Exploiter l'étiquette des discussions d'équipe au travail pour une collaboration optimale

Vous est-il déjà arrivé d'envoyer un message de discussion au travail pour vous rendre compte qu'il était mal formulé et qu'il contenait des fautes de frappe... au pluriel ? 🙈

Nous sommes tous passés par là. 42% des employés ont du mal à trouver le bon ton dans leurs discussions de travail.

Les simples applications de messagerie instantanée sont devenues des écosystèmes de communication d'équipe sophistiqués qui intègrent la gestion des tâches, le partage de fichiers et la vidéoconférence. Alors que nos environnements de travail sont passés de la cabine au cloud, maîtriser l'étiquette des discussions au travail n'est pas seulement une question de politesse, c'est aussi une question de création d'un espace de travail collaboratif et fluide où tout le monde s'épanouit.

Vous êtes prêt à transformer vos discussions en merveilles ? Cet article aborde des sujets tels que la communication claire et concise, le langage respectueux et inclusif, les réponses rapides et les canaux appropriés, l'utilisation efficace des emojis et des GIF, et la gestion des sujets sensibles et des désaccords.

Passons en revue les règles essentielles qui mettront fin au chaos induit par les discussions. Votre équipe (et votre niveau de stress) vous en remerciera ! 🙌

Comprendre l'environnement de discussion de l'équipe au travail

Le Mon travail discute est un espace unique pour les mises à jour rapides, le travail d'équipe ou le partage occasionnel de mèmes (nous avons tous des plaisirs coupables 😁).

Si le chat d'équipe peut être un hub dynamique pour la communication, son caractère informel peut parfois conduire à des malentendus, des distractions ou de l'inefficacité. Vous devez comprendre cela pour en tirer le meilleur parti:

Il est informel (mais pas non professionnel): Les discussions sont plus détendues que les e-mails ou d'autres formes de communicationapplications de communication d'équipeles discussions sont plus détendues que les courriels ou autres applications de communication d'équipe, ce qui permet d'adopter un ton plus conversationnel et d'échanger plus rapidement. Pensez-y comme si vous parliez à un collègue à son bureau. Toutefois, le professionnalisme reste clé. Évitez d'utiliser un argot que vous n'utiliseriez pas lors d'une réunion, et maintenez un ton respectueux et inclusif
Le rythme est rapide: Les discussions vont vite et les messages se succèdent tout au long de la journée. C'est une bonne chose pour les mises à jour rapides et le brainstorming, mais cela peut aussi être une source de distraction. Soyez concis et précis dans vos messages et évitez les longues discussions qui conviendraient mieux à un e-mail ou à un appel
Il est asynchrone (parfois): Les gens ne sont pas forcément collés à leurs discussions toute la journée, surtout s'ils sont en réunion ou concentrés sur des tâches. Indiquez clairement votre urgence si vous avez besoin d'une réponse rapide. Envisagez d'utiliser des fonctionnalités telles que les "@mentions" pour attirer directement l'attention de quelqu'un, mais évitez d'en abuser pour éviter une surcharge de notifications
C'est public (en quelque sorte): Bien que certaines plateformes proposent des canaux privés, la plupart des discussions d'équipe sont visibles par l'ensemble de l'équipe (ou des groupes spécifiques). Faites attention à ce que vous partagez. Évitez les sujets sensibles, les informations confidentielles ou la négativité qui pourrait avoir un impact sur le moral de l'équipe
**Contrairement à une discussion éphémère, les messages de discussion sont enregistrés et peuvent être consultés. Cela peut aider à faire référence à des discussions passées, mais cela signifie aussi que vos messages peuvent laisser une impression durable. Faites attention à votre style de communication et évitez d'envoyer à la hâte des messages que vous pourriez regretter par la suite

Bonnes pratiques pour l'étiquette des discussions au travail

Maintenant que vous connaissez les bases de la discussion en équipe, apprenons quelques mouvements de chat-fu ! Voici quelques conseils simples à garder à l'esprit lorsque vous les utilisez :

1. Soyez le professionnel que vous êtes

Laissez tomber les "sup" et les "brb" pour un "Hello, \N[nom du collègue]" ou un "Good morning !" amical Imaginez que vous écrivez un e-mail de travail, mais un peu plus décontracté. Des phrases achevées et une grammaire correcte font l'affaire. Des émojis ? Bien sûr, un smiley pour un ton amical est acceptable, mais évitez de transformer votre message en un défilé d'emojis.

(Exemple : Au lieu de "Hey guys, brb need coffee ! Quelqu'un sait où est Sarah ?" Essayez plutôt : "Salut tout le monde, Je viens de prendre un café. À quelqu'un sait-il si Sarah est en ligne ?")

