Au lendemain de la Grande Démission, qui a vu de nombreux employés quitter leur emploi ou envisager de le faire pour un nouveau poste, les responsables RH et les dirigeants d'entreprise se demandent pourquoi. Le roulement du personnel coûte cher, ce qui rend les mesures visant à fidéliser les employés encore plus cruciales.
Les entretiens de fidélisation sont les plus faciles et les plus rapides à mettre en œuvre parmi les différentes stratégies de fidélisation, telles que les commentaires des employés, les activités d'engagement et les programmes de fidélité.
Les managers consacrent davantage de temps à comprendre pourquoi les employés choisissent de rester, ce qui les fidélise à leur lieu de travail, et utilisent ces informations pour adopter des pratiques plus proactives.
Un rapport de Non-Profit HR a révélé que le recours aux entretiens de fidélisation est passé de 33 % en 2022 à 46 % en 2023, ce qui témoigne de leur efficacité pour réduire le taux de rotation du personnel.
Un entretien de fidélisation fournit des informations précieuses sur l'engagement de l'équipe, la satisfaction des employés et leur fidélisation, et permet aux responsables de renouer le dialogue avec les employés précieux afin d'éviter que les talents ne quittent votre organisation.
Si vous souhaitez mettre en place des entretiens de fidélisation efficaces, poursuivez votre lecture.
Qu'est-ce qu'un entretien de fidélisation ?
Les entretiens de fidélisation, également appelés discussions de fidélisation, sont des réunions entre les responsables et les employés au cours desquelles ils discutent des raisons pour lesquelles ils aiment travailler dans votre entreprise et de ce qu'ils changeraient dans l'entreprise, l'équipe ou leur rôle actuel.
Ces discussions peuvent être utilisées pour évaluer le risque de départ d'un employé afin d'anticiper les besoins en matière de recrutement.
Les organisations mènent des entretiens de fidélisation afin de mettre en évidence et de résoudre les problèmes actuels et futurs. Ces informations sont utilisées pour remédier à la cause profonde du mécontentement des employés avant que ceux-ci ne se mettent à la recherche d'un nouvel emploi.
Pertinence de l'entretien de fidélisation aujourd'hui
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les gens quittent leur emploi ; certaines ont été recontextualisées pendant la pandémie, d'autres découlent de conditions de travail spécifiques à la situation actuelle. Les principaux facteurs qui alimentent le roulement du personnel à l'heure actuelle sont les suivants :
- Le manque de perspectives d'évolution de carrière et la déception vis-à-vis de son rôle
- La pandémie a incité les gens à réfléchir et à réévaluer leurs objectifs et ce qui donnait du sens à leur travail.
- Le désir d'une plus grande flexibilité en termes de télétravail/hybride
- Problèmes post-pandémie tels que l'augmentation du coût des services de garde d'enfants et la perte de loyauté envers l'entreprise à la suite de licenciements massifs.
Voici quelques-uns des problèmes que vous pouvez résoudre en menant des entretiens de fidélisation afin d'améliorer l'expérience des employés et la culture d'entreprise.
L'objectif et la valeur d'un entretien de fidélisation
Les entretiens de fidélisation visent à poser des questions qui permettent d'obtenir les mêmes informations que les entretiens de départ. Vous pouvez les intégrer à vos entretiens individuels existants ou les mener chaque mois si vous n'avez pas de réunions régulières (mais pourquoi ne pas en avoir ?).
Abordant la question de la fidélisation des employés
L'objectif premier des entretiens de fidélisation est de comprendre ce qui motive vos employés actuels à rester dans l'entreprise et d'identifier ce qui pourrait les inciter à partir. Parmi les réponses possibles à cette dernière question, on peut citer le manque de reconnaissance, l'épuisement professionnel ou les possibilités limitées d'évolution et de croissance de carrière.
Abordez ces questions dès le début afin d'améliorer la satisfaction et d'éviter que vos meilleurs employés ne quittent l'entreprise. Selon une étude scientifique, un environnement de travail positif améliore le niveau d'engagement, les performances et la motivation des employés.
