Comment créer un processus d'intégration des employés (+ checklist)

Anne, développeuse de logiciels senior dans une société de produits, a décidé de démissionner après cinq ans de travail. En l'absence d'un processus d'intégration formel, elle a toujours accès aux systèmes cruciaux de l'entreprise après son départ.

Quelques semaines plus tard, des données sensibles de clients sont en danger, et personne ne sait s'il s'agit d'un accident ou d'une faille de sécurité. On ne sait pas très bien qui reprend ses responsabilités, l'équipe est désorientée et des échéances importantes sont menacées. En l'absence d'un processus adéquat de transfert des connaissances et de passation des pouvoirs, son remplaçant a du mal à se mettre au diapason.

Cette situation est plus fréquente que vous ne le pensez. 71% des entreprises n'ont pas de un processus formel d'intégration. En l'absence d'un tel processus, vous vous exposez à des problèmes de sécurité, à une confusion au sein de l'équipe et à une atteinte à la réputation de votre entreprise.

Dans cet article, nous examinerons les tenants et les aboutissants de l'intégration des employés, l'importance d'une checklist d'intégration et la manière de mettre en œuvre le processus de manière efficace.

Comprendre l'intégration des employés

L'intégration des employés est le processus formel de gestion de la séparation d'un employé de l'entreprise par le biais d'une démission, d'un licenciement ou d'un départ à la retraite. Alors que l'onboarding vise à aider les employés à s'intégrer dans l'entreprise, l'offboarding assure une sortie en douceur et respectueuse.

Un processus d'intégration réussi est crucial pour plusieurs raisons :

• Protection des intérêts de l'entreprise : L'intégration permet de récupérer les actifs de l'entreprise et de préserver la sécurité des informations sensibles
• La continuité de l'entreprise : Une bonne intégration facilite le transfert des connaissances, ce qui permet d'éviter que des tâches essentielles soient laissées en suspens
• L'expérience des employés : Même à l'étape de la sortie, une expérience d'intégration respectueuse et professionnelle met en valeur la réputation de votre organisation et laisse aux anciens employés une impression positive durable

La différence entre l'onboarding et l'offboarding

L'onboarding et l'offboarding sont tous deux des éléments essentiels du processus de recrutement plan du parcours de l'employé mais ils ont des objectifs totalement différents :

• L'onboarding consiste à aider un nouvel employé à s'acclimater à son rôle et à la culture de l'entreprise, souvent avec l'assistance d'une formation efficacelogiciel d'intégration* En revanche, l'offboarding se concentre sur la transition en douceur des employés hors de l'entreprise, en assurant la continuité de l'entreprise et en sauvegardant les actifs

Voici en quoi elles diffèrent :

Un système de gestion des ressources humaines [SGRH] est essentiel à l'intégration et à la désintoxication. Les outils du SGRH permettent de suivre les tâches, d'automatiser la paperasserie et de gérer les droits d'accès, ce qui rationalise le processus et réduit les erreurs humaines.

Ils améliorent l'efficacité et l'efficience des processus d'intégration et de désintoxication :

• Automatisation des tâches administratives
• **La rationalisation de la communication et de la documentation
• **le suivi de la formation et des performances
• **gérant les retours d'actifs et les règlements finaux
• **Recueillir des informations en retour et veiller à la conformité

$$$a : un guide pour l'intégration des employés

Lorsqu'un employé quitte une entreprise, que ce soit par choix ou pour des raisons circonstancielles, le processus d'intégration devient un élément essentiel de la transition ; il ne se résume pas à un simple e-mail d'adieu.

Alors, comment faire pour bien intégrer un employé ? À quelles étapes faut-il procéder pour s'assurer que le processus est fait dans les règles de l'art ?

Rationalisez l'intégration des employés grâce à la plateforme de gestion des ressources humaines tout-en-un de ClickUp ClickUp est un outil complet de gestion de projet qui fait office de logiciel de gestion des talents . Il vous aide à rationaliser et à automatiser chaque aspect du processus de désinsertion des employés.

Dans cette optique, parcourons un guide étape par étape pour assurer une transition en douceur.

1. Communication sur le départ

Il est toujours préférable d'annoncer le départ d'un employé le plus tôt possible. Cela permet à l'équipe d'être informée et d'éviter les ragots inutiles. Veillez à vous mettre d'accord avec l'employé qui quitte l'entreprise sur le moment et la manière de partager la nouvelle.

