Êtes-vous constamment submergé par les demandes de congés aléatoires de vos employés ? Ou constatez-vous un absentéisme fréquent sans préavis suffisant ?
Si la réponse à l'une ou l'autre de ces questions est oui, cela signifie que vous avez peut-être besoin d'une politique structurée en matière de congés payés. Une politique en matière de congés payés aide les employés à prendre des congés planifiés, favorise l'équilibre entre travail et vie privée et augmente la satisfaction au travail.
Dans cet article, nous partageons les étapes à suivre pour créer une politique en matière de congés payés à l'aide d'exemples pertinents. C'est parti !
Comprendre les congés payés (PTO)
Les congés payés (PTO) sont un avantage qui permet aux employés de prendre des congés pour des raisons personnelles, de maladie ou pour partir en vacances tout en continuant à être rémunérés. Les pauses régulières au travail permettent aux employés de se ressourcer et de se recentrer, ce qui favorise leur bien-être physique et mental.
Une politique de congés payés efficace et bien structurée aide les organisations à :
- Définissez les attentes des employés concernant leurs jours de congé.
- Fournissez aux organisations un moyen structuré de gérer les congés des employés sans interrompre leurs activités habituelles.
- Trouvez le juste équilibre entre le travail et les besoins personnels des employés.
- Renforcez la confiance entre les employés en leur offrant la liberté de gérer leurs engagements personnels sans craindre de perdre leur salaire.
Une politique en matière de congés payés définit une procédure standard pour demander, suivre et gérer les congés et réduit la charge administrative. Par exemple, lorsqu'un employé demande un congé, vous pouvez rapidement consulter le nombre total de jours de congé dont il dispose conformément à la politique en matière de congés payés dans votre système RH et l'approuver.
Vous pouvez mettre en œuvre différentes politiques en matière de congés payés en fonction des besoins de votre entreprise. Par exemple, si votre personnel est principalement composé de professionnels qui travaillent sur des projets basés sur des objectifs et que vous souhaitez mettre l'accent sur l'établissement d'une relation de confiance, vous pouvez offrir des congés payés illimités.
Voici les différents types de congés payés que vous pouvez ajouter à votre politique en matière de congés payés :
Congés maladie
Les congés maladie ou congés médicaux rémunérés permettent aux employés de prendre soin de leur santé ou de se remettre d'une blessure. Ils fonctionnent généralement selon une méthode d'accumulation, dans laquelle les employés accumulent une heure de congé maladie pour chaque tranche de 30 à 50 heures de travail, selon la politique en vigueur.
Même s'il n'existe aucune loi fédérale aux États-Unis obligeant les entreprises à fournir des congés maladie à leurs employés, de nombreux États, dont l'Arizona, la Californie, New York et le Massachusetts, ont adopté des lois locales rendant obligatoires les congés maladie payés. Vous devez vérifier toutes les lois applicables de votre État avant de rédiger une politique en matière de congés payés.
Jours fériés
Vous pouvez offrir des congés payés à vos employés lors de toutes les fêtes religieuses, nationales ou officielles. La liste des jours fériés payés dépend du pays dans lequel vous vous trouvez et de la culture d'entreprise de votre organisation. Les entreprises internationales autorisent généralement leurs employés à prendre jusqu'à 10 jours fériés par an, en fonction de leur emplacement.
Congé pour décès
Le congé pour décès, également appelé congé pour raisons familiales, permet aux employés de prendre un congé pour faire le deuil d'un être cher. Bien qu'il n'existe aucune loi fédérale relative au congé pour décès, les entreprises proposent de favoriser une culture d'entreprise empathique et centrée sur les employés.
Congé familial
Le congé familial est généralement un congé parental rémunéré pouvant aller jusqu'à 12 semaines à la naissance ou à l'adoption d'un enfant. Il comprend également le congé pour soins, pendant lequel les employés prennent un congé pour s'occuper d'un membre de leur famille atteint d'une condition grave.
Temps de vote
Les employés bénéficient de ce type de congé payé pour les élections présidentielles et locales. En général, le congé pour vote est limité, car les employés n'ont besoin que de quelques heures pour voter.
