Lorsque vous gérez plusieurs tâches simultanément, vous fier à une liste mentale de choses à faire ou les noter dans un cahier obscur peut être la recette du désastre.
Avant même de vous en rendre compte, les délais sont passés, les tâches restent en suspens, oubliées, jusqu'à ce qu'elles deviennent des obstacles pour des projets critiques.
Une solution plus efficace ? Le diagramme Getting Things Done (GTD). Il s'agit d'un tableau visuel permettant de planifier et de suivre les tâches que vous devez achever.
Facile à mettre en œuvre, le diagramme GTD est de plus en plus utilisé sur le lieu de travail par les adeptes de la productivité, les professionnels et les particuliers pour gagner en efficacité.
Nous allons vous présenter les principes de base de la méthode GTD, puis vous montrer comment en créer une à l'aide de ClickUp.
Qu'est-ce que Getting Things Done (GTD) ?
La méthode Getting Things Done (GTD) a été conçue par David Allen pour aider à gérer plus efficacement les tâches, les projets et les engagements. Ses principes fondamentaux consistent à consigner toutes les tâches et idées dans un système externe, à les organiser en étapes réalisables et à les traiter de manière systématique afin de réduire le stress et d'améliorer la concentration.
Examinons les principes clés de la méthode GTD qui vous aideront à devenir un as de la productivité.
Principes clés du diagramme GTD
Capturer
Rassemblez toutes les tâches, idées et engagements dans un système externe (par exemple, un cahier, une application) plutôt que d'essayer de les garder en tête.
📚Exemple : imaginez que vous êtes en réunion et que vous vous souvenez soudainement que vous devez prendre rendez-vous chez le dentiste. Au lieu d'essayer de vous en souvenir plus tard, vous le notez rapidement dans une application d'agenda quotidien.
Clarifier
Déterminez la signification de chaque élément capturé et les mesures à prendre pour mener à bien la tâche.
📚Exemple : pour une tâche telle que « terminer le rapport de projet », vous devez clarifier les étapes suivantes, telles que « rechercher des données » ou « rédiger un brouillon ». Utilisez des modèles de gestion des tâches pour standardiser les étapes de chaque processus dans la méthode GTD.
Organiser
Placez les éléments à leur place. Vous pouvez ajouter des tâches à votre Calendrier, à votre liste de tâches ou à vos fichiers de référence dans la liste des projets.
📚Exemple : « Faire les courses » va dans la liste « courses à faire » et « rédiger le rapport de projet » va dans la liste « projets professionnels ». Utilisez les modèles GTD gratuits pour automatiser la collecte, l'organisation et la hiérarchisation des tâches tout en effectuant le suivi de la progression de chaque étape.
Réfléchissez
Vérifiez et mettez régulièrement à jour vos listes pour respecter vos délais.
📚Exemple : À la fin de chaque semaine, à l'aide d'une application GTD, passez en revue votre liste de tâches à faire, ajustez les délais et cochez les tâches achevées. De cette façon, vous éviterez d'encombrer votre organigramme GTD.
Engagez-vous
Utilisez votre système organisé pour passer à l'action et achever vos tâches.
📚Exemple : maintenant que vous avez répertorié et organisé vos tâches, mettez en place un système GTD efficace pour les accomplir. Suivez les « étapes suivantes » de la liste pour rester sur la bonne voie.
Avantages de la mise en œuvre du diagramme GTD
Hiérarchisation des tâches
Le traitement GTD vous aide à décomposer les tâches en étapes gérables. Cela vous donne un aperçu clair de vos projets et vous permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.
Une meilleure gestion du temps
Vous pouvez organiser vos tâches en catégories exploitables telles que « À faire », « À venir » et « Achevé ». La méthode GTD vous aide à terminer chaque tâche plus rapidement, car les étapes suivantes sont clairement définies.
Amélioration de la définition des objectifs
Classez les tâches en fonction de leur contribution à des objectifs plus larges plutôt que de vous concentrer sur des tâches individuelles isolées.
Par exemple, une tâche simple comme « rédiger un e-mail à un client » peut s'inscrire dans un objectif plus large, tel que « augmenter la fidélisation des clients de 10 % ce trimestre ».
