La communication ne se limite pas à la transmission d'informations. Qu'il s'agisse de relations interpersonnelles ou de partenariats professionnels, une communication efficace est la clé de tout.
Dans le monde professionnel, la communication d'entreprise prend différentes formes selon les paramètres. Il existe la communication externe avec les clients, la communication interne entre les équipes, la communication écrite pour valider des idées sur papier et la communication verbale pour échanger des idées.
Il peut être difficile de s'y retrouver dans ce labyrinthe de différents types de communication d'entreprise. Une seule erreur et tout peut s'écrouler comme un château de cartes.
Bon, d'accord, pas toujours. Mais les problèmes de communication peuvent avoir des conséquences importantes !
Nous sommes là pour vous aider à explorer les différents types de communication d'entreprise et vous montrer comment les utiliser pour atteindre l'excellence organisationnelle.
Décoder la communication d'entreprise : quoi, pourquoi et comment ?
La communication d'entreprise consiste à échanger des idées, des informations ou des instructions au sein ou à l'extérieur d'une entreprise. Elle favorise la collaboration, cultive les relations et permet d'atteindre les objectifs organisationnels. Lorsqu'elle est bien menée, une communication d'entreprise efficace stimule la prise de décision, la résolution de problèmes et la productivité sur le lieu de travail.
En effet, une bonne communication d'entreprise offre les avantages suivants :
- Des informations claires et opportunes permettent aux employés et aux décideurs de faire des choix éclairés.
- Une communication transparente et bidirectionnelle renforce la culture d'entreprise, stimule l'esprit d'équipe et favorise les relations positives.
- Une communication ciblée permet aux équipes d'être sur la même page et augmente les chances de réussite de l'entreprise.
- Une messagerie et une communication efficaces rationalisent les processus et réduisent les erreurs, ce qui stimule la productivité et le moral des employés.
- Le fait de pouvoir partager ses opinions et ses idées et de se sentir écouté et valorisé par les autres améliore l'engagement des employés.
- Les dialogues ouverts favorisent le partage des connaissances et l'innovation, en particulier lorsqu'il s'agit de problèmes ou de défis complexes.
- Une communication d'entreprise externe claire, proactive et riche en valeur ajoutée favorise la satisfaction des clients et renforce leur fidélité.
Vous vous demandez peut-être comment votre entreprise peut profiter des avantages mentionnés ci-dessus. Pour atteindre vos objectifs en matière de communication d'entreprise, veillez à respecter les principes suivants, appelés les « 7 C » :
Les 7 C de la communication d'entreprise
- Clarté : soyez clair afin que le destinataire comprenne le message.
- Concis : veillez à ce que votre message soit bref et pertinent.
- Concrétisation : veillez à ce que le message soit précis et étayé par des faits.
- Exactitude : éliminez les erreurs de grammaire, d'orthographe, de ponctuation ou d'informations factuelles.
- Cohérence : structurez le message de manière logique et organisée.
- Exhaustivité : capturez toutes les informations nécessaires dans le message.
- Courtoisie : adoptez un ton poli envers votre interlocuteur et contactez-le à un moment opportun.
Les différents types de communication d'entreprise
Explorons les différents types de communication d'entreprise en fonction des méthodes de communication. Nous examinerons quelques canaux ou styles représentatifs pour chaque type de communication d'entreprise :
Communication verbale
La communication verbale repose sur les mots prononcés pour transmettre le message. Il s'agit d'une forme de communication dynamique qui se déroule souvent en temps réel et suscite une réaction ou une réponse immédiate. Voici quelques types courants de communication verbale :
Réunion en face à face
Les discussions en face à face sont les formes les plus directes de communication interne et externe. Elles se font verbalement et impliquent la présence physique de l'émetteur et du récepteur.
Ils sont essentiels pour cultiver des relations, résoudre des conflits et communiquer des informations complexes. Les discussions en face à face sont également idéales pour la communication informelle, comme discuter autour de la machine à café ou échanger près de la photocopieuse.
- Quand les utiliser : pour discuter de sujets sensibles, renforcer l'esprit d'équipe et donner du feedback.
- Exemple : un manager organise une réunion individuelle en face à face avec un employé pour discuter des opportunités de développement de carrière.
