Ces dernières années, la façon dont nous travaillons a considérablement évolué. Avec l'augmentation du nombre d'emplois à distance - qui devrait représenter 22 % de la main-d'œuvre américaine d'ici à 2025 - les organisations et les dirigeants sont aux prises avec des questions telles que l'opportunité d'aller au bureau, la fréquence des déplacements et, bien sûr, les horaires de travail.
Lorsque l'on travaille avec des équipes réparties dans le monde entier, il est normal d'avoir des employés répartis sur différents fuseaux horaires. Cependant, pour certains managers, il peut être difficile d'assurer la coordination avec des équipes géographiquement dispersées.
Si vous êtes confronté à un défi similaire, cet article est fait pour vous.
En savoir plus sur la manière de coordonner efficacement les activités de votre équipe sur différents fuseaux horaires.
Défis rencontrés par les équipes lorsqu'elles travaillent dans des fuseaux horaires différents
Si l'environnement de travail mondial présente plusieurs avantages, il s'accompagne également d'un ensemble unique de paramètres.
Voici quelques-uns des principaux défis auxquels sont confrontées les équipes qui travaillent dans des fuseaux horaires différents.
- Les retards de communication : Les employés travaillant sur des fuseaux horaires différents, les réponses aux e-mails et aux messages sont susceptibles d'être retardées, ce qui ralentit la prise de décision
- Difficulté à planifier les réunions : Il est plus difficile de trouver des heures de réunion qui conviennent à l'emploi du temps de chacun. Certains employés risquent de ne pas participer aux réunions en raison d'horaires peu pratiques
- Coordination des tâches : Lorsque les membres de l'équipe ne travaillent pas simultanément, il est difficile d'aligner les heures de travail préférées et de coordonner le travail, surtout s'il existe des dépendances dans l'achevé d'une tâche
- Des heures de travail qui se chevauchent de manière limitée : Si les employés travaillent sur des fuseaux horaires très différents, il peut y avoir très peu d'heures de travail qui se chevauchent entre les membres de l'équipe. Cela limite la communication synchrone et peut potentiellement retarder les livrables du projet
- **Difficulté à suivre la progression : la coordination des transferts entre les employés d'un fuseau horaire à l'autre peut s'avérer complexe. Cela peut entraîner des écarts dans la progression des tâches
Stratégies et bonnes pratiques de collaboration entre fuseaux horaires différents
Voici quelques stratégies et bonnes pratiques à mettre en œuvre pour aider les équipes distantes et distribuées à maintenir leur productivité et leur cohésion.
1. Utiliser des stratégies de communication efficaces
Les décalages horaires, les variations culturelles et les obstacles technologiques peuvent entraver une communication efficace au sein des équipes distribuées. Essayez les stratégies ci-dessous pour éliminer ces obstacles :
- Établir des protocoles de communication
Définissez des règles de communication effacées pour les équipes travaillant sur des fuseaux horaires différents. Cela permet aux équipes éloignées de rester en phase, car tout le monde est sur la même page en ce qui concerne les fournisseurs, les problèmes et les changements.
Vous pouvez établir des protocoles de communication concernant le type de canal à utiliser et la fréquence des réunions. Fixez également des paramètres pour les délais de réponse en fonction des heures de travail préférées de votre équipe.
Exemple: _Utilisez l'e-mail pour les communications formelles concernant les mises à jour du projet, les annonces et les rapports. Fixez comme paramètre que chaque e-mail doit recevoir une réponse du membre de l'équipe concerné dans les 24 heures
Utilisez le Modèle de matrice de communication et de réunion d'équipe ClickUp afin de forfaiter et d'organiser un plan de communication efficace pour votre équipe.
Organisez vos calendriers de réunions, vos objectifs et vos canaux de communication dans une plateforme unifiée avec le modèle de matrice de communication et de réunion d'équipe de ClickUp
L'affichage du calendrier des réunions de ce modèle vous permet de forfaiter les réunions, et l'affichage de l'état d'avancement des réunions vous donne un aperçu de la progression des vérifications prévues. Vous pouvez ainsi mettre en place un calendrier de communication et de réunion efficace pour votre équipe.
💡Pro Tip: Un bon moyen de standardiser les protocoles de communication est d'utiliser 💡Pro Tip: des modèles de forfaits de communication _. De cette manière, tout le monde a accès aux mêmes informations, ce qui réduit les risques d'incohérence et d'ambiguïté
Les Modèle de communication interne ClickUp est un autre outil pratique pour créer des protocoles permettant de tenir les membres de l'équipe au courant des informations importantes.
Gérez les annonces et les communications de l'entreprise avec le modèle de communication interne de ClickUp
Il fait office de source unique de vérité où vous pouvez organiser les documents, les directives et les annonces de manière à ce qu'ils soient accessibles à votre équipe. De cette façon, vous pouvez établir une cohérence dans les directives de communication interne et vous assurer que les employés disposent des informations les plus récentes.