Une étape importante dans la création d'objectifs professionnels SMART consiste à visualiser comment chaque action s'inscrit dans un objectif plus large.
Amélioration de la prise de décision
Lorsque vos tâches sont saisies et organisées via le processus GTD, vous prenez de meilleures décisions quant aux priorités à établir.
Avec moins de distractions et un système bien structuré, vos choix seront basés sur les priorités, les délais et les objectifs plutôt que sur vos intuitions, ce qui vous permettra d'obtenir des résultats plus efficaces.
Meilleur sentiment de contrôle
L'un des principaux avantages du processus GTD est qu'il vous donne un meilleur contrôle sur votre charge de travail.
Comprendre la méthodologie Getting Things Done (GTD)
Composantes essentielles de GTD
Boîte de réception : où toutes les tâches sont initialement enregistrées.
Les recherches sur « l'effet Zeigarnik » montrent que les tâches inachevées créent une tension mentale et occupent nos pensées. En capturant ces tâches à l'extérieur, nous pouvons réduire cette charge cognitive.
La boîte de réception sert de point de collecte initial pour toutes les informations entrantes dans votre vie. Ce concept est basé sur le principe de David Allen consistant à « capturer » l'idée que votre esprit est fait pour avoir des idées, et non pour les retenir.
La boîte de réception est conçue pour recueillir tout : tâches, idées, engagements ou tout ce qui retient votre attention. Elle peut être physique (comme un bac sur votre bureau ou un cahier) ou numérique (comme une application ou un dossier de e-mail). L'objectif est de rendre la saisie aussi fluide que possible. Plus il est facile d'ajouter des éléments à votre boîte de réception, plus vous serez susceptible de l'utiliser régulièrement.
Prochaines actions : éléments prêts à être traités immédiatement
Identifiez ensuite vos « prochaines actions » pour faire avancer un projet.
Noter les « prochaines étapes » permet de clarifier ce qui doit être fait, ce qui contribue également à réduire la procrastination et la paralysie décisionnelle.
💡Conseil de pro : au lieu de tâches vagues telles que « Travailler sur le rapport », vous devriez ajouter des actions spécifiques telles que « Rédiger le paragraphe d'introduction du rapport trimestriel ».
En attente : tâches en attente d'une action de la part d'autres personnes.
La liste « En attente » du système GTD vous aide à gérer les dépendances, en particulier lorsque vous déléguez du travail.
La liste comprendra :
- La tâche
- La personne responsable de cette méthode
- La date de délégation
Projets : tâches en plusieurs étapes qui nécessitent une planification.
Dans le système GTD, un « projet » est défini comme tout résultat nécessitant plus d'une étape d'action. Cela peut aller de la planification de vos tâches personnelles hebdomadaires au lancement d'un nouveau produit au travail.
C'est comme avoir une carte qui indique tous les endroits où vous devez vous rendre au lieu de vous concentrer uniquement sur le prochain virage.
Chaque projet de votre liste doit comporter au moins une prochaine étape claire. De cette façon, vous établissez une connexion entre vos objectifs plus ambitieux et les petites actions que vous pouvez entreprendre dès maintenant.
Le système GTD propose une astuce pratique appelée « planification naturelle » pour vos projets. Elle est très simple :
- Décidez de votre prochaine action
- Déterminez pourquoi vous faites ce projet.
- Imaginez à quoi ressemble la réussite
- Lancez quelques idées
- Organisez-vous pour toutes les tâches
Comment fonctionne l'organigramme GTD ?
Capturer
Notez toutes vos tâches et écrivez tout ce qui vous passe par la tête. Travail, courses personnelles, idées aléatoires... tout y passe. Vous pouvez utiliser ce qui vous convient le mieux : un cahier, une application, des mémos vocaux.
Considérez-le comme le fait de vider vos poches à la fin de la journée. Sortez tout ce qu'il y a dedans !
Clarifier
Clarifier, c'est comme trier cette pile. Prenez chaque tâche pertinente une par une et demandez-vous : « Est-ce réalisable ? »
Pour chaque élément non réalisable :
- Jetez-le si vous n'en avez pas besoin.
