Choisir le bon outil de gestion des documents, c'est comme choisir le mélange de café parfait : vous avez besoin d'un produit qui s'adapte à votre flux de travail, qui donne de l'énergie à votre équipe et qui ne laisse pas de goût amer.
Les utilisateurs d'Almanac Docs ont l'impression que leur mélange favori est en train d'être retiré des rayons. Almanac Docs devant fermer le 31 janvier 2025, de nombreux utilisateurs sont à la recherche d'un nouvel outil de documentation robuste.
Une alternative populaire est Notion. Notion est formidable pour sa flexibilité et son intervalle de fonctionnalités, ce qui en fait un choix tentant pour ceux laissés en plan par la sortie d'Almanac.
Voyons comment les deux outils de collaboration, Almanac et Notion, se positionnent l'un par rapport à l'autre.
Dans cet article, nous comparerons Almanac vs Notion, leurs fonctionnalités avancées, leur facilité d'utilisation et leur diversité, et nous présenterons également une alternative idéale à Almanac vs Notion (il s'agit de ClickUp ). Commençons.
Qu'est-ce qu'un almanach?
Via : Almanach Almanac est une plateforme de gestion documentaire collaborative conçue pour consolider les documents professionnels et rationaliser les flux de travail d'approbation des équipes.
Les fonctionnalités clés d'Almanac sont les suivantes :
- Modification en cours des documents en mode collaboratif
- Des environnements de travail et des dossiers dédiés pour la gestion des documents
- Une galerie de modèles personnalisables pour divers types de documents
- Des commentaires, des réactions et l'approbation des documents in-app
Cependant, avec Almanac Docs fermant bientôt, ses utilisateurs de puissance sont à la recherche d'alternatives fiables. Donc, avant de creuser profondément dans la comparaison, évaluons les meilleures fonctionnalités d'Almanac.
Les meilleures fonctionnalités d'Almanac
Les fonctionnalités d'Almanac conviennent aux équipes qui maintiennent un contrôle de version strict sur chaque document partagé. Voici quelques fonctionnalités qui se sont démarquées jusqu'à présent :
Fonctionnalité #1 : Suivi des Jalons
Almanac remplace les horodatages par des jalons pour vous aider à naviguer facilement dans l'historique de votre travail.
Le suivi des jalons permet aux équipes de définir des jalons clés dans les documents, qu'il s'agisse de définir des objectifs spécifiques, de fixer des paramètres ou de suivre la progression directement dans les fichiers. De plus, il vous permet de lier les processus d'approbation des documents à des jalons spécifiques et d'améliorer la supervision et la responsabilité des projets.
**Mon travail est plus efficace pour les projets qui nécessitent un suivi et une coordination minutieux, en particulier pour les lancements de produits, les campagnes de marketing ou les affaires juridiques complexes
Fonctionnalité #2 : Modification en cours en temps réel
L'éditeur de documents d'Almanac permet à votre équipe de travailler simultanément sur un document. En d'autres termes, vous pouvez :
- Voir les modifications au fur et à mesure des cours en temps réel
- Identifier qui a modifié le document grâce aux étiquettes de noms de toutes les personnes actives sur le document
- Surligner et annoter certains points
- Étiqueter des personnes et leur laisser des commentaires sur le document
Néanmoins, il est utile pour les équipes qui ont besoin de coécrire des documents. Parmi les exemples, citons les équipes de marketing de contenu, les équipes juridiques qui rédigent des contrats ou les équipes de produits qui élaborent des guides d'utilisateur.
Bonus Read: Découvrez comment créer des modèles de documents efficaces.
Fonctionnalité #3 : Gestion du flux de travail des documents
L'outil de gestion du flux de travail d'Almanac permet de rationaliser le processus de création de documents. Vous pouvez mettre en place un processus d'approbation, assigner des tâches à des départements spécifiques (et à des membres de l'équipe) et suivre la progression de votre documentation au fil des paramètres du projet.
Associée aux intégrations d'Almanac avec des outils tiers populaires, cette approche de gestion du flux de travail réduit les goulots d'étranglement et garantit que vos documents sont révisés et approuvés à temps.
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Tarification de l'almanach
- Free Forever (gratuit pour toujours)
- Teams (pour les petites équipes): 59$/mois
- Pro (pour les équipes en croissance): 149$/mois
- Enterprise (pour les équipes personnalisées): Prix personnalisé
À faire Almanac a été fondé en 2019 par le PDG Adam Nathan à San Francisco.
Qu'est-ce que Notion?
Fonctionnalité #2 : Capacité IA intégrée
Notion intègre l'IA à sa plateforme pour faciliter le travail. Par exemple, vous pouvez :
- Utiliser l'IA pour remplir automatiquement les champs de données et les propriétés avec le bon contenu / les bonnes données de votre base de données
- Créer, modifier et mettre en forme du contenu à l'aide du rédacteur de Notion IA
- Q&A pour répondre à des questions sur des équipes spécifiques, des projets et plus encore en effectuant des recherches dans l'espace de travail
Fonctionnalité #3 : Personnalisation puissante et modèles
Notion abrite des milliers de modèles préconstruits pour la planification personnelle et les trackers de productivité (même dans un compte gratuit) pour aider votre équipe à rester consciente de sa charge de travail et de ses devoirs.
