Lorsqu'il s'agit de gérer plusieurs tâches simultanément, s'appuyer sur une liste mentale de choses à faire ou les noter dans un carnet obscur peut conduire au désastre.
Avant même de s'en rendre compte, les échéances sont passées et les tâches restent là, oubliées, jusqu'à ce qu'elles deviennent des obstacles à des projets cruciaux.
Une solution plus efficace ? L'organigramme "Getting Things Terminé" (GTD). Il s'agit d'un diagramme visuel permettant de planifier et de suivre les tâches que vous êtes censé achever.
Facile à mettre en œuvre, l'organigramme GTD est de plus en plus utilisé sur les lieux de travail par les adeptes de la productivité, les professionnels et les particuliers pour gagner en efficacité.
Nous allons vous présenter les bases de la méthode GTD, puis vous montrer comment en réaliser un à l'aide de ClickUp.
Qu'est-ce que la méthode "Getting Things Terminé" (GTD) ?
La méthode "Getting Things Terminé" (GTD) a été conçue par David Allen pour aider à gérer plus efficacement les tâches, les projets et les validations. Ses principes de base consistent à capturer toutes les tâches et les idées dans un système externe, à les organiser en étapes réalisables et à les travailler systématiquement afin de réduire le stress et d'améliorer la concentration.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-11.jpeg La couverture du livre Getting Things Terminé de David Allen /$$img/
via Google Books Examinons les principes clés de la méthode GTD qui vous aident à devenir une superstar de la productivité.
Principes clés de l'organigramme GTD
Capture
Rassemblez toutes les tâches, idées et validations dans un système externe (carnet de notes, application) plutôt que d'essayer de les garder en tête.
📚Exemple : Imaginez que vous êtes en réunion et que vous vous souvenez soudain que vous devez prendre rendez-vous chez le dentiste. Au lieu d'essayer de vous en souvenir plus tard, vous le notez rapidement dans un application d'agenda quotidien .
Clarifier
Décidez de la signification de chaque élément capturé et de l'action que vous devez entreprendre pour terminer la tâche.
📚Exemple: Pour une tâche, "terminer le rapport de projet", vous devez clarifier les étapes suivantes telles que "rechercher des données" ou "rédiger un projet". Utiliser les modèles de gestion des tâches pour standardiser les étapes de chaque processus de la méthode GTD.
Organiser
Placez les éléments là où ils doivent être. Vous pouvez ajouter des tâches à votre calendrier, à votre liste de tâches ou des fichiers de référence à la liste de projets.
📚Exemple: "Acheter des courses" va dans la "liste des courses" et "rédiger un rapport de projet" va dans la liste des "projets de travail". Utiliser le modèles GTD gratuits pour automatiser la collecte, l'organisation et la hiérarchisation des tâches tout en suivant la progression de chaque étape.
Réfléchir
Revoyez et mettez à jour régulièrement vos listes afin de ne pas perdre de vue vos échéances.
📚Exemple: À la fin de chaque semaine, à l'aide d'une application GTD -revoyez votre liste à faire, ajustez les délais et cochez les tâches achevées. Vous éviterez ainsi d'encombrer votre organigramme GTD.
Engagez-vous
Utilisez votre système organisé pour passer à l'action et achever les tâches.
📚Exemple: Maintenant que vous avez capturé et organisé vos tâches, construire un système GTD efficace pour faire les choses terminées. Suivez les "étapes suivantes" de la liste pour rester sur la bonne voie.
Avantages de la mise en œuvre de l'organigramme GTD
Hiérarchisation des tâches
Le traitement GTD vous aide à décomposer les tâches en prochaines étapes gérables. Cela vous donne un aperçu clair de vos projets et vous permet de classer les tâches par ordre de priorité en fonction de l'urgence et de l'importance.
Meilleure gestion du temps
Vous pouvez organiser les tâches en catégories exploitables telles que les tâches à faire, à venir et achevées. La méthode GTD vous aide à à terminer chaque tâche plus rapidement car les étapes suivantes vous sont présentées.
Amélioration de la définition des objectifs
Classez les tâches en fonction de leur contribution à des objets plus vastes au lieu de vous concentrer sur des tâches individuelles isolées.
Par instance, une tâche simple comme "écrire un e-mail à un client" peut faire partie d'un objectif plus large, comme "augmenter la fidélisation des clients de 10 % ce trimestre"
Une étape importante dans la création de Objectifs professionnels SMART est de visualiser comment chaque action s'inscrit dans un objectif plus large.