- Conservez-le pour référence si vous pourriez en avoir besoin plus tard.
- Ajoutez-la à une liste « Un jour/Peut-être » s'il s'agit d'une possibilité future.
Pour les éléments exploitables :
- Faites-les immédiatement si cela vous prend moins de 2 minutes.
- Déléguez les tâches à faire si quelqu'un d'autre doit les faire.
- Reportez-les si vous devez les faire plus tard.
Organiser
Il est maintenant temps de mettre chaque chose à sa place. Chaque tâche est placée dans la bonne case, par exemple :
- Prochaines actions : votre liste de tâches à faire en une seule étape
- Plans de projet : tout ce qui nécessite plus d'une étape
- En attente : les tâches à faire que vous attendez que d'autres accomplissent
- Planifié : les choses qui doivent être faites à une date ou à une heure précise.
Engagez-vous
Trouvez les tâches pertinentes en fonction des critères suivants :
- Contexte (où vous vous trouvez, quels outils vous disposez)
- Temps disponible
- Niveau d'énergie
- Priorité
💡Conseil de pro : pour les projets complexes, créez un diagramme de flux de travail afin de visualiser vos tâches et d'identifier les priorités en un coup d'œil.
Guide étape par étape pour créer le diagramme GTD
Si un simple cahier ou une application de prise de notes peuvent vous aider à démarrer, nous vous recommandons de choisir un système plus robuste (et plus fiable) pour créer votre organigramme GTD.
Après tout, l'objectif n'est-il pas d'être plus organisé et de renforcer sa productivité ?
Un outil de gestion de projet tel que ClickUp offre :
- Fonctionnalités de définition d'objectifs et de gestion des tâches pour saisir et clarifier vos tâches à accomplir.
- Plusieurs vues et modèles pour mieux organiser vos tâches, et
- Assistance IA avancée pour vous aider à mener à bien vos projets et obtenir de meilleurs résultats.
Voici un guide étape par étape pour créer un organigramme GTD dans ClickUp.
1. Réfléchissez aux tâches : utilisez ClickUp Docs pour créer une liste de toutes les tâches de votre boîte de réception et définir des objectifs.
Tout d'abord, vous avez besoin d'un espace où vous pouvez rassembler toutes vos idées et vos documents de référence. Vous pouvez commencer par créer un nouveau document ClickUp intitulé « Boîte de réception ». Vous y ajouterez toutes vos tâches, tous vos projets et toutes vos idées. Ne vous souciez pas encore de l'organisation, contentez-vous de tout y mettre. Vous pouvez également ajouter des documents de référence dont vous pourriez avoir besoin pour accomplir vos tâches. Les documents prennent en charge le formatage RTF, les liens hypertextes, les fichiers multimédias, etc.
Une fois que vous avez répertorié vos tâches, commencez à les classer en objectifs généraux. La fonctionnalité « Objectifs » de ClickUp vous permet de définir des objectifs généraux pour chaque tâche, en précisant comment chaque tâche s'inscrit dans une vision plus large.
2. Organisez-vous visuellement : utilisez des cartes mentales pour classer et hiérarchiser les tâches.
La fonctionnalité de cartes mentales de ClickUp est un excellent outil pour regrouper visuellement les tâches connexes et définir les priorités.
Créez une nouvelle carte mentale et commencez à répartir les tâches à partir de vos catégories principales (par exemple, travail, vie personnelle, projets). Sous chaque catégorie, vous pouvez glisser-déposer des tâches depuis votre boîte de réception afin de représenter visuellement leur connexion.
Par exemple, dans la rubrique « travail », vous pouvez ajouter « envoyer un e-mail à Josh » ou « créer un dossier pour la prochaine réunion ».
Lorsque vous planifiez vos tâches, identifiez celles qui sont urgentes et celles qui peuvent être reportées.
3. Tâches codées par couleur : appliquez des champs personnalisés pour obtenir des indicateurs de statut visuels.
Avec ClickUp, vous pouvez créer un organigramme GTD visuel pour suivre la progression de votre flux de travail. Les champs personnalisés de ClickUp vous permettent d'ajouter des détails spécifiques tels que le statut, la priorité ou le niveau d'effort à chaque tâche. Ils vous permettent d'utiliser un code couleur pour que tout reste bien organisé.