Vérifiez les lois de votre État pour savoir si vous devez offrir des congés payés ou non payés pour voter. Par exemple, l'exemple de la loi de l'État de Californie est que les employés peuvent prendre jusqu'à deux heures de congé pour voter sans perte de salaire.
Jours de congé
Ce type de congé payé est utile lorsque les employés souhaitent partir en vacances, passer du temps avec leur famille ou simplement faire une pause dans leur travail. Les congés payés sont accordés aux employés après avoir achevé une certaine durée de service et leur nombre augmente en fonction du nombre d'années de service de vos employés.
Un sondage mené par le Bureau of Labor Statistics des États-Unis révèle que 34 % des employés du secteur privé bénéficient de 10 à 15 jours de congés payés par an après un an d'ancienneté. 32 % des employés bénéficient de 15 à 19 jours de congés payés après cinq ans d'ancienneté.
Congé sabbatique
Certaines entreprises proposent également des congés sabbatiques, généralement de 4 à 6 semaines, aux employés éligibles qui souhaitent prendre un congé prolongé. Cela peut leur permettre de se concentrer sur leur santé mentale, de reprendre leurs études, de suivre un cours, de travailler sur un projet personnel ou de se consacrer à leur développement personnel ou à une formation professionnelle.
Types de politiques en matière de congés payés
Voyons maintenant les différents types de politiques en matière de congés payés que vous pouvez envisager pour votre organisation.
Congés traditionnels
Une politique traditionnelle en matière de congés payés offre aux employés un nombre défini de jours de congés payés répartis en différentes catégories : vacances, congés maladie, congés personnels, etc.
Vous pouvez envisager d'augmenter progressivement le nombre de congés après que l'employé ait achevé une certaine période dans l'entreprise.
Deloitte applique une politique traditionnelle en matière de congés. Elle offre 39 jours de congés payés par an, répartis en différentes catégories telles que les congés spéciaux, les congés maladie, les congés occasionnels et les congés médicaux supplémentaires.
Congés payés accumulés
Les congés payés accumulés sont similaires aux congés payés traditionnels. Ici aussi, vous pouvez attribuer aux employés un nombre défini de congés payés. Cependant, contrairement aux multiples types de congés, tous les congés sont déposés dans une seule « banque » et il n'y a pas de séparation.
Les employés peuvent prendre des congés payés accumulés dans leur compte de congés pour n'importe quelle raison, sans se soucier de puiser dans un compte ou un type de congé spécifique. Ce type de politique de congés payés est une bonne option si vous disposez d'une équipe réduite.
Accenture offre à ses employés entre 13 et 27 jours de congés payés par an, en fonction du niveau et de l'ancienneté de l'employé.
Congés payés illimités
Cette politique permet aux employés de prendre autant de congés qu'ils le souhaitent. Il n'y a pas de nombre défini de jours de congés payés. Le principal avantage d'une politique de congés payés illimités est qu'elle offre aux employés une flexibilité au travail et leur permet de prendre des congés à leur convenance. Ainsi, que ce soit pour un rendez-vous chez le médecin ou pour les vacances de printemps, les employés peuvent s'absenter librement de leur travail.
Selon un sondage Harris Poll, 60 % des professionnels aux États-Unis ont plus de 10 jours de congés payés par an, et 7 % des employés ont des congés payés illimités.
Même si cela peut sembler offrir un temps libre « illimité », c'est un excellent moyen de démontrer votre confiance envers vos employés. Cette politique de congés payés fonctionne particulièrement bien si vous êtes une start-up et que vous souhaitez attirer les meilleurs talents. Elle fonctionne également bien si vous n'avez pas les ressources nécessaires pour surveiller les congés de vos employés ou suivre le temps accumulé, et si vous évaluez les performances de vos employés en fonction des résultats et des cibles.
Netflix propose une politique de congés payés illimités. Comme l'indique l'entreprise, « nous ne fixons pas de calendrier de congés et de vacances, afin que vous puissiez vous consacrer à ce qui est important pour vous, notamment lorsque votre esprit et votre corps ont besoin d'une pause ».
