Avez-vous déjà joué au jeu du « téléphone arabe » ? Lorsqu'un message est transmis d'une personne à une autre, puis à une autre, il peut être déformé jusqu'à devenir méconnaissable.
Pour un jeu, c'est amusant. Pour une entreprise, beaucoup moins.
Quelle que soit la qualité de votre produit ou service, votre réussite dépend de votre capacité à le communiquer au monde entier.
Vos clients attendent de vous un message cohérent sur toutes les plateformes, ainsi qu'une assistance efficace et empathique pour répondre à leurs requêtes et à leurs réclamations.
Saviez-vous que 98 % des clients estiment qu'il est essentiel pour une entreprise de communiquer efficacement avec eux ? Si vous n'avez pas encore de stratégie de communication externe, c'est le moment de vous y mettre.
Dans cet article, nous explorerons la communication externe et la manière de mettre en œuvre une stratégie efficace pour votre entreprise.
Qu'est-ce que la communication externe ?
Il s'agit de tout échange d'informations entre une entreprise et ses parties prenantes externes, telles que les clients, les fournisseurs, les investisseurs, les agences gouvernementales et les médias.
La communication externe vise à bâtir la réputation d'une marque et à élaborer des messages qui trouvent un écho auprès du bon public au bon moment.
Communication interne vs communication externe
La principale différence entre la communication interne et la communication externe réside dans le fait que cette dernière cible des personnes ou des entités extérieures à l'entreprise. En revanche, la communication interne se concentre sur l'échange d'informations au sein d'une entreprise.
Cependant, il est essentiel d'établir une forte cohésion interne entre vos employés et vos dirigeants pour assurer la réussite de votre communication externe. Cela nécessite une communication interne claire et structurée qui permette à chacun de rester informé et favorise la diversité des points de vue.
Par exemple, si votre objectif est d'améliorer la cohérence entre le contenu promotionnel et le service client, vous devez réfléchir en interne à la manière dont les équipes marketing et d'assistance client peuvent mieux collaborer.
Idéalement, ils devraient communiquer régulièrement afin d'harmoniser le ton de la marque, les attentes des clients et les stratégies de communication. Cela permet aux deux équipes d'offrir une expérience cohérente, renforçant les mêmes valeurs et promesses tout au long du parcours client.
La communication externe présente plusieurs avantages, notamment :
- Faites connaître vos produits ou services et renforcez leur visibilité.
- Construisez un réseau plus solide avec vos partenaires d’entreprise et vos investisseurs.
- Renforcez la gestion de crise en assurant la maintenance d'un dialogue ouvert et honnête
- Élargissez votre portée sur le marché grâce à des messages et un positionnement stratégiques.
- Renforcez l'esprit communautaire grâce à une communication pertinente et opportune avec vos clients.
- Faciliter de meilleures relations avec les fournisseurs grâce à une communication claire avec les parties prenantes sur les besoins et les attentes
Un exemple de communication externe est lorsque votre entreprise partage un communiqué de presse annonçant le lancement d'un nouveau produit. Cela permet d'informer les médias et le grand public de votre dernière offre et ouvre la voie à de nouvelles ventes ou abonnements et à d'éventuels partenariats de marque.
Types de communications externes
La communication externe peut prendre différentes formes. Les principales catégories sont les suivantes :
1. Réseaux sociaux
En tirant parti de plateformes telles que Facebook, Instagram, X. com ou LinkedIn, vous pouvez interagir activement avec votre public en partageant des informations cruciales sur vos produits ou services, vos activités marketing et les actualités de votre entreprise.
C'est également une bonne occasion pour établir une communication bidirectionnelle, car vous pouvez répondre à toutes les questions ou plaintes de vos clients sur les réseaux sociaux et même engager des discussions en ligne légères.
Gérez intelligemment vos communications sur les réseaux sociaux grâce au modèle de campagne sur les réseaux sociaux de ClickUp. Il vous permet de planifier, d'organiser et de programmer efficacement vos publications sur les réseaux sociaux, contribuant ainsi à renforcer la présence et l'influence de votre entreprise en ligne.