Accédez à votre vue des tâches et créez des champs personnalisés pour enregistrer les détails des tâches, tels que « Statut » (par exemple, À faire, en cours, terminé) ou « Priorité » (par exemple, élevée, moyenne, faible). Attribuez ensuite à chaque tâche un statut à l'aide de couleurs distinctives.
Ainsi, vous le verrez en vert chaque fois qu'une tâche à haute priorité est achevée et en rouge pour une tâche qui nécessite votre attention. Cela ajoute une couche supplémentaire de clarté à votre diagramme de flux GTD.
4. Présentez l'organigramme : utilisez la vue Tableau pour représenter les tâches à différentes étapes.
La vue Tableau de ClickUp est un outil puissant de type Kanban qui permet d'organiser visuellement les tâches à mesure qu'elles progressent à travers différentes étapes.
Pour commencer, créez des colonnes correspondant aux étapes clés du GTD, telles que « Boîte de réception » (où les tâches sont initialement enregistrées), « Prochaines actions » (tâches que vous prévoyez d'aborder ensuite), « En attente » (tâches en suspens) et « Achevé » (pour les tâches achevées).
Au fur et à mesure que vous traitez chaque tâche, faites-la glisser d'une colonne à l'autre, créant ainsi un organigramme GTD dynamique qui reflète votre progression. Cela vous offre une visibilité en temps réel sur ce qui est en cours, ce qui est en attente et ce qui est terminé.
💡Conseil de pro : vous pouvez personnaliser la vue Tableau en ajoutant des étapes supplémentaires telles que « Révision » (pour les tâches qui nécessitent une réflexion plus approfondie) ou « Un jour » (pour les idées ou les projets auxquels vous souhaitez revenir plus tard). N'oubliez pas d'ajouter une colonne « Terminé » pour vous donner un sentiment d'accomplissement lorsque les tâches sont achevées.
5. Connectez-vous aux projets : associez les tâches à des projets spécifiques pour faciliter leur suivi.
ClickUp vous permet de lier des tâches individuelles à des projets spécifiques, afin que tout reste connecté et que vous puissiez facilement accéder aux informations pertinentes.
Pour chaque tâche, sélectionnez l'option permettant de l'associer à un projet spécifique dans votre environnement de travail ClickUp. Cela garantit que toutes les tâches associées sont visibles au même endroit lorsque vous affichez un projet.
Le fait de relier les tâches aux projets vous permet d'avoir une vision plus large de leur contexte, de suivre la progression globale du projet et d'éviter les redondances ou la confusion.
6. Définissez des automatisations : créez des rappels et des échéances
Le processus GTD met l'accent sur l'importance des dates d'échéance et des rappels. Les automatisations de ClickUp vous permettent de définir automatiquement des délais, d'envoyer des rappels et de déclencher d'autres actions utiles en fonction de conditions spécifiques, dans le cadre de votre carte de flux de travail GTD.
Configurez des rappels pour votre revue hebdomadaire. Vous pouvez créer des règles telles que « Lorsqu'une tâche passe à « Prochaines actions », définir un rappel pour deux jours plus tard » ou « Lorsqu'une tâche est en retard, m'avertir ».
Ces automatisations vous permettront de rester sur la bonne voie sans avoir besoin d'intervenir manuellement. Vous pouvez également créer des automatisations qui établissent des dépendances entre les tâches, vous garantissant ainsi de ne pas pouvoir commencer la tâche B avant que la tâche A ne soit achevée.
7. Planifiez des révisions : utilisez les tâches récurrentes pour effectuer des vérifications et des ajustements réguliers.
La méthode GTD préconise des révisions régulières pour rester organisé et maintenir votre élan. Utilisez les tâches récurrentes dans ClickUp pour planifier des vérifications régulières et ajuster votre système si nécessaire.
Configurez une tâche récurrente intitulée « Revue hebdomadaire » ou « Planification mensuelle ». Cela vous invitera à examiner vos progrès, à redéfinir les priorités des tâches et à vous assurer que tout est à jour.
