Tout type de changement organisationnel, qu'il s'agisse de la structure, des processus, du style de travail ou de l'infrastructure (dans le cadre de la numérisation), peut susciter un sentiment d'incertitude au sein de votre équipe. Peut-être même de l'anxiété. Pour vous, et même pour l'équipe, il y a un sentiment de perte de contrôle.
Dans cet article, nous examinons comment vous pouvez garder ou reprendre le contrôle lorsque vous apportez des changements en tant que dirigeant. Nous abordons la manière dont vous pouvez créer un certain niveau de prévisibilité et aider votre équipe à ressentir la même chose.
À la fin, vous devriez vous sentir prêt à planifier efficacement des initiatives de changement réussies et à minimiser le stress de toute l'équipe pendant que vous la guidez tout au long du processus.
Comprendre le leadership dans le changement
Alors, que signifie réellement « guider les gens à travers le changement » ?
Votre première réflexion pourrait être de communiquer votre vision du changement organisationnel prévu, puis d'amener l'équipe à aligner ses actions pour répondre à la nouvelle façon de faire les choses.
Et vous avez raison.
Mais les gens résistent au changement. C'est pourquoi la gestion du changement implique également de reconnaître et de comprendre les raisons de cette résistance, de surmonter les réticences et d'obtenir l'adhésion des employés.
Les gens ne résistent pas au changement. Ils résistent au fait d'être changés !
Les gens ne résistent pas au changement. Ils résistent au fait d'être changés !
Il est utile d'adopter une approche stratégique pour diriger votre organisation ou votre équipe pendant cette période. Voici comment :
- En trouvant le bon équilibre entre force, fermeté, confiance et empathie, vous pouvez vous concentrer sur ce dont votre équipe a besoin pour tirer profit du changement plutôt que d'en souffrir.
- Lorsque vous menez à bien la gestion du changement, vous maintenez les niveaux de productivité, de loyauté et de confiance. Vous transformez le changement en opportunité de croissance.
- Les meilleurs dirigeants utilisent le changement pour développer des liens plus profonds entre l'équipe et l'organisation.
À l'inverse, que se passe-t-il si vous ne réfléchissez pas de manière critique à la manière de diriger dans un contexte de changement ? Le contraire de ce que nous avons décrit ci-dessus : baisse du moral, perte de loyauté, diminution de la productivité et stress lié à l'incertitude et aux besoins d'adaptation non satisfaits.
Les 3 C d'un leadership efficace dans le changement
Pour diriger le changement, il est essentiel de communiquer le « quoi », c'est-à-dire ce qui doit changer, et ce que cela signifie pour la routine quotidienne de vos employés et leurs indicateurs de performance clés (KPI) globaux. Mais le « pourquoi » est tout aussi important. Cela nous amène aux trois C d 'un leadership efficace en matière de changement.
Les trois C du leadership dans le changement peuvent être interprétés comme « clair-convaincant-crédible », « communication-collaboration-validation » ou « clarté-courage-validation ». Bien que tous ces éléments soient importants, nous dirions que vous avez surtout besoin de clarté, de consensus et de consultation.
clarté
Vous aurez plus de chances d'obtenir l'adhésion de vos employés si votre équipe comprend les raisons qui motivent le changement organisationnel. Vous leur demandez de faire face à toutes les difficultés liées à une nouvelle routine, à l'évolution des systèmes ou à de nouveaux objectifs : vous devez leur expliquer pourquoi. Si possible (et si cela est vrai), expliquez-leur en quoi la réussite du changement leur sera bénéfique.
Comprenons mieux cela à l'aide d'un exemple.
Imaginez que vous dirigez une entreprise de vente au détail et que vous passez à une autre plateforme de commerce électronique. Naturellement, les équipes, qu'il s'agisse des achats, du marketing, des finances ou du service clientèle, devront se familiariser avec la plateforme. Cela semble être beaucoup de tracas pour rien.
Mais que se passerait-il si vous expliquiez en quoi ce changement serait bénéfique pour toutes les équipes ?
La promesse d'une meilleure gestion des stocks aiderait votre équipe d'approvisionnement à considérer le changement de manière positive, en accueillant favorablement la plateforme au lieu de la rejeter.
