Avez-vous déjà joué au "téléphone" ou au "chuchotement chinois" ? Lorsqu'un message est transmis d'une personne à une autre, puis à une autre, il peut s'embrouiller jusqu'à devenir méconnaissable.
Pour un jeu, c'est amusant. Pour une entreprise, pas vraiment.
Quelle que soit la qualité de votre produit ou de votre service, votre réussite dépend de la manière dont vous le communiquez au monde.
Vos clients attendent une voix et un message de marque cohérents sur toutes les plateformes, ainsi qu'une assistance efficace et empathique pour leurs requêtes et leurs plaintes.
À faire.. 98% des clients pensent qu'il est essentiel pour une entreprise de communiquer efficacement avec eux ? Si vous n'avez pas de stratégie de communication externe, c'est le moment de commencer.
Dans cet article de blog, nous allons explorer la communication externe et la manière de mettre en œuvre une stratégie compétente pour votre entreprise.
Qu'est-ce que la communication externe ?
Il s'agit de tout échange d'informations entre une entreprise et ses parties prenantes externes, telles que les clients, les fournisseurs, les investisseurs, les agences gouvernementales et les médias.
La communication externe vise à construire la réputation d'une marque et à élaborer des messages qui trouvent un écho auprès du bon public au bon moment.
Communication interne et communication externe
La principale différence entre la communication interne et la communication externe réside dans le fait que cette dernière cible des personnes ou des entités extérieures à l'entreprise. En revanche, la communication interne se concentre sur l'échange d'informations au sein d'une entreprise.
Cependant, la construction d'un alignement interne fort entre vos employés et votre direction est essentielle pour une communication externe réussie. Pour ce faire, il faut une communication interne effacée et structurée qui mette tout le monde au courant et favorise la diversité des points de vue.
Par exemple, si votre objectif est d'améliorer la cohérence entre le contenu promotionnel et le service à la clientèle, vous devez procéder à un brainstorming interne comment les équipes de marketing et d'assistance client peuvent mieux travailler ensemble .
Elles devraient idéalement communiquer régulièrement pour s'aligner sur le ton de la marque, les attentes des clients et les stratégies de messagerie. Cela permet de s'assurer que les deux équipes offrent une expérience cohérente, en renforçant les mêmes valeurs et promesses tout au long du parcours client.
La communication externe présente plusieurs avantages. En voici quelques-uns :
- La sensibilisation et la visibilité de vos produits ou services
- La construction d'un réseau plus solide avec les partenaires d'entreprise et les investisseurs
- Renforcer la gestion de crise en maintenant un dialogue ouvert et honnête
- Élargir la portée du marché grâce à une messagerie et à une position stratégiques
- Renforcer le sentiment d'appartenance à une communauté grâce à des messages opportuns et pertinentsune communication pertinente et opportune avec les clients* Faciliter de meilleures relations avec les fournisseurs grâce à une communication clairecommunication avec les parties prenantes sur les besoins et les attentes
Un exemple de communication externe est le partage par votre entreprise d'un communiqué de presse sur le lancement d'un nouveau produit. Vous informez ainsi les médias et le grand public de votre dernière offre et ouvrez la voie à de nouvelles équipes commerciales ou à de nouveaux abonnements, ainsi qu'à d'éventuels partenariats avec des marques.
Types de communication externe
La communication externe se présente sous de nombreuses formes. Les principales catégories sont les suivantes :
1. Les médias sociaux
En tirant parti de plateformes telles que Facebook, Instagram, X.com ou LinkedIn, vous pouvez vous engager activement auprès de votre public en partageant des informations cruciales sur vos produits ou services, vos activités de marketing et les mises à jour de votre entreprise.
C'est également une bonne occasion de communiquer dans les deux sens, car vous pouvez répondre aux questions ou aux plaintes de vos clients sur les plateformes de médias sociaux et même engager une conversation légère en ligne.
Gérez intelligemment vos communications sur les médias sociaux grâce à l'outil Modèle de campagne pour les médias sociaux par ClickUp . Il vous permet de planifier, d'organiser et de programmer efficacement vos posts sur les médias sociaux, contribuant ainsi à améliorer la présence et l'influence en ligne de votre entreprise.
