Avez-vous déjà essayé d'exporter des données de SharePoint vers Excel, pour finalement être confronté à des problèmes de mise en forme et à des informations manquantes ? Vous n'êtes pas le seul.
De nombreux utilisateurs sont confrontés à cette difficulté lorsqu'ils analysent leurs données. Pour exporter des données de SharePoint en toute simplicité, il ne suffit pas d'appuyer sur « Exporter ».
Découvrons comment exporter une liste SharePoint vers Excel et comment contourner les difficultés courantes liées à ce processus. Nous explorerons également comment l'adoption de solutions alternatives peut améliorer votre expérience en matière de gestion des données.
Quand exporter des listes SharePoint vers Excel ?
Excel est un outil de gestion du travail très apprécié des étudiants, des professionnels et des organisations. Généralement utilisé pour la gestion et l'analyse simples de données, sa polyvalence et sa convivialité ont conduit à l'utilisation d'Excel même pour la gestion de projet.
L'exportation de données vers Excel à partir d'autres applications moins flexibles aide souvent les utilisateurs à mieux les mettre en forme, les traiter et les analyser.
Voici quelques scénarios dans lesquels les utilisateurs choisissent généralement d'exporter des données. Comprendre ces situations vous permettra de prendre des décisions éclairées pour répondre à vos besoins en matière de gestion des données.
Manipulation avancée des données
SharePoint est un excellent outil pour gérer des tâches de base telles que le partage de documents, la collaboration et le contrôle des versions au sein d'une équipe. Son intégration à Microsoft 365 le rend idéal pour stocker et organiser des informations entre différents projets, mais ses capacités sont davantage adaptées à ces tâches simples.
Excel est particulièrement performant lorsqu'il s'agit de traiter des calculs complexes, d'analyser des données détaillées et de gérer des bases de données sophistiquées. Par exemple, si vous gérez des données financières ou effectuez des analyses statistiques, Excel offre des fonctions avancées telles que les tableaux croisés dynamiques, la fonction RECHERCHEV et des formules complexes qui permettent de traiter facilement de grands ensembles de données.
De plus, lorsque vos données sont réparties dans plusieurs listes et bibliothèques de documents, leur exportation vers Excel vous permet de disposer d'un emplacement centralisé pour l'analyse et la création de rapports. Utilisez des fonctionnalités telles que la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les points de données importants dans votre fichier Excel, afin que les informations essentielles ressortent clairement.
Partage avec des utilisateurs externes
Dans le cadre de projets collaboratifs, vous pouvez être confronté à des situations où tous les membres de l'équipe ou les parties prenantes externes n'ont pas accès à SharePoint. Bien que SharePoint prenne en charge le partage externe, cela nécessite souvent de gérer les permissions ou de configurer des accès supplémentaires, ce qui peut ralentir les choses, en particulier si les utilisateurs ne disposent pas de comptes Microsoft ou sont confrontés à des problèmes de compatibilité. Cela peut constituer un défi lors du partage de listes ou de données importantes.
Excel offre une plus grande flexibilité dans le partage des données. Vous pouvez envoyer des fichiers par e-mail, via des services cloud tels que OneDrive ou des outils tiers sans vous soucier des restrictions de SharePoint. Les destinataires peuvent facilement interagir avec les données, même s'ils n'utilisent pas SharePoint. Excel Online prend également en charge la collaboration en temps réel, offrant une expérience fluide sans obstacle d'accès, mais il est important de trouver un équilibre entre flexibilité et sécurité dans les environnements sensibles.
Sauvegarde et archivage
Vous avez besoin d'un aperçu rapide de vos données à un moment donné ? L'exporter vers Excel est un excellent moyen de la sauvegarder et de la consulter à nouveau. Vous pouvez suivre les modifications, gérer différentes versions de vos analyses et revenir aux versions précédentes si nécessaire. Cela est particulièrement utile si vous travaillez avec des parties prenantes externes qui peuvent avoir besoin de données historiques ou qui doivent examiner l'évolution des analyses. Alors que SharePoint offre un contrôle des versions, Excel permet un contrôle plus précis des ensembles de données et des calculs individuels.
Affichage personnalisé des données
Chaque projet peut nécessiter différentes perspectives sur les mêmes données. En exportant vers Microsoft Excel, vous pouvez créer des vues personnalisées qui se concentrent sur des indicateurs clés de performance (KPI) ou des phases de projet spécifiques. Cela garantit que les parties prenantes ne voient que les informations pertinentes, sans être distraites par des données non pertinentes.
Accès hors ligne
Lorsque vous exportez vos données SharePoint vers Excel, vous bénéficiez d'un accès hors ligne. Cela est particulièrement avantageux pour les membres de l'équipe qui ne disposent pas d'une connexion Internet fiable ou qui travaillent à des emplacements éloignés. Ils peuvent ainsi manipuler et analyser les données sans dépendre d'une liste SharePoint en ligne.
En résumé, l'option d'exportation est la meilleure solution si vous avez besoin d'un meilleur contrôle sur vos données ou si vous souhaitez les mettre à la disposition d'autres personnes en dehors de votre écosystème SharePoint.
