Êtes-vous constamment bombardé de demandes de congé aléatoires de la part de vos employés ?

À faites-vous de l'absentéisme fréquent sans préavis ?

C'est le signe qu'il faut mettre en place une politique structurée en matière de congés payés. Elle aide les employés à prendre des congés forfaitaires, favorise l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et accroît la satisfaction au travail.

Dans cet article de blog, nous vous expliquons comment créer une politique de prise de congé avec des exemples pertinents. C'est parti !

Comprendre les congés payés (PTO)

Le temps libre payé (PTO) est un avantage qui permet aux employés de prendre du temps pour les vacances, la maladie ou des raisons personnelles tout en étant rémunérés. Les pauses régulières donnent aux employés le temps de se ressourcer et de se concentrer à nouveau, ce qui favorise leur bien-être physique et mental.

Cependant, une politique efficace en matière de PTO est importante pour assurer un équilibre entre les validations de travail et les besoins personnels des employés. Elle offre aux organisations un moyen structuré de gérer les congés des employés sans interrompre le flux de travail.

Une politique de PTO paramètre une procédure standard pour la demande, le suivi et la gestion des congés et réduit la charge administrative. Par exemple, lorsqu'un employé demande un congé, vous pouvez rapidement consulter le nombre total de ses congés dans votre système RH et les accorder ou les refuser en conséquence.

En outre, une politique de prise de congé bien structurée favorise la confiance entre les employés, car ils ont la liberté de gérer leurs validations personnelles sans s'inquiéter d'une perte de salaire.

Vous pouvez mettre en œuvre différentes politiques de prise de congé en fonction des besoins de votre entreprise. Par exemple, si votre personnel se compose principalement de professionnels chevronnés et que vous souhaitez mettre l'accent sur l'instauration d'un climat de confiance, vous pouvez offrir un PTO illimité.

Voici les différents types de congés payés que vous pouvez ajouter à votre politique de PTO :

Congé de maladie

Les congés de maladie rémunérés ou congés médicaux permettent aux salariés de prendre soin de leur santé ou de se remettre d'une blessure. Ils fonctionnent généralement selon une méthode d'accumulation : les employés gagnent une heure de congé de maladie toutes les 30 à 50 heures travaillées, en fonction de la politique.

Bien qu'il n'existe pas de loi fédérale aux États-Unis concernant les fournisseurs prestataires de congés de maladie, de nombreux États, dont l'Arizona, la Californie, New York et le Massachusetts, ont adopté des lois locales pour rendre les congés de maladie obligatoires congés de maladie rémunérés obligatoire pour les employés. Vous devez vérifier les lois de l'État avant de rédiger une politique de PTO

Jours fériés

Vous pouvez également offrir des congés payés à vos salariés à l'occasion de fêtes religieuses, nationales ou d'État. La liste des jours fériés payés dépend du pays dans lequel vous vous trouvez et de la culture de travail de votre entreprise. Les entreprises internationales autorisent généralement leurs employés à prendre jusqu'à 10 jours fériés facultatifs par an, en fonction de leur emplacement.

Congé de deuil

Le congé de deuil, également appelé congé de compassion, permet aux employés de s'absenter pour pleurer la mort d'un être cher. Bien qu'il n'existe pas de loi fédérale sur le congé de deuil, les entreprises l'offrent par compassion

Congé familial

Le congé familial est généralement un congé parental rémunéré d'une durée maximale de 12 semaines à l'occasion de la naissance d'un nouveau-né ou de l'adoption d'un enfant. Il comprend également le congé pour soins, dans le cadre duquel les employés prennent un certain temps pour s'occuper d'un membre de leur famille souffrant d'une condition de santé critique.

Heure de vote

Les salariés bénéficient de ce type de congé payé pour les élections présidentielles et locales. En général, le temps de vote est limité, car les employés n'ont besoin que de quelques heures pour voter.

Vérifiez auprès de votre État si vous devez offrir un congé payé ou non payé pour le vote Loi de l'État de Californie permet aux employés de prendre jusqu'à deux heures de congé pour aller voter sans perdre de salaire.