Influence la satisfaction au travail et la motivation
Les entretiens de fidélisation vont au-delà de la simple collecte d'informations. Ils montrent aux employés que leurs critiques, leurs préoccupations et leurs commentaires sont pris en compte et traités. Lorsqu'ils se sentent écoutés, ils sont plus satisfaits de leur travail et plus motivés à être performants.
De plus, les entretiens de fidélisation permettent aux responsables d'identifier les employés les plus performants qui ne sont pas suffisamment stimulés ou appréciés. Cela ouvre la voie à des discussions sur les opportunités d'évolution de carrière et contribue à fidéliser les employés les plus performants.
Par exemple, même si vous disposez d'un programme de récompenses pour les employés, l'équipe RH ne dispose pas des outils adéquats pour mesurer et apprécier les performances des employés, ce qui entraîne un mécontentement au sein de l'équipe. Les entretiens de fidélisation peuvent vous aider à identifier ce problème et à détecter les signaux d'alerte.
Prévient le roulement du personnel
De par sa nature active, un programme d'entretiens de fidélisation peut contribuer à réduire le taux de rotation du personnel. Il permet d'identifier les problèmes potentiels dont la probabilité d'apparition est faible et qui peuvent être traités avant qu'ils ne deviennent des problèmes à part entière.
La clé d'un entretien de fidélisation efficace est de poser des questions spécifiques qui vous aideront à tirer le meilleur parti de l'entretien.
Questions clés à poser lors d'un entretien de fidélisation
Idéalement, posez des questions qui incitent vos employés à s'exprimer et à donner leur avis en toute honnêteté.
Questions relatives à l'évolution de carrière
- Qu'apprenez-vous ici ?
- Quelles nouvelles compétences souhaitez-vous développer ?
- Qu'appréciez-vous dans les programmes de formation proposés par l'entreprise ?
- Quels aspects pourraient être améliorés en matière d'opportunités de développement ?
- Décrivez votre emploi idéal.
- Qu'appréciiez-vous le plus dans votre ancien rôle et ce que vous ne faites plus ici ?
- Quels aspects de votre dernier emploi vous plaisaient et qui vous manquent aujourd'hui ?
- Quels sont vos objectifs de carrière à court et à long terme ? Comment pouvons-nous vous aider à les atteindre ?
- Y a-t-il des responsabilités supplémentaires que vous aimeriez assumer dans le cadre de votre rôle ?
- Y a-t-il des avantages que vous trouvez précieux dans votre rôle actuel et que nous n'offrons pas ?
Questions relatives au leadership et à la gestion
- Comment puis-je rendre votre travail plus agréable ?
- Quels changements rendraient votre travail plus satisfaisant pour vous ?
- Comment pouvons-nous mieux vous offrir de l'assistance dans votre rôle ?
- Quel type de reconnaissance vous motive le plus ?
Questions sur la culture d'entreprise
- Qu'est-ce qui vous motive au travail ici ?
- Que pensez-vous de la manière dont nous reconnaissons les réalisations de nos employés ?
- Pensez-vous avoir un bon équilibre entre travail et vie privée ? Si ce n'est pas le cas, comment pouvons-nous l'améliorer ?
- Décrivez la culture d'entreprise. Qu'est-ce qui vous plaît et vous déplaît dans cette culture ?
Questions sur la satisfaction globale
- Qu'est-ce qui vous motive le plus à venir travailler chaque jour ?
- Avez-vous déjà envisagé de quitter l'entreprise ? Si oui, pourquoi ?
- Qu'est-ce qui vous motive chaque jour au travail ?
- Quels aspects de votre travail quotidien trouvez-vous frustrants ?
- Pouvez-vous décrire une journée de travail récente qui vous a causé du stress ou de l'anxiété ?
- Parlez-moi d'une expérience de travail positive récente.
- Quelles pensées occupent votre esprit pendant votre trajet pour vous rendre au travail ?
- À quoi pensez-vous sur le chemin du retour après le travail ?
- Vos compétences et votre expérience sont-elles pleinement exploitées ?