Passons maintenant directement à la procédure d'exportation d'une liste SharePoint vers Excel.
À lire également : Les 10 meilleures alternatives et concurrents de SharePoint
Comment exporter des listes SharePoint vers Excel
Commençons par répondre à la question la plus importante. Non, vous n'aurez besoin d'aucun outil sophistiqué ni logiciel tiers, seulement SharePoint et Excel.
Voici un guide étape par étape sur la manière d'exporter des listes SharePoint vers un classeur Excel :
- Sélectionnez la liste SharePoint : commencez par ouvrir le site SharePoint et sélectionnez la liste spécifique que vous souhaitez exporter.
- Exporter vers Excel : cliquez sur l'option Exporter dans la barre de commandes en haut. Ensuite, sélectionnez l'option Exporter vers Excel dans le menu déroulant qui s'affiche.
- Télécharger le fichier IQY : Enregistrez le fichier à l'aide des options de la boîte de dialogue Téléchargement de fichier. Cette action téléchargera le fichier sur votre système local. Le fichier téléchargé est un fichier de requête Web qu'Excel utilise pour récupérer les données depuis SharePoint.
- Importer des données SharePoint : ouvrez le fichier IQY dans Excel après l'avoir téléchargé, puis cliquez sur Activer dans l'invite qui s'affiche. Cela permettra à Excel de remplir le classeur Excel avec les données de la liste SharePoint.
- Enregistrez votre fichier Excel : enregistrez le fichier au format XLSX une fois l’exportation des données vers Excel réussie.
Vous êtes désormais libre de manipuler, d'analyser et de partager vos données comme vous le souhaitez.
Problèmes courants liés à SharePoint
Voici quelques-uns des problèmes les plus courants rencontrés par les utilisateurs lors de l'utilisation de SharePoint et de son intégration avec Excel.
Problèmes d'intégrité des données
Notez que lors de l'exportation de grands ensembles de données, il peut arriver que certains champs soient manquants ou que certaines données soient corrompues, en particulier si la liste contient des métadonnées complexes ou des colonnes personnalisées. Vérifiez vos données après l'exportation pour vous assurer que tout a été correctement transféré.
Problèmes d'actualisation dans Excel
Si vous exportez régulièrement des données dynamiques qui sont fréquemment mises à jour dans SharePoint, vous risquez de rencontrer des problèmes avec la capacité d'Excel à actualiser les données. La connexion unidirectionnelle entre SharePoint et Excel n'est pas toujours parfaite : il peut être nécessaire de synchroniser vos données de manière manuelle.
Permissions restreintes
Tous les utilisateurs SharePoint ne disposent pas des mêmes permissions. Cela peut compliquer l'exportation pour ceux qui ont accès aux fichiers mais ne sont pas administrateurs du site. Assurez-vous que les utilisateurs qui ont besoin d'exporter des données disposent des permissions appropriées afin d'éviter toute confusion et tout obstacle.
Formatage limité
Lorsque SharePoint exporte les données vers Excel, il ne transfère pas toujours les formats tels que les codes couleur, les filtres, les règles de mise en forme conditionnelle ou les largeurs de colonne personnalisées. Ce manque de transfert transparent peut entraîner des incohérences dans la présentation. Par conséquent, vous devrez peut-être consacrer plus de temps à la réorganisation et à la mise en forme manuelles des données. Cela ralentit votre flux de travail.
Expérience utilisateur incohérente pour les utilisateurs
Les utilisateurs peuvent rencontrer des niveaux de performance variables lorsqu'ils accèdent à SharePoint à partir de différents navigateurs Web. Cette incohérence peut affecter l'affichage des données ou les fonctions disponibles. Pour éviter toute complication inattendue, il est essentiel de normaliser l'utilisation des navigateurs au sein des équipes.
Bien que ces difficultés puissent être frustrantes, connaître et mettre en œuvre des astuces Excel avancées peut faire toute la différence.
💡Conseil de pro : Power Automate de Microsoft vous permet de configurer des flux qui automatisent le processus d'exportation des listes SharePoint vers Excel.
Nous avons également d'autres recommandations à vous proposer si vous souhaitez regrouper toutes vos données au même endroit sans avoir à passer par des procédures d'exportation et d'importation complexes.
Rejoignez la réunion sur ClickUp : l'alternative tout-en-un à SharePoint et Excel
SharePoint et Excel ont chacun leurs points forts : SharePoint est idéal pour la gestion de documents et la collaboration, tandis qu'Excel est parfaitement adapté à la manipulation et à l'analyse de données.
Mais ne serait-il pas plus simple d'accéder à ces deux fonctionnalités sur une seule et même plateforme ?
Si vous vous demandez comment cela est possible, la réponse est simple. Avec ClickUp.
Grâce à sa solution de gestion de projet tout-en-un, ClickUp facilite la vie des travailleurs du savoir comme vous, en vous permettant de gérer des projets, de collaborer avec votre équipe et d'analyser des données de manière transparente, le tout en un seul endroit.
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment ClickUp excelle (sans jeu de mots) en vous offrant le meilleur des deux mondes.