Amélioration de la prise de décision
Lorsque vos tâches sont capturées et organisées via le processus GTD, vous prenez de meilleures décisions sur ce sur quoi vous devez vous concentrer ensuite.
Avec moins de distractions et un système bien structuré, vos choix seront basés sur les priorités, les délais et les objectifs plutôt que sur l'intuition, ce qui conduit à des résultats plus efficaces.
Un meilleur sentiment de contrôle
L'un des principaux avantages du processus GTD est qu'il vous donne un meilleur sentiment de contrôle sur votre charge de travail.
Comprendre la méthodologie "Getting Things Terminé" (GTD)
Les principaux éléments de la méthode GTD
Boîte de réception : L'endroit où toutes les tâches sont initialement saisies Recherche sur l'"effet Zeigarnik" montrent que les tâches inachevées créent une tension mentale et occupent nos pensées. En capturant ces tâches à l'extérieur, nous pouvons réduire cette charge cognitive.
La boîte de réception sert de point de collecte initial pour tous les intrants de votre vie. Ce concept est basé sur le principe de "capture" de David Allen, selon lequel l'esprit est fait pour avoir des idées et non pour les retenir.
La boîte de réception est conçue pour recueillir tout - tâches, idées, engagements ou tout ce qui retient votre attention. Elle peut être physique (comme un barreau sur votre bureau ou un carnet) ou numérique (comme une application ou un dossier d'e-mails). L'objectif est de rendre la capture aussi fluide que possible. Plus il est facile d'ajouter des éléments à votre boîte de réception, plus vous serez susceptible de l'utiliser de manière cohérente.
Prochaines actions : Éléments prêts pour une action immédiate
Identifiez ensuite vos "prochaines actions" pour faire avancer un projet.
Le fait de mettre par écrit les " prochaines étapes " permet de clarifier ce qui doit être fait, ce qui contribue également à réduire la procrastination et la paralysie décisionnelle.
💡Pro Tip: Au lieu de tâches vagues comme "Travailler sur le rapport", vous devriez ajouter des actions spécifiques comme "Rédiger un paragraphe d'introduction pour le rapport trimestriel."
En attente : Les tâches qui sont en attente d'une action de la part d'autres personnes
La liste "En attente" du système GTD vous aide à gérer les dépendances - en particulier lorsque vous déléguez du travail.
La liste comprendra :
- La tâche
- La personne qui en est responsable
- La date de délégation
Projets : Tâches en plusieurs étapes qui nécessitent une planification
Dans le système GTD, un "projet" est défini comme tout résultat nécessitant plus d'une étape d'action. Cela peut aller du forfait de vos tâches personnelles hebdomadaires au lancement d'un nouveau produit au travail.
C'est comme si vous disposiez d'un plan indiquant tous les endroits où vous devez vous rendre au lieu de vous concentrer uniquement sur le prochain virage.
Chaque projet de votre liste doit comporter au moins une étape suivante claire. De cette façon, vous établissez une connexion entre vos objectifs plus importants et les petites actions que vous pouvez entreprendre dès maintenant.
Le système GTD propose une astuce pratique appelée "planification naturelle" pour vos projets. C'est très simple :
- Décidez de votre prochaine action
- Déterminez la raison pour laquelle vous faites ce projet
- Imaginez ce qu'est la réussite
- Lancez quelques idées
- S'organiser pour toutes les tâches
Comment l'organigramme GTD fait-il son travail ?
Capture
Capturez vos tâches et écrivez tout ce qui vous passe par la tête. Mon travail, vos courses personnelles, vos idées aléatoires, tout y passe. Vous pouvez utiliser ce qui vous convient le mieux : carnet, application, mémos vocaux.
C'est un peu comme si vous vidiez vos poches à la fin de la journée. Faites sortir tout ce que vous avez à dire !
Clarifier
Clarifier, c'est comme trier la pile. Prenez chaque tâche pertinente une à une et demandez-vous : "Est-elle exploitable ?"
