Si vous demandez à vos employés ce qui les aide à mieux travailler, ils vous répondront peut-être : une hiérarchie horizontale, un management encourageant ou même la culture d'entreprise. Mais ce qu'ils veulent vraiment dire, c'est une communication efficace.
Des interactions amicales et du travail d'équipe aux canaux et formats réglementés, une communication claire garantit un partage efficace des idées et des commentaires, ce qui facilite le travail de chacun et le rend plus efficace.
Selon le rapport « The State of Business Communication » (L'état des communications professionnelles) de Grammarly, 93 % des chefs d'entreprise estiment que leur capacité à travailler efficacement dépend de la manière dont les gens communiquent autour d'eux.
Au sein d'une organisation, la communication peut être formelle ou informelle. Les deux types de communication sont importants dans certains contextes, mais les choses se compliquent lorsque les gens confondent les deux.
Dans cet article, nous aborderons la communication formelle et informelle, expliquerons quand utiliser l'une ou l'autre et vous aiderons à améliorer vos compétences générales en communication dans un contexte organisationnel.
⏰ Résumé en 60 secondes
La communication formelle est structurée et professionnelle, tandis que la communication informelle est décontractée et spontanée. Les deux sont essentielles à la collaboration, à la productivité et à la culture d'entreprise.
- Quand utiliser chaque style de communication Communication formelle : idéale pour les politiques, les rapports, les contrats, les réunions et les annonces officielles. Communication informelle : parfaite pour les brainstormings, les mises à jour rapides, la cohésion d'équipe et les discussions visant à résoudre des problèmes.
- Communication formelle : idéale pour les politiques, les rapports, les contrats, les réunions et les annonces officielles.
- Communication informelle : parfaite pour les séances de brainstorming, les mises à jour rapides, la cohésion de l'équipe et les discussions visant à résoudre des problèmes.
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- Trouver le juste équilibre pour un lieu de travail plus efficace La clé réside dans la combinaison efficace de la communication formelle et informelle, qui garantit clarté, structure et efficacité tout en préservant un environnement de travail collaboratif et ouvert.
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- Améliorez la communication au travail avec ClickUp : ClickUp Docs : organisez et documentez vos communications formelles. ClickUp Chat & Comments : rationalisez les discussions informelles sans perdre le contexte. ClickUp Tableaux blancs : réfléchissez et visualisez vos idées en temps réel. ClickUp Notifications & Tâches : assurez-vous de ne manquer aucune mise à jour importante.
- ClickUp Docs : organisez et documentez vos communications formelles.
- ClickUp Chat et commentaires : rationalisez les discussions informelles sans perdre le contexte.
- Tableaux blancs ClickUp : réfléchissez et visualisez vos idées en temps réel.
- Notifications et attribution des tâches dans ClickUp : assurez-vous de ne manquer aucune mise à jour importante.
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Comprendre la communication formelle
La plupart des environnements de travail ont des protocoles de communication officiels qui renforcent l'image et la culture de l'entreprise, et qui sont conçus pour réduire les erreurs et les distractions dans les interactions entre employés.
La communication formelle fait référence à un moyen structuré d'échanger des informations par le biais de canaux officiels. Ces discussions sont surveillées et traçables, et suivent une hiérarchie prédéfinie. Les chaînes d'e-mails, les demandes de tâches, les vidéoconférences, les livres blancs, les mises à jour de projets et les canaux de discussion réglementés par l'entreprise en sont quelques exemples notables.
Cette approche est tout à fait pratique et vise à formaliser la communication afin de partager les informations comme le souhaite l'entreprise.
Types de communication formelle
Selon la manière dont les idées sont partagées, la communication formelle peut être de trois types :
- Verticale : lorsque la communication formelle s'effectue entre les différents niveaux hiérarchiques d'une organisation. Les supérieurs peuvent s'adresser à leurs subordonnés (approche descendante) et les subordonnés peuvent partager leurs idées avec leurs supérieurs (approche ascendante).
