Imaginez que vous montiez un meuble sans instructions. Il se peut que vous réussissiez à assembler certaines pièces, mais vous rencontrerez bientôt un problème. Vis manquantes, pièces mal alignées ou pièces qui ne s'emboîtent pas : ce qui n'était au départ qu'une simple tâche se transforme rapidement en un désordre frustrant, vous laissant avec un désastre à moitié construit et une perte de temps.
C'est exactement ce qui se passe sur le lieu de travail avec des directives vagues que personne ne comprend.
Lorsque les membres de l'équipe gèrent les tâches différemment, cela crée des incohérences et des erreurs, transformant un processus fluide en une course chaotique. Il en résulte de la frustration, des retards et un produit final qui n'est pas à la hauteur.
Si vos instructions provoquent le chaos au lieu de rationaliser les opérations, il est temps de les réorganiser au moyen de procédures opératoires normalisées (POS) bien conçues.
Une procédure opératoire normalisée n'est pas un simple document à cocher sur votre liste de choses à faire. À bien faire, c'est un outil puissant qui démystifie les processus, définit des paramètres clairs et fait en sorte que tout le monde soit sur la même page.
Voyons comment créer des procédures opératoires normalisées qui permettent de résoudre les problèmes opérationnels et explorons quelques exemples de procédures opératoires normalisées procédures opératoires normalisées dans le monde réel pour voir ces pratiques en action.
Comprendre les procédures opérationnelles standard
Les procédures opératoires normalisées (PON) sont des instructions écrites et détaillées destinées à guider les individus dans l'exécution de tâches ou de processus spécifiques au sein d'une organisation.
Avantages des procédures opératoires normalisées dans les entreprises
L'incorporation de documents de procédures opérationnelles standard dans vos opérations de routine présente de nombreux avantages, notamment
- Amélioration du contrôle de la qualité : Les procédures opératoires normalisées garantissent que les tâches sont exécutées de manière cohérente et précise selon des normes prédéfinies. Les erreurs et la variabilité sont ainsi réduites, ce qui permet d'obtenir des résultats fiables et de grande qualité
- Formation et intégration : Bien documentéprocédures et politiques bien documentées aident les nouveaux employés à apprendre et à s'adapter rapidement, réduisant ainsi le temps et les coûts de formation
- Conformité et gestion des risques : Les procédures opératoires normalisées garantissent la conformité aux réglementations en aidant les Business à respecter les normes de l'industrie, minimisant ainsi le risque de problèmes juridiques et de pénalités
- Préservation des connaissances : Les procédures opératoires normalisées documentent les processus et pratiques essentiels. Cela permet de conserver des connaissances précieuses au sein de l'organisation, même si des employés expérimentés quittent l'entreprise
- **En fournissant des services fiables et normalisés, les procédures opératoires normalisées garantissent un traitement cohérent de toutes les interactions avec les clients. La satisfaction des clients s'en trouve renforcée et la confiance s'installe
Différence entre un processus et une procédure d'exploitation normalisée
Mélanger les processus et les procédures opératoires normalisées peut être source de confusion, ce qui rend difficile la documentation et l'exécution cohérente des tâches. Pour éviter cela, il convient de connaître les différences clés :
Processus vs. procédure opérationnelle standard | Les procédures d'exploitation standard ne sont pas des procédures de travail, mais des processus | -------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Il s'agit d'un aperçu de haut niveau qui décrit le flux d'activités au sein d'un système. Il s'agit d'un manuel d'instructions étape par étape qui vous indique exactement comment traiter chaque partie du processus | Une procédure opératoire normalisée pour le processus "Traitement des réclamations des clients" fournit des instructions précises sur ce qu'il faut dire lorsqu'on reçoit une réclamation, sur la manière de remplir les formulaires et sur la façon d'assurer le suivi avec les clients
Formats pour les procédures opérationnelles standard
Différentes formes de procédures opératoires normalisées répondent à des besoins divers. Choisissez celui qui s'aligne sur le flux de travail de votre équipe afin d'améliorer la clarté, de réduire les erreurs et d'améliorer le respect des règles et des réglementations.