Pour chaque élément non actionnable :
- Mettez-le à la poubelle si vous n'en avez pas besoin
- Classez-le pour référence si vous pourriez en avoir besoin plus tard
- Mettez-le sur une liste "Someday/Maybe" s'il s'agit d'une possibilité future
Pour les éléments exploitables :
- Faites-les tout de suite si cela prend moins de 2 minutes
- Déléguez les tâches à venir si quelqu'un d'autre doit les faire
- Remettez-les à plus tard si vous devez les faire plus tard
Organiser
Il est maintenant temps de mettre les choses à leur place. Chaque tâche est placée dans la bonne Box, par exemple :
- Prochaines actions : Votre liste de tâches à faire en une seule étape
- Les forfaits de projet : Tout ce qui nécessite plus d'une étape
- En attente : Ce que vous attendez que les autres fassent
- Planifié : Choses qui doivent se produire à une date ou à une heure précise
S'engager
Trouvez des tâches pertinentes en fonction des éléments suivants :
- Contexte (où vous êtes, quels sont les outils dont vous disposez)
- Temps disponible
- Niveau d'énergie
- Priorité
💡Pro Tip: Pour les projets complexes, créer un diagramme de flux de travail pour visualiser vos tâches et identifier les priorités en un coup d'œil.
Un guide étape par étape pour construire l'organigramme GTD
Si un simple carnet ou une application de prise de notes peut vous aider à démarrer, nous vous recommandons de choisir un système plus robuste (et plus fiable) pour construire votre organigramme GTD.
Après tout, l'objectif n'est-il pas d'être plus organisé et plus productif ?
Un outil de gestion de projet tel que ClickUp possède
- des paramètres de définition d'objectifs et de gestion des tâches pour saisir et clarifier vos tâches à accomplir
- des affichages multiples et des modèles pour mieux organiser vos tâches, et
- une assistance IA avancée pour vous engager dans vos projets afin d'obtenir de meilleurs résultats
Voici un guide étape par étape pour créer un organigramme GTD dans ClickUp.
1. Faites un remue-méninges sur les tâches : Utilisez Documents ClickUp pour dresser la liste de toutes les tâches de votre boîte de réception et fixer des objectifs
Tout d'abord, vous avez besoin d'un espace pour y déposer toutes vos idées et vos documents de référence. Vous pouvez commencer par créer un nouveau document ClickUp intitulé "Boîte de réception" Vous y ajoutez toutes vos tâches, tous vos projets et toutes vos idées. Ne vous préoccupez pas encore de l'organisation ; mettez tout cela là. Vous pouvez également ajouter des documents de référence dont vous pourriez avoir besoin pour mener à bien vos tâches - les documents offrent une assistance pour la mise en forme du texte enrichi, les liens hypertextes, le multimédia, etc.
Une fois que vous avez dressé la liste de vos tâches, commencez à les classer en objectifs généraux. Objectifs de ClickUp de ClickUp vous permet de définir des objets généraux pour chaque tâche, en clarifiant la manière dont chaque tâche s'inscrit dans un contexte plus large.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Objectifs-gif-1.gif Utilisez ClickUp Objectifs pour joindre un objectif à chaque tâche dans votre organigramme de tâches à faire /$$img/
Utilisez ClickUp Objectifs pour joindre un objectif à chaque tâche de votre organigramme GTD
2. Organiser visuellement : Utilisez les cartes mentales pour classer les tâches par catégories et par ordre de priorité Cartes mentales de ClickUp est un excellent outil pour regrouper visuellement des tâches connexes et définir des paramètres.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-29.gif Planifiez votre organigramme des tâches à faire à l'aide des cartes mentales ClickUp /$$img/
Planifiez votre flux de travail GTD à l'aide des cartes mentales ClickUp
Créez une nouvelle carte mentale et commencez à brancher les tâches de vos catégories principales (par exemple, travail, personnel, projets). Sous chaque catégorie, vous pouvez faire glisser et déposer des tâches de votre boîte de réception pour représenter visuellement leur connexion.
Par exemple, dans la catégorie travail, vous pouvez ajouter "envoyer un e-mail à Josh" ou "créer une présentation pour la prochaine réunion"
Au fur et à mesure que vous planifiez vos tâches, identifiez celles qui sont urgentes et celles qui peuvent être reportées.
3. Code couleur pour les tâches : Appliquez des champs personnalisés pour obtenir des indicateurs de statut visuels
Avec ClickUp, vous pouvez créer un organigramme GTD visuel pour suivre la progression de votre travail. Champs personnalisés de ClickUp vous permettent d'ajouter des détails spécifiques tels que le statut, la priorité ou le niveau d'effort à chaque tâche. Ils vous permettent d'utiliser un code couleur pour que tout soit organisé.
