumer facilement les réunions, à créer des points d'action et à automatiser les flux de travail, ce qui permet à votre équipe de rester organisée et productive.

Voici un tableau comparatif pour vous permettre de comprendre les différences en un coup d'œil :

Microsoft Teams vs. ClickUp

Voici comment ClickUp peut transformer votre processus de prise de notes :

1. Gérer les notes de réunion comme un pro ClickUp Réunions redéfinit la manière dont vous documentez et gérez les discussions de votre équipe, ce qui stimule la productivité. Le menu de l'éditeur vous permet de mettre en évidence les points clés et de vous assurer que vos notes sont créatives et organisées.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss28.gif ClickUp Docs /$$img/

collaborez sur les notes de réunion, les agendas et les forfaits d'action avec ClickUp Docs_

Avec Documents ClickUp avec ClickUp Docs, vous pouvez créer des documents dynamiques pour les agendas de réunion, les notes ou les checklists de collaboration. Ses options de mise en forme de texte riche, telles que les titres, les puces, les images intégrées et les tableaux, offrent la clarté et la structure qui font souvent défaut aux plates-formes traditionnelles.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss29.gif ClickUp Brain Comment prendre des notes de réunion en équipe ? /$$img/

accélérez la prise de notes avec ClickUp Brain et transformez vos idées en contenu précis en un seul clic_

Parmi les fonctionnalités les plus remarquables de ClickUp, citons ClickUp Brain -un assistant alimenté par l'IA qui améliore la vitesse d'écriture et aiguise votre réflexion. Il est un générateur de notes efficace et analyse les points critiques pour créer des notes complètes. Il vous aide ainsi à

• Condenser de longues discussions en résumés clairs et digestes
• Mettre en évidence les résultats et les tâches importants. Créer automatiquement des listes à faire en fonction de la discussion

Utiliser votre l'agenda de la réunion comme base d'une stratégie pratique de prise de notes.

Voici en quoi il vous sera utile :

• En suivant l'agenda, vous restez sur la bonne voie et évitez les détours 🎯
• Une structure effacée aide à comprendre les discussions et les décisions prises 🔍
• Gagner du temps en référençant rapidement les points de l'agenda pour une prise de note efficace ⏳
• Encourager les contributions liées aux éléments de l'agenda stimule la collaboration 🤝

2. Utiliser des modèles de réunion préétablis

Soyons réalistes : partir d'une page blanche n'est pas toujours la façon la plus efficace de prendre des notes de réunion. C'est là que les modèles de réunion préconstruits de ClickUp s'avèrent utiles. L'une de ces options remarquables est le Modèle de notes de réunion ClickUp .

Conçu pour tout type de flux de travail, il simplifie votre méthode de prise de notes et vous aide à vous concentrer sur l'essentiel : organiser des réunions d'information productives. Il permet d'organiser chaque réunion de manière efficace grâce à des sections consacrées aux agendas, aux points clés et aux éléments d'action.

Voici pourquoi vous allez adorer ce modèle :

• Personnalisez-le en fonction des besoins de votre équipe : ajoutez des descriptions détaillées des points ou créez des ordres du jour récurrents
• Collaborez en temps réel avec les membres de votre équipe
• Transformez les notes de réunion en missions et attribuez des responsabilités pour assurer la reddition de comptes
• Permettre des abonnements et ajouter des éléments d'action sans quitter le document

Besoin d'autres modèles aussi efficaces ? Voici deux de nos favoris :

• Modèle de compte rendu de réunion ClickUp : Documentez les discussions et les décisions officielles de manière claire et formelle. Partagez le procès-verbal avec les membres de l'équipe, les parties prenantes ou les clients pour une transparence et une responsabilité totales
• Modèle de réunion ClickUp : Organisez les séminaires ou les discussions récurrentes grâce à ce modèle. Ne perdez pas de vue les objectifs, les tâches et les abonnements pour vous assurer qu'aucun détail clé n'est perdu

➡️ En savoir plus: 10 meilleurs outils d'IA pour les réunions et les assistants de réunion

3. Maintenir le flux des discussions et collaborer en toute simplicité

simplifiez la communication avec ClickUp Chat - ajoutez des notes de réunion, liez des tâches et partagez des mises à jour en un seul endroit_

ClickUp améliore la collaboration au sein des équipes en unifiant la communication et la gestion des tâches au sein d'une plateforme intuitive. Avec ClickUp Discuter , vous pouvez tenir des discussions en temps réel tout en intégrant de manière transparente le contexte dans votre flux de travail. 💬

Avant ClickUp, les réunions et les allers-retours par e-mail aboutissaient à un trou noir où les éléments restaient invisibles et sans surveillance. De ce fait, les tâches n'étaient pas examinées à temps et personne ne savait où en était le développement créatif. Désormais, tous les membres de l'équipe peuvent voir clairement quand les éléments sont dus, discuter et collaborer dans le cadre des tâches Samantha Dengate samantha Dengate, gestionnaire de projet senior chez Diggs

Dans l'ensemble, ClickUp incarne la collaboration en permettant à votre équipe de rester alignée, qu'il s'agisse de forfaits ou de brainstorming. Voici comment cela fonctionne :

ClickUp Chat est conçu pour permettre à votre équipe de rester alignée sur les projets, les échéances et les idées, le tout en un seul endroit. Voici comment il transforme les discussions en actions productives :