- Quelles tâches spécifiques appréciez-vous ? Qu'aimeriez-vous changer dans votre rôle ?
- Comment décririez-vous votre relation avec votre supérieur hiérarchique direct ?
- Pensez-vous avoir un bon équilibre entre travail et vie privée ? Expliquez votre réponse.
- Vous sentez-vous apprécié pour votre contribution au travail ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
- Qu'est-ce qui vous rend le plus productif et vous donne le sentiment de réussir au travail ?
- Y a-t-il eu récemment des situations qui vous ont fait envisager de quitter l'entreprise ?
Ces réponses peuvent vous aider à satisfaire chaque employé, par exemple en leur attribuant des projets dans leurs domaines d'intérêt. Certaines vous permettront également d'améliorer l'expérience des employés actuels, par exemple en augmentant les effectifs afin d'offrir à tous un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Des questions de suivi régulières peuvent vous aider à évaluer le moral, à établir la confiance et à identifier les domaines à améliorer, l'engagement et la fidélisation.
💡Conseil de pro : Utilisez ClickUp Brain, un assistant IA intégré, comme partenaire de brainstorming pour générer ces questions. Après la réunion, ClickUp Brain résume également les points clés, vous évitant ainsi le travail fastidieux de rédiger de longues notes de réunion. Si vous le souhaitez, vous pouvez également les transformer en tâches dans ClickUp que vous pouvez attribuer aux parties prenantes concernées.
Utilisez les modèles RH gratuits de ClickUp pour créer un ensemble d'instructions de niveau intermédiaire et supérieur documentant les tâches, questions et processus spécifiques à suivre pendant et après l'entretien de fidélisation.
Comment préparer et mener des entretiens de fidélisation
Bien sûr, le service des ressources humaines peut mener ces discussions. Cependant, elles sont plus efficaces lorsqu'elles sont menées par le responsable hiérarchique de l'employé ou par un responsable d'un niveau supérieur en qui l'employé a confiance, car celui-ci sera alors plus enclin à donner son avis.
Planifiez-la à l'avance
- Choisissez le bon moment : ne programmez pas d'entretien de fidélisation juste après l'entrée en rôle d'une personne ou pendant une évaluation de performance. Choisissez un moment où l'employé est bien installé et peut fournir un avis réfléchi.
- Donnez-leur le temps de se préparer : informez vos employés de l'entretien de maintien au moins une semaine à l'avance. Cela leur laissera le temps de rassembler leurs idées et de préparer les questions qu'ils pourraient avoir.
- Offrez de la flexibilité : soyez flexible en matière d'horaires. Envisagez de fournir des alternatives pour les réunions tôt le matin, en fin d'après-midi ou même virtuelles afin de s'adapter aux horaires des employés.
Partager l'objectif et les attentes de la réunion
- Définissez des attentes claires : expliquez la raison de l'entretien de maintien. Faites comprendre aux employés qu'il s'agit d'une occasion de parler de leur travail, de ce qui les motive et de tout domaine à améliorer.
- Mettez l'accent sur une discussion ouverte : insistez sur le fait que la communication est exclusive et que la valeur des commentaires sincères est élevée.
- Préparez un plan : dressez une liste simple des sujets que vous devez aborder. Cela peut inclure leur expérience dans leur rôle, leur opinion sur la flexibilité de l'environnement de travail, les possibilités d'amélioration professionnelle et l'équilibre entre travail et vie privée.
- Encouragez les questions : faites-leur savoir qu'il s'agit d'une discussion bidirectionnelle et encouragez-les à poser des questions sur leur parcours professionnel ou leurs préoccupations.
Comprendre l'importance des commentaires sincères des employés
- L'écoute active est fondamentale : veillez à ne pas dicter la discussion. Pour comprendre le « pourquoi » derrière leurs réponses, restez silencieux et écoutez une fois que vous avez posé la question. Vos employés doivent parler la plupart du temps.
- Montrez votre reconnaissance : remerciez-les pour leur temps et leurs commentaires honnêtes. Faites-leur comprendre que leur avis compte et que leurs commentaires seront pris en compte dans la prise de décision et l'amélioration de l'environnement de travail.