Voici un aperçu des formes les plus efficaces :
1. Mise en forme d'étapes hiérarchiques
Les procédures opératoires normalisées hiérarchiques organisent les procédures complexes selon une structure claire et effacée. Il commence par des étapes générales et les décompose en sous-étapes détaillées. Cela permet de ne rien oublier et de maintenir la cohérence et la précision dans l'exécution des tâches.
Procédures opératoires normalisées pour la rédaction d'un article de blog dans une forme hiérarchique
2. Mise en forme d'un organigramme
Ce format de procédures opératoires normalisées met en forme un diagramme visuel pour planifier les processus, ce qui facilite la compréhension des procédures complexes.
Chaque étape est présentée sous la forme d'une Box ou d'une forme, avec des flèches qui vous guident d'une étape à l'autre. Vous pouvez décomposer encore davantage le diagramme en indiquant qui est responsable de chaque partie, qu'il s'agisse d'un service ou d'une personne en particulier.
via Venngage
3. Mise en forme de la checklist
La liste de contrôle est une liste simple de tâches ou d'étapes à achever, souvent assortie de cases à cocher à côté de chaque élément. Cette forme est particulièrement utile pour mettre de l'ordre dans les procédures de routine.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/Search-engine-optimization-SOP-in-the-checklist-format.png Procédures opératoires normalisées en forme de checklist pour l'optimisation des moteurs de recherche /$$$img/
via Venngage
Élaborer une procédure opérationnelle standard efficace
Rédiger des procédures opérationnelles standard ne se limite pas à remplir les blancs. Il s'agit d'élaborer un guide clair et utilisable par votre équipe. Voici comment le faire correctement :
1. Recueillir les informations nécessaires
Plongez dans les détails de la procédure que vous documentez. En d'autres termes, il s'agit de
- Observer comment les choses sont terminées
- Interroger les personnes directement concernées
- Examiner les politiques et procédures existantes de l'entreprise afin de mieux comprendre le processus
Vous pouvez vous adresser à des experts en la matière (PME) et à des parties prenantes clés : ils ont des arguments à faire valoir pour renforcer votre procédure opératoire normalisée. Veillez également à ce que vos procédures opératoires normalisées soient conformes aux normes et réglementations du secteur. Il ne s'agit pas seulement de savoir ce qui fonctionne, mais aussi ce qui est conforme à la loi et à l'éthique.
💡Pro Tip: Use a modèle de politique et de procédure d'entreprise pour garantir une couverture complète des activités de l'entreprise et des domaines clés tels que la conduite sur le lieu de travail, les politiques en matière de harcèlement et les règles de sécurité.
2. Définir l'objet, les parties prenantes et les utilisateurs finaux
Un objectif clair permet à votre procédure opératoire normalisée d'être ciblée et efficace. Notez donc ce que vous attendez de votre procédure opératoire normalisée. Voulez-vous améliorer l'efficacité, garantir la conformité ou rendre cohérente la façon dont les choses sont faites ?
Par exemple, si vous travaillez sur l'accueil des clients, votre objectif pourrait être de réduire le temps d'accueil de 20 % tout en garantissant la satisfaction des clients à 95 %.
Ensuite, identifiez les personnes qui seront impliquées et concernées par ces procédures normalisées. Il s'agit des personnes suivantes
- Les fournisseurs Teams qui peuvent fournir des informations sur les opérations quotidiennes et s'assurer que les procédures opératoires normalisées s'alignent sur les flux de travail de l'équipe
- les chefs de service qui supervisent la façon dont les procédures opératoires normalisées s'intègrent dans le service et assistent les objectifs plus larges de l'organisation
- Les responsables de la conformité qui peuvent vérifier que les procédures opératoires normalisées répondent aux exigences légales et réglementaires et les mettre à jour si nécessaire
Vous devez également tenir compte du niveau d'expertise et des besoins des utilisateurs finaux afin de créer un document de procédures opératoires normalisées convivial.
3. Tracer les grandes lignes des procédures opératoires normalisées
Une fois vos recherches et vos informations sur le public en place, transformez vos matières premières en un plan structuré. Il s'agit d'un plan de vos procédures opératoires normalisées, dans lequel toutes les sections essentielles, les étapes détaillées et les sous-étapes sont organisées de manière logique.
