Communication formelle et informelle : Différences, similitudes et conseils d'amélioration

Si vous demandez aux employés ce qui les aide à mieux travailler, ils vous répondront peut-être : hiérarchie horizontale, assistance de la direction ou même culture d'entreprise. Mais ce qu'ils suggèrent vraiment, c'est une communication efficace.

Qu'il s'agisse d'interactions amicales, de travail en équipe ou de canaux et de formes réglementés, une communication effacée garantit un partage efficace des idées et des commentaires, ce qui facilite le travail de chacun et lui donne plus d'impact.

Selon l'étude de Grammarly L'état de la communication dans les entreprises 93 % des chefs d'entreprise estiment que leur capacité à travailler efficacement dépend de la façon dont les gens communiquent autour d'eux.

Dans une organisation, les communications sont soit formelles, soit informelles. Les deux sont importantes dans un contexte donné, mais les choses se gâtent lorsque les gens les confondent

Dans cet article, nous discuterons de la communication formelle et informelle, nous expliquerons quand utiliser l'une ou l'autre et nous vous aiderons à améliorer vos compétences générales en matière de communication dans un paramètre organisationnel.

Comprendre la communication formelle

La plupart des environnements de travail disposent de protocoles de communication officiels qui renforcent l'image et la culture de l'entreprise et qui sont conçus pour réduire les erreurs et les distractions dans les interactions entre les employés.

La communication formelle fait référence à une manière structurée d'échanger des informations par le biais de canaux officiels. Ces discussions sont surveillées et traçables et suivent une hiérarchie prédéfinie. Les chaînes d'e-mails, les demandes de tâches, les vidéoconférences, les livres blancs, les mises à jour de projets et les canaux de discussion réglementés par l'entreprise en sont quelques exemples marquants.

Achevé, il vise à formaliser la communication pour partager les informations comme le souhaite l'entreprise.

Types de communication formelle

En fonction de la manière dont les idées sont partagées, la communication formelle peut être de trois types :

• Vertical: Lorsque la communication formelle a lieu entre les différents niveaux de l'organisation dans une chaîne hiérarchique. Les supérieurs peuvent parler à leurs subordonnés (du haut vers le bas), et les subordonnés peuvent partager leurs idées avec leurs supérieurs (du bas vers le haut)
• **Les employés de différents services travaillant au même niveau communiquent entre eux. Par exemple, les membres d'une équipe de développement de produits communiquent entre euxune communication collaborative avec leurs collègues du marketing pour orchestrer le lancement d'un produit
• Diagonal ou transversal: Cela signifie que les employés de différents départements travaillant à différents niveaux peuvent communiquer en diagonale. Un exemple serait un chef d'équipe produit parlant à un représentant du développement des ventes (SDR) pour déterminer les demandes de fonctionnalités à prioriser dans le prochain sprint

Caractéristiques de la communication formelle

Il est possible d'identifier la communication formelle en repérant certaines caractéristiques distinctes :

• Consistance autour des protocoles et du vocabulaire professionnel
• La nature asynchrone et basée sur l'approbation, ce qui la rend souvent lente et laborieuse
• La forme écrite de l'exécution, qui la rend détaillée, orientée vers la tâche et facilement référençable
• L'accent mis sur la confidentialité fait de la communication formelle une option idéale pour une approche de la confidentialité des projets fondée sur le besoin de savoir

Exemples de communication formelle

Un bon moyen d'identifier la communication formelle est de voir si elle est officiellement documentée. Les documents d'assistance de la matrice de communication interne peuvent être les suivants

• des fils d'e-mails
• des commandes et des mises à jour d'inventaire
• des demandes de tâches
• communications vidéo asynchrones et les webinaires en direct

La communication formelle fluidifie efficacement le fonctionnement interne entre les services, les collègues et les hiérarchies.

Comme ce flux de communication est une question de systèmes et de lignes directrices, une stratégie de communication rationalisée peut vous aider à faire circuler l'information plus efficacement. En tant que plateforme de gestion de la productivité tout-en-un, ClickUp met l'accent sur la communication au sein de l'équipe et sur les environnements de travail.

Par exemple, le site Modèle de communication interne de ClickUp est taillé sur mesure pour les personnes qui souhaitent instaurer une culture d'entreprise forte en interne.