Qu'il s'agisse de tableaux de projet pour différents créneaux ou de notes de réunion pour les interactions audio-vidéo avec des équipes à distance, l'interface par glisser-déposer vous permet de réorganiser le contenu librement et de l'adapter à pratiquement n'importe quel flux de travail.
Fonctionnalité #4 : Options multi-vues et listes à bascule
La visualisation d'informations provenant de bases de données devient facile avec Notion, car il assiste la représentation des données dans de multiples affichages. Choisissez parmi les tableaux, les tableaux Kanban et d'autres supports de représentation des données pour avoir une meilleure idée de ce dont vos produits, clients et services ont besoin.
De même, les listes à bascule et les sections rabattables vous permettent de masquer et de révéler le contenu pertinent, afin que les pages restent propres et se concentrent sur les indicateurs en question.
Cette fonctionnalité est extrêmement utile dans les scénarios de gestion de projet où différents membres de l'équipe peuvent avoir besoin d'afficher des vues différentes du même ensemble de données.
Tarification de la Notion
- Free Forever
- Plus: $12/mois
- Business: 18$/mois
- Entreprise: Tarification personnalisée
Bonus Read: Apprendre à utiliser Notion IA
Almanach vs. Notion : Comparaison des fonctionnalités
Alors qu'Almanac est mieux adapté aux organisations qui ont besoin d'un contrôle strict des documents et d'une collaboration structurée, Notion offre un environnement de travail consolidé flexible et alimenté par l'IA pour les tâches qui vont au-delà de la gestion des documents.
Voici une évaluation rapide comparant les fonctionnalités de chaque plateforme :
Fonctionnalités #1 : Gestion des documents et fonctionnalités de collaboration
Almanac excelle dans la gestion de documents grâce à sa modification en cours collaborative en temps réel et à sa puissante extension de contrôle de version. Il permet également à plusieurs membres d'une équipe de travailler simultanément sur un document.
Bien que Notion offre la même chose, il intègre ces fonctionnalités dans divers formats de contenu, des notes et des tâches aux bases de données. En fin de compte, Notion est une plateforme polyvalente et tout-en-un pour gérer les wikis, les documents et les données.
Dans l'opposition entre Almanach et Notion, Notion remporte la palme car il permet de collaborer et de gérer un large référentiel de documents, agissant presque comme un hub de données.
Fonctionnalité #2 : Capacités de gestion de tâches et de projets
Les équipes de développement de logiciels utilisent Notion pour suivre les rapports de bug et planifier les sprints sur une vue Tableau Kanban. Ce niveau d'intégration permet une gestion de projet agile, où les changements sont reflétés à travers les bases de données dépendantes.
La capacité de Notion à afficher les données sous forme de listes, de calendriers ou de tableaux signifie que plusieurs parties prenantes, telles que les développeurs, les spécialistes du marketing et les gestionnaires de projet, peuvent rester connectées aux mêmes données sous-jacentes par le biais de différents affichages.
En revanche, les fonctions de gestion de projet d'Almanac sont étroitement liées aux projets à forte intensité documentaire. Les équipes de développement de produits pourraient utiliser cette fonctionnalité pour suivre les documents parallèlement à des phases telles que la conceptualisation initiale et les rapports de conformité réglementaire.
🏆Winner: Entre Notion vs Almanac, Notion prend le relais en matière de gestion de projet puisqu'il crée et lie des bases de données pour la gestion des tâches, la planification des sprints et les allocations de ressources complexes.
Fonctionnalité #3 : écosystème de personnalisation et d'intégration des modèles
Les utilisateurs de Notion peuvent créer rapidement des documents à l'aide de modèles personnalisables pour des flux de travail tels que l'onboarding des clients et les pipelines de contenu. Plutôt que des formulaires statiques, les modèles de Notion accompagnent des blocs de construction dynamiques tels que des traqueurs de progression, des cases à cocher et même des vidéos intégrées.
Mieux encore, Notion travaille rapidement avec des outils tiers très répandus comme Slack, Trello, Google Drive, Microsoft Office, etc. Ainsi, les équipes peuvent tirer des données d'autres plateformes et garder tous leurs outils interconnectés.
Par exemple, votre équipe produit peut intégrer sa feuille de route dans Notion avec un Tableau Trello ! Et si vous essayez d'apprendre comment créer un wiki d'entreprise notion fait également un travail assez décent.
🏆Winner: Considérant l'utilité limitée d'Almanac pour les tâches liées à la documentation, Notion le surpasse sur ces facteurs.