Congés payés accumulés
Les congés payés accumulés sont acquis après que les employés ont travaillé un certain nombre d'heures dans l'organisation. Les employés peuvent utiliser leurs congés accumulés pour prendre des vacances, prendre soin de leur santé ou pour leur temps personnel. Les congés payés accumulés sont comme de l'argent gagné au fil du temps et économisé à la banque, qui peut être utilisé en cas de besoin. Certaines organisations permettent aux employés d'encaisser leurs congés accumulés non utilisés.
Congés payés flexibles
Les congés payés flexibles permettent aux employés de prendre des congés quand ils en ont besoin, sans avoir à les accumuler ou à les gagner. Ils peuvent être regroupés dans un seul panier qui comprend tous les congés utilisables, tels que les congés pour décès, les congés personnels, les congés annuels et les congés maladie. Le principal avantage des congés payés flexibles est que, contrairement aux congés payés traditionnels, les employés n'ont pas besoin de demander leurs congés à l'avance.
Buffer dispose d' une politique flexible en matière de congés pour son équipe internationale travaillant à distance. Elle permet aux employés de prendre des congés lorsqu'ils en ont besoin afin qu'ils se sentent au mieux de leur forme et s'épanouissent. Elle offre au moins trois semaines de congés payés.
Google est un autre exemple d'entreprise qui offre des congés payés flexibles.
Comment créer une politique en matière de congés payés pour votre équipe ?
La création d'une politique en matière de congés payés pour votre équipe peut s'avérer fastidieuse, surtout si vous le faites pour la première fois. Voici un guide pour vous aider à rédiger une politique en matière de congés payés :
1. Comprendre les exigences légales
Étant donné que les lois du travail relatives aux congés payés varient selon les régions, vérifiez les lois et réglementations locales en vigueur dans votre juridiction lorsque vous élaborez votre politique en matière de congés payés.
Par exemple, la loi fédérale américaine sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) oblige les entreprises comptant au moins 50 employés à fournir des congés parentaux, médicaux personnels, pour soins familiaux et pour raisons militaires, avec protection de l'emploi.
Certains États exigent également que les employeurs suivent le solde des congés payés. Vérifiez donc la législation de votre État si vous devez le faire. Une fois que vous avez proposé un programme, vérifiez les normes en vigueur dans votre secteur d'activité. Par exemple, le programme de congés familiaux payés de New York oblige les organisations à souscrire des forfaits de congés familiaux et médicaux payés auprès d'un marché d'assurance privé.
💡Conseil de pro : utilisez ClickUp Docs pour définir la structure de votre politique en matière de congés payés et créer une liste des exigences légales. Partagez-la avec votre équipe juridique et votre service des ressources humaines et obtenez des commentaires en temps réel.
2. Déterminez l'éligibilité des employés aux différents types de congés payés
Ensuite, déterminez l'éligibilité des employés en fonction du nombre de jours de congé auxquels chacun a droit. Classez les employés en fonction de leur niveau, de la nature de leur travail ou de leur ancienneté dans l'entreprise afin de définir leur éligibilité. Vous pouvez classer les employés de la manière suivante :
- Les employés salariés à temps plein peuvent bénéficier d'une politique de congés payés illimités.
- Les employés à temps partiel, saisonniers ou rémunérés à l'heure ont droit à des congés payés traditionnels ou n'ont droit à aucun congé payé.
- Un employé à temps plein doit achever 90 jours de travail avant de pouvoir utiliser ses congés payés.
💡Conseil de pro : si vous avez une équipe importante qui rend difficile la définition et la gestion des catégories d'éligibilité des employés, essayez d'utiliser un logiciel RH avancé comme ClickUp. La plateforme de gestion RH de ClickUp peut vous aider à tout garder sous contrôle. Elle vous permet de suivre la période de service, les performances, l'engagement et le développement des employés sur une seule et même plateforme.
3. Choisissez la bonne politique en matière de congés payés
Choisissez avec soin la politique en matière de congés payés de votre organisation. Vous pouvez offrir une certaine flexibilité dans le cadre d'une politique globale, comme le paiement des congés payés lors d'un départ, la possibilité de reporter des jours de congé ou des congés illimités.
Vous pouvez également diviser les congés payés en jours de vacances, congés personnels, jours de congé pour raisons de santé mentale, jours de congé maladie, etc., en fonction des souhaits des employés et de la vision globale de l'entreprise.
