Avez-vous déjà essayé d'exporter des données de SharePoint vers Excel, pour vous heurter à des problèmes de mise en forme et à des informations manquantes ? Vous n'êtes pas le seul.
De nombreux utilisateurs sont confrontés à cet obstacle lorsqu'ils analysent leurs données. Exporter des données de manière transparente à partir de SharePoint ne se limite pas à cliquer sur " Exporter "
Nous allons voir comment exporter une liste SharePoint vers Excel et comment vous pouvez travailler autour des défis communs du processus. Nous verrons également comment l'adoption de solutions alternatives peut améliorer votre expérience en matière de gestion des données.
Quand exporter des listes SharePoint vers Excel ?
Excel est un outil de gestion du travail populaire parmi les étudiants, les professionnels et les organisations. Généralement utilisé pour la gestion et l'analyse de données simples, sa polyvalence et sa convivialité ont conduit à.. Excel est même utilisé pour la gestion de projet .
L'exportation de données vers Excel à partir d'autres applications moins flexibles permet souvent aux utilisateurs de mieux les mettre en forme, les traiter et les analyser.
Voici quelques scénarios dans lesquels les utilisateurs choisissent généralement d'exporter des données. Comprendre ces situations vous permettra de prendre des décisions éclairées pour répondre à vos besoins en matière de gestion des données.
Manipulation avancée des données
SharePoint est un excellent outil pour gérer les tâches de base telles que le partage de documents, la collaboration et le contrôle des versions au sein d'une équipe. Son intégration à Microsoft 365 le rend idéal pour le stockage et l'organisation des informations à travers les projets, mais ses capacités sont plus adaptées à ces tâches simples.
Excel est supérieur lorsqu'il s'agit de gérer des calculs complexes, des analyses détaillées de données et des tâches sophistiquées gestion de bases de données sophistiquées . Par exemple, si vous gérez des données financières ou effectuez des analyses statistiques, Excel offre des fonctions avancées telles que les tableaux croisés dynamiques, VLOOKUP et des formules complexes qui permettent de traiter facilement de grands ensembles de données.
De même, lorsque vos données sont réparties dans plusieurs listes et bibliothèques de documents, l'exportation vers Excel vous permet de disposer d'un endroit centralisé pour l'analyse et les rapports. Utilisez des fonctionnalités telles que la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les points de données importants dans votre fichier Excel, afin de faire ressortir les informations essentielles.
Partage avec des utilisateurs externes
Dans le cadre de projets collaboratifs, il peut arriver que tous les membres de l'équipe ou les parties prenantes externes n'aient pas accès à SharePoint. À l'heure actuelle, SharePoint fait l'objet d'une assistance pour le partage externe, mais il est souvent nécessaire de gérer les permissions ou de paramétrer des accès supplémentaires, ce qui peut ralentir les choses, en particulier si les utilisateurs n'ont pas de compte Microsoft ou s'ils sont confrontés à des problèmes de compatibilité. Cela peut constituer un défi lors du partage de listes ou de données importantes.
Excel offre une plus grande flexibilité en matière de partage de données. Vous pouvez envoyer des fichiers par e-mail, via des services cloud comme OneDrive ou des outils tiers sans vous soucier des restrictions imposées par SharePoint. Les destinataires peuvent facilement interagir avec les données, même s'ils n'utilisent pas SharePoint. Excel Online assiste également la collaboration en temps réel, offrant une expérience transparente sans obstacles d'accès, bien qu'il soit important d'équilibrer la flexibilité avec la sécurité dans les environnements sensibles.
Sauvegarde et archivage
Vous avez besoin d'un aperçu rapide de vos données à un moment donné ? Les exporter dans Excel est un excellent moyen de les sauvegarder et de les consulter à nouveau. Vous pouvez suivre les modifications, gérer différentes versions de vos analyses et revenir aux versions précédentes si nécessaire. Ceci est particulièrement utile si vous travaillez avec des parties prenantes externes qui peuvent avoir besoin de données historiques ou qui ont besoin de revoir comment les analyses ont évolué. Alors que SharePoint offre un contrôle des versions, Excel permet un contrôle plus granulaire des paramètres et des calculs individuels.