Au cours de ces révisions, assurez-vous que les tâches correspondent à vos objectifs et apportez les ajustements nécessaires, qu'il s'agisse de réattribuer des tâches, de modifier des délais ou de mettre à jour les priorités.
8. Allégez-vous la tâche grâce à des modèles GTD prédéfinis
Le modèle Getting Things Done (liste simple) de ClickUp vous aide à gérer des projets plus importants en les divisant en tâches associées plus petites.
Grâce à des vues prédéfinies telles que les listes, les calendriers et les tableaux, suivez vos progrès en visualisant vos tâches à différentes étapes de leur réalisation.
Personnalisez les catégories de tâches, définissez des niveaux de priorité et ajoutez des dates d'échéance, ce qui facilite l'adaptation du modèle à votre flux de travail GTD.
Comme l'indique David Allen, classez chaque tâche dans la catégorie appropriée et attribuez-lui un contexte. Triez chaque champ de tâche en éléments et listes exploitables et non exploitables, par exemple :
- Planifié : inclut la vue Calendrier de ClickUp pour les tâches à durée déterminée.
- Liste de projets : aide à décomposer et à hiérarchiser les tâches.
- Documents de référence : pour les tâches futures
Défis courants et solutions à l'aide de GTD
Voici quelques défis courants que les professionnels peuvent relever à l'aide du flux de travail GTD :
Cas difficile n° 1 : l'entrepreneur multitâche
Défi : La fondatrice d'une start-up cumule plusieurs fonctions : développement de produits, marketing, collecte de fonds et gestion d'équipe. Elle est submergée par les tâches et a du mal à rester concentrée et à réaliser la progression sur tous les fronts.
Surmonter les difficultés à l'aide du diagramme GTD
- Mettez en place une boîte de réception numérique comme Docs dans ClickUp pour enregistrer toutes vos idées et tâches.
- Créez des listes d'actions suivantes pour différents contextes : @ordinateur, @téléphone, @réunion
- Utilisez la liste des projets pour suivre les différentes initiatives (fonctionnalités des produits, campagnes marketing, présentations aux investisseurs).
- Déléguez des tâches aux membres de votre équipe et configurez des automatisations pour les rappels et les échéances.
- Planifiez des révisions afin d'aligner les tâches sur les priorités commerciales actuelles dans le diagramme GTD.
- Utilisez le modèle Getting Things Done de ClickUp pour hiérarchiser, suivre et exécuter vos tâches depuis un emplacement centralisé.
Cas difficile n° 2 : le freelance créatif
Défi : Un graphiste jongle entre plusieurs tâches, telles que la finalisation des projets des clients, la facturation, le développement de ses compétences et la recherche de nouveaux clients. Il a du mal à ne pas remettre les choses à plus tard et à respecter les délais.
Surmonter les difficultés à l'aide du diagramme GTD
- Commencez par noter toutes vos idées et créez une liste des documents de référence dans ClickUp Docs.
- Ensuite, divisez ces idées en tâches associées et organisez-les à l'aide de champs personnalisés prédéfinis.
- Utilisez le modèle Get Things Done Framework de ClickUp pour hiérarchiser les tâches en fonction du contexte, des dates d'échéance et du niveau d'effort requis.
- Utilisez les statuts pour créer des catégories de tâches, telles que « ouverte », « en cours », « en révision » et « fermée ».
Mettez en œuvre le diagramme GTD avec ClickUp.
Le moment est venu de prendre le contrôle de ce que nous pouvons, avec les bonnes personnes, au bon moment.
Le moment est venu de prendre le contrôle de ce que nous pouvons, avec les bonnes personnes, au bon moment.
Le diagramme GTD est une excellente solution pour diviser des projets complexes en tâches plus petites et pertinentes que les membres de votre équipe peuvent accomplir individuellement.
Les adeptes de la productivité utilisent le flux de travail GTD pour éliminer les tâches inutiles ou redondantes et gagner du temps pour la réflexion et la créativité.
ClickUp facilite la création du diagramme GTD et le rend plus accessible. Commencez à prendre le contrôle de votre temps en vous inscrivant gratuitement sur ClickUp.