Astuce: Pour des procédures opératoires normalisées efficaces, imaginez l'objectif final de votre projet documentation du processus et travailler en amont pour détailler chaque étape nécessaire à l'obtention de ce résultat.
4. Rédiger les procédures opératoires normalisées
Il est maintenant temps de commencer à rédiger. Votre objectif est de créer des procédures opératoires normalisées faciles à suivre, même pour une personne peu familiarisée avec le processus.
Voici comment faire :
- Évitez le jargon et les termes trop techniques, sauf en cas d'absolue nécessité
- Utilisez des listes numérotées pour les instructions étape par étape et des puces pour mettre en évidence les informations ou considérations clés
- Incorporez des diagrammes, des organigrammes ou des captures d'écran pour clarifier les étapes complexes
- Spécifiez clairement chaque étape. Nommez les outils, les matériaux ou les logiciels utilisés
- Souligner les avertissements relatifs à la santé et à la sécurité, le cas échéant, pour s'assurer que les utilisateurs sont conscients des risques et des précautions à prendre
Incluez ces éléments pour que les procédures opératoires normalisées soient complètes et effacées :
- Page de titre: Elle prépare l'étape pour tout ce qui suit et se compose du titre de la procédure opératoire normalisée, du nombre d'identification, de la date de révision et de l'auteur
- **Objectif : une brève description de la raison d'être de la procédure opératoire normalisée et de ses objectifs
- Champ d'application: Définir ce que les procédures opératoires normalisées couvrent et ce qu'elles ne couvrent pas, afin d'établir des paramètres clairs
- Responsabilités: Spécifier qui est responsable de la mise en œuvre et de la supervision des procédures opératoires normalisées afin de garantir le compte rendu et la clarté
- Procédures normalisées: Il s'agit de l'essentiel des procédures opératoires normalisées. Proposez des instructions détaillées, étape par étape, sur l'exécution de la tâche ou du processus, en restant précis et direct
- Définitions: Expliquez les termes techniques ou les abréviations propres à l'industrie afin d'éviter toute confusion
- Références: Dressez la liste des documents ou des ressources connexes afin d'approfondir la procédure opératoire normalisée et de la replacer dans son contexte
5. Relire et tester les procédures opératoires normalisées
Une fois les procédures opératoires normalisées achevées, relisez-les pour repérer les erreurs grammaticales, les problèmes de clarté et les incohérences.
Demandez à des utilisateurs réels de le tester pour voir comment il se comporte dans des scénarios réels. Recueillez leurs commentaires sur les difficultés qu'ils ont rencontrées et utilisez-les pour apporter les ajustements nécessaires.
Enfin, les procédures opératoires normalisées doivent être examinées et approuvées par les parties prenantes ou la direction concernées afin de garantir leur conformité.
Lire la suite: 8 modèles d'amélioration des processus dans ClickUp & Word pour optimiser l'efficacité
6. Embarquer et former les employés
Une fois les procédures opératoires normalisées approuvées, mettez-les en œuvre au sein de votre équipe. Formez tout le monde à son utilisation efficace au moyen de démonstrations pratiques, d'explications étape par étape, d'ateliers interactifs et de sessions de questions-réponses détaillées.
Surveillez la progression, recueillez les commentaires et modifiez les procédures opératoires normalisées afin d'en améliorer la convivialité et de renforcer l'efficacité opérationnelle.
7. Révisez et mettez à jour régulièrement vos procédures opératoires normalisées
Prévoyez des révisions trimestrielles ou annuelles pour évaluer la pertinence des procédures opératoires normalisées.
Une bonne pratique consiste à recueillir les réactions des membres de l'équipe qui utilisent la procédure opératoire normalisée au quotidien et à surveiller tout changement de procédure ou toute nouvelle réglementation susceptible d'avoir une incidence sur son contenu. Les procédures opératoires normalisées doivent également être comparées aux normes industrielles en vigueur afin d'identifier les domaines susceptibles d'être améliorés.
Lorsque des mises à jour sont nécessaires, révisez le document, envoyez-le aux parties prenantes pour examen et formez à nouveau votre équipe pour vous assurer que tout le monde est sur la même page avec la dernière version.