Utilisez le modèle pour les tâches suivantes :
- Suivez la progression de vos campagnes grâce à des statuts tels que « Approuvé », « Annulé », « En cours », « À approuver » et « À valider ».
- Accédez à des vues personnalisées, notamment Calendrier, Publications, DACI et Campagnes, pour que tout soit organisé et accessible.
- Améliorez la collaboration au sein de votre campagne grâce à l'enregistrement d'écran, la modification en cours collaborative, l'automatisation, l'IA et bien plus encore.
2. Marketing numérique
Étant donné que la majorité du monde opère en ligne, les techniques de marketing numérique telles que le référencement naturel (SEO), la publicité PPC, le marketing de contenu et les campagnes CRM sont essentielles pour atteindre les groupes de consommateurs que vous souhaitez cibler.
Par exemple, vous pouvez diffuser une série de publicités payantes sur Facebook pour promouvoir vos ustensiles de cuisine écologiques afin d'atteindre les clients qui recherchent ces produits.
Utilisez ClickUp Brain, l'assistant de rédaction alimenté par l'IA de ClickUp, pour générer des idées de contenu et des profils d'audience, traduire du contenu dans les langues locales pour les campagnes régionales et créer des textes publicitaires attrayants.
Voici, par exemple, comment ClickUp Brain a créé un profil d'acheteur pour un fabricant d'ustensiles de cuisine écologiques à Philadelphie :
💡Conseil de pro : le marketing par e-mail est également un moyen efficace de nourrir vos prospects tout en les informant des lancements de nouveaux produits et des promotions. L'utilisation des tests A/B dans les campagnes par e-mail permet d'optimiser les objets, le contenu et les heures d'envoi afin d'augmenter les taux d'ouverture et les conversions.
3. Contenu du site web
Votre site web est souvent le premier point de contact avec votre entreprise, il est donc essentiel de veiller à ce que son contenu soit à jour et attrayant.
Incluez des détails importants sur vos offres et du contenu qui suscite l'intérêt des visiteurs, comme des démonstrations interactives de produits ou des aperçus des coulisses de votre processus d'innovation.
Le modèle de gestion de contenu de ClickUp vous aide à définir un flux de travail complet pour actualiser votre site web. Grâce à ce modèle, vous pouvez organiser différents types de tâches de rédaction pour votre site web, depuis la prise en charge des demandes de contenu jusqu'à la planification de l'ensemble du plan du site sur des Tableaux blancs, en passant par la maintenance d'un calendrier éditorial.
Le modèle offre également la possibilité de mesurer les performances par rapport aux objectifs afin que vous puissiez ajuster vos stratégies de communication externe en conséquence.
Créez une liste des besoins en contenu, comme des articles de blog, des images, des vidéos, des podcasts, etc., et attribuez les responsabilités aux membres de l'équipe concernés à l'aide de tâches ClickUp. Cela facilite le suivi des progrès grâce à des champs personnalisés et des étiquettes, tels que la priorité, la date d'échéance, la dépendance, etc. Vous pouvez également utiliser ClickUp Gantt Chart View pour suivre les progrès sur un calendrier visuel et fixer des délais pour le téléchargement, la mise à jour ou la suppression du contenu du site web.
4. Relations publiques
Des objectifs de relations publiques clairs sont essentiels pour diffuser les annonces importantes auprès du bon public et préserver la réputation de votre marque.
Un communiqué de presse ou une conférence de presse publié au bon moment peut garantir que les médias reprennent les dernières actualités de l'entreprise et les diffusent. Les relations publiques sont également importantes en période de crise, car elles vous aident à contrôler le discours et à renforcer votre crédibilité auprès des parties prenantes et du grand public.
Par exemple, lors d'un rappel de produit, une stratégie de relations publiques bien exécutée peut vous aider à traiter rapidement le problème, à rassurer les clients grâce à une communication claire et à faire preuve de responsabilité, ce qui vous permettra en fin de compte de préserver la confiance et de minimiser les dommages causés à la réputation de votre marque.
