Avez-vous souvent besoin d'envoyer un e-mail à plusieurs personnes à la fois ?
Dans un contexte professionnel, les e-mails groupés sont courants, en particulier lorsque vous coordonnez plusieurs clients, équipes ou parties prenantes. C'est un moyen rapide de tenir tout le monde informé et sur la même longueur d'onde concernant les mises à jour ou les tâches importantes.
Si vous utilisez Outlook, la création d'une liste de distribution peut vous faire gagner beaucoup de temps. Cette fonctionnalité pratique vous permet de regrouper certaines adresses e-mail dans un seul groupe. Ainsi, au lieu de saisir chaque nom individuellement, il vous suffit de saisir le nom du groupe, d'appuyer sur « Envoyer » et le tour est joué !
Cela semble simple, n'est-ce pas ?
Dans cet article, nous vous expliquons comment créer une liste de distribution dans Outlook, que vous utilisiez Outlook Web, Mac ou Windows.
En bonus, nous vous présenterons un puissant logiciel de gestion des e-mails qui vous permettra de passer au niveau supérieur en matière d'envoi d'e-mails en masse.
C'est parti. ✉️
Comment créer une liste de distribution dans Outlook
Commencez par les bases et découvrez comment créer une liste de distribution sur Outlook Web (Outlook.com) :
1. Lancez Microsoft Outlook Office dans votre navigateur pour afficher votre boîte de réception.
2. Cliquez sur l'icône « Personnes » dans le coin supérieur gauche du flux. Vous serez redirigé vers vos contacts Outlook ou votre « Carnet d'adresses ».
3. Ensuite, cliquez sur « Toutes les listes de contacts » dans le panneau « Contacts ». Vous trouverez alors une option permettant de « Créer une liste de contacts ».
4. En cliquant dessus, vous ouvrirez une fenêtre qui vous invitera à saisir les détails de la liste de contacts.
5. Saisissez le nom de la liste de contacts, ajoutez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inclure dans la liste de distribution et fournissez une description claire pour vous rappeler à quoi sert cette liste.
6. Appuyez sur le bouton « Créer » pour finaliser votre liste de distribution d'e-mails.
Votre flux ressemblera à la capture d'écran ci-dessous.
Vous pouvez désormais envoyer des e-mails aux contacts sélectionnés en saisissant le nom de la liste de contacts dans la barre des destinataires, qui, dans cet exemple, est « ClickUp Marketing ».
Note : assurez-vous que les adresses e-mail sont déjà enregistrées dans votre carnet d'adresses. La version Web ne permet pas d'ajouter de nouveaux contacts lors de la création d'une liste.
Comment créer une liste de distribution dans Outlook pour Mac et Windows
Bien que les étapes dans Outlook pour Mac et Windows soient similaires à celles dans Outlook Web, l'interface est légèrement différente. Suivez ces étapes pour créer une liste de distribution sur les deux.
1. Ouvrez l'application de bureau Outlook.
2. Accédez à la section « Personnes » ou « Contacts » en cliquant sur l'icône « Personnes » dans la barre de navigation.
3. Dans la barre d'outils, sélectionnez « Nouvelle liste de contacts » (sur Mac) ou « Nouveau groupe de contacts » (sur Windows).
4. Nommez votre groupe de contacts. Cliquez sur « Ajouter des membres », puis sur « À partir des contacts Outlook » pour ajouter des personnes à votre groupe.
5. Ajoutez des adresses e-mail en les sélectionnant dans vos contacts ou en les saisissant manuellement. Contrairement à la version Web, les applications Mac et Windows vous permettent d'ajouter de nouvelles adresses e-mail lors de la création.
6. Pour supprimer un contact de votre liste de distribution dans Outlook, sélectionnez son nom et cliquez sur « Supprimer le membre ».
7. Appuyez sur le bouton « Enregistrer et fermer » pour créer votre nouveau groupe ou votre nouvelle liste de distribution d'e-mails.
En savoir plus : Les 10 meilleurs outils de productivité pour les e-mails en 2024
Limites de la création d'une liste de distribution dans Outlook
Outlook a introduit les listes de diffusion dans Office 2007. Même si cela a rendu l'envoi d'e-mails en masse beaucoup plus pratique, cette fonctionnalité présente toutefois quelques inconvénients :
1. Risque d'envoyer un message au mauvais groupe
Le système ne prévoit pas d'étape de confirmation permettant de vérifier la liste des destinataires avant l'envoi. Cela peut entraîner des erreurs, susceptibles de causer de la confusion ou des violations de la confidentialité si l'expéditeur envoie des informations sensibles à une liste qui n'est pas mise à jour.
2. Nombre limité de destinataires
Les groupes ou listes de distribution Outlook ont souvent une limite quant au nombre d'adresses e-mail que vous pouvez ajouter, en particulier si vous utilisez une ancienne version ou un compte non professionnel. Cela peut poser problème si vous devez envoyer des e-mails à un groupe plus important.