Modèle de campagne de médias sociaux par ClickUp
Utilisez ce modèle pour les tâches suivantes :
- Suivre la progression de la campagne avec des statuts tels que Approuvé, Annulé, En cours, Doit être approuvé et Doit être saisi
- Accédez à des affichages personnalisés, notamment Schedule, Posts, DACI et Campaigns, pour que tout soit organisé et accessible
- Améliorez la collaboration de votre campagne avec l'enregistrement d'écran, la modification en cours, l'automatisation, l'IA, et plus encore
2. Marketing numérique
Étant donné que la majorité du monde opère en ligne, les techniques de marketing numérique comme le référencement, la publicité PPC, le marketing de contenu et.. Les campagnes de gestion de la relation client (CRM) sont essentielles pour atteindre les groupes de consommateurs que vous souhaitez cibler.
Par instance, vous pouvez diffuser une série d'annonces payantes sur Facebook pour promouvoir vos articles de cuisine écologiques afin d'atteindre les clients qui recherchent ces produits.
Utiliser ClickUp Brain , l'assistant de rédaction alimenté par l'IA de ClickUp, pour générer des idées de contenu et des personas d'audience, traduire le contenu dans les langues locales pour les campagnes régionales et créer des textes publicitaires engageants.
Par exemple, voici comment ClickUp Brain a créé un buyer persona pour un fabricant d'ustensiles de cuisine écologiques à Philadelphie :
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/Use-ClickUp-Brain-to-generate-buyer-personas-for-your-business-and-create-relevant-marketing-strategies.png ClickUp Brain /$$img/
Utilisez ClickUp Brain pour générer des buyer personas pour votre entreprise et créer des stratégies marketing pertinentes
💡Pro Tip: Le marketing par e-mail est également un moyen robuste de nourrir les prospects tout en les informant sur les lancements de nouveaux produits et les promotions. Exploiter les tests A/B dans les campagnes d'e-mail permet d'optimiser les lignes d'objet, le contenu et les heures d'envoi pour stimuler les taux d'ouverture et les conversions.
3. Contenu du site web
Votre site web est souvent le premier point de contact avec votre entreprise, il est donc crucial de maintenir son contenu à jour et attrayant.
Incluez des détails importants sur vos offres et du contenu qui intéresse les visiteurs, comme des démonstrations de produits interactives ou des aperçus des coulisses de votre processus d'innovation
Le Modèle de gestion de contenu par ClickUp permet de définir un flux de travail de bout en bout pour l'actualisation de votre site web. Avec ce modèle, vous pouvez organiser différents types de tâches de rédaction de sites Web, de la prise de demandes de contenu à la planification de l'ensemble du plan du site sur des tableaux blancs, en passant par la maintenance d'un calendrier éditorial.
Modèle de gestion de contenu de ClickUp
Le modèle offre également la possibilité de mesurer les performances par rapport aux objectifs afin que vous puissiez ajuster vos stratégies de communication externe avec les entreprises en conséquence.
Créez une liste des exigences en matière de contenu (articles de blog, images, vidéos, podcasts, etc.) et attribuez les responsabilités aux membres de l'équipe concernés à l'aide de la fonction Tâches ClickUp . Il facilite le suivi de la progression grâce à des champs personnalisés et des étiquettes, comme la priorité, la date d'échéance, la dépendance, etc. Vous pouvez également utiliser Vue diagramme Gantt de ClickUp pour suivre la progression sur un échéancier visuel et fixer des paramètres pour le téléchargement, la mise à jour ou la suppression du contenu du site web.
4. Relations publiques
Effacées Objectifs PR sont clés pour faire passer les annonces importantes au bon public et préserver la réputation de votre marque.