Télécharger ce modèle

Mettez en place votre stratégie de communication interne à partir de zéro en modifiant les objectifs, les parties prenantes, les vues Liste et le Calendrier à l'aide du modèle de communication interne ClickUp

Grâce à ce modèle, vous pouvez mettre en œuvre la manière dont les informations doivent être transmises, faire évoluer les points de contact de la communication pour suivre les complexités, et vous conformer aux diverses lois sur la confidentialité des données, le tout sans partir de zéro.

Voici comment procéder :

• Paramétrez les objectifs, les tâches et les sous-tâches de communication à l'aide des éléments suivantsObjectifs ClickUp etTâches ClickUp, de déléguer des tâches aux paramètres et de fixer des échéanciers et des dates butoirs avecClickUp Calendrier* Mettre en place des paramètres internes tels que les e-mails, les discussions et les réunions et prescrire des règles pour contenir le flux d'informations
• Modifiez les statuts personnalisés, les champs et les affichages pour passer au crible les mises à jour et contrôler le contenu

Ce modèle est idéal pour maintenir la transparence au sein du Tableau et aider les employés à être productifs au travail. Il sert également de hub centralisé pour conserver en un seul endroit les discussions, les annonces et les documents liés à la communication à l'échelle de l'entreprise.

Avantages et inconvénients de la communication formelle

La communication formelle présente des avantages et des inconvénients. Il est essentiel de comprendre ces avantages et ces inconvénients pour savoir quand utiliser les canaux officiels prédéfinis.

Avantages de la communication formelle

La communication formelle est un élément essentiel du bon fonctionnement d'une entreprise pour les raisons suivantes

• Elle favorise la discipline et le professionnalisme des travailleurs
• Elle apporte transparence et efficacité aux discussions
• Comme elle est en grande partie documentée, elle assiste les audits et la conformité des données

Inconvénients de la communication formelle

Cela dit, les facteurs qui rendent la communication formelle si efficace la rendent également rigide.

• Ce type de communication laisse peu de place à l'individualité car elle donne la priorité au travail plutôt qu'aux sentiments et aux opinions personnelles
• Les longs fils maintenus au nom de la réglementation peuvent consommer beaucoup de temps
• Elle peut paraître froide et décourager les liens entre les employés

**A lire également les 10 meilleures applications et outils de communication d'équipe en 2024

Le rôle de la communication formelle dans les organisations

Il est difficile d'imaginer une entreprise sans une communication formelle stratégie de communication . Le respect de ces règles signifie que les informations sont partagées de manière transparente, sans distorsion, et de manière à pouvoir être suivies pour référence.

Dans les organisations dotées d'une hiérarchie interne complexe, il permet également d'établir l'autorité et de favoriser la discipline des employés.

Comprendre la communication informelle

Toutes les discussions n'ont pas besoin de passer par des canaux formels. Certaines discussions personnelles et instantanées permettent de faire le travail en gagnant du temps.

Vous avez certainement entendu parler de la communication par le biais de la vigne -les moyens non officiels par lesquels les collègues partagent des informations entre eux.

**La communication informelle est le flux d'informations non officielles basé sur les relations sociales partagées par les employés. La communication verbale au sujet des tâches, l'assistance en ligne à un collègue de travail ou les discussions sans stress dans un langage informel pendant la pause déjeuner - tout ce qui n'est pas abonné aux canaux de communication réglementés par l'entreprise fait partie de la communication informelle.

Types de communication informelle

La communication informelle ne suit pas de règles ou de structures strictes, ce qui la rend très flexible et dynamique. Elle peut prendre de nombreux formulaires, chacun répondant à des objectifs et à des contextes différents au sein d'un lieu de travail.

Voici les quatre principaux types de communication informelle :

