L'idée d'un changement organisationnel en termes de structure, de processus, de style de travail et d'infrastructure (au milieu de la numérisation) peut faire naître un sentiment d'incertitude au sein de votre équipe. Peut-être même anxieuse. De votre côté, et même pour l'équipe, il y a un sentiment de perte de contrôle.
Dans ce blog, nous examinons comment vous pouvez maintenir - ou reprendre - le contrôle lorsque vous apportez des changements. Nous verrons comment vous pouvez créer un certain niveau de prévisibilité et aider votre équipe à ressentir la même chose.
À la fin, vous devriez vous sentir prêt à forfaiter efficacement des changements réussis et à minimiser le stress de l'ensemble de l'équipe lorsque vous la guidez à travers le processus.
Comprendre la conduite du changement
À faire, qu'est-ce que cela signifie vraiment de guider les gens dans le changement ?
Votre première idée est peut-être de communiquer votre vision du changement organisationnel forfaitaire, puis d'amener l'équipe à aligner ses actions sur la nouvelle façon de faire.
Et vous avez raison.
Mais les gens résistent au changement. C'est pourquoi la gestion du changement implique également de reconnaître et de comprendre les raisons de la résistance, de surmonter les réticences et d'obtenir l'adhésion des employés
Les gens ne résistent pas au changement. Ils résistent au changement !
Peter Senge, scientifique et auteur
Il est utile de faire preuve de stratégie dans la manière dont vous dirigez votre organisation ou votre équipe au cours de cette période. Voici comment procéder :
- Avec le bon équilibre de force, de fermeté, de confiance et d'empathie, vous pouvez vous concentrer sur ce dont votre équipe a besoin pour qu'elle bénéficie du changement plutôt que de s'y épuiser
- Lorsque vous menez la gestion du changement avec succès, vous maintenez les niveaux de productivité, de loyauté et de confiance. Vous transformez le changement en opportunité de croissance
- Les meilleurs dirigeants utilisent le changement pour développer des liens plus profonds entre l'équipe et l'organisation
À l'inverse, que se passe-t-il si vous ne parvenez pas à mener une réflexion critique sur la gestion du changement ? Le contraire de ce que nous avons décrit ci-dessus : un moral en berne, une loyauté mise à mal, une productivité amoindrie et le stress lié à l'incertitude et aux besoins d'adaptation non satisfaits.
Les 3 C d'un leadership efficace dans le changement
Diriger le changement, c'est avant tout communiquer le "quoi" - c'est-à-dire ce qui doit changer - et ce que cela signifie pour la routine quotidienne de vos employés et leurs indicateurs clés de performance globaux. Mais le "pourquoi" est tout aussi important. C'est ce qui nous amène aux trois "C" de la gestion du changement d'une conduite du changement efficace .
Les trois C de la conduite du changement peuvent se lire comme suit : "clair-incontestable-crédible", "communication-collaboration-engagement" ou "clarté-courage-engagement" Bien que tous ces éléments soient importants, nous dirions que vous avez besoin de clarté, de consensus et de consultation.
Clarté
Vous aurez plus de chances d'obtenir l'adhésion des employés si votre équipe comprend la raison d'être du changement organisationnel. Vous leur demandez de faire face à toutes les difficultés liées à une routine différente, à des systèmes en évolution ou à un tout nouvel ensemble d'objectifs - le moins que vous puissiez faire est de leur expliquer pourquoi. Si possible (et si c'est vrai), dites-leur en quoi un changement réussi leur sera bénéfique.
Comprenons mieux cela grâce à un exemple
Imaginez que vous êtes à la tête d'une entreprise de vente au détail et que vous passez à une autre plateforme de commerce électronique. Naturellement, des équipes allant de l'approvisionnement au marketing en passant par les finances et le service client devront se familiariser avec la plateforme. Cela semble être beaucoup de tracas pour rien.
Mais que se passerait-il si vous expliquiez en quoi ce changement profitera à chaque équipe?
La promesse d'une meilleure gestion des stocks aiderait votre équipe d'approvisionnement à afficher le changement de manière positive, en accueillant la plateforme au lieu de s'y opposer.
De même, les spécialistes du marketing seront moins réfractaires aux outils qui les aident à faire leur travail avec plus de rapidité et d'efficacité. Et quelle équipe de service à la clientèle ne sera pas stimulée par la perspective d'une réduction des problèmes d'enregistrement et des plaintes des clients après la vague initiale de requêtes des clients sur des sujets tels que "Où puis-je trouver l'historique de mes achats dans votre nouvelle disposition de magasin ?"