Affichage personnalisé des données
Chaque projet peut nécessiter des perspectives différentes sur les mêmes données. En exportant vers Microsoft Excel, vous pouvez créer des affichages personnalisés qui se concentrent sur des indicateurs clés de performance ou des phases de projet spécifiques. Cela garantit que les parties prenantes ne voient que les informations pertinentes, sans le bruit des données sans rapport avec le projet.
Accès hors ligne
Lorsque vous exportez vos données SharePoint vers Excel, vous bénéficiez d'un accès hors ligne. Ceci est particulièrement avantageux pour les membres de l'équipe qui n'ont pas de connexion internet fiable ou qui travaillent dans des emplacements télétravaillés. Ils peuvent toujours manipuler et analyser les données sans dépendre d'une liste SharePoint en ligne.
En résumé, l'option d'exportation est la meilleure solution si vous avez besoin de plus de contrôle sur vos données ou si vous souhaitez les mettre à la disposition d'autres personnes en dehors de votre écosystème SharePoint.
Voyons maintenant comment exporter une liste SharePoint vers Excel.
À lire aussi : 10 meilleures alternatives et concurrents à SharePoint
Comment exporter des listes SharePoint vers Excel
Répondons d'abord à la question la plus importante. Non, vous n'aurez pas besoin d'outils sophistiqués ou de logiciels tiers, mais seulement de SharePoint et d'Excel.
Voici un guide étape par étape sur la façon d'exporter des listes SharePoint vers un classeur Excel :
- Sélectionner la liste SharePoint: Commencez par ouvrir le site SharePoint et sélectionnez la liste spécifique que vous souhaitez exporter
- Exporter vers Excel: Cliquez sur l'option Exporter dans la barre de commande en haut. Ensuite, sélectionnez l'option Exporter vers Excel dans le menu déroulant qui en résulte
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-804.png Exporter vers Excel /$$$img/
via Microsoft
- Télécharger le fichier IQY: Enregistrez le fichier en utilisant les options de la boîte de dialogue Téléchargement de fichier. Cette action téléchargera le fichier sur votre système local. Le fichier téléchargé est un fichier de requête web qu'Excel utilise pour récupérer les données de SharePoint
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-12.jpeg Télécharger le fichier IQY /$$img/
via MSSQLTips
- Importer les données SharePoint: Ouvrez le fichier IQY dans Excel après l'avoir téléchargé et cliquez sur Enable dans l'invite qui en résulte. Cela permettra à Excel de remplir les données de la liste SharePoint dans le classeur Excel
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-805.png Importer les données SharePoint /$$$img/
- Sauvegardez votre fichier Excel: Sauvegardez le fichier en tant que fichier XLSX une fois que les données ont été exportées avec succès vers Excel
Vous êtes maintenant libre de manipuler, d'analyser et de partager vos données comme bon vous semble.
Common SharePoint Pain Points
Voici quelques-uns des problèmes les plus courants auxquels les utilisateurs sont confrontés lors de l'utilisation de SharePoint et de son intégration avec Excel.
Problèmes d'intégrité des données
Parfois, lors de l'exportation d'ensembles de données plus importants, notez que vous pouvez rencontrer des champs manquants ou des données corrompues, en particulier si la liste comprend des métadonnées complexes ou des colonnes personnalisées. Vérifiez à nouveau vos données après l'exportation pour vous assurer que tout a été correctement transféré.
Problèmes d'actualisation d'Excel
Si vous exportez régulièrement des données dynamiques qui sont fréquemment mises à jour dans SharePoint, vous pourriez rencontrer des problèmes avec la capacité d'Excel à actualiser les données. La connexion unidirectionnelle entre SharePoint et Excel n'est pas toujours parfaite - maintenir vos données synchronisées peut nécessiter des actualisations manuelles.