Jours de vacances

Ce type de PTO est utile lorsque les employés souhaitent partir en vacances, passer du temps avec leur famille ou simplement faire une pause dans leur travail. Les congés annuels sont offerts aux employés après avoir achevé une période de service déterminée, et ils augmentent en fonction du nombre d'années que vos employés achèvent au travail.

A sondage réalisé par le Bureau des statistiques du travail des États-Unis indique que 34 % des travailleurs du secteur privé bénéficient de 10 à 15 jours de congés payés par an après avoir achevé une année de service. 32 % des travailleurs obtiennent 15 à 19 jours de congés payés après avoir achevé cinq années de service.

Congé sabbatique

Certaines entreprises proposent également des congés sabbatiques d'une durée habituelle de 4 à 6 semaines aux salariés remplissant les conditions requises, afin de leur permettre de prendre une pause prolongée dans leur travail. Il peut s'agir de prendre soin de sa santé mentale, de poursuivre des études supérieures ou de se consacrer à son développement personnel ou à sa carrière formation professionnelle .

Par exemple, ClickUp offre un congé sabbatique de cinq semaines aux employés qui travaillent depuis au moins quatre ans chez nous.

Types de politiques de congés payés

Examinons maintenant les différents types de politiques de congés payés que vous pouvez envisager pour votre entreprise.

Congé traditionnel

Une politique de PTO traditionnelle offre aux employés un nombre déterminé de congés payés dans le cadre de différents types de congés - vacances, congés de maladie, jours personnels, etc.

Vous pouvez envisager d'augmenter progressivement le nombre de congés après que l'employé a achevé une certaine période dans l'entreprise.

Deloitte a une politique de politique traditionnelle en matière de congés . L'entreprise dispose de 39 jours de congés annuels, répartis en plusieurs catégories : congés privilégiés, congés de maladie, congés occasionnels et congés médicaux supplémentaires.

PTO en banque

Les PTO accumulés sont similaires aux PTO traditionnels. Ici aussi, vous pouvez attribuer aux employés un nombre déterminé de paramètres de congés payés. Toutefois, à la différence de plusieurs comptes de congés, tous les congés sont déposés dans une seule "banque" et il n'y a pas de ségrégation

Les employés peuvent prendre des PTO accumulés dans leur banque de congés pour quelque raison que ce soit et ne doivent pas s'inquiéter du nombre de congés qu'ils ont consommés dans tel ou tel module. Ce type de politique de PTO est une bonne option si vous êtes une équipe à flux tendu.

Accenture offre à ses employés des PTO accumulés de 13 à 27 jours par an, en fonction du niveau et de l'ancienneté de l'employé.

PTO illimité

Cette politique permet aux employés de prendre autant de congés qu'ils en ont besoin. Il n'y a pas de nombre paramètre de jours. Le principal avantage d'une politique de PTO illimité est qu'elle offre aux employés une flexibilité sur le lieu de travail et leur permet de prendre des congés à leur convenance. Mon travail, qu'il s'agisse d'un rendez-vous chez le médecin ou des vacances de printemps, les employés peuvent s'absenter de leur travail en toute liberté.

D'après un Sondage Harris Poll 60 % des professionnels américains disposent de plus de 10 jours de congés payés par an et 7 % des employés bénéficient d'un PTO illimité.

Bien qu'il semble que vous accordiez des congés "illimités", c'est un excellent moyen de démontrer la confiance des employés. Cette politique de prise de congés fonctionne mieux si vous êtes une startup et que vous souhaitez attirer les meilleurs talents. Elle fonctionne également très bien si vous n'avez pas la bande passante nécessaire surveiller les congés des employés et suivre la politique des congés accumulés Netflix propose une politique de PTO illimitée. Comme le mentionne l'entreprise, "nous ne fixons pas de paramètre pour les congés et les vacances, vous pouvez donc observer ce qui est important pour vous - y compris lorsque votre esprit et votre corps ont besoin d'une pause."