Un communiqué de presse ou une conférence de presse au bon moment peut permettre aux médias de prendre connaissance des dernières mises à jour de l'entreprise et de les faire connaître. Les relations publiques sont également importantes en cas de crise, car elles vous permettent de contrôler le récit et de renforcer votre crédibilité auprès des parties prenantes et du grand public
Par exemple, en cas de rappel de produits, une stratégie de relations publiques bien menée peut vous aider à résoudre rapidement le problème, à rassurer les clients grâce à une communication claire et à faire preuve de responsabilité, afin de préserver la confiance et de minimiser les dommages causés à la réputation de votre marque. Modèle de campagne de relations publiques de ClickUp vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien une stratégie de relations publiques. Vous pouvez suivre les détails granulaires en utilisant des fonctionnalités telles que :
- Des statuts personnalisés pour suivre la progression de la campagne
- Champs personnalisés pour catégoriser les contacts avec les médias et les détails des contacts
- Vues diagramme Gantt pour afficher les échéanciers
Modèle de campagne de relations publiques de ClickUp
Ce cadre complet et entièrement personnalisable permet de gagner du temps et d'économiser des ressources tout en élaborant une stratégie d'entreprise adaptée à vos besoins et à vos objets. Tableaux de bord ClickUp fournissent un aperçu visuel des performances des campagnes, des KPI marketing, de la santé des projets et de la charge de travail des équipes à l'aide de diagrammes et de graphiques, vous donnant ainsi les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions basées sur les données.
💡Pro Tip: Modèles de plans marketing vous permettent de gérer vos messages et de vous assurer que vos informations atteignent le bon public, tout en préservant la réputation de votre entreprise. Intégrez les boucles de rétroaction des clients dans votre forfait marketing afin d'affiner votre message sur la base d'informations en temps réel.
5. Événements publics
Les évènements sont un excellent moyen d'entrer en connexion avec des pairs du secteur, des partenaires d'entreprise et des clients potentiels.
En plus de promouvoir votre entreprise en tant que leader du secteur et de présenter vos offres à un public ciblé, vous pouvez également apprendre des autres participants à l'évènement et avoir un aperçu des tendances actuelles du marché. Logiciel de gestion d'évènements ClickUp permet d'optimiser le forfait et l'exécution des évènements. Grâce à ses fonctionnalités intuitives, vous pouvez transformer la façon dont vous organisez, faites la promotion et collaborez.
Utilisez différents types d'objectifs comme vrai/faux, jalon, et plus encore pour évaluer votre progression périodiquement avec ClickUp Objectifs
Par exemple, en liant toutes les tâches d'un sprint à un seul objectif, vous pouvez facilement suivre la progression globale en temps réel.
Gardez tout organisé avec des dossiers faciles à utiliser, assignez des dates d'échéance aux objectifs et aux sous-tâches, et gérez l'accès en définissant plusieurs propriétaires et en contrôlant les permissions. Logiciel de gestion de projet marketing de ClickUp peut vous aider à transformer vos feuilles de route marketing de haut niveau en flux de travail quotidiens exploitables.
L'intégration de documents stratégiques, de sessions de brainstorming et de calendriers de pitchs dans les opérations quotidiennes de votre équipe vous permet de rester agile et de répondre rapidement aux besoins de chaque public.
Suivez et analysez la progression de vos objectifs marketing avec le logiciel de gestion de projet ClickUp Marketing Documents ClickUp permet notamment aux membres de votre équipe de rester informés et concentrés, depuis le brainstorming initial jusqu'au lancement de la campagne.
Qu'il s'agisse de segmenter les listes de sensibilisation par type de public, de gérer les coordonnées des médias ou d'organiser des idées pour vos présentations d'entreprise, les documents permettent de tout organiser en un seul endroit.
Utilisez ClickUp Docs pour un brainstorming et une collaboration en temps réel avec votre équipe
La collaboration en temps réel vous permet d'étiqueter les membres de l'équipe, d'assigner des tâches et de transformer le texte en éléments d'action traçables, garantissant ainsi qu'aucune idée ou tâche n'est négligée.
3. Choisir les bons canaux pour chaque public
Les différents canaux de communication offrent des avantages uniques. Par instance, alors que les médias sociaux sont idéaux pour partager du contenu interactif et créer un engouement autour de nouveaux lancements, les webinaires offrent un moyen plus personnalisé de dialoguer avec vos clients en temps réel.