- Communication latérale ou horizontale : lorsque des employés de différents services travaillant au même niveau communiquent entre eux. Par exemple, les membres de l'équipe de développement de produits collaborent avec leurs collègues du marketing pour orchestrer le lancement d'un produit.
- Diagonalement ou transversalement : cela signifie que les employés de différents services travaillant à différents niveaux peuvent communiquer diagonalement. Par exemple, un chef d'équipe produit peut discuter avec un représentant du développement commercial (SDR) afin de déterminer les demandes de fonctionnalités à prioriser lors du prochain sprint.
Caractéristiques de la communication formelle
Vous pouvez identifier la communication formelle en repérant certaines caractéristiques distinctives :
- Cohérence autour des protocoles et du vocabulaire professionnel
- Nature asynchrone et basée sur l'approbation, ce qui la rend souvent lente et laborieuse.
- Forme écrite d'exécution, qui la rend détaillée, axée sur les tâches et facilement consultable.
- Mettez l'accent sur la confidentialité, qui fait de la communication formelle une option idéale pour une approche basée sur le besoin d'en connaître afin de garantir la confidentialité des projets.
Exemples de communication formelle
Un bon moyen d'identifier une communication formelle consiste à vérifier si elle fait l'objet d'une documentation officielle. Les documents justificatifs figurant dans la matrice de communication interne peuvent inclure
- Fils de discussion par e-mail
- Commandes et mises à jour des stocks
- demandes de tâches
- Communications de vidéo asynchrones et webinaires en direct
La communication formelle facilite efficacement les opérations internes entre les services, les collègues et les hiérarchies.
Comme ce flux de communication repose entièrement sur des systèmes et des directives, une stratégie de communication rationalisée peut vous aider à transmettre les informations plus efficacement. En tant que plateforme de gestion de la productivité tout-en-un, ClickUp met fortement l'accent sur la communication au sein des équipes et les moyens d'améliorer les interactions sur le lieu de travail.
Par exemple, le modèle de communication interne ClickUp est spécialement conçu pour les personnes qui souhaitent instaurer une culture d'entreprise forte en interne.
Grâce à ce modèle, vous pouvez mettre en œuvre la manière dont les informations doivent être transmises, adapter les points de contact de communication pour faire face à la complexité et vous conformer aux différentes lois sur la confidentialité des données, le tout sans partir de zéro.
Voici comment vous pouvez vous y prendre :
- Définissez des objectifs, des tâches et des sous-tâches de communication avec ClickUp Goals et ClickUp Tasks, déléguez des tâches aux parties prenantes et fixez des échéanciers et des délais avec ClickUp Calendrier.
- Mettez en place des canaux internes tels que les e-mails, les chats et les réunions, et définissez des règles empiriques pour contenir le flux d'informations.
- Modifiez les statuts, les champs et les vues personnalisés pour passer au crible les mises à jour et surveiller le contenu.
Ce modèle est idéal pour maintenir la transparence à tous les niveaux et aider les employés à être productifs au travail. Il sert également de hub pour regrouper en un seul endroit les discussions, les annonces et les documents liés à la communication à l'échelle de l'entreprise.
Avantages et inconvénients de la communication formelle
La communication formelle présente des avantages et des inconvénients. Il est essentiel de comprendre ces avantages et inconvénients pour savoir quand utiliser les canaux officiels prédéfinis.
Avantages de la communication formelle
La communication formelle est un élément essentiel du bon fonctionnement d'une entreprise, car
- Cela favorise la discipline et le professionnalisme parmi les employés.
- Cela apporte transparence et efficacité aux discussions.
- Comme la plupart des informations sont documentées, cela fournit l’assistance pour les audits et la conformité des données.
Inconvénients de la communication formelle
Cela dit, les facteurs qui rendent la communication formelle si efficace la rendent également rigide.
- Ce type de communication laisse peu de place à l'individualité car il privilégie le travail plutôt que les sentiments et opinions personnels.
- Les longs fils de discussion maintenus pour des raisons réglementaires peuvent prendre beaucoup de temps.