Les managers doivent informer rapidement leur équipe, leur service et les RH. Une communication ouverte et honnête est la clé d'une transition en douceur et du maintien d'une atmosphère positive conserver les meilleurs talents . Elle permet également à chacun de savoir à quoi s'attendre et comment les charges de travail vont évoluer.

Pour faciliter les choses, vous pouvez créer une norme modèle de politique d'entreprise . Cela permettra de maintenir une communication cohérente et de faciliter les départs futurs.

2. Faciliter le transfert de connaissances

Lorsque les employés partent, il est essentiel de capturer leur expertise et leurs idées pour éviter de perturber les projets ou les processus en cours. Une étude de l'American Productivity & Quality Center a révélé que les entreprises ayant des pratiques efficaces en matière de transfert de connaissances conservent 30 % de plus d'employés même après le départ d'un employé.

Voici comment mettre en œuvre le processus de transfert des connaissances :

• Identifiez les tâches et responsabilités clés dont s'occupe l'employé qui quitte l'entreprise
• Mon travail consiste à documenter les procédures, les contacts clés et d'autres détails essentiels
• Veillez à ce que ces informations soient organisées et accessibles à leur successeur
• Mettre en place une période de transition au cours de laquelle l'employé sortant peut former son remplaçant ou lui confier des responsabilités

Cela permet de s'assurer que la nouvelle personne est prête à démarrer et à maintenir la productivité sans perdre de temps.

Vous pouvez utiliser ClickUp Brain un outil d'écriture de l'IA, pour créer une manuel complet de l'employé qui contient des informations et des ressources essentielles.

Laissez ClickUp Brain rédiger les manuels des employés et peaufiner les textes pour vous en quelques clics

Voici trois composants pilotés par l'IA que vous pouvez utiliser pour simplifier le transfert de connaissances :

• Gestion des connaissances par IA : Obtenez des réponses instantanées et précises sur l'employé qui quitte l'entreprise, notamment sur ses responsabilités et les projets en cours, en veillant à ce qu'aucune information critique ne soit perdue
• Gestion de projet par IA: Automatisez les tâches d'intégration telles que les mises à jour de la progression et les rapports de statut, en réduisant le travail manuel et en garantissant un traitement efficace de toutes les activités
• AI Writer for Work: Utilisez cet assistant de rédaction pour peaufiner les documents et les communications d'intégration, en veillant à leur clarté et à leur professionnalisme

3. Récupération et mise à jour des actifs de l'entreprise et de l'accès au système

Fact Check : A sondage réalisé par Oomnitza a révélé que 27 % des organisations ont subi des pertes supérieures à 10 % de leurs actifs technologiques en raison d'un désengagement incomplet.

Pour éviter cette perte d'actifs de l'entreprise, il est essentiel de demander aux employés qui quittent l'entreprise de rendre tout le matériel de l'entreprise le jour de leur départ. Il s'agit notamment des badges, des cartes de crédit, des uniformes, des téléphones, des ordinateurs portables et des véhicules de l'entreprise.

4. Entretien de départ

Les entretiens de départ sont l'occasion de recueillir les impressions des employés qui quittent l'entreprise sur leur expérience, ce qui peut contribuer à améliorer la fidélisation du personnel.

Voici quelques exemples d'entretiens de départ bien pensés questions d'entretien de départ à prendre en compte lors de votre réunion :

• Qu'est-ce qui a motivé votre décision de partir ?
• Quelles améliorations suggéreriez-vous pour notre lieu de travail ?
• Qu'aurions-nous pu faire différemment pour vous encourager à rester ?
• Comment décririez-vous votre relation avec votre supérieur hiérarchique ?
• Quelles qualités devrions-nous privilégier lors de la recherche de votre remplaçant ?
• Que nous manque-t-il actuellement pour améliorer notre culture d'entreprise ?
• Recommanderiez-vous notre entreprise à d'autres membres de votre réseau ?

En comprenant les raisons pour lesquelles les employés quittent l'entreprise, les entreprises peuvent prendre des mesures pour éviter que d'autres ne partent pour des raisons similaires.

Vous pouvez utiliser Formulaires ClickUp pour collecter des données cruciales à partir d'entretiens de sortie. Vous pouvez utiliser la logique conditionnelle pour ajuster dynamiquement les questions en fonction des réponses données. Votre sondage est désormais plus simple à remplir et plus efficace pour recueillir des informations pertinentes.