Veillez à partager les KPI et les feuilles de route actionnables avec les équipes et les individus afin d'expliciter vos attentes. Cela permet non seulement de formaliser vos attentes, mais aussi d'offrir à l'équipe une ressource à laquelle elle peut se référer quotidiennement.
Consensus
Vous avez déjà entendu parler de la résistance au changement, mais il vous est sûrement déjà arrivé que votre équipe vous demande un changement (par exemple, "achetons cet outil d'automatisation").
La morale de l'histoire ? Les gens acceptent les changements qu'ils proposent. Alors pourquoi ne pas vous appuyer sur cette notion lorsque vous dirigez votre équipe dans le changement ?
Dans la mesure du possible, invitez les équipes et les individus à guider, informer et participer au processus de changement, quelle que soit leur capacité. Commencez à leur parler dès l'étape de l'idéation plutôt qu'après coup.
Dans l'exemple ci-dessus, par exemple, que se passerait-il si les dirigeants de l'entreprise de commerce électronique organisaient une réunion avant de choisir une nouvelle plateforme ? Imaginez qu'ils demandent aux équipes quelles sont leurs principales préoccupations, puis qu'ils reviennent en citant la plateforme comme une solution aux luttes des employés.
Soudain, l'équipe a un sentiment de responsabilité et d'investissement dans le changement organisationnel. Ils ont demandé des améliorations et l'organisation a agi pour atténuer leurs difficultés.
Bien sûr, vous n'avez pas toujours la possibilité d'inclure l'ensemble de l'équipe dans certaines décisions. Par exemple, que se passe-t-il si vous avez simplement besoin que les équipes achèvent des actions spécifiques parce que c'est crucial pour la conformité ? Il n'est pas question d'impliquer l'équipe dans une telle décision. Dans ce genre de situation, il faut s'appuyer sur le premier C, à savoir la clarté.
💡Pro Tip: Présenter des scénarios du type "et si nous ne faisions pas cela" peut créer un consensus, même autour de décisions unilatérales guidées par la réglementation ou la contrainte.
Vous pourriez par exemple mettre en avant des exemples montrant comment la non-conformité peut aboutir à des amendes ou à une perte de réputation. Ainsi, même si votre équipe n'a pas participé à la décision, vous êtes tous d'accord sur la marche à suivre.
Consultation
Soyez à la disposition de votre équipe pour la consulter au cours de la processus de contrôle du changement .
En fonction de la taille de votre organisation, vous pouvez également autoriser des "champions du changement " internes compétents (utilisez un terme similaire) à aider les équipes et les individus qui ont des questions ou qui se trouvent bloqués.
Dans notre exemple de migration vers une plateforme de commerce électronique, les dirigeants peuvent désigner une équipe de personnes qui ont déjà travaillé avec la plateforme vers laquelle vous avez l'intention de passer, dans des emplois antérieurs. Il peut également s'agir de personnes qui sont plus à l'aise avec la plateforme parce qu'elles ont été choisies pour une initiation spéciale avec le fournisseur ou pour toute autre raison.
Dans un contexte plus large, si l'organisation se trouve dépassée par le changement, le travail avec un consultant externe peut vous aider à éviter les pièges d'une mauvaise approche.
Si vous êtes préoccupé par les dépenses supplémentaires, comparez le coût de l'engagement d'un consultant au prix d'une erreur.
Vous pouvez également réfléchir à l'impact de ces optimisations sur les coûts, les recettes et la rentabilité. Soudain, payer une fraction de ces économies ou gains potentiels pour faire le travail Terminé ne semble plus être une si mauvaise idée. Cela dit, faites vos calculs et sachez quels sont vos compromis.
On n'insistera jamais assez sur l'importance des 3 C dans la conduite du changement. Lorsque vous dirigez le changement avec clarté et consensus et que vous restez disponible pour des consultations, vous dirigez le changement efficacement - il devient alors facile de transférer la vision des dirigeants à ceux qui l'exécutent.