- Cela peut sembler froid et décourager les liens entre les employés.
📮ClickUp Insight : environ 41 % des professionnels préfèrent la messagerie instantanée pour communiquer au sein de leur équipe.
Bien qu'elle permette des échanges rapides et efficaces, les messages sont souvent dispersés entre plusieurs canaux, fils de discussion ou messages directs, ce qui rend plus difficile la récupération des informations par la suite.
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Le rôle de la communication formelle dans les organisations
Il est difficile d'imaginer une entreprise sans stratégie de communication formelle. Le respect de ces règles garantit que les informations sont partagées de manière transparente, sans distorsion, et de manière à pouvoir être suivies à des fins de référence.
Dans les organisations dotées de hiérarchies internes complexes, cela permet également d'établir l'autorité et de favoriser la discipline des employés.
Comprendre la communication informelle
Toutes les discussions ne doivent pas nécessairement passer par les canaux formels. Certaines discussions personnelles et instantanées permettent de gagner du temps.
Vous avez sûrement déjà entendu parler de la communication informelle, c'est-à-dire la manière non officielle dont les collègues partagent des informations entre eux.
La communication informelle est le flux d'informations non officiel basé sur les relations sociales entre les employés. Elle est spontanée, fluide et rapide. Les conversations verbales sur les tâches à accomplir, l'aide apportée à un collègue au travail ou les discussions détendues pendant la pause déjeuner, tout ce qui ne passe pas par les canaux de communication réglementés par l'entreprise fait partie de la communication informelle.
Types de communication informelle
La communication informelle ne suit pas de règles ou de structures strictes, ce qui la rend très flexible et dynamique. Elle peut prendre de nombreuses formes, chacune servant des objectifs et des contextes différents au sein d'un lieu de travail.
Voici ses quatre principaux types :
- Chaîne à brin unique : lorsqu'une personne dit quelque chose à une autre personne, et que cette personne transmet le même message à quelqu'un d'autre, la chaîne se poursuit. C'est le type de communication informelle le plus naturel.
- Chaîne de transmission : lorsqu'une personne se confie à un collègue de confiance, et que celui-ci partage l'information avec d'autres personnes en qui il a confiance. Ce type de discussion repose sur la confiance, mais se transmet entre des groupes de personnes sélectionnés. Par exemple, le responsable peut discuter séparément des changements apportés par le client avec l'équipe produit, et les membres de l'équipe produit peuvent discuter de ces mêmes changements avec l'équipe conception.
- Chaîne de ragots : type de communication informelle le plus courant, la chaîne de ragots consiste à parler à un groupe de personnes qui, à leur tour, partagent ces informations avec d'autres groupes. C'est le moyen le plus rapide de diffuser des informations de manière informelle.
- Chaîne de probabilité : parfois, un employé peut choisir aléatoirement quelques collègues pour partager des informations, et ces collègues poursuivent la tendance en relayant au hasard le contenu à d'autres personnes. Par exemple, quelqu'un peut mentionner les nouvelles politiques RH à un collègue assis à la même table pendant le déjeuner.
Caractéristiques de la communication informelle
La communication informelle va au-delà des e-mails et des tableaux de bord, et elle présente certaines caractéristiques clés qui permettent de l'identifier facilement :
- C'est instantané, personnel et sans contrainte.
- En tant que mode de communication synchrone, il réduit le temps nécessaire pour suivre la voie formelle, ce qui augmente la productivité des employés.
- La communication informelle est bénéfique pour le moral des employés, car elle leur permet de partager leurs sentiments avec des amis.
- Malgré le confort des discussions informelles, elles peuvent s'avérer imprécises, car leur contenu n'est ni documenté, ni vérifié, ni traçable.
- Les employés mécontents créent souvent des problèmes de communication en diffusant des informations erronées par des canaux informels.