2. Réfléchissez avant d'envoyer un ping

Nous avons tous reçu ces pings à 20 heures à propos d'une tâche non urgente. Tenez compte de l'emploi du temps de vos collègues et respectez leur besoin d'équilibre entre travail et vie privée. Votre message peut-il attendre le matin ? À moins qu'il ne s'agisse d'un exercice d'évacuation, l'envoi de messages de travail en dehors des heures normales n'est peut-être pas la meilleure idée.

Exemple : Au lieu d'envoyer un ping à tout le monde le soir à propos d'un détail mineur dans un rapport, attendez le lendemain et envoyez un message comme : "Salut tout le monde, j'espère que vous avez passé une bonne nuit ! Petite question à propos du rapport..."

3. Soyez bref et gentil

Personne n'aime faire défiler un roman dans sa fenêtre de discussion. Allez droit au but ! Les puces sont votre ami pour les sujets complexes. Vous avez besoin de plus d'espace ? Envisagez un appel rapide ou une visioconférence pour une discussion plus approfondie.

Exemple : Au lieu d'envoyer un long paragraphe sur la mise à jour d'un projet, essayez un rapport de standup asynchrone : "Teams, juste une petite mise à jour sur le projet X :

Fini [tâche 1]
Travail sur [tâche 2] : Des questions ?
Prochaines étapes : \N- [brève explication]"

4. Relire comme un pro

Une coquille par-ci par-là n'est pas grave, mais un message truffé d'erreurs peut prêter à confusion. Utilisez les fonctionnalités du correcteur orthographique ! Lisez votre message à haute voix avant de l'envoyer. À fait-il clair et professionnel ? Revérifiez-le et vous éviterez ainsi toute erreur gênante. Une relecture rapide vous sauvera la mise !

5. Faites des lignes d'objet vos mini-titres

Si votre plateforme de discussion le permet, utilisez des lignes d'objet descriptives. C'est comme si vous donniez un petit titre à votre message. Cela aide les collègues à hiérarchiser et à comprendre le contenu en un coup d'œil.

(Exemple : Au lieu d'un générique "Hey Sarah", essayez un objet comme : "Petite question sur la présentation d'aujourd'hui")

6. Faire preuve de prudence avec l'humour

L'humour peut être mal interprété dans un texte. Évitez les blagues qui pourraient être offensantes ou culturellement insensibles dans un groupe de discussion. En cas de doute, laissez tomber. Voici d'autres conseils sur l'étiquette à suivre en matière de discussion :

Tenez compte de votre public et de son sens de l'humour
Évitez les sarcasmes, car ils peuvent facilement être mal interprétés dans un texte
Tenez-vous en à des sujets sûrs et évitez les blagues qui reposent sur des jeux de mots ou des références culturelles que tout le monde pourrait ne pas comprendre

7. Étiquette sagement

N'abusez pas de la fonction "@ mention". Ne l'utilisez que pour vous adresser directement à une personne qui doit participer à la discussion. Voici quelques conseils pour l'utiliser efficacement :

N'utilisez pas la fonction "@" pour attirer l'attention de quelqu'un sur une question non urgente. Un simple message peut suffire
Évitez de mentionner toute une équipe dans une discussion lorsque seules quelques personnes doivent être impliquées
Si vous ne savez pas qui doit être mentionné, envisagez d'envoyer un message distinct aux personnes concernées

8. Respecter les statuts en ligne

Faites attention aux indicateurs de statut en ligne de vos collègues (par exemple, "Ne pas déranger"). Évitez d'envoyer des messages urgents à une personne indiquée comme étant indisponible. Voici quelques conseils supplémentaires :

Si un collègue semble indisponible mais que vous avez besoin d'une réponse rapide, envisagez de laisser un court message expliquant votre question et lui indiquant que vous ferez un suivi plus tard
Pour les questions urgentes, il peut s'avérer préférable d'utiliser un autreapplication de collaboration ou un autre canal, comme un appel téléphonique, le cas échéant

Veillez également à utiliser votre propre statut de disponibilité pour mieux communiquer.

9. Accuser réception et répondre

Si quelqu'un vous envoie un message, accusez réception, même si vous ne pouvez pas y répondre immédiatement. Un simple "Merci, je vous recontacterai bientôt" montre que vous respectez son temps. Voici quelques conseils supplémentaires pour accuser réception des messages :

Si vous avez besoin de plus de temps pour répondre, indiquez à l'expéditeur quand il peut s'attendre à recevoir votre réponse. ("Merci pour votre message. Je suis débordé en ce moment, mais je vous répondrai d'ici la fin de la journée")
Un bouton "pouce en l'air" ou "j'aime" (s'il est disponible) peut également être un moyen d'accuser réception d'un message