Affichez votre vue des tâches et créez des champs personnalisés pour enregistrer les détails des tâches, tels que l'"état" (à faire, en progression, achevé) ou la "priorité" (élevée, moyenne, faible). Attribuez ensuite un statut à chaque tâche en utilisant des couleurs distinctives.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/custom-statuses-in-clickup-1400x874.gif statuts personnalisés dans ClickUp /$$$img/
Création de statuts personnalisés dans ClickUp
Ainsi, vous le verrez en vert chaque fois qu'une tâche de haute priorité est achevée et en rouge pour une tâche qui nécessite de l'attention. Cela ajoute une autre couche de clarté à votre diagramme de flux GTD.
4. Mettez en page l'organigramme : Utilisez la vue Tableau pour représenter les tâches à différentes étapes Vue Tableau de ClickUp est un puissant outil de type Kanban qui permet d'organiser visuellement les tâches au fur et à mesure de leur progression dans les différentes étapes.
Pour commencer, créez des colonnes correspondant aux étapes clés de GTD, telles que "Boîte de réception" (où les tâches atterrissent initialement), "Actions suivantes" (tâches que vous prévoyez d'entreprendre ensuite), "En attente" (tâches en attente) et "Achevé" (pour les tâches achevées).
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/image10.gif Regroupement des tâches dans la vue Tableau de ClickUp /$$img/
Visualiser les statuts des tâches avec la vue Tableau de ClickUp
Au fur et à mesure que vous traitez chaque tâche, faites-la glisser d'une colonne à l'autre, créant ainsi un organigramme GTD dynamique qui reflète votre progression. Vous bénéficiez ainsi d'une visibilité en temps réel sur ce qui est en progression, ce qui est en attente et ce qui est terminé.
💡Pro Tip : Vous pouvez personnaliser l'affichage du Tableau en ajoutant des étapes supplémentaires comme "Révision" (pour les tâches qui nécessitent un examen plus approfondi) ou "Un jour" (pour les idées ou les projets sur lesquels vous souhaitez revenir plus tard). N'oubliez pas d'ajouter une colonne "Achevé" pour vous donner un sentiment d'accomplissement lorsque les tâches sont achevées.
5. Connexion à des projets : Liez les tâches à des projets spécifiques pour faciliter le suivi
ClickUp vous permet de relier des tâches individuelles à des projets spécifiques, afin que tout soit lié et que vous puissiez accéder facilement aux détails pertinents.
Pour chaque tâche, sélectionnez l'option permettant de l'associer à un projet spécifique dans votre Environnements de travail ClickUp . Cela permet de s'assurer que toutes les tâches connexes sont visibles au même endroit lorsque vous affichez un projet.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Task-types-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Types de tâches simplifiés /$$img/
Visualisez toutes vos tâches ensemble dans votre environnement de travail ClickUp
La connexion des tâches aux projets vous permet de voir leur contexte plus large, de suivre la progression globale du projet et d'éviter la redondance ou la confusion.
6. Paramétrez des automatisations : Créez des rappels et des échéances
Le processus GTD met l'accent sur l'importance des dates d'échéance et des rappels. Automatisations de ClickUp vous permet de fixer automatiquement des paramètres, d'envoyer des rappels et de déclencher d'autres actions utiles en fonction de conditions spécifiques, dans le cadre de votre plan de travail GTD.
Paramétrez des rappels pour votre révision hebdomadaire. Vous pouvez créer des paramètres tels que "Lorsqu'une tâche passe dans "Actions suivantes", fixez un rappel pour deux jours plus tard" ou "Lorsqu'une tâche est en retard, avertissez-moi"
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image4.gif Automatisation personnalisée dans ClickUp /$$$img/
Restez sur la bonne voie sans intervention manuelle grâce aux Automatisations de ClickUp
Ces automatisations vous permettront de rester sur la bonne voie sans intervention manuelle. Vous pouvez également créer des automatisations qui établissent des dépendances entre les tâches, garantissant que vous ne pouvez pas commencer la tâche B tant que la tâche A n'est pas achevée.
7. Planifiez des révisions : Utilisez les tâches récurrentes pour effectuer des contrôles et des ajustements réguliers.
La méthode GTD préconise des révisions régulières pour rester organisé et maintenir l'élan. Utiliser Tâches récurrentes dans ClickUp pour programmer des contrôles réguliers et adapter votre système en fonction des besoins.