À lire également : Les 11 meilleures alternatives et concurrents d'Excel (fonctionnalités, avantages, inconvénients, tarifs)
Plateforme de gestion de projet ClickUp
La plateforme de gestion de projet ClickUp vous permet de créer des flux de travail personnalisés adaptés aux besoins spécifiques de vos projets, à l'instar des capacités organisationnelles de SharePoint.
Vues ClickUp
Cependant, ClickUp va encore plus loin en proposant des vues personnalisables telles que des listes, des tableaux, des diagrammes de Gantt et des vues Gantt, vous permettant de visualiser les tâches, les échéances et les dépendances d'une manière qui convient au flux de travail de votre équipe, que vous gériez des tâches simples ou des projets complexes.
Avec plus de 15 vues ClickUp, vous pouvez faire avancer vos projets sans être distrait par l'utilisation de plusieurs outils.
Tableaux de bord ClickUp
Contrairement à Excel, qui nécessite l'exportation des données pour une analyse approfondie, les fonctionnalités intégrées de reporting et d'analyse de ClickUp fournissent des informations en temps réel sans aucune difficulté. Vous pouvez suivre les indicateurs clés, surveiller les performances des projets et générer des rapports détaillés directement depuis la plateforme.
Les tableaux de bord ClickUp vous aident à visualiser la progression de votre équipe, vous permettant ainsi de rester informé et de prendre des décisions basées sur des données, que ce soit pour optimiser vos ressources ou améliorer la collaboration.
Tâches ClickUp
De plus, ClickUp simplifie la gestion des tâches grâce à des fonctionnalités qui transforment vos listes en éléments exploitables au sein de la même plateforme.
ClickUp Tasks offre un moyen efficace d'attribuer, de suivre et de collaborer sur des tâches, garantissant ainsi que votre liste de tâches reste organisée et contextualisée. Vous pouvez facilement attribuer des tâches à des membres spécifiques de l'équipe, définir des priorités et fixer des dates d'échéance afin que chacun reste responsable et respecte le calendrier. Grâce aux dépendances entre les tâches, vous pouvez même gérer le flux de travail afin de vous assurer que les tâches sont accomplies dans le bon ordre.
Chaque tâche fait office de hub contenant toutes les informations pertinentes dont votre équipe a besoin. Vous pouvez ajouter des pièces jointes directement aux tâches, qu'il s'agisse de documents, d'images ou de liens, afin que les ressources importantes soient toujours à portée de main. Cela réduit le besoin de rechercher des fichiers sur plusieurs plateformes, tout en gardant tout connecté et accessible.
Grâce à ClickUp, toutes nos équipes peuvent désormais consulter l'ensemble de leur travail en un seul endroit. Plus besoin de passer d'un outil à l'autre !
Grâce à ClickUp, toutes nos équipes peuvent désormais consulter l'ensemble de leur travail en un seul endroit. Plus besoin de passer d'un outil à l'autre !
Grâce aux tableaux de bord puissants, à la gestion flexible des tâches et aux vues personnalisables de ClickUp, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités de SharePoint pour la collaboration et d'Excel pour le suivi et l'analyse, le tout rationalisé dans une plateforme unique et facile à utiliser.
À lire également : 11 modèles gratuits de gestion des tâches dans ClickUp et Excel
Le modèle de liste de tâches quotidiennes ClickUp
Grâce au modèle de liste de tâches quotidiennes ClickUp, vous n'aurez plus besoin des listes SharePoint pour assurer le suivi de vos objectifs quotidiens.
Ce modèle vous aide à hiérarchiser les tâches importantes de votre journée, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce qui compte le plus.
Le modèle comprend des statuts personnalisés pour marquer les tâches comme à faire, en cours ou achevées. Il intègre un compteur de séries pour vous motiver davantage à cocher vos tâches de manière régulière. Vous pouvez également améliorer le suivi quotidien de vos tâches grâce à des rappels automatisés, des notes, un suivi de la progression, des libellés et bien plus encore, directement dans ClickUp.
À lire également : 20 modèles gratuits pour la gestion de projet
Transformer les listes SharePoint en informations exploitables
L'exportation de listes SharePoint vers Excel est un moyen d'améliorer vos capacités de gestion des données.
Grâce aux fonctionnalités avancées d'Excel en matière de manipulation, de visualisation et de partage des données, vous pouvez surmonter certaines des difficultés associées à SharePoint. Cependant, passer constamment d'un outil à l'autre peut vous ralentir. Pour travailler de manière vraiment plus efficace, vous avez besoin d'une plateforme intégrée où tout s'articule de manière transparente.
ClickUp est conçu pour cela. Grâce à cet outil de productivité complet, vous pouvez regrouper vos tâches, gérer vos données et collaborer avec votre équipe. Mieux encore, vous pouvez faire tout cela sans avoir à activer/désactiver des plateformes. En regroupant tout votre travail au même endroit, vous pouvez vous concentrer sur l'essentiel : accomplir vos tâches plus rapidement et plus efficacement.
Améliorez votre façon de travailler en commençant dès aujourd'hui votre essai gratuit de ClickUp!