Par exemple, si vous accordez une grande importance au bien-être de vos employés, leur accorder des congés pour raisons de santé mentale montre que vous vous souciez sincèrement d'eux.
Voici comment déterminer la meilleure politique en matière de congés payés pour votre entreprise :
| Type de politique | Description | Objectif |
| Congés payés illimités | Les employés peuvent prendre autant de congés payés qu'ils le souhaitent, sans limite fixée. | Convient à un environnement de travail basé sur la confiance, où les employés sont censés gérer leur charge de travail de manière responsable. |
| Congés payés flexibles | Les congés payés peuvent être utilisés à toutes fins, en combinant les congés annuels, les congés maladie et les congés personnels en un seul ensemble. | Idéal pour les entreprises qui valorisent la flexibilité et souhaitent réduire la complexité liée à la gestion des différents types de congés. |
| Congés payés basés sur l'accumulation | Les employés accumulent progressivement des congés payés au fil du temps, en fonction des heures travaillées ou de la durée de leur ancienneté. | Idéal pour les entreprises qui souhaitent encourager la fidélisation des employés et promouvoir une culture de travail équitable. |
| Congés sabbatiques | Les congés payés prolongés sont proposés aux employés éligibles après une certaine période de service afin qu'ils puissent poursuivre leurs intérêts personnels ou prendre soin de leur santé. | Idéal pour les organisations qui souhaitent récompenser leurs employés de longue date. |
| Congés payés fixes | Les employés bénéficient d'un nombre défini de jours de congés payés au début de l'année. | Efficace pour les entreprises qui souhaitent des coûts de congés payés prévisibles et une administration simplifiée. |
4. Décrivez le processus d'approbation et les procédures de paiement
L'étape suivante consiste à déterminer le processus d'approbation des congés payés afin d'éviter toute utilisation abusive et les absences imprévues. Par exemple, s'il ne s'agit pas d'une urgence, les employés doivent soumettre leurs demandes de congés payés à l'examen de leurs supérieurs hiérarchiques ou responsables et du service des ressources humaines, en les prévenant suffisamment à l'avance.
Définissez le fonctionnement du processus d'approbation des congés payés dans votre politique en la matière :
- Quel préavis un employé doit-il donner dans une situation non urgente ?
- Comment demander un congé payé en cas d'urgence ?
- Qui approuve les congés payés ?
- Que se passe-t-il lorsque le congé payé n'est pas approuvé dans un certain délai ?
Par exemple, si le responsable n'approuve pas le congé payé dans un délai d'une semaine, celui-ci est automatiquement approuvé.
Vous pouvez utiliser le modèle de calendrier de congés payés de ClickUp pour suivre les congés des employés et rationaliser le processus d'approbation des congés. Ce modèle facilite la gestion et le suivi du statut des congés des employés et permet de visualiser leurs congés. Vous pouvez afficher la disponibilité du personnel, réduire le risque de conflits d'horaires et identifier les lacunes dans les forfaits de dotation en personnel.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Organisez le calendrier des congés de toutes les équipes en un seul endroit
- Visualisez le nombre de jours et d'heures pris par chaque employé.
- Planifiez vos besoins en personnel
5. Rédigez la politique
Une fois que vous avez terminé vos recherches, obtenu l'accord de vos équipes juridiques et de conformité, et créé une structure de politique en matière de congés payés, il est temps d'ajouter les détails pertinents et de préparer un projet de politique.
Partagez la première ébauche avec la direction, l'équipe juridique et les parties prenantes concernées afin de recueillir leurs commentaires. Apportez des améliorations en fonction de leurs commentaires, puis partagez la politique avec les employés.
💡Conseil de pro : vous pouvez également utiliser ClickUp Brain, l'assistant IA de ClickUp, pour créer une politique en matière de congés payés. Voici un exemple :
Pour en savoir plus : 10 modèles gratuits de relevés de temps pour les employés dans Excel, Word et ClickUp
Avantages et inconvénients d'une politique structurée en matière de congés payés
Les politiques en matière de congés payés améliorent la productivité, le bien-être et la satisfaction professionnelle des employés, et contribuent à attirer et à fidéliser le personnel. Si vous envisagez de mettre en place une politique en matière de congés payés, vous pouvez en tirer plusieurs avantages. En voici quelques-uns :
- Amélioration de la productivité des employés : un récent sondage Deloitte révèle que 45 % des travailleurs se sentent épuisés. Les congés payés permettent aux employés de prendre des pauses librement sans se soucier de leurs finances. Cela les aide à se ressourcer mentalement et physiquement, ce qui améliore leur productivité.