PTO accumulé

Les congés accumulés sont acquis après que les employés ont travaillé un certain nombre d'heures dans l'organisation. Les employés peuvent utiliser leurs congés accumulés pour prendre des vacances, s'occuper de leur santé ou prendre du temps pour eux. Les congés accumulés sont comme de l'argent gagné et épargné à la banque qui peut être utilisé en cas de besoin. Certaines organisations permettent aux employés d'encaisser leurs congés accumulés non utilisés.

PTO flexible

Les congés payés flexibles permettent aux employés de prendre des congés au fur et à mesure de leurs besoins, sans les accumuler ni les gagner. Ils peuvent être regroupés dans un même panier qui comprend tous les congés utilisables, tels que les congés de deuil, les congés personnels, les congés annuels et les congés de maladie. Le principal avantage du PTO flexible est que, contrairement aux PTO traditionnels, les employés n'ont pas besoin de demander des congés à l'avance. Tampon a mis en place une politique de congés flexibles pour son équipe internationale à distance, qui permet aux employés de prendre des congés lorsqu'ils en ont besoin afin de se sentir au mieux de leur forme et de s'épanouir. Elle offre au moins trois semaines de congés payés.

Même Google offre des congés payés flexibles à ses employés.

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le site web de la Commission européenne est en cours de développement Google

Comment créer une politique de prise de congé pour votre équipe ?

Créer une politique de prise de congé pour votre équipe peut s'avérer difficile, surtout si vous le faites pour la première fois. Voici un guide qui vous aidera à rédiger une telle politique :

1. Comprendre les exigences légales

Étant donné que la législation du travail relative aux congés payés varie en fonction de l'emplacement, vérifiez les lois et réglementations locales sur les congés dans votre juridiction lors de l'élaboration de la politique relative aux congés payés.

Par exemple, la Loi fédérale sur le congé familial et médical ou FMLA aux États-Unis oblige les entreprises d'au moins 50 salariés à fournir un congé parental, un congé médical personnel, un congé pour aidants familiaux et un congé pour exigences militaires avec protection de l'emploi.

Certains États exigent également des employeurs qu'ils suivre le solde des PTO à cet effet, vérifiez la législation de votre État si vous devez le faire. Une fois que vous avez proposé un programme, vérifiez la norme de l'industrie dans laquelle vous opérez. par instance, Programme de congé familial payé de New York oblige les entreprises à souscrire des forfaits payants pour les congés familiaux et médicaux sur le marché privé de l'assurance.

💡Pro Tip: Use Documents ClickUp pour présenter la structure de la politique en matière de PTO et créer une liste des exigences légales. Partagez-la avec votre équipe et obtenez des commentaires en temps réel.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Docs-9-1400x944.png ClickUp Docs pour créer une politique de PTO /$$img/

utilisez ClickUp Docs pour rédiger des politiques de prise de congé et collaborer avec votre équipe

2. Déterminer l'éligibilité des employés aux différents types de PTO

Ensuite, déterminez l'éligibilité des employés et le nombre de congés auxquels ils ont droit. Classez les employés en fonction de leurs paramètres, de la nature de leur emploi ou de leur ancienneté dans l'entreprise pour définir l'éligibilité des employés. Vous pouvez classer les employés de la manière suivante :

• Les employés salariés à temps plein ont droit à une politique de PTO illimitée
• Les employés à temps partiel, saisonniers ou payés à l'heure ont droit à des PTO traditionnels ou à aucun PTO
• Un employé à temps plein doit achever 90 jours avant de pouvoir utiliser ses PTO

💡Pro Tip: Si vous avez une équipe plus importante qui rend difficile la définition et la gestion des catégories d'éligibilité des employés, essayez d'utiliser un logiciel RH avancé comme ClickUp. Plate-forme de gestion des RH de ClickUp peut vous aider à faire en sorte que tout se passe bien. Elle vous permet de suivre la période de service des employés, leur performance, leur engagement et leur développement dans une seule plateforme.