💡Pro Tip: Même si vous devez déléguer des tâches de consultation, restez ouvert et accessible - prenez le temps d'aider votre équipe à se sentir considérée et valorisée à ce moment-là. Vous n'avez peut-être pas toutes les réponses à tout moment, mais il est utile que votre équipe voie que vous êtes validé pour trouver des réponses ensemble. Les marque d'un vrai leader est la capacité à se maintenir même en cas de désaccord. En outre, vous faites cela dans l'intérêt de l'organisation. Ne perdez jamais cela de vue.
Étapes, compétences et stratégies clés pour mener à bien le changement
La section précédente vous a fourni l'état d'esprit nécessaire pour aborder le changement avec réussite. Dans cette section, nous vous expliquons exactement ce que vous devez faire. Commençons par examiner les cinq étapes de la conduite d'initiatives de changement réussies, en nous inspirant de l'état d'esprit décrit dans la section précédente.
$$$a Étape 1 : Annoncer une vision claire du changement organisationnel
Vous pouvez commencer votre annonce par un e-mail et la faire suivre d'une réunion (ou adopter l'approche inverse). Dans les deux cas, donnez les détails du changement ainsi qu'une explication. Cherchez à établir toute cette clarté et ce consensus dont nous avons parlé lors de votre communication.
Cette communication doit paraître forte, confiante et ferme. Mais n'oubliez pas de relire votre e-mail (ou votre discours forfaitaire) pour vous assurer qu'il dégage suffisamment de sentiment. Apportez de l'enthousiasme et de l'empathie à la discussion, en fonction du contexte.
💡Pro Tip: Use ClickUp Brain's Asistant à la rédaction IA comme votre partenaire de brainstorming pour créer cette communication et vous assurer que vous obtenez le message - et le ton - juste !
Étape 2 : Ouverture aux questions et aux commentaires
"Alors, quel est notre sentiment à ce sujet ?" est une bonne façon de commencer si vous avez fait votre annonce lors d'une réunion.
Des sondages et des questionnaires peuvent faire suite aux e-mails et autres formulaires de communication par texte (ils peuvent être anonymes). Envoyez des sondages verbaux à des personnes de confiance et encouragez-les à faire de même dans leurs propres équipes et départements.
Cette démarche peut sembler intimidante et ne sera pas facile, il est vrai, si elle se heurte à des désaccords. Mais considérez cela comme une opportunité de dialogue ouvert, une chance pour vous de faire taire les doutes
C'est un forum qui vous permet d'entendre parler des besoins d'ajustement afin que vous puissiez prendre des dispositions. C'est l'occasion de comprendre les raisons de la résistance et de trouver des moyens de la surmonter. C'est aussi le moment où vous obtenez un consensus en montrant les résultats moins que souhaitables de l'absence de transformation.
💡Pro Tip: Vous voulez aider les gens à vous donner leur avis en toute honnêteté ? Créez des sondages anonymes afin que les employés puissent exprimer leurs craintes et leurs doutes sans hésitation. Formulaires ClickUp vous aide à créer des sondages personnalisés et à recueillir efficacement des données.
Étape 3 : Décrire ce qui se passe ensuite
Lors de la réunion ou du message d'annonce du changement, présentez un forfait détaillé de ce qui se passera ensuite.
Bien sûr, il est possible que, dans certains types de transformation, chaque service vive le changement de manière unique et dispose d'un plan d'action qui lui est propre.
Néanmoins, la plupart des éléments d'action des individus, des équipes et des départements sont susceptibles d'avoir un impact et de jouer les uns sur les autres. Prenez le temps de déterminer quelles parties du forfait doivent être discutées lors des réunions au niveau de l'organisation et lesquelles peuvent être déléguées à la communication au niveau du département et de l'équipe.
C'est l'occasion pour vous de construire la confiance et de dissiper les doutes et les craintes qui accompagnent le changement. Lorsque votre forfait semble solide et réalisable, votre équipe est susceptible de se sentir moins stressée.
N'oubliez pas de définir des échéanciers. Gardez-les réalistes autant que possible pour éviter de créer des frictions inutiles. Maintenez une marge pour les retards.
Étape 4 : Faire face à une résistance soutenue
Tout le monde ne s'exprimera pas lors de la réunion au niveau de l'organisation. Vous obtiendrez peut-être un retour d'information fiable à partir de sondages et d'enquêtes, mais une grande partie du sentiment authentique de l'équipe émergera probablement au cours des discussions.