Le modèle de campagne RP de ClickUp vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien votre stratégie RP avec succès. Vous pouvez suivre les détails les plus précis grâce à des fonctionnalités telles que :
- Statuts personnalisés pour suivre la progression des campagnes
- Champs personnalisés pour classer les contacts médias et les détails de communication
- Vues du diagramme de Gantt pour visualiser les échéanciers
Ce cadre complet et entièrement personnalisable vous permet de gagner du temps et d'économiser des ressources tout en élaborant une stratégie commerciale adaptée à vos besoins et à vos objectifs. Les tableaux de bord ClickUp fournissent un aperçu visuel des performances des campagnes, des indicateurs clés de performance marketing, de la santé des projets et de la charge de travail des équipes à l'aide de diagrammes et de graphiques, vous donnant ainsi les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions fondées sur des données.
💡Conseil de pro : les modèles de plan marketing vous permettent de gérer vos messages et de vous assurer que vos actualités atteignent le bon public, tout en préservant la réputation de votre entreprise. Intégrez les retours clients dans votre plan marketing afin d'affiner vos messages en fonction d'informations en temps réel.
5. Événements publics
Les évènements sont un excellent moyen de créer des connexions avec des pairs du secteur, des partenaires d'entreprises et des clients potentiels.
En plus de promouvoir votre entreprise en tant que leader du secteur et de présenter vos offres à un public ciblé, vous pouvez également apprendre des autres participants à l'évènement et obtenir des informations sur les tendances actuelles du marché.
Le logiciel de gestion d'évènements ClickUp vous aide à optimiser la planification et l'exécution de vos évènements. Grâce à ses fonctionnalités intuitives, vous pouvez transformer votre façon d'organiser, de promouvoir et de collaborer.
La vue Calendrier de ClickUp vous permet de concevoir des échéanciers d'évènements clairs, d'attribuer facilement les responsabilités et de travailler en étroite collaboration avec les équipes internes et les fournisseurs. La synchronisation bidirectionnelle avec Google Agenda offre l'avantage supplémentaire de vous permettre de gérer sans effort toutes vos réunions en un seul endroit.
Vous organisez un évènement d'envergure ?
- Décomposez-le en listant chaque tâche, en attribuant des dates de début et d'échéance, et en tirant parti du suivi automatique du temps à l'échelle mondiale pour calculer les heures facturables.
- Définissez des attentes claires en matière de livraison avec des estimations de durée, afin de garantir un flux de travail fluide du début à la fin.
- Établissez un ordre d'opérations structuré avec des dépendances entre les tâches, afin que chaque membre de l'équipe connaisse son rôle.
- Hiérarchisez les tâches et créez des checklists pour vous assurer qu'aucun détail n'est négligé, en particulier le jour de l'évènement.
Mieux encore, vous pouvez rationaliser la planification de vos évènements grâce au modèle de marketing événementiel de ClickUp. Cet outil puissant offre un cadre structuré et reproductible qui vous aide à rester organisé tout en inspirant des stratégies innovantes et en garantissant qu'aucun détail crucial ne soit oublié.
Voici comment utiliser ce modèle :
- Collaborez avec votre équipe pour définir des objectifs et des buts.
- Dressez une liste des membres potentiels de votre public et de leurs coordonnées.
- Suivez les tâches de suivi et assurez-vous de ne rien manquer grâce aux jalons dans ClickUp.
Vous pouvez également utiliser ClickUp Automatisations pour envoyer des rappels automatiques et programmer des publications sur les réseaux sociaux avec les détails du lieu et du programme des évènements à venir.
6. Partenariats/collaborations
En vous associant à des influenceurs ou à d'autres entreprises dans le cadre de campagnes de promotion ou de branding conjointes, vous pourrez toucher de nouveaux publics et bénéficier d'une crédibilité mutuelle.
Le partenariat de Red Bull avec des évènements sportifs extrêmes en est un excellent exemple, car il correspond parfaitement à son image d'énergie, d'aventure et de dépassement des limites. Ces partenariats contribuent à renforcer le message de Red Bull sur un mode de vie aventureux et plein d'énergie.