Recueillir un retour d'information structuré à partir d'entretiens de fin d'emploi à l'aide de ClickUp Forms

Ces formulaires transforment les commentaires des employés en informations structurées et exploitables afin que vous puissiez analyser les tendances et les compléter.

**A lire également Top 10 des modèles et questions d'entretien de départ gratuits pour les équipes RH

5. Processus de rémunération finale

La gestion des salaires est souvent l'un des aspects les plus délicats de l'intégration. Au-delà des obligations légales et financières, le processus de rémunération finale a également un impact significatif sur la paie et les opérations de l'entreprise.

Voici une checklist pour vous assurer que vous avez tout prévu :

• Calculer le salaire final: Inclure le dernier salaire, les jours de vacances non utilisés et toutes les primes ou commissions dues
• **Remboursement des dépenses : assurez-vous que tous les remboursements de dépenses d'entreprise en suspens ont été traités
• Mettre à jour les systèmes de paie: Ajuster les dossiers de paie pour refléter le départ de l'employé et s'assurer que tous les paiements ultérieurs sont interrompus
• Vérifier les avantages sociaux: Confirmer le statut des avantages sociaux, tels que l'assurance maladie et les cotisations de retraite, et informer l'employé de tout changement
• Tout documenter: Conservez des enregistrements détaillés de toutes les transactions et communications liées au processus de paiement final, à des fins de conformité et de référence ultérieure

6. Indemnité de départ et avantages

Les indemnités de départ font souvent partie du processus d'intégration, en particulier en cas de licenciement. Il est essentiel de proposer des indemnités de départ équitables et compétitives pour protéger les intérêts de l'employé qui quitte l'entreprise et maintenir une image positive de l'employeur.

Une indemnité de départ bien structurée témoigne de l'empathie et de la validation de vos employés, ce qui peut améliorer la réputation et maintenir la bonne volonté, même dans des circonstances difficiles.

À lire également Comment rédiger une checklist d'intégration des nouveaux employés ?

7. Accords de non-divulgation

Les employés qui quittent l'entreprise signent souvent des accords de non-divulgation au cours du processus d'intégration afin de protéger les informations confidentielles de l'entreprise. Ce cadre juridique établit des attentes claires concernant la nature des informations confidentielles et les obligations de l'employé qui quitte l'entreprise, garantissant ainsi que toute violation de la confidentialité pourra être traitée légalement.

En outre, les accords de confidentialité contribuent à maintenir la confiance dans la capacité de l'entreprise à protéger les informations confidentielles, même après le départ d'un employé.

Vous pouvez utiliser Documents ClickUp un système de gestion de documents, pour stocker et gérer ces documents, en veillant à ce que tous les accords de confidentialité soient signés avant le départ de l'employé.

8. Désengagement des ressources technologiques

Vous devez vous assurer que les employés ne peuvent plus accéder aux ressources technologiques de l'entreprise, telles que les outils de gestion de projet ou les plateformes de communication interne.

Voici pourquoi :

• Sécurité : Interdire l'accès aux ressources technologiques garantit que les données sensibles, la propriété intellectuelle et les informations sur les clients de l'entreprise restent en sécurité
• Conformité : Le non-respect des réglementations en matière de confidentialité des données peut entraîner de lourdes amendes ou des conséquences juridiques
• Continuité opérationnelle : En transférant correctement les comptes, les données et les fichiers, l'entreprise s'assure que les opérations quotidiennes ne sont pas perturbées
• Rentabilité : La récupération des licences de logiciels et d'autres ressources techniques permet d'éviter les dépenses inutiles et garantit que ces ressources seront disponibles pour une utilisation future

À lire également Comment mener des entretiens de maintien dans l'emploi pour fidéliser les salariés ?

Explorer les bonnes pratiques de l'Offboarding

Lors du départ d'un employé, mettez en œuvre les bonnes pratiques pour assurer une transition en douceur. En traitant les employés qui quittent l'entreprise avec le même respect que les nouveaux employés, vous vous assurez que le processus reflète les valeurs de votre entreprise auprès des futurs employés.