Permissions restreintes
Tous les utilisateurs de SharePoint n'ont pas les mêmes permissions. Cela peut rendre l'exportation difficile pour ceux qui ont accès aux fichiers mais ne sont pas administrateurs du site. Assurez-vous que les utilisateurs qui ont besoin d'exporter des données disposent des permissions appropriées afin d'éviter toute confusion et tout blocage.
Mise en forme limitée
Alors que SharePoint exporte les données vers Excel, le formatage n'est pas toujours transféré, comme le code couleur, les filtres, les règles de formatage conditionnel ou les largeurs de colonne personnalisées. Cette absence de transfert transparent peut entraîner des incohérences dans la présentation. En conséquence, vous devrez peut-être consacrer plus de temps à réorganiser et à mettre en forme les données manuellement. Cela ralentit votre flux de travail.
Expérience utilisateur incohérente
Les utilisateurs peuvent rencontrer des niveaux de performance variables lorsqu'ils accèdent à SharePoint à partir de différents navigateurs web. Cette incohérence peut affecter l'affichage des données ou les fonctions disponibles. Pour éviter des complications inattendues, il est essentiel de standardiser l'utilisation des navigateurs au sein des équipes.
Bien que ces points de douleur puissent être frustrants, le fait de connaître et d'implémenter des solutions avancées d'optimisation de l'utilisation des navigateurs est un atout majeur Excel hacks peuvent faire toute la différence.
💡Pro Tip: Power Automatisation de Microsoft vous permet de mettre en place des paramètres de flux qui automatisent le processus d'exportation des listes SharePoint vers Excel.
Nous avons également quelques recommandations alternatives, si vous souhaitez avoir toutes vos données en un seul endroit sans procédures complexes d'exportation et d'importation.
Rencontre avec ClickUp : L'alternative tout-en-un à SharePoint et Excel
SharePoint et Excel ont chacun leurs points forts : SharePoint est idéal pour la gestion des documents et la collaboration, et Excel est bien adapté à la manipulation et à l'analyse des données.
Mais ne serait-il pas plus facile d'accéder à ces deux fonctionnalités sur une seule plateforme ?
Si vous vous demandez comment cela est possible, la réponse est simple. Avec ClickUp .
Avec sa solution de gestion de projet tout-en-un, ClickUp facilite la vie des travailleurs du savoir comme vous, en vous permettant de gérer des projets, de collaborer avec votre équipe et d'analyser des données de manière transparente, le tout en un seul endroit.
Lisez la suite pour savoir comment ClickUp excelle (jeu de mots) à vous apporter le meilleur des deux mondes.
**A lire également Top 11 Excel Alternatives et Concurrents (fonctionnalités, avantages, inconvénients, prix)
Plate-forme de gestion de projet de ClickUp Plate-forme de gestion de projet de ClickUp vous permet de créer des flux de travail personnalisés adaptés aux besoins uniques de votre projet, à l'instar des capacités organisationnelles de SharePoint.
ClickUp Affiches
Cependant, ClickUp va plus loin en offrant des vues personnalisables telles que des listes, des tableaux et des diagrammes de Gantt, vous permettant de visualiser les tâches, les délais et les dépendances d'une manière adaptée au flux de travail de votre équipe, que vous gériez des tâches simples ou des projets complexes.
Avec plus de 15 Affichages ClickUp vous pouvez faire avancer vos projets sans avoir à jongler avec plusieurs outils.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-87.gif ClickUp Vues : comment exporter une liste Sharepoint vers Excel ? /$$img/
Créez des listes et transformez-les en informations exploitables en un seul endroit avec ClickUp
Tableaux de bord ClickUp
Contrairement à Excel, qui nécessite l'exportation de données pour une analyse approfondie, les fonctionnalités intégrées de rapports et d'analyse de ClickUp fournissent des aperçus en temps réel sans tracas. Vous pouvez suivre les indicateurs clés, surveiller la performance des projets et générer des rapports détaillés directement à partir de la plateforme.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-806.png Tableau de bord ClickUp : comment exporter une liste sharepoint vers excel /$$img/
Gérer et surveiller les charges de travail, la performance des tâches et les résultats des projets en un seul endroit avec les tableaux de bord ClickUp personnalisés Tableaux de bord ClickUp aident à visualiser la progression de l'équipe, ce qui vous permet de rester informé et de prendre des décisions fondées sur des données, qu'il s'agisse d'optimiser les ressources ou d'améliorer la collaboration.