• Chaîne à un seul brin: Lorsqu'une personne dit quelque chose à une autre personne, et que cette dernière transmet le même message à quelqu'un d'autre, la chaîne se poursuit. C'est le type de communication informelle le plus naturel
• Chaîne en grappe: Lorsqu'une personne se confie à un pair en qui elle a confiance et que ce dernier partage l'information avec d'autres personnes en qui il a confiance. Ce type de discussion est basé sur la confiance, mais se transmet entre des groupes de personnes sélectionnées. Un exemple serait que le manager discute séparément des changements apportés aux clients avec l'équipe de production et que les membres de l'équipe de production discutent de la même chose avec l'équipe de conception
• Chaîne de ragots: Le type le plus courant de communication informelle - la chaîne de ragots - implique que des personnes parlent à des groupes de personnes et que ces groupes partagent la même chose avec d'autres groupes de personnes. C'est le moyen le plus rapide de diffuser des informations de manière informelle
• **Chaîne de probabilités : il arrive qu'un employé choisisse au hasard quelques collègues pour partager des informations, et que ces collègues poursuivent la tendance en relayant aléatoirement le contenu à d'autres personnes. Un exemple serait une personne mentionnant les nouvelles politiques de ressources humaines à un collègue assis à la même table au déjeuner

Caractéristiques de la communication informelle

La communication informelle se produit au-delà des e-mails et des tableaux de bord, et elle présente quelques caractéristiques clés pour être facilement identifiée :

• Elle est instantanée, personnelle et insouciante
• En tant que mode de communication synchrone, elle réduit le temps nécessaire pour passer par la voie formelle, ce qui rend les employés plus productifs
• La communication informelle est bonne pour le moral des employés car ils ont des amis avec qui partager leurs sentiments
• Malgré le confort des discussions informelles, elles peuvent être inexactes car leur contenu n'est pas documenté, vérifié ou traçable
• Les employés mécontents créent souventdes problèmes de communication en diffusant des informations erronées par le biais de canaux informels

Exemples de communication informelle

Toute discussion informelle ne nécessitant pas d'être enregistrée dans le système fait partie de la communication informelle. Il peut s'agir de

• Des mises à jour verbales sur les tâches et les projets
• Les discussions autour de la fontaine à eau et les salutations dans les couloirs
• Les déjeuners de groupe et les retraites d'entreprise

Il se peut que des collègues discutent de manière informelle de la manière dont ils ont passé le week-end, du match qu'ils ont regardé hier soir ou de la nouvelle politique du département des ressources humaines.

Avantages et inconvénients de la communication informelle

La communication informelle peut être incroyablement efficace, mais sa réussite dépend largement du contexte dans lequel elle est utilisée. Comprendre où la communication informelle excelle et où elle peut s'avérer insuffisante peut vous aider à tirer parti de ses points forts et à atténuer ses inconvénients.

Avantages de la communication informelle

La communication informelle complète les limites de la communication formelle.

• Elle rend l'expérience au bureau plus naturelle et plus propice à la discussion
• Elle aide les employés à s'ouvrir à leurs collègues et crée des liens qui facilitent le travail d'équipe
• La communication informelle renforce la confiance et le sentiment d'appartenance, deux éléments clés que l'on retrouve chez les employés très productifs.

Inconvénients de la communication informelle

Cependant, la communication informelle n'est pas exempte de défauts.

• Elle n'est pas réglementée et peut entraîner la propagation rapide d'informations erronées
• Si les employés s'investissent trop dans les bavardages et les commérages, cela peut avoir un impact négatif sur la culture d'équipe et la productivité
• La direction ne peut pas suivre les conversations informelles, de sorte qu'il n'y a pas de compte à rendre

De nombreux défauts de la communication informelle proviennent d'un manque de structure dans la communication interne, car les mises à jour sont transmises oralement. L'une des meilleures façons d'y remédier est d'utiliser un modèle de communication pour le projet , tels que le Modèle de communication avec les employés ClickUp . Il s'agit d'un moyen simple mais complet de diffuser des informations afin que les personnes concernées restent informées des détails authentiques.

Comme vous l'avez peut-être deviné, les équipes des ressources humaines trouvent ce système particulièrement utile.

Télécharger ce modèle

Utilisez le modèle de communication avec les employés ClickUp pour établir une méthode standard de partage des informations avec les employés

Voici comment l'utiliser au mieux :

• Préparez et mettez en œuvre votre stratégie de communication à l'aide de l'affichage de la stratégie du plan de communication
• Utilisez l'affichage "Guide de démarrage" pour expliquer la matrice de communication et les règles de base afin d'éviter les erreurs de communication
• Utilisez l'affichage "Mises à jour de la communication" pour suivre les mises à jour anciennes et à venir
• Réduisez le besoin de communication informelle en surveillant les interactions dansTableaux de bord ClickUp* Créez une disposition visuelle facile à suivre en ajoutant des statuts personnalisés pour suivre la progression des tâches et sous-tâches de votre forfait de communication

Ce modèle fusionne la gestion de projet avec la gestion des employés pour une communication transparente.

