Au cours des dernières années, notre façon de travailler a considérablement évolué. Avec l'essor du télétravail, qui devrait représenter 22 % de la main-d'œuvre américaine d'ici 2025, les organisations et les dirigeants sont confrontés à des questions telles que la nécessité de se rendre au bureau, la fréquence de ces déplacements et, bien sûr, les horaires de travail.
Lorsque vous travaillez avec des équipes réparties dans le monde entier, il est normal que vos employés se trouvent dans différents fuseaux horaires. Cependant, certains managers peuvent avoir des difficultés à coordonner des équipes dispersées géographiquement.
Si vous êtes confronté à un défi similaire, cet article est fait pour vous.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la façon de coordonner efficacement votre équipe à travers différents fuseaux horaires.
Défis rencontrés par les équipes travaillant dans différents fuseaux horaires
Si l'environnement de travail international offre de nombreux avantages, il comporte également un ensemble de défis uniques.
Voici quelques-uns des principaux défis auxquels sont confrontées les équipes travaillant dans différents fuseaux horaires.
- Retards dans la communication : lorsque les employés travaillent dans différents fuseaux horaires, les réponses aux e-mails et aux messages sont susceptibles d'être retardées, ce qui ralentit la prise de décision.
- Difficulté à planifier les réunions : il est plus difficile de trouver des horaires de réunion qui conviennent à tout le monde. Certains employés peuvent ne pas participer aux réunions en raison d'horaires peu pratiques.
- Coordination des tâches : lorsque les membres de l'équipe ne travaillent pas simultanément, il est difficile d'harmoniser les horaires de travail préférés et de coordonner le travail, en particulier s'il existe des dépendances dans l'achevement d'une tâche.
- Heures de travail communes limitées : lorsque les employés travaillent dans des fuseaux horaires très différents, les heures de travail communes entre les membres de l'équipe peuvent être très limitées. Cela restreint la communication synchrone et peut potentiellement retarder la livraison des projets.
- Difficulté au suivi des progrès : la coordination des transferts entre les employés d'un fuseau horaire à l'autre peut s'avérer complexe. Cela peut entraîner des retards dans l'avancement des tâches.
Stratégies et bonnes pratiques pour collaborer dans différents fuseaux horaires
Voici quelques stratégies et bonnes pratiques que vous pouvez mettre en œuvre pour aider les équipes distantes et dispersées à maintenir leur productivité et leur cohésion.
1. Utilisez des stratégies de communication efficaces
Les décalages horaires, les différences culturelles et les obstacles technologiques peuvent nuire à une communication efficace au sein des équipes dispersées. Essayez les stratégies ci-dessous pour éliminer ces obstacles :
- Établissez des protocoles de communication
Définissez des directives de communication claires pour les équipes travaillant dans différents fuseaux horaires. Cela permet aux équipes à distance de rester alignées, car tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne la communication des mises à jour, le traitement des problèmes et la communication des changements.
Vous pouvez établir des protocoles de communication pour le type de canal à utiliser et la fréquence des réunions. Définissez également des attentes en matière de délais de réponse en fonction des horaires de travail préférés de votre équipe.
Exemple : Utilisez les e-mails pour les communications formelles concernant les mises à jour de projet, les annonces et les rapports. Fixez comme règle que chaque e-mail doit recevoir une réponse du membre de l'équipe concerné dans les 24 heures.
Utilisez le modèle de matrice de communication et de réunion d'équipe ClickUp pour planifier et organiser un plan de communication efficace pour votre équipe.
La vue « Calendrier des réunions » de ce modèle vous permet de planifier des réunions, tandis que la vue « Statut des réunions » vous donne un aperçu de la progression de vos réunions prévues. Vous pouvez ainsi mettre en place un calendrier de communication et de réunions efficace pour votre équipe.
💡Conseil de pro : Un bon moyen de normaliser les protocoles de communication consiste à utiliser des modèles de plan de communication . Ainsi, tout le monde a accès aux mêmes informations, ce qui réduit les risques d'incohérences et d'ambiguïtés.
Le modèle de communication interne ClickUp est un autre outil pratique pour créer des protocoles permettant de tenir les membres de l'équipe informés des informations importantes.
Il sert de source unique de vérité où vous pouvez organiser des documents, des directives et des annonces afin qu'ils soient accessibles à votre équipe. De cette façon, vous pouvez établir une cohérence dans les directives de communication interne et vous assurer que les employés disposent des dernières informations.
- Définissez des canaux de communication
La communication peut s'effectuer via un nombre varié de canaux : chat, appels téléphoniques, e-mails ou outils et applications professionnels. Mais lorsque vos informations sont dispersées entre ces différents canaux, les mises à jour ne parviennent pas toujours aux bonnes personnes au bon moment. Des détails importants peuvent se perdre dans le bruit ambiant et le suivi des discussions devient difficile.