Développer une stratégie de communication externe
Savoir comment aborder la communication externe est essentiel pour une stratégie de communication marketing réussie. Voici comment vous y prendre.
1. Étudiez votre public
Commencez par définir chacun des publics externes avec lesquels vous souhaitez entrer en contact, tels que les investisseurs, les clients, les médias ou les fournisseurs partenaires. Ensuite, effectuez des recherches sur chaque type de public afin d'obtenir des informations qui vous aideront à les segmenter davantage.
Par exemple :
- Données démographiques (secteur d'activité, taille de l'entreprise, étape de croissance)
- Données démographiques (âge, rôle, taille de l'entreprise)
- Problèmes courants (budgets limités, données fragmentées, manque de temps)
- Comportements d'achat (axés sur la recherche, soucieux du budget, privilégiant la valeur plutôt que le prix)
Si vous êtes une entreprise de logiciels B2B, l'un de vos publics externes peut inclure les responsables informatiques des entreprises de taille moyenne.
Par la création de personas, vous découvrirez peut-être qu'ils privilégient la rentabilité et les capacités d'intégration lorsqu'ils choisissent des solutions logicielles, un point essentiel à prendre en compte dans votre plan de communication externe.
2. Fixez des objectifs SMART pour chaque public
Il est important de définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et opportuns (SMART) pour chaque segment d'audience afin de développer un contenu ciblé qui réponde à leurs besoins spécifiques.
Pour les médias, un objectif SMART pourrait être « Obtenir une couverture dans trois publications de premier plan du secteur au cours du prochain trimestre en envoyant des communiqués de presse ciblés et en organisant des interviews avec les principaux porte-parole de l'entreprise. »
Avec ClickUp Objectifs, vous pouvez définir des objectifs clairs et précis, en affinant votre stratégie de fixation d'objectifs avec des cibles quantifiables et mesurables. Pour les investisseurs, un objectif SMART pourrait être : « Augmenter le taux d'ouverture des newsletters trimestrielles destinées aux investisseurs de 15 % au cours des six prochains mois. »
Utilisez sa fonctionnalité « Targets » (Objectifs) pour définir des indicateurs de réussite précis, tels que des nombres, des pourcentages ou des devises. Vous pouvez associer des tâches ou des listes à un objectif sur la plateforme, qui suivra automatiquement votre progression à mesure que vous les achevez.
Par exemple, en liant toutes les tâches d'un sprint à un objectif unique, vous pouvez facilement suivre la progression globale en temps réel.
Organisez tout grâce à des dossiers faciles à utiliser, attribuez des dates d'échéance aux objectifs et aux sous-tâches, et gérez les accès en définissant plusieurs propriétaires et en contrôlant les permissions.
Le logiciel de gestion de projet marketing ClickUp peut vous aider à transformer vos feuilles de route marketing de haut niveau en flux de travail quotidiens exploitables.
En intégrant les documents stratégiques, les sessions de brainstorming et les calendriers de présentation dans les activités quotidiennes de votre équipe, vous restez agile et pouvez répondre rapidement aux besoins de chaque public.
ClickUp Docs, en particulier, permet aux membres de votre équipe de rester informés et concentrés, depuis le brainstorming initial jusqu'au lancement de la campagne.
Que vous segmentiez vos listes de diffusion par type d'audience, gériez les coordonnées des médias ou organisiez vos idées pour vos présentations commerciales, Docs vous permet de tout organiser en un seul endroit.
La collaboration en temps réel vous permet de taguer les membres de votre équipe, d'attribuer des tâches et de transformer du texte en éléments suivibles, afin qu'aucune idée ou tâche ne soit négligée.
3. Choisissez les canaux adaptés à chaque public
Les différents canaux de communication offrent des avantages uniques. Par exemple, si les réseaux sociaux sont idéaux pour partager du contenu interactif et créer le buzz autour de nouveaux lancements, les webinaires offrent un moyen plus personnalisé d'interagir avec vos clients en temps réel.