3. Choisir la bonne politique de PTO

Soyez prudent lorsque vous choisissez la politique de prise de congés de votre entreprise. Vous pouvez offrir une certaine flexibilité dans le cadre de cette politique, comme le paiement des PTO lors d'une séparation, la possibilité de reporter du temps ou des vacances illimitées

Vous pouvez également diviser les PTO en vacances, congés personnels, jours de santé mentale, congés de maladie, etc., en fonction de ce que les employés souhaitent et de ce qui correspond à la vision globale de votre entreprise.

Par exemple, si vous mettez l'accent sur le bien-être des employés, le fait d'accorder des congés pour raisons de santé mentale montre que vous vous en préoccupez réellement.

Voici comment décider de la meilleure politique de PTO pour votre entreprise :

4. Décrire le processus d'approbation et les procédures de paiement

L'étape suivante consiste à définir le processus d'approbation du PTO afin d'éviter les abus et les absences imprévues. Par exemple, s'il ne s'agit pas d'une urgence, les employés doivent soumettre leurs demandes de PTO à l'examen des superviseurs ou des responsables et des RH.

Définissez le travail de la procédure d'approbation du PTO dans votre politique de PTO:

• Combien de temps à l'avance un employé doit-il donner dans une situation non urgente ?
• Comment demander des PTO en cas d'urgence (si nécessaire, définissez la situation d'urgence, comme la garde d'enfants ou la maladie) ?
• Qui approuvera le PTO ?
• Que se passe-t-il si le PTO n'est pas approuvé dans un certain délai ?

Par exemple, si le gestionnaire n'approuve pas le PTO dans un délai d'une semaine, celui-ci est approuvé automatiquement.

Vous pouvez utiliser ClickUp's PTO Calendrier Template (Modèle de Calendrier PTO de ClickUp) pour suivre les congés des employés et rationaliser le processus d'approbation des congés. Ce modèle facilite la gestion et l'approbation des congés suivre le statut des congés des employés et visualiser leurs congés. Vous pouvez afficher la disponibilité du personnel, réduire le risque de conflits d'horaires et identifier les forfaits pour les besoins en personnel.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-PTO-Calendrier-Template.png Modèle de calendrier PTO de ClickUp

https://app.clickup.com/signup?template=t-205352846&department=hr-recruiting

Télécharger ce modèle /$cta/

Avec ce modèle, vous pouvez :

• Organiser le planning des congés de toutes les équipes en un seul endroit
• Visualiser le nombre de jours et d'heures pris par chaque employé
• Forfaitiser les besoins en personnel

5. Rédiger la politique

Une fois que vous avez terminé vos recherches et créé une structure de politique de l'OTP, il est temps d'ajouter les détails pertinents et de préparer un projet de politique.

Partagez la première version avec la direction, l'équipe juridique et les parties prenantes concernées pour recueillir leurs commentaires. Apportez les améliorations nécessaires en fonction des commentaires reçus et communiquez la politique aux employés.

💡Pro tip: Vous pouvez également utiliser ClickUp Brain , l'assistant IA de ClickUp, pour créer une politique de prise de congé. Voici un exemple :

créer des politiques PTO à l'aide de ClickUp Brain

Lire la suite: 10 modèles gratuits de Relevé de temps des employés dans Excel, Word et ClickUp

Avantages et inconvénients d'une politique de prise de congé structurée

Politiques PTO améliorer la productivité des employés le bien-être et la satisfaction au travail, et contribuent à attirer et à retenir les employés. Si vous envisagez de mettre en place une politique de PTO, vous pouvez en tirer plusieurs avantages. En voici quelques-uns

• Amélioration de la productivité des employés : Une étude récente a montré que les employés sont plus productifs que les autresSondage Deloitte révèle que 45 % des travailleurs souffrent d'épuisement professionnel. Les PTO permettent aux employés de prendre des pauses librement sans se soucier des finances. Cela aide les employés à recharger leur santé mentale et physique, améliorant ainsi leur productivité
• Une meilleure fidélisation des employés : Selon Forbes,les congés payés obligatoires est l'un des principaux avantages que les employés attendent de leur entreprise. Une politique structurée en matière de PTO peut conduire à une plus grande satisfaction des employés et à une meilleure fidélisation.
• Attirer des talents: Les professionnels recherchant une plus grande flexibilité dans leur travail, une politique généreuse en matière de PTO peut vous aider à attirer des talents de qualité

Bien que les PTO soient fortement encouragés, ils peuvent aussi présenter quelques inconvénients.