De même, les spécialistes du marketing seront moins réticents à utiliser des outils qui les aident à faire leur travail plus rapidement et plus efficacement. Et quelle équipe de service à la clientèle ne serait pas encouragée par la perspective d'une diminution des problèmes d'enregistrement et des plaintes des clients après la vague initiale de requêtes telles que « Où puis-je trouver mon historique d'achats dans la nouvelle disposition de votre magasin ? »
Veillez à partager les indicateurs clés de performance (KPI) et les feuilles de route concrètes avec les équipes et les individus afin de clarifier vos attentes. Cela permet non seulement de formaliser vos attentes, mais aussi d'offrir à l'équipe une ressource à laquelle elle peut se référer quotidiennement.
consensus
On parle beaucoup de la résistance des gens au changement, mais vous avez sûrement déjà eu des membres de votre équipe qui vous ont demandé un changement (comme « adoptons cet outil d'automatisation », par exemple).
La morale de l'histoire ? Les gens adhèrent aux changements qu'ils proposent. Alors pourquoi ne pas vous appuyer sur cette notion lorsque vous guidez votre équipe à travers le changement ?
Dans la mesure du possible, invitez les équipes et les individus à guider, informer et participer au processus de changement dans la mesure de leurs capacités. Commencez à leur parler dès le début de l'étape de conceptualisation plutôt qu'après coup.
Dans l'exemple ci-dessus, par exemple, que se serait-il passé si les dirigeants de l'entreprise de commerce électronique avaient organisé une réunion avant de choisir une nouvelle plateforme ? Imaginez qu'ils aient demandé aux équipes quelles étaient leurs principales préoccupations, puis qu'ils soient revenus vers elles en présentant la plateforme comme une solution aux difficultés rencontrées par les employés.
Soudain, l'équipe ressent un sentiment de responsabilité et d'investissement dans le changement organisationnel. Elle a demandé des améliorations, et l'organisation a agi pour alléger ses difficultés.
Bien sûr, vous n'aurez pas toujours la possibilité d'inclure toute l'équipe dans certaines décisions. Par exemple, que faire si vous avez simplement besoin que les équipes achevent des actions spécifiques parce que cela est crucial pour la conformité ? Il n'est pas question d'impliquer l'équipe dans une telle décision. Dans ce genre de situation, vous vous appuyez sur le premier C, c'est-à-dire la clarté.
💡Conseil de pro : présenter des scénarios du type « et si nous ne faisions pas cela » peut créer un consensus, même autour de décisions unilatérales guidées par la réglementation ou la contrainte.
Par exemple, vous pourriez mettre en avant des exemples illustrant comment le non-respect des règles peut entraîner des amendes ou une perte de réputation. Ainsi, même si votre équipe n'a pas participé à la décision, vous serez tous d'accord sur la voie à suivre.
Consultation
Soyez disponible pour votre équipe afin de la conseiller pendant le processus de contrôle du changement.
En fonction de la taille de votre organisation, vous pouvez également donner les moyens d'agir à des « champions du changement » (ou tout autre terme similaire) compétents au sein de votre entreprise afin qu'ils apportent leur aide lorsque les équipes et les individus ont des questions ou se trouvent dans une impasse.
Dans notre exemple de migration de plateforme de commerce électronique ci-dessus, les dirigeants peuvent souhaiter nommer une équipe de personnes ayant déjà travaillé avec la plateforme vers laquelle vous souhaitez migrer dans le cadre de leurs fonctions précédentes. Il peut également s'agir de personnes qui maîtrisent mieux la plateforme parce qu'elles ont été choisies pour suivre une formation spéciale auprès du fournisseur ou pour toute autre raison.
Dans un contexte plus large, si l'organisation se trouve dépassée par les événements lors de la mise en œuvre du changement, le travail avec un consultant externe peut vous aider à éviter les écueils d'une mauvaise gestion.
Si vous vous inquiétez de l'augmentation des dépenses, comparez le coût de l'embauche d'un consultant au prix à payer si vous ne faites pas les choses correctement.
Vous pouvez également réfléchir à l'impact de ces optimisations sur les coûts, les revenus et la rentabilité. Du coup, payer une fraction de ces économies ou gains potentiels pour bien faire le boulot peut ne pas sembler une si mauvaise idée. Cela dit, faites le calcul et soyez conscient des compromis.
On ne saurait trop insister sur l'importance des 3 C pour mener à bien le changement. Lorsque vous menez le changement avec clarté et consensus et que vous restez disponible pour consultation, vous menez le changement efficacement : il devient alors facile de transmettre la vision du leadership à ceux qui l'exécutent réellement.