C'est là qu'interviennent les "champions du changement", les chefs de service et les managers d'équipe. Ils doivent non seulement présenter les attentes, les éléments d'action et les ressources au niveau de l'équipe et de l'individu dans le cadre du changement, mais aussi simplement discuter.
Demandez aux gens comment ils se sentent autour d'un café (ou d'une pizza ?) avec l'équipe. Acceptez les remarques franches. Invitez les participants à demander à être seuls s'ils ont des questions qu'ils n'osent pas poser ou des opinions qu'ils craignent d'exprimer.
Lorsque vous encouragez votre équipe à engager un dialogue post-annonce, soulignez la nécessité d'un respect mutuel et d'une empathie lors de ces discussions.
Étape 5 : Compter chaque victoire
Dans la foulée de la vérification des éléments du forfait de transformation massive que vous avez présenté à l'étape 3, il est naturel de ne pas perdre de vue le prix (et de garder le pied sur l'accélérateur). Cela dit, prenez le temps de reconnaître et de célébrer les jalons. Exprimez votre reconnaissance. Offrez-leur un gâteau.
Lisez la suite : Teams pour motiver votre équipe
Qu'en est-il des équipes à distance ?
Si vous avez une équipe à distance ou hybride, suivez toutes les étapes ci-dessus mais insistez sur des appels téléphoniques de contrôle individuels et amicaux. Vous pouvez apprendre beaucoup du ton de la voix de quelqu'un et encore plus d'une interaction en tête-à-tête. Encouragez les gens à utiliser des caméras pour les réunions en ligne ou au moins mettez votre propre visage en évidence pour partager l'authenticité des sentiments que nous avons décrits à la première étape.
Avant de vous lancer, préparez-vous bien
Mener un changement est intimidant, et c'est là qu'une bonne préparation peut s'avérer utile.
Il est bon que les leaders du changement passent du temps à forfaiter la communication (jusqu'à chaque mot d'un e-mail ou d'un discours), à se concentrer sur l'écoute (et pas seulement sur l'audition), à se mettre à la place de leur équipe et à s'organiser.
Communication
**Les stratégies de communication transparente sont essentielles pour mener à bien le changement. Préparez la série d'e-mails, de discours et de messages clés que vous avez l'intention d'envoyer. Soyez honnête, simple et direct. Proposez une vision claire et des faits liés aux initiatives de changement proposées plutôt que de la rhétorique.
A lire également: Des livres pour vous aider à améliorer vos compétences en matière de communication
Compétences en matière d'écoute
En tant que leader, vous savez probablement déjà écouter. Le moment est venu d'exploiter cette capacité plus que jamais. C'est là tout l'enjeu de la deuxième étape du processus de changement (et de la composante "consensus" des 3 C).
L'intelligence émotionnelle
Un QE élevé est de plus en plus pertinent pour un leadership sain, même lorsqu'il s'agit d'une entreprise comme les autres. Lisez en ligne et abonnez-vous à des ressources gratuites qui peuvent vous aider à affiner ces compétences. L'intelligence émotionnelle vous aide à percevoir les émotions qui ne sont pas exprimées et à réagir en conséquence.
En savoir plus: L'intelligence émotionnelle au travail
Organisation des tâches
Utilisez un outil de gestion du changement pour rationaliser le processus, suivre la progression et permettre la collaboration pendant les initiatives de changement.
En l'occurrence, il s'agit d'un outil de gestion du changement, logiciel de gestion du changement comme ClickUp peut vous aider à consolider toutes vos tâches de gestion du changement sur une seule plateforme.
ClickUp Documents
il est facile de rendre la planification du changement collaborative avec ClickUp Docs_
Avec Documents ClickUp avec ClickUp Docs, vous et votre équipe pouvez créer, partager et collaborer sur des documents en temps réel. Cela simplifie le processus de compilation et de mise à jour des notes de projet, des notes de réunion, des documents de stratégie et d'autres documents susceptibles de contribuer à votre projet de transition.
Vous pouvez centraliser les tâches, les liens et les commentaires en les ajoutant directement à ces documents.