En savoir plus: Établir une cohérence dans les opérations : Le guide ultime de la normalisation des processus
Mettre en oeuvre les procédures opératoires normalisées avec ClickUp ClickUp est un logiciel de collaboration documentaire robuste qui rationalise la création, la gestion et la distribution des procédures opératoires normalisées.
Il s'agit de votre Procédures opératoires normalisées pour mettre en œuvre, gérer et distribuer efficacement les procédures opérationnelles standard.
Les équipes peuvent rédiger des procédures opératoires normalisées en collaboration et en temps réel, en veillant à ce que les commentaires de toutes les parties prenantes concernées soient capturés efficacement. La plateforme permet un contrôle de version facile pour suivre et gérer les mises à jour sans confusion. ClickUp Documents font de la rédaction et de l'élaboration de procédures un jeu d'enfant. Vous pouvez partir de zéro ou utiliser un modèle, et tous les membres de votre équipe peuvent apporter leur contribution en temps réel. Finis les fils d'e-mails désordonnés et les versions perdues : tout est là, au même endroit.
Collaborez de manière transparente avec ClickUp Docs - écrivez, modifiez et mettez à jour les procédures opératoires normalisées en temps réel avec votre équipe
Grâce à des options de mise en forme étendues, vous pouvez organiser clairement vos étapes en sections avec des titres, établir des listes numérotées et à puces, ajouter des images ou des liens, et même étiqueter les membres de l'équipe pour obtenir leurs commentaires.
Créez des procédures opératoires normalisées sans effort avec les outils de mise en forme de ClickUp
Vous pouvez tirer parti de ClickUp Brain pour accélérer encore le processus en générant un plan ou un résumé automatique basé sur vos recherches de procédures opératoires normalisées existantes et de normes industrielles. Cette assistance alimentée par l'IA vous permet de gagner du temps et de ne manquer aucune étape critique.
Fermez les boucles ouvertes et améliorez la qualité de vos procédures opératoires normalisées grâce à des invites, instructions de suivi via ClickUp Brain
Ceci Outil IA pour la documentation vous aide à garder un ton cohérent et un contenu clair. Il vérifie également automatiquement les erreurs d'orthographe et suggère des améliorations.
ClickUp dispose également d'une vaste bibliothèque de modèles de procédures opérationnelles standard préétablies, notamment des modèles de déclaration de travail et des plans de processus.
Par exemple, le modèle Modèle de procédure opérationnelle standard de ClickUp est conçu pour vous aider à créer des procédures opératoires normalisées claires et organisées dès le départ.
Capture d'écran du modèle de procédures opérationnelles standard de ClickUp
Il vous permet de :
- Créer des tâches avec des statuts tels que "Non commencé", "En cours" et "Achevé" pour garder un onglet sur l'état d'avancement de chaque étape
- D'ajouter des attributs tels que "Niveau de priorité" ou "Date d'échéance" à vos tâches. Cela vous permet de catégoriser et de gérer les tâches plus efficacement
- Passez d'une vue à l'autre : la vue Liste pour un simple aperçu des tâches, la vue Gantt pour un aperçu de l'échéancier et la vue Charge de travail pour afficher la capacité de l'équipe
- Automatiser les tâches de routine, comme la définition de rappels pour les dates de révision ou l'utilisation de l'IA pour résumer la progression
Cas d'utilisation des procédures opératoires normalisées dans le monde réel
Maintenant que vous savez comment rédiger des procédures opératoires normalisées (PON), examinons comment elles rationalisent les opérations et favorisent la réussite dans divers secteurs d'activité. Le plus intéressant ? Vous pouvez les créer beaucoup plus rapidement en utilisant le logiciel ClickUp's Les modèles de procédures opératoires normalisées de ClickUp .
Exemple 1 : Procédures opératoires normalisées pour la gestion des incidents
Objectif
Établir des lignes directrices et des procédures pour la gestion des incidents afin d'assurer une résolution rapide, de minimiser l'impact et d'empêcher la périodicité.