Précisez plutôt quels canaux doivent être utilisés pour différents types de communication afin d'éviter toute confusion. Une approche structurée permet un flux d'informations plus efficace.
Par exemple :
- Messagerie instantanée : pour une communication rapide et informelle et le partage de brèves mises à jour.
- E-mail : pour partager des informations détaillées sur les projets, des annonces officielles et pour interagir avec des parties prenantes externes.
- Vidéoconférence : pour les réunions quotidiennes, les retours d'information et les sessions de brainstorming.
- Outils de collaboration sur les documents : pour permettre aux membres de l'équipe de travailler simultanément sur des propositions, des rapports et des plans de projet importants.
💡 Conseil de pro : Si vous passez au télétravail, mettez en place des outils et des systèmes adaptés à la collaboration asynchrone . Mettez l'accent sur la formation, la documentation et la gestion de projet afin que vos équipes ne soient pas à la traîne et puissent améliorer leur productivité.
- Utilisez des calendriers partagés pour votre équipe
Les calendriers partagés permettent aux employés de consulter les emplois du temps et les disponibilités de leurs collègues, ce qui facilite l'organisation des réunions. Cela facilite la planification collaborative lors de travaux asynchrones et permet à chacun de rester informé des réunions et des échéances à venir.
La vue Calendrier de ClickUp vous permet de partager votre calendrier avec vos collègues et les parties prenantes externes. Les équipes peuvent vérifier votre disponibilité et vous serez informé en temps réel chaque fois qu'une réunion est programmée.
- Liste des processus de communication asynchrone
La communication asynchrone signifie ne pas attendre de réponse immédiate de la part de vos collègues. Cette pratique est fréquemment utilisée pour gérer le calendrier d'une équipe internationale ou pour les équipes qui travaillent dans différents fuseaux horaires.
Cependant, sans directives appropriées, la communication asynchrone peut être contre-productive, en particulier si elle conduit à des informations plus incohérentes et à des malentendus.
Voici quelques bonnes pratiques pour mettre en œuvre efficacement la communication asynchrone :
- Soyez précis quant aux actions que vous attendez d'un membre de l'équipe et fixez un délai pour les achever. Communiquez clairement les échéances afin d'éviter tout retard.
- Fournissez du contexte aux tâches et activités afin d'aider les équipes à mieux comprendre votre message.
- Encouragez les destinataires à poser des questions avant de se lancer dans une tâche.
- Organisez vos informations de manière logique et facile à comprendre.
- Organisez régulièrement des réunions debout pour évaluer l'avancement des différentes tâches, discuter des problèmes potentiels et vous assurer que les équipes sont sur la même longueur d'onde quant à ce qui est à faire.
- Utilisez des outils de communication asynchrones pour que vos équipes restent en connexion même lorsqu'elles travaillent dans plusieurs fuseaux horaires.
💡Conseil de pro : Utilisez ClickUp Brain pour générer automatiquement un résumé de l'avancement d'une tâche particulière
- Mettez en œuvre des objectifs pour une meilleure responsabilisation
Si vous êtes manager, il peut être difficile de faire le point quotidiennement avec votre équipe, surtout si vous travaillez depuis des emplacements géographiques différents.
Cependant, vous devez toujours établir la responsabilité de chaque membre de l'équipe.
Pour ce faire, fixez des objectifs individuels aux membres de votre équipe et suivez leurs réalisations. ClickUp Objectifs vous permet de définir et de fixer des objectifs clairs et mesurables pour chaque objectif. Suivez la progression de chaque objectif pour comprendre comment les membres de votre équipe avancent dans leur travail.
Une fois vos objectifs fixés, vous pouvez organiser des réunions périodiques avec vos employés afin de discuter de leurs performances et d'identifier les domaines à améliorer.
Vous pouvez également utiliser le modèle de plan de télétravail ClickUp pour suivre et gérer le travail effectué par les employés à distance.
Utilisez des sections prédéfinies pour définir des directives à l'intention des employés qui passent au télétravail. Consultez les attentes et les rôles de chaque membre de l'équipe à l'aide de la vue Activité et suivez l'avancement des tâches à l'aide de la vue Progression du travail.
2. Tirez parti des outils et technologies de collaboration
Trouvez des plateformes de collaboration qui facilitent la communication asynchrone.
Il existe plusieurs types d'outils de collaboration et de télétravail sur le marché, mais nous vous suggérons d'en choisir un qui offre des fonctionnalités étendues pour rationaliser le télétravail.