- Limites : peut prendre beaucoup de temps et s'avérer peu pratique pour les équipes nombreuses et/ou dispersées géographiquement.
Appels téléphoniques
Les appels téléphoniques constituent un moyen pratique de communication pour l'entreprise lorsque la communication en face à face n'est pas possible. Ils facilitent les discussions en temps réel, qui vous permettent d'échanger rapidement des idées ou des informations.
- Quand les utiliser : pour mener des discussions rapides, assurer le suivi des actions et s'engager à rester présent dans les esprits.
- Exemple : un commercial passe un appel à un prospect pour évaluer le statut de la piste.
- Limites : elles sont devenues de plus en plus gênantes à l'ère du marketing par spam, et l'absence de signaux non verbaux peut entraîner des malentendus comme résultat.
Présentations
Les présentations ont pour objectif de transmettre des informations à un public dans un format structuré. Elles combinent différents types de supports pour communiquer des idées complexes, persuader, informer ou inspirer ledit public.
- Quand les utiliser : lors de sessions de formation, pour partager les dernières informations sur un projet, pour présenter un argumentaire de vente et pour lancer de nouveaux produits/services.
- Exemple : un responsable marketing forme l'équipe commerciale à un nouveau produit et aux stratégies associées.
- Limites : la préparation et la présentation prennent beaucoup de temps, et les possibilités d'interaction libre pour le public sont limitées.
Réunions debout
Les réunions debout sont de courtes réunions quotidiennes au cours desquelles les membres de l'équipe partagent les informations sur leur travail et discutent des obstacles éventuels. Ces communications d'équipe sont principalement utilisées à des fins de coordination et de communication horizontale.
- Quand les utiliser : pour maintenir la dynamique d'un projet, identifier les dépendances et résoudre rapidement les problèmes.
- Exemple : réunion quotidienne en résumé rapide pour une équipe de développement agile qui construit une plateforme.
- Limites : peut sembler précipité ou superficiel s'il n'est pas géré efficacement.
Communication écrite
La communication écrite consiste à transmettre des informations ou des idées par le biais de l'écrit. Il s'agit d'une forme de communication professionnelle formelle et précise qui nécessite une planification minutieuse, une cohérence de pensée et des modifications en cours. Alors qu'elle exigeait autrefois des compétences solides et puissantes, des outils tels que l'IA générative rendent aujourd'hui la communication écrite plus accessible et plus facile.
L'e-mail est la forme la plus populaire de communication écrite en entreprise. Il est très polyvalent et peut être utilisé pour tous les types de communication d'entreprise : interne et externe, descendante et ascendante, horizontale et latérale.
- Quand les utiliser : pour fournir des informations, faire des demandes, confirmer des détails et partager des mises à jour.
- Exemple : un chef d'équipe envoie un e-mail de mise à jour sur un projet à la direction générale.
- Limites : peut être fastidieux à rédiger. Nécessite une approche réfléchie pour articuler les informations sans ambiguïté.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Brain pour rédiger instantanément des e-mails efficaces et personnalisés ou créer des modèles pour des types de communication spécifiques.
Rapports
Les rapports sont des documents formels contenant des conclusions et d'autres informations pertinentes dans un format structuré. Les rapports directs sont souvent utilisés pour la communication ascendante et latérale.
Outre le texte écrit, les rapports peuvent utiliser la communication visuelle à travers des instruments tels que des graphiques, des infographies, etc., qui permettent de briser les murs de texte. Ce type de contenu multimédia enrichi rend également les informations accessibles et faciles à assimiler, tout en renforçant l'engagement des employés.
- Quand les utiliser : pour partager l'avancement d'un projet, les résultats d'une étude, les performances financières et les rapports sur les performances des employés.
- Exemple : un service financier présente un rapport financier trimestriel.
- Limites : la compilation de rapports prend beaucoup de temps et peut sembler excessive et inutile à l'ère actuelle des tableaux de bord interactifs.
Lettres
Les lettres sont des documents écrits formels. Elles sont généralement utilisées pour la correspondance officielle avec des parties externes, ce qui en fait une forme de communication externe.
- Quand l'utiliser : pour communiquer de manière formelle avec des clients, des consommateurs ou des parties prenantes externes.