Définissez une tâche récurrente libellée "Révision hebdomadaire" ou "Planification mensuelle" Cela vous invitera à examiner votre progression, à redéfinir les priorités des tâches et à vous assurer que tout est à jour.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/11/image17-1.gif Tâches récurrentes pour rationaliser le travail répétitif dans ClickUp /$$img/
Fixer un rappel de révision à l'aide de l'automatisation des tâches récurrentes dans ClickUp
Au cours de ces révisions, assurez-vous que les tâches correspondent à vos objectifs et procédez aux ajustements nécessaires, qu'il s'agisse de réaffecter des tâches, de modifier les échéances ou de mettre à jour les priorités.
8. Déchargez-vous des tâches les plus lourdes grâce aux modèles GTD prédéfinis Modèle de ClickUp pour faire les choses terminées (liste simple) vous aide à gérer des projets plus importants en les divisant en tâches associées plus petites.
Grâce à des vues préétablies comme les Listes, les Calendriers et les Tableaux, vous pouvez suivre la progression en affichant vos tâches à différentes étapes de leur achevé.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUps-Getting-Things-Terminé-Template.png Modèle "Faire les choses Terminé" de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-102451791&department=other Télécharger ce modèle /$$cta/
Personnalisez les catégories de tâches, définissez des paramètres de priorité et ajoutez des dates d'échéance pour faciliter l'adaptation du modèle à votre flux de travail GTD.
Conformément aux instructions de David Allen, classez chaque tâche dans les catégories appropriées et donnez-leur un contexte. Classez chaque champ de tâche en éléments et listes pouvant faire l'objet d'une action et en éléments ne pouvant pas faire l'objet d'une action, tels que :
- Planifié : ComprendAffichage du Calendrier de ClickUp pour les tâches bloquées dans le temps
- Liste de projets : Aide à décomposer les tâches et à les classer par ordre de priorité
- Matériel de référence : Pour les tâches futures
Défis et solutions communs à l'utilisation de GTD
Quelques défis courants que les professionnels peuvent résoudre en utilisant le plan de travail GTD :
Cas de défi 1 : L'entrepreneur multitâche
Défi: La fondatrice d'une startup a plusieurs casquettes : développement de produits, marketing, collecte de fonds et gestion de l'équipe. Elle est submergée par les tâches et a du mal à rester concentrée et à progresser sur tous les fronts.
Surmonter le défi à l'aide de l'organigramme GTD
- Mettre en place une boîte de réception numérique comme Docs dans ClickUp pour capturer toutes les idées et les tâches
- Créer des listes de prochaines actions pour différents contextes : @ordinateur, @téléphone, @réunion
- Utiliser la liste Projets pour suivre les différentes initiatives (fonctionnalités du produit, campagnes de marketing, présentations aux investisseurs)
- Déléguez des tâches aux membres de l'équipe et paramétrez des automatisations pour les rappels et les paramètres
- Planifier des révisions pour aligner les tâches sur les priorités actuelles de l'entreprise dans l'organigramme GTD
- UtiliserLe modèle "Getting Things Terminé" de ClickUp pour classer les tâches par ordre de priorité, en assurer le suivi et les exécuter dans un emplacement central
Cas de défi 2 : Le travailleur indépendant créatif
Défi: Un graphiste jongle avec de multiples tâches, telles que la finalisation des projets des clients, la facturation, le développement des compétences et la recherche de nouveaux clients. Il lutte contre la procrastination et le respect des délais.
Surmonter le défi à l'aide de l'organigramme GTD
- Tout d'abord, capturer toutes les idées et dresser la liste des documents de référence dans ClickUp Docs
- Ensuite, divisez ces idées en tâches associées et organisez-les à l'aide de champs personnalisés prédéfinis
- Utilisez le champModèle de cadre "Faites les choses" de ClickUp pour classer les tâches par ordre de priorité en fonction du contexte, des dates d'échéance et du niveau d'effort
- Utilisez des statuts pour créer des catégories de tâches, telles que "ouvert", "en progression", "en révision" et "Fermé"
Implémenter l'organigramme GTD avec ClickUp
Il est temps de prendre le contrôle de ce qui peut l'être, avec les bonnes personnes, au bon moment
David Allen
L'organigramme GTD est une excellente solution pour diviser les projets complexes en tâches plus petites et pertinentes auxquelles les membres de votre équipe peuvent s'attaquer individuellement.
Les adeptes de la productivité utilisent le plan de flux de travail GTD pour éliminer les tâches inutiles ou en double et récupérer du temps pour la réflexion et la créativité.
ClickUp rend la création de l'organigramme GTD plus facile et plus accessible. Commencez à prendre le contrôle de votre temps en en vous inscrivant gratuitement à ClickUp .