Lorsque vous choisissez le meilleur canal de communication externe, considérez des facteurs tels que le budget disponible, les préférences du public et l'urgence du message
Par exemple, un e-mail a plus d'impact pour annoncer des équipes commerciales à venir, tandis que le SMS est l'un des moyens de communication les plus efficaces meilleures alternatives à l'e-mail pour les communications plus urgentes.
Si vous utilisez principalement l'e-mail pour la communication externe, vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails directement dans la plateforme via Logiciel de gestion de projet e-mail de ClickUp le logiciel de gestion de projets par courrier électronique ClickUp est un logiciel de gestion de projets par courrier électronique, ce qui évite de devoir passer d'un onglet à l'autre ou d'un outil à l'autre.
Qu'il s'agisse d'une réponse rapide ou d'une mise à jour détaillée, vous pouvez facilement joindre des documents, des formulaires ou des clips à vos e-mails.
Envoyez des messages externes et des réponses directement à partir du logiciel de gestion de projet d'e-mail de ClickUp
Vous pouvez même automatiser les e-mails et les tâches à l'aide de déclencheurs basés sur des règles pour les champs personnalisés, les envois de formulaires et les mises à jour de tâches, garantissant ainsi une communication opportune avec votre public.
Votre boîte de réception devient alors un hub de projet, vous permettant de créer et de commenter des tâches à partir de notifications e-mail, de fixer des délais en ajoutant des dates de début et de fin, de lier des e-mails à des tâches pour le contexte, et de mettre en place une automatisation pour les newsletters, les campagnes au goutte-à-goutte et les transferts d'e-mails.
Cela vous permet de gérer votre diffusion par e-mail parallèlement à d'autres canaux de marketing, garantissant ainsi une stratégie coordonnée.
4. Rédiger un cahier des charges de communication
Il s'agit d'un document de référence contenant tous les détails concernant vos objectifs, vos canaux et votre style de communication pour chaque public externe avec lequel vous travaillez
Il devrait comprendre des directives éditoriales, des piliers de contenu, un calendrier de contenu RP et des messages de marque essentiels - donnant à votre équipe tout ce dont elle a besoin pour communiquer de la bonne manière à chaque fois.
Si vous êtes une entreprise de technologie grand public, par exemple, le playbook peut inclure des instructions sur la manière de traiter les demandes des médias, avec des messages clés préapprouvés sur les fonctionnalités des produits, la culture de l'entreprise et les initiatives en matière de développement durable.
5. Élaborer une feuille de route pour l'exécution des efforts de sensibilisation
Un solide forfait de communication externe vous permet de rester sur la bonne voie, en veillant à ce que vos messages soient clairs, que vos publics soient compris et que vos objectifs soient alignés.
L'avantage est qu'il n'est pas nécessaire de réinventer la roue. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser des modèles de plans de communication qui couvrent généralement des éléments tels que les objectifs, les parties prenantes, les phases, les tâches, les délais et les messages clés.
Veillez à mettre votre forfait à jour en permanence, à mesure que vous recevez de nouvelles informations et un retour d'information, afin de rester pertinent et en phase avec votre cible.
Par exemple, le Modèle de plan de communication ClickUp permet d'établir une hiérarchie des parties prenantes et de définir la manière dont les informations seront partagées efficacement. Vous pouvez élaborer la stratégie de communication de votre projet avec les clients, attribuer des rôles personnalisés, gérer les accès et les permissions, et décider de ce qui doit rester public ou privé.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-468.png Modèle de plan de communication de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-4000840&department=marketing Télécharger ce modèle /$$cta/
De plus, vous pouvez créer une charge de travail personnalisée en fonction de vos besoins avec plusieurs vues, telles que Liste, Gantt, Charge de travail et Calendrier, et utiliser les échéances des tâches, les commentaires, l'automatisation et bien d'autres choses encore pour afficher votre plan de communication.
De la même manière, les boutons Modèle de campagne de communication par ClickUp vous aide à communiquer efficacement avec les parties prenantes et donne à votre équipe les moyens de transmettre les bons messages lors d'une campagne, qu'il s'agisse du lancement d'un nouveau produit ou d'une initiative interne.