💡Conseil de pro : même si vous devez déléguer certaines tâches de consultation, restez ouvert et accessible, prenez le temps d'écouter votre équipe et aidez-la à se sentir considérée et valorisée en cette période. Vous n'avez peut-être pas toutes les réponses, mais cela aide votre équipe de voir que vous vous engagez à trouver des réponses ensemble.
La marque d'un véritable leader est sa capacité à s'imposer même en cas de désaccord. De plus, vous faites ce qui est bon pour l'organisation. Ne perdez jamais cela de vue.
Étapes, compétences et stratégies clés pour diriger dans un contexte de changement
La section précédente vous a présenté l'état d'esprit dont vous avez besoin pour aborder le changement avec succès. Dans cette section, nous abordons ce que vous devez faire. Commençons par examiner les cinq étapes pour mener à bien des initiatives de changement, en nous appuyant sur les conseils relatifs à l'état d'esprit que nous avons abordés dans la section précédente.
Étape 1 : Annoncez une vision claire du changement organisationnel
Vous pouvez commencer votre annonce par un e-mail et la suivre d'une réunion (ou adopter l'approche inverse). Dans tous les cas, fournissez les détails du changement ainsi qu'une explication. Cherchez à établir toute la clarté et le consensus dont nous avons parlé lorsque vous communiquez.
Cette communication doit être forte, confiante et ferme. Mais n'oubliez pas de relire votre e-mail (ou votre discours préparé) pour vous assurer qu'il est suffisamment émotionnel. Apportez de l'enthousiasme et de l'empathie à la discussion, en fonction du contexte.
💡Conseil de pro : utilisez l'assistant de rédaction IA ClickUp Brain comme partenaire de brainstorming pour créer cette communication et vous assurer que le message et le ton sont parfaitement adaptés !
Étape 2 : Ouvrez la séance aux questions et commentaires
« Alors, qu'en pensez-vous ? » est une bonne façon de commencer si vous avez fait votre annonce lors d'une réunion.
Les sondages et les questionnaires peuvent faire suite à des e-mails et à d'autres formes de communication par texte (ils peuvent être anonymes). Tâtez le terrain verbalement auprès de personnes de confiance et encouragez-les à faire de même au sein de leurs propres équipes et services.
Cela peut sembler intimidant et, il faut l'admettre, ce ne sera pas facile lors d'une réunion où il y aura de la dissidence. Mais considérez cela comme une occasion d'engager un dialogue ouvert, une chance pour vous de dissipez les doutes.
Il s'agit d'un forum qui vous permet d'entendre les besoins d'ajustement afin que vous puissiez prendre les dispositions nécessaires. C'est l'occasion de comprendre la raison de la résistance et de trouver des moyens de la surmonter. C'est également à ce moment-là que vous obtenez un consensus en présentant les conséquences peu souhaitables d'une absence de transformation.
💡Conseil de pro : vous souhaitez aider vos collaborateurs à vous donner leur avis en toute franchise ? Créez des sondages anonymes afin que les employés puissent exprimer leurs craintes et leurs doutes sans hésitation. ClickUp Forms vous aide à créer des sondages personnalisés et à recueillir efficacement les commentaires.
Étape 3 : Décrivez ce qui va se passer ensuite
Arrivez à la réunion ou au message annonçant le changement avec un plan détaillé de ce qui va se passer ensuite.
Bien sûr, il est possible que dans certains types de transformation, chaque service vive le changement de manière unique et ait un plan d'action unique en conséquence.
Néanmoins, la plupart des éléments à prendre par les individus, les équipes et les services sont susceptibles d'avoir un impact et de se répercuter les uns sur les autres. Prenez le temps de déterminer quelles parties du plan doivent être discutées lors des réunions au niveau de l'organisation et lesquelles peuvent être déléguées à la communication au niveau des services et des équipes.
C'est l'occasion pour vous de renforcer votre confiance et d'apaiser les doutes et les craintes qui accompagnent le changement. Si votre plan semble solide et réalisable, votre équipe sera moins stressée.
N'oubliez pas de définir des échéanciers. Veillez à ce qu'ils soient aussi réalistes que possible afin d'éviter toute friction inutile. Prévoyez une marge pour les retards.