• Collaboration en temps réel avec SyncUps : Lancez des appels vidéo ou audio directement dans ClickUp Chat, où vous pouvez partager des écrans, lier des tâches et attribuer des commentaires instantanément. Grâce à SyncUps, vos discussions restent exploitables et connectées au travail.
• Responsabilité avec FollowUps : Marquez les messages critiques comme des FollowUps, assignez-les aux membres de l'équipe et suivez leur progression directement dans le Chat. C'est un moyen facile de s'assurer que les éléments d'action importants ne sont pas négligés.
• Restez informé grâce à l'IA CatchUp : Rattrapez rapidement les discussions manquées grâce à IA CatchUp, qui condense les longs fils de discussion en points clés. Cette fonctionnalité vous aide à trouver les étapes suivantes sans avoir à parcourir les messages passés.
• Liez directement les discussions aux tâches liées : Gardez les discussions concentrées et pertinentes en les liant à des tâches ou des projets spécifiques, afin que chaque discussion conduise à l'action.
• Attribuez des tâches aux commentaires : Transformez n'importe quel commentaire en tâche grâce à la fonctionAttribuer des commentairesles commentaires peuvent être utilisés pour aider votre équipe à rester organisée et à se concentrer sur les tâches importantes.
• Mentionnez vos coéquipiers et utilisez du texte enrichi : Faites participer les bonnes personnes aux discussions, ajoutez de la clarté grâce à la mise en forme de texte enrichi, et maintenez une communication claire et engageante.
• Collaborez de manière transparente sur les documents : Permettez à plusieurs personnes de travailler sur le même document grâce à la fonctionDétection de collaboration de ClickUp *Synchronisez les discussions avec les tâches pour un accès facile : En liant les chats directement aux tâches, ClickUp Chat permet de garder toutes les informations pertinentes accessibles sans changer d'outil.
• Organisez les discussions pour une meilleure concentration : Configurez des canaux de discussion par projet, équipe ou priorité afin que votre espace de travail reste ordonné et concentré sur ce qui compte le plus

4. Dites oui à la transcription automatisée des réunions

enregistrez, sauvegardez des fichiers et partagez des captures d'écran ou des onglets de navigateur au sein des tâches ClickUp Clips_

Pourquoi se contenter de prendre des notes quand on peut capturer toute l'expérience d'une réunion ? Avec ClickUp Clips avec ClickUp Clips, vous pouvez enregistrer des vidéos de haute qualité, sans filigrane, pendant que ClickUp Brain transcrit vos discussions avec précision. Vous pouvez ainsi accéder facilement à tous les détails, même dans des environnements bruyants ou avec des accents différents.

En outre, ClickUp University Recherche universelle vous permet de trouver n'importe quoi dans votre environnement de travail. C'est comme si vous disposiez d'un moteur de recherche personnel qui trouve du contenu dans plus de 20 applications cloud, y compris Teams, le tout en un seul endroit. Tapez un mot-clé et la Recherche universelle met en évidence chaque mention, ce qui vous permet de rester organisé sans changer de plateforme.

N'oubliez pas : Vous devez tenir compte de quelques facteurs lorsque vous utilisez l'IA pour prendre des notes de réunion. Par exemple :

Exactitude : Assurez-vous que l'outil IA capture avec précision les points clés et les décisions afin d'éviter les erreurs de communication ✅

Contexte: Fournir à l'IA un contexte ou des mots-clés spécifiques pour améliorer sa compréhension et sa pertinence par rapport à votre discussion

Review and Edit: Examinez toujours les notes générées par l'IA pour détecter d'éventuelles erreurs ou omissions avant de les partager avec les participants ✏️

Confidentialité: Veillez à la confidentialité et à la sécurité des données lorsque vous utilisez des outils d'IA pour capturer des informations sensibles

5. Tirer parti des intégrations ClickUp

Optimisez vos flux de travail et améliorez la collaboration en vous connectant à plus de 1 000 applications à l'aide de ClickUp Integrations ClickUp Intégrations vous aident à vous connecter avec plus de 1 000 applications, ce qui permet aux équipes de centraliser efficacement leurs flux de travail. Les utilisateurs peuvent rationaliser leurs processus de gestion de projet en intégrant des outils essentiels tels que Google Drive, Slack et Zoom. Cette connexion améliore la collaboration et garantit que toutes les ressources sont facilement accessibles au sein d'une même plateforme.

Par exemple, si vous souhaitez continuer à utiliser Teams, L'intégration de ClickUp avec Teams fait le lien entre la communication et la gestion des tâches. Vous pouvez bénéficier de notifications en temps réel pour les mises à jour, utiliser un déroulé de tâche riche pour le contexte lors du partage de liens, et gérer les responsabilités directement dans l'application des tâches sans changer de plateforme.

Ainsi, vous pouvez :

• Améliorer la collaboration en conservant les discussions et les tâches au même endroit
• Améliorer la productivité en accédant rapidement aux informations pertinentes sur les tâches
• Minimiser les distractions en réduisant la nécessité de passer d'une application à l'autre
• Optimiser les flux de travail en synchronisant automatiquement les mises à jour entre les deux plateformes

➡️ En savoir plus: 10 meilleures intégrations de Microsoft Teams pour la collaboration

Faites passer vos sessions de réunion au niveau supérieur avec ClickUp

Bien que Microsoft Teams soit devenu un incontournable pour de nombreuses équipes, il est important de reconnaître qu'il a des limites, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer votre flux de travail et votre collaboration dans leur ensemble. De la communication fragmentée et des fonctionnalités de prise de notes basiques aux défis de la collaboration en temps réel et de la flexibilité de l'intégration, de nombreux utilisateurs aspirent à une solution plus cohérente.

C'est pourquoi ClickUp offre la mise à niveau parfaite. Avec le Chat alimenté par l'IA, les notes, les modèles personnalisables et la coordination fluide avec Teams, ClickUp transforme l'ensemble de votre flux de travail.

Alors, pourquoi se contenter de moins ? Ne laissez pas le chaos d'outils disparates vous freiner. Inscrivez-vous sur ClickUp et faites l'expérience de la différence ! 🚀