Voici quelques bonnes pratiques clés à prendre en compte :

• Suivre toutes les directives légales et réglementaires pour éviter les litiges potentiels et garantir des départs éthiques
• Informer les clients et les partenaires externes de tout changement et mettre en place de nouveaux points de contact pour maintenir les relations
• Les départs doivent être gérés avec professionnalisme, afin de laisser une bonne impression en vue d'une éventuelle collaboration ou d'un réembauchage
• Identifiez les successeurs ou les remplaçants temporaires suffisamment tôt pour éviter les perturbations opérationnelles. Profitez-en pour déléguer des responsabilités ou restructurer des équipes si nécessaire
• Respecter la confidentialité des employés en leur permettant de récupérer les fichiers personnels et de supprimer les informations non liées à l'entreprise des appareils ou des plateformes avant de les restituer
• En plus de révoquer l'accès aux systèmes de l'entreprise, effectuez un examen approfondi de l'activité récente du système de l'employé qui quitte l'entreprise pour vous assurer qu'aucune donnée sensible n'a été copiée ou transférée
• Fournir l'accès à un réseau d'anciens de l'entreprise, favoriser les relations professionnelles à long terme et la défense de la marque
• Reconnaître et célébrer les contributions de l'employé qui quitte l'entreprise, en renforçant le moral de l'équipe et en laissant la porte ouverte à un éventuel réengagement à l'avenir

Aucun processus d'intégration n'est parfait, mais le fait d'éviter les erreurs les plus courantes peut faire une grande différence.

Logiciel d'intégration efficace des employés

L'intégration d'un employé comporte plusieurs éléments mobiles, et leur gestion peut s'avérer difficile. Bien que divers logiciels soient conçus pour différents aspects du processus, le logiciel d'intégration des employés le plus efficace est celui de la gestion des ressources humaines Plate-forme de gestion des ressources humaines ClickUp peut tout gérer.

Voici comment elle simplifie tout pour garantir une expérience d'offboarding en douceur :

1. Gérer facilement les tâches et les abonnements

Le traitement de l'offboarding implique de multiples tâches qui doivent être suivies et achevées dans les temps. Avec Tâches ClickUp avec ClickUp Tasks, vous pouvez facilement assigner des tâches spécifiques au personnel des RH et à l'employé qui quitte l'entreprise, afin de vous assurer que tout le monde connaît bien ses responsabilités.

Utilisez la gestion des tâches pour simplifier le processus d'offboarding

Par exemple, vous pouvez créer des tâches pour la récupération des actifs, comme la restitution des ordinateurs portables de l'entreprise et la révocation de l'accès aux logiciels. Cette clarté permet d'éviter les erreurs de communication et les oublis, qui peuvent entraîner la perte d'actifs ou des risques pour la sécurité. Rappels ClickUp et les notifications améliorent encore ce processus.

Restez toujours au courant de ce que vous devez faire avec les Rappels

Une fois les tâches assignées, vous pouvez fixer des paramètres et des rappels pour responsabiliser tout le monde. L'employé qui quitte l'entreprise peut recevoir des rappels concernant la restitution de l'équipement, tandis que les RH peuvent être alertées pour les entretiens de départ ou l'achevé de la paperasserie.

En outre, ClickUp offre une visibilité sur le statut de chaque tâche, ce qui permet aux membres de l'équipe de suivre facilement la progression. Utilisation L'automatisation de ClickUp pour modifier le statut des tâches (par exemple, de "en progression" à "achevé") au fur et à mesure que les tâches sont achevées, fournissant ainsi des mises à jour en temps réel à l'équipe.

Vous pouvez également utiliser la fonction Champs personnalisés ClickUp fonctionnalité permettant de suivre les biens (tels que les ordinateurs portables, les téléphones, etc.) qui doivent être restitués.

Cette approche organisée protège les actifs de votre organisation et favorise une expérience d'expatriation respectueuse et efficace pour toutes les personnes concernées.

2. Créer une checklist d'intégration

Commencez par établir une checklist détaillée de l'expatriation qui comprend toutes les étapes nécessaires, depuis la notification aux membres de l'équipe jusqu'à la collecte des actifs de l'entreprise.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Tasks-Checklist-Dashboard-Image.png Checklist des tâches ClickUp /$$img/

Élaborer des listes de tâches à faire pour le processus d'intégration

Avec Checklist des tâches ClickUp grâce à ClickUp Tasks, les équipes RH peuvent créer des listes de choses à faire dans le cadre de tâches adaptées au processus d'intégration. Par exemple, vous pouvez assigner des tâches telles que la conduite d'entretiens de sortie, la mise à jour de la documentation et la gestion de la restitution des biens de l'entreprise. Chaque tâche peut être attribuée à différents membres de l'équipe, ce qui garantit une responsabilité et une propriété claires.