Si tu dépasses cette limite, ton e-mail risque de ne pas être envoyé ou tu devras diviser ta liste en plusieurs groupes.
3. Mises à jour manuelles
Cela signifie que si le nombre de membres ou leurs adresses e-mail changent, vous devez mettre à jour la liste de distribution manuellement, ce qui peut prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs humaines.
4. Personnalisation limitée
Vous ne pouvez pas personnaliser le contenu de l'e-mail pour chaque destinataire, par exemple en les appelant par leur nom, sans utiliser des outils supplémentaires d'e-mail marketing basés sur l'IA ou des compléments. Ce manque de personnalisation peut réduire l'engagement, car les destinataires peuvent avoir l'impression que le message est générique ou moins pertinent.
5. Pas de segmentation
Contrairement à d'autres outils de communication, les listes de distribution dans Outlook n'offrent pas de fonctionnalités de segmentation. Cela signifie que vous ne pouvez pas facilement diviser vos adresses e-mail en sous-groupes ou cibler des segments d'audience spécifiques avec un contenu personnalisé.
En conséquence, plusieurs destinataires reçoivent le message, qui peut ne pas concerner tout le monde sur la liste.
Pour en savoir plus : 10 stratégies efficaces de gestion des e-mails pour booster votre productivité
Créer une liste de distribution avec ClickUp
Vous pensez peut-être que ClickUp est parfait pour gérer des projets, des tâches et des équipes à grande échelle. Mais vous serez agréablement surpris de voir comment ce logiciel de gestion de projet tout-en-un s'intègre également à Outlook pour gérer les e-mails et les listes de distribution en un seul endroit.
C'est un excellent CRM pour le marketing par e-mail. Dans cette section, nous allons explorer pourquoi et comment.
La fonctionnalité de gestion de projet par e-mail de ClickUp vous permet d'envoyer et de recevoir des e-mails directement depuis la plateforme sans avoir à passer d'un onglet ou d'un outil à l'autre. Qu'il s'agisse d'une réponse rapide ou d'une mise à jour détaillée, vous pouvez joindre des documents, des formulaires, des Clips et bien plus encore.
Vous pouvez automatiser les e-mails et les tâches à l'aide de déclencheurs basés sur des règles pour les champs personnalisés, les soumissions de formulaires et les mises à jour de tâches. Votre boîte de réception devient le centre de commande du projet qui vous permet de créer et de commenter des tâches à partir de notifications par e-mail, d'ajouter des dates de début et de fin pour fixer des échéances, de lier des e-mails à des tâches pour ajouter du contexte et de configurer des automatisations pour les newsletters, les campagnes de goutte-à-goutte et le transfert d'e-mails.
Pour les utilisateurs d'Outlook, l'intégration Outlook de ClickUp ajoute une couche supplémentaire de fonctionnalités à la gestion de projet.
Les e-mails entrants, par exemple, ne sont pas seulement lus sur la plateforme, ils sont également exploitables. En quelques clics, vous pouvez convertir les e-mails d'Outlook en tâches ClickUp, les relier à des éléments de travail existants et attribuer des suivis à votre équipe avec des délais et des instructions clairs.
Ainsi, tout le contexte et toutes les discussions nécessaires sont conservés dans un logiciel de boîte de réception partagée, ce qui est particulièrement utile lorsque vous traitez des projets complexes ou correspondez avec des clients.
Résultat final ? Vous restez en suivi avec tout (et avec tout le monde) sans rien manquer.
Mais comment configurer un groupe ou une liste de distribution dans ClickUp ?
En tirant parti de son système basé sur des listes, vous pouvez facilement créer une liste de distribution qui servira de base à vos flux de travail de gestion de projet par e-mail. Il vous suffit de suivre ces étapes :
- Dans la barre latérale, passez votre souris sur l'espace ou le dossier dans lequel vous souhaitez créer votre liste de distribution.
- Cliquez sur le signe plus à côté du nom de l'espace ou du dossier.
- Sélectionnez Liste dans le menu déroulant.
- Donnez un nom à votre nouvelle liste (par exemple, « Liste de distribution d'e-mails – Marketing ») et cliquez sur « Créer une liste ».
- Dans votre liste nouvellement créée, commencez à ajouter des tâches liées aux e-mails ou aux étapes de communication que vous souhaitez distribuer. Par exemple, créez une tâche intitulée « Envoyer les mises à jour aux clients », joignez le brouillon de l'e-mail et attribuez-la à un membre de l'équipe.
- Si vous devez collaborer avec des utilisateurs externes, ajustez le partage et les permissions pour la liste en cliquant sur le menu « ellipsis (…) » à côté du nom de la liste dans la barre latérale ; gérez qui a accès pour afficher, modifier ou interagir avec la liste.
Note : ClickUp n'impose pas les mêmes restrictions que celles auxquelles vous pourriez être confronté avec Outlook en matière de nombre de destinataires. Vous pouvez créer des groupes plus importants sans vous soucier d'atteindre une limite.