- Prenez des notes : notez les points clés pendant l'entretien, notamment leurs motivations, leurs objections et leurs préoccupations. Si vous avez le consentement de l'employé, enregistrez la discussion afin de pouvoir revenir sur les réponses si nécessaire.
- Questions de suivi : après l'entretien, assurez un suivi auprès des employés. Résumez brièvement les principaux facteurs abordés et les étapes que vous comptez prendre à la suite de leurs commentaires.
💡Conseil de pro : Au lieu d'utiliser plusieurs outils pour gérer les entretiens de fidélisation, utilisez la plateforme de gestion des ressources humaines de ClickUp comme hub des informations sur les employés entre les responsables et leurs subordonnés directs.
Le logiciel de gestion des employés vous permet de suivre les données issues des réponses aux questions de l'entretien afin d'obtenir des informations précieuses et de prendre des décisions plus éclairées.
En savoir plus : Outils d'IA pour la prise de décision
Bonnes pratiques et conseils pour des entretiens de fidélisation efficaces
N'oubliez pas qu'un bon entretien de fidélisation est une discussion, pas un interrogatoire. Voici quelques conseils pour mener un entretien de fidélisation réussi qui donnera à vos employés le sentiment d'être écoutés et valorisés.
L'importance de la communication bidirectionnelle
Les entretiens de fidélisation ne sont pas des évaluations de performance. L'objectif est d'avoir une discussion au cours de laquelle l'employé se sent à l'aise pour discuter de ses préoccupations.
Les professionnels des ressources humaines et les responsables doivent écouter les employés, leur accorder toute leur attention et éviter de les interrompre. Ils doivent également les encourager à s'exprimer ouvertement et honnêtement en soulignant qu'il n'y a pas de mauvaises réponses.
Voici quelques moyens d'encourager la communication bidirectionnelle :
- Commencez par un renforcement : reconnaissez les contributions de l'employé et remerciez-le pour son travail acharné.
- Posez des questions ouvertes : les questions qui ne peuvent être répondues par « oui » ou « non » encouragent les réponses détaillées.
- Utilisez l'écoute réfléchie : soyez attentif aux indices verbaux et non verbaux ainsi qu'au langage corporel de votre interlocuteur afin de discerner les émotions non exprimées.
- Soyez présent : éliminez les distractions telles que les téléphones et concentrez-vous sur la discussion en cours.
Cela garantit une discussion structurée tout en permettant des réponses individuelles.
Envisagez également d'utiliser des modèles d'entretien pour structurer vos entretiens et disposer d'un cadre cohérent pour poser des questions et consigner leurs réponses.
Sélectionnez un emplacement confortable
L'emplacement de l'entretien peut avoir une incidence considérable sur sa réussite. Choisissez un espace calme et intime, à l'abri des interruptions. Il peut s'agir d'une salle de conférence vide, d'un espace dédié aux entretiens ou même d'un coin tranquille dans un café (avec la permission de l'employé).
Le facteur le plus important est l'engagement des employés, c'est-à-dire le fait qu'ils se sentent à l'aise et détendus. Évitez de mener les entretiens de fidélisation dans l'environnement de travail, car cela pourrait les mettre en mode « travail » et nuire à la franchise de la discussion.
Prévoyez suffisamment de temps et prenez tout le temps nécessaire.
Les entretiens de fidélisation ne doivent pas être précipités. Prévoyez suffisamment de temps dans votre calendrier pour la discussion sans vous sentir obligé de la terminer prématurément. Idéalement, prévoyez entre 45 minutes et une heure. Cela donnera aux employés suffisamment de temps pour partager librement leurs réflexions et leurs préoccupations.
Soyez flexible avec le temps alloué. Si la discussion se déroule naturellement et que l'employé a encore des choses à ajouter, ne l'interrompez pas trop vite. L'objectif est de recueillir des commentaires précieux, ce qui peut parfois prendre plus de temps que prévu.