Lire la suite: Comment améliorer la communication hybride sur le lieu de travail
- Définir les canaux de communication
La communication peut se faire sur un nombre quelconque de canaux : discussions, appels téléphoniques, e-mails, ou par le biais d'outils et d'applications sur le lieu de travail. Mais lorsque vos informations sont dispersées sur ces canaux, les mises à jour ne parviennent pas toujours aux bonnes personnes au bon moment. Des détails importants peuvent se perdre dans le bruit, et le suivi des discussions devient difficile.
Pour éviter toute confusion, précisez plutôt quels canaux doivent être utilisés pour les différents types de communication. Une approche structurée résulte en un flux d'informations plus efficace.
Par exemple:
- **La messagerie instantanée : pour une communication rapide et informelle et le partage de brèves mises à jour
- **L'e-mail : pour le partage d'informations détaillées sur le projet, les annonces officielles et les interactions avec les parties prenantes externes
- **La vidéoconférence : pour les réunions quotidiennes, le retour d'information et les sessions de brainstorming
- Outils de collaboration documentaire : Pour que les membres de l'équipe puissent travailler simultanément sur des propositions, des rapports et des plans de projet importants
💡 Conseil pro: Si vous passez au travail télétravail, mettez en place des outils et des systèmes qui peuvent s'adapter la collaboration asynchrone . Mettez l'accent sur la formation, la documentation et la gestion de projet afin que vos équipes ne soient pas en situation de rattrapage et puissent améliorer leur productivité.
- Utilisez des calendriers partagés au sein de l'équipe Calendriers des équipes partagées permettent aux employés d'afficher les paramètres et les disponibilités de chacun, ce qui facilite l'organisation des réunions. Il facilite la planification collaborative pendant Mon travail est asynchrone et tient tout le monde informé des réunions et des échéances à venir. Affichage du Calendrier de ClickUp vous permet de partager votre Calendrier avec vos coéquipiers et les parties prenantes externes. Les équipes peuvent vérifier votre disponibilité, et vous serez mis à jour en temps réel dès qu'une réunion est programmée.
partagez des enregistrements d'écran pour faire passer votre message avec précision grâce à Clips by ClickUp_
- Brainstorm virtuellement
Faites jaillir des idées avec les membres de votre équipe à distance sur une toile numérique grâce à l'application Tableau blanc ClickUp . Représentez visuellement vos pensées et transformez-les en tâches directement depuis le Tableau blanc en quelques clics. Téléchargez des images et des liens pour ajouter encore plus de contexte à votre travail.
faites un brainstorming, élaborez des stratégies ou planifiez des flux de travail avec les tableaux blancs ClickUp visuellement collaboratifs_
Voici ce que Danielle Bush, gestionnaire de projet chez EDforTech a à dire :
ClickUp a aidé notre équipe à communiquer à distance dans différents fuseaux horaires et à savoir ce qui se passe dans le projet sans avoir à organiser des réunions inutiles ou à demander des informations aux gens par e-mail ou Slack. La fonctionnalité Tableau blanc nous aide à faire des brainstormings sur les processus et les flux de travail et à assigner des tâches en temps réel. _
Danielle Bush, Gestion de projet, EDforTech
- Réaliser des réunions d'équipe en vidéo
Invitez les membres de l'équipe à des visioconférences régulières en face à face à l'aide de l'outil de gestion de projet EDforTech Intégration ClickUp Zoom . Des liens vers vos notes et enregistrements de réunion seront automatiquement ajoutés à vos tâches afin que vous puissiez y accéder ultérieurement.
Ce temps de parole indispensable peut permettre une meilleure prise de décision et une collaboration productive avec votre équipe à distance.
- Utilisez un hub centralisé pour les communications
Gérez toutes vos tâches et communications à partir d'un hub unique en utilisant Boîte de réception ClickUp . Restez au courant de tout votre travail et mettez en évidence les activités critiques pour ne pas manquer des tâches importantes. Pour chaque discussion, vous pouvez afficher un panneau de description juste à côté, afin d'obtenir tout le contexte nécessaire pour achever une tâche.
la boîte de réception ClickUp a été revue et corrigée pour vous permettre de naviguer rapidement parmi vos priorités et d'accomplir votre travail
- Suivre la progression de l'équipe
Restez au courant de tout ce que votre équipe est en train de travailler grâce à Tableaux de bord ClickUp . Obtenez un aperçu du travail accompli et vérifiez si vous êtes sur la bonne voie pour respecter les échéances importantes. En fournissant un accès en temps réel aux indicateurs clés et aux données de performance, vous pouvez faire en sorte que les télétravailleurs restent alignés et engagés dans leur travail, quel que soit leur emplacement.
le tableau de bord hautement personnalisable de ClickUp 3.0 permet de décomposer les objectifs, les tâches, les points agiles et les statuts du projet
3. Construire une solide culture d'équipe
La coordination d'une équipe mondiale devient tellement plus facile lorsque les employés sont alignés sur les objectifs de l'organisation et ont un état d'esprit résilient pour relever les défis.