- Exemple : une entreprise envoie une lettre de réclamation à l'un de ses fournisseurs.
- Limites : n'est pas aussi efficace et instantané qu'un e-mail et peut prendre beaucoup de temps à rédiger.
Communiqués de presse
Les communiqués de presse sont utilisés pour faire des annonces à grande échelle ou mettre en avant un évènement majeur ou un jalon important. Ce type de communication externe contribue à renforcer la notoriété et à développer l'image de marque. Cependant, les communiqués de presse touchent un public plus large que les communications d'entreprise hyperciblées.
- Quand l'utiliser : pour informer les parties prenantes externes, mettre en avant les réalisations et partager des informations dignes d'intérêt.
- Exemple : une entreprise peut publier un communiqué de presse pour annoncer un partenariat avec une autre entreprise.
- Limites : s'adresse à un public plus large, ce qui peut ne pas être pertinent pour l'objectif de la communication d'entreprise. Nécessite des compétences avancées en communication écrite.
Communication non verbale
La communication non verbale est souvent un élément négligé de la communication d'entreprise. Elle joue pourtant un rôle complémentaire dans une communication verbale efficace. En fait, les professionnels du marketing et de l'équipe commerciale ont tendance à s'appuyer largement sur les styles de communication non verbale pour évaluer la situation et adapter leurs stratégies.
Langage corporel
Le langage corporel comprend les expressions somatiques qui se manifestent à travers les postures, les gestes et le contact visuel. Il aide à transmettre des informations relatives aux émotions, aux attitudes et aux intentions de l'émetteur ou du récepteur.
- Quand l'utiliser : pour établir une relation et susciter l'engagement lors d'interactions en face à face.
- Exemple : croiser les bras peut traduire de la colère, une attitude défensive ou un désaccord pendant une discussion.
- Limites : facile à mal interpréter, en particulier lorsqu'il ne correspond pas au discours oral.
Expressions faciales
Les expressions faciales constituent un autre moyen d'exprimer ou d'évaluer les émotions et les attitudes. Elles offrent une perspective plus large et reflètent le niveau d'engagement ou d'implication des employés dans la discussion.
- Quand l'utiliser : lors de réunions en personne ou de réunions virtuelles.
- Exemple : sourire pendant un entretien pour vous montrer sympathique et accessible.
- Limites : comporte des connotations culturelles et peut être masqué ou simulé.
Tonalité et voix
Dans la communication d'entreprise, le style utilisé détermine la façon dont un message peut être perçu. Qu'il s'agisse d'une conférence ou d'un texte écrit, la tonalité et la voix contribuent à l'efficacité d'une communication d'entreprise « efficace ».
- Quand l'utiliser : lors d'une communication verbale ou écrite.
- Exemple : Utiliser un ton confiant et assertif lors d'une présentation.
- Limites : peuvent varier en fonction de la situation et être difficiles à contrôler (nécessite que l'expéditeur et le destinataire soient sur la même page).
Communication numérique
La communication numérique est aujourd'hui la forme de communication d'entreprise la plus omniprésente. Elle implique l'utilisation d'appareils électroniques pour échanger des informations. Comme nous avons déjà abordé quelques types ou variantes de communication numérique (e-mail, lettre, etc.), nous ne nous attarderons pas sur ce sujet.
Discuter en ligne
Le chat en ligne est un élément essentiel de la communication dans les environnements de travail hybrides. Il facilite la communication textuelle en temps réel, c'est pourquoi il est utilisé pour les communications formelles et informelles.
- Quand les utiliser : résolution rapide de problèmes, brainstorming et collaboration avec l'équipe.
- Exemple : les membres d'une équipe communiquent entre eux via une plateforme de messagerie instantanée.
- Limites : a une connotation informelle et peut ne pas convenir aux informations sensibles ou confidentielles.
Vidéoconférence vidéo
La vidéoconférence est l'équivalent virtuel de la communication en face à face. La combinaison de la communication vidéo élimine la nécessité d'une présence physique pour échanger des idées et des opinions.
Dans certains cas, ces vidéoconférences peuvent être enregistrées et diffusées auprès des personnes qui n'ont pas pu y participer. Ce type de communication vidéo asynchrone permet d'informer même ceux qui n'ont pas pu participer à la vidéoconférence en direct pour quelque raison que ce soit.