Les leaders du changement aiment ClickUp Docs car il leur permet de :
- Créer facilement de nouvelles ressources à l'aide de modèles prêts à l'emploi
- De partager des instructions, des idées et des commentaires et d'y revenir en cas de besoin
- D'inviter tout le monde à partager ses idées
ClickUp Tableaux blancs
les Tableaux blancs de ClickUp offrent une plateforme pour transformer les idées en actions
Avec Tableaux blancs ClickUp avec ClickUp Whiteboards, vous pouvez suivre vos sprints de gestion du changement et inviter l'équipe à s'exprimer sur la voie à suivre, grâce à ses fonctionnalités de collaboration. Vous pouvez créer plusieurs tableaux blancs et même inviter des utilisateurs des équipes de fournisseurs ou de clients à accéder aux tableaux blancs si nécessaire.
Les gens aiment les Tableaux blancs de ClickUp parce qu'ils vous permettent de :
- Échanger des idées là où le travail a lieu
- D'impliquer des équipes externes
- Transformer facilement les idées en actions
ClickUp Clips
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mettez fin à la confusion et aux erreurs avec des instructions vidéo en utilisant les ClickUp Clips_
La collaboration prend moins de temps et est beaucoup plus rapide avec ClickUp Clips qui vous permet d'enregistrer votre écran, d'extraire des informations clés et de partager ces clips avec votre équipe. Vous pouvez partager des instructions et de nouvelles façons de faire avec une clarté achevée pour que les équipes puissent y accéder à leur convenance.
Les utilisateurs de ClickUp apprécient cette fonctionnalité car elle leur permet de :
- Montrer, plutôt que dire, ce qui élimine la confusion et les erreurs de type "lost in translation"
- Sauvegarder les clips pour les réutiliser, réduisant ainsi le besoin de répéter (et de multiplier les réunions !)
- Partager des transcriptions automatisées pour les membres de l'équipe qui préfèrent les instructions écrites
Également utile: Les 3 phases d'une gestion harmonieuse du changement
Bien commencer avec des modèles préconstruits
ClickUp vous assiste également en vous proposant des ressources utiles, notamment des modèles de gestion du changement qui vous aident à planifier et à lancer le processus.
Modèle de checklist pour la gestion du changement de ClickUp
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Une checklist est un excellent moyen de lancer des initiatives de changement Modèle de checklist pour la gestion du changement de ClickUp peut s'avérer utile.
Ce modèle de planification vous permet d'identifier vos objectifs de changement, de décrire les processus et protocoles pertinents, de préparer vos équipes à la transition et de suivre la progression à chaque étape du processus de gestion du changement.
Modèle de proposition de changement de ClickUp
Structurez votre processus d'approbation des changements avec le modèle de proposition de changement de ClickUp
Une autre ressource utile est Modèle de proposition de changement de ClickUp que vous pouvez utiliser lorsque vous proposez des changements qui doivent être approuvés par les décideurs et les partenaires de l'entreprise.
Ce planificateur vous aide à définir toutes les étapes et les ressources nécessaires à la réussite du changement, à créer un échéancier et un budget réalisables en toute confiance et à tenir tout le monde au courant de ce qui se passe et des raisons de ce changement.
Modèle de plan simple de gestion du changement de ClickUp
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Si vous êtes une petite entreprise et que vous voulez garder les choses simples, Le modèle de plan simple de gestion du changement de ClickUp est l'endroit où vous voulez commencer.
Ce modèle vous aide à élaborer un plan réalisable même si vous n'avez jamais utilisé d'outil de planification et de gestion de projet auparavant, à créer un forfait, à suivre les changements et à identifier les problèmes de manière efficace, ainsi qu'à créer et à modifier des sous-catégories en fonction du contexte unique de votre projet.
Préparez-vous à gérer le changement comme un leader
La conduite du changement ne doit pas être un exercice douloureux pour vous et votre équipe, même si elle s'accompagne de défis et de problèmes d'adaptation temporaires.
Une approche calculée, une communication cohérente, une écoute sincère et une vision d'ensemble de votre équipe peuvent vous aider à gérer le changement avec un minimum de frictions.
En outre, préparez-vous à faire preuve d'empathie et d'ouverture face aux résistances et tenez compte du fait que vous devrez peut-être rencontrer les opposants individuellement, répondre à leurs questions et obtenir un alignement.
Plus que tout, plongez dans le changement armé d'un forfait et d'une plateforme, comme ClickUp, qui vous aide à mettre en œuvre ce forfait à la perfection. Vous vous lancez dans un changement dans un avenir proche ? Inscrivez-vous à la plateforme de gestion du changement de ClickUp gratuitement, et commencez à aligner les choses pour partir du bon pied.