Tâches ClickUp
En outre, ClickUp simplifie la gestion des tâches grâce à des fonctionnalités qui transforment vos listes en éléments exploitables au sein d'une même plateforme. Tâches ClickUp offrent un moyen efficace d'assigner, de contrôler et de collaborer sur les tâches, garantissant que votre liste à faire reste organisée et contextualisée. Vous pouvez facilement assigner des tâches à des membres spécifiques de l'équipe, fixer des priorités et définir des dates d'échéance pour que tout le monde reste responsable et sur la bonne voie. Grâce aux dépendances, vous pouvez même gérer le flux de travail pour vous assurer que les tâches sont achevées dans la bonne commande.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-807.png ClickUp Tasks : comment exporter une liste sharepoint vers excel /$$img/
Utilisez ClickUp Tasks pour transformer vos tâches en éléments achevés, avec des détails tels que les types de tâches, les dépendances, les priorités et la documentation contextuelle
Chaque tâche agit comme un hub centralisé contenant tous les détails pertinents dont votre équipe a besoin. Vous pouvez ajouter des pièces jointes directement aux tâches, qu'il s'agisse de documents, d'images ou de liens, afin que les ressources importantes soient toujours à portée de main. Cela réduit la nécessité de rechercher des fichiers sur plusieurs plateformes, en gardant tout connecté et accessible.
Grâce à ClickUp, toutes nos équipes ont accès à un seul endroit pour l'ensemble de leur travail. Plus besoin de changer d'outil!
Alex, directeur technique chez Liquid Barcodes
Grâce aux tableaux de bord puissants, à la gestion flexible des tâches et aux vues personnalisables de ClickUp, vous bénéficiez de toutes les fonctions de SharePoint pour la collaboration et d'Excel pour le suivi et l'analyse, le tout intégré dans une plateforme unique et facile à utiliser.
**A lire également 11 modèles gratuits de gestion des tâches sous ClickUp et Excel
Le modèle ClickUp de liste à faire au quotidien
Avec le modèle Modèle de liste quotidienne à faire de ClickUp avec ClickUp Daily To-Do List, vous n'aurez plus besoin de listes SharePoint pour garder le cap tout en suivant vos objectifs quotidiens.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-808.png Modèle de liste quotidienne à faire de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-3k53b9a&department=personal-use Télécharger ce modèle /$$cta/
Ce modèle vous aide à hiérarchiser les tâches importantes de votre journée, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus et de le poursuivre.
Le modèle est doté d'états personnalisés permettant de marquer les tâches comme étant à faire, en progression ou achevées. Un compteur d'heures de travail est intégré pour vous donner une dose supplémentaire de motivation lorsque vous cochez vos tâches de manière cohérente. Vous pouvez également améliorer votre suivi quotidien des tâches grâce à des rappels automatisés, des notes, un suivi de la progression, des libellés et bien plus encore, directement dans ClickUp.
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Transformer les listes Sharepoint en informations exploitables
L'exportation de listes SharePoint vers Excel est un moyen d'améliorer vos capacités de gestion des données.
Grâce aux fonctionnalités avancées d'Excel pour la manipulation, la visualisation et le partage des données, vous pouvez surmonter certains des défis associés à SharePoint. Cependant, le fait de passer constamment d'un outil à l'autre peut vous ralentir. Pour travailler vraiment plus efficacement, vous avez besoin d'une plateforme intégrée où tout s'imbrique de manière transparente.
ClickUp est conçu pour faire cela. Avec un outil de productivité aussi complet, vous pouvez consolider les tâches, gérer les données et collaborer avec votre équipe. Le plus intéressant, c'est que vous pouvez faire tout cela sans avoir à activer/désactiver plusieurs plateformes. Le fait d'avoir tout votre travail en un seul endroit vous permet de vous concentrer sur l'essentiel : faire le travail plus rapidement et plus efficacement.
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