La gestion de projets au sein de plusieurs départements implique souvent la manipulation de plusieurs feuilles de calcul, ce qui est source de confusion et d'inefficacité.
Alors que Microsoft Excel est depuis longtemps l'outil de référence pour l'organisation des données, Smartsheet offre des fonctions similaires à celles d'Excel avec des capacités de gestion de projet améliorées.
Dans ce blog, nous allons explorer les forces et les faiblesses de Smartsheet par rapport à Excel pour vous aider à décider quel outil correspond le mieux à vos besoins en matière de gestion de projet.
Nous présenterons également une solution alternative qui pourrait offrir encore plus de flexibilité et de facilité d'utilisation.
Qu'est-ce que Smartsheet ?
il n'y a pas d'autre solution que d'utiliser les services de l'entreprise Smartsheet Smartsheet est une plateforme de gestion de projet basée sur le cloud qui offre plus de fonctionnalités que l'outil de feuille de calcul classique.
Il s'agit d'un mélange entre Excel et un outil de gestion de projet dédié, mais avec des flux de travail plus fluides et moins de problèmes de collaboration entre les équipes.
Parmi ses nombreuses fonctionnalités, citons les diagrammes de Gantt, les flux de travail automatisés et les modèles personnalisables.
Fonctionnalités de Smartsheet
Smartsheet possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour vous faciliter la vie. Explorons-les ensemble :
1. Collaboration en temps réel
il s'agit d'un outil de travail qui permet de travailler de manière collaborative sur les tâches à accomplir Smartsheet Smartsheet vous permet, à vous et à votre équipe, de travailler simultanément sur le même document. Pas de cauchemar en matière de contrôle des versions.
Tout le monde peut faire des mises à jour, laisser des commentaires et suivre la progression sans avoir à s'embarrasser de pièces jointes interminables par e-mail.
De plus, vous pouvez assigner des tâches, ajouter des pièces jointes, définir des dépendances et assurer un suivi avec tous les membres de votre équipe afin de maintenir votre projet sur la bonne voie (particulièrement utile si vous travaillez sur plusieurs projets).
Note: Curieux de découvrir d'autres alternatives à Excel ? Consultez notre liste de Top 11 Excel Alternatives & Concurrents !
2. Flux de travail automatisés
le site web de l'entreprise est en cours d'actualisation Smartsheet Au lieu de perdre du temps à effectuer des tâches répétitives (envoi de rappels, mise à jour des champs de statut, etc.), vous pouvez mettre en place des déclencheurs intelligents avec les flux de travail automatisés de Smartsheet.
Pensez-y comme si vous mettiez en place des dominos - une action en déclenche une autre jusqu'à ce que tout se mette parfaitement en place.
Vous voulez avertir votre équipe de l'approche d'une échéance ? Smartsheet enverra une alerte.
Vous voulez qu'un champ soit mis à jour lorsqu'une tâche est achevée ? Terminé. Automatiquement.
Et le meilleur ?
Vous pouvez personnaliser ces flux de travail pour les adapter aux processus propres à votre équipe, ce qui vous permet de gagner du temps tout en vous assurant que rien ne passe au travers des mailles du filet.
3. Diagrammes de Gantt et gestion des ressources
la gestion de l'information Smartsheet Si vous aimez voir vos projets présentés sous la forme d'un échéancier facile à comprendre, les diagrammes de Gantt peuvent devenir votre nouvel outil de productivité.
Les diagrammes de Gantt dans Smartsheet vous permettent de cartographier chaque tâche, chaque échéance et chaque dépendance à l'égard d'une tâche, afin que vous ayez toujours une idée claire de la progression de votre projet. Plus besoin de se démener pour savoir ce qui est dû et quand - vous pouvez tout voir en même temps.
Smartsheet vous donne également les outils nécessaires pour répartir le temps de votre équipe et s'avère très utile pour la gestion des ressources.
Vous pouvez suivre les heures, gérer les budgets, coordonner les équipes et faire bien d'autres choses encore, le tout sans avoir à suivre le chaos habituel.
**A lire également Comment créer un diagramme de Gantt dans Google Sheets (avec modèles)
4. Intégration transparente
via Microsoft L'intégration transparente de Smartsheet avec des outils tels que Google Workspace, Microsoft Teams et Power BI fait passer votre flux de travail à un niveau supérieur.
Plutôt que de passer d'une application à l'autre, Smartsheet rassemble toutes vos données en un seul endroit, ce qui facilite la collaboration et.. une meilleure visualisation des données .
Vous pouvez également extraire des données de sources externes, ce qui facilite le fait de tout synchroniser et de tout mettre à jour.