Le rôle de la communication informelle dans les organisations

À son meilleur, la communication informelle établit des connexions avec les autres employés. Elle fait tomber les hiérarchies, facilite le flux gratuit d'informations et favorise l'empathie. Donner une petite tape dans le dos pour récompenser un bon travail, aider un jeune à résoudre un problème ou prêter l'oreille pour que les pairs se sentent entendus sont des gestes qui ne sont pas tout à fait possibles dans un paramètre formel.

Les études Hawthorne, menées par Elton Mayo, ont démontré que la communication informelle affecte le développement et le renforcement des normes de performance et des attentes des membres au sein des groupes de travail. Cela suggère que les interactions informelles peuvent façonner la culture organisationnelle et les normes plus efficacement que la communication formelle

Communication formelle et informelle

Les lieux de travail ne peuvent pas choisir un canal par défaut plutôt qu'un autre, car les deux types de communication sont importants dans les contextes. Comprenons ce qui les différencie et comment passer de l'un à l'autre.

Différences clés entre la communication formelle et informelle

Voici un aperçu des différences clés entre la communication formelle et informelle :

Similarités entre la communication formelle et informelle

Malgré leurs différences marquées, la communication formelle et la communication informelle travaillent ensemble à l'instauration d'une culture d'entreprise positive.

• Elles donnent aux gens la liberté de partager des idées et des contextes par le biais de divers canaux et formes
• La communication formelle et informelle aide à la prise de décision et à la productivité
• Les gens absorbent l'information plus rapidement lorsque vous combinez différents canaux de diffusion

Équilibrer la communication formelle et informelle dans les paramètres internes

Le secret d'un lieu de travail hautement productif réside dans l'équilibre entre les communications formelles et informelles. Si vous avez du mal à comprendre quand mettre telle ou telle forme, consultez les politiques de l'entreprise en matière de communication officielle. Les stratégies de communication formelle sont souvent bien documentées par les RH et les responsables d'équipe. Vous y trouverez des canaux, des échéanciers, des processus et des règles approuvés.

**En règle générale, si une information est strictement liée au travail, qu'elle doit être portée à la connaissance d'autres personnes et qu'elle est confidentielle, elle doit être communiquée par la voie officielle

La différence clé entre les canaux de communication formels et informels réside dans l'état d'esprit. Vous devriez utiliser la communication informelle lorsque vous faites une pause ou lorsque vous rattrapez rapidement un collègue. Mais n'oubliez pas de ne pas trop en dire sur les canaux informels et de ne pas agir sur la base d'informations que vous ne pouvez pas vérifier. En observant quand et comment les autres utilisent la communication formelle et informelle, vous pouvez apprendre à les équilibrer.

Exemples où la communication formelle et informelle s'entremêlent

Imaginez Sarah, gestionnaire de projet, jonglant avec la communication formelle et informelle dans son travail quotidien. Elle commence sa journée par une réunion d'équipe structurée, en suivant un agenda strict et en documentant les éléments d'action. Plus tard, elle croise Bob, du service marketing, dans la salle de pause, et ils réfléchissent ensemble à une brillante idée de campagne autour d'un café. Ce mélange de structure formelle et d'interaction décontractée permet à son équipe de rester alignée tout en stimulant l'innovation.

Pendant ce temps, Alex, un nouvel employé, fait l'expérience directe de la puissance des styles de communication mixtes. Il assiste à une session formelle d'intégration et assimile les politiques et procédures de l'entreprise. Mais c'est lors d'un déjeuner informel avec son mentor, Javier, qu'il apprend vraiment les règles non écrites de la culture du bureau. Alors qu'Alex s'apprête à passer son premier entretien d'évaluation, un processus formel, il est reconnaissant à Javier de lui avoir fourni des informations informelles depuis le début, ce qui l'a aidé à se sentir préparé et assisté dans son nouveau rôle.

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Outils pour une communication efficace

Il est difficile d'établir des directives de communication, et il est encore plus difficile de les maintenir au fil du temps. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe en termes d'activités, d'effectifs, de partenaires et de clients, de petites lacunes commencent à apparaître, entraînant une mauvaise communication, des informations erronées et un manque de clarté.