Exemples de communication informelle
Toute discussion informelle qui ne doit pas être enregistrée dans le système fait partie de la communication informelle. Cela peut inclure
- Mises à jour verbales sur les tâches et les projets
- Discussions autour de la machine à café et salutations dans les couloirs
- Déjeuners de groupe et séminaires d'entreprise
Vous entendrez peut-être vos collègues discuter de manière informelle de leur week-end, du match qu'ils ont regardé la veille ou de la nouvelle politique du service des ressources humaines.
Avantages et inconvénients de la communication informelle
La communication informelle peut être incroyablement efficace, mais sa réussite dépend en grande partie du contexte dans lequel elle est utilisée. Comprendre où la communication informelle excelle et où elle peut présenter des lacunes peut vous aider à tirer parti de ses atouts et à atténuer ses inconvénients.
Avantages de la communication informelle
La communication informelle complète les limites de la communication formelle.
- Cela rend l'expérience au bureau plus naturelle et plus de discussion.
- Cela aide les employés à s'ouvrir à leurs collègues et crée des liens qui facilitent le travail d'équipe.
- La communication informelle renforce la confiance et le sentiment d'appartenance, deux éléments clés que l'on retrouve chez les employés hautement productifs.
Inconvénients de la communication informelle
Cependant, la communication informelle n'est pas sans défauts.
- Elle n'est pas réglementée et peut entraîner la propagation rapide de fausses informations.
- Si les employés s'investissent trop dans les conversations futiles et les commérages, cela peut avoir un impact négatif sur la culture d'équipe et la productivité.
- Les dirigeants ne peuvent pas suivre les conversations informelles, il n'y a donc aucune responsabilité.
De nombreux défauts de la communication informelle proviennent d'un manque de structure dans la communication interne, les mises à jour étant transmises verbalement. L'un des meilleurs moyens d'atténuer ce problème consiste à utiliser un modèle de communication de plan de projet, tel que le modèle de communication des employés ClickUp. Il s'agit d'un moyen simple mais complet de diffuser des informations afin que les personnes concernées restent informées des détails authentiques.
Comme vous l'avez sans doute deviné, les équipes RH trouvent cet article particulièrement utile.
Voici comment en tirer le meilleur parti :
- Planifiez et mettez en œuvre votre stratégie de communication à l'aide de la vue Stratégie du plan de communication.
- Utilisez la vue « Guide de démarrage » pour expliquer la matrice de communication et les règles de base afin d'éviter les malentendus.
- Utilisez la vue « Mises à jour de communication » pour suivre les mises à jour anciennes et à venir.
- Réduisez le besoin de communication informelle en surveillant les interactions dans les tableaux de bord ClickUp.
- Créez une disposition visuelle facile à suivre en ajoutant des statuts personnalisés pour suivre la progression des tâches et sous-tâches dans votre plan de communication.
Ce modèle fusionne la gestion de projet et la gestion des employés pour une communication fluide.
Le rôle de la communication informelle dans les organisations
Dans le meilleur des cas, la communication informelle permet de créer des liens avec les autres employés. Elle brise les hiérarchies, facilite le flux d'information et favorise l'empathie. Une petite tape dans le dos pour féliciter quelqu'un d'un travail bien fait, aider un junior à résoudre un problème ou prêter une oreille attentive à un collègue pour qu'il se sente écouté sont des gestes qui ne sont pas tout à fait possibles dans un cadre formel.
Les études Hawthorne, menées par Elton Mayo, ont démontré que la communication informelle influe sur l'élaboration et le renforcement des normes de performance et des attentes des membres au sein des groupes de travail. Cela suggère que les interactions informelles peuvent façonner la culture et les normes organisationnelles plus efficacement que la communication formelle.
Communication formelle ou informelle
Les lieux de travail ne peuvent pas choisir un canal par défaut plutôt qu'un autre, car les deux types de communication sont importants dans certains contextes. Comprenons en quoi ils diffèrent et comment passer de l'un à l'autre.