- Meilleure fidélisation des employés : selon Forbes, les congés payés obligatoires sont l'un des principaux avantages que les employés attendent de leur entreprise. Une politique structurée en matière de congés payés peut améliorer la satisfaction des employés et les fidéliser davantage.
- Attirer les talents : les professionnels recherchant une plus grande flexibilité dans leur travail, une politique généreuse en matière de congés payés peut vous aider à attirer des talents de qualité.
Bien que les congés payés soient non négociables dans toutes les organisations, ils peuvent également présenter quelques inconvénients.
- Coût de main-d'œuvre élevé : un congé payé illimité ou généreux peut entraîner des coûts de main-d'œuvre élevés, en particulier pendant les périodes de forte activité.
- Utilisation abusive du système : certains employés peuvent abuser d'une politique de congés payés illimités, ou une grande partie de l'équipe peut décider de prendre des congés en même temps. Cela peut perturber considérablement le flux de travail et la productivité de l'équipe.
Pour en savoir plus : 10 modèles gratuits pour la gestion du temps (Calendriers et plannings)
Modification et mise à jour des politiques en matière de congés payés
Vous pouvez modifier vos politiques en matière de congés payés en cours d'année ou dès que le besoin s'en fait sentir. Par exemple, en 2020, de nombreuses organisations ont modifié leurs politiques en matière de congés payés, les employés ayant reporté leurs forfaits de vacances en raison du confinement.
Toutefois, lorsque vous réévaluez vos politiques en matière de congés payés, tenez compte des éléments suivants :
- Assurez-vous qu'elles n'entrent pas en conflit avec les avantages PTO actuels et/ou accumulés des employés.
- Vérifiez que vos politiques mises à jour en matière de congés payés sont conformes à toutes les lois et réglementations applicables.
- Incluez une clause décrivant ce qu'il advient des congés payés accumulés par un employé en cas de licenciement. Par exemple, de nombreuses entreprises proposent des indemnités pour les jours de congés payés restants.
- Réfléchissez à l'impact sur la productivité et à la manière dont les responsables peuvent compenser la perte de productivité en recourant à du personnel temporaire.
Une fois la modification des congés payés effective, mettez à jour toutes les politiques sur une plateforme centrale (comme le portail des politiques de l'entreprise) ou dans le manuel de l'employé, qui fera office de référence unique. Désignez des porte-parole des RH auxquels les employés pourront s'adresser s'ils ont besoin d'éclaircissements.
Chaque fois que vous modifiez et mettez à jour les politiques en matière de congés payés, le service des ressources humaines doit disposer d'un plan clair pour communiquer efficacement les changements à tous les employés.
Pour rationaliser la communication des changements de politique, vous pouvez utiliser le modèle de note de politique de ClickUp. Il vous aide à communiquer les changements de politique de manière claire et organisée. Vous pouvez ajouter les raisons du changement de politique, solliciter l'avis des parties prenantes et définir des lignes directrices pour le respect de la politique mise à jour.
Le modèle vous aide à :
- Organisez toutes les politiques existantes et nouvelles en un seul endroit pour pouvoir les consulter rapidement.
- Mettre en évidence les changements apportés à la politique
- Élaborez un plan concret pour mettre en œuvre la nouvelle politique.
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Que vous créiez ou mettiez à jour votre politique en matière de congés payés, vous avez besoin d'un plan bien pensé pour la mettre en œuvre sans perturber votre flux de travail habituel et tout en gardant à l'esprit les besoins de vos employés.
Le guide ci-dessus vous aidera à élaborer votre politique en matière de congés payés, et nous vous recommandons vivement d'utiliser ClickUp pour diviser le processus global de rédaction de cette politique en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Cela vous aidera au suivi de la progression de la création de votre politique en matière de congés payés.
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