Un outil tel que ClickUp pour le télétravail combine la gestion des tâches, la collaboration, la documentation et plusieurs autres fonctions au sein d'une plateforme unifiée, simplifiant ainsi votre flux de travail.
Découvrez comment tirer parti de la suite complète de fonctionnalités de ClickUp pour améliorer la cohésion de votre équipe, même lorsque vos employés travaillent à distance depuis plusieurs fuseaux horaires :
- Attribuez facilement le travail
Utilisez ClickUp Tasks pour créer et partager des tâches dans un environnement distant. Attribuez chaque tâche au membre de l'équipe approprié et fixez une date d'échéance. Reliez les tâches individuelles aux wikis et aux bases de connaissances dans ClickUp Docs afin de fournir un contexte complet aux membres de votre équipe à distance.
- Collaborez sur la documentation
Travaillez en collaboration avec les membres de votre équipe pour créer des rapports détaillés, de la documentation et des propositions avec ClickUp Docs. Vous pouvez créer un nombre illimité de documents, les modifier en collaboration et mettre en forme les informations comme vous le souhaitez. Le plus intéressant ? Vous pouvez lancer des tâches directement à partir de Docs ou les lier à une tâche comme nous l'avons expliqué ci-dessus. Cela rend votre flux de travail plus connecté et plus cohérent, même avec des équipes internationales ou des membres travaillant dans des fuseaux horaires éloignés.
- Partagez les dernières informations sur le chat
Communiquez avec les membres de votre équipe grâce à la vue Chat de ClickUp. Il vous suffit de @mentionner un collègue pour l'ajouter à une discussion et partager vos mises à jour. La vue Chat s'ouvre directement dans votre environnement de travail ClickUp, vous n'avez donc pas besoin de passer d'une plateforme à l'autre pour travailler.
Utilisez-le pour mener des discussions dans le contexte de votre tâche, afin d'éviter les changements de contexte inutiles et de garantir la clarté de vos messages.
- Expliquez les concepts avec clarté
Utilisez ClickUp Clips pour enregistrer votre écran lorsque vous communiquez des messages longs et complexes ou des concepts techniques. Partagez les clips avec les membres de votre équipe à l'aide d'un lien public ou en téléchargeant le fichier de vidéo.
Vous pouvez également les intégrer dans les descriptions de tâches pour ajouter du contexte. Tous les clips enregistrés seront stockés dans le Hub Clips afin que les membres de l'équipe puissent y accéder quand ils en ont besoin.
- Réunions de brainstorming virtuelles
Discutez de vos idées avec les membres de votre équipe à distance sur un tableau numérique grâce au tableau blanc ClickUp. Représentez visuellement vos pensées et transformez-les en tâches directement à partir du tableau blanc en quelques clics. Téléchargez des images et des liens pour ajouter encore plus de contexte à votre travail.
Voici ce qu'en dit Danielle Bush, responsable de la gestion de projet chez EDforTech:
ClickUp a aidé notre équipe à communiquer à distance dans différents fuseaux horaires et à savoir où en était le projet sans avoir à organiser des réunions inutiles ou à demander des informations par e-mail ou Slack. La fonctionnalité Tableau blanc nous aide à réfléchir aux processus et aux flux de travail et à attribuer des tâches en temps réel.
ClickUp a aidé notre équipe à communiquer à distance dans différents fuseaux horaires et à savoir où en était le projet sans avoir à organiser des réunions inutiles ou à demander des informations par e-mail ou Slack. La fonctionnalité de Tableau blanc nous aide à réfléchir aux processus et aux flux de travail et à attribuer des tâches en temps réel.
- Organisez des réunions d'équipe par vidéo
Invitez les membres de votre équipe à participer régulièrement à des visioconférences en face à face grâce à l'intégration ClickUp Zoom. Des liens vers vos notes de réunion et vos enregistrements seront automatiquement ajoutés à vos tâches afin que vous puissiez y accéder ultérieurement.
Ces échanges en face à face, indispensables, peuvent permettre une meilleure prise de décision et une productivité accrue avec votre équipe à distance.
- Utilisez un hub central pour vos communications
Gérez toutes vos tâches et communications à partir d'un seul et même hub grâce à ClickUp Boîte de réception. Restez au fait de tout votre travail et mettez en évidence les activités essentielles afin de ne manquer aucune tâche importante. Pour chaque discussion, vous pouvez afficher un panneau de description juste à côté afin d'obtenir tout le contexte nécessaire à la réalisation d'une tâche.
- Suivez la progression de votre équipe
Restez informé de tout ce sur quoi votre équipe travaille grâce aux tableaux de bord ClickUp. Obtenez un aperçu du travail accompli et vérifiez si vous êtes en bonne voie pour respecter les échéances importantes. En fournissant un accès en temps réel aux indicateurs clés et aux données de performance, vous pouvez maintenir la cohésion et l'engagement des télétravailleurs, quel que soit leur emplacement.