Principales différences entre la communication formelle et informelle
Voici un aperçu des principales différences entre la communication formelle et informelle :
| Communication formelle | Communication informelle |
| Elle est réglementée, professionnelle et hiérarchique. | Elle est flexible, non réglementée et imite la propagation des rumeurs. |
| Elle est asynchrone et basée sur l'approbation, ce qui la rend lente. | C'est synchrone, ce qui rend le processus rapide. |
| La communication formelle est principalement écrite. | La communication informelle repose sur les gestes et la communication verbale. |
| Il garantit l'exactitude et la confidentialité des données, ce qui le rend plus fiable. | Elle peut ne pas être tout à fait exacte ou confidentielle, car le manque d'informations donne lieu à des rumeurs et à des demi-vérités. |
| Vise à répondre aux objectifs et tâches officiels. | Vise à améliorer les liens entre les employés et la culture d'équipe. |
Similitudes entre la communication formelle et informelle
Malgré leurs approches très différentes, la communication formelle et informelle travaillent ensemble pour instaurer une culture d'entreprise positive.
- Ils offrent aux gens la liberté de partager des idées et des contextes par le biais de divers canaux et formats.
- La communication formelle et informelle facilitent la prise de décision et améliorent la productivité.
- Les gens absorbent plus rapidement les informations lorsque vous combinez différents canaux de diffusion.
Trouver le juste équilibre entre communication formelle et informelle dans un contexte interne
Le secret de la haute productivité du lieu de travail réside dans l'équilibre entre la communication formelle et l'informelle. Si vous avez du mal à comprendre quand utiliser quel format, consultez les politiques de l'entreprise en matière de communication officielle. Les stratégies de communication formelle sont souvent bien documentées par les RH et les chefs d'équipe. Vous y trouverez les canaux, les échéanciers, les processus et les règles approuvés.
En règle générale, si quelque chose est strictement lié au travail, doit être porté à la connaissance d'autres personnes et est confidentiel, il convient de passer par la voie formelle.
La principale différence entre les canaux de communication formels et informels réside dans votre état d'esprit. Vous devriez utiliser la communication informelle lorsque vous faites une pause ou que vous discutez rapidement avec un collègue. Mais n'oubliez pas de ne pas trop en dire via les canaux informels et de ne pas agir sur la base d'informations que vous ne pouvez pas vérifier. En observant quand et comment les autres utilisent la communication formelle et informelle, vous pouvez apprendre à trouver le juste équilibre entre les deux.
Exemples où la communication formelle et informelle s'entremêlent
Imaginez Sarah, chef de projet, qui jongle entre communication formelle et informelle dans son travail quotidien. Elle commence sa journée par une réunion d'équipe structurée, suivant un agenda strict et documentant les éléments à prendre en compte. Plus tard, elle croise Bob, du service marketing, dans la salle de pause, et ils réfléchissent ensemble à une brillante idée de campagne autour d'un café. Ce mélange de structure formelle et d'interaction informelle permet à son équipe de rester soudée tout en stimulant l'innovation.
Pendant ce temps, Alex, un nouvel employé, découvre par lui-même le pouvoir des styles de communication mixtes. Il assiste à une session d'intégration formelle, où il assimile les politiques et procédures de l'entreprise. Mais c'est lors d'un déjeuner informel avec son mentor, Javier, qu'il apprend véritablement les règles tacites de la culture d'entreprise. Alors qu'Alex se prépare à son premier entretien d'évaluation, un processus formel, il est reconnaissant des commentaires informels que Javier lui a fournis tout au long de son parcours, l'aidant à se sentir prêt et en assistance dans son nouveau rôle.
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Outils pour une communication efficace
Il est difficile d'établir des règles de communication, et il est encore plus difficile de les faire respecter au fil du temps. À mesure que l'entreprise se développe en termes d'activités, d'effectifs, de partenaires et de clients, de petits écarts commencent à apparaître, entraînant des malentendus, des informations erronées et un manque de clarté.
L'utilisation d'un outil de communication interne tel que ClickUp simplifiera le flux d'informations. Voici comment :
- Utilisez ClickUp Docs pour élaborer des plans de communication, inviter des personnes à collaborer sur le wiki de communication, ajouter des liens et des fichiers pertinents, et utiliser l'éditeur de texte enrichi pour une meilleure navigation.