Champ d'application
Ces procédures opératoires normalisées s'appliquent à tous les employés, à l'équipe d'intervention en cas d'incident et aux parties prenantes concernées par la gestion des incidents. Elle couvre les activités allant de l'identification de l'incident à sa résolution et à l'examen post-incident.
Procédure
- Identifier et signaler les incidents à l'aide des systèmes de surveillance et des canaux de rapports
- Évaluer et classer les incidents en fonction de leur gravité et de leur impact
- Contenir et atténuer les incidents afin d'éviter d'autres dommages
- Résoudre les causes profondes et rétablir le fonctionnement normal des systèmes
- Documenter les actions entreprises et procéder à un examen post-incident
- Communiquer les mises à jour du statut et de la résolution de l'incident en interne et en externe
Exemple 2 : Procédures opératoires normalisées pour les processus d'audit
Objectif
Établir des lignes directrices et des procédures pour la conduite des processus d'audit afin de garantir l'exactitude, la conformité et la transparence dans l'évaluation des activités et des dossiers de l'organisation.
Champ d'application
Ce document s'applique aux équipes d'audit interne, aux services financiers, aux responsables de la conformité et aux autres services concernés par les activités d'audit. Il couvre l'ensemble du processus, du forfait au rapport et au suivi.
Procédure
- Définir la portée et les objectifs de l'audit avec les services concernés
- Élaborer un forfait d'audit détaillé avec la méthodologie, les échéanciers et les ressources
- Collecter et examiner les données, les enregistrements et les documents pour vérifier la conformité et la performance
- Identifier et documenter les divergences, les risques ou les domaines à améliorer
- Examiner et valider les résultats avec les parties prenantes pour s'assurer de leur exactitude
- Préparer et soumettre un rapport d'audit contenant des conclusions et des rapports
- Communiquer les résultats à la direction et assurer le suivi des mesures correctives
Lire la suite: Le guide ultime de la documentation du flux de travail pour les Business
Exemple 3 : Procédures opératoires normalisées pour la comptabilité
Objectif
Établir des lignes directrices et des procédures pour les processus comptables afin de garantir l'exactitude, la cohérence et la conformité avec les règlements financiers.
Champ d'application
Ce document s'applique au département des finances, au personnel comptable et aux autres parties prenantes impliquées dans les activités de gestion financière. Il couvre l'ensemble du processus comptable, y compris l'enregistrement des transactions, le rapprochement, les rapports financiers et la conformité aux exigences réglementaires.
Procédure
- Enregistrer les transactions financières de manière précise avec des documents d'assistance
- Rapprocher régulièrement les relevés bancaires, les comptes à payer, les comptes à recevoir et les autres documents
- Préparer les états financiers mensuels, trimestriels et annuels en respectant strictement les normes
- Traiter les salaires, y compris le calcul des salaires, des déductions et des impôts
- Préparer et déposer les déclarations fiscales conformément à la réglementation
- Effectuer des audits internes et prendre des mesures correctives en fonction des résultats obtenus
- Organiser et stocker en toute sécurité les documents financiers et les conserver selon les besoins Modèle de procédures opératoires normalisées de ClickUp en matière de comptabilité est conçu pour vous aider à documenter et à gérer les procédures opérationnelles standard de votre service comptable.
Modèle de procédures opératoires normalisées de ClickUp Comptabilité
Vous pouvez utiliser ce modèle pour :
- Minimiser le temps nécessaire à l'exécution des tâches régulières
- Maintenir l'uniformité des procédures comptables
- S'assurer que des actions importantes ne sont pas omises ou négligées
- Fournir une piste de vérification pour garantir la responsabilité et la conformité
Surmonter les difficultés liées à l'élaboration des procédures opératoires normalisées
Les procédures opératoires normalisées changent la donne, mais il n'est pas toujours facile de les mettre au point. Voici pourquoi de nombreuses entreprises échouent :
1. Inaccessibilité
Imaginez que vous rédigiez des procédures opératoires normalisées détaillées et que vous les retrouviez enfouies sous de vieux dossiers et des e-mails oubliés, ou enfermées dans des contrôles d'accès compliqués. Si les employés ne peuvent pas trouver facilement les procédures opératoires normalisées et y accéder, elles sont comme une feuille blanche. Cette situation est généralement due à une mauvaise gestion des documents ou à des outils numériques obsolètes.