3. Créez une culture d'équipe forte
La coordination d'une équipe internationale devient beaucoup plus facile lorsque les employés sont alignés sur les objectifs de l'organisation et ont un état d'esprit résilient pour relever les défis.
C'est pourquoi vous devez vous concentrer sur la création d'une culture d'équipe solide qui allie l'engagement des employés, un travail cohésif et la flexibilité.
Suivez nos conseils ci-dessous pour aider vos employés à relever les défis du télétravail :
- Encouragez la flexibilité et la compréhension : établissez des horaires de travail flexibles lorsque vous gérez des employés situés dans des fuseaux horaires différents. Permettez à vos employés de choisir les horaires de travail les plus productifs pour eux et privilégiez les résultats plutôt que les horaires stricts.
- Offrez une assistance : veillez à ce que vos employés puissent accéder à l'assistance et aux informations dont ils ont besoin pour être efficaces, même lorsqu'ils travaillent à distance. Formez les télétravailleurs à l'importance de la gestion du temps et fournissez-leur les outils de collaboration nécessaires pour travailler de manière fluide.
- Suivez les progrès : surveillez l'état d'avancement des projets et les contributions individuelles. Cela permet de s'assurer que tout le monde travaille vers les mêmes objectifs et vous aide à gérer facilement la productivité de l'ensemble de l'équipe.
- Célébrez la diversité et l'inclusion : créez un environnement accueillant pour célébrer la diversité culturelle des employés en télétravail issus de différents emplacements géographiques. Mettez en place des politiques visant à favoriser l'égalité des chances en matière d'emploi et à attirer les meilleurs talents provenant de différents emplacements.
💡Conseil de pro : Si vous aimez travailler dans les cafés ou voyager, essayez d'utiliser des outils pour nomades numériques . Ils offrent un large éventail de fonctionnalités qui peuvent vous aider à travailler de manière asynchrone et à communiquer efficacement avec les membres de votre équipe, même lorsque vous êtes en déplacement.
4. Concentrez-vous sur la productivité et le bien-être des employés
En accordant la priorité au bien-être des employés, vous réduisez le risque d'épuisement professionnel et aidez l'ensemble de votre équipe à rester concentrée sur ses objectifs. Les initiatives en faveur du bien-être améliorent également le moral de l'équipe et la qualité du travail, même dans un contexte de télétravail.
- Mettez l'accent sur l'équilibre entre le travail et la vie privée
Respectez les limites personnelles et le décalage horaire lorsqu'il s'agit de télétravail. Il est trop facile de laisser le travail empiéter sur votre vie personnelle et la submerger complètement.
Utilisez ClickUp Suivi du temps pour suivre le temps passé sur différentes tâches. Des feuilles de temps détaillées vous permettent de voir où vous passez le plus de temps. Vous pouvez utiliser les informations contenues dans ces feuilles de temps pour trouver des moyens d'optimiser votre temps afin de respecter votre planning sans prolonger vos heures de travail.
- Évitez le surmenage
Gérez efficacement la charge de travail de votre équipe sans la surcharger. Affichez la capacité de votre équipe et identifiez les personnes sous-employées ou surchargées à l'aide de la vue « Charge de travail » de ClickUp.
Tirez parti de ces informations pour assurer une distribution équitable du travail et faire appel à des ressources supplémentaires lorsque cela est nécessaire. Évitez également de programmer des réunions tard dans la nuit ou pendant le week-end afin de laisser aux employés le temps de se détendre et de se reposer.
- Tirez parti des différences de fuseaux horaires
Utilisez des pratiques telles que la rotation des horaires de réunion, le chevauchement des heures de travail et le modèle « follow-the-sun » (une équipe prend le relais lorsque l'autre termine sa journée) pour accomplir davantage de travail, indépendamment des différences de fuseau horaire.
Transformez les défis liés aux fuseaux horaires en victoires avec ClickUp.
Imaginez vos employés collaborant de manière fluide avec leurs collègues à travers les continents, grâce à des réunions parfaitement planifiées, une communication asynchrone efficace et des échanges productifs.
Pour cela, vous pouvez mettre en place un outil de collaboration tel que ClickUp, qui facilite considérablement le télétravail.
Des enregistrements d'écran via ClickUp Clips aux messages contextuels via ClickUp Chat, la plateforme vous offre une suite de fonctionnalités pour surmonter les défis liés à la collaboration dans un environnement de télétravail.
Faites savoir à tous les membres de votre équipe que vous êtes tous dans le même bateau, même si vous n'êtes pas dans le même fuseau horaire.
Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp pour rassembler votre équipe internationale.