Étape 4 : Aborder la résistance persistante
Tout le monde ne s'exprimera pas lors de la réunion au niveau de l'organisation. Vous pouvez obtenir des commentaires fiables à partir de sondages et d'enquêtes, mais une grande partie des sentiments authentiques de l'équipe émergera probablement lors des discussions.
C'est là que vos « champions du changement », chefs de service et managers d'équipe entrent en scène. Ils doivent non seulement définir les attentes, les éléments à prendre en compte et les ressources nécessaires au changement au niveau de l'équipe et des individus, mais aussi simplement discuter.
Demandez aux gens comment ils se sentent autour d'un café (ou d'une pizza ?) avec l'équipe. Encouragez les remarques sincères. Invitez les gens à demander à s'isoler s'ils ont des questions qu'ils n'osent pas poser ou des opinions qu'ils ont peur d'exprimer.
Lorsque vous encouragez votre équipe à engager une discussion après l'annonce, insistez sur la nécessité du respect mutuel et de l'empathie dans ces discussions.
Étape 5 : Comptez chaque victoire
Dans la frénésie des éléments à accomplir dans le cadre du plan de transformation massif que vous avez présenté à l'étape 3, il est naturel de garder les yeux rivés sur l'objectif (et le pied sur l'accélérateur). Cela dit, prenez le temps de reconnaître et de célébrer les jalons importants. Applaudissez les réalisations. Exprimez votre gratitude. Offrez-leur un gâteau ! (qui n'aime pas les gâteaux ?)
En savoir plus : Conseils pour motiver votre équipe
Qu'en est-il des équipes à distance ?
Si vous avez une équipe à distance ou hybride, suivez toutes les étapes ci-dessus, mais insistez pour passer des appels téléphoniques individuels et amicaux. Vous pouvez apprendre beaucoup du style de la voix d'une personne et encore plus d'une interaction en tête-à-tête. Encouragez les gens à allumer leur caméra lors des réunions en ligne ou, au moins, montrez votre propre visage pour partager l'authenticité des sentiments que nous avons décrits à la première étape.
Avant de vous lancer, préparez-vous bien
Diriger dans un contexte de changement est intimidant, et c'est là que la préparation est le meilleur moyen de renforcer la confiance.
Il est judicieux pour les responsables du changement de consacrer du temps à planifier la communication (jusqu'au moindre mot d'un e-mail ou d'un discours), de se concentrer sur l'écoute (et pas seulement sur l'audition), de se mettre à la place de leur équipe et de s'organiser.
communication
Les stratégies de communication transparente sont essentielles pour mener à bien le changement. Planifiez la série d'e-mails, de discours et de messages clés que vous avez l'intention d'envoyer. Restez honnête, simple et concis. Proposez une vision claire et des faits liés aux initiatives de changement proposées plutôt que des discours rhétoriques.
À lire également : Des livres pour vous aider à perfectionner vos compétences en communication
Capacité d'écoute
En tant que leader, vous êtes probablement déjà à l'écoute. Il est maintenant temps de tirer parti de cette capacité plus que jamais. C'est l'objet de la deuxième étape du processus de changement (et de la composante « consensus » des 3 C).
Intelligence émotionnelle
Un QE élevé est de plus en plus pertinent pour un leadership solide, même lorsque tout se passe normalement. Lisez des articles rédigés par des experts sur le sujet et abonnez-vous à des ressources gratuites qui peuvent vous aider à affiner ces compétences. L'intelligence émotionnelle vous aide à percevoir les émotions qui ne sont pas exprimées et à réagir en conséquence.
Pour en savoir plus : L'intelligence émotionnelle au travail
Organisation des tâches
Utilisez un outil de gestion du changement pour rationaliser le processus, suivre la progression et favoriser la collaboration pendant les initiatives de changement.
Dans ce cas, un logiciel de gestion du changement tel que ClickUp peut vous aider à regrouper toutes vos tâches de gestion du changement sur une seule plateforme.
ClickUp Documents
Avec ClickUp Docs, vous et votre équipe pouvez créer, partager et collaborer sur des documents en temps réel. Cela simplifie le processus de compilation et de mise à jour des briefs de projet, des notes de réunion, des documents stratégiques et d'autres documents susceptibles de contribuer à votre projet de transition.
Vous pouvez centraliser les tâches, les liens et les commentaires en les ajoutant directement à ces documents.
Les leaders du changement adorent ClickUp Docs, car cela leur permet de :
- Créez facilement de nouvelles ressources à l'aide de modèles prêts à l'emploi.