- Passez en revue la création et la distribution de contenu à l'aide de ClickUp Brain. Demandez à l'outil d'IA d'analyser les plans de communication formelle et de mettre en évidence les points à améliorer, de créer des plans de contenu et même de vous suggérer les prochaines étapes. C'est votre assistant IA qui réside dans votre espace ClickUp, prêt à vous fournir du contenu pertinent.
- Utilisez ClickUp Chat pour regrouper toutes les discussions en temps réel au même endroit. Vous pouvez attribuer des tâches, partager du contenu lié à un projet, créer des vues de chat individuelles et gérer les privilèges d'accès. Cela améliore considérablement la rapidité de la communication formelle.
📮ClickUp Insight : environ 41 % des professionnels préfèrent la messagerie instantanée pour communiquer au sein de leur équipe. Bien qu'elle permette des échanges rapides et efficaces, les messages sont souvent dispersés entre plusieurs canaux, fils de discussion ou messages directs, ce qui rend plus difficile la récupération des informations par la suite. Avec une solution intégrée telle que ClickUp Chat, vos fils de discussion sont mappés sur des projets et des tâches spécifiques, ce qui permet de conserver vos discussions dans leur contexte et de les rendre facilement accessibles.
- Pour les discussions où les messages texte ne permettent pas de saisir tout le contexte, essayez ClickUp Clips. Enregistrez votre écran et guidez votre équipe à travers les instructions, les modules de formation, les fonctionnalités logicielles, les plans marketing, les flux de travail des projets, les commentaires, etc.
- Passez du tableau Kanban à la liste, au tableau et à la vue Gantt pour aider les parties prenantes à comprendre le travail en cours et comment communiquer avec les autres parties prenantes.
- Visualisez vos initiatives stratégiques avec les Tableaux blancs ClickUp afin que les parties prenantes disposent des informations correctes dès le début. Ajoutez des idées, organisez-les à l'aide de la fonctionnalité de glisser-déposer et transformez-les en tâches individuelles. Ce système est facile à suivre et réduit le temps perdu dans les chaînes d'e-mails.
Au lieu de partir de zéro, essayez le modèle de plan de communication ClickUp. Vous pouvez modifier et développer ce document entièrement personnalisable pour l'adapter à vos besoins.
Par exemple, supposons que le directeur de l’équipe commerciale mette en place un programme destiné à un nouveau groupe démographique. Dans ce cas, il peut expliquer aux SDR comment communiquer, suivre les protocoles et mettre à jour le statut des transactions. Ainsi, les SDR sauront ce qui relève de la communication formelle et ce dont ils peuvent discuter de manière informelle.
Grâce à ce plan d'action documenté, vous pouvez
- Créez un cadre dans ClickUp Docs pour que les équipes suivent une stratégie de communication cohérente avec
- Définissez les rôles et les parties prenantes à l'aide de tâches ClickUp afin que chacun sache de quoi discuter et avec qui.
- Définissez des canaux de communication formels et effectuez des modifications en cours sur les vues et les champs personnalisés pour une meilleure visibilité.
- Utilisez les jalons ClickUp pour suivre et mesurer les performances.
L'avantage de ce modèle est qu'il permet aux entreprises d'organiser leur communication interne et d'améliorer leurs messages personnalisés destinés aux clients et aux fournisseurs.
Améliorez la communication interne avec ClickUp
Des discussions honnêtes, transparentes et en temps réel contribuent à forger la culture d'entreprise et aident les employés à devenir plus productifs. Les canaux formels et informels encouragent les employés à donner le meilleur d'eux-mêmes en matière de productivité.
En tant qu'outil de collaboration d'entreprise, ClickUp aide les managers et les employés à communiquer efficacement sans avoir à passer d'une plateforme à l'autre. Il dispose d'une série d'outils numériques conçus pour les communications en déplacement.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp et renforcez votre communication interne.