Voici ce qu'il offre :
- Le suivi de la progression de la campagne en attribuant des tâches avec des statuts personnalisables
- Organisation et ajout d'attributs clés pour visualiser facilement les différentes étapes de votre campagne
- Automatisation du suivi de la campagne avec des réactions aux commentaires, des rappels automatisés, des assignés multiples et des priorités de tâches
Modèle de campagne de communication ClickUp
Ce modèle aide à la planification et à l'exécution de bout en bout des campagnes, depuis le brainstorming initial et la définition des objectifs jusqu'à la sélection des canaux de communication et la garantie que le ton et la voix restent cohérents sur toutes les plateformes.
4 conseils pour améliorer votre image de marque et vos communications externes
Les communications externes sont essentielles dans la façon dont votre public perçoit votre entreprise. Qu'il s'agisse d'un communiqué de presse ou d'un post Facebook, chaque élément de communication contribue à la perception que le public a de vous, c'est pourquoi avoir une image de marque claire de notoriété de la marque est si important.
Voici comment le faire correctement :
- Parmi les premières choses à prioriser, il y a la cohérence, de sorte que toutes vos communications externes à travers les plateformes contribuent à renforcer une identité de marque singulière qui reste en tête de liste pour votre public cible
- Le maintien de votre présence en ligne, y compris les informations partagées sur vos canaux de communication externes et les réponses invitées, dans vos interactions avec les clients, est vital
- Les recommandations des personnes de confiance qui soutiennent votre entreprise, qu'il s'agisse de leaders du secteur, d'influenceurs ou même d'acheteurs satisfaits, ont plus de poids aux yeux du public que les annonces payantes
- Collaborer avec des influenceurs notoires vous permet également de débloquer de nouvelles audiences grâce à leurs abonnés et de construire des engagements avec eux directement
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Exemples d'entreprises qui font de la bonne communication externe
À l'heure de concevoir votre forfait Business, inspirez-vous des entreprises qui le font déjà bien. Voici quelques exemples.
1. Patagonie
C'est une marque de plein air connue pour sa validation de la transparence et de la gestion de l'environnement. Chaque année, Patagonia partage un rapport annuel détaillant sa progression, ses initiatives, ses défis et ses opportunités, et accueille les contributions du public par l'intermédiaire de son blog et de ses canaux de médias sociaux.
2. Ben et Jerry's Ben and Jerry's ben and Jerry's, une marque populaire de crème glacée, a toujours été un fervent défenseur de la justice sociale. Son site web expose clairement les nombreuses causes qu'elle assiste, et chaque page de produit comprend une section "values-led sourcing" (approvisionnement fondé sur des valeurs) détaillant l'emballage à base de plantes et la validation du commerce équitable.
3. Netflix
Le diffuseur OTT personnalise en permanence ses offres en fonction de ce que les téléspectateurs souhaitent. Netflix communique également régulièrement avec ses clients par e-mail et est connu pour sa présence légère sur les médias sociaux.
4. Starbucks
La chaîne de cafés a démontré à maintes reprises comment réagir aux crises. Lors de l'incident de profilage racial de 2018, Starbucks s'est immédiatement excusée, a fermé des milliers de magasins pour mener des formations contre les préjugés et a clairement communiqué les mesures prises et les enseignements tirés à ses parties prenantes.
Simplifier la communication externe de votre entreprise
Dans un espace numérique surchargé, la bonne communication au bon moment est importante.
Que vous rédigiez des documents de communication avec les parties prenantes liés aux performances financières ou une série de posts sur les médias sociaux pour une campagne de CRM, veillez à ce que le contenu s'inscrive dans la voix globale de votre marque et dans la vision de la manière dont vous souhaitez être perçu.
Et il n'est jamais trop tard pour commencer à investir dans cette présence, surtout avec un outil comme ClickUp qui a tout ce qu'il faut pour démarrer.
Utilisez-le pour consolider les documents, les projets, les discussions, les tâches et les notes sur une plateforme centralisée. Profitez d'une collaboration d'équipe transparente, éliminez les silos d'information et créez une stratégie de communication externe véritablement alignée. S'inscrire gratuitement à ClickUp pour découvrir la différence.