5. Applications mobiles et stockage cloud
la société de gestion de l'information a été créée par un groupe d'experts de la Commission européenne Smartsheet Vous avez besoin de gérer vos projets en déplacement ? Les applications mobiles de Smartsheet vous permettent de le faire, en vous donnant un contrôle achevé sur vos projets à distance.
Que vous soyez en réunion ou à l'extérieur du bureau, vous pouvez rapidement vérifier la progression des tâches, mettre à jour les statuts ou apporter des modifications en quelques tapotements.
Les services de stockage cloud de Smartsheet gardent toutes vos données en sécurité et accessibles : fini les fichiers perdus ou les versions obsolètes.
Prix de Smartsheet
- Pro : 9 $ par membre/mois (facturé annuellement) pour 1 à 10 membres, visualisations illimitées. Comprend les vues Gantt, Grille, Tableau, Calendrier, feuilles illimitées, 250 automatisations/mois
- Business : 19$ par membre/mois (facturé annuellement) pour 3+ membres, invités/voyeurs illimités. Ajoute une vue échéancier, un suivi d'équipe, des outils d'administration, une automatisation illimitée, et 1 TB de stockage
- Enterprise : Tarification personnalisée. Comprend toutes les fonctionnalités Business, plus des formules IA, SAML SSO, WorkApps, un stockage illimité et des intégrations avancées
Qu'est-ce qu'Excel ?
le site web de la Commission européenne est en cours de développement Microsoft Depuis des décennies, Microsoft Excel est le tableur de référence pour tout, de la création de diagrammes à l'analyse financière en passant par l'organisation des données de l'entreprise.
Excel offre de puissantes capacités d'analyse des données. Cela en fait un outil essentiel de la suite Microsoft Office pour toute personne effectuant des calculs complexes, gérant des données structurées ou des bases de données.
Il met l'accent sur la manipulation et la visualisation des données. Vous pouvez créer des formules complexes, effectuer des calculs complexes et organiser de grandes quantités d'informations dans sa disposition en grille caractéristique.
De plus, Excel s'intègre aux autres applications Microsoft Office. Il est donc essentiel pour les flux de travail qui reposent sur des transitions transparentes entre d'autres outils de Microsoft Office, tels que les présentations PowerPoint et les documents Word.
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Fonctionnalités d'Excel
Si vous avez utilisé Excel uniquement comme un outil de feuille de calcul, vous passez à côté de beaucoup de choses !
Excel est un programme puissant qui simplifie les tâches de gestion des données et des projets. Il gère tout, de la visualisation avancée des données aux projets à grande échelle (par exemple, les audits annuels de l'entreprise), sans aucun problème.
Voici pourquoi Excel reste l'un des outils les plus connus de l'industrie :
1. Calculs et formules complexes
Consolidation des données avec la formule VLOOKUP dans Excel
Imaginez que vous gérez le budget annuel de l'équipe marketing. À l'aide de la fonction "SUMIF", vous pouvez calculer les dépenses totales pour des campagnes spécifiques en fonction de critères tels que le mois ou le canal.
Vous avez besoin de ventiler davantage les coûts par trimestre ? Il vous suffit d'insérer un "VLOOKUP" pour extraire de plusieurs feuilles les données exactes dont vous avez besoin.
Grâce à sa bibliothèque étendue de formules, Excel permet aux utilisateurs de calculer des nombres, d'automatiser des tâches et même d'effectuer des analyses financières sans difficulté.
De plus, les formules d'Excel peuvent être intégrées dans plusieurs feuilles. Cela permet d'organiser et de suivre les données d'un projet ou même de les mettre en forme plus facilement.
2. Outils de visualisation de données et de diagrammes
la société de l'information est en train de se transformer en une société de l'information Microsoft Les outils de diagramme intégrés à Excel sont d'une aide précieuse lorsqu'il s'agit de visualiser des données.
Vous pouvez facilement convertir des lignes de données en diagrammes à barres, diagrammes circulaires ou diagrammes de Gantt pour une visualisation efficace des données, ce qui simplifie les projets à grande échelle et les données complexes.
Mais ce n'est pas tout !
Excel peut également s'intégrer à Power BI pour une expérience de veille stratégique et d'analyse encore plus puissante.
3. Automatisation des tâches grâce aux macros
la société de gestion de l'information a été créée par un groupe d'experts Microsoft La fonctionnalité d'automatisation des tâches d'Excel, également connue sous le nom de macro, change la donne pour ceux qui souhaitent améliorer leur productivité.
Vous en avez assez de copier-coller des données mensuelles sur les équipes commerciales dans dix feuilles différentes ?
Il suffit de configurer une macro, d'appuyer sur un bouton et c'est terminé (oui, c'est aussi simple que cela).
Vous avez besoin d'un code couleur pour des lignes interminables ? Paramétrez votre macro, cliquez, et votre feuille de calcul est désormais organisée (oui, c'est aussi simple que cela).