- Quand les utiliser : lors de réunions à distance, de briefings d'équipe, d'entretiens individuels, de compte rendus, de présentations, etc.
- Exemple : un chef de projet informe les membres de son équipe sur un projet avant son lancement.
- Limites : nécessite une connexion Internet stable et peut être compromis par des problèmes techniques. Il nécessite également un équipement approprié.
Réunion publique
Une réunion publique est un rassemblement à grande échelle au cours duquel les dirigeants ou la direction partagent des informations avec les employés. Il s'agit d'une forme de communication interne en entreprise.
Si les réunions publiques sont principalement axées sur la communication descendante, elles peuvent également inclure des éléments de communication horizontale et ascendante. Par exemple, les réunions publiques sont souvent suivies de sessions de questions-réponses au cours desquelles les participants peuvent demander des éclaircissements sur les problèmes abordés.
- Quand les utiliser : pour annoncer des changements importants au sein de l'entreprise, répondre aux préoccupations, recueillir des commentaires et remonter le moral des employés.
- Exemple : réunion générale à l'échelle de l'entreprise pour annoncer un changement dans les politiques organisationnelles.
- Limites : moins interactif que les réunions en petits groupes. Il peut également être difficile de répondre à toutes les questions et préoccupations.
Commentaires et notes
La plupart des outils de communication utilisés sur le lieu de travail comprennent des fonctionnalités pour ajouter des commentaires et des notes. Ces formes écrites de communication professionnelle sont utilisées pour réaliser un partage rapide et concis d'informations dans leur contexte. Outre la prise de notes numérique, les employés peuvent également documenter ces informations à la main.
- Quand les utiliser : pour partager rapidement des commentaires ou des suggestions, documenter des éléments à prendre ou des décisions, partager de brèves instructions et collaborer sur des projets.
- Exemple : l'équipe marketing ajoute un commentaire à une tâche pour apposer une étiquette sur l'équipe commerciale concernant une action en attente.
- Limites : difficile à suivre ou à consulter ultérieurement, peut manquer de formalisme, et les notes physiques peuvent être égarées.
Conseils et astuces pour une communication efficace dans l'entreprise
Voici quelques stratégies de communication pour l'entreprise efficaces qui méritent d'être essayées :
- Tirez parti de la technologie sous la forme d'outils de communication sur le lieu de travail pour faciliter la communication d'entreprise dans le cadre de méthodes de communication synchrones et asynchrones.
- Adaptez le message au niveau de compréhension, aux rôles et aux styles de communication préférés du destinataire, en particulier dans le cas d'une communication externe.
- Effectuez la sélection du canal de communication approprié en fonction de l'urgence, de la sensibilité et du besoin d'interaction du message.
- Mettez l'accent sur la valeur ajoutée de chaque message et éliminez les détails superflus ou inutiles.
- Pratiquez l'écoute active en accordant toute votre attention à votre interlocuteur, en lui renvoyant ses idées, en posant des questions pour clarifier certains points et en partageant vos impressions.
- Établissez une source unique d'informations en centralisant les communications. Cela permet d'éviter toute confusion et tout malentendu dans la communication d'entreprise.
- Recueillez et fournissez des commentaires sur l’installation de communication existante afin de renforcer les relations.
- Organisez régulièrement des sessions de formation sur diverses compétences en communication, telles que l'écoute active, le langage écrit, le langage corporel, etc.
- Recueillez des informations sur les principaux défis en matière de communication sur le lieu de travail grâce à des commentaires et des sondages, et relevez-les de manière proactive.
Communiquez clairement avec ClickUp
Si vous en avez assez de jongler entre plusieurs outils de communication, de suivre les traces laissées par les e-mails et de rechercher des informations sur différentes plateformes, il est temps de tout regrouper dans un seul logiciel de communication d'entreprise.
Vous avez besoin d'une solution unifiée qui rationalise la communication d'entreprise. En d'autres termes, vous avez besoin de ClickUp.
ClickUp est une solution tout-en-un qui répond à tous vos besoins en matière de communication d'entreprise. Utilisez-la pour regrouper vos discussions, projets, tâches, documents et notes sur une plateforme centralisée. Bénéficiez d'une collaboration fluide au sein de votre équipe, éliminez les silos d'informations et débloquez le potentiel d'une communication efficace.