Lorsque vous choisissez le meilleur canal pour la communication externe, tenez compte de facteurs tels que le budget disponible, les préférences du public et l'urgence des messages.
Par exemple, un e-mail est plus efficace pour annoncer des soldes à venir, tandis que les SMS constituent l'une des meilleures alternatives aux e-mails pour les communications plus urgentes.
Si vous utilisez principalement le courrier électronique pour vos communications externes, vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails directement depuis la plateforme grâce au logiciel de gestion de projet par e-mail ClickUp, ce qui vous évite d'avoir à passer d'un onglet ou d'un outil à l'autre.
Qu'il s'agisse d'une réponse rapide ou d'une mise à jour détaillée, vous pouvez facilement joindre des documents, des formulaires ou des Clips à vos e-mails.
Vous pouvez même automatiser les e-mails et les tâches à l'aide de déclencheurs basés sur des règles pour les champs personnalisés, les envois de formulaires et les mises à jour de tâches, garantissant ainsi une communication rapide avec votre public.
Votre boîte de réception devient alors une plateforme de projet, vous permettant de créer et de commenter des tâches à partir de notifications par e-mail, de fixer des délais en ajoutant des dates de début et de fin, de lier des e-mails à des tâches pour plus de contexte, et de configurer l'automatisation des newsletters, des campagnes de marketing goutte à goutte et du transfert d'e-mails.
Cela vous permet de gérer votre communication par e-mail parallèlement à d'autres canaux marketing, garantissant ainsi une stratégie coordonnée.
4. Rédigez un guide de communication
Ce document contient toutes les informations nécessaires sur vos objectifs, vos canaux de communication et le style à adopter pour chaque public externe avec lequel vous travaillez.
Il doit inclure des directives éditoriales, des piliers de contenu, un calendrier de contenu RP et les messages clés de la marque, afin de donner à votre équipe tout ce dont elle a besoin pour communiquer de manière appropriée à chaque fois.
Si vous êtes une entreprise de technologie grand public, par exemple, le guide pourrait inclure des instructions sur la manière de traiter les demandes des médias, avec des messages clés préapprouvés sur les fonctionnalités des produits, la culture d'entreprise et les initiatives en matière de développement durable.
5. Élaborez une feuille de route pour mettre en œuvre vos efforts de sensibilisation
Un plan de communication externe solide vous permet de rester sur la bonne voie, en garantissant que vos messages sont clairs, que vos publics sont compris et que vos objectifs sont alignés.
Le plus intéressant, c'est que vous n'avez pas besoin de réinventer la roue. Vous pouvez utiliser des modèles de plans de communication qui couvrent généralement des éléments tels que les objectifs, les parties prenantes, les phases, les tâches, les délais et les messages clés.
Veillez à mettre à jour régulièrement votre forfait à mesure que vous obtenez de nouvelles informations et de nouveaux commentaires afin de rester pertinent et d'atteindre votre cible.
Par exemple, le modèle de plan de communication ClickUp aide à établir une hiérarchie des parties prenantes et à définir comment les informations seront partagées efficacement. Vous pouvez développer votre stratégie de communication de projet avec vos clients, attribuer des rôles personnalisés, gérer les accès et les permissions, et décider ce qui doit rester public ou privé.
De plus, vous pouvez créer un flux de travail de communication personnalisé en fonction de vos besoins avec plusieurs vues, telles que Liste, diagramme de Gantt, Charge de travail et Calendrier, et utiliser les dates d'échéance des tâches, les commentaires, l'automatisation et bien plus encore pour rationaliser votre planification de la communication.
De même, le modèle de campagne de communication de ClickUp vous aide à communiquer efficacement avec les parties prenantes et permet à votre équipe de diffuser les bons messages pendant une campagne, qu'il s'agisse du lancement d'un nouveau produit ou d'une initiative interne.
Voici ce qu'il vous propose :
- Suivez la progression de vos campagnes en attribuant des tâches avec des statuts personnalisables.
- Organisez et ajoutez des attributs clés pour visualiser facilement les différentes étapes de votre campagne.