L'utilisation d'un outil de communication interne comme ClickUp simplifiera le flux d'informations. Voici comment procéder :

• UtilisezDocuments ClickUp pour élaborer des forfaits de communication, inviter des personnes à collaborer au wiki de communication, ajouter des liens et des fichiers pertinents et utiliser l'éditeur de texte enrichi pour une meilleure navigation
• Passez en revue la création et la distribution du contenu en utilisant les outils suivantsClickUp Brain. Demandez à l'outil IA d'analyser les forfaits de communication formelle et de mettre en évidence les points à améliorer, de créer des plans de contenu, et demandez-lui même de vous suggérer les prochaines étapes. C'est votre assistant IA qui vit dans votre espace ClickUp, prêt à vous servir du contenu pertinent

Utilisez les outils IA de ClickUp Brain pour écrire, modifier, résumer, relire et traduire n'importe quel type de texte dans ClickUp Docs

• UtiliserClickUp Discuter pour regrouper toutes les discussions en temps réel en un seul endroit. Vous pouvez assigner des tâches, partager du contenu lié au projet, créer des affichages de discussion individuels et gérer les privilèges d'accès. Cela améliore considérablement la rapidité de la communication formelle

Collaborez, communiquez, transmettez des commentaires et partagez des objectifs en toute transparence dans ClickUp Chat View

• Pour les discussions dont les messages texte ne permettent pas d'achever le contexte, essayez les outils suivantsClickUp Clips. Enregistrez votre écran et guidez votre équipe à travers des instructions, des modules de formation, des fonctionnalités logicielles, des plans marketing, des flux de travail de projet, des commentaires, et plus encore, avec des voix off d'assistance

Au lieu de taper, cliquez sur l'icône vidéo et partagez clairement vos idées pour faire avancer toute discussion dans ClickUp Clips

• Passez d'une vue Tableau Kanban à une vue Liste, Tableau ou Gantt pour aider les parties prenantes à comprendre le travail en cours et à communiquer avec les autres parties prenantes
• Visualisez les initiatives stratégiques avecTableaux blancs ClickUp afin que les parties prenantes obtiennent les bonnes informations dès le début. Ajoutez des idées, organisez-les à l'aide d'une fonctionnalité de glisser-déposer et transformez-les en tâches individuelles. Il est facile à suivre et réduit le temps perdu dans les chaînes d'e-mails

Au lieu de partir de zéro, essayez le Modèle de plan de communication ClickUp . Vous pouvez modifier et développer ce document entièrement personnalisable pour l'adapter à vos cas d'utilisation.

Par exemple, supposons que le directeur commercial mette en œuvre un programme pour un nouveau groupe démographique. Dans ce cas, il peut expliquer aux représentants des ventes comment communiquer, suivre les protocoles et mettre à jour le statut de l'affaire. De cette façon, les représentants des ventes sauront ce qui nécessite une communication formelle et ce dont ils peuvent discuter de manière informelle.

Télécharger ce modèle

Mettez en place une stratégie de communication cohérente dans l'ensemble de l'organisation en définissant les parties prenantes, les rôles et les canaux grâce au modèle de plan de communication de ClickUp

Grâce à ce forfait documenté, vous pouvez

• Créer un cadre dans ClickUp Docs pour que les équipes suivent une stratégie de communication abrégée
• Établir les rôles et les parties prenantes par le biais des tâches ClickUp afin que les personnes sachent de quoi discuter et avec qui
• Définir des canaux de communication formels et modifier les affichages et les champs personnalisés pour une meilleure visibilité
• UtiliserJalons ClickUp pour suivre et mesurer les performances

Le plus beau dans ce modèle, c'est que les entreprises peuvent l'utiliser pour organiser la communication interne et fixer leur message aux clients et aux fournisseurs.

Améliorer la communication interne avec ClickUp

Des discussions honnêtes, transparentes et en temps réel construisent la culture d'entreprise et aident les employés à devenir plus productifs. Les canaux formels et informels encouragent les employés à être au mieux de leur productivité.

En tant que outil de collaboration d'entreprise clickUp aide les cadres et les employés à communiquer efficacement sans devoir passer d'une plateforme à l'autre. Il dispose d'une série d'outils numériques faits pour les communications en déplacement. S'inscrire à ClickUp et renforcez votre communication interne.