Pour obtenir de tels résultats, ClickUp offre les fonctionnalités suivantes :
- ClickUp Chat View facilite les discussions en temps réel sur des canaux organisés, permettant ainsi de rester concentré et de ne pas s'éloigner du sujet. Attribuez des tâches, mentionnez des membres de l'équipe et suivez la progression directement dans le chat, transformant ainsi les discussions en éléments concrets.
- ClickUp Docs permet aux équipes de créer, modifier, partager et collaborer sur des documents sans se soucier du contrôle des versions. Créez différents types de documents, notamment des articles, des guides et des wikis, et utilisez la mise en forme de texte enrichi, des images, des tableaux et d'autres éléments pour améliorer votre contenu.
- ClickUp Clips permet de partager des mises à jour vidéo et des enregistrements d'écran, en proposant des instructions claires et des aides visuelles depuis ClickUp. Favorisez un meilleur travail d'équipe en partageant des informations détaillées, des mises à jour et des commentaires grâce à des enregistrements d'écran.
- ClickUp Assign Comments permet de configurer des fils de commentaires sur les tâches, les documents et les chats, ce qui facilite l'attribution des tâches, la collecte des commentaires et la communication entre tous les participants.
- Les tableaux blancs ClickUp sont parfaits pour capturer des idées, cartographier des processus et faciliter les discussions de groupe. La collaboration en temps réel permet à plusieurs utilisateurs de contribuer simultanément, stimulant ainsi la créativité et l'innovation.
💡 Conseil de pro : lancez facilement des tâches à partir de vos idées sur le Tableau blanc à l'aide de tâches ClickUp.
ClickUp se distingue encore davantage parmi les outils de communication en proposant toute une gamme de modèles. Voici quelques exemples de modèles ClickUp pour vous aider à démarrer :
Le modèle de plan de communication de ClickUp vous aide à établir des directives de communication claires et standardisées pour le transfert de connaissances et l'échange d'informations.
Utilisez ce modèle pour :
- Rédigez des messages convaincants et effectuez la sélection des canaux optimaux pour les diffuser.
- Structurez efficacement vos efforts de communication
- Mesurez l'impact global de votre stratégie de communication.
Utilisez le modèle de communication interne ClickUp pour élaborer des plans de communication interne stratégiques qui amélioreront l'engagement des employés, renforceront leur moral et faciliteront le flux d'information.
Utilisez ce modèle pour :
- Centralisation de la communication : organisez les discussions, les annonces et les documents en un seul emplacement.
- Faciliter la communication au sein de l'équipe : rationalisez la communication avec l'ensemble de votre équipe.
- Améliorer la transparence : offrir une visibilité sur les processus et les initiatives à l'échelle de l'équipe.
Éliminez le stress de la communication d'entreprise
Pour exceller dans la communication d'entreprise, vous devez vous concentrer sur la rédaction de messages clairs, leur transmission efficace et la compréhension des limites de vos outils de communication actuels. Vous pourrez ainsi améliorer la satisfaction de vos clients, renforcer l'engagement de vos employés et consolider vos relations avec les parties prenantes.
ClickUp offre une solution simplifiée pour améliorer la communication interne et externe. Grâce à la suite de fonctionnalités de la plateforme, telles que les e-mails, les chats, les Clips, les Tableaux blancs et les commentaires, la collaboration est à portée de clic !
Inscrivez-vous dès maintenant pour constater la différence.
FAQ
Quels sont les quatre types de communication dans le monde de l’entreprise ?
Les quatre principaux types de communication dans le monde de l’entreprise sont la communication verbale, écrite, non verbale et numérique.
En outre, les types de communication d'entreprise peuvent également être classés comme suit :
- La communication ascendante, qui connaît un flux vers la hiérarchie organisationnelle, c'est-à-dire des employés vers la direction.
- La communication descendante, qui connaît un flux vers le bas dans la hiérarchie organisationnelle, c'est-à-dire de la direction vers les employés.
- La communication latérale, qui se produit entre pairs ou collègues
- La communication externe, qui implique des interactions avec des parties extérieures à l'organisation.