- Améliorez le suivi des campagnes grâce aux réactions aux commentaires, aux rappels automatisés, aux tâches assignées de manière multiple et aux priorités des tâches.
Le modèle facilite la planification et l'exécution de bout en bout des campagnes, depuis le brainstorming initial et la définition des objectifs jusqu'à la sélection des canaux de communication et la garantie d'une tonalité et d'un style cohérents sur toutes les plateformes.
4 conseils pour améliorer votre image de marque et votre communication externe
La communication externe est essentielle pour la perception que votre public a de votre entreprise. Qu'il s'agisse d'un communiqué de presse ou d'une publication Facebook, chaque élément de communication contribue à la perception que le public a de vous. C'est pourquoi il est si important de disposer d'indicateurs clés de performance clairs en matière de notoriété de la marque.
Voici comment faire correctement :
- L'une des premières priorités est la cohérence, afin que toutes vos communications externes sur toutes les plateformes contribuent à renforcer une identité de marque unique qui reste gravée dans l'esprit de votre public cible.
- Il est essentiel de maintenir votre présence en ligne, notamment en partageant des informations sur vos canaux de communication externes et en répondant rapidement à vos clients.
- Les recommandations de personnes de confiance qui soutiennent votre entreprise, qu'il s'agisse de leaders du secteur, d'influenceurs ou même d'acheteurs satisfaits, ont plus de poids aux yeux du public que les publicités payantes.
- Collaborer avec des influenceurs renommés vous aide également à débloquer de nouveaux publics grâce à leurs abonnés et à établir directement des liens avec eux.
Pour en savoir plus : Programmes de promotion par les clients : construisez une marque durable grâce à cette stratégie de marketing organique
Exemples d'entreprises qui font les communications à l'extérieur de manière efficace
Lorsque vous élaborez votre plan de communication externe, inspirez-vous des entreprises qui ont déjà fait leurs preuves dans ce domaine. Voici quelques exemples.
1. Patagonia
Il s'agit d'une marque outdoor réputée pour son engagement en faveur de la transparence et de la protection de l'environnement. Chaque année, Patagonia partage un rapport annuel détaillant sa progression, ses initiatives, ses défis et ses opportunités, et invite le public à lui faire part de ses commentaires via son blog et ses réseaux sociaux.
2. Ben & Jerry's
Ben & Jerry's, une marque de crème glacée très populaire, a toujours été un fervent défenseur de la justice sociale. Son site web présente clairement les nombreuses causes qu'elle soutient, et chaque page produit comprend une section « approvisionnement axé sur les valeurs » détaillant les emballages à base de plantes et l'engagement en faveur du commerce équitable.
3. Netflix
Le service de streaming OTT personnalise en permanence son offre en fonction des attentes des téléspectateurs. Netflix communique également régulièrement avec ses clients par e-mail et est connu pour sa présence décontractée sur les réseaux sociaux.
4. Starbucks
La chaîne de cafés a démontré à maintes reprises comment réagir face à une crise. Lors de l'incident de profilage racial en 2018, Starbucks a immédiatement présenté ses excuses, fermé des milliers de magasins pour organiser des formations contre les préjugés et communiqué clairement les mesures prises et les leçons apprises à ses parties prenantes.
Simplifiez la communication externe de votre entreprise
Dans un espace numérique saturé, il est important de communiquer de manière appropriée au bon moment.
Que vous rédigiez des documents de communication destinés aux parties prenantes concernant les performances financières ou une série de publications sur les réseaux sociaux pour une campagne CRM, assurez-vous que le contenu correspond à l'image globale de votre marque et à la façon dont vous souhaitez être perçu.
Et il n'est jamais trop tard pour commencer à investir dans cette présence, surtout avec un outil comme ClickUp qui dispose de tout ce dont vous avez besoin pour vous lancer.
Utilisez-le pour regrouper vos documents, projets, discussions, tâches et notes sur une plateforme centralisée. Bénéficiez d'une collaboration fluide au sein de votre équipe, éliminez les silos d'informations et créez une stratégie de communication externe véritablement harmonisée.
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