C'est pourquoi vous devez vous concentrer sur la mise en place d'une solide culture d'équipe qui allie l'engagement des employés, la cohésion du travail et la flexibilité.
Utilisez nos conseils ci-dessous pour aider les employés à relever les défis du travail télétravail :
- Promouvoir la flexibilité et la compréhension : Paramètresdes horaires de travail flexibles lorsqu'il s'agit de gérer des employés dont le fuseau horaire est différent. Permettez aux employés de choisir leurs heures de travail les plus productives et mettez l'accent sur les résultats plutôt que sur des horaires stricts
- Offrir de l'assistance : Veillez à ce que les employés aient accès à l'assistance et aux informations dont ils ont besoin pour être efficaces, même lorsqu'ils travaillent à distance. Formez les télétravailleurs à l'importance de la gestion du temps et donnez-leur les outils de collaboration nécessaires pour travailler en toute transparence
- Suivre la progression : Suivez le statut actuel des projets et des contributions individuelles. Cela permet de s'assurer que tout le monde travaille vers les mêmes objectifs et vous aide à gérer facilement la productivité de toute l'équipe
- Célébrer la diversité et l'inclusivité : créez un environnement accueillant pour célébrer les diverses cultures des employés à distance issus de différents horizons géographiques. Mettez en œuvre des politiques visant à favoriser l'égalité des chances en matière de travail et à attirer des talents de premier plan provenant d'emplacements différents
💡Pro Tip: Si vous aimez travailler dans des cafés ou voyager, essayez d'utiliser digital nomad tools . Ils offrent un large intervalle de fonctionnalités qui peuvent vous aider à travailler de manière asynchrone et à communiquer efficacement avec les membres de l'équipe, même lorsque vous êtes en déplacement. _
4. Mettre l'accent sur la productivité et le bien-être des employés
Donner la priorité au bien-être des employés réduit l'épuisement professionnel et aide l'ensemble de votre équipe à rester concentrée sur ses objectifs. Les initiatives en faveur du bien-être améliorent également le moral des équipes et la qualité du travail, même dans les paramètres télétravail.
- Mettre l'accent sur l'équilibre entre le travail et la vie privée
Respectez les limites personnelles et le décalage horaire lorsqu'il s'agit de travail télétravail. Il est trop facile de laisser le travail déborder et achever sa vie personnelle.
Utiliser ClickUp suivi du temps pour suivre le temps passé sur différentes tâches. Des feuilles de temps détaillées permettent de savoir où vous passez le plus de temps. Vous pouvez utiliser les informations de ces feuilles de temps pour trouver des moyens d'optimiser votre temps afin de rester dans les temps sans dépasser vos heures de travail.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Timesheets-in-time-tracking-view.png ClickUp 3.0 Relevés de temps dans l'affichage du suivi du temps /$$img/
créez des Relevés de temps pour collecter et afficher le temps suivi à travers les tâches et les emplacements pour un aperçu rapide de vos progrès
- Évitez l'épuisement professionnel
Gérez efficacement les charges de travail de votre équipe sans la surcharger. Affichez la capacité de votre équipe et identifiez qui est sous ou surchargé de travail à l'aide de l'outil de gestion de la charge de travail ClickUp Vue Charge de travail .
Exploitez ces informations pour distribuer le travail de manière équitable et faire appel à des ressources supplémentaires chaque fois que cela est nécessaire. Évitez également de programmer des réunions tard dans la nuit ou pendant les week-ends, afin de donner aux employés le temps de se détendre et de se relaxer.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Charge de travail-view-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Vue Charge de travail simplifiée /$$img/
Voir les charges de travail de l'équipe en un coup d'œil pour mieux déléguer ou réaffecter les tâches et comprendre rapidement qui est en sous ou en surcapacité
- Exploiter les différences de fuseau horaire
Utilisez des pratiques telles que la rotation des heures de réunion, le chevauchement des heures de travail et le modèle "follow-the-sun" (une équipe reprend le travail lorsque l'autre termine sa journée) pour faire plus de travail terminé, indépendamment des différences de fuseau horaire.
Transformez les défis liés aux fuseaux horaires en victoires avec ClickUp
Imaginez vos employés collaborant de manière transparente avec leurs coéquipiers à travers les continents, avec des réunions parfaitement forfaitaires, une communication asynchrone efficace et des échanges productifs.
Vous pouvez y parvenir en mettant en œuvre un outil de collaboration tel que ClickUp, qui fait du travail télétravail un jeu d'enfant.
Des enregistrements d'écran via ClickUp Clips à la messagerie en contexte via ClickUp Chat, la plateforme vous fournit un ensemble de fonctionnalités pour surmonter les défis de la collaboration dans un environnement de travail télétravail.
Faites savoir à tous les membres de votre équipe que vous êtes dans le même bateau, même si vous n'êtes pas dans le même fuseau horaire. Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp pour réunir votre équipe mondiale.