Pour y remédier :
✅ Stockez vos procédures opératoires normalisées dans un emplacement centralisé et facilement accessible - pensez au stockage cloud avec des interfaces conviviales
✅ Veillez à ce que les procédures opératoires normalisées soient facilement accessibles avec les bonnes permissions afin que toutes les personnes qui en ont besoin puissent les afficher et les utiliser sans problème
2. Absence de maintenance appropriée
La création d'une procédure opératoire normalisée n'est qu'un début ; la maintenir pertinente à tout moment est une tâche en soi. Si elles ne sont pas correctement maintenues, les procédures opératoires normalisées peuvent rapidement devenir obsolètes, ce qui entraîne des erreurs, un manque d'efficacité et des problèmes de conformité.
Pour éviter cet écueil :
✅ Établir un paramètre de maintenance
désigner une personne chargée de superviser et de gérer les mises à jour et s'assurer qu'elle est bien informée des changements de procédures ou de réglementations
utiliser un système de suivi des révisions et de gestion des versions des documents
demander l'avis des utilisateurs afin de repérer et de résoudre rapidement les problèmes
3. Manque de formation
Il ne suffit pas de distribuer les procédures opératoires normalisées - les employés doivent les comprendre et les appliquer. Sans une formation adéquate, les employés peuvent mal interpréter ou négliger certaines étapes, ce qui entraîne des erreurs et des incohérences.
Pour résoudre ce problème :
✅ Créez un programme de formation qui couvre les procédures opératoires normalisées clés et fournit une expérience pratique, par le biais d'ateliers, de sessions de formation ou de modules d'apprentissage en ligne
✅ Élaborer des documents et des ressources conviviaux pour faciliter la consultation
s'assurer que la formation est interactive et qu'elle répond aux questions et problèmes potentiels
✅ Proposer une formation continue et des cours de remise à niveau au fur et à mesure de l'évolution des processus
4. Développement de procédures opératoires normalisées en collaboration
L'élaboration de procédures opératoires normalisées dans le vide est une recette pour le désastre. Si le processus est mené de manière isolée, sans l'avis et le retour d'information des parties concernées, vous obtiendrez probablement un document qui ne tient pas compte des besoins réels.
Pour y remédier :
✅ Impliquez les travailleurs de première ligne, les cadres et les autres parties prenantes dans le processus de développement. De plus, partagez les versions préliminaires pour examen et intégrez leurs commentaires avant de finaliser les procédures opératoires normalisées
✅ Utiliser des plateformes de collaboration documentaire pour la modification en cours et le contrôle des versions
Rationaliser les procédures opératoires normalisées comme un pro avec ClickUp
Les procédures opératoires normalisées sont le guide ultime de votre équipe, garantissant que les tâches sont terminées. Elles évitent le chaos, rationalisent la formation, préservent les processus clés, vous permettent de rester en conformité et garantissent un service client cohérent.
Historiquement, les procédures opératoires normalisées ont vu le jour dans les secteurs militaire et industriel, où la précision était clé. Aujourd'hui, elles sont essentielles dans les entreprises modernes pour assurer la fluidité et la fiabilité des opérations dans tous les secteurs. Toutefois, la création de procédures opératoires normalisées peut s'avérer complexe à mesure que votre entreprise se développe et que ses processus se complexifient.
ClickUp offre un ensemble de fonctionnalités qui rendent la gestion des procédures opératoires normalisées plus facile et plus intelligente. Vous pouvez créer des procédures opératoires normalisées, collaborer en temps réel et tenir tout le monde au courant. De plus, vous pouvez facilement suivre les modifications, mettre à jour le contenu et revenir en arrière si nécessaire pour maintenir vos procédures opératoires normalisées à jour.
ClickUp Brain propose des conseils et des corrections pour rendre les procédures opératoires normalisées plus claires et plus précises. De plus, les modèles de procédures opératoires normalisées de ClickUp vous permettent de démarrer votre processus de documentation sans effort.
Améliorez vos procédures opératoires normalisées grâce aux outils et modèles intelligents de ClickUp. Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp dès aujourd'hui .