• Coût élevé de la main-d'œuvre : Les Business qui offrent des PTO peuvent avoir des coûts de main d'œuvre élevés, en particulier pendant les périodes de pointe des entreprises
• Mauvais usage du système : Certains employés peuvent abuser du système de PTO. Par exemple, si une entreprise a une politique de PTO illimités, ils peuvent être mal utilisés, ce qui perturbe le flux de travail et la productivité de l'équipe

Lire la suite: 10 modèles gratuits de gestion du temps (calendriers et horaires)

Modifier et mettre à jour les politiques de prise de congé

Vous pouvez modifier vos politiques de prise de congés en milieu d'année ou lorsque le besoin s'en fait sentir. Par exemple, en 2020, de nombreuses organisations ont modifié leurs politiques de PTO car les employés ont reporté leurs forfaits de vacances au milieu du lockdown.

Toutefois, lorsque vous recalibrez les politiques de PTO, tenez compte de ce qui suit :

• Assurez-vous qu'elles n'entrent pas en conflit avec les prestations de PTO actuelles et/ou accumulées par l'employé
• Vérifiez que les politiques de prise de congés mises à jour sont conformes à la législation locale
• Inclure une clause décrivant ce qu'il advient de l'accumulation de PTO d'un employé en cas de licenciement. Par exemple, de nombreuses entreprises proposent des paiements pour les jours restants du PTO
• Tenez compte de l'impact sur la productivité et de la manière dont les responsables peuvent couvrir la perte de productivité avec du personnel temporaire.

Une fois le changement de PTO en vigueur, mettez à jour toutes les politiques sur une plateforme centrale (comme le portail des politiques de l'entreprise) ou le manuel de l'employé comme point unique de vérité. Désignez des porte-parole des ressources humaines auxquels les employés pourront s'adresser s'ils ont besoin d'éclaircissements.

Chaque fois que vous modifiez et mettez à jour les politiques de PTO, le département RH doit disposer d'un forfait clair pour communiquer efficacement les changements de politique aux employés.

Pour rationaliser la communication sur les changements de politique, vous pouvez utiliser les outils suivants Modèle de note de politique de ClickUp **Ce modèle vous aide à communiquer les changements de politique d'une manière claire et organisée. Vous pouvez ajouter les raisons du changement de politique, demander des paramètres aux parties prenantes et définir des paramètres pour l'application de la nouvelle politique.

Télécharger ce modèle

Modèle de note de politique de ClickUp

Le modèle vous aide à :

• Organiser toutes les politiques existantes et nouvelles en un seul endroit pour une référence rapide
• Mettre en évidence les changements de politique
• Élaborer un forfait pour la mise en œuvre de la nouvelle politique

Créez votre politique PTO avec ClickUp 🚀

Que vous créiez ou mettiez à jour votre politique de PTO, vous avez besoin d'un forfait bien pensé pour l'exécuter, sans perturber le flux de travail. Alors que le guide ci-dessus vous aidera à élaborer une stratégie pour la rédaction de votre politique de prise de congé, utilisez ClickUp pour diviser le processus global de rédaction de la politique de prise de congé en morceaux plus petits et plus faciles à gérer. Cela vous aidera à suivre la progression de la création de votre politique de prise de congé.

Vous pouvez également tirer parti des fonctionnalités et des modèles de ClickUp pour rationaliser votre système de gestion des congés. Cela vous aidera à suivre les congés des employés, à garantir des approbations plus rapides et à ne jamais manquer quoi que ce soit d'important. S'inscrire sur ClickUp gratuitement pour créer une politique complète en matière de PTO !