Almanach vs. Notion sur Reddit
Beaucoup Redditors s'orientent vers Notion pour sa polyvalence dans la gestion des documents et des bases de données. Il améliore la productivité grâce à ses options de personnalisation des modèles et facilite les tâches de gestion de projet.
Mon tableau de bord personnel n'affiche que les tâches à effectuer aujourd'hui, classées par projet (ou domaine). Je peux activer/désactiver l'affichage d'un échéancier des tâches à venir dans le cadre de ce projet (ou domaine). J'affiche ce tableau de bord le matin, je fais le tri tout au long de la journée, puis je regroupe et j'ajuste les paramètres si nécessaire à la fin du travail
Aussi attrayante que soit Notion, de nombreux Utilisateurs de l'almanach apprécient toujours le "versioning de type Git" de l'outil L'accent mis par l'outil sur la documentation permet aux utilisateurs de forfaiter et de documenter chaque détail du projet.
L'Almanach a des airs de GitHub avec le contrôle des branches, ce qui pourrait être très utile, mais je m'inquiète de la courbe d'apprentissage de cette méthode de travail lorsque je dois amener des personnes qui n'ont pas l'habitude de planifier et de documenter des processus à participer à l'aventure
Lire aussi : 15 Meilleures alternatives et concurrents de Notion en 2024
Rencontre ClickUp-La meilleure alternative à Almanac vs. Notion
Avec la fermeture d'Almanac, et les limites de Notion, il est important de rechercher des outils de gestion des environnements de travail numériques qui peuvent tout faire. Et ClickUp parvient à briller en tant que plateforme à guichet unique pour tous vos besoins en matière de productivité.
Un outil de gestion de projet riche en fonctionnalités comme ClickUp vous aidera à acquérir ce mélange puissant de flexibilité de gestion, de personnalisation de haut niveau et de plus de 1 000 intégrations.
De la collaboration documentaire à l'exploitation de l'IA en passant par la réduction de votre charge de travail manuel, vous devez tester comment cet outil de documentation de projet peut être votre compagnon de travail. Croyez-nous, il se démarque vraiment des autres applications.
ClickUp's One Up #1 : Gestion avancée des documents
Choisissez ClickUp Docs pour centraliser toutes les informations sur les projets et les tâches pour les propriétaires des tâches ClickUp Docs les fonctionnalités de création de documents de ClickUp Docs sont conçues pour transformer la façon dont vos équipes collaborent sur des fichiers numériques. Incorporez plusieurs formats de contenu liés à des tâches et convertissez les commentaires en équipes exploitables, tout en mettant en forme vos documents avec des tableaux, des titres, des index et bien plus encore.
Mieux encore, vous pouvez créer des pages et des sous-pages imbriquées dans les documents pour refléter les intentions de contrôle de version. Vos équipes peuvent également modifier ces documents simultanément sur plusieurs plateformes et travailler avec des fonctionnalités de commentaires avancées sur des sections spécifiques.
ClickUp's One Up #2 : Fonctionnalités basées sur l'IA
Utilisez ClickUp AI pour rappeler rapidement des points de données textuelles et basées sur des fichiers sans longues périodes d'attente lors de la recherche ClickUp Brain offre des réponses instantanées aux requêtes spontanées liées aux documents et aux projets qui sont enregistrées. En outre, des rappels pilotés par l'IA permettent de maintenir votre projet sur la bonne voie sans interventions manuelles quotidiennes.
Sans oublier que le rédacteur IA agit comme une machine de création de contenu, vous aidant à générer des rapports, des e-mails et même des bulletins d'information internes en quelques secondes.
ClickUp's One Up #3 : Modèle de wiki complet
Le modèle de wiki de ClickUp est conçu pour vous aider à constituer une bibliothèque complète de connaissances pour votre équipe.
Le plus important, Modèle de wiki de ClickUp permet à vos équipes de disposer d'un guichet unique pour les données du projet provenant de sources internes et externes. Ce hub central de données permet à tous les départements d'accéder à l'information à la demande, supprimant ainsi les discussions fastidieuses pour trouver les bons documents.
Adaptez-le à votre style de marque, attribuez des propriétaires et des collaborateurs à chaque fichier, et créez une liste complète de procédures opératoires normalisées (SOP), le tout dans ClickUp.
Archive de modèles : Aussi, regardez ces modèles de wiki géniaux pour d'autres formes adaptées à vos besoins.
Quel est le meilleur pour la gestion de l'espace de travail - Almanach vs. Notion vs. ClickUp?
Almanac a longtemps occupé l'espace de la gestion documentaire. Mais depuis sa fermeture, les regards se tournent davantage vers Notion et ClickUp.
En vérité, lorsqu'il s'agit de productivité sur un marché très concurrentiel, vos équipes ne peuvent pas se permettre de faire des compromis.
Les fonctions faciles à faire et les mises à jour constantes des fonctionnalités de ClickUp ont permis aux entreprises d'adopter un outil polyvalent. Alors, qu'attendez-vous ? S'inscrire gratuitement à ClickUp aujourd'hui.