- Partagez des instructions, des idées et des commentaires, et revenez-y lorsque cela est nécessaire.
- Invitez tout le monde à partager ses réflexions.
Tableaux blancs ClickUp
Grâce aux tableaux blancs ClickUp, vous pouvez suivre vos sprints de gestion du changement et inviter l'équipe à donner son avis sur la marche à suivre, grâce à ses fonctionnalités de collaboration. Vous pouvez créer plusieurs tableaux blancs et même inviter des utilisateurs invités issus des équipes des fournisseurs ou des clients à accéder aux tableaux blancs lorsque cela est nécessaire.
Les gens adorent les tableaux blancs de ClickUp, car ils vous permettent de :
- Échangez des idées là où le travail est effectué.
- Impliquer des équipes externes
- Transformez facilement vos idées en actions
ClickUp Clips
La collaboration est moins chronophage et beaucoup plus rapide avec ClickUp Clips, qui vous permet d'enregistrer votre écran, de capturer des informations clés et de partager ces clips avec votre équipe. Vous pouvez partager des instructions et de nouvelles façons de faire les choses en toute clarté, afin que les équipes puissent y accéder à leur convenance.
Les utilisateurs de ClickUp adorent cette fonctionnalité, car elle leur permet de :
- Montrez plutôt que de dire, en éliminant la confusion et les erreurs de « traduction ».
- Conservez les clips pour les réutiliser, ce qui réduit le besoin de répétition (et donc le nombre de réunions !)
- Partagez les transcriptions automatisées avec les membres de l'équipe qui préfèrent les instructions écrites.
Également utile : Les 3 phases d'une gestion du changement en douceur
Commencez en force grâce à des modèles prédéfinis
ClickUp vous fournit également des ressources utiles, notamment des modèles de gestion du changement qui vous aideront à planifier et à mettre en œuvre le processus.
Modèle de checklist pour la gestion du changement de ClickUp
Un excellent moyen de lancer des initiatives de changement est d'utiliser une checklist, et c'est là que le modèle de checklist pour la gestion du changement de ClickUp peut s'avérer utile.
Ce modèle de planification vous permet d'identifier vos objectifs de changement, de définir les processus et protocoles pertinents, de préparer vos équipes à la transition et de suivre la progression à chaque étape du processus de gestion du changement.
Modèle de proposition de changement ClickUp
Une autre ressource utile est le modèle de proposition de changement de ClickUp, que vous pouvez utiliser lorsque vous suggérez des changements qui nécessitent l'adhésion des décideurs et des partenaires de l'entreprise.
Ce planificateur vous aide à définir toutes les étapes et ressources nécessaires à la réussite du changement, à établir en toute confiance un échéancier et un budget réalisables, et à tenir tout le monde informé de ce qui se passe et pourquoi.
Modèle de forfait simple de gestion du changement de ClickUp
Si vous êtes une petite entreprise et que vous souhaitez garder les choses simples, le modèle de forfait de gestion du changement simple de ClickUp est ce qu'il vous faut pour commencer.
Ce modèle vous aide à démarrer avec un plan d'action, même si vous n'avez jamais utilisé d'outil de planification et de gestion de projet auparavant. Rédigez un plan, suivez le suivi des changements et identifiez efficacement les problèmes. Vous pouvez même créer et modifier des sous-catégories pour les adapter au contexte unique de votre projet.
Dirigez le changement, inspirez vos équipes avec ClickUp
Diriger dans un contexte de changement comporte des défis et des problèmes d'ajustement temporaires, mais cela peut aussi être le creuset de transformations incroyables.
Une approche réfléchie, une communication cohérente, une écoute attentive et une vision globale présentée à votre équipe peuvent vous aider à naviguer dans le changement avec un minimum de friction.
De plus, préparez-vous à faire face à la résistance avec empathie et ouverture d'esprit, et tenez compte du fait que vous devrez peut-être rencontrer individuellement les opposants, répondre à leurs questions et obtenir leur adhésion.
Plus que tout, lancez-vous dans le changement armé d'un plan, d'un esprit calme et d'une plateforme comme ClickUp, qui vous aide à mettre en œuvre ce plan à la perfection.
Vous vous apprêtez à entreprendre un changement dans un avenir proche ? Inscrivez-vous gratuitement à la plateforme de gestion du changement de ClickUp et commencez à tout mettre en place pour prendre un bon départ.