Grâce aux macros, vous pouvez automatiser les tâches répétitives telles que la mise en forme, l'entrée de données et même la génération de rapports. C'est comme si vous disposiez d'un assistant personnel pour votre feuille de calcul.
Une fois que vous avez paramétré vos macros, elles feront les tâches ennuyeuses pour que vous puissiez vous concentrer sur les choses importantes comme l'analyse des données et la gestion des membres de l'équipe.
Les macros sont particulièrement utiles pour les tâches de gestion de projet ou les ensembles de données volumineux, car elles permettent de gagner du temps et de réduire les erreurs.
4. Collaboration en temps réel (Excel Online)
la liste des fichiers est disponible sur le site web de la Commission européenne, à l'adresse suivante Microsoft Excel n'a peut-être pas le sens de la collaboration intégré à Smartsheet, mais avec Excel Online, votre équipe peut toujours effectuer des modifications en cours sur la même feuille de calcul.
Fini le casse-tête du type "Quelle est la version que nous utilisons ?
Il suffit de partager le lien et tout le monde peut s'y plonger, apporter des modifications en cours et laisser des commentaires comme s'il s'agissait d'une discussion de groupe.
De plus, vous pouvez à tout moment transformer ces données en une présentation PowerPoint. Vous pouvez également intégrer des informations dans une discussion Microsoft Teams.
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5. Intégration avec d'autres outils Microsoft Office
Gérer les tâches et éviter les tracas avec l'automatisation du flux de travail de ClickUp alimentée par l'IA
Les tâches répétitives vous ralentissent ? Ce n'est plus le cas. Automatisations ClickUp fait de la rationalisation des flux de travail une promenade dans le parc. Associé à ClickUp Brain clickUp Brain est l'assistant auquel vous pouvez déléguer des tâches quotidiennes standard. Tout ce que vous avez à faire est de décrire votre automatisation, et l'IA la met en place instantanément - aucune programmation n'est nécessaire.
Qu'il s'agisse d'envoyer des rappels, de mettre à jour des statuts ou de déclencher des actions en fonction de conditions, ClickUp s'occupe des tâches répétitives pour que votre équipe puisse se concentrer sur l'essentiel.
**A lire également 10 meilleurs outils IA pour Google Sheets pour optimiser vos feuilles de calcul
ClickUp's one up #4 : Gestion des tâches pour les équipes
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clickUp permet de rationaliser la gestion des équipes et des tâches grâce aux outils de gestion de projet robustes de ClickUp.
La gestion d'une équipe n'a jamais été aussi facile, grâce à La solution de gestion de projet de ClickUp . À Terminé, les diagrammes de Gantt, le suivi des ressources et la délégation des tâches sont terminés.
Imaginez que vous dirigiez une équipe de développement de produits.
Les diagrammes de Gantt de ClickUp vous permettent de visualiser d'un coup d'œil l'ensemble de l'échéancier de votre projet, afin que les priorités soient bien définies, les dépendances claires et la progression facile à suivre.
Et lorsqu'il est temps de se plonger dans les détails, Tâches ClickUp vous permettent d'organiser et d'attribuer le travail de fond.
Vous pouvez facilement gérer les charges de travail, en veillant à ce que personne ne soit débordé, tout en utilisant les fonctions de Documents ClickUp pour stocker tous les détails et fichiers pertinents relatifs au projet. Tableaux blancs ClickUp permettent des sessions de brainstorming, tandis que les Formulaires ClickUp recueillir les commentaires ou les demandes des parties prenantes, le tout au sein d'une même plateforme. Et si vous avez besoin d'un regard personnalisé sur votre projet, vous pouvez compter sur Affichages ClickUp -y compris les diagrammes de Gantt, pour organiser votre tableau de bord exactement comme vous le souhaitez.
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Choisissez l'outil le plus intelligent pour Excel : ClickUp
Alors, lequel de ces systèmes de gestion de base de données devriez-vous choisir - Smartsheet, Excel ou ClickUp ?
Si l'analyse des données est votre objectif principal, Excel est difficile à battre. Microsoft Excel reste le logiciel de feuille de calcul le plus utilisé pour calculer des nombres et analyser des données, en particulier lorsqu'il s'agit de calculs complexes.
En revanche, Smartsheet est un excellent choix si vous souhaitez vous concentrer davantage sur la collaboration et l'automatisation.
Mais si vous recherchez le meilleur des deux mondes, ClickUp est votre solution idéale.
ClickUp combine une gestion puissante des données avec une collaboration en temps réel et une automatisation alimentée par l'IA pour rationaliser la productivité de votre équipe à travers les projets.
Prêt à exceller dans vos projets ? Vous pouvez commencer à utiliser ClickUp gratuitement dès aujourd'hui !