Cette structure apporte de la clarté : chaque membre de l'équipe connaît ses responsabilités et ses échéances, ce qui réduit le risque de manquer des étapes importantes. Vous pouvez également fixer des paramètres pour chaque tâche afin de respecter le calendrier du processus d'expatriation.

Une fois que vous avez tout organisé, enregistrez le document sous forme de fichier modèle de checklist dans ClickUp, ce qui vous permet de reproduire facilement la checklist à chaque fois qu'un employé quitte l'entreprise, garantissant ainsi la cohérence et l'efficacité de votre processus d'intégration.

Lire aussi: Modèles et formulaires RH gratuits pour améliorer les processus RH en 2024

3. Suivre la progression grâce à des tableaux de bord

Un aperçu clair vous permet d'identifier les goulets d'étranglement potentiels et d'aligner l'ensemble de l'équipe tout au long de la transition. Tableaux de bord ClickUp est un outil puissant pour suivre cette progression au sein de différentes équipes. Grâce à des widgets personnalisables, vous pouvez facilement surveiller l'achèvement des tâches, repérer les éventuels retards et présenter les prochaines étapes, offrant ainsi une vue d'ensemble du processus d'offboarding.

Suivre la progression du processus d'offboarding au sein des différentes équipes à l'aide de tableaux de bord

Cette visibilité permet de s'assurer que toutes les tâches sont achevées et que chacun connaît ses responsabilités.

Vous pouvez générer des rapports détaillés qui évaluent l'efficacité de l'offboarding, en mettant en évidence les points à améliorer et en garantissant la conformité avec les politiques de l'entreprise. Cette approche basée sur les données vous permet d'affiner votre processus au fil du temps.

Pour prendre un bon départ, vous pouvez utiliser le logiciel prêt à l'emploi Modèle de checklist de projet ClickUp prêt à l'emploi le modèle de liste de contrôle ClickUp, conçu pour répondre aux exigences standard de l'externalisation.

Ce modèle convivial pour les débutants vous permet de gérer plus efficacement le processus d'intégration, en assurant une transition en douceur pour les employés qui quittent l'entreprise tout en minimisant les perturbations dans les activités de votre entreprise.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-638.png Gérez plus efficacement votre processus d'intégration à l'aide du modèle de checklist de projet ClickUp https://app.clickup.com/signup ?template=t-2x1w5kn&_gl=1*irf743\_gcl_aw*R0NMLjE3MjYwNDY4NzYuQ2owS0NRancwT3EyQmhDQ0FSSXNBQTVodWJVMDlZcXpYOU5fNlI0eklCbDlDWl80YnQ3eG9mTVBtMGhCSFcyc2k0azRkazlfZzNEb0x5c2FBbGzRUFMd193Y0I.*_gcl_au*MTU1OTg2NTEzOC4xNzIxNTk1OTE1 Télécharger ce modèle /$$cta/

L'utilisation d'un modèle de checklist de projet offre plusieurs avantages précieux. Grâce à lui, vous pouvez :

• Organiser les tâches en étapes gérables et réalisables, ce qui rend le processus d'offboarding moins accablant et plus facile à suivre
• Veiller à ce que toutes les tâches soient achevées dans la bonne commande, réduisant ainsi le risque d'oublier des étapes cruciales
• Identifier les problèmes ou les risques potentiels liés au processus d'intégration, ce qui permet de trouver des solutions proactives
• Établir un Échéancier clair pour le projet, afin d'aider les équipes à rester sur la bonne voie et à respecter les échéances de manière efficace

Améliorez votre processus d'offboarding en utilisant ClickUp

La création d'une checklist d'intégration des employés contribue à la maintenance de l'entreprise, à la protection des actifs de l'entreprise et à la préservation de la réputation de votre organisation.

En suivant un processus structuré, respectueux et approfondi - en particulier avec des outils comme ClickUp - vous pouvez améliorer à la fois l'expérience de l'employé et l'efficacité de l'organisation.

Un processus d'intégration bien mis en œuvre n'est pas une simple formalité ; il s'agit d'un élément essentiel du cycle de vie de l'employé qui laisse une impression durable. Veillez à ce qu'elle soit positive.

Prêt à rationaliser votre processus d'intégration ? S'inscrire à ClickUp dès aujourd'hui !