10. Utiliser les canaux de manière appropriée

De nombreux lieux de travail utilisent différents canaux de discussion à des fins différentes. Traitez ces canaux avec respect ! Ne soyez pas la personne qui diffuse des mises à jour sur le projet sur le canal "Mémés amusants et GIFs". Voici comment naviguer sur les canaux :

Connaissez vos canaux: Prenez le temps de vous familiariser avec les différents canaux de discussion disponibles. La plupart des plateformes ont des noms ou des descriptions claires pour chaque canal
Publiez au bon endroit: Avant d'envoyer votre message, réfléchissez au canal qui convient le mieux à votre message. Les mises à jour urgentes concernant un projet doivent être publiées sur le canal du projet, et non sur le canal de discussion général. Vous avez besoin d'aide pour une tâche spécifique ? Dirigez-vous vers le canal de communication de l'équipe dédié à ce projet
Respectez l'objectif: Chaque canal a probablement un objectif précis. Ne détournez pas un canal pour quelque chose qui n'a rien à voir. Si un mème amusant vous vient à l'esprit, résistez à l'envie de le partager sur le canal "Client"Compte rendu de réunion". Il y a un temps et un lieu pour tout, même pour les vidéos hilarantes de chiens

En suivant ces conseils, vous deviendrez un expert en communication, en veillant à ce que les choses soient claires, concises et (osons le dire) même amusantes pour vos collègues.

Problèmes couramment rencontrés lors de l'utilisation de la discussion sur le travail

Les plateformes de discussion au travail sont fantastiques pour une communication rapide et.. collaboration à distance mais même les meilleurs outils de discussion peuvent avoir des inconvénients. Voici quelques problèmes couramment rencontrés dans les discussions numériques et comment vous pouvez y remédier avec une bonne étiquette de communication professionnelle :

Défis	Solution
Mon travail Discuter peut déborder d'informations. Les pings constants, les messages interminables et les fils de discussion débordants peuvent vous donner l'impression d'être submergé et d'avoir du mal à vous concentrer.	Mon travail est un travail de longue haleine... Mon travail est un travail de longue haleine... Mon travail est un travail de longue haleine... Mon travail est un travail de longue haleine... Mon travail est un travail de longue haleine... Mon travail est un travail de longue haleine... La plupart des plateformes vous permettent de personnaliser les paramètres de notificationPlanifiez des moments de discussion personnalisés Si les notifications constantes vous déconcentrent, envisagez de définir des paramètres spécifiques pour vérifier les messages de discussion et y répondre*
Les malentendus et les erreurs de communication: La communication par texte n'a pas la richesse des indices non verbaux tels que le style de la voix et les expressions faciales. Cela peut entraîner des malentendus et des interprétations erronées.	Utilisez un langage clair et concis. Évitez les sarcasmes et l'humour qui ne se traduisent pas toujours bien dans un texteUtilisez les emojis avec parcimonie mais de façon stratégique. Un smiley peut aider à transmettre un ton amical, mais évitez de vous fier uniquement aux emojis pour exprimer des idées complexesEn cas de doute, clarifiez. Si quelque chose ne semble pas clair, n'hésitez pas à demander des éclaircissements ou à reformuler votre texte. Les emojis peuvent être utilisés pour communiquer avec les personnes qui ne sont pas d'accord
Le caractère décontracté des discussions peut parfois conduire à des comportements non professionnels ou à la divulgation excessive d'informations personnelles.	Mon travail est de maintenir un ton professionnel. Rappelez-vous qu'il s'agit d'une plateforme de communication professionnelle. Réfléchissez avant de poster. Vous sentiriez-vous à l'aise de partager cette information dans un e-mail de travail ? Si ce n'est pas le cas, vous devriez peut-être reconsidérer l'idée de l'envoyer dans le cadre d'une discussion
Le manque de contexte: S'immiscer dans une discussion en cours sans contexte peut être déroutant.	Prenez le temps de parcourir le fil de la discussion. Cela vous permettra de mieux comprendre le sujet et d'éviter de poser des questions auxquelles il a déjà été répondu. En cas de doute, demandez des éclaircissements. Un rapide _"Hé, quelqu'un peut-il me donner un bref aperçu de ce dont il est question ici ?
Les messages importants peuvent parfois être noyés dans une mer de discussions.	Utilisez des épingles ou des étoiles pour les messages importants. Cela vous permet de les retrouver facilement par la suiteUtilisez des caractères gras ou italiques pour mettre l'accent. Cela permet d'attirer l'attention sur les points clés de votre message. Les épingles et les étoiles peuvent être utilisées pour mettre l'accent sur les points clés de votre message

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Partagez facilement des pièces jointes: Partagez sans effort des liens vers des projets, des documents, des feuilles de calcul, et intégrez même des vidéos et des pages Web directement dans les discussions. ClickUp permet de regrouper tout ce qui est nécessaire pour s'y référer facilement

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