En plus d'être une alternative dynamique à Microsoft Outlook, il s'agit d'une solution polyvalente qui vous permet de gérer et de surveiller chaque étape de la distribution des e-mails en temps réel, garantissant ainsi clarté et transparence au sein de l'équipe.
La fonctionnalité ClickUp Automations vous permet d'envoyer automatiquement des e-mails en fonction de déclencheurs tels que la création ou l'achèvement d'une tâche, ou encore des champs personnalisés de la plateforme, par exemple lorsqu'un champ « Statut du projet » est mis à jour sur « Achevé » ou lorsqu'une « Date d'échéance » est atteinte.
Si vous devez envoyer une série de suivis ou de mises à jour, ClickUp peut également vous aider.
Configurez des rappels par e-mail récurrents pour les tâches dont la date limite approche ou automatisez les e-mails de suivi lorsqu'un membre de l'équipe n'a pas répondu ou mis à jour une tâche dans un délai spécifié.
L'automatisation des e-mails avec le modèle ClickUp est particulièrement utile pour le suivi des performances de vos e-mails automatisés et pour apporter les ajustements nécessaires pour améliorer l'engagement. Elle vous aide également à vous assurer que chaque tâche est achevée dans les délais impartis.
De plus, lorsque des membres de l'équipe rejoignent ou quittent des projets, ClickUp ajuste la liste en temps réel, vous n'avez donc plus à vous soucier des groupes de contacts ou des listes obsolètes. Le modèle permet également de réduire les tâches administratives manuelles et répétitives en déclenchant automatiquement l'envoi d'e-mails lorsque certaines conditions sont remplies.
Grâce à l'automatisation des e-mails, vous pouvez améliorer les délais de réponse aux requêtes des clients, effectuer des suivis programmés sans intervention manuelle, contacter vos interlocuteurs à l'heure qui leur convient le mieux, quel que soit le fuseau horaire, et maintenir l'intérêt des clients grâce à des mises à jour sur les produits, des newsletters et des informations personnalisées.
💡Conseil de pro : utilisez les tableaux de bord ClickUp pour surveiller des indicateurs tels que les taux d'ouverture, les taux de clics et les désabonnements, et obtenir une vue d'ensemble de la réussite de votre campagne marketing.
Le modèle de campagne d'email marketing de ClickUp vous permet d'utiliser des champs personnalisés et des vues pour classer les destinataires de vos e-mails en différents segments. Cette approche permet d'envoyer les bons messages aux bonnes personnes.
Grâce aux analyses et tableaux de bord intégrés, vous pouvez surveiller des indicateurs tels que les taux d'ouverture, les taux de clics (CTR) et les conversions.
Le modèle offre un cadre prédéfini pour contacter les clients existants et potentiels. Il permet d'identifier les groupes cibles et de les segmenter en catégories pertinentes en fonction de leurs besoins et de leurs préférences.
Vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour rédiger des e-mails personnalisés et ajouter des éléments, tels que des images et des vidéos, afin de les rendre interactifs. Une fois la campagne lancée, vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour suivre les indicateurs clés, modifier le contenu et apporter les ajustements nécessaires.
Le modèle vous aide à structurer vos e-mails afin de garantir la cohérence du message de votre marque dans toutes vos campagnes.
💡Conseil de pro : utilisez des modèles de campagnes goutte à goutte pour augmenter la conversion et la fidélisation en accompagnant les prospects à chaque étape du parcours client.
De plus, ClickUp Brain, grâce à la gestion des connaissances par l'IA, peut rapidement récupérer des informations spécifiques à partir de tâches ou de documents sans avoir à passer au crible plusieurs sources.
Cette fonctionnalité permet d'automatiser les mises à jour d'avancement, de résumer l'état d'avancement des projets et même de gérer les suivis de routine en fonction des changements de tâches, ce qui améliore l'efficacité et la distribution des e-mails.
Il fait également office d'assistant de rédaction alimenté par l'IA et vous aide à rédiger des e-mails ciblés pour générer et entretenir des prospects.
En savoir plus : Les 10 meilleurs outils de gestion de boîte de réception pour une efficacité maximale
Améliorez l'efficacité de la gestion des e-mails avec ClickUp
Les e-mails occupent une place prépondérante dans notre travail. Savoir quand, quoi et à qui envoyer un e-mail, en particulier lorsque vos destinataires sont des groupes importants, peut rapidement devenir une tâche ardue.
Lorsqu'il est bien utilisé, l'envoi massif d'e-mails peut vous aider à atteindre le maximum de personnes en une seule fois et à gérer vos communications sans difficulté.
N'hésitez pas à rationaliser les e-mails de groupe grâce aux listes de distribution dans Outlook. Mais si vous recherchez quelque chose de plus avancé, utilisez ClickUp.
Vous pouvez créer une nouvelle liste, ajouter des tâches et attribuer des membres à l'équipe ou au groupe tout en bénéficiant de ses puissantes fonctionnalités de gestion de projet, d'automatisation et d'intégration.
Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui sur ClickUp.