Donner la priorité aux commentaires des employés et à la sincérité dans le processus
Pour assurer la réussite de vos entretiens de fidélisation, il est essentiel de donner la priorité aux commentaires des employés et de leur témoigner un intérêt sincère pour leur bien-être. Les employés peuvent rapidement déterminer si l'entretien de fidélisation n'était qu'une formalité.
Voici quelques méthodes pour montrer votre sincérité :
- Exprimez votre gratitude pour le temps qu'ils vous ont consacré et leurs commentaires.
- Soyez attentif à ce qu'ils disent et pratiquez l'écoute active.
- Prenez des notes détaillées pendant l'entretien.
- Après l'entretien, faites un suivi en faisant un résumé des points clés mentionnés et des mesures prévues.
💡Conseil de pro : Utilisez le modèle de processus d'entretien ClickUp pour concevoir, tester et optimiser votre processus d'entretien de fidélisation. Il apporte structure et cohérence pour standardiser le processus, vous permet de comparer les commentaires et collecte les données dans un format organisé pour une analyse plus approfondie.
Récapitulatif : Comment mener un entretien de fidélisation efficace :
- Planifiez-la à l'avance afin qu'ils aient le temps de se préparer.
- Définissez vos attentes quant à l'objectif
- Choisissez un emplacement confortable et calme.
- Ayez une discussion ouverte et encouragez les questions.
- Pratiquez la communication bidirectionnelle
- Soyez attentif aux signaux non verbaux
- Prenez des notes et posez des questions complémentaires.
- Montrez-leur que vous appréciez leurs commentaires.
Utilisez les entretiens de fidélisation pour retenir vos meilleurs employés
Au lieu de vous concentrer sur ce que vos employés peuvent faire pour votre organisation, découvrez ce qu'ils attendent de vous. Mettez en place des entretiens de fidélisation pour favoriser le développement de vos employés, les aider à réaliser leurs rêves et renforcer leur loyauté et leur fidélité.
N'attendez pas qu'ils envisagent de partir avant d'agir.
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Foire aux questions (FAQ)
Quel est l'autre nom donné aux entretiens de fidélisation ?
Les entretiens de fidélisation sont également appelés discussions de fidélisation. Certaines organisations peuvent les appeler entretiens de rétention des employés ou discussions avec les parties prenantes. Cependant, tous ces termes décrivent le même concept de base : des discussions actives visant à comprendre pourquoi les employés sont satisfaits et ce qui pourrait les inciter à envisager de quitter l'entreprise.
Comment réussir un entretien de fidélisation ?
Lorsque vous menez un entretien de fidélisation en tant que professionnel des ressources humaines, posez des questions claires, écoutez activement sans porter de jugement, notez les informations importantes et orientez la discussion dans la direction souhaitée par l'employé en fonction de ses réponses à vos questions.
Voici comment réussir votre entretien de fidélisation :
- Préparation : examinez le dossier et les projets de l'employé en fonction des questions.
- Paramètre : choisissez un emplacement privé et confortable où vous ne serez pas dérangé.
- Questions : concentrez-vous sur les points faibles, la satisfaction professionnelle, les opportunités d'évolution et les domaines à améliorer.
- Écoutez : soyez attentif aux indices verbaux et non verbaux.
- Action : remerciez les employés pour leurs commentaires et donnez suite à toute préoccupation spécifique.
Une entrevue de maintien en poste est-elle identique à une évaluation du rendement ?
Non, les entretiens de fidélisation et les évaluations de performance ont des objectifs différents. Les entretiens de fidélisation se concentrent sur les sentiments des employés et sur ce que l'entreprise peut faire pour améliorer leur expérience. Les entretiens de performance examinent les performances passées d'un employé et fixent des objectifs pour l'avenir.
Les entretiens de fidélisation sont-ils identiques aux entretiens de départ ?
Non, les entretiens de maintien sont proactifs et visent à prévenir les départs, tandis que les entretiens de départ sont réactifs et menés lorsque les employés quittent l'entreprise, dans le but d'en tirer des enseignements pour s'améliorer à l'avenir. Idéalement, une entreprise devrait recourir à la fois aux entretiens de maintien et aux entretiens de départ